Sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint pps

Tạo một diễn hình bằng cách sử dụng một Template: – Nhấp menu File -> New – Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From Design Template – Nhấp Template mà bạn muốn áp dụng vào slide

 Một diễn hình Slide Show được tạo

từ một loạt Slide chứa các biểu đồ,

đồ thị, danh sách được đánh Bullet, text bắt mắt, video đa phương tiện

và các sound clip và nhiều hơn nữa.

MS-PowerPoint 3

a. Khởi động MS-PowerPoint

 Nhấn chuột vào nút Start ->

Program -> Microsoft office ->

Ms PowerPoint

 Sau khi khởi động, màn hình

làm việc của MS-PowerPoint được hiển thị như hình sau:

MS-PowerPoint 4

MS-PowerPoint 5

 Màn hình chính gồm các thành phần

cơ bản như sau:

Thanh tiêu đề (Title bar)

Thanh thực đơn lệnh chứa các nhóm lệnh File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Windows, Help.

Thanh công cụ chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.

Thanh trạng thái

Cửa sổ diễn hình

Khung tác vụ (Để mở hoặc đóng khung tác vụ, nhấp menu View -> Task Pane).

MS-PowerPoint 6

−Nhấp menu File -> New

−Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp Blank Presentation

MS-PowerPoint 7

3 Tạo một diễn hình bằng cách sử

dụng một Template:

– Nhấp menu File -> New

– Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From Design Template

– Nhấp Template mà bạn muốn áp dụng vào slide của bạn

MS-PowerPoint 8

4 Tạo một diễn hình bằng cách sử dụng nội dung được đề nghị

– Nhấp menu File -> New

– Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From AutoContent Wizard

– Đọc hộp thoại Wizard đầu tiên, nhấn Next

để tiếp tục

– Nhấp nút hạng mục thích hợp

– Nhấp loại diễn hình mà bạn muốn, và sau

đó nhấp Next

– Nếu muốn, nhập một footer diễn hình– Chọn hoặc hủy chọn hộp kiểm Date Last Updated

MS-PowerPoint 11

5 Lưu một diễn hình

 Nhấp menu File -> Save Nếu là lần lưu đầu tiên sẽ xuất hiện hộp thoại Save as

+ Chọn ổ đĩa, thư mục nơi bạn muốn lưu diễn hình

+ Nhập tên diễn hình vào ô File name

+ Nhấp Save

MS-PowerPoint 13

 Các khung xem PowerPoint

 Khung xem Normal

Cung cấp một tổng quan về diễn hình

và cho phép bạn làm việc tất cả phần của nó

 Khung xem slide Sorter

Sử dụng khung xem Slide Sorter để

tổ chức các Slide, thêm các hoạt động (action) giữa các Slide – được gọi là các phần chuyển tiếp Slide

MS-PowerPoint 14

 Khung xem Slide Show

+ Khung xem Slide Show trình bày mỗi lần một Slide Sử dụng khung xem này khi bạn sẵn sàng chạy thử hoặc cung cấp diễn hình của bạn

+ Để di chuyển qua các Slide, nhấp chuột hoặc nhấn các phím: Enter, ,,,

MS-PowerPoint 15

7 Đóng diễn hình và thoát PowerPoint

Đóng diễn hình: Nhấp nút Close Window trên cửa sổ diễn hình hoặc nhấp menu File và sau đó nhấp Close.

Thoát PowerPoint: Nhấp nút Close trên cửa sổ PowerPoint hoặc nhấp menu File và sau đó nhấp Exit

MS-PowerPoint 17

b) Áp dụng AutoLayout vào slide có sẵn

 Ở chế độ xem Normal, hiển thị slide cần thay đổi

 Nhấn nút Slide Layout trên thanh công cụ Formatting hoặc nhấp mở danh sách Other Task Panes, chọn khung tác vụ Slide Layout.

 Nhấp Slide Layout cần sử dụng

MS-PowerPoint 18

c) Nhập thông tin vào Placeholder

 Đối với các text placeholder,

nhấp vào đấy rồi gõ nhập text.

 Đối với các đối tượng khác,

nhấp placeholder, và sau đó làm việc với thành phần phụ mà PowerPoint khởi động.

MS-PowerPoint 19

2 Triển khai Text

 Text của diễn hình đặt nền tảng cho diễn hình Những qui tắc cơ bản về diễn hình khi triển khai text:

 Duy trì text theo cách đơn giản, rõ ràng.

MS-PowerPoint 20

 Nếu định trình bày các slide trước đông người, hãy nghĩ đến những người ngồi xa và những gì

mà họ có thể thấy.

MS-PowerPoint 21

 Đừng vượt qua năm mục trên mỗi slide và mỗi mục không quá năm từ

MS-PowerPoint 22

 Nếu tìm thấy đối tượng đồ họa nào có khả năng minh họa cho vấn đề của bạn theo một cách dễ hiểu, hãy sử dụng nó thay vì sử dụng nhiều text.

MS-PowerPoint 23

 PowerPoint có ba loại đối

tượng text:

 Các đối tượng text tiêu đề (Title)

 Các đối tượng danh sách được đánh bullet

 Các đối tượng hộp text

MS-PowerPoint 24

 Nhập Text:

Trong khung xem Normal, có thể gõ chữ trực tiếp vào đối tượng chứa chữ Đối tượng chứa chữ là một ô nhập (text box) trống Nếu gõ nội dung quá dài, chữ sẽ tự động co nhỏ lại cho vừa trên slide

 Muốn chữ xuống dòng, kéo tạo

một khung rồi mới bắt đầu gõ nhập.

 Nhấp bên ngoài khung để bỏ

chọn text box

MS-PowerPoint 28

4) Thêm hình vẽ

PowerPoint cung cấp vô số hình dạng định sẵn, đường nét, hoặc công cụ cho phép vẽ tự

do, chỉnh kích thước và định dạng hình vẽ

MS-PowerPoint 29

 Vẽ AutoShape

 Nhấp nút AutoShape trên thanh công cụ Drawing, rồi trỏ vào thể loại AutoShape muốn dùng

 Nhấp biểu tượng tùy ý

 Kéo con trỏ trên slide cho đến khi đối tượng vẽ có được hình dạng

và kích thước mong muốn

MS-PowerPoint 30

 Gõ chữ vào AutoShape

–Nhấp AutoShape cần đưa chữ vào –Gõ nội dung chữ tùy ý

 Chọn màu và mẫu tô

• Khi tạo đối tượng vẽ khép kín, chẳng hạn như hình vuông, nó sử

dụng hai màu từ lược đồ màu: Fill

Color và Line Color

MS-PowerPoint 32

 Áp dụng hiệu ứng tô đầy

Tô đầy bằng màu biến thiên

 Chọn đối tượng muốn tô đầy, nhấp mũi tên danh sách của nút Fill Color trên thanh công cụ Drawing, chọn Fill Effects Khi đó xuất hiện hộp thoại Fill Effects

MS-PowerPoint 34

-Chọn đối tượng muốn tô đầy, nhấp mũi tên danh sách của nút Fill Color trên thanh công cụ Drawing, chọn Fill Effects Khi đó xuất hiện hộp thoại Fill Effects

-Nhấp thẻ Picture

-Nhấp Select Picture

-Tìm và nhấp chọn hình ảnh dùng làm mẫu tô

-Nhấp OK.

MS-PowerPoint 37

 Chèn hình ảnh từ tập tin

- Chọn menu Insert -> Picture ->

From File

- Nhấp mở danh sách Look In, chọn

ổ đĩa và thư mục chứa tập tin mà

bạn muốn chèn.

- Nhấp chọn tập tin sẽ chèn

- Nhấp nút Insert.

MS-PowerPoint 38

 Tạo album mới

 Chọn menu Insert -> picture ->

New Photo Album

 Nhấp nút File/Disk

 Nhấp mũi tên danh sách Look In,

chọn ổ đĩa và thư mục chứa những hình ảnh muốn chèn

 Chọn hình ảnh để đưa vào album

mới.

 Nhấp nút Insert

MS-PowerPoint 40

6 Chèn biểu đồ

a) Tạo biểu đồ dạng đồ thị

 Nhấp chọn menu Insert -> Chart

 Thay dữ liệu mẫu trên trang dữ liệu

bằng dữ liệu mới

 Hiệu chỉnh và định dạng dữ liệu trên

trang dữ liệu

MS-PowerPoint 42

Sửa đổi biểu đồ

∗ Nhấp đúp biểu đồ để khởi động Microsoft Graph Khi đó thanh công

cụ Standard hiện ra

∗ Thay đổi dữ liệu của biểu đồ:

+ Nhấn nút View Datasheet trên thanh công cụ để hiển thị trang dữ liệu

+ Nhập dữ liệu mới

MS-PowerPoint 43

+ Nhấp mũi tên danh sách Chart Type trên thanh công cụ Standard

+ Nhấp nút ứng với kiểu biểu đồ mong muốn

MS-PowerPoint 47

 Bổ sung khung biểu đồ

 Nhấp chọn biểu đồ tổ chức cần điều chỉnh

 Nhấp chọn khung biểu đồ muốn gắn kết với khung biểu đồ mới

 Nhấp mũi tên danh sách Insert Shape trên thanh công cụ Organization Chart, chọn tuỳ chọn thích hợp:

MS-PowerPoint 48

 Coworker (đồng nghiệp)

 Subordinate (cấp dưới)

 Assistant (trợ lý)

 Nhập thông tin vào khung mới

 Nhấp bên ngoài khung

MS-PowerPoint 49

Sắp xếp lại khung biểu đồ

 Nhắp chọn biểu đồ tổ chức cần sắp xếp lại

 Nhắp chuột lên khung biểu đồ cần

di chuyển và kéo nó đến vị trí mới

MS-PowerPoint 51

§3.THIẾT KẾ BẢN TRÌNH BÀY

I. Tạo diện mạo cho các Slide :

 Khi thiết kế bản trình bày, hình

thức cũng quan trọng không kém

gì nội dung.

MS-PowerPoint 52

1. Áp dụng thiết kế mẫu

 Chọn Format -> Slide Design

 Trong khung tác vụ Slide Design,

tìm và nhấp chọn mẫu thiết kế cần áp dụng.

MS-PowerPoint 53

2 Định dạng slide bằng các Master

 Nhấp View -> Master -> Slide

MS-PowerPoint 54

 Hiệu chỉnh nền Slide bằng Master

 Che giấu các đối tượng nền Master trên một Slide

 Hiển thị slide có đối tượng nền

muốn che giấu

 Nhấp menu Format -> Background

 Chọn hộp kiểm Omit Background

Graphics From Master

 Nhấp Apply

 Nhấp nút Close Master View trên thanh công cụ

MS-PowerPoint 56

 Chèn ngày tháng và thời gian

 Nhấp đặt dấu chèn vào đối tượng chữ

MS-PowerPoint 57

 Chèn số slide

 Nhấp đặt dấu chèn vào vị trí cần

 Chọn lệnh Insert -> slide number

 Đánh dấu chọn slide number

 Nhấp Apply, hoặc nhấp Apply To All

MS-PowerPoint 58

 Chỉnh sửa nền Slide

 Chọn menu Format -> Background

 Nhấp mở danh sách Background Fill, xong nhấp Fill Effects

 Nhấp chọn các thẻ để hiển thị các hiệu ứng tô đầy có sẵn

 Nhấp hiệu ứng tùy ý

 Nhấp OK

 Nhấp Apply, hoặc nhấp Apply To All

MS-PowerPoint 59

II Hoàn tất diễn hình

1. Tạo slide tóm tắc :

 Slide tóm tắc (summary slide) là

danh sách các tiêu đề lấy từ những slide được chọn trong bảng trình bày

MS-PowerPoint 60

 Trong chế độ xem slide sorter, chọn những slide cần đưa vào slide tóm tắt

 Nhấp nút summary slide trên thanh công cụ slide sorter Khi đó slide mới hiển thị với tiêu đề Summary Slide và danh sách liệt

kê tiêu đề của các slide được chọn.

MS-PowerPoint 61

2 Sắp xếp các slide trong một

bảng trình bày

– Nhấp nút Slide Sorter View

– Chọn slide muốn di chuyển

– Rê Slide được chọn sang vị trí

mới

MS-PowerPoint 62

3. Lập cấu hình slide show

- Chọn menu Slide Show -> Set

Up Show

- Chọn loại Show thích hợp

trong mục Show type

+ Presented By A Speaker: chạy

slide show ở chế độ toàn màn hình

MS-PowerPoint 63

+ Browsed By An Individual: chạy

slide show trong một cửa sổ và cho phép truy cập một số lệnh PowerPoint

+ Browsed At A Kiosk: tạo slide show

chạy tự động ở quầy hàng hay gian triển lãm.

MS-PowerPoint 65

4. Tạo slide show tùy biến

Shows

show đó theo thứ tự muốn trình bày.

– Nhấn show

MS-PowerPoint 67

5) Tạo hiệu ứng chuyển tiếp slide

a) Định kiểu chuyển tiếp

- Nhấp nút Slide Sorter View

- Nhấp slide muốn gán hiệu ứng

chuyển tiếp

- Nhấp nút Slide Transition

- Chọn hiệu ứng chuyển tiếp tùy

thích

MS-PowerPoint 68

b) Đưa hiệu ứng vào tất cả Slide

– Chọn Slide Show -> Slide Transition

– Chọn hiệu ứng chuyển tiếp tùy

thích

– Nhấp Apply To All Slide

MS-PowerPoint 69

c) Định tốc độ chuyển tiếp

– Ở chế độ xem Normal hay Slide

sorter, nhấp slide có hiệu ứng cần điều chỉnh

– Chọn Slide Show -> Slide Transition– Trong danh sách Speed, chọn Slow,

Medium hay Fast

– Muốn áp dụng cho tất cả slide, nhấp

Apply To All Slide

MS-PowerPoint 70

d) Lồng hiệu ứng hoạt hình

• Chọn slide muốn hoạt hình

• Chọn Animation Schemes từ menu

Slide Show

• Chọn lượt đồ hoạt hình phù hợp

• Muốn áp dụng xác lập này cho tất cả

slide nhấp Apply To All Slide

MS-PowerPoint 71

5 Định thời lượng giữa các slide

– Nhấp mở menu Slide Show/Slide

Transition– Chọn Automatically After

– Địn thời lượng (tính bằng giây)

– Nhấp Apply To All Slide để áp

dụng các xác lập cho tất cả các slide.

MS-PowerPoint 72

6 Tạo Slide Show tự chạy

+Chọn slide show -> Set Up Show

+Nhấp Browsed at a kiosk (Full Screen)

+Nhấp OK

MS-PowerPoint 73

 Lưu bản trình bày như một

PowerPoint Show

- Chọn menu File -> Save as

- Nhấp mở danh sách Save as type,

chọn PowerPoint Show

- Nhấp Save

MS-PowerPoint 74

1 Khởi động Slide Show và hiển thị thanh

công cụ slide show

– Chọn menu Slide Show -> View Show

– Rà chuột để hiển thị thanh công cụ

Slide Show

– Nhấp một nút trên thanh công cụ

Slide Show để dời đến Slide kế tiếp hay Slide trước đó, để định hướng slide show, hoặc để kết thúc show

§4.TRÌNH CHIẾU SLIDE SHOW

MS-PowerPoint 75

2.Định hướng và di chuyển trong slide show

 Trong Slide Show View, muốn

chuyển đến slide kế tiếp, nhấn nút chuột , nhấn SpaceBar, nhấn Enter hoặc nhấn các phím → , ↓ , ← , ↑

MS-PowerPoint 76

– Trong Slide Show View, rà chuột để hiển thị thanh công cụ Slide Show, rồi nhấp nút Slide

– trỏ đến Go to Slide, nhấp tiêu đề slide muốn chuyển tới

MS-PowerPoint 77

– Trong slide show View, dịch chuyển chuột để hiển thị thanh công cụ slide show

– Nhấp nút Pen, nhấp tuỳ chọn thích hợp

• Loại bút: Ballpoint Pen, Felt Tip Pen hoặc Highlighter.

• Ink Color: chọn màu mực

MS-PowerPoint 78

bằng công cụ đã chọn

• Nh ấp nút Pen, nhấp Eraser để xoá

một màu mực hoặc nhấp Eraser All Ink On Slide để xoá hết các màu mực