Thiết kế hệ thống quản lý điểm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài : Thiết kế hệ thống quản lý điểm, gồm có nội dung 1. Giới thiệu chung về công tác quản lý điểm 2. Thiết kế hệ thống quản lý điểm 3. Kết luận Tài liệu dành cho các bạn nghiên cứu, học tập, cũng như tham khảo trong quá trình học.

-Lời mở đầu

Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóngcủa máy tính điện tử- một công cụ lu trữ và sử lý thông tin tự động đã làmtăng khả năng nghiên cứu, vận hành các hệ thống lớn và phức tạp

Ơ nớc ta hiện nay ngành công nghệ thông tin có tốc độ phát triển rấtnhanh và đang đợc đa vào ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế,góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Tin học hóa công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ời,tiết kiệm đợc thời gian,độ chính xác cao gọn nhẹ và tiện lợi hơn nhiều sovới việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ Tin học hoá giúp thu hẹp khônggian lu trữ tránh thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá cao, cụ thể hoá cácthông tin theo yêu cầu của con ngời

ng-Để đáp ứng đợc các yêu cầu mới, các thách thức mới nảy sinh ngày càngtăng, việc xây dựng một phần mềm có chất lợng tốt đòi hỏi những ngời thiết

kế hệ thống phải có một cái nhìn tổng quan về hệ thống, sự kinh nghiệm vàosáng tạo trong công việc

Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào dù có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt độngtrong lĩnh vực nào thì bộ máy quản lý là một trong những yếu tố quan trọng

để duy trì và phát triển tổ chức đó Để có thể biết đợc toàn bộ thông tin vềmột tổ chức hay cá nhân nào đó một cách chi tiết và nhanh chóng thì việcthiết kế hệ thống quản lý trên cơ sở của công nghệ thông tin là một vấn đềkhông thể thiếu trong công tác quản lý

Chính vì vậy chúng em đã chọn đề tài “thiết kế hệ thống quản lý điểm”làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình.Dựa trên ngôn ngữ lập trình cơ sởdữ liệu Access và Visual Basic chúng em hoàn thành phần thiết kế hệ thốngquản lý điển của mình Với hệ thống này ngời làm công tác quản lý có thểlắm bắt toàn bộ thông tin của sinh viên một cách cụ thể và dễ dàng khi tìmkiếm thông tin về một sinh viên nào đó trong toàn khoa

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Thanh Bình đã hớngdẫn, giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báo cáo này

Bài báo cáo gồm:

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 1

-Phần I: Giới thiệu chung về công tác Quản lý điểm

Phần II: Thiết kế hệ thống Quản lý điểm

Phần III: Kết luận

Phần I Giới thiệu chung về công tác quản lý điểm

1 Giới thiệu chung.

Trờng Cao Đẳng KT-KT CNI là một trờng Cao Đẳng có quy mô lớnvới hai cơ sở chính là số 456 Minh Khai -Q.Hai Bà Trng-Hà Nội và số 353Trần Hng Đạo - TP Nam Định Hàng năm lợng sinh viên tuyển sinh vào tr-ờng với số lợng khoảng 3000 sinh viên Trờng đợc phân làm nhiều khoa,bên cạnh đó trờng đã tổ chức liên kết với các trờng đại học, trung tâm đàotạo với rất nhiều chuyên ngành khác nhau, chất lợng đào tạo cao Khoa Tin-KT-TĐH là một trong những khoa thuộc trung tâm của trờng

Hiện nay với số sinh viên ngày càng đông , nhu cầu thông tin về họctập của sinh viên ngày càng cần thiết mang tính chất cập nhật Nó đòi hỏikhoa phải có một bộ phận quản lý mọi thông tin liên quan đến sinh viên

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 2

-Để quản lý sinh viên thì cán bộ quản lý phải cập nhật, lu trữ một số ợng hồ sơ, giấy tờ rất lớn.Với phơng thức quản lý hiện nay, gây rất nhiều khókhăn trong công tác bảo quản và tìm kiếm Vì vậy việc quản lý cần phải đợctin học hóa

l-Với hệ thống quản lý mới thì việc cập nhật, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng

và khối lợng lu trữ lớn tốn ít nhân lực

*Thực trạng hiện nay của công tác quản lý tại trờng:

- Hàng năm trờng tiếp nhận hồ sơ học sinh

- Từ danh sách hồ sơ trúng tuyển mà cập nhật lý lịch của sinh viên Sổ gốc

có tính pháp lý lu trữ mọi thứ liên quan đến sinh viên gồm lý lịch bảnthân, kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên từng năm học

- Cuối mỗi kỳ học nhà trờng tổ chức thi học kỳ

- Cuối mỗi khoá trờng tổ chức thi tốt nghiệp và bảo vệ luận án

2 Các mức đánh giá kết quả học tập

Nội dung các mức đánh giá kết quả học tập của sinh viên gồm 3 mức:

• Mức môn học: đánh giá kết quả học tập từng môn học trong một kỳ

• Mức học kỳ: đánh giá kết quả học tập theo từng kỳ học của sinh viên dựavào mức môn học

• Mức cả năm: đánh giá kết quả học của sinh viên cả năm dựa theo mứchọc kỳ

• Mức cuối khóa: đánh giá kết quả học tập của sinh viên trong toàn bộ cảkhóa học

3 Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp

Căn cứ vào điểm trung bình cuối khoá học và điểm trung bình chung tốtnghiệp, xếp loại tốt nghiệp đợc quy định thành 6 loại sau: Giỏi, Khá, Trungbình khá, Trung bình, Yếu , Kém Tiêu chuẩn cụ thể sau:

• Loại giỏi: Điểm trung bình cuối khoá từ 8.0 trở lên không thi lại mônnào, điểm trung bình tốt nghiệp từ 8.0 trở lên

• Loại khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 7.0 trở lên, điểm trung bình tốtnghiệp từ 7.0 đến 8.0

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 3

-4 Đánh giá phơng thức quản lý

Trên thực tế hiện nay của khoa toàn bộ quản lý điểm của sinh viên từ khinhập trờng, tính điểm học kỳ, nhập điểm thi của toàn bộ hệ cao đẳng đềuthực hiện thủ công trên giấy tờ sổ sách Với cách quản lý đó dẫn đến số lợnggiấy tờ nhiều, vì vậy việc tập hợp tìm kiếm, tra cứu gặp nhiều khó khăn

- Hiệu quả công việc không cao

- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ

- Độ chính xác không cao

5 Ưu và nhợc điểm của hệ thống khi sử dụng CNTT.

Với hệ thống này đã đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Cập nhật đợc thông tin hồ sơ sinh viên trúng tuyển học hệ cao đẳng theo từng năm học

- Cập nhật đợc môn học mà sinh viên học trong cả khoá

- Cập nhật đợc điểm thi các lần thi học kỳ, tốt nghiệp

- Báo cáo đa ra đợc danh sách lớp học, sinh viên học theo từng lớp

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 5

- Đa ra các bảng điểm cá nhân của một kỳ học, cuối khoá hoặc từ thời trớc

đến thời điểm hiện tại đang lập

- Đa ra bảng điểm tổng hợp của lớp trong từng kỳ, năm theo môn học

• Ưu điểm

- Hệ thống gọn nhẹ

- Lu trữ gọn nhẹ nhiều thông tin bằng máy

- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng

- Yêu cầu trình độ ngời dùng

Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới

• Cơ sở vật chất (máy vi tính) phải đợc trang bị khá đầy đủ

• Cán bộ quản lý nghiệp vụ đợc trang bị một số kiến thức cơ bản về máy tính

• Ban quản lý quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý

Phần Ii Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Thông tin đầu vào và đầu ra

a Thông tin đầu vào:

- Ngành học

- Khoá học

b Thông tin đầu ra:

- Danh sách sinh viên theo lớp

- Kết quả học tập của từng sinh viên trong học kỳ, năm học vàcuối khoá

- Các báo cáo thống kê: Điểm, hạnh kiểm , danh sách lên lớp,danh sách thi lại, danh sách học lại…

)

* 1 (

DVHT

DVHT DTL

)

* (

DVHT

DVHT DTLCN

DTLCN: Điểm thi cao nhất

• Điểm trung bình cho sinh viên thi tốt nghiệp(ĐTBTN): đợc tính theocông thức sau

ĐTBTN =

∑

∑

) (

) (

HeSo DCMTTN

DCNTTN: điểm các môn thi tốt nghiệp sau khi tính cả hệ số

HeSo: hệ số của môn thi tốt nghiệp

* Điểm trung bình cho sinh viên bảo vệ (ĐTBBVTN) đợc tính theocông thức sau

-3.Phân tích chức năng hệ thống.

Qua bớc khảo sát hệ thống của khoa, từ đó nhìn tổng thể hệ thốngphân ra thành 3 chức năng:

• Quản lý học sinh sinh viên

• Báo cáo tìm kiếm

• Quản lý điểm

a Biểu đồ phân cấp chức năng.

b Mô tả một số chức năng

• Chức năng quản lý học sinh sinh viên :

- Cập nhật hồ sơ sinh viên: Nhập hồ sơ sinh viên trúng tuyển

- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học đợc giảng dạytại khoa đối với hệ THCN

- Cập nhật điểm: Nhập điểm thi cho mỗi sinh viên sau mỗi học kỳ

- Cập nhật ngành học:Nhập các ngành học mà học sinh đăng ký

- Cập nhật khoá học: Nhập năm vào trờng và ra trờng sau thờigian học tập

- Cập nhật lớp: Nhập danh sách lớp học theo từng chuyên ngành

• Chức năng báo cáo tìm kiếm đợc phân thành 7 chức năng:

- Tìm kiếm hồ sơ: Tìm kiếm toàn bộ thông tin liên quan đến sinhviên trong hệ THCN

- Tìm kiếm điểm HSSV: Tìm kiếm điểm môn, trung bình học kỳ,trung bình cả năm, điểm tốt nghiệp của từng sinh viên

- Báo cáo danh sách lớp: Đa ra đợc toàn bộ số sinh viên vớinhững thông tin theo yêu cầu

- Báo cáo bảng điểm : Đa ra toàn bộ thông tin về điểm của 1 sinhviên sau mỗi kỳ học, khoá học

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 8

Tính điểm TN

Tìm kiếm hồ sơ HSSV

Tìm kiếm điểm HSSV

BC danh sách lớp

BC danh sách lên lớp

BC danh sách học lại

BC danh sách thi lại

c Biểu đồ luồng dữ liệu

• Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

• Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Tác nhân trong Một chức năng đợc mô tảở trang khác của biểu đồ

9

-• Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

• Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo ,tìm kiếm.

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3

BC danh sách sinh viên

• Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý điểm.

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3

HSSV

Môn

11

Quản lý Điểm thi

Quản lý môn học

Điểm thi

Môn

Ngµnh häc

Kho¸ häcM«n

häc

HSSVLíp

12

QL ngµnh häc

-4 ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.

Häc sinh sinh viªn

Tªn thuéc tÝnh KiÓu Gi¶i thÝch

Mahssv Text M· häc sinh sinh viªn

Ngaysinh Date/Time Ngµy sinh

Gioitinh Yes/No Giíi tÝnh

Makhoahoc Text M· kho¸ häc

LoaiTN Text Lo¹i tèt nghiÖp

NgayTN Date/time Ngµy tèt nghiÖp

DiemTN Number §iÓm tèt nghiÖp

-§iÓm

Tªn thuéc tÝnh KiÓu Gi¶i thÝch

Mahssv Text M· häc sinh sinh viªn

Diemlan1 Number §iÓm lÇn 1

Diemlan2 Number §iÓm lÇn 2

Kho¸ häc

Tªn thuéc tÝnh KiÓu Gi¶i thÝch

Makhoahoc Text M· kho¸ häc

Tenkhoahoc Text Tªn kho¸ häc

Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3 14

-B¶ng ngµnh häc

Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3 16

-B¶ng líp

Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3 17

-Cách tạo báo cáo

Kích phải chuột nên cửa sổ Proiect/Add/DATA Envirenment

Kích phải chuột lên cửa sổ conection/ Properties/ Microsoft Jet3.15 OLEDB provider/ next

Trong seclect or enter a Databasename chỉ ra cơ sở dữ liệu access đã convert về access97/ Testconnection xem có thành công hay không/ok

Từ connection1/ Addcommand1

Khích chuột phải lên command1/propeties

Trong mục databasename object/table

Trong mục object name chỉ ra bảng cần nhập/Apply/ok

Kích chuột phải lên cửa sổ project/Add/Data report

Ta điền tiêu đề cho data report và thiết kế các trờng ô textboxt cho formbáo cáo

Ta cần quan tâm đến hai thuộc tính là

Data sour và data envỉonment

+ Data nember là tên của cơ sơ dữ liệu access97 đã convert trong ô text box ta cũng cần quan tâm đến 2 thuộc tính

+ Data nember là: tên của CSDL access đã convert97

+ Data field là: tên trờng cần cập nhật

Báo cáo lớp

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 20

-B¸o c¸o ngµnh häc

Nhãm sinh viªn thùc tËp b¸o c¸o:Nhãm 3 21

-Kết luận

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hiện nay,ngành công nghệthông tin là một trong những ngành có xu thế phát triển mạnh và có quymô rông khắp thế giới

Ngày nay tin học đã đợc gắn liền với cuộc sống của con ngời và sự

đi lên của xã hội.Từ việc ứng dụng của tin học mà trong quá trình làmviệc con ngời đợc giải phóng lao động từ chân tay sang lao động trí óc

Đặc biệt với sự nhanh nhạy và độ chính xác cao của tin họcđã giúp chocông tác quản lý ngày càng đợc hoàn thiện và đạt hiệu quả cao

Với ngôn ngữ lập trình CSDL Access và Visuabasic, việc thiết lậplên một hệ thống quản lý dữ liệu tại một cơ quan, tổ chức nào đó đợc dễdàng hiệu quả Từ đó cho thấy lu trữ nhiều dữ liệu , xử lý nhiều thôngtin một cách nhanh chóng và có tính bảo mật cao

Trong thời gian vừa qua nhóm chúng em đã chọn đề tài “quản lý

điểm”làm đề tài thực tập của mình Chúng em đã cố gắng tìm hiểu họchỏi và hoàn thiện bai bao cáo theo đúng yêu cầu của thầy đề ra Song vìthời gian hạn hẹp nên trong bài làm còn nhiều sai sót nên chúng emmong đợ sự góp ý của các thầy cô trong khoa để bài tập của chúng emdợc hoàn thiện hơn

Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm ThanhBình đã hớng dẫn giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành bài báocáo của mình trong thời gian vùa qua

Nhóm sinh viên thực tập báo cáo:Nhóm 3 22