báo cáo thực tập đề tài “Quản Lý Công Văn”

- Giải quyết, theo dõi các lĩnh vực công tác sau: + Giữ mối quan hệ với Văn phòng Huyện ủy; + Kiểm tra và ký các văn bản truyền đạt phổ biến, thông báo ý kiến của HĐND và UBND, Chủ tịc

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ,nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trongcuộc sống Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành lĩnh vực, cơ quan nhànước, doanh nghiệp tư nhân, xí nghiệp,…và đặc biệt trong công tác quản lý nóichung và quản lý công văn nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc quản lýcông văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lựccũng như tài chính Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tínhđược sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học … giúp cho côngviệc được tốt hơn Việc sử dụng máy tính vào công tác quản lý công văn là mộtyêu cầu cấp thiết nhằm xóa bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém

về nhiều mặt

Qúa trình nghiên cứu và khảo sát công tác ở Phòng lao động – Thương binh &

Xã hội huyện Cư Kuin em đã xây dựng đề tài “Quản lý công văn” với mong

muốn giúp cho việc quản lý được dê dàng, thuận tiện và tránh sai sót Đề tài

“Quản lý công văn” nhằm thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy

Thứ hai: là khó khăn trong việc tra cứu thông tin, thống kê báo cáo…

quản lý công văn là một chương trình ứng dụng rất thực tế đối với UBND huyện

hệ thống giúp cho người quản lý công văn một cách gọn gàng, nhanh chóng vàchính xác hơn

Đây là cơ hội thuận lợi cho em áp dụng thực tế và học hỏi thêm đượcnhiều kiến thức mới, nâng cao kiến thức của bản thân

2 Mục đích nghiên cứu

Xây dựng chương trình quản lý công văn áp dụng cho Phòng lao động –Thương binh & Xã hội huyện, tự động hóa công tác quản lý công văn Có thể truycập, thống kê, báo cáo, tra cứu theo yêu cầu của người sử dụng Đề tài được xâydựng trên kiến trúc Client/Server, Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005, Môitrường lập trình Visual Basic 6.0 để phát triển ứng dụng

3 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ, phân tích thiết kế hệ thống, xây dựng chương trìnhquản lý công Phòng lao động – Thương binh & Xã hội Cư Kuin

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống

- Thiết kế hệ thống Cơ sở dữ liệu

- Thiết kế chức năng, giao diện của chương trình

5 Phạm vi nghiên cứu

Quản lý Công văn là một chương trình quản lý với quy mô nhỏ chỉ áp dụng quản

lý trong một UBND huyện và đây là một chương trình mới, phát triển độc lập và

có khả năng tích hợp vào hệ thống lớn hơn

6 Cái mới của đề tài

Xây dựng chương trình ứng dụng, tự động hóa công tác quản lý Công văn

7 Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát thực tiễn, thu thập những thông tin và tài liệu có liên quan

- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan

- Áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện

đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo UBND huyện CưKuin, các thầy cô giáo khoa Tin Học Ngôn Ngữ Kinh Doanh, đặc biệt là cô giáo

Phạm Thị Thúy Vân, Phòng Lao động Thương binh và xã hội đã nhiệt tình

giúp đỡ trong suốt quá trình qua Và em cũng chân thành cảm ơn các bạn bè đãgiúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hiện tốt đè tài này.Tuy nhiên do điềukiện và thời gian có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, mong nhận được ý kiếnđóng góp quý báu của thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp cho đề tài được hoànthiện hơn

Chân thành cảm ơn!

Cư Kuin, ngày 08 tháng 10 năm 2011

Sinh viên thực hiện

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

2 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập tại phòng Lao động Thương binh và Xã hội huyện

Cư Kuin, em đã được sự quan tâm, giúp đỡ, nhiệt tình của công việc chỉ bảo tậntình của lãnh đạo phòng và các cán bộ tại văn phòng Lao động Thương binh và Xãhội Em đã học hỏi được rất nhiều điều, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn vềcông tác văn thư và công tác quản lý Công Văn là việc thống kê số lượng văn bản

đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu tốt Bên cạnhnhững thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề

Tất cả các khâu trong công tác văn thư đều được cán bộ văn thư tại Văn phòngUBND huyện làm tốt từ việc quản lý văn bản đi – đến cho tới việc quản lý và sửdụng con dấu đều được thực hiện theo đúng nghiệp vụ do cán bộ văn thư đượctrang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm

Qua quá trình thực tập đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụngnhững kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũngkhông đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn những thứ sao chophù hợp với công việc của mình

Trong quá trình thực tập, không tránh tránh khỏi những sai sót, em cũng đã

có gặp phải những sai sót trong quá trình làm việc nhưng em đã được các cán bộquan tâm, chỉ bảo tận tình để em biết được nhưng lỗi mình đã mắc phải để sửa sai

Và đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm công việc khi bướcvào thực tế

Và em tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thànhhơn, vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô, đặc biệt cô Phạm Thị

Thúy Vân đã trang bị cho những học trò của mình vốn kiến thức đầy đủ để giúp

cho quá trình thực tế không ngỡ ngàng và tự tin với kiến thức mình đã được trang

bị ở trường Và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các lãnh đạo và anh chị

trong Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, đã giúp đỡ, bảo ban em trong

quá trình thực tập tại cơ quan./

Chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Cư Kuin, ngày tháng 2011

Người hướng dẫn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

4 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

PHẦN I GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I SƠ LƯỢC VỀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆNCƯ KUIN

1.Tổ chức hành chính :

Huyện Cư Kuin được thành lập theo Nghị định 137/2007/NĐ-CP ngày27/8/2007 của Chính phủ trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành chính huyện KrôngAna, có tổng diện tích tự nhiên 28.830 ha, gồm 08 đơn vị hành chính cấp xã Dân

số của huyện là: 20.942 hộ với 111.871 nhân khẩu, dân tộc thiểu số chiếm 27,5%,

có 17 dân tộc cùng chung sống hòa hợp, đoàn kết và bình đẳng Với vị trí địa lýnhư sau: Phía Đông giáp huyện Krông Pắc, phía Tây giáp huyện Krông Ana -Thành phố Buôn Ma Thuột, phía Nam giáp huyện Krông Bông - huyện KrôngAna, phía Bắc giáp Thành phố Buôn Ma Thuột - huyện Krông Pắc

Huyện Cư kuin được thành lập từ 8 xã phía Bắc huyện Krông Ana với tổng diệntích 28.830 ha ,dân số gần 110.000 người ,đời sống kính tế của người dân chủ yếucanh tác cây công nghiệp dài ngày …

Huyện gồm 8 xã : Ea Ning; Ea Tiêu; Ea Ktur; Ea Bhôk; Hòa Hiệp; Dray Dhăng;

Ea Hu; Cư Êwi;

Hiện tại trung tâm hành chính huyện đang được chuẩn bị xây dựng tại xãDray Bhăng, các cơ quan huyện đang làm việc tại xã Ea Bhôk, Ea Ktur

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Cư Kuin:

a Chức năng.

UBND huyện Cư Kuin là cơ quan chấp hành của HĐND và UBND tỉnhĐăk Lăk, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm và báocáo công tác lên HĐND huyện Cư Kuin và UBND tỉnh Đăk Lăk, chịu sự lãnh đạotrực tiếp, toàn diện của UBND tỉnh Đăk Lăk Thực hiện chức năng quản lý Hànhchính Nhà nước về các lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa – Xã hội, An ninh - Quốcphòng trên địa bàn huyện

b Nhiệm vụ.

Xây dựng kế hoạch và thực hiện những chủ trương, chính sách của ĐảngNhà nước và UBND tỉnh Đăk Lăk; chỉ đạo, hướng dẫn việc phát triển kinh tế vănhóa và các mặt khác của huyện

Thực hiện, giám sát, kiểm tra việc tuân theo Pháp luật và các quy định củaNhà nước đối với đơn vị kinh tế thuộc thành phần, tổ chức quần chúng, tổ chức xãhội và cư dân trên địa bàn huyện

Quản lý ngân sách huyện, hướng dẫn việc phát triển ngân sách các phòngban; theo dõi các tổ chức, cán bộ, chăm lo đời sống nhân dân và cán bộ trong toànhuyện

Tổng hợp và báo cáo cho UBND tỉnh Đăk Lăk nắm được mọi hoạt độngtrong phạm vi toàn huyện.

c Quyền hạn.

Lập dự án thu chi ngân sách của huyện hàng năm trình lên HĐND huyện

Cư Kuin và báo cáo UBND tỉnh ĐăkLăk, tổ chức thực hiện theo kế hoạch đượcgiao đúng chế độ quản lý Nhà nước

Giám sát và phối hợp với các ngành, chức năng của huyện, kiểm tra hoạtđộng của các đơn vị sản xuất kinh doanh trên địa bàn huyện, nếu có vi phạm phápluật của Nhà nước và quy định của UBND tỉnh ĐăkLăk thì UBND huyện Cư Kuinđược quyền xử lý

UBND huyện Cư Kuin có quyền ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Báocáo, Thông báo, Công văn, Tờ trình… để hướng dẫn thực hiện các chủ trương,chính sách của Nhà Nước

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC :

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

6 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

BAN LÃNH ĐẠO UBND

- Chủ tịch UBND huyện: Ông Lê Xuân Nhân

Điện thoại: 05003.640.565

Lĩnh vực phụ trách: Phụ trách chung, kiêm theo dõi chỉ đạo khối Nộichính, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch kế hoạch và côngtác tổ chức cán bộ; giữ mối quan hệ với Thường trực HĐND, các Ban HĐND,UBMTTQ và các đoàn thể quần chúng của huyện

- Phó Chủ tịch UBND huyện: Ông Nguyễn Năng Chung

Điện thoại: 05003.640.564

Lĩnh vực phụ trách:

- Trực tiếp phụ trách theo dõi chỉ đạo các lĩnh cực: Nông nghiệp, Lâmnghiệp, Thủy lợi, Thủy sản, Công nghiệp, Khoa học - Công nghệ, Xây dựng nôngthôn, Xây dựng cơ bản, công tác phòng chống lụt bão và giảm nhẹ thiên tai, Quản

168, Lao động - Xã hội và công tác Xóa đói giảm nghèo

CÁC PHÒNG BAN TRỰC THUỘC UBND HUYỆN

1 Văn phòng HĐND & UBND huyện.

* Chánh Văn phòng : Ông Võ Tấn Huy

Điện thoại: 05003.640.542

Lĩnh vực phụ trách: Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện

- Giải quyết, theo dõi các lĩnh vực công tác sau:

+ Giữ mối quan hệ với Văn phòng Huyện ủy;

+ Kiểm tra và ký các văn bản truyền đạt phổ biến, thông báo ý kiến của HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện đến các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể, đơn vị trong huyện;

+ Trực tiếp xem xét, tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch UBND huyện giải quyết các đề xuất liên quan công tác Nội vụ; Nội chính (BCH quân sự huyện, Công an huyện, Tòa án, Viện Kiểm sát, Thi hành án);Giáo dục và Đào tạo

+ Xử lý văn bản đến;

+ Phụ trách các xã

* Phó Chánh Văn phòng: Ông Ngô Tấn Lễ

Điện thoại : 05003.640.629

Lĩnh vực phụ trách: Thường trực Văn phòng, thay mặt Chánh Văn phònggiải quyết các công việc của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng, giải quyết các nội dung công việc do Chánh Văn phòng ủy quyền

Giúp Chánh Văn phòng theo dõi phụ trách các lĩnh vực công tác sau:

+ Tham mưu công tác HĐND;

+ Tham mưu trình UBND huyện giải quyết và đôn đốc việc thực hiện công tác phòng: Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên và Môi trường, Nông nghiệp và PTNT, Công thương, Văn hóa và Thông tin; Y tế, Bảo hiểm xã hội; Lao động Thương binh và Xã hội; các vấn đề liên quan đến Doanh nghiệp; phòng chống lụt bão và giảm nhẹ thiên tai; kiểm tra các báo cáo của UBND và HĐND

Tham mưu lĩnh vực tiếp dân; xử lý văn bản trong các lĩnh vực: Tư pháp, Thanh tra; phụ trách “Nhà một cửa”; công tác Dân tộc; chương trình 134;

3 Phòng Tài chính & Kế hoạch

+ Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Huệ

+ Điện thoại : 05003.640.547

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về các lĩnh vực: tài chinh, tài sản; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinhdoanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế

tư nhân

4 Phòng Tài nguyên và Môi trường

+ Trưởng phòng: Ông Trần Đình Nhuận

+ Điện thoại : 05003.640.554

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường

5 Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội

+ Trưởng phòng: Ông Trần Minh Thông

+ Điện thoại : 05003.640.540+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyệnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạynghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn laođộng; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng chống tệ

nạ xã hội; bính đẳng giới

6 Phòng Văn hóa - Thông tin

+ Trưởng Phòng: Ông Hồ Đức Đồng

+ Điện thoại: 05003.640.550

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

8 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hóa; gia đình; thể dục thể thao; du lịch; bưu chính viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản.

7 Phòng Giáo dục & Đào tạo

+ Trưởng phòng: Ông Nguyễn Văn Vĩnh

+ Điện thoại : 05003.640.551

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình vànội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lýgiáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chếthi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

10 Phòng Nông nghiệp & PTNT huyện

+ Trưởng phòng: Ông Nguyễn Quốc Hoàn

+ Điện thoại : 05003.640.543

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triểnnông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xãnông lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn trên địa bànxã

12 Phòng nội vụ

+Trưởng Phòng : Ông Hoàng Mạnh Hùng

+ Điện thoại : 05003.640.546

+ Chức năng: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành; chính quyền dịa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viêcn chức nhà nước, cán bộ, coong chức xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư,lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

3 Tìm hiểu Hệ thống quản lý của UBND HUYỆN Cư Kuin

Hiện này ở tất cả các phòng ban lãnh đạo đều đã sử dụng máy tính,ban lãnh đạocấp trên đã biết đưa ứng dụng của Công Nghệ Thông Tin trong công cuộc tổ chứchành chính cũng như trong quản ly nhân sự và các hệ thống quản lý khác như :

 Quản lý nhân viên - tiền lương

 Quản lý nhân khẩu ở các thôn buôn(số hộ nghèo,các diện thuộc giađình chính sách,….)

 Quản lý hồ sơ nhân viên trong cơ quản

 Quản lý đất đai

 Quản lý công văn

 Quản lý các thông tư chỉ thị, hiến pháp, pháp luật …

Sử dụng hệ thống mạng chặt chẽ với tốc độ cao đã giúp cho cán bộ làmviệc một cách nhanh chóng và đạt kết quả cao hơn, trao đổi những thông tin liênquan tiết kiệm được thời gian làm việc

Đa số sử dụng phần mềm Excel và Access trong quản lý lương và quản lý

hộ khẩu nhân khẩu,đất đai,các thông tư chỉ thị,hiến pháp,pháp luật, …

II TÌM HIỂU VỀ CÁCH TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG HIỆN NAY

1 Tổ chức của hệ thống hiện nay :

1) Quản lý công văn đến :

Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến;phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giảiquyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống

kế, nhắc nhở)

 Công văn đến có thể là do cơ quan gửi đến hoặc cá nhân gửi đến

 Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghivào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn đượcchuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từkhiếu nại,…; phân loại công văn thành các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai,dân số…

 Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan

 Các cán bộ chuyên trách, các ủy viên sẽ xem xét công văn, nếu tự giảiquyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết được,cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi.Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cầnchuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi)

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

10 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

 Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghinhững thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi.

 Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng –thống kê sẽ soạn thảo, trình Chủ tịch, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi

 Công văn đến có các thông tin:

STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi)

Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gửi

Ngày CV: ngày ghi trên công văn

Ngày đến: ngày huyện nhận công văn

Ngày vào sổ:

Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạocủa cơ quan nếu do cơ quan gửi

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…

Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản

2) Quản lý công văn đi :

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành vàgửi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khaicông văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở)

 Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán

bộ chuyên trách Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để

ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình

 Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán

bộ chuyên trách văn phòng – thống kê đóng dấu và gởi đi

 Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc:đóng dấu, vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địachỉ cần thiết

 Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nộidung công văn Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định đượcxác định rõ ở tiêu đề của công văn

 Công văn đi có các thông tin:

Số CV: số của công văn đi

Ngày CV: ngày gửi công văn đi

Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan

Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…

Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung

3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin :

Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhucầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn.

 Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:

- Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn

- Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một côngviệc nào đó

Danh mục loại Công Văn

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

12 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

Giao thông vận tải

Khoa học & Công

 Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV)

 Tìm kiếm theo loại

 Tìm kiếm theo lĩnh vực

 Tìm kiếm theo cơ quan

 Tìm kiếm theo nhân viên nhận

 Tìm kiếm theo ngày công văn đến

 Tìm kiếm theo ngày vào sổ

Tìm kiếm CVĐi :

 Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI)

 Tìm kiếm theo loại

 Tìm kiếm theo lĩnh vực

 Tìm kiếm theo nhân viên ký

 Tìm kiếm theo ngày công văn đi

Tìm kiếm Lĩnh Vực:

 Tìm kiếm theo tên lĩnh vực

Tìm kiếm Loại Công Văn:

 Tìm kiếm theo tên loại

Tìm kiếm Phòng Ban:

 Tìm kiếm theo tên phòng ban

Tìm kiếm Nhân Viên:

 Tìm kiếm theo tên nhân viên

Một số khó khăn hiện nay:

- Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ,tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ

- Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát

- Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn

II DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG:

STTCV; NGAYCV; SOCV;

TRÍCHYẾU;NƠIGỬI;GHICHÚ;Ý KIẾN LĐ

Lãnhđạo Vănthư

D4 Nhận công văn

đến và ý kiếnlãnh đạo (nếu

cần sự hồibáo)

 Công văn đi:

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

14 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

Chuyên viên phụ trách

đã soạn,được trình

lên

SOCVĐI;NGÀYCV;

NGƯỜI NHẬN; NƠINHẬN;NGƯỜI SOẠNTHẢO; TRÍCH YẾU;

GHI CHÚ

Chuyênviên phụtrách

NGƯỜI SOẠN THẢO;

Cơ quan ngoàiD3

D1

D2

D4

DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC

 Công văn đến:

Lưu

Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt

công văn (kiểm tra Yêu cầu tính hợp soạn thảo Gửi đi của công CV hồi báo văn)  Công văn đi: Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công văn Vào sổ Chuyển Cơ quan Công văn công văn công văn

ngoài ↕ (Xem/Sửa) Lưu trữ IV Các loại biểu mẩu, báo cáo: 1 Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐẾN STTCV:

Số CV:

Ngày công văn đến:

Ngày vào sổ:

Người ký:

Ghi chú:

Trích yếu:

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

16 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

đạo Chuyên viên phụ trách

Văn thư

Chuyên viên

Văn thư

Mẩ uD0 1

Số CV

Ngày CV

Loại CV

Trích yếu

Người nhận,

xử lý

Ghi chú

Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng đểghi vào tất cả công văn đến

BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN

STT Số

CV

Tên Lĩnh Vực

Tên Loại

nhận

Ngày vào sổ

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI

thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theotừng loại công văn cụ thể.

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NƠI GỬI

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NHÂN VIÊN NHẬN

mà nhân viên này nhân được

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỞI GIAN VÀO SỔ

mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra

4 Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi:

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

18 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

Mẩ uD1 2

CÔNG VĂN ĐI

Số CV:

Ngày công văn đi:

Người ký:

Người nhận:

Ghi chú:

Trích yếu:

SỔ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày

Ngày

vào

của

CV

Loại CV

Ngày ký

Trích yếu

Nơi nhận

Người ký

Người soạn thảo

Sổ công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đi

BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI

Ngày:

Số

CV

Đi

Tên

Loại Tên Lĩnh

Vực

CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú

Tổng số:

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LĨNH VỰC

Ngày:

Tên Lĩnh vực:

Số

CV

Đi

Tên

Loại

CV Đi

yếu

Ghi chú

Tổng số:

Mẩ uD1 7

BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LOẠI

Ngày CV Đi

V YÊU CẦU TIN HỌC HÓA:

Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa)

Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theoloại, theo nơi gửi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên

Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi,

theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gửi/ nhận )

VI CHỌN ĐỀ TÀI

Qua quá trình tìm hiểu hệ thống quản lý của UBND huyện em chọn đề

tài Quản lý Công văn của Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

Sơ đồ của Phòng :

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

20 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

VII QUY ĐỊNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ

CHỨC BỘ MÁY CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.

A Chức năng:

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷban nhân dân huyện Cư Kuin; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện

chức năng quan lý nhà nước về lĩnh vực: việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lương,

tiên công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện,

bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công, bảo trợ xã hội; bảo vệ và

chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung là lĩnh

vực lao động, người có công và xã hội) trên địa bàn huyện và thực hiện một số

nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, Uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện

và theo quy định của pháp luật

Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có con dấu và

tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của

Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sư chỉ đạo; hướng dẫn kiểm tra, thanh tra

về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động -Thương binh và xã hội

B NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

-Trình Uỷ ban nhân dân huyện bàn hành các quyết định, chỉ thị, quyhoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm ; đề án, chương trình trong lĩnh vực

quản lý nhà nước được giao; Trình phê duyệt họ thoát nghèo, hộ nghèo mới, hộ

tái nghèo trên địa bàn

Trưởng phòng

Bình đẳng giới

Dạy

XH

Giảm nghèo

Thi đua khen thưởng báo cáo

Chính sách NCC

LĐ&

việc làm

BHX

Chăm Sóc &

GD TE

VT Thủ Quỹ

- Trình chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện dự thảo quyết định, chỉ thịthuộc hầm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện về lĩnh vực lao

động, người có công và xã hội

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch ,kếhoạch, đề án, chương trình về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên địa

bàn huyện sau khi được phê duyệt, thông tin, tuyền truyền, phổ biến, giáo dục

pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được giao

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực ngành đốivới tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của

các hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động,

người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

-Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối vớicác cơ sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao động xã

hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp ủy quyền

- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện :

1 Lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thật nghiệp

- Hướng dẫn thực hiện, chương trình giải pháp về việc làm chính sáchphát triển thị trương lao động của huyện trên cơ sở chương trình mục tiêu quốc

gia về việc làm của tỉnh ;

- Hướng dẫn và thực hiện các quy định của pháp luật về :

+ Bảo hiểm thật nghiệp ;

+ Chỉ tiêu và các giải pháp tạo vệc làm mới ;

+ Chính sách tạo việc làm trong các doanh nghiệp, hợp tác xã, các loại

hình kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

+ Tổ chức quản lý và sử dụng nguồn lao động, thông tin thị trường lao

động ;

+ Chính sách việc làm đối với đối tượng đặc thù (người chưa thanh niên,

người tàn tật, người cao tuổi và các đối tượng khác.) lao động việc làm tại nhà,

lao động dịch chuyển

- Quản lý tổ chức, giới thiệu việc làm theo quy định của pháp luật

2 Về lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc tại nước ngoài theohợp đồng :

- Hướng dẫn và tổ chúc thực hiện việc đưa người Việt Nam đi làm việc

ỏ nước ngoài theo hợp đồng tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Tuyền truyền, phổ biến chủ trưởng, chính sách pháp luật của Nhà nước

về việc người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác đào tạo nguồn lao đồng,tuyển chọn lao động đi làm ở nước ngoài thuộc phạm vi quản lý của nhà nước của

huyện

- Thông báo cho người kết thúc hợp đồng lao động ở nước ngoài trở vềnước nhu cầu tuyển dụng trong nước; hướng dẫn giới thiệu người lao động đăng

ký tìm việc làm;

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

22 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

tuyển sinh ,quy chế thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng, chứng chỉ

nghề, chế độ chính sách đối với các bộ quản lý, giáo viên dạy nghề và học sinh,

sinh viên học nghề đối với các cơ sở dạy nghề trên địa bàn theo quy định của

pháp luật

Hướng dẫn thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng giáo viên và cán

bộ quản lý dạy nghề

4 Về lĩnh vực lao động tiền công, tiền lương:

- Hướng dẫn việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể,

thương lượng ký kết thỏa ước lao động tập thể, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật

chất, giải quyết tranh chấp lao động và định công; chế độ đới với người lao động

trong sắp xếp, tổ chức lại và chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp phá

sản, doanh nghiệp giải thể, doanh nghiệp cổ phần hóa, bán khoán, cho thuê doanh

nghiệp;

- Hướng đẫn việc thực hiện chế độ tiền lương, tiền công theo quy định của

pháp luật;

5 Về lĩnh vực an toàn lao động:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chương trình bảo hộ lao động, an toàn lao

động, vệ sinh lao động trên địa bàn;

- Hướng dẫn các tổ chức, cá nhân sử dụng lao động thực hiện khai báo, điều

tra, lập biên bản, thống kê và báo cáo về tai nạn lao động;

6 Về lĩnh vực người có công:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của nhà nước đối với người

có công với cách mạng trên địa bàn;

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ và các công

trình ghi công liệt sỹ trên địa bàn được giao;

- Quản lý đối tượng và quản lý kinh phí thực hiện các chế độ, chính sách ưu

đãi đối với người có công với cách mạng theo quy định;

- Hướng dẫn và tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý và sử

dụng quỹ đền ơn đáp nghĩa theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện công tác chi trả trợ cấp, phụ cấp cho đối tượng hưởng

chính sách người có công trên địa bàn

7 Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:

- Hướng dẫn và thực hiện các chế độ, chính sách đối với các đối tượng bảo

trợ xã hội;

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chính sách, dự án về giảm nghèo, chương

trình mục tiêu về giảm nghèo của tỉnh và các chương trình, dự án, đề án về trợ

giúp xã hội;

- Tổng hợp, thống kê, quản lý theo dõi biến động hộ nghèo và đối tượngbảo trợ xã hội trên địa bàn huyện;

8 Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hành động bảo

vệ, chăm sóc trẻ em trên địa bàn huyện;

- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo

vệ và chăm sóc trẻ em thuộc phạm vi quản lý của huyện, xây dựng xã phù hợp vớitrẻ em;

- Tổ chức thực hiện chương trình hành động vì trẻ em của tỉnh, các chươngtrình, dự án, kế hoạch bảo vệ, chăm sóc trẻ em và trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt;

- Tổ chức, thực hiện giám sát, đánh giá việc thực hiện các quyền trẻ emtheo quy định của pháp luật, các chế độ chính sách về bảo vệ, chăm sóc trẻ em;

9 Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch và giải phápphòng, chống tệ nạn mại dâm, cai nghiện ma túy, phòng, chống HIV/AIDS chođối tượng mại dâm, ma túy cộng đồng;

10 Về lĩnh vực bình đẳng giới:

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chính sách, chương trình, dự án, kế hoạch

về bình đẳng giới sau khi phê duyệt;

- Hướng dẫn việc lồng ghép các chương trình về bình đẳng giới trong việcxây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Tổchức thực hiện các biện pháp thúc đẩy bình đẳng giới phù hợp với điều kiện kinh

tế - xã hội của địa phương

11 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công

và xã hội đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

12 Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách về lao động, người

có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêucực, chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội theo quyđịnh của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

13 Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ vềlĩnh vực lao động, người có công và xã hội

14 Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và Sở Lao động –Thương binh và Xã hội

15 Triển khai chương trình cải cách hành chính của huyện theo mục tiêu vànội dung chương trình cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

16 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độđãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theoquy định của pháp luật và phân công, phân cấp, ủy quyền của UBND huyện

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

24 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

17 Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phâncấp của Ủy ban nhân dân huyện.

18 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyện giao vàtheo quy định của pháp luật

C CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ

Điều 3 Cơ cấu tổ chức và biên chế.

1 Phòng lao động – Thương binh và Xã Hội có 01 trưởng phòng và khôngquá 02 phó trưởng phòng

a) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện, chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng;

b) Các Phó trưởng phòng là người giúp đỡ trưởng phòng, chịu trách nhiệmtrước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

c) Việc bổ nhiệm trưởng phòng, phó trưởng phòng do chủ tịch Ủy ban nhândân quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Ủy ban nhân dân cấptỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khenthưởng, kỷ luật và chế độ, chính sách khác đối với trưởng phòng, phó trưởngphòng thực hiện theo quy định của pháp luật

2 Biên chế của phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là biên chế quản

lý nhà nước, trong tổng biên chế của huyện được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàngnăm, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ theo chức năng, nhiệm vụ đểphòng hoàn thành nhiệm vụ

3 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội phối hợp với phòng Nội vụtrình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức và mối quan hệ công tác giữa phòng Lao động - Thương binh và Xã hội vớicác phòng ban, chuyên môn cấp huyện theo quy chế dân chủ và các quy định hiệnhành của pháp luật

D ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

2 Phối hợp với thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện và Chủ tịch

Ủy ban nhân dân 08 xã thực hiện tốt quy định này

PHẦN II

1 Tổng quản về hệ thông quản lý Công văn :

Quản lý công văn thì có công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ.

Tổng quan về chương trình quản lý này sẽ giúp cho người quản lý cácthông tin của Công văn về từng loại công văn khác nhau dễ dàng hơn trong việctra cứu

Ở UBND huyện Cư Kuin có bộ máy tổ chức của Đảng, Nhà nước có cáccông văn đến, công văn đi, công văn nội bộ

- Công văn đến: Mã công văn đến, ngày nhận, mã loại, tên công văn đến,nội dung công văn đến, địa chỉ cơ quản đến, điện thoại cơ quan gửi, ngày hẹn trảlời để lưu trữ sau đó chuyện đến lãnh đạo, các bộ phận có chức năng và cán bộ đểgiải quyết

- Công văn đi: Chuyên viên soạn thảo văn bản gửi cho lãnh đạo ký duyệtsau đó chuyển xuống văn thư lấy số theo thể loại và các thông tin của công văn đinhư: mã văn bản đi, tên văn bản gửi đi, ngày gửi, người ký, mã loại, mã cơ quangửi, yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời, đồng thời chuyển xuống bộ phận phát hànhchuyển đi và theo dõi trả lời của công văn mà cơ quan đó ban hành

- Công văn nội bộ: Chuyên viên soạn thảo văn bản gửi lãnh đạo ký duyệtsau đó chuyển xuống văn thư lấy số theo thể loại: mã công nội bộ, ngày gửi, người

ký, mã loại, tên công văn đi, mã cơ quan gửi, yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời, báocáo, quyết định …sau đó chuyển xuống bộ phận trong cơ quan và theo dõi trả lờinếu có

Hệ thống quản lý công văn được xây dựng với các chức năng danh chongười quản lý công văn:

 Nhập, thay đổi, xóa công văn đến

 Nhập, thay đổi, xóa công văn đi

 Nhập, thay đổi, xóa công văn nội bộ

2.Vai trò của hệ thống quản lý công văn :

Chức năng của hệ thống: Thực hiện yêu cầu cần đăng nhập đúng tên đăngnhập và mật khẩu thì mới được quyền truy nhập vào hệ thống và chọn thoát khi

muốn thoát khỏi hệ thống

Chức năng xem, xử lý công văn:

Bao gồm các công việc:

Nhập các thông tin về công văn đến

Nhập các thông tin về công văn đi

Nhập các thông tin về công văn đến nội bộ

Chức năng in, báo cáo :

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

26 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

- Xuất ra danh sách các loại công văn

- Xuất ra danh sách theo lĩnh vực,…

Chương II

PHẦN TÍCH - THIẾT KẾ HỆ THỐNG VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN

I Lựa chọn hệ thống quản lý và phương pháp tiến hành:

1 Lựa chọn Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu đễ xây dựng chương trình :

Hiện nay công nghệ thống tin phát triển có rất nhiều phần mềm để quản lý

dư liệu một cách hiệu quả nhanh chóng cho phép chúng ta xây dựng một cơ sơ dưliệu đa thông tin như SQL Server là hệ quản trị cơ sơ dữ liệu đang được sử dụngphổ biến nhất hiện nay

2 Phương pháp tiến hành :

Dựa vào hệ thống quản lý hiện nay chúng ta dễ xây dựng một chương trìnhquản lý công văn bằng cách đưa công nghệ tin học hóa áp dụng vào công việcquản lý công văn với nhiều lợi ích to lớn mà hệ thống đã đem lại:

 Tin học hóa tại văn phòng của các cơ quan, đơn vị

 Nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ, nhân viên văn phòng

 Hệ thống quản lý công văn được ổn định

 Quy mô của việc quản lý đem lại

3 Chức năng nhiệm vụ của hệ thống

a Cập nhật công văn đến : Nhập thông tin về nơi xử lý công văn, Người xử

lý công văn, thông tin ngày giao xử lý, ngày cần phải hoàn thành

b.Công văn chò xử lý : Tự động hiện toàn bộ công văn đến đang chờ xử lýđược phân công cho người hoặc bộ phận của người đang sử dụng chương trình.Cho phép nhập thông tin xử lý công văn hoặc chuyển tiếp bộ phận hay cá nhânkhác để tiếp tục xử lý

c Công văn đến đã xử lý: Hiện toàn bộ công văn đến đã được người sửdụng chương trình xử lý và cho phép xem lại để tham khảo hoặc sửa chửa nộidung đã được xử lý

d.Cập nhật công văn đi:

Nhập thông tin về công văn đi như: số công văn, tên, trích yếu nội dung,nơigửi, ngày gửi… ngoài ra còn cho phép nhấp số công văn yêu cầu trả lời để liênkết với công văn đến có yêu cầu trả lời hoặc nhập vụ việc để phục vụ công tácthông kể tham khảo khi cần liên kết các công văn theo từng vụ việc

Cho phép nhập thông tin về nơi lưu trữ công văn đến gồm các thông tin:nơi lưu, só lần thay đổi, người giữ văn bản, ngày nhận văn bản, là văn bản gốc haykhông, mã nơi lựu trữ, mã tủ hồ sơ, mã ngăn hồ sơ, mã cặp hồ sơ.cho phép tạo mộtlưu trữ hồ sơ mới liên kết với công văn, cho phép truy nhập hồ sơ lưu trữ trênmáy

e Lưu trữ văn bản nguồn công văn đi :

Cho phép lưu trữ nội dung trên máy tính các tệp nguồn liên quan đến công văn đi.Nội dung của một hồ sơ lưu trữ được tổ chức như là một cây thư mục có nhiềudòng, trong đó mỗ dòng được lưu lại nôi dung của một tệp văn bản Người dùng

có thể xem lại hoặc soạn thảo lại nội dung đã lưu trữ từ chương trình

f Tìm kiếm toàn bộ nôi dung công văn đi:

Đối với công văn đi được soạn thảo bằng công cụ Microsoft Word chương trìnhcho phép tìm kiếm toàn văn trên nội dung văn bản

Có chức năng hộ trợ lọc số liệu trước khi tìm kiếm Sau khi thấy có thể xem lại nộidung hoặc soạn thảo nếu cần

g Cập nhật công văn nội bộ:

Nhập thông tin về văn bản nội bộ và cho phép chọn bộ phận hoặc ngườimuốn gửi đến ngoài ra cũng cho phép liên kết với vụ việc

Cho phép tạo một lưu trữ hồ sơ mới liên kết với công văn cho phép truynhập hồ sơ trên máy

II Phân tích và thiết kế hệ thống:

1 Thông tin đầu vào:

Các thông tin khác: lưu công văn đến và nội dung văn tắt của công văn

b Công văn đi:

Thông tin công văn đi: mã số, tên, nội dung, loại công văn…

Các thông tin về bộ phận gửi : ngày gửi, nơi gửi

Thông tin bộ phận nhận công văn : thời gian gửi công văn, tên đơn vị cóquan hệ với công văn, thơi gian gửi công văn, thông tin người ký nhận

c Công văn nội bộ

Các thông tin vê công văn nội bộ

Thông tin nơi gửi, người ký

Thông tin về nơi nhận công văn

2.Thông tin đầu ra:

a Công văn đến:

Thống kê công văn đến theo thời gian

Thống kê công văn đến theo chức năng

Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn

Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn

Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn có liên quan

Thống kê công văn đến theo yêu cầu cần trả lời

b Công văn đi:

Thống kê công văn đi theo thời gian

GV hướng dẫn:Cô Phạm Thị Thúy Vân

28 SV thực hiện H Trinh Buôn Dap

Thống kê công văn di theo chức năng.

Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn

Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn

Thống kê công văn đi theo công việc mà công việc có liên quan

Thống kê công văn đi theo yêu cầu trả lời

c Công văn nội bộ:

 Thống kê công văn nội bộ theo thời gian

 Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn

 Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhận công văn

 Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn có liên quan

3 Các tác nhân ngoài:

 Đơn vị phụ trách quản lý công văn

 Đơn vị có quan hệ với đơn vị có phụ trách quản lý công văn

 Người quản lý công văn

4 Các nhiệm vụ của hệ thống:

 Cập nhật thông tin các công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ

 Lưu trữ công văn

 Tìm kiếm công văn

 Thống kê công văn

5 Xây dựng mô hình hệ thống: có 4 lớp

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ phần luồng dư liệu

 Mô hình thực thể quản hệ

 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu

6 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Cập nhật thông tin về công văn

 Lưu trữ công văn

 Tìm kiếm công văn

 Thông kê công văn