Bài giảng Microsoft Access

Bài giảng Microsoft Access. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống có khả năng lưu trữ, sắp xếp và truy tìm thông tin, đôi khi còn có khả năng truy cập đồng thời vào nhiều CSDL, thông qua một trường chung (Quản lý CSDL có liên quan). Để tìm hiểu rõ hơn các nội dung kiến thức mời các bạn cùng tham khảo bài giảng Microsoft Access sau đây.

Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ

(Relative DataBase Management System (RDBMS)

 Là một hệ thống có khả năng lưu trữ, sắp xếp và truy tìm thông tin, đôi khi còn có khả năng truy cập đồng thời vào nhiều CSDL, thông qua một trường chung

(Quản lý CSDL có liên quan)

 Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan

hệ hỗ trợ 2 Ngôn ngữ vấn tin chuẩn là SQL (Structured Query Language) và QBE (Query By Example).

 Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị trữ tin, đáp ứng được nhu cầu của người dùng với nhiều mục đích khác nhau.

 Access tạo ra các Database, xử lý, thay đổi dữ liệu mà không quan tâm đến thuật toán.

 Access có thể tạo ra các ứng dụng mà không cần biết nhiều về lập trình.

1 Những vấn đề cơ bản của Access

2 Khởi động và Thoát khỏi Access.

a Khởi động: Thực hiện một trong các cách sau:

 Start/ Programs/ Microsoft Access

 Start/ Run / Tìm đường dẫn tới Access

 Dclick vào biểu tượng Access trên nền Desktop

b Thoát khỏi Access:

 File/ Exit

 Chọn biểu tượng Close trên thanh tiêu đề

 Gõ tổ hợp phím Alt + F4

4 Tạo mới CSDL trong Access

a Tạo mới khi khởi động:

B1 Khởi động Access.

B2 Blank Access Database.

B3 Nhập tên Database.

B4 Nhấn nút Create.

b Tạo mới khi đang làm việc

Vào menu File/ New (hoặc nhấn Ctrl + N) /chọn Database/ OK / Nhập tên Database/ nhấn nút

Create.

(Sau đó, giao diện chương trình xuất hiện như

hình sau…)

 Open: Mở (chạy) đối tượng đã tạo

 Design: Sửa lại đối tượng đã có

 New: Tạo mới 1 đối tượng

Các ĐốI TƯợNG TRONG ACCESS

Database

Tables Queries Forms Reports Pages Macros Moduls

 Table (Bảng): lưu giữ thông tin.

 Queries (Truy vấn): cho phép truy vấn và hiệu chỉnh dữ liệu.

 Form (Mẫu biểu): xem và nhập thông tin (giao diện

giữa người sử dụng và chương trình)

 Pages (Trang): tập tin HTML cho phép xem dữ liệu

Access bằng trình duyệt web.

 Report (báo biểu): Thiết kế báo cáo phục vụ in ấn.

 Macro (lệnh ngầm): thực hiện một hoặc một số thao tác một cách tự động.

 Module: cửa số Code để chương trình thực hiện các

lệnh cần thiết của CSDL

5 Tạo bảng trong Access :

5.1 Các khái niệm cơ bản trong bảng(table):

a. Tên trường (Field): Bảng được chia thành các cột Tên cột được gọi là tên trường

b. Bản ghi (Record): Khi nhập dữ liệu tạo nên các hàng

Mỗi hàng được gọi là một bản ghi

c. Trường khoá (Primary key): Một trường được gọi là

khoá trong CSDL nếu trên trường đó không có bản ghi

5.2 Các loại dữ liệu cơ bản trong Access :

•• AutoNumber: đánh số tự động 1, 2, 3



 Text: Text: kiểu v kiểu vă ăn bản (<=255 ký tự) n bản (<=255 ký tự).



 Number: Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:

•• Byte : số nguyên ngắn (chỉ lưu các số nguyên từ 0 255)

•• Integer: số nguyên thường ( số nguyên thường ( 32768…32767 = 2 bytes) 32768…32767 = 2 bytes).

•• Long Integer: nguyên dài.

•• Single: số thực đơn.

•• Double: số thực kép

 Date/ time: kiểu ngày tháng (8 bytes).

 Currency: kiểu tiền tệ (8 bytes).

 Yes/ No : kiểu Logic (1 bit).

 Memo: kiểu ghi nhớ (<= kiểu ghi nhớ (<=65.536 65.536 ký tự = 2 byte) ký tự = 2 byte).

 OLE Object: kiểu đối tượng đồ hoạ

5.3 tạo bảng chế độ design view

+ Khi đặt tên cho bảng ta nên đặt tên sao cho

ngắn gọn và tên bảng sao cho gợi nhớ

+ Trước khi tạo cấu trúc bảng ta phải định dạng dữ liệu cho các trường.

Ví dụ :

Khai b¸o b¶ng sau:

BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH, TD, KQ

6 Định dạng và sửa cấu trúc bảng

1 Sửa cấu trúc bảng:

 Mở bảng cần sửa ở dạng Design View.

* Thay đổi tên trường:

- Đưa trỏ text đến trường cần sửa.

- Xoá tên trường cũ và nhập tên trường mới.

* Chèn thêm trường:

 Chọn vị chí cần chèn (trường mới sẽ xuất hiện trên dòng nơi con trỏ đang đứng)

 Vào menu Insert/Row

 Nhập tên trường cần chèn và chọn kiểu dữ liệu

của trường đó.

* Xoá trường:

 Đánh dấu trường cần xoá

 Chọn menu Edit/Delete row

 Chọn yes nếu muốn xoá hoặc No nếu không

muốn xoá

* Cỏc thuộc tớnh cơ bản của trường:

Field Size Độ dài Text: 255, Number, AutoNumber

Format Định dạng cách hiển thị dạng số,dạng tiền tệ, dạng ngày

tháng trong trường.

Input Mask Quy định khuụn nhập liệu

Decimal Place Quy định số chữ số sau dấu thập phõn

Caption Chứa một tờn gọi khỏc đầy đủ cho trường

Default Value Giỏ trị mặc định Dùng để quy định giá trị ban đầu của

trường

Validation Rule Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập

Validation Text Chuỗi thụng bỏo lổi của Validation Rule

Required Yes/No Bắt buộc hoặc khụng bắt buộc phải nhập liệu cho

trường Allow Zero Length Cho phộp chuỗi cú độ dài bằng Zero (Yes/No)

Indexed Cỏch tạo chỉ mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates)

Display Control Dạng hiện thị Check box, Text box, Combo box

2) Định dạng bảng

a) Di chuyển trong bảng:

-PgUp:Lên một trang -Shift Tab:trường đứng trước

bản ghi nơi con trỏ đang đứng

-Tab:trường tiếp theo

Ngoài ra có thể sử dung chuột hoặc các phím di

c Định dạng Font, size và mầu chữ.

 Bôi đen trường cần ẩn.

 Format/ Hide Columns.

f Hiện một trường dữ liệu bị ẩn.

 Mở bảng ở chế độ Open.

 Format/ UnHide Columns.

 Chọn trường cần hiện trở lại

g) Thªm mét b¶n ghi:

Ta chØ thªm ®­îc b¶n ghi vµo cuèi tÖp

Vµo menu insert/Newrecord

h) Xo¸ b¶n ghi:

 Chän b¶n ghi cÇn xo¸

 Chän menu Edit /Delete record

i) Thay thÕ d÷ liÖu:

 Chän « ®Çu tiªn cña cét cÇn söa d÷ liÖu

 Vµo menu Edit/Replace

 3 T×m kiÕm vµ Thay thÕ trong b¶ng

Vµo menu Edit / Find (Ctrl + F)

NhËp ®o¹n v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What

NhËp Néi dung cÇn thay thÕ vµo Replace Width

NhÊn nót Replace hoÆc Replace All nÕu muèn thay thÕ tÊt c¶.

4) Sắp xếp và lọc dữ liệu

*) Sắp xếp :

Mở bảng cần sắp xếp ở chế độ Open.

 Chọn trường cần sắp xếp

 Vào menu Record/ Sort.

 Hoặc Chọn biểu tượng Sort trên thanh công cụ.

*) Lọc dữ liệu.

 Mở bảng cần lọc ở chế độ Open.

C1: Record/ Filter by Form.

C2: Rclick, nhập biểu thức lọc vào mục Filter for.

5 Sao chép bảng

 Chọn bảng cần sao chép

 Thực hiện một trong hai cách copy sau:

Chọn bảng cần sao chép / Edit/ Copy

Hoặc đưa chuột đến bảng cần sao chép/ RClick / Copy

 Sau đó thực hiện trong hai cách dán sau:

 Edit/ Paste

Hoặc

 Click phải chuột chọn Paste

 Hộp thoại Paste hiện ra như sau:

•• Table Name: NhËp tªn b¶ng míi Table Name: NhËp tªn b¶ng míi

•• Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc.

•• Structure and Data: C¶ b¶ng d Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ ÷ liÖu vµ cÊu liÖu vµ cÊu tróc.

••Append Data Existing Table: GhÐp d Append Data Existing Table: GhÐp d÷ ÷ liÖu liÖu vµo b¶ng kh¸c.

6 NhËp vµ xuÊt b¶ng

a NhËp b¶ng (Import).

Chøc n¨ng:

NhËp mét b¶ng tõ CSDL kh¸c nh­ Access, FoxPro, excel vÒ CSDL ®ang më.

C¸ch thùc hiÖn: File/ Import.

HoÆc Click ph¶i chuét chän Import Hép tho¹i Import sau xuÊt hiÖn:

• Look in: Tên thư mục hoặc ổ đĩa lưu bảng cần nhập về

• File Name: Tên tập tin cần nhập về.

• File of Type: Kiểu bảng Import.

b XuÊt b¶ng (Export).

Chøc n¨ng:

XuÊt mét b¶ng d÷ liÖu ra d¹ng kh¸c nh­ Foxpro, Excel

C¸ch thùc hiÖn:

File/ Export.

Click ph¶i chuét lªn b¶ng chän Export.

Hép tho¹i Export sau xuÊt hiÖn:

Chän kiÓu d÷ liÖu cÇn xuÊt nh­ Foxpro, excel, HTML trong hép Save as type

7 B¶o mËt vµ nÐn d÷ liÖu.

a B¶o mËt d÷ liÖu:

1)Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (Input mask):

Sử dụng mặt nạ nhập liệu là cách để hạn chế dữ liệu nhập vào một trường Ngoài ra nó còn có một số tác dụng như:

- Buộc bạn phải nhập dữ liệu theo kiểu đã xác định

VD: 999-99-999

- Điền một só kí tự như: -,/, : và lưu giá trị này như một thành phần của trường mà ta không phải nhập vào

*) Các kí tự dùng trong mặt nạ nhập liệu: (xem bảng sau)

II) Một số khái niệm cơ bản :

2) Mối quan hệ giữa các bảng:

Các bảng được xây dựng trong một CSDL thì phải có mối liên hệ với nhau Nhờ có mối liên hệ thì ta mới đưa ra

được kết quả khi có yêu cầu:

- Đưa ra danh sách những người chưa thi

- Tìm người có điểm Tin =8 và ở Nam Định…

Khi đó ta phải nhờ vào mối liên kết giữa các bảng và sử dụng phương pháp vấn tin sẽ đưa ra được kết quả mong muốn

a) Quan hệ 1: n (quan hệ một nhiều):

Là mối quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bản ghi thứ nhất có quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai

b) Quan hÖ 1:1 (mét - mét): Mçi b¶n ghi trong b¶ng thø nhÊt chØ quan hÖ víi mét b¶n ghi trong b¶ng thø

Bảng Danhsachgv(Magv,ten)

Bảng Danhsachtruong(Matruong, Tentruong)

Tạo ra bảng Phancongday(Magv, matruong)

Chú ý: Khi hộp Relationships Type chỉ Indeterminate có nghĩa

là quan hệ đang thiết lập không đúng về cấu trúc khoá của 2 bảng (quan hệ sai).

Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà

Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng Dưới đây

là một số kiểu liên kết được Access tự động xác định:

được kiểu liên kết

3)Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

Giả sử trong tệp HS có các bảng sau:

- DS (MSV, HT, NS, DC, DThoai)

- Diem (MSV, DT, DL, DH, TD, KQ)

Muốn tạo ra một bảng DSSV(MSV, HT, NS, DThoai, DT, DL,

DH, TD, KQ) ta phải tạo mối liên kết giữa các bảng:

B1 Vào Menu Tools / Relationships…

Hoặc kích vào biểu tượng

B2 Chọn các bảng cần đưa ra để liên kết trong cửa sổ Show table

Muốn chọn bảng nào, kích chuột vào tên bảng đó, nhắp nút Add.

Sau khi chọn xong bảng, nhắp nút

Close

B3) Trong của sổ Edit Relationships,

đưa chuột đến trường dùng để liên kết trong bảng A vừa bấm chuột vừa kéo sang trường cần liên kết trong bảng B.B4) Kích Create trong của sổ

Edit Relationships

B5) Đóng của sổ Relationhips và lưu lại

1- Liªn kÕt 1-1 gi÷a hai b¶ng

2- Liªn kÕt nhiÒu mét: nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng gèc liªn kÕt víi 1 b¶n ghi ë b¶ng kia.

3- Liªn kÕt mét – nhiÒu: mét b¶n ghi ë b¶ng gèc liªn kÕt víi nhiÒu b¶n ghi ë b¶ng cßn l¹i.

4) Gì bá mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng:

Trong cöa sæ Relationships…

Nh¾p ph¶i chuét trªn ®­êng quan hÖ muèn xo¸/ chän Delete Chän Yes or No

III) Trích rút dữ liệu bằng các truy vấn (Queries):

1 Khái niệm và các loại truy vấn:

a) Khái niệm: bảng truy vấn được dùng để hỏi các câu

hỏi về dữ liệu Ta có thể tạo bảng truy vấn đơn giản để tạo các mẫu tin chỉ trong một bảng hoặc thiết kế các bảng truy vấn phức tạp liên quan đến nhiều bảng hoặc nhiều tiêu chuẩn.

 Chú ý: muốn xây dựng được Query thì ta phải có bảng

CSDL nguồn.

b Các loại Query :

 Select Query (Truy vấn chọn dữ liệu): Tìm bất kì mẩu tin nào trả lời câu hỏi mà bảng truy vấn đặt ra và hiển thị chúng khi bảng truy vấn hoạt động (Run).

 Update Query (Truy vấn cập nhật dữ liệu): với Query này bạn có thể sửa đổi dữ liệu trên toàn bộ một hay nhiều bảng.

 Append Query: Truy vấn kết nối hai bảng cùng cấu trúc để thêm thông tin từ một bảng vào bảng khác.

 Make Table Query (Truy vấn tạo bảng) ghi kết quả

thành một bảng mới.

 Delete Query: Xoá các bản ghi của một hay nhiều bảng.

 CrossTab Query: (Truy vấn tham chiếu chéo) các bảng truy vấn này tóm tắt dữ liệu theo mục để trả lời các câu hỏi như có bao nhiêu thí sinh có đỗ…

2) Cách tạo Select Query

a)Tạo Select Query bằng chế độ Wizard:

Wizard là một công cụ tự động tạo ra Select Query thông qua các câu hỏi về những điều bạn muốn tạo.

VD: Bạn chọn bảng nào? Chọn các trường nào? Truy vấn

theo tiêu chí gì? v.v…

Cách tạo select Querry Wizard trên một bảng:

B1: Trong cöa sæ DataBase chän Query

B3: Chọn bảng và các trường trong bảng đó sẽ tham gia vào Query, chọn Next

b) Tạo select querry bằng chế độ Design View:

B1: Chọn Query

B2:

Cách 1: Create query in Design view Cách 2: New\Chọn Design View\OK

B3: Chọn bảng cần lấy trong quá trình truy vấn B4: Chọn các trường cần lấy, nhập các điều kiện, biểu thức…

B5: Vào Menu Query/Run

hoặc kích vào nút

Khi đó ta sẽ có được bảng truy vấn theo ý muốn

 Field: Chọn tên trường cần truy vấn.

 Table: Bảng chứa trường vừa chọn.

 Sort: Sắp xếp các trường tăng hoặc giảm dần.

 Criteria: Thành lập biểu thức điều kiện khi truy vấn.

 Or: Thành lập điều kiện hoặc.

Chuyển qua khung nhìn DataSheet View để xem kết quả bằng các cách sau:

 Query/ Run.

 Chọn biểu tượng Run trên thanh công cụ.

 View/ DataSheet View (dạng xem nội dung).

 Chọn View/Design view (dạng thiết kế).

Chú ý:

 Tên trường, tên bảng trong Access phải được đặt

trong ngoặc vuông [tentruong] VD: [SBD], [Hoten]

 Biểu thức trên cùng dòng là điều kiện và And, biểu thức khác dòng là điều kiện hoặc OR

c) Chọn các trường cần truy vấn

d Tạo trường mới khi truy vấn

 Tạo truy vấn mới hoặc mở truy vấn đã có ở chế độ Design View

 Đặt tên trường mới vào dòng Field: theo quy cách sau:

 Tên trường mới: Biểu thức tạo trường mới

 VD: TongDiem: [Toan] + [Ly] + [Hoa]

e Các ví dụ

Giả sử ta có hai bảng sau:

 Hoso gồm các trường SDB, Hoten, NS, GtN

 Diem: SBD, DT, DL, DH, Tong, Kq

Hãy xây dựng Query gồm đầy đủ các thông tin của Từng thí sinh đồng thời tính tổng điểm và kết quả cho các thí sinh đó

3) Các toán tử và phép toán thường sử dụng trong truy vấn

 Mod: phép lấy phần dư.

VD: Mod(5,2)=1; Mod(6,4)=2

 & phép nối các xâu văn bản VD: hoc & sinh = hocsinh

 To¸n tö IN, BETWEEN vµ LIKE.

Ví dụ: Xây dụng Query hiện những người tên là

“Lan” hoặc “Anh” hoặc “Trang”.

VÝ dô:

X©y dùng Query hiÖn nh÷ng thÝ sinh : TD >=10 vµ <=20

Chó ý: To¸n tö BETWEEN chØ dïng cho d÷ liÖu d¹ng sè.

Những ký hiệu thay thế :

* : thay thế cho một xâu văn bản có độ dài tuỳ ý.

? : thay thế cho một ký tự bất kỳ.

! : chỉ sự loại trừ.

[0-9] : thay thế cho một ký tự số.

[a-z] : thay thế cho một ký tự chữ cái

Ví dụ 1:

+ Hiện những người có tên bắt đầu bằng “H” hoặc Những thí sinh có tên bắt đầu bằng “ha” và sau đó là một kí tự bất kì .

Các hàm ngày tháng.

 Dữ liệu ngày phải đặt trong dấu #:

VD: # 04/12/83 #

 Hàm Day(DLngày): cho giá trị ngày

 Hàm Month(DLngày): cho giá trị tháng

 Hàm Year(DLngày): cho giá trị năm

 Hàm Weekday(DLngày): cho giá trị thứ của ngày

 Hàm Date(): cho giá trị ngày hệ thống

VD: HiÖn nh÷ng thÝ sinh sinh ngµy 8/3 hoÆc thÝ sinh trªn 21 tuæi:

f,

f, Truy vấn theo nhóm (hàm TOTAL) Truy vấn theo nhóm (hàm TOTAL).

Các hàm dùng trong truy vấn:

 Sum: Tính tổng của trường trong mỗi nhóm

 Avg: Tính trung bAvg: Tính trung bìình tổng của trường trong mỗi nhóm.nh tổng của trường trong mỗi nhóm

 Min: TMin: Tììm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.m giá trị nhỏ nhất trong nhóm

 Max: TMax: Tììm giá trị lớn nhất trong nhóm.m giá trị lớn nhất trong nhóm

 Count: Count: ĐĐếm số bản ghi của trường theo nhóm.ếm số bản ghi của trường theo nhóm

 Cách tạo truy vấn theo nhóm.

- Tạo cửa sổ truy vấn.

- Chọn menu View / Total (hoặc chọn công cụ)

- Trong bảng lưới truy vấn:

Tại cột thứ nhất:

dòng Field : chọn trường để nhóm dữ liệu

dòng Total : chọn hàm Group by.

Tại cột thứ 2:

dòng Field : chọn trường cần tính toán theo nhóm dòng Total : chọn hàm tính toán (sum, min, ).

g, Truy vấn theo hỏi

g, Truy vấn theo hỏi đáp đáp.

Truy vấn theo hỏi đáp cũng chính là kiểu truy vấn theo nhóm nhưng chỉ cho giá trị của nhóm thông qua câu hỏi

nhưng chỉ cho giá trị của nhóm thông qua câu hỏi – – Access sẽ Access sẽ

đưa ra đáp án của câu hỏi đó.

Cách làm như sau:

Tạo truy vấn theo nhóm Tạo truy vấn theo nhóm.

Trong bảng lưới của truy vấn theo nhóm: Trong bảng lưới của truy vấn theo nhóm:

Tại cột thứ nhất:

dòng Field : chọn trường để nhóm dữ liệu

dòng Total : chọn hàm Group by.

dòng Criteria: đặt câu hỏi.

Tại cột thứ 2:

dòng Field : chọn trường cần tính toán theo nhóm

dòng Total : chọn hàm tính toán (sum, min, v.v).