Ứng dụng microsoft project 2000 microsoft project central quản lý công tác giáo vụ khoa công nghệ thông tin

• Giảng dạy tại chức: Chủ nhiệm dự án thực hiện việc phân công công việc đi tại chức cho cán bộ từ việc căn cứ vào lịch chính qui của Phòng Giáo Vụ, lên lịch và kế hoạch cụ thể, cán bộ

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

- Công việc giảng dạy được bố trí theo từng học kì, niên khoá

- Mỗi cán bộ có thể dạy nhiều môn, ở nhiều nơi (chính qui, tại chức)

- Lịch giảng dạy chính qui do Phòng Giáo Vụ sắp và cố định

- Lịch giảng dạy tại chức phụ thuộc lịch dạy chính qui (nếu lịch chính qui dạy vào đầu tuần thì lịch dạy tại chức vào cuối tuần, và ngược lại)

- Lịch đi tại chức gồm có nhiều tỉnh (Cần Thơ, Kiên Giang, Vĩnh Long…) Lịch dạy tại chức có một số qui đinh:

• Nếu cán bộ chỉ dạy một môn tương ứng với một lớp: thì một ngày dạy tối đa 7 tiết

• Nếu cán bộ dạy hai hay nhiều môn cùng một lớp: thì một ngày có thể dạy 10 tiết (sáng một môn 5 tiết, chiều môn khác 5 tiết)

• Nếu dạy một môn cho một tại chức mà với nhiều lớp thì có thể sắp xếp sáng dạy năm tiết ở lớp này chiều dạy năm tiết ở lớp kia

• Nói chung lịch tại chức thì không chi tiết, cán bộ có thể tự sắp xếp sao cho phù hợp và tiện lợi Nhưng không được dạy một môn cho một lớp quá 7 tiết trong một ngày

- Lịch dạy qui định:

• Đầu tuần: từ thứ hai đến thứ tư

• Cuối tuần: từ thứ năm đến thứ bảy

- Trong quá trình giảng dạy nếu cán bộ có công việc đột xuất có thể tạm ngưng công việc và sau đó có thể tiếp tục trở lại

- Mỗi một môn cán bộ cần cho biết khi nào đã ra đề xong? (Lưu ý cán bộ phải nộp đề thi của môn mình đảm nhiệm trước ngày thi là 3 ngày)

- Thi kết thúc môn

- Định mức chi giảng dạy và thi đối với diện chính qui:

• Định mức chi giảng dạy:

o Trợ giảng: 11000đ / tiết chuẩn

o Giảng viên: 14000đ / tiết chuẩn

o Giảng viên chính: 17000đ / tiết chuẩn

o Phó giáo sư: 19000đ / tiết chuẩn

o Giáo sư: 22000đ / tiết chuẩn

• Định mức chi cho công tác tổ chức thi: 14000đ / tiết chuẩn

- Định mức chi giảng dạy và thi đối với diện ngoài chính qui:

• Định mức chi giảng dạy:

o Trợ giảng: 17000đ / tiết chuẩn

o Giảng viên: 20000đ / tiết chuẩn

o Giảng viên chính: 24000đ / tiết chuẩn

o Phó giáo sư, giáo sư: 27000đ / tiết chuẩn

• Định mức chi cho công tác tổ chức thi: 20000đ / tiết chuẩn Tính thu nhập của cán bộ giảng dạy theo qui định của Phòng Giáo Vụ

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Yêu cầu:

- Mô hình hoá công việc giáo vụ của khoa như một dự án, theo dõi việc giảng dạy được thực hiện như thế nào? Bắt đầu và kết thúc khi nào? Ai thực hiện công việc gì? Ở đâu? Đã hoàn thành hay còn dở dang

- Trao đổi những thông tin cần thiết qua Web

- Xuất những thông tin cần thiết ra Excel

II_ HƯỚNG GIẢI QUYẾT

II.1_ Phân tích:

Xem công việc giáo vụ khoa Công Nghệ Thông Tin như một dự án gồm nhiều công việc, và thiết lập mô hình làm việc theo cơ cấu quản lý dự án như sau:

1/ Cấu trúc phân việc: Cấu trúc này do chủ nhiệm dự án tự tổ chức sau

cho phù hợp với các công việc cần làm và phải làm Ở đây cấu trúc này được

mô tả như sau:

• Giảng dạy chính qui: Cán bộ phải thực hiện theo lịch của Phòng

Giáo Vụ sắp, mọi thay đổi do Phòng Giáo Vụ quyết định, chủ nhiệm

dự án có nhiệm vụ phải cập nhật các thay đổi này sao cho phù hợp với lịch trình công việc của các cán bộ

• Giảng dạy tại chức: Chủ nhiệm dự án thực hiện việc phân công

công việc đi tại chức cho cán bộ từ việc căn cứ vào lịch chính qui của Phòng Giáo Vụ, lên lịch và kế hoạch cụ thể, cán bộ căn cứ vào

đó để thực hiện, mọi thay đổi của công việc đi tại chức, cán bộ phải thông qua chủ nhiệm dự án, chủ nhiệm dự án có nhiệm vụ xem xét, thay đổi, cập nhật các công việc cho cán bộ sau cho hợp lý, tránh đụng độ tài nguyên trong phân việc

• Ngoài ra chủ nhiệm dự án còn phải theo dõi công việc ra đề thi, công việc gác thi của từng cán bộ

• Chủ nhiệm dự án: Trước khi thực hiện phân công công việc cần

trao đổi với cán bộ giảng dạy để thống nhất kế hoạch làm việc Cần nắm rõ ai phải làm gì, ở đâu, như thế nào? Lên kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện phân công công việc

2/ Ước lượng thời gian: Ước lượng thời gian cho dự án, khoản này thì

gần như theo một chu kỳ Thời gian bắt đầu dự án là thời gian bắt đầu học kỳ Thời gian kết thúc thì không xác định căn cứ vào công việc cuối cùng hoàn thành thì xác định việc hoàn thành của dự án

3/ Lịch biểu:

• Chính qui: Căn cứ theo lịch sắp xếp của Phòng Giáo Vụ

• Tại chức: Tuỳ theo lịch chính qui, cán bộ có thể đi tại chức đầu tuần (thứ hai, thứ ba, thứ tư) hoặc cuối tuần (thứ năm, thứ sáu, thứ bảy)

4/ Phân bổ công việc: Ai? Làm gì? Ở đâu?

5/ Theo dõi và cập nhật những thay đổi từ những thông tin phản hồi của các thành viên: Công việc này được thực hiện sau khi dự án đã thiết lập

xong đang hoạt động, chủ nhiệm dự án trực tiếp theo dõi các công việc giảng dạy, công việc gác thi của các cán bộ, cập nhật những công việc đã hoàn thành, những công việc có sự thay đổi về thời gian có ảnh hưởng đến lịch làm việc chung cho cả dự án

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

II.2_ Các bước thực hiện:

1/ L ập kế hoạch: Phác thảo dự án trước khi tiến hành thực hiện, để thấy

được một cách tổng quát về dự án trước khi thực hiện, qua đó xem xét cách bố trí có hợp lý hay chưa nếu có thay đổi thì lập tức cập nhật bản thảo Nếu cảm thấy đã hoàn chỉnh thì tiến hành thiết lập dự án bằng Microsoft Project 2000 để khởi động dự án

2/ Th ực thi kế hoạch: Dùng các công cụ của Microsoft Project 2000 để

thực hiện: lên danh sách các công việc cần làm, thống kê các tài nguyên, phân công công việc cho các tài nguyên

3/ Theo dõi s ự tiến triển của công việc: Dùng các công cụ của Microsoft

Project 2000 thực hiện theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các tài nguyên trong quá trình thực hiện dự án, xác định các khoản cần thiết để hoàn thành công việc

4/ Trao đổi thông tin giữa các thành viên tham gia thực hiện: Chủ

nhiệm dự án dùng Microsoft Project Central trao đổi thông tin dự án với các thành viên qua mạng Intranet hoặc Internet về phía các thành viên sử dụng Internet Explore hoặc trình duyệt Bowse Modulo For Project Central để trao đổi với chu nhiệm dự án

Những công việc này sẽ được cụ thể hoá trong các phần sau

II.3_ Các công việc khác:

1/ Trao đổi thông tin qua Web Server

2/ Xuất thông tin ra Excel

III_ CÔNG CỤ:

1/ Sử dụng phần mềm Microsoft Project 2000 quản lý

2/ Trao đổi, cập nhật thông tin thông qua một Web Server hay Microsoft Project Central

3/ Dùng công cụ của Microsoft Project 2000 để xuất các thông tin cần thiết

ra Excel

4/ Sử dụng hệ điều hành Windows 2000 để cài đặt chương trình sử dụng 5/ CD chương trình Microsoft Project 2000 có Microsoft Project Central đi kèm

IV_ MỤC TIÊU:

Tìm hiểu và sử dụng Microsoft Projetc 2000, vận dụng các công cụ của Microsoft Project 2000 thực hiện quản lý thử nghiệm công tác giáo vụ của Khoa Công Nghệ Thông Tin

Tạo thành bản mẫu cho công việc quản lý ở những học kì tiếp theo, chủ nhiệm dự án có thể lấy các bản mẫu này tạo thành các dự án khác trên cơ sở các bản mẫu có sẳn

Thực hiện trao đổi thông tin giữa cán bộ làm công tác giáo vụ khoa và cán

bộ giảng dạy Thực hiện cập nhật dữ liệu lên file dự án từ cán bộ trực tiếp giảng dạy, qua đó cán bộ làm công tác giáo vụ khoa có thể nắm bắt được các thông tin liên quan đến dự án

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

PHẦN B

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Chương I QUẢN LÝ DỰ ÁN

I_ QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Dự án là một kế hoạch làm việc nhằm thực hiện và hoàn thành một hay

nhiều mục tiêu nào đó được đề ra Một dự án luôn luôn có ngày bắt đầu và ngày kết thúc Mọi dự án đều phải bắt đầu tại một thời điểm xác định và phải hoàn thành vào một thời điểm nào đó trong tương lai

Quản lý dự án là áp dụng các nguyên tắc quản lý để tổ chức kế hoạch lên

lịch phân công các công việc, tài nguyên trong dự án Qua đó theo dõi các tiến trình thực hiện công việc đã được hoạch định, đề ra mục tiêu nhất định cho dự

án sao cho có thể đạt kết quả tốt nhất, thành công nhất

Chủ nhiệm dự án cần phải nắm rõ tất cả các công việc cần thực hiện, các tài nguyên cần và đủ để đáp ứng đầy đủ cho dự án Phải có cái nhìn tổng quan

về dự án trước khi bắt tay vào thực hiện, vì vậy chủ nhiệm dự án phải có một

kế hoạch, đưa ra các giải pháp giải quyết các vấn đề có thể xảy ra hay khắc phục các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án

Tiến trình hoạch định dự án phải thực hiện và hoàn thành trước khi bắt đầu

dự án Muốn thực hiện tốt công việc quản lý dự án thì chủ nhiệm dự án cần phải có một chút kỹ năng về tổ chức và linh hoạt trong xử lý tình huống và cũng cần một chút kiến thức về quản lý dự án

Chủ nhiệm dự án sẽ tổ chức các thành viên tham gia dự án sao cho thuận lợi trong việc quản lý, họ có thể chia ra làm nhiều toán (team) và mỗi toán có một chủ nhiệm dự án, vì nếu một dự án nhỏ với số lượng người tham gia ít thì chủ nhiệm dự án có thể quản lý chung và trực tiếp đến các thành viên tham gia, nhưng nếu một dự án lớn thì công việc này sẽ rất khó khăn Vì vậy, chủ nhiệm

dự án cần chia những người tham gia thực hiện dự án thành nhiều toán để tiện quản lý, với phương pháp này chủ nhiệm dự án chỉ cần liên lạc với các trưởng toán (team manager) và giao công việc cho họ và họ sẽ truyền đạt các thông tin này đến các thành viên trong toán của họ Mặt khác khi cần các thông tin nào

đó, chủ nhiệm dự án chỉ cần liên hệ đến các trưởng toán để nhận các phúc đáp Mặc dù vậy các thành viên cũng có thể liên hệ trực tiếp đến chủ nhiệm dự

1 Việc phác thảo làm giản tiện tiến trình hoạch định theo thứ tự, ít có khả năng bỏ sót các bước cốt yếu, giúp cho chủ nhiệm dự án nhận ra tất cả các pha chính của dự án, xác định đúng hướng để phát triển dự án

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

2 Các dự án được phác thảo có thể được trình bày với những mức độ chi tiết khác nhau Người sử dụng có thể thu phần đại cương về chỉ còn những đề tài chủ yếu, hoặc đến bất kỳ mức độ chi tiết nào Người sử dụng có thể dễ dàng lập các báo cáo đến bất kỳ mức độ chi tiết nào

3 Các công việc tóm lược trong dự án phác thảo sẽ tự động cung cấp những tổng số cho các công việc chi tiết bên dưới chúng, cho thấy thời khoảng, chi phí và khối lượng công việc được gói trọn cho tất cả các công việc chi tiết

III_ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN:

Trước khi tiến hành hoạch định dự án, cần phải thu thập tất cả các thông tin liên quan đến dự án Phân tích đưa ra kế hoạch cụ thể, phân công các công việc cho các tài nguyên một cách hợp lý nhất tránh việc tranh chấp tài nguyên gây ra xung đột trong dự án dẫn đến sai lệch kết quả Vì vậy mà vai trò của công việc hoạch định dự án rất quan trọng và không thể thiếu cho người làm công việc quản lý dự án

Các bước thực hiện:

1 Liệt kê các pha chính của dự án trong mẫu phác thảo và sau đó điền vào các công việc chi tiết và các cột mốc Ước lượng thời khoảng của mỗi công việc

2 Nêu ngày tháng ràng buộc của công việc có thể là ngày bắt đầu hay kết thúc Xác định trình tự các công việc theo yêu cầu Các công việc phải được lên lịch sao cho điểm khởi đầu hay kết thúc của chúng được nối kết với điểm khởi đầu hay kết thúc theo lịch của công việc khác

3 Phân công các tài nguyên cho các công việc

4 Chỉ định các chi phí cố định cho các công việc

5 Duyệt lại các lịch trình đã được điều phối

6 Soát lại kế hoạch xem có cần điều chỉnh theo các đề nghị hay thay đổi

7 Phân phối các lịch trình sau cùng cho các thành viên để đảm bảo thực hiện tốt công việc của dự án

IV_ NGUYÊN TẮC DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Để có thể quản lý tốt một dự án chủ nhiệm dự án cần nắm rõ các nguyên tắc sau:

1 Yếu tố đầu tiên là năng lực quản lý dự án của chủ nhiệm dự án, năng lực lãnh đạo, khả năng phán đoán và nhìn xa hơn về một kế hoạch cho dự

án

2 Nếu là chủ nhiệm dự án trực tiếp điều phối công việc của dự án thì chủ nhiệm dự án phải thường xuyên trao đổi với cấp trên và các thành viên

để có cái nhìn thực tế hơn về kế hoạch của dự án

3 Phải xác lập mục tiêu dự án rõ ràng, nêu đơn giản chính xác mục tiêu của dự án theo tính cách liên quan của mỗi người đối với dự án Xác định một cách cẩn thận các chỉ tiêu và yêu cầu thực hiện Ấn định các ràng buộc về cố định về thời gian

4 Tổ chức các công việc của dự án thành các pha hay thành phần chính và thiết lập cột mốc, hoặc các mục tiêu quá độ để đánh dấu sự hoàn thành mỗi công việc này

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

5 Liệt kê công việc phải hoàn tất để đạt đến các cột mốc và ước lượng các thời khoảng cho mỗi công việc

6 Lập biểu đồ lưu chuyển hoạt động, cho thấy các công việc và các trường hợp mà công việc phải được thực hiện theo một trình tự riêng biệt

7 Phân phối kế hoạch dự án cho tất cả những ai có trách nhiệm giám sát hay thực hiện công việc Đảm bảo họ hoàn thành tốt công việc

8 Phân phối các bản sao lịch trình đã được xem xét, với các biểu đồ và các bảng nhận diện rõ ràng phạm vi của dự án và nhận rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

9 Đảm bảo sự cam kết từ các bên có trách nhiệm đóng góp khi thiết lập kế hoạch sau cùng

10 Khi dự án đã được tiến hành chủ nhiệm dự án phải kiểm tra tiến trình công việc bằng cách theo dõi các kết quả và sự thi hành thực tế để có thể sớm phát hiện ra các vấn đề và có kế hoạch khắc phục kịp thời

11 Lợi ích của việc theo dõi giám sát các công việc một cách thường xuyên này giúp cho chủ nhiệm dự án có câu trả lời cho các kết quả hay các mục tiêu không đạt được

12 Trong quá trình theo dõi nếu có những khó khăn hay các vấn đề thiếu hụt

về tài nguyên xảy ra chủ nhiệm dự án có thể báo với cấp trên để có thể điều chỉnh kịp thời

V_QUẢN LÝ:

Theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện của dự án, ghi nhận kinh nghiệm thực tế và tính toán các lịch trình mới khi các ngày tháng thực tế không khớp theo kế hoạch Nếu có những thay đổi chủ nhiệm dự án phải có thông báo kịp thời đến các thành viên có liên quan để thực hiện cập nhật thay đổi nhanh chóng

VI_ CÁC KỸ THUẬT LÊN LỊCH TRÌNH QUẢN LÝ:

VI.1_ Phương pháp đường dẫn tới hạn:

Đây là phương pháp cơ bản nhất được dùng cho quản lý dự án Phương pháp đường dẫn tới hạn hay còn gọi là đường găng (Critical Path Method - CMP) Để thực hiện phương pháp này cần nắm rõ các công việc nào là công việc phải được hoàn thành, qui định mỗi công việc thực hiện bao lâu, và xác định yêu cầu về trình tự chi phối khi lên lịch công việc

Các công việc tới hạn thì không trùng Những công việc này không thể chậm trễ nếu dự án phải hoàn tất đúng lịch trình mà nó xác định một công việc tới hạn

Nhận diện các công việc tới hạn là một bước quan trọng trong việc quản

lý một dự án Vì đây là cơ sở để thực hiện rút ngắn thời gian làm việc của dự

án

VI.2_ Biễu diễn các công việc bằng sơ đồ Pert:

Pert (Program Evcaluation Research Task hay Program Evaluation and Review Technique) ra đời năm 1958 dùng biễu các công việc theo dạng sơ đồ một mạng các công việc Dùng sơ đồ Pert người sử dụng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về dự án, xác định được các công việc chính trong dự án

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Sơ đồ Pert biểu diễn các công việc bằng các khối công việc bao gồm: công việc, thời gian thực hiện, kinh phí, do ai đảm nhiệm, ước lượng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

sử dụng các máy tính lớn loại chuyên dụng

Microsoft Project 2000 tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong khi đó vẫn giúp, và duy trì công việc một cách tốt nhất

Nhìn chung Microsoft Project 2000 cũng như các phần mềm chuyên dụng khác, có giao diện đẹp, có các công cụ, hệ thống menu không quá phức tạp, dễ

sử dụng Microsoft Project 2000 có bộ công cụ tinh vi cho phép người sử dụng tinh chế theo ý muốn của mình các công cụ phục vụ cho lợi ích của công việc Microsoft Project 2000 có sự cải tiến về giao diện với người sử dụng, về sự khéo léo trong tính liên tục của nó với các trình ứng dụng khác, về tiện ích để tự động hoá công việc và hình thành các trình ứng dụng điều khiển

Bên cạnh Microsoft Project 2000, Microsoft Project Central cung cấp cho người sử dụng phương tiện hữu dụng cho việc trao đổi thông tin dự án với các thành viên tham gia một cách dễ dàng hơn Có thể Intall Microsoft Project từ đĩa

CD của Microsoft Project 2000

II_ XÂY DỰNG MỘT DỰ ÁN TRONG MICROSOFT PROJECT 2000:

Khi xây dựng một dự án, Microsoft Project 2000 sẽ tính toán và tạo những thông tin lịch trình công việc làm nền cho dự án Người sử dụng sẽ phải cung cấp các thông tin như: công việc nào đã được thực hiện, ai đảm nhiệm công việc đó, những trang thiết bị hỗ trợ để hoàn thành công việc đó và bao gồm cả chi phí

Khi nhập các thông tin người sử dụng có thể tạo một số thuận lợi đặc trưng như:

1 Phác thảo về những tuỳ chọn mã công việc

2 Thiết lập một ngày kết thúc cho dự án, khi đó các công việc đã hoàn tất

3 Xây dựng lịch trình cho các công việc, thời gian nào các công việc được thực hiện và không được thực hiện

4 Tính toán chi phí về các tài nguyên loại vật liệu để biết được đã phải sử dụng bao nhiêu cho công việc

III_ THỰC HÀNH QUẢN LÝ:

Một dự án được thiết lập, luôn cần có sự quản lý Bằng cách quan sát và phân tích tiến trình thực hiện của dự án theo thời gian, Microsoft Project 2000 cho người sử dụng tạo những thay đổi cần thiết để giữ cho dự án tiếp tục tiến triển trong khuông khổ thực hiện và khả năng cho phép của tài chính

Khi quản lý dự án cần các đặc trưng sau:

1 Custom fields: xác định các thông tin cần chú ý trong các trường

2 Views and Tables: Hiển thị một cách chính xác những thông tin cần quan sát

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

3 Filters and Groups: Tạo sự tập trung về những điều cần quan tâm

4 Network diagram enhancements: Tạo những tuỳ chọn hiển thị biểu đồ mạng là cái mà đã được biết trước đây như PERT Chart, vì vậy mà người sử dụng có thể xem các thông tin đặc biệt mà không cần phải thêm vào các công cụ

IV_ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG DỰ ÁN:

Sau khi xây dựng một dự án, trong quá trình thực hiện dự án, chủ nhiệm

dự án cần nắm được các thông tin về các công việc của dự án đã được phân công từ các thành viên, vì vậy cần có một phương tiện hữu dụng để thực hiện công việc này Các phương tiện đặc trưng như:

1 Printing and reporting: Để trình bày các thông tin cần thiết đến những người khác bằng giấy

2 Publishing to HTML or saving a project plan to a Web server: Cho phép các thành viên truy xuất đến file dự án thông qua một Web site

3 Microsoft Project Central or Workgroup: Sử dụng Microsoft Project Central (nếu được Intall trong máy được đặt làm máy chủ quản lý) hoặc dùng hệ thống E-mail để truyền đạt các thông tin dự án đến những người khác trong dự án

4 Microsoft Outlook integration: Với công cụ này cho phép chủ nhiệm dự án thấy toàn cảnh danh sách các công việc của các thành viên đồng thời có thể nhắc nhở họ về ngày ấn định phải hoàn thành công việc

V_ HỆ THỐNG TRỢ GIÚP:

Microsoft Project 2000 cung cấp một hệ thống trợ giúp rất thuận tiện và dễ

sử dụng Hệ thống trợ giúp này sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các công việc, kỹ năng sử dụng Microsoft Project 2000 để thực hiện quản lý dự án một cách hiệu quả Bất cứ lúc nào Microsoft Project 2000 cũng có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi nhận được bất kỳ câu hỏi nào Người sử dụng có thể chọn một trong những hệ thống trợ giúp sau:

1 The Project Map: Microsoft Project 2000 cho phép người sử dụng quen thuộc hay mới sử dụng vẫn có thể tìm sự trợ giúp đúng hướng

2 The Tutorial: Giúp người mới sử dụng học Microsoft Project 2000

3 The Office Assistant: Cung cấp câu trả lời ở bất cứ thời điểm nào nhận được câu hỏi của người sử dụng cần đến, đồng thời hướng dẫn các thủ tục liên quan giúp người sử dụng hoàn thành công việc

VI_ CÁC GIAO DIỆN QUEN THUỘC:

Microsoft Project 2000 có một số giao diện sau:

1 Calendar View: Khung màn hình Calendar trình bày bảng công việc theo

dạng lịch, với các công việc được thể hiện theo các khung cửa sổ ngày hoặc tuần theo từng công việc đã lên lịch

2 Grantt Chart: là một khung quan sát mặc nhiên toàn màn hình, có dạng thoáng và dễ đọc, các thanh công việc lớn và dễ đọc, là công cụ tiện ích cho việc thiết lập danh sách các công việc Nó trình bày các nối kết phụ thuộc giữa các công việc, và phần hiển thị mặc nhiên bao gồm các tài nguyên kế 0bên các thanh công việc và ngày tháng kế bên các cột mốc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

3 Network Diagram: Khung màn hình Network Diagram hiện các tác vụ và những thành phần liên quan đến việc theo dạng sơ đồ khối Một khung thể hiện cho từng công việc và đường nối gữa hai khung thể hiện sự liên quan gữa hai công việc Dấu hiệu nhận biết các công việc là Network Diagram thể hiện một đường chéo cho các công việc đang được thực thi,

và đường thập cho các công việc hoàn thành

4 Tasks Usage: Khung màn hình Tasks Usage hiện các đề án công trình

với các nguồn tài nguyên đã gán với chúng và đã được kết thành nhóm Người sử dụng có thể dùng Tasks Uasge để thực hiện các công việc sau:

• Phân công công việc cho các thành viên

• Nhập và thay đổi công việc và thông tin tài nguyên như công việc, ngày khởi động và hoàn thành, giá trị bố trí công việc và công việc thực hiện

• Phân bổ công việc qua các khối lượng công việc

• Ấn định khoảng thời gian cho từng công việc đã lên lịch cho các công việc quan trọng nào đó

• Thay đổi khối lượng công việc cho từng người thực hiện bằng cách

ấn định chỉ phí cho họ

• Chia công việc ra làm từng công đoạn để có thể thực hiện theo dây chuyền hoặc theo thời biểu

5 Tracking Grantt: Phản ánh các giá trị hiện thực so với giá trị trong bản

cơ sở Người sử dụng có thể quan sát số lượng công việc bằng cách nhập tỷ lệ hoàn thành của công việc trong thời gian đã hoàn thành, đồng thời cũng giúp người sử dụng theo dõi quá trình thực hiện công việc dựa theo kế hoạch đã đề ra

6 Resource Graph: Biểu diễn các thông tin về sự phân bổ, giá thành của

nguồn tài nguyên theo thời gian tính Resource Graph giúp người sử dụng thực hiện:

• Quan sát công việc đã được phân bổ và chi phí

• Xác định thời gian thực hiện của từng công việc đã lên lịch làm việc

• Quan sát tỷ lệ thực hiện của công việc

• Biết được tỷ lệ thời gian của công việc đã được bổ sung thêm

• Xem lại chi phí cũng như giá trị tổng sản lượng của từng công việc

7 Resource Sheet: Với khung màn hình này người sử dụng có thể trình

bày các thông tin về từng công việc như: tài nguyên, giá thành, thời gian thi công đã thực hiện Resource Sheet giúp người sử dụng có thể thực hiện:

• Nhập và thay đổi các thông tin về công việc

• Xem lại thời gian thi công của công việc đã lập kế hoạch

• Xem lại tổng giá trị công trình

8 Resource Usage: Trình bày các dự toán công việc đã gán và những

công trình đã được kết nhóm theo chúng Với Resource Usage người sử dụng có thể thực hiện các công việc sau:

Nhập và thay đổi các thông tin cho công việc đã gán vào công trình như: giá thành, bố trí công việc và thi công

• Quan sát công việc nào đã được chỉ định và thời hạn

• Phân bổ nguồn nhân lực giữa các công việc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Biết được thời gian thực hiện của từng công việc đã lên lịch

• Biết được thời gian từng công việc đã thực hiện khi có sự bổ sung hoặc đề xuất

• Biết được thời gian từng công việc đã được lên lịch đối với tác vụ đặc biệt

• Xem lại giá biểu của công trình qua những công việc đặc biệt

Ngoài những khung màn hình quan sát mặc nhiên của Microsoft Project

2000 người sử dụng còn có thể thay đổi các khung màn hình quan sát theo nhu cầu cũng như theo từng công việc cần sắp xếp Để thực hiện được công việc này thì thanh công cụ More Views là một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất Khi người

sử dụng muốn thay đổi dạng quan sát vào hộp thoại More Views nhấn chọn thanh công cụ và chọn Apply Màn hình sẽ xuất hiện khung quan sát cần dùng Ngoài ra người sử dụng còn kết hợp nhiều khung quan sát cùng một lúc trên màn hình rất tiện lợi cho việc quan sát kiểm tra các thông tin cần thiết bằng lệnh Slipt trong menu Window

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Chương III MỘT SỐ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH

VÀ QUAN SÁT DỰ ÁN

I_ TẠO MỘT FILE DỰ ÁN MỚI:

Khi mở một file dự án mới luôn bắt đầu bằng một bảng Project Information

Có thể thiết lập ngày bắt đầu cho file dự án ngay lúc này Hoặc có thể bỏ qua sau đó vào menu Project, Project Information để thiết lập lại các thông tin về:

• Start date : Ngày bắt đầu

• Finish date: Ngày kết thúc

• Calendar : Lịch chuẩn cho file dự án, mặc nhiên sẽ là Standar (lịch chuẩn của Microsoft Project 2000), người sử dụng có thể tạo ra một lịch chuẩn riêng phù hợp với công việc của dự án

2 Chọn bảng View để thay dạng quan sát mặc nhiên nếu muốn xuất hiện một dạng quan sát khác với biểu đồ Grantt khi bắt đầu một dự án mới

3 Chọn Date Format trên bảng Views để chỉ định ngày mặc nhiên trình bày ngày tháng phải được hiển thị như thế nào Dạng mặc nhiên trình bày ngày tháng không cần thời gian bắt đầu và kết thúc dự án

4 Chọn trường Current Decimal Digits để chỉ định số thập phân trình bày số lượng tiền tệ Giá trị xác lập là hai số thập phân, nhưng người sử dụng có thể chọn 0 hoặc 1

5 Trường Automatically Add New Resources trên bảng General xác định các Microsoft Project xử lý những tên tài nguyên không nhận diện được,

mà người sử dụng cố gắng giao công việc Nếu hộp kiểm tra này không được điền, các tên tài nguyên không nhận được sẽ phân bổ cho công việc và tự động được thêm vào vốn tài nguyên Như vậy sẽ không phát hiện ra các tên tài nguyên bị đọc sai và được thêm vào vốn tài nguyên như là các tài nguyên bổ sung Có thể xoá tuỳ chọn này bằng cách bỏ dấu check Để thay đổi sự mặc nhiên cho tất cả các tài liệu dự án về sau

6 Để xác lập lịch làm việc cho file dự án chọn thẻ Calendar Nếu muốn ngày bắt đầu một tuần không phải là Sunday người sử dụng có thể thiết lập lại với một ngày khác trong hộp Week start on Xác lập lại tháng bắt đầu cho một năm trong hộp Fiscal year start in Xác lập thời gian bắt đầu

và kết thúc mặc nhiên cho một ngày trong hộp Default start time, Default end time Qui định số giờ làm việc trong một ngày trong hộp Hours per day Qui định số giờ làm việc trong một tuần trong hộp Hours per week Qui định số ngày làm việc trong một tháng trong hộp Days per month

III_ PHÁC THẢO CÁC CÔNG VIỆC:

III.1_ Nhập các thông tin cho công việc:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Trong màn hình Grantt Chart thực hiện các công việc sau:

• Task name: Nhập vào nội dung công việc

• Duration: Nhập thời khoảng ước lượng để hoàn thành công việc

• Start: Nhập ngày bắt đầu công việc

• Finish: Ngày kết thúc này không cần nhập Microsoft Project 2000 tự tính toán và đưa ra sau khi nhập ngày bắt đầu và thời khoảng vào Các trường Predecessors (công việc đi trước) và Resource (tài nguyên) không phải nhập vào, mà sau khi nhập xong các công việc và tiến hành tạo các ràng buộc, phân công công việc mặc nhiên các trường này sẽ thể hiện các thông tin của nó

III.2_ Nhập các thời khoảng công việc:

Thời khoảng (Duration) của một công việc được đo theo đơn vị là phút, giờ, ngày hay tuần, chữ viết tắt là m (minutes hay phút), h (hours hay giờ), d (days hay ngày), w (weeks hay tuần)

Khi xác lập một thời khoảng 12 giờ, có nghĩa là nó sẽ mất 12 giờ làm việc liên tục trên lịch nền để hoàn tất công việc Nêu với lịch chuẩn nguyên thuỷ là lịch nền của một dự án (với 5 ngày 8 giờ làm việc, trong một tuần lễ), và một công việc bắt đầu lúc 8:00 AM, thì sẽ hoàn tất lúc 12:00 giờ vào ngày làm kế tiếp Nếu công việc bắt đầu lúc 4 PM ngày thứ sáu, thì công việc hoàn tất sau

12 giờ làm việc thông thường vào lúc 11 AM ngày hứ ba tuần sau

Thanh công việc trên biểu đồ Grantt bắt đầu ở thoài gian khởi đầu được lên lịch và trải dài đến thời gian kết thúc cho một công việc Nếu thời khoảng công việc kéo dài qua một ngày nghỉ cuối tuần hay giai đoạn thời gian không làm việc khác, thì thanh sẽ dài hơn khi không có thời gian không làm việc xen vào

Đối với một quá trình có thể được nhập như là các công việc, thì tiến trình này tiếp tục vòng quanh giờ đồng hồ Nếu một xử lý hoá học mất 5 giờ, và được lên lịch lúc 3 giờ PM, 5 giờ sẽ trôi qua theo giờ đồng hồ, không phải theo

5 giờ làm việc bình thường như được nêu bởi lịch nền Thời khoảng ước tính cho công việc như vậy phải được đưa vào là thời gian trôi qua Mẫu tự ‘e’ được chèn vào giữa con số và chữ viết tắt của đơn vị Thời khoảng ước tính cho xử

lý hoá học đó là 5eh Microsoft Project tự động tạo các công việc có thời khoảng trôi qua được xác định là có thời khoảng cố định

Thời khoảng cho một công việc tóm lược được Microsoft Project tính toán dựa trên những thời khoảng của các công việc thứ cấp bên dưới công việc tóm lược đó Người sử dụng không thể nhập một thời khoảng cho công việc tóm lược Ngày tháng bắt đầu của công việc tóm lược là ngày tháng bắt đầu của công việc sớm nhất của một trong các công việc thứ cấp, và ngày kết thúc công việc tóm lược là ngày tháng kết thúc trễ nhất của một trong các công việc thứ cấp

Thời khoảng của công việc tóm lược là lượng thời gian làm việc trên lịch nền giữa ngày tháng thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc trễ nhất Thời khoảng công việc tóm lược không được đo theo giờ đồng hồ trôi qua, nhưng theo thời gian lịch nền trôi qua

Khi tạo một tên công việc, Microsoft Project chỉ định cho công việc một thời khoảng mặc nhiên Thời khoảng mặc nhiên luôn là 1 ngày (8 giờ làm việc) Nhưng người sử dụng có thể thay đổi đơn vị diễn tả ngày bằng lệnh Tool, Options

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Khi nhập một thời khoảng cho công việc, thì đây là thời khoảng ước lượng

để hoàn thành công việc, chủ nhiệm dự án ước lượng thời khoảng cần thiết để hoàn thành nhập vào bảng dự toán, Microsoft Project sẽ tính toán và đưa ra ngày kết thúc

IV_ XÁC ĐỊNH LỊCH THỜI GIAN LÀM VIỆC:

IV.1_ Thay đổi ngày làm việc và không làm việc:

Lịch nguyên thuỷ cho thấy tất cả các ngày trong tuần, từ thứ hai đến thứ sáu là ngày làm việc, thứ bảy, chủ nhật là ngày nghỉ Nếu cảm thấy không phù hợp với công việc hiện tại, có thể thay đổi các ngày làm việc và không làm việc

Có thể chỉnh sửa lịch chuẩn (Standar) hoặc tạo lịch mới Nhấn chọn những ngày cần thay đổi và chọn Nondefault working time (thời gian làm việc không theo lịch chuẩn của Microsoft Project 2000) hoặc Nonworking time (thời gian không làm việc) Có thể thay đổi thời gian làm việc của nhiều tuần liên tiếp bằng cách nhấn lên ký tự ký hiệu cho ngày trong tuần

Hộp thoại dùng để thiết lập hoặc thay đổi lịch làm việc

IV.2_ Tạo lịch mới:

Vào menu Tool, Change working time… Một lịch chuẩn mặc nhiên của Microsoft Project 2000 là Standar Nếu không sử dụng lịch chuẩn này người sử dụng có thể tạo một lịch mới theo các bước sau:

1 Trong hộp thoại Change working time, nhấn New

Hộp thoại tạo một lịch nền mới

Có thể chọn một trong hai cách sau:

• Create new base calendar: Trong hộp Name đặt tên cho lịch mới

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Make a copy of: Tạo một lịch mới từ một lịch có sẳn hay tạo bảng

copy của một lịch khác

Trở về khung hội thoại Change working time trong hộp Select Date(s): Xác lập các ngày Working time hoặc Nonworking time Trong khung From nhập thời gian bắt đầu, trong khung To nhập thời gian kết thúc

VI_ SAO CHÉP CÁC LỊCH, DẠNG QUAN SÁT, BÁO BIỂU, MACRO, BIỂU MẪU, BỘ LỌC, THANH CÔNG CỤ, THANH MENU GIỮA CÁC FILE:

Vào menu Tool, Organizer hộp thoại sau xuất hiện:

Hộp thoại dùng sao chép các công cụ giữa các file dự án

Bằng công cụ này chủ nhiệm dự án có thể copy các công cụ được thiết lập

từ các file khác vào trong file dự án mà không cần phải tạo lại Thực hiện như sau:

1 Nhấn chọn các đối tượng trong file dự án cần copy trong khung bên trái của hộp thoại

2 Nhấn vào Copy để sao chép các công cụ này sang file dự án ở ô bên

phải Hoặc ngược lại

3 Có thể đổi tên các công cụ này bằng lệnh Rename, nếu xoá dùng Delete

VII_ HỘP THOẠI TASK INFORMATION:

Trình bày các thông tin liên quan của công việc, các ràng buộc về công việc, thời gian của từng công việc được chọn

VII.1_ Xác lập những thông tin ban đầu cho công việc:

Thẻ General đưa ra các thông tin của công việc như: công việc (name), thời khoảng (Duration), Mức độ hoàn thành (Percent complete, chủ nhiệm dự

án nhập vào), mức độ ưu tiên công việc (Priority), ngày bắt đầu của công việc (Start), ngày kết thúc của công việc (Finish) Có thể thay đổi các thành phần này trực tiếp, hoặc từ màn hình Grantt Chart

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại thiết lập các thông tin công việc VII.2_ Thể hiện các công việc có liên quan:

Hộp thoại thể hiện các công việc có liên quan với công việc hiện hành

Từ đây có thể thấy tất cả các công việc có liên quan đến công việc đang được chọn, các ràng buộc quan hệ Có thể thiết lập các quan hệ ràng buộc trong khung hội thoại này

VII.3_ Thông tin về các tài nguyên được phân bổ cho công việc:

Hộp thoại cho biết các tài nguyên thực hiện công việc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

VII.4_ Các thông tin về ràng buộc thời gian của công việc:

Cho phép xác lập các thành phần sau:

1 Constraint type: loại ràng buộc về thời gian

• As Soon As Possible: Đánh dấu một công việc là không bị ràng buộc

• As Late As Possible: Công việc này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt, không cần chờ kết thúc dự án

• Start No Later Than: Công việc này phải được bắt đầu vào lúc hoặc vào trước ngày tháng chỉ định

• Must Start On: Công việc này phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định

• Start No Earlier: Công việc này không thể bắt đầu vào ngày tháng đã chỉ định hay trễ hơn

• Finish No Later Than: Công việc này phải hoàn thành trước hay vào ngày tháng đã chỉ định

• Must Finish On: Công việc này phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định

• Finish No Earlier: Công việc này không được hoàn tất trước ngày tháng đã chỉ định

2 Task type:

• Fixed Units: Công việc này có đơn vị tài nguyên phân bổ là cố định,

sẽ không bị ảnh hưởng khi work (công việc được ước lượng bằng thời gian) thay đổi

• Fixed Duration: Công việc này có thời khoảng cố định, sẽ không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của đơn vị tài nguyên

3 Calendar: Lịch của công việc, khi đưa vào lịch này thì công việc sẽ được diễn ra theo đúng như lịch đã sắp xếp, thời gian cũng được tính toán theo lịch này

Hộp thoại cho phép thiết lập ràng buộc về thời gian và lịch nền của công

việc VII.5_ Ghi chú cho công việc:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại ghi chú cho công việc

Ngoài hộp thoại Task Information chủ nhiệm dự án có thể dùng màn hình Task Detail Form (View, More View, Task Detail Form) để xem các chi tiết của từng công việc

VIII_ THAY ĐỔI DẠNG HIỂN THỊ MẶC NHIÊN CỦA CÁC DẠNG QUAN SÁT:

Với một màn hình hiển thị cho phép người sử dụng có thể thay đổi màn hình quan sát cho phù hợp với yêu cầu của công việc Ví dụ như từ màn hình Grantt Chart có thể đổi thành các dạng quan sát theo một chủ đề nào đó như:

về chi phí, lịch nền…Để thực hiện công việc này thực hiện các bước sau:

4 Chọn màn hình muốn sử dụng theo mục đích quan sát

5 Vào menu View, Table

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Cách 1: Chỉnh sửa bảng có sẳn

1 Chọn bảng muốn chỉnh sửa

2 Nhấn Edit để thay đổi bảng dữ liệu có sẳn

Hộp thoại định nghĩa table

Mỗi field có các thành phần sau:

• Field Name: Tên trường, mục này có thể chọn từ danh sách có sẳn khi nhấn vào dấu mũi tên bên phải của ô

• Align Data: Canh chỉnh dữ liệu trong trường (field)

• Width: Độ dài dữ liệu trong trường

• Tilte: Tiêu đề của trường Mặc nhiên sẽ bỏ trống và Microsoft Project

sẽ tự động đặt tên phù hợp với trường tương ứng Nếu muốn đặt lại tiêu đề với những từ gợi nhớ, hay bằng tiếng Việt có thể gõ vào bình thường, muốn gõ chữ có dấu thì phải sử dụng bảng mã Unicode

• Align Tilte: Canh chỉnh tiêu đề

• Ngoài ra nếu người sử dụng muốn thêm vào một trường mới nhấn Insert Row, xoá trường nhấn Delete, cắt một trường nhấn Cut Row, sao chép một trường nhấn Copy Row Đặt lại tên bảng ở hộp Name Đưa bảng mới này vào menu thì check vào hộp Show in menu Định dạng dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày tháng trong hộp Date Format Thay đổi độ cao của các dòng khi hiển thị lên màn hình ở hộp Row height Khoá cột đầu tiên đánh dấu check vào ô Lock first column Cách 2: Tạo một table mới:

1 Tạo bảng mới từ bảng có sẳn:

• Từ hộp More Tables nhấn chọn bảng muốn dùng làm mẫu

• Nhấn Copy

• Sẽ xuất hiện hộp thoại trên

• Các thao tác như phần chỉnh sửa dữ liệu

2 Tạo bảng mới hoàn toàn:

• Từ bảng More Tables nhấn New

• Xuất hiện bảng Table Definition

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Có thể thêm xoá các field bất kỳ theo ý thích để có được table mới

Có thể thực hiện sự thay đổi này với tất cả các màn hình của Microsoft Project 2000

IX_ BẢN MẪU TỪ PROJECT FILE:

IX.1_ Tạo bản mẫu:

Microsoft Project cho phép tạo một file dự án mới từ một file có sẳn hay từ một file mẫu Với bản mẫu người sử dụng có thể sử dụng lại các hoạch định có sẳn cho một file mới Bất cứ thành phần nào trong file dự án đều có thể trở thành một phần của bản mẫu như: thông tin của các công việc, thông tin của tài nguyên, các định dạng view, các macros, các thiết lập đặc biệt Với Microsoft Project có thể lưu bất cứ bản mẫu nào, nếu không muốn lưu lại các actual hoặc các resource thì người sử dụng có thể bỏ các thành phần này trước khi lưu Khi muốn lưu một file là bản mẫu, File, Save As, trong hộp Save as Type chọn Template, phần mở rộng là MPT một cách tự động Nhấn Save để hoàn tất công việc

IX.2_ Sử dụng bản mẫu:

Khi người sử dụng cần sử dụng lại file bản mẫu để tạo một file mới, thực hiện như sau Từ menu File, New, chọn một file mẫu muốn dùng làm mẫu cho file dự án mới, xong nhấn OK Khi đó một file mới hoàn toàn sử dụng các công

cụ đã được tạo từ bản mẫu

X_ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CHO CÁC TÀI NGUYÊN:

Sau khi đã lên danh sách các công việc đầy đủ, chủ nhiệm dự án cần thực hiện phân công công việc cho các tài nguyên hay phân bổ tài nguyên vào các công việc Có nhiều cách thực hiện phân công, phương pháp khá thuận lợi là dùng công cụ Assign Resource Với Assign Resource có thể phân công nhiều tài nguyên cùng một lúc cho một công việc bằng cách chọn tên tài nguyên (hoặc nhấn Address để thêm một tài nguyên vào từ Address Book) và nhấn Assign vào tên tài nguyên đó kèm với tỷ lệ tài nguyên phải bỏ ra để thực hiện công việc Hoặc có thể phân công trực tiếp tài nguyên cho công việc mà không phải mở đi mở lại nhiều lần hộp thoại Assign Resource cho mỗi lần phân công,

mà có thể chọn một công việc bất kỳ cần phân công, khi đó hộp thoại Assign Resource sẽ thay đổi theo từng công việc được chọn

Hộp thoại phân bổ tài nguyên

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

XI_ NỐI KẾT CÁC CÔNG VIỆC THEO TRÌNH TỰ:

XI.1_ Trình tự giữa các công việc:

Yêu cầu về trình tự của dự án rất cần thiết cho công việc quản lý dự án, vì vậy khi thực hiện hoạch định một dự án thì cần chú ý về trình tự của các công việc trong bảng thiết kế dự án Nói cách khác là một hay nhiều công việc phải được lên lịch trình dựa vào lúc một số công việc đi trước nó đã hoàn tất hay ít nhất là đã bắt đầu Mối quan hệ này giữa các công việc được gọi là “mối quan

hệ phụ thuộc” trong quản lý dự án: Sự bắt đầu hay kết thúc theo lịch của một công việc thì phụ thuộc vào sự bắt đầu hay kết thúc của một công việc khác Công việc phụ thuộc thường là công việc tiếp nối (successor task), và công việc đứng trên, mà công việc này phụ thuộc vào, được gọi là công việc đi trước (predecessor) Cách phân loại này, dù hữu ích, có thể mơ hồ Trường hợp xảy

ra khi công việc phụ thuộc bị lên lịch hoàn tất đúng lúc bắt đầu công việc đi trước

Thông thường việc quyết định trong hai công việc, công việc nào là công việc đi trước, và công việc nào là công việc tiếp nối, là rõ ràng Người sử dụng phải quyết định công việc nào là công việc đi trước và công việc nào là công việc phụ thuộc hay tiếp nối nào lắp ghép với công việc nào có thể bị khống chế nhiều hơn Nếu đã lên lịch cân đối việc điều khiển trên cả hai công việc, thì cho công việc phải làm trước là Predecessor và để công việc sau là phụ thuộc Nhưng cũng có những trường hợp, khi một công việc sắp lịch lại khó hơn một công việc khác thì có thể cho công việc có lịch động hơn là công việc phụ thuộc bất cứ công việc nào thực sự phải đến trước

Mối quan hệ phụ thuộc có thể được xác định để cho phép có thời gian trễ khi công việc successor phải bị trì hoãn một chút ra ngoài ngày tháng predecessor của nó

Mặt khác người sử dụng cũng có thể cho phép có thời gian sớm trong những trường hợp mà công việc kế tiếp nối chồng lắp lên công việc đi trước Hoặc thời gian trễ khi công việc đi trước có thể kéo dài một thời gian so với thời gian thực, trước khi bắt đầu công việc tiếp nối

Trong biểu đồ Grantt trình tự này được thể hiện bằng các mũi tên liên kết giữa các công việc predecessor và successor, điều này cho người sử dụng thấy

rõ quan hệ giữa các công việc bằng một hình ảnh cụ thể thông qua biểu đồ

XI.2_ Các loại phụ thuộc công việc:

Có bốn loại quan hệ phụ thuộc Trong mỗi loại, định nghĩa sẽ đối chiếu một ngày tháng cho công việc đi trước, đi theo sau bởi một ngày tháng cho công việc phụ thuộc Các ngày tháng được nêu một cách đơn giản là bắt đầu hay kết thúc Do đó, mối quan hệ phụ thuộc thông thường nhất, mà sự kết thúc của công việc đi trước sẽ xác định sự khởi đầu của công việc phụ thuộc được gọi là

“mối quan hệ cuối - đầu”

Bốn mối quan hệ phụ thuộc, và các mã hai mẫu tự được Microsoft Project

sử dụng để chỉ định những mối quan hệ này, được trình bày như sau:

1 Finish-to-Start (FS): Ngày tháng kết thúc của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu của công việc phụ thuộc; người sử dụng không thể khởi đầu một công việc cho đến khi hoàn tất công việc hiện thời

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

2 Finish-to-Finish (FF): Ngày tháng kết thúc của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc của công việc phụ thuộc; người sử dụng có thể lên lịch hai công việc kết thúc cùng một lúc

3 Start-to-Start (SS): Ngày tháng bắt đầu của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu của công việc phụ thuộc; người sử dụng có thể lên lịch hai công việc bắt đầu cùng một lúc

4 Start-to-Finish (SF): Ngày tháng bắt đầu của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc của công việc phụ thuộc; ngày tháng kết thúc của công việc phụ thuộc phải được lên lịch cùng với ngày tháng bắt đầu của công việc đi trước

XI.3_ Sử dụng sớm và trễ:

Ngoài việc xác định loại quan hệ phụ thuộc tồn tại giữa các công việc, có thể tính đến bất cứ thời gian sớm hay trễ nào mà người sử dụng cảm thấy thích hợp trong mối quan hệ Do đó, không những chỉ định nghĩa mối quan hệ giữa những công việc này mà còn phải thông báo Microsoft Project về thời gian trễ phải được đặt trong lịch trình giữa việc kết thúc lớp thứ nhất (công việc đi trước) và việc khởi đầu lớp thứ nhì (công việc tiếp nối)

Thời gian trễ (lag time) được diễn tả là một con số đi kèm bởi một mẫu tự trong các mã thời gian tương tự, mà người sử dụng dùng để nhập các thời khoảng (m, h, d, w) Hai ngày trễ được nhập là 2d Ngoài ra thời gian trễ cũng

có thể diễn đạt bằng con số phần trăm của thời khoảng công việc đi trước Do

đó, nếu công việc tiếp nối có thể được bắt đầu sau công việc đi trước là 90%, thì nhập mối quan hệ như sau: Start-to-Start với một thời trễ là 90%

Thời gian sớm được diễn đạt là một thời gian trễ âm Thời gian sớm cho phép Microsoft Project xếp chồng các lịch trình của hai công việc, do đó rút ngắn toàn bộ thời khoảng của hai công việc Do đó, thời gian sớm hai giờ có thể diễn tả là: -2h

Ưu điểm của công việc nhận ra các thời gian trễ hay sớm của các phụ thuộc công việc là giúp cho việc rút ngắn thời gian hoàn tất

XII_ ĐƯA VÀO NHỮNG MỐI QUAN HỆ PHỤ THUỘC:

XII.1_ Sử dụng lệnh Link Tasks:

Một cách nối kết công việc là chọn công việc đó rồi dùng lệnh Link Tasks

để xác định mối quan hệ phụ thuộc Chỉ có loại phụ thuộc đơn giản nhất, to-Start là có thể xác định bằng phương pháp này Hơn nữa, công việc đi trước vẫn luôn luôn là công việc ở cao hơn trong danh sách công việc (có số ID thấp hơn) Lệnh Link Tasks giả định rằng các công việc được chọn nối kết thì được liệt kê theo trình tự nối kết

Finish-Phương pháp này cho phép thực hiện nối kết nhiều công việc lại với nhau không hạn chế Công việc nào được chọn trước thì là predecessor, những công việc được chọn sau là successor

XII.2_ Dùng Task Information xác định các nối kết:

Task Information cũng có thể được dùng để nối kết các công việc với nhau

Nó cung cấp một trường văn bản đễ gõ những mã hiệu của công việc đi trước, một trường cung cấp loại phụ thuộc, và trường cuối cùng là cung cấp thời gian trễ hay sớm của các quan hệ

XII.3_ Xác định các nối kết trong biểu đồ Grantt:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Biểu đồ Grantt cũng cho phép người sử dụng nhập, sửa, xoá và rà soát các mối quan hệ phụ thuộc Phương pháp đơn giản nhất là gõ số ID của công việc đi trước vào trường Predecessor của công việc phụ thuộc với quan hệ phụ thuộc đơn giản: Finish-to-Start

Nếu muốn thiết lập các quan hệ phụ thuộc phức tạp hơn thì phải theo qui cách sau: trong trường Predecessor của công việc được chọn, nhập số ID của công việc đi trước đi kèm theo sau là chữ viết tắt của sự liên hệ Tính chất sớm hay trễ được nhập vào sau quan hệ, bắt đầu thời gian trễ bằng dấu cộng (‘+’)

và với thời gian sớm bắt đầu bằng dấu trừ (‘-‘)

Ngoài ra còn có thể xác định các quan hệ phụ thuộc với nhiều phương pháp khác nhau như Task Form

Việc thực hiện nối kết này cũng có thể áp dụng cho các công việc tóm lược, và áp dụng một cách bình thường như các công việc thứ cấp Ưu điểm của việc nối kết các công việc tóm lược là khi thay đổi cấu trúc bên trong của các công việc thứ cấp thì không phải lo ngại về việc nối kết của các nhóm công việc tóm lược

XIII_ NHÓM DỮ LIỆU:

XIII.1_ Nhóm dữ liệu từ nhóm có sẳn:

Nhóm dữ liệu hay còn gọi là tập họp dữ liệu cho phép người sử dụng phân loại và đưa ra các kết quả về các công việc hay các tài nguyên của file dự án bằng nhiều cách Người sử dụng có thể nhóm các thông tin của các công việc hay tài nguyên từ các sheet view để xem thông tin tóm lược

Nhóm các công việc bằng các nhóm mặc nhiên

Trong bất cứ dạng quan sát nào của Microsoft Project người sử dụng đều

có thể nhóm các dữ liệu có cùng một đặc điểm nào đó lại với nhau, để tiện theo dõi và quan sát các loại công việc, hay các nhóm tài nguyên Khi thực hiện nhóm Microsoft Project sẽ sắp xếp các công việc theo một trình tự nhất định mà khi quan sát chủ nhiệm dự án có thể nhận biết được các công việc cần tìm hoặc cần thay đổi về một hoặc vài thuộc tính nào đó

XIII.2_ Tạo một nhóm mới:

Nếu trong những nhóm mặc nhiên của Microsoft Project không đáp ứng được yêu cầu, người sử dụng có thể thiết lập một nhóm mới bằng cách vào menu Project, Group by, More Groups…Khi đó xuất hiện hộp thoại sau:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại thiết lập nhóm mới

Từ hộp thoại này muốn tạo một nhóm mới cho các công việc thì nhấn chọn Task, nếu tạo nhóm mới cho tài nguyên thì nhấn Resource

1 Điều chỉnh nhóm có sẳn để tạo nhóm mới, chọn Edit

2 Tạo bản sao của nhóm có sẳn, chọn Copy

3 Tạo một nhóm mới hoàn toàn, chọn New Hộp thoại sau xuất hiện:

Hộp thoại thiết lập thông tin cho nhóm mới

Người sử dụng có thể chọn một hoặc nhiều trường trong cùng một bộ nhóm, với Font chữ, màu chữ…Cuối cùng muốn đưa nhóm mới này lên menu thì đánh đấu check vào ô Show in menu, sau đó nhấn OK thế là có thêm một nhóm mới

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Để lọc danh sách công việc hay tài nguyên Khi cần xác định xem các đặc tính chung của các công việc, hoặc cần thống kê một số công việc hay tài nguyên để chỉnh sửa một đặc tính nào đó, người sử dụng cần đến bộ lọc Với

bộ lọc giúp người sử dụng không bỏ sót các công việc hay tài nguyên cần tìm, giúp người sử dụng có cái nhìn tổng quan về các công việc hay tài nguyên đang thực hiện

XIV.1_ Lọc dữ liệu tự động:

Có thể sử dụng chế độ lọc tự động của Microsoft Project, vào menu Filtered For, AutoFilter hoặc nhấn vào biểu tượng hình phểu trên thanh công cụ Formatting Khi đó trên tại mỗi cột sẽ xuất hiện dấu mũi tên Nhấn vào các mũi tên đó có thể lựa chọn một dạng dữ liệu cần lọc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại thiết lập bộ lọc mới

2 Nếu lọc các công việc nhấn Task, nếu lọc các tài nguyên nhấn Resource

3 Tạo một bộ lọc mới từ bộ lọc có sẳn, chọn tên bộ lọc:

• Nếu chỉnh sửa bộ lọc,nhấn Edit

• Nếu tạo bản sao từ bộ lọc đã có, chọn Copy

4 Tạo bộ lọc mới hoàn toàn, nhấn New Xuất hiện hộp thoại sau:

Hộp thoại xây dựng các thành phần cho bộ lọc

Có thể tạo nhiều điều kiện lọc trong cùng một bộ lọc Các công cụ Cut Row ( thêm một dòng), Copy Row (sao chép dòng hiện hành), Paste Row (dán lại dòng sao chép), Insert Row (chèn thêm một dòng), Delete Row (xoá dòng hiện hành) Nếu muốn đưa bộ lọc vào menu đánh dấu check vào ô Show in menu

XV_ TẠO VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN:

XV.1_ Tạo tài nguyên dùng chung (Resourec Pool):

Trong thực tế có thể có những tài nguyên cùng một lúc tham gia nhiều dự

án Để quản lý và phân công một cách chính xác về thời lượng công việc cho tài nguyên và để tránh quá tải, người sử dụng cần tạo một file resource dùng chung cho tất cả các dự án Cách thức như sau:

Hàm liên

kết

Chọn thuộc tính cần lọc

Điều kiện đi kèm

Giá trị tương ứng với điều kiện Tên bộ

lọc

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

1 Mở một file dự án mới bằng lệnh File, New

2 Nhập các thông tin của tài nguyên vào Resource Sheet

3 Lưu và đặt tên cho file tài nguyên

Sau khi các file muốn dùng chung tài nguyên đã được liên kết với file tài nguyên, thì danh sách các file liên kết sẽ được liệt kê trong hộp thoại Share Resources

XV.1_ Chia sẻ tài nguyên dùng chung:

Trong khi file tài nguyên đang được mở, mở tiếp file dự án muốn chia sẻ tài nguyên với file tài nguyên, từ cửa sổ Microsoft Project của file muốn chia sẻ tài nguyên thực hiện các công việc sau:

1 Từ file dự án muốn chia sẻ tài nguyên vào menu Tool, Resources, Share

Resources…

2 Trong hộp thoại Share Resources, chọn Uses Resources

3 Trong hộp From, chọn file tài nguyên muốn sử dụng

4 Trong On conflict with calendar or resource information có hai tuỳ chọn:

• Pool takes precedence: Nếu muốn giải quyết các định nghĩa xung đột theo nhập lương trong file chứa vốn tài nguyên

• Sharer takes precedence: Giải quyết xung đột theo nhập lượng trong file sử dụng vốn tài nguyên đó (Hãy đánh dấu vào nút Sharer takes precedence)

Hộp thoại chia sẻ tài nguyên từ các file muốn dùng chung tài nguyên XVI_ NHÌN TOÀN CẢNH DỰ ÁN:

Sau khi đã xác định các công việc, thời khoảng ràng buộc, mối quan hệ phụ thuộc, và các phân bổ tài nguyên, Microsoft Project tính ngày tháng bắt đầu

và kết thúc cho mỗi công việc, và ngày tháng kết thúc cho dự án Hộp thoại Project Statistics là một khung nhìn toàn cảnh nhất về dự án Tất cả những dữ liệu trong hộp thoại Project Statistics đều được tính toán người sử dụng không thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trên mẫu đó

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại Project Statistics thể hiện thông tin tóm lược về dự án

XVII_ DI CHUYỂN NHANH BẰNG LỆNH GO TO:

Sử dụng lệnh Go To để di chuyển thẳng đến một ngày tháng hay một số ID của công việc riêng biệt Lệnh Go To này có thể truy xuất bằng cách điểm vào vùng tên tháng, hoặc nơi bất kỳ nhưng ngay trên một thanh công việc, và nhấn chuột phải để hiển thị menu Shortcut, hoặc có thể vào menu Edit, Go To Khi vào lệnh hộp thoại Go to sau xuất hiện:

Lệnh này có thể áp dụng cho tất cả các dạng quan sát, nhằm di chuyển nhanh đến một đối tượng dữ liệu cần thiết, chính xác và hiệu quả cho công việc theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện dự án

Hộp thoại di chuyển nhanh bằng lệnh Go To

XIX_ ĐỊNH VỊ DỮ LIỆU BẰNG LỆNH FIND:

Khi quản lý một dự án lớn, dữ liệu dự án hay số công việc nhiều, khi đó muốn tìm một công việc có những đặc tính đặc trưng nào đó thì đôi khi rất cực Lệnh Find là một công cụ mà Microsoft Project cung cấp cho người sử dụng nhằm giải quyết vấn đề này Để thực hiện lệnh này có thể nhấn phím tắt Ctrl +

F, hoặc vào menu Edit, Find xuất hiện hộp thoại sau:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại Find dùng để tìm một công việc hay tài nguyên XX_ TÌM HIỂU CHI PHÍ:

XX.1_ Chi phí cho tài nguyên:

Nhập chi phí cho tài nguyên có hai cách:

1 Thiết lập một mức chi phí cho tài nguyên Thực hiên như sau: từ file chứa tài nguyên, chọn Resource Sheet, nhập chi phí trên một đơn vị thời gian cho việc sử dụng tài nguyên trong trường Standard Rate

2 Thiết lập nhiều mức chi phí: Thực hiện như sau: từ file chứa tài nguyên, chọn Resource Sheet, chọn tài nguyên cần thiết lập, nhấp double vào tài nguyên, hoặc mở Resource Information, chọn Cost Quan sát bảng chi phí sau:

Hộp thoại cho phép thiết lập các mức chi phí cho tài nguyên

Với Cost rate tables người sử dụng có thể thiết lập nhiều mức (A, B, C, D

và E) chi phí cho tài nguyên ứng với những công việc khác nhau Trong mỗi mức người sử dụng có thể thiết lập những ngày đặc biệt áp dụng cho chi phí này Thông tin cụ thể như sau:

• Effective Date: Bị ảnh hưởng bởi các chi phí Standard Rate, Overtime Rate, Per Use Cost

Xác định hướng tìm kiếm

Điều kiện cho dữ liệu cần tìm

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Standard Rate (chi phí trên một đơn vị thời gian cho việc sử dụng tài nguyên): Gõ chi phí bình quân là một con số, kèm theo dấu gạch slash và sau đó gõ một trong những mẫu tự đơn vị thời gian: m (phút), h (giờ), d (ngày), w (tuần), y (năm) Nếu không đưa đơn vị thời gian vào Microsoft Project 2000 sẽ dùng lượng đó tính theo giờ

• Overtime Rate (phí phụ trội): Chi phí này được dùng khi giờ phụ trội được thêm vào lịch trình công việc Nếu giá làm việc ngoài giờ tương

tự như giá bình thường, thì người sử dụng phải nhập lượng này một lần nữa trong trường Overtime rate, hoặc những giờ phụ trội sẽ được trả giá mặc nhiên là zero

• Per Use Cost (phí sử dụng): Là chi phí được tính một lần cho một cho mỗi đơn vị tài nguyên được chỉ định cho công tác bất kỳ Giả sử rằng chi phí sử dụng là $10 và một đơn vị tài nguyên được gán cho công tác A là 30 phút làm việc Phí sử dụng cho công tác là $10 Nếu hai đơn vị tài nguyên tương tự được gán cho công tác B là $20

• Accrue at (tích luỹ): Trường này có ba nhập lượng: Start, End và Prorated Phương pháp tích luỹ (accure) xác định cách Microsoft Project 2000 tính toán các chi phí thực tế sau khi người sử dụng nhập một ngày tháng bắt đầu hay bắt đầu công việc trên một dự án Phương pháp tích luỹ mặc nhiên là Prorated có nghĩa là sau khi công việc trên dự án khởi động và người sử dụng nhập khối lượng công việc thực tế (hay số phần trăm thực hiện), Microsoft Project 2000 tính các chi phí thực tế cho phần công việc đã thực hiện

Nếu người sử dụng chọn Start, khi nhập một ngày tháng bắt đầu thực tế cho công tác đó, thì Microsoft Project 2000 tính toàn bộ chi phí của công tác bằng chi phí thực tế theo ngày tháng bắt đầu đó Nếu người sử dụng chọn End cho phương pháp tích luỹ, Microsoft Project 2000 hoãn nhận diện chi phí thực tế cho đến khi người sử dụng nhập một ngày tháng kết thúc hay cho đến lúc công tác hoàn tất 100%

XX.2_ Áp dụng các mức chi phí cho các công việc khác nhau:

Sau khi đã thiết lập các mức chi phí cho tài nguyên thì việc còn lại là phải

áp dụng các mức chi phí này vào các công việc tương ứng Thực hiện như sau:

Mở Task Usage, vào menu Insert, chọn Column, trong hộp Field name chọn Cost Rate Table, hiển thị mức chi phí áp dụng của tài nguyên với từng công việc Kèm theo những tên tài nguyên tương ứng với các công việc, trong trường Cost Rate Table chọn mức chi phí áp dụng cho công việc

Khi đó để nhận diện chi phí cho tài nguyên dùng Resource Usage, sau đó vào menu View, chọn Tables, Cost Các trường dưới đây phản ánh các chi phí của tài nguyên:

• Cost: Thể hiện chi phí trên lịch trình của các công việc mà tài nguyên được phân công

• Baseline cost: Thể hiện chi phí hoạch định của các công việc mà tài nguyên được phân công

• Variance: Thể hiện sự khác biệt giữa Cost và Baseline cost

• Actual cost: Thể hiện tổng chi phí đã gánh chịu theo tỷ lệ hoàn thành của các công việc mà tài nguyên được phân công

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Remaining cost: Chi phí còn lại của các công việc mà tài nguyên được phân công

XX.3_ Chi phí cho công việc:

Để nhập chi phí cho các công việc, từ màn hình Grantt Chart, vào menu View, chọn Tables, chọn Cost Khi đó có thể thiết lập Fixed cost cho các công việc, một Fixed cost là chi phí cố định cho công việc sẽ không bị ảnh hưởng bởi đơn vị tài nguyên phân công, hoặc bị ảnh hưởng bởi thời khoảng (Duration) thực hiện của công việc

Khi nhập một chi phí vào trường Fixed cost cho một công việc thì cho dù công việc này có kéo dài thời gian thực hiện so với kế hoạch ban đầu thì chi phí cho công việc này cũng không thay đổi

XXI_ CHÈN, XOÁ VÀ CHỈNH SỬA DỮ LIỆU:

XXI.1_ Chèn dữ liệu:

Trong quá trình hoạch định dự án có thể nảy sinh nhiều công việc khi đó người sử dụng cần chèn thêm các công việc mới này vào theo đúng yêu cầu trình tự của dự án, nhấn Insert hoặc từ menu Insert, Insert (Task nếu chèn công việc, Resource nếu chèn tài nguyên), khi đó Microsoft Project sẽ chèn vào ngay

vị trí con trỏ một dòng mới, dòng hiện hành bị đẩy xuống và mang một ID mới

XXI.2_ Xoá dữ liệu:

Định vị con trỏ ngay dòng cần xoá nhấn Delete hoặc nhấn chuột phải chọn Delete (Task hoặc Resource)

XXI.3_ Chỉnh sửa dữ liệu:

Định vị con trỏ ngay dữ liệu cần chỉnh sửa nhấn F2

Thay đổi thông tin Xong nhấn Enter xác nhận dữ liệu

XXII_ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC TRÌNH ỨNG DỤNG KHÁC:

Microsoft Project 2000 cho phép xuất các thông tin dự án ra các trình ứng dụng khác như: Web page, Microsoft Access, Microsoft Excel… Microsoft Project 2000 hỗ trợ chức năng này bằng cách sử dụng các biểu đồ import/export để xác định cách thức và vị trí dữ liệu sẽ được xuất ra trong các trình ứng dụng khác Một số trình ứng dụng tiêu biểu và gần rủi với Microsoft Project 2000 sẽ được trình bày sau:

XXII.1_ Xuất dữ liệu ra Microsoft Excel:

Người sử dụng muốn có một thông tin lịch trình của file Microsoft Project trong một tài liệu Microsoft Excel Thực hiện các bước sau:

1 Trong menu File, click Save As…

2 Gõ tên của file nhận dữ liệu xuất ra trong hộp File Name, nếu không Microsoft Project 2000 mặc nhiên lấy tên của file Microsoft Project Trong hộp Save in chọn thư mục lưu file mới này

3 Trong hộp Save in types chọn Microsoft Excel Workbook

4 Click Save Xuất hiện hộp thoại sau:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại import/export cho phép chọn hoặc thiết lập một biểu đồ cho việc xuất dữ liệu

5 Chọn một tên biểu đồ để xuất dữ liệu Bước này ngoài việc chọn tên các biểu đồ có sẳn người sử dụng còn có thể tự tạo cho mình một biểu đồ phù hợp với dữ liệu:

• Nếu muốn tạo một biểu đồ hoàn toàn mới chọn New Map… Xuất hiện hộp thoại sau:

Hộp thoại trình bày cách thức tổ chức dữ liệu

o Import/Expor map name: Gõ tên biểu đồ mới vào

o Trong phần Data to import/export chọn các thông tin xuất:

Tasks: Gồm các trường liên quan đến các công việc Resources: Các trường liên quan đến tài nguyên

Asignments: Các trường liên quan đến sự phân công

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại trình bày cách thiết lập các trường dữ liệu cần xuất ra trong biểu đồ

Sau khi đã chọn các dạng dữ liệu trên thì bước kế tiếp

là phải xác lập các thông tin cho biểu đồ với các trường thông tin trong bảng trên

o Trong tuỳ chọn Microsoft Excel options:

Export header row/Import uncludes headers: Xuất cả các tiêu tiêu đề (tên trường)

Include assignments row in output: Xuất cả các dòng

dữ liệu phân công

o Nhấn OK để kết thúc

• Nếu muốn chỉnh sửa bảng có sẳn thì chọn tên bảng đó và nhấn Edit, xuất hiện hộp thoại Define Export/Import Map, các bước thực hiện như phân ftạo mới

• Nếu muốn tạo một bảng sao giống như dạng bảng đã có, chọn ten bảng làm bảng gốc, nhấn Copy

• Nếu muốn lấy một bang khác từ file dự án khác để làm mẫu xuất

dữ liệu, chọn Organizer…(được hướng dẫn chi tiết trong phần “Sao chép các lịch, dạng quan sát, báo biểu, macro, biểu mẫu, bộ lọc, thanh công cụ, thanh menu giữa các file”)

• Nhấn OK để hoàn thành công việc

XXII.2_ Xuất dữ liệu ra các trình ứng dụng khác:

Tương tự như phần Xuất ra dữ liệu Microsoft Excel, các bước và trình tự thực hiện tương tự, vì vậy sẽ không được trình bày

Xem trước thông tin xuất ra

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Chương IV CÁC DẠNG QUAN SÁT SỬ DỤNG CHO VIỆC

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Microsoft Project 2000 cung cấp một loạt các dạng quan sát tiện ích cho công việc quản lý, kết hợp các dạng này người sử dụng có công cụ đủ mạnh để thực hiện công việc quản lý thật hiệu quả, giảm bớt các công việc cho chủ nhiệm dự án rất nhiều Một số dạng quan sát thường dùng sau:

I_ GRANTT CHART:

Vào đầu thế kỷ 19, Henry Grantt đã phổ biến một kỹ thuật lập mô hình mà ngày nay được gọi là biểu đồ Grantt Biểu đồ Grantt trình bày một bảng kê ở bên trái màn hình và một thang thời gian với một biểu đồ thanh ở bên phải màn hình để trình bày các thời khoảng công việc Bảng kê này rất lý tưởng cho việc hình thành và chỉnh sửa danh sách công việc, có thể được tạo các công việc trong một kiểu phác thảo để trình bày các pha chính của một dự án với các chi tiết phụ được lui về bên phải Biểu đồ thanh cho thấy thời khoảng của mỗi công việc và mỗi quan hệ về thời gian của biểu đồ vứoi các công việc khác

Ngoài ra biểu đồ thanh còn cho thấy các tài nguyên phân bổ cho mỗi công việc ở cuối thanh công việc Sự nối kết giữa hai công việc được minh hoạ bởi một mũi tên được vẽ giữa các công việc Thang thời gian có một đường gạch đứng để biểu thị cho ngày tháng hôm nay Vị trí của thanh cho biết khi nào công việc bắt đầu và kết thúc

Ngoài ra người sử dụng còn có thể truy xuất những dạng quan sát và những lệnh khả dụng khác để nhập chi tiết hơn về một công việc đặc biệt

Trong một dự án, người sử dụng có thể nhập tối đa 9.999 công việc, và có thể sử dụng 9.999 dòng trong bảng công việc đó

Sử dụng Grantt Chart để thực hiện những công việc sau:

1 Tạo một dự án mới bằng cách nhập các công việc và các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc này

2 Thiết lập các ràng buộc phụ thuộc cho các công việc bằng cách nối kết các công việc có ràng buộc liên quan lại với nhau Khi tạo các ràng buộc thì các ngày tháng bắt đầu và kết thúc của công việc phụ thuộc có thể thay đổi và thậm chí đến cả ngày tháng bắt đầu và kết thúc của dự án cũng thay đổi

3 Phân công các thành viên tham gia dự án cho các công việc

4 Gantt Chart cho thấy tiến độ thực hiện công việc theo thời gian Có thể theo dõi tiến trình thực hiện của công việc bằng cách đối chiếu bản kế hoạch với ngày tháng bắt đầu và kết thúc thực sự đi kèm với tỷ lệ hoàn thành của mỗi công việc (% complete)

5 Dùng đồ thị biểu diễn chi tiết các thông tin của các công việc

6 Có thể ngắt các công việc ra làm nhiều giai đoạn và tái thực hiện lại sau một thời gian thích hợp

II_ CALENDAR:

II.1_ Giới thiệu:

Khi sử dụng Calendar view người sử dụng sẽ thấy sự hữu ích khi được nhìn dự án trên hậu cảnh có lịch quen thuộc Sau khi hình thành một file dự án

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

bằng các dạng quan sát khác do Microsoft Project cung cấp, cũng có thể rất hữu ích khi người sử dụng phân phát các báo biểu trình bày tất cả các công việc hay những công việc đã chọn trong kiểu dạng lịch Mặc dù đó có thể không phải là dạng tốt nhất cho việc thiết kế và hình thành các dự án phức hợp hay dài, Calendar view có thể được dùng để tạo những dự án đơn giản có thời khoảng ngắn

Một lợi ích đặc biệt của dạng Calendar là nó cũng cho phép chỉnh sửa danh sách công việc Nhiều lệnh menu, các tuỳ chọn của thanh công cụ, và các

tổ hợp phím gọi tắt, được sử dụng để tuỳ đặt việc trình bày và để định nghĩa lịch trình công việc

Có thể cho hiển thị Calendar view từ menu vào View, Calendar, hoặc nhấn vào biểu tượng trong View Bar

Với Calendar người sử dụng có thể thực hiện các công việc sau:

• Kết hợp với lịch cụ thể cho người sử dụng thấy được việc thực hiện công việc trong những ngày phân công Có thể thu gọn lịch trình công việc bằng cách sử dụng công cụ

• Xem lại các công việc đã được lên lịch theo ngày, tuần hoặc tháng

• Lên những kế hoạch đơn giản bằng cách bố trí công việc và ước định khoảng thời gian hoàn thành

• Sắp xếp công việc cho những nhân viên khác

II.2_ Tìm hiểu Calendar:

Calendar view nêu tên tháng bên trên một lịch trình bày một hay nhiều tuần

lễ ngày tháng, với các thanh công việc trải dài từ ngày tháng bắt đầu đến ngày tháng kết thúc của chúng Phần hiển thị mặc nhiên trình bày bốn tuần lễ cùng lúc và gồm có các thanh hay đường thẳng cho tất cả công việc, ngoại trừ các công việc tóm lược (Summary task) Người sử dụng có thể cho nó bao gồm các công việc Summary và có thể thay đổi nhiều đặc tính khác của phần hiển thị bằng việc đặt dạng Calendar theo ý riêng

Trong một số trường hợp lịch không có đủ chỗ để hiển thị tất cả các công việc mà lịch trình của chúng rơi vào một ngày tháng đặc biệt Gặp trường hợp này, người sử dụng sẽ thấy dấu biểu bị tràn đầy ở bên trái màu xám xuất hiện ở đỉnh của hộp ngày tháng Dấu hiệu tràn là một mũi tên nhỏ màu đen chỉ xuống Người sử dụng có thể thấy tất cả các công việc được lên lịch vào một ngày tháng đã cho bằng cách hiển thị một Task List về ngày tháng Để hiển thị Task List, nhấn đúp lên băng màu xám ở trên cùng của hộp date, hoặc có thể theo các bước sau:

1 Định vị con trỏ lên trên đoạn bất kỳ của băng màu xám ở phía bên trên hộp ngày tháng Con số của ngày tháng xuất hiện ở bên phải băng màu xám này trong sơ đồ lịch theo mặc nhiên

2 Dùng nút chuột phải để hiển thị menu Shortcut cho các ngày tháng

3 Chọn Task List từ menu Shortcut Hộp thoại “Task occurring on:” (công việc xảy ra vào ngày:) sẽ hiển thị ngày tháng riêng biệt mà người sử dụng đang nhắm đến

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại chỉ định các công việc đang xảy ra vào ngày tháng xác định

Hộp thoại Task occurring on liệt kê tất cả các công việc mà ngày tháng lịch trình của chúng chứa đựng ngày tháng mà người sử dụng chọn Những công việc nào mà các thanh của nó xuất hiện trong lịch thì có dấu check ở bên trái danh sách

Để tăng số công việc xuất hiện trên lịch, người sử dụng có thể dùng lệnh Zoom out (thu nhỏ lại dùng lệnh Zoom in ) hay những lệnh khác mà người sử dụng phải thay đổi trong kiểu lịch

Calendar cũng giống như các dạng quan sát khác, có thể dùng được nhiều menu gọi tắt Một cách để gọi menu của dạng này là nhấn nút chuột phải vào những điểm khác nhau trên dạng đó

II.3_ Một vài thao tác trên Calendar:

1 Sử dụng bộ lọc để làm rõ dạng

2 Chỉnh sửa dự án

3 Xem chi tiết các công việc

4 Chèn và xoá công việc

5 Hình thành liên kết giữa các công việc

6 Phân bổ tài nguyên cho công việc

III_ NETWORK DIAGRAM:

III.1_ Giới thiệu:

Network Diagram là phần trình bày đồ hoạ về các công việc trong một dự

án, trong đó mỗi công việc được tượng trưng bởi một hộp nhỏ hay nút, và các nút được nối bởi các đường cho thấy sự phụ thuộc công việc Network Diagram hữu ích trong việc tạo cho người sử dụng có một cái nhìn tổng quan về cách các chi tiết công việc ghép nối với nhau Người sử dụng cũng có thể sử dụng Network Diagram như dạng nhập lượng nguyên thuỷ, nhưng không thể truy xuất tất cả các trường dữ liệu cần thiết

Trong Network Diagram người sử dụng không thể sàng lọc danh sách công việc, và người sử dụng không thể dùng Clipboar để sao chép hay di chuyển toàn bộ các công việc Tuy nhiên, có thể dùng Clipboar để cắt, sao chép và dán những phần nhập riêng biệt của trường

Ứng dụng của Network Diagram:

• Thiết lập và điều chỉnh công việc

• Nối các công việc để chỉ định chuỗi công việc, cũng như biết được

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

• Đồ thị hoá các công việc đã kết thúc, các công việc đang thực hiện

và chưa khởi động

• Bố trí các công việc và nhân viên khác để giao phó những công việc quan trọng

III.2_ Tìm hiểu Network Diagram:

Network Diagram hay Pert Chart được đặt tên từ Program Evaluation and Review Technique (PERT), là một phương pháp quản lý dự án được đề xuất bởi phòng Dự Án Đặc Biệt của Hải Quân Mỹ vào năm 1958 Biểu đồ PERT đã được rút ra từ nhiều sơ đồ mạng Phiên bảng phổ biến được dùng trong Microsoft Project trình bày nhiều thông tin về từng công việc, cũng như những thông tin về vị trí của công việc trong luồng hoạt động

Trong Network Diagram, các công việc phụ thuộc (successor) luôn luôn được đặt bên phải hay bên dưới các công việc đi trước (predecessor) Màu sắc hay các kiểu thức viền khung khác nhau sẽ phân biệt các công việc tóm lược, công việc tới hạn, và những cột mốc Các công việc thứ cấp được đặt bên dưới

và bên phải của công việc tóm lược

Mô tả cách làm khung viền nút chỉ thị công việc:

Công việc Hình dạng và khung viền nút

Công việc tới hạn Khung hình chữ nhật viền màu đỏ

Cột mốc Khung hình lục giác viền màu xanh

Công việc tóm lược Khung hình bình hành màu xanh

Các công việc khác Khung hình chữ nhật màu xanh

Nhận biết các công việc hoàn thành sẽ có hai dấu gạch chéo nhau, những công việc đang thực hiện có một đường gạch chéo

Kiểu mặc nhiên của các nút công việc hiển thị năm trường cho công việc: Name (tên), ID (số nhận diện), Dur (Duration-thời khoảng), Start (ngày bắt đầu), Finish (Ngày kết thúc), Res (Resource name -Tên tài nguyên)

III.3_ Một vài thao tác trên Network Diagram:

III.3.1_ Thu phóng dạng Network Diagram:

Trong menu Views của Microsoft Project 2000 cho phép một tuỳ chọn phóng to hoặc thu nhỏ để xem ít hay nhiều dữ liệu Chọn lệnh Zoom từ menu View để xem những tuỳ chọn thu phóng tiêu cự khả dụng Để thay đổi số phần trăm trong Zoom, người sử dụng có thể chọn con số phần trăm trong cửa sổ Zoom và chọn nút OK Dạng mặc nhiên bình thường là Zoom 100%

Mặt khác người sử dụng cũng có thể thu phóng Network Diagram bằng cách chọn công cụ Zoom In và Zoom Out trên thanh công cụ Formatting, sẽ tăng giảm theo gia số đối với phần trăm zoom 25% mỗi lần chọn công cụ Phạm

vi phóng to là 25% đến tối đa 400%

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại phóng to hoặc thu nhỏ màn hình quan sát Network Diagram

III.3.2_ Thay đổi dữ liệu công việc trong Network Diagram:

Để thay đổi dữ liệu công việc được hiển thị trong một nút công việc, thực hiện như sau:

1 Chọn công việc phải chỉnh sửa bằng cách nhấn con trỏ chuột lên nút công việc, hay bằng các phím mũi tên

2 Chọn trường cần chỉnh sửa bằng cách dùng các phím Tab và Shif+Tab hoặc bằng cách nhấn lên trường đó

3 Trong thanh Edit, gõ dữ liệu mới hay chỉnh sửa dữ liệu hiện có

4 Hoàn tất sự thay đổi bằng cách nhấn Enter trong thanh Edit, hay bằng cách chọn một trường hoặc nút khác

Nếu muốn thay đổi các thuộc tính khác mà những thông tin này không xuất hiện trên màn hình thì có thể làm như sau:

1 Chọn nút cho công việc phải chỉnh sửa

2 Nhấn đúp lên nút công việc để hiển thị Task Information

3 Dùng các bảng Folder thực hiện những thay đổi mà người sử dụng muốn

4 Chọn OK

III.3.3_ Thêm, xoá công việc vào Network Diagram:

Người sử dụng có thể thêm trực tiếp các công việc vào dự án trong dạng Network Diagram Thực hiện như sau:

1 Nếu có thể, hãy chọn công việc nếu người dùng muốn nó là công việc đi trước công việc mới Bước này chỉ bảo đảm rằng nút của công việc mới được đặt bên phải công việc đi trước

2 Nhấn phím Insert để chèn một nút trống về bên phải công việc đã chọn, hoặc chọn lệnh Insert Task từ menu Insert Số ID của công việc mới lớn hơn một số đối với công việc đã chọn, và tất cả các công việc hiện thời

có số ID cao hơn công việc đã chọn thì được tăng một số Công việc mới

sẽ được chèn ngay lên trên nút công việc về bên phải của công việc đã chọn

3 Gõ dữ liệu cho công việc mới Dùng Tab để di chuyển từ trường này sang trường khác

Ngoài ra cũng có thể tạo một nút công việc mới bằng cách kéo con trỏ chuột để tạo một hình chữ nhật trong một vùng trống của Network Diagram

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Xoá các công việc trong Network Diagram rất đơn giản, người sử dụng chỉ cần chọn công việc sau đó nhấn Delete

III.3.4_ Liên kết các công việc trong Network Diagram:

Người sử dụng có thể tạo các liên kết công việc trong Network Diagram bằng cách kéo chuột từ công việc đi trước đến công việc tiếp nối Mối quan hệ công việc sẽ là mối quan hệ Finish-to-Start không có thời gian sớm trễ Nếu muốn thay đổi mối quan hệ, hãy nhập thời gian sớm hay trễ, hoặc xoá liên kết công việc, phải nhấp đúp lên đường nối các công việc Hộp thoại Task Dependency xuất hiện, người sử dụng có thể định nghĩa lại mối quan hệ công việc

Hộp thoại thay đổi các quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

Để liên kết các công việc trong Network Diagram, người sử dụng có thể kéo từ nút công việc đi trước đến công việc tiếp nối và thả nút chuột ở nút công việc tiếp nối Một đường thẳng sẽ được vẽ để nối các công việc, với một mũi tên ở đầu công việc tiếp nối

III.3.5_ Thay đổi khung dạng của hộp công việc trong NetWork Diagram:

NetWork Diagram cho phép người sử dụng thay đổi dạng trình bày của các hộp công việc bằng cách nhấn double vào khoảng trống của màn hình hoặc vào Format, Box Style hộp thoại Box Style:

Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu

Hộp thoại thay đổi dạng trình bày của nút công việc trong NetWork

Diagram

• Style setting for: Cho phép chọn một dạng hộp thông tin để trình bày

dữ liệu theo yêu cầu của người sử dụng

• Preview: Khung hiển thị mẫu được chọn cho người sử dụng xem trước

• Data template: Chọn kiểu dữ liệu cần hiển thị lên hộp thông tin Muốn

thay đổi cách trình bày dữ liệu, hoặc có thể tạo một dạng trình bày

dữ liệu khác thì có thể chọn More Templates…

• Border: Thay đổi khuông dạng và màu sắc của khung hộp dữ liệu Hộp Shape cho phép thay đổi dạng khung viền hoặc các đường nét bên trong của hộp, hộp Color cho phép thay đổi màu sắc khung và các đường nét bên trong hộp, hộp Width cho phép thay đổi lớn của các đường khung viền

• Background: Trình bày màu nền và dạng đường nét của nền Hộp

Color cho phép thay đổi màu của nền hộp, hộp Pattern cho phép chọn cách trình bày các đường nét của nền hộp

IV_ TRACKING GRANTT:

Một dạng quan sát với thông tin hình ảnh về các giá trị baseline, được so sánh với lịch trình hiện thời, là dạng được hình thành bởi Tracking Gantt Dạng này thường được gọi là Tracking Grantt Dạng này trình bày hai thanh công việc cho mỗi công việc, thanh trên tượng trưng cho các ngày tháng bắt đầu và kết thúc của baseline và thanh dưới tượng trưng các ngày tháng bắt đầu và kết thúc được tính toán hiện thời cho công việc đó

Khi nào dự án tiến hành theo kế hoạch, thì các ngày tháng trên hai thanh vẫn phù hợp với nhau Khi các ngày tháng của công việc bất kỳ lệch khỏi bản

cơ sở (baseline), người dùng có thể thấy ngay lập tức sự trên lệch này Công việc phải gánh chịu thêm vào thì được phản ánh dịch xa hơn về bên phải ngày tháng kết thúc theo lịch Một điều chú ý là bất kỳ công việc tiếp nối nào cũng sẽ

bị ảnh hưởng tương tự

Những điểm cần chú ý khi làm việc với Tracking Grantt:

1 Chương trình sẽ tính tỷ lệ của tổng công việc đã hoàn thành dựa theo quy trình của những công việc phụ Người sử dụng cũng có thể tự nhập

4 Để chỉ định quy trình đối với các tác vụ lặp lại nhiều lần, thêm % trường Complete vào Grantt Chart và nhập một con số bất kỳ vào trường đó Trên thanh View Bar, kích Grantt Chart và sau đó từ menu Insert, kích column Kích % Complete trong khung Filed name và nhập tỷ lệ vào trường % complete cho công việc lặp lại nhiều lần