Tin học đại cương Trần Tiến Dũng CHUONG VII EXCEL

* Hàm sắp xếp vị thứ Rank Xếp thứ hạng của một giá trị trong một danh sách Dạng hàm: RANK value, table, index – value: là giá trị mà bạn muốn xếp vị trí – table: bảng các số để tham

MICROSOFT

EXCEL

–Start/ Program/ Excel

–Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel

II Cửa sổ làm việc của Excel

Ô hiện hành

*Địa chỉ ô và miền

 Mỗi ô có một địa chỉ tương ứng được xác định gồm tên cột và chỉ

số dòng viết liền nhau

– Ví dụ: A1, B3, …

 Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức

để lấy dữ liệu tương ứng

 Địa chỉ ô có 3 loại:

– Địa chỉ tương đối: <Cột><Dòng>

 Địa chỉ này sẽ được thay đổi tương ứng khi sao chép sang ô khác

– Địa chỉ tuyệt đối: <$Cột><$Dòng>

 Địa chỉ này không bị thay đổi khi sao chép

– Địa chỉ hỗn hợp: <$Cột><Dòng> hoặc <Cột><$Dòng>

 Khi sao chép, địa chỉ hỗn hợp sẽ chỉ biến đổi hoặc theo dòng hoặc theo cột

09/10/2014

6

<Địa chỉ ô góc trên trái> : <Địa chỉ ô góc dưới phải>

IV Các thao tác cơ bản trên bảng tính

09/10/2014

8

1 Thao tác với bảng tính - Sheet

2007: Home | Insert | Insert Sheet (Shift + F11)

Xóa bảng tính

2003: Vào menu Edit | Delete Sheet

2007: Home | Delete | Delete Sheet (Shift + F11)

09/10/2014

10

2 Di chuyển con trỏ tới ô

 Cách 1: Dùng chuột kích vào ô hoặc dùng các phím chức năng cơ bản

 Cách 2: Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, nhấn OK

Gõ địa chỉ ô muốn đến

* Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

, , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình

Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình

Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

Ctrl + Home đưa về ô A1

Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại

Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại

Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại

Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1)

Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1)

Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536)

Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536)

– Nhấn Alt + Enter nếu muốn nhập nhiều dòng

trên một ô

– Các loại dữ liệu:

Số, ngày tháng: căn phải

Văn bản: căn trái

Công thức: bắt đầu bằng dấu „=„ hoặc dấu phép toán và cho kết quả thực hiện tính toán nào đó

Sửa dữ liệu

–Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa

–Nhấp đôi chuột hoặc nhấn phím F2

–Thực hiện việc sửa nội dung

–Nhấn Enter để kết thúc

–Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền

–Kéo nút Handle và đồng thời ấn phím Ctrl trong khi

kéo (dãy số thứ tự tăng dần một đơn vị)

Chú ý: Khi sao chép dữ liệu có một số lựa

chọn đặc biệt (Chọn Edit/ Paste Special)

09/10/2014

18

7 Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính

a Định dạng kiểu dữ liệu

 Chọn phạm vi dữ liệu cần định dạng

 2003: Menu Format | Cells …

-Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ

b Định dạng kiểu trình bày dữ liệu

 2003: Menu Format | Cells …

 Chọn thẻ Alignment

Hợp các ô liền kề thành 1 ô

09/10/2014

24

c Định dạng Font chữ

 Hoặc sử dụng biểu

tượng trên thanh công

cụ

d Định dạng đường bao – nền cho ô

09/10/2014

26

e Định dạng ô có điều kiện

 Chọn các ô cần định dạng

– 2003: Vào menu Format | Conditional Formatting

– 2007: Chọn Home | Conditional Formatting | New Rule | Format Only

that Content

 Nhập điều kiện cần định dạng

f Xử lý ô, cột, hàng

Chèn thêm hàng – cột

–Chọn số hàng cần chèn (hàng mới luôn chèn

lên phía trên hàng đã chọn) hoặc Chọn số cột

cần chèn (cột mới luôn chèn sang bên trái cột

* Thay đổi kích thước cột, hàng

Cách 1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên

2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi thả chuột

 Cách 2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để được kích

thước vừa khít với nội dung chứa

 Chú ý: Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách

– 2003: Format | Row | Height… và Format | Column | Width…

– 2007: Format | Cell | Format | Chọn kiểu cần thay đổi

09/10/2014

28

* Ẩn hiện các cột, hàng

 Cách 1: Dùng chuột kéo trên vách ngăn tiêu đề

cột/ hàng cho đến khi 2 vách ngăn trùng nhau

 Cách 2: Kích phải chuột trên tiêu đề cột (hàng) | Chọn lệnh Hide | Unhide

– Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính bất kỳ (+, -, *, /, …)

– Nếu hàm lồng trong hàm khác thì các hàm trong không cần dấu = phía trước

– 2003: Chọn Insert | Function hoặc nút fx

– 2007: chọn Formula | Insert Function

 DATE( năm, tháng, ngày )

 TIME( giờ, phút, giây )

*Hàm xử lý chuỗi

 LEFT( Text, number of chars )

 RIGHT( Text, number of chars )

 COUNT( Range ): Đếm số ô có chứa giá trị kiểu số

 COUNTA( Range): Đếm số ô có chứa dữ liệu, các kiểu

 COUNTBLANK( Range ): Đếm số ô không chứa dữ liệu

 MAX( Range ): Trả về giá trị lớn nhất

 MIN( Range ): Trả về giá trị nhỏ nhất

 PRODUCT( Range ): Trả về tích của các số trong List

 SUMIF( range, criteria, sum_range ): tính tổng các ô thỏa mản điều kiện nào đó

– range: miền dò – criteria: điều kiện

– sum_range: miền chứa các ô sẽ được cộng Các ô trong sum_range sẽ được cộng nếu các ô tương ứng với nó trong range thỏa mản điều kiện criteria

 COUNTIF( Range , criteria ): Đếm số ô thỏa điều kiện

– Range: miền đếm

– Criteria: điều kiện đếm

* Hàm điều kiện

 Là hàm thực hiện rẽ nhánh hai khả năng

– “Condition” là biểu thức điều kiện để thực hiện

– “Value if true” là giá trị trả lại nếu “Condition” có giá trị True

– “Value if false” là giá trị trả lại nếu “Condition” có giá trị False

 Ví Dụ: = IF( A3>=5 , “Đỗ” , “Trượt” )

 Hàm IF có thể viết lồng nhau

 VD: = IF( C6<7.0 , “TB” , IF(C6>=8.0 , “GiỎI” , “KHÁ”) )

Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

- TB nếu [dữ liệu trong ô C6] < 7.0

- KHÁ nếu 7.0  [dữ liệu trong ô C6] < 8.0

09/10/2014

38

* Các hàm Logic

 Để mô tả cho nhiều điều kiện, thường dùng:

 AND ( biểu thức 1, biểu thức 2,…, biểu thức n )

– cho giá trị True khi tất cả các biểu thức có giá trị đúng, ngược lại hàm cho giá trị False

 OR (biểu thức 1, biểu thức 2,…, biểu thức n )

– cho giá trị False khi tất cả các biểu thức có giá trị sai, ngược lại hàm cho giá trị True

* Hàm sắp xếp vị thứ (Rank)

Xếp thứ hạng của một giá trị trong một danh sách

Dạng hàm: RANK( value, table, index )

– value: là giá trị mà bạn muốn xếp vị trí

– table: bảng các số để tham chiếu dựa trên đó xếp thứ tự, địa chỉ tuyệt đối

– index: Là một số chỉ định cách sắp xếp Có hai giá trị

= 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng trước, nhỏ đứng sau,

 =1 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau

09/10/2014

40

* Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

Dạng hàm : Vlookup( value, table, column, index)

Value: là giá trị làm điều kiện tìm kiếm, có thể là một địa chỉ ô hay một công thức

Table: địa chỉ bảng chứa giá trị tìm kiếm trên đó, có địa chỉ tuyệt đối

Column hoặc Row: thứ tự cột hay hàng trong table trả lại

giá trị tìm kiếm

Index: chỉ nhận giá trị 1 (TRUE) hoặc 0 (FALSE) Nếu index = 1 thì cột đầu tiên của bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Khi dò tìm không phân biệt chữ hoa hay chữ thường

09/10/2014

42

– Dùng để dò tìm giá trị value bên trong một danh sách table => Hàm

sẽ trả về vị trí xuất hiện của trị cần dò bên trong danh sách

– Danh sách thường là một hoặc nhiều khối nhưng phải nằm trên cùng một cột hoặc một dòng

– Nếu index là 1 (hoặc không chỉ định) thì:

 Danh sách phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

 Tìm trị lớn nhất trong danh sách nhỏ hơn hay bằng trị dò

– Nếu index là -1 thì:

 Danh sách phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần

 Tìm trị nhỏ nhất trong danh sách lớn hơn hay bằng trị dò

– Nếu index là 0 thì:

 Danh sách không cần sắp xếp theo thứ tự

 Tìm trị đầu tiên trong danh sách bằng với trị dò

Hàm Index( table, row, col )

–Dùng để trả lại giá trị tại hàng row và cột col của bảng table

VIII Cơ sở dữ liệu (CSDL)

–Bản ghi là một dòng dữ liệu

–Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi

09/10/2014

46

Ví dụ một cơ sở dữ liệu đơn giản

2 Sắp xếp

Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá Có thể định

tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3

Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các

cột, trừ cột STT (nếu có) để tránh mất độ chính xác dữ

liệu

Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế

Cách làm:

– Chọn vùng cần sắp xếp

– 2003: Chọn Menu Data | Sort…

– 2007: Chọn Data | Sort & Filter | Sort

– Xuất hiện hộp thoại

09/10/2014

48

– AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc có sẵn

– Advanced Filter…: người sử dụng tự định

điều kiện lọc

09/10/2014

50

a Lọc dữ liệu dùng AutoFilter

 2003: Chọn Data | Filter | AutoFilter,

 2007:Chọn Data | Sort & Filter | Filter

 ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh

sách

 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống gồm:

Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter

để người sử dụng tự định điều kiện lọc, có các giá trị sau:

09/10/2014

52

Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn điểm môn 1

nằm trong đoạn [7,10]

b Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

Là kỹ thuật lọc nâng cao, để lọc nâng cao trước khi thực hiện phải xác định:

–Miền dữ liệu (List range)

chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lí, kể cả dòng tiêu đề

–Miền tiêu chuẩn (Criteria)

miền chứa các điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mản,

dòng đầu tiên chứa tiêu đề của điều kiện,

các dòng tiếp theo là tiêu chuẩn của CSDL

–Miền đích (Copy to)

Vùng dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn

09/10/2014

54

Các bước thực hiện

Bước 1: Định miền điều kiện

– Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện,

 Điều kiện trực tiếp thì tên phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL

 Nếu điều kiện gián tiếp tên không được trùng với tên cột

– Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 là 8 Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 >7

Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1 >=5 và

điểm môn 2 là 9 Miền điều kiện để lọc các bản ghi có điểm môn 1>=7 hoặc

điểm môn 2 <=8

 Bước 2: Thực hiện lọc

–Bôi đen vùng dữ liệu gốc

–2003: Vào menu Data | Filter | Advanced Filter …

–2007: Chọn Data | Sort & Filter | Advance

–Filter the list, in-place

–Copy to another location

–List range

–Criteria range

–Unique records only

–2007: Chọn Data | Outline | Sub Total

–=> Xuất hiện hộp thoại lựa chọn

09/10/2014

58

–Bôi đen hết vùng dữ liệu đã tính toán phân nhóm

–Chọn Data/SubTotal…

–Chọn RemoveAll

5 Các hàm xử lý trên dữ liệu

theo một điều kiện nào đó (nhiều điều kiện)

–Criteria: địa chỉ của vùng điều kiện tính toán

DMAX: giá trị lớn nhất trong cột thỏa điều kiện

DMIN: giá trị nhỏ nhất trong cột thỏa điều kiện

DAVERAGE: giá trị trung bình trong cột thỏa mãn điều kiện

6 Dùng Data Validation để kiểm soát nhập

Giúp người dùng dùng nhập chính xác dữ liệu vào bảng tính => Kiểm tra kiểu dữ liệu, giá trị nhập vào một ô và cảnh báo khi nhập sai

Thực hiện

– Chọn cột cần kiểm soát điều kiện nhập dữ liệu

– 2003: Chọn Data/ Validation

– 2007: Data | Data Tools | Data Validation

– xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu xác định điều kiện (allow)  Các

lựa chọn tương ứng

– Chọn OK

–Nhập danh sách các giá trị chỉ cho phép nhập

–Chọn cột cần xác định điều kiện nhập dữ liệu

7 Tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính

 Chọn phạm vi cần tìm, nếu không chọn Excel sẽ tìm trên toàn bộ bảng tính

 Vào Ctrl + F, thẻ Find:

 Find Next: đến ô chứa dữ liệu cần tìm

 Find All: liệt kê tên tập tin, tên bảng tính, địa chỉ

tuyệt đối của các ô chứa dữ liệu cần tìm

Nhập dữ liệu

cần tìm

Phân biệt chữ hoa, chữ thường Tìm cả trên tiêu đề

9 Bảo vệ tập tin bảng tính

09/10/2014

66

*Bảo vệ nội dung sổ bảng tính

 Không cho phép chỉnh sửa nội dung sổ bảng tính

 Thực hiện:

– 2003: menu Tools | Protection | Protect Sheet …,

– 2007: Review | Change | Protect Sheet …

– Nhập mật khẩu bảo vệ, nhấn OK

– Chọn thao giới hạn

– Xác nhận lại mật khẩu

 Để hủy bỏ,

– 2003: chọn Tools | Protection | Unprotect Sheet

– 2007: Review | Change | Unprotect Sheet

– Nhập mật khẩu ban đầu, nhấn OK

*Cho phép chỉnh sửa một số miền dữ liệu

 2003: Tools | Protection | Allow User to Edit Ranges

 2007: Revew | Change | Allow User to Edit Ranges

Nhập mật khẩu

Tạo miền cho phép

chỉnh sửa Xóa bớt miền

Chọn để đặt mật khẩu

bảo vệ phần bảng tính

09/10/2014

68

IX Biểu đồ

Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả tiêu

đề hàng và tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie

Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào

Insert | Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện

ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:

1.Định kiểu đồ thị

2.Định dữ liệu

3.Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …

4.Chọn nơi hiện đồ thị

Ví dụ một miền dữ liệu vẽ đồ thị

09/10/2014

70

Bước 1: Định kiểu đồ thị

09/10/2014

74

Bước 4: Định nơi đặt đồ thị

Đồ thị hiện trên 1 sheet mới

Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại

*Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

Thay đổi tỷ lệ trên trục

Giá trị nhỏ nhất

Giá trị lớn nhất

Khoảng cách các điểm chia

trang: chọn A4

Xem trước khi in Chọn để in

 Chọn thẻ Margins: định dạng lề

Chọn kích thước các lề trang in

Căn giữa trang nội

dung cần in + theo chiều ngang

+ theo chiều dọc

09/10/2014

78

hậu đề cho trang in

Chọn kiểu tạo Header

Chọn kiểu tạo Header

Chọn thẻ Sheet: cài đặt một số lựa chọn

Chọn số bản cần in

Chọn thông số máy in

In tất cả

In từ trang #1

đến trang #2

7 Tổng hợp dữ liệu – Pivot Table

Bước 1: Chọn Data/ PivotTable and PivotChart

Wizard…

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu

– External data source

– Multiple consolidation ranges

– Another Pivot Table report or …

Bước 3: Chọn vùng địa chỉ chứa danh sách cần tổng hợp

=> chọn Next

Bước 4: Chọn nơi chứa PivotTable => chọn Finish

Bước 5: Kéo thả các trường vào vị trí thích hợp

09/10/2014

82

* Ví dụ:

Chọn Data -> PivotTable and…

Next

09/10/2014

84

worksheet => chọn Finish

Kéo thảo các trường từ danh sách vào vị trí thích hợp:

–Kéo “Tháng” vào vùng “Row Fields”

–Kéo “United States”, “Canada”, “Japan”, “New Zealand” vào vùng Data Items

09/10/2014

86

Nhóm cột “Month” thành các quí trong năm: chọn

ô Month, vào thực đơn Data -> Group and Outline -> Group … => Chọn cả ba loại là Month, Quarters, Year=> chọn OK

Chọn định dạng cho Pivot Table: chọn PivotTable => Chọn View -> Toolbar -> Format -> AutoFormat => chọn kiểu => OK