CHƯƠNG VII EXCEL 5.0 ppt

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau: - Số tiền đổi được ghi vào ô C1 - Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ - Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ - C

CHƯƠNG VII EXCEL 5.0

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kếtoán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:

- Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn

- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp

- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanhtoán, bảng thống kê, bảng dự toán

- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới

Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo cácbiểu đồ, hình vẽ minh hoạ,

1.1 Khởi động Excel

Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN <Enter>) Chọn nhóm làm việc

(nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu

tượng của Excel

1.2 Màn hình Excel

Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau:

a Thanh thực đơn (Menu bar)

Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đến

đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File

b Thanh công cụ (Standard Toolbar)

Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng biểu tượng (icon), cáclệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào MenuFile chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm:

c Thanh định dạng (Formatting Toolbar)

Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tínhnhư kiểu, loại font, cỡ font, căn lề

Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiệntrên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars

d Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút

chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành

e Một số thuật ngữ

Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu

đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS Các thành phần của Workbook Window là:

- ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắtđầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, , IV, có tổng số 256 cột

- ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ

g Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên

màn hình

h Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành

của hệ thống như NumLock, CapsLock,

1.3 Các thao tác cơ bản trong bảng tính

End + ←, →, ↑, ↓

Di chuyển tới ô kế không trống

Ctrl + Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính

Ctrl + End Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính

Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình

Alt + Page Up Di chuyển về bên trái một màn hình

Alt + Page Down Di chuyển về bên phải một màn hình

Ctrl + Page Up Di chuyển đến bảng tính kế tiếp

Ctrl + Page Down Di chuyển về bảng tính đứng trước

Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địa

chỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn <Enter>

Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp "Toạ độ hiện hành" (Trên thanhcông thức) Nhắp hộp, gõ địa chỉ ô muốn chuyển đến rồi ấn <Enter>

Ngoài ra có thể nhắp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ tới ô đó

 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng

 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuốivùng

- Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn cácvùng khác

c Cách nhập các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên

gõ vào

Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + - Một số được

nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằnglệnh Format/Cells Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quánhỏ Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó

Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên

như sau: ', ", ^, \

Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái

Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải

Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa

Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ôCác ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định:

Tools/Option/Transition, trong đó chọn mục: Navigation Keys.

Kiểu ngày tháng và thời gian (date-time): Có thể gõ bất kỳ một trong các dạng sau:

date: 8/5/97; 5-Aug-97; 5-Aug; Aug-12 ; time: 14:25; 14:25:09; 2:25 PM; 2:25:09 PM Để nhập

ngày hiện hành vào ô nhấn Ctrl+(;) còn thời gian hiện hành nhấn Ctrl+(:).

Kiểu công thức: Một trong các đặc điểm giá trị nhất của Excel là khả năng tính toán các

giá trị bằng cách dùng các công thức Excel nhận biết công thức trong ô nếu dữ liệu vào bắt đầubởi dấu (=), dấu (+) hoặc dấu (-) Để nhập một công thức, đầu tiên gõ dấu (=) sau đó gõ côngthức Công thức nhập vào được hiển thị trên ô hiện hành và thanh công thức Khi gõ xong côngthức ấn <Enter>, kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị củacông thức đó Trong thành phần của công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải đặt trong dấu "" ),toạ độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm: Ví dụ: = 4+5+7 hoặc = B2+B3+B4

Các toán tử sử dụng trong công thức:

- Toán tử tính toán : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)

- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)

- Toán tử so sánh : = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hay bằng)

< (nhỏ hơn), <= (nhỏ hơn hay bằng)

Độ ưu tiên của toán tử trong công thức: các biểu thức trong ( ), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ

1.4 Thoát khỏi Excel

Dùng một trong ba cách sau:

- Nhắp đúp chuột vào Control menu box

- Vào Menu File/Exit ( hoặc ấn Alt+F,X).

- Dùng tổ hợp phím Alt+F4.

Nếu văn bản hiện hành có sửa đổi mà chưa ghi vào đĩa thì khi thoát Excel sẽ thông báo:

Thoát, có ghi Không thoát Trợ giúp

Thoát, không ghi

2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH VÀ TRÊN FILE

- Sửa xong, gõ <Enter>

Có thể dùng biểu tượng Copy, Paste: Copy Paste

Sao chép dữ liệu bằng cách rê và thả chuột.

Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình  thì ấn Ctrlđồng thời rê chuột đến vị trí mới

Sao chép dữ liệu với Auto Fill

Lệnh Auto Fill có thể sao chép nội dung trong ô đến ô liền kế bên rất nhanh.

- Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép

- Đưa con trỏ về nút Fill Handle (dấu + ở góc dưới bên phải của ô chọn)

- Nhấn và rê chuột sang các ô kế tiếp, rồi thả chuột ra

e Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ tương đối (Relative Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng> Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếucủa vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6

- Công thức tại ô C1 là: =A1*B1  Kết quả là 8

- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là: =A2*B2 và kết quả

là 24

- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là: =B1*C1 và kết quả

là 32

Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối

Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng> Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếucủa vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:

- Số tiền đổi được ghi vào ô C1

- Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ

- Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ

- Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tương ứng Tại

ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3 Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, tathấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệtđối

Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc

<cột>$<dòng> (tương đối cột, tuyệt đối dòng) Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu củavùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng

Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5

- Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5

- Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5

- Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5

f Di chuyển dữ liệu trong bảng tính

Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste

Công thức: =$C$1/B3

- Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut.

- Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến

- Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste.

Hoặc dùng biểu tượng Cut

Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột

Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình  thì rê chuộtđến vị trí mới

2.2 Chèn và xoá cột, hàng và các ô

a Chèn cột, hàng và ô

Chèn cột (Columns):

- Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện

- Chọn Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert Excel sẽ chèn một cột mới

còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải

Chèn hàng:

- Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện

- Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert Excel sẽ chèn một hàng mới

vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới

Chèn một ô hay một vùng:

- Chọn vùng muốn chèn ô trống

- Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert Xuất hiện hộp thoại

- Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải

Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dưới

Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời

Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời

- Chọn OK

b Xoá cột, hàng và ô

Xoá cột:

- Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột

- Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete.

Xoá hàng:

- Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng

- Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete.

Xoá ô hay nhiều ô:

- Chọn ô hay vùng muốn xoá

- Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete Hộp thoại xuất hiện:

- Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái

Shift Cells Up: dời các ô lên trên

Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn

Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn

- Chọn OK

c Chèn và xoá bảng

Chèn bảng

Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành Để chèn một bảng chọn

bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet.

Xoá bảng

Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet.

Di chuyển bảng

Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong

Workbook Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới

Tên bảng

Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tênbảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa Nhắp đúp Sheet tab của bảng tính cần đổi tên Hộp

thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện.

Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK

2.3 Đánh số thứ tự

- Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên.

- Chọn vùng cần đánh số thứ tự

- Chọn: Edit/Fill/Series Xuất hiện hộp thoại:

- Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns)

- Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện:

 Linear : cộng với trị số bước nhảy

 Growth : nhân với trị số bước nhảy

 Date : theo dạng ngày

 AutoFill : theo chế độ điền tự động

- Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy

- Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc

- Chọn OK hay gõ Enter

2.4 Thao tác trên tệp

Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS

a Lưu trữ tệp trên đĩa

- Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp

cần lưu trữ

- Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp

chuột vào biểu tượng

b Mở một tệp đã có trên đĩa

- Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

- Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở

- Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mépphải đầu cột cần thay đổi Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tênqua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.

Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệuvào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọnMenu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection Nếu dùngchuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp

- Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột vềcạnh đáy đầu hàng Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lênhoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra

3.2 Định dạng dữ liệu kiểu số

Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp vớiyêu cầu Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểuchữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng

a Dùng menu Bar

- Chọn vùng chứa số cần định dạng

- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Number.

- Chọn loại trong lớp (Category)

- Nháy chuột tại các mẫu trong danh sách Format Codes: Tương ứng là dạng mẫu trongmục Sample

- Chọn OK hay gõ Enter

b Dùng biểu tượng trên Toolbar

Có thể ứng dụng nhanh chóng kiểu định dạng số, dạng tiền tệ, dấu phảy, hay dấu phầntrăm bằng cách sử dụng nút định dạng số liệu sẵn thanh công cụ

Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy

Tăng số thập phân Giảm số thập phân

Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công cụ, phải chọn ô có chứa số cần địnhdạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ

Kiểu mã số

# Vị trí số thực sẽ hiển thị

0 Cũng giống như dấu # nhưng ngoại trừ số 0 của phần thập phân để kết hợp với

kiểu số đã định dạng

$ Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số

, Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị

Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị

% Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển thị số đó

cùng với ký hiệu phần trăm

3.3 Định dạng kiểu ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Chọn Format/Cells , hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Chọn Tab Number, chọn Date trong Category.

- Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes

mmmm Tháng với tên đầy đủ

d Ngày không hiện số 0 đứng trước

dd Ngày có hiện số 0 đứng trước.

ddd Ngày có 3 chữ viết tắt

yyyy Năm hiện đầy đủ 4 chữ số

3.4 Sắp xếp dữ liệu theo kiểu Alignment

- Chọn ô hay vùng dữ liệu để định dạng

- Chọn Format/Cells , hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment.

- Chọn mục Horizontal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô:

General: Văn bản canh trái còn số canh phải

Left : Văn bản và số đều canh lề trái

Center : Văn bản và số đều canh giữa

Fill : Canh đều nội dung ra hai bên của ô

Right : Văn bản và số đều canh phải

Justify : Khi văn bản được bao trong phạm vi một ô và canh giữa khung các ô.Center Across: Canh giữa văn bản ngang qua các cột

- Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô:

Top : Canh trên

Bottom : Canh dưới

Center : Canh giữa

- Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang

- Chọn OK hoặc gõ Enter

3.5 Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày

Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét chữ), Style (nghiêng,đậm, gạch chân, ) và Size (kích cỡ chữ)

Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells:

- Chọn vùng dữ liệu để định dạng

- Chọn Format/Cells , hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font.

- Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline vàEffects, chọn kích thước chữ trong mục Size

- Chọn OK hay gõ Enter

Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar.

3.6 Tạo khung đường viền

Dùng Menu Bar

- Chọn ô hay vùng cần định dạng

- Chọn Format/Cells , hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border.

- Trong mục Border: chọn Outline để vẽ viền quanh vùng ô, chọn Left, Right, Top, Bottom để kẻ viền trái, phải, trên, dưới vùng ô đã chọn.

- Trong mục Style: chọn kiểu đường kẻ đơn, kép, nét liền, nét đứt đoạn.

- Chọn OK hay gõ Enter

Nhắp chuột

để chọn cỡ chữ

Canh v o à giữa ô

Canh theo mép trái Kiểu chữ

gạch chân

Kiểu chữ nghiêng Kiểu chữ

đậm

- Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar:

3.7 Định dạng nền dữ liệu

- Chọn ô hay vùng cần định dạng

- Chọn Format/Cells , hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern.

- Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern

- Chọn OK hay gõ Enter

4 SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL

Các hàm số của Excel là những công cụ tính toán được được lập sẵn để thực hiện các tínhtoán phức tạp về tài chính, thống kê hoặc phân tích chúng tham gia trong quá trình ra quyết định,lập và thao tác văn bản Mặc dù có thể gõ vào nhiều hàm số thuộc loại này, nhưng nếu dùng hàm

số được lập sẵn, sai số sẽ giảm bớt

Ví dụ: công thức =A3+A4+A5+A6+A7+A8 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A8)

Dạng thức tổng quát của hàm

=<Tên hàm>(Danh sách đối số)

Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,

Đối số : có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm

- Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu

- Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar Xuấthiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2

- Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sángđến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuấthiện nhóm các tên hàm mẫu.

- Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name Ví dụ hàm AVERAGE

- Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp

- Chọn các đối số theo quy định của từng hàm

- Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn

Chú ý:

- Nếu sau bước 1, chọn Finish Excel đóng hộp thoại và đưa tên hàm lên thanh công thức

Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh côngthức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2, )

- Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn

- Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn

b Khảo sát một vài hàm số mẫu

Hàm ngày tháng và thời gian

 DATE(năm,tháng,ngày) Cho giá trị là một dãy số của ngày tháng cụ thể

 DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =DAY(“10/1/97”) cho kết quả 10

(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)

 MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =MONTH(“10/1/97”) cho kết quả 1

(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97)

 NOW() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng và thời gian hiện tại

Ví dụ: Sử dụng hàm NOW() để nhập 10/8/97 8:30

 TODAY() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng hôm nay

Ví dụ: Sử dụng hàm TODAY() để nhập vào ngày hiện tại như 10/8/97

 Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =YEAR(“10/1/97”) cho kết quả 1997

(khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 5/10/96)

Hàm số toán học và lượng giác

 ABS(N) Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N

 COS(N) Cho giá trị là cosin của một số

 INT(N) Cho giá trị là phần nguyên của biểu thức số N

Ví dụ: =INT(115.15) cho kết quả 115

 PI() Cho trị là số Pi (3.14593)

 ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ Nếu n>0 làm tròn vềbên phải cột thập phân Nếu n<0 làm tròn về bên trái cột thập phân

Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000

=ROUND(123.383,2) cho giá trị 123.38

=ROUND(12345.543,0) cho giá trị 12346

 SQRT(N) Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0)

 SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô C8 là: =SUM(C1:C4,C7) Giá trị trả về trong ô C8 là 15

Hàm thống kê

 AVERAGE(N1,N2, ) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5 Công thức ở ô C5 là: =AVERAGE(C1:C4) Giá trị trả về trong ô C5 là 4

 COUNT(Giá trị1,Giá trị 2, ) Tính tổng số lượng các số là đối số

 MAX(N1,N2, ) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số

 MIN(N1,N2, ) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số

Hàm văn bản

 CONCATENATE(text1,text2, ,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản

 LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường

 TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản

 UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa

Hàm Logic

 AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trongdanh sách đều cho trị đúng

Ví dụ: AND(3>2,4<7) cho giá trị TRUE

AND(TRUE,FALSE) cho giá trị FALSE

 IF(điều kiện,trị đúng,trị sai)