PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY VPP BÚT BI BẾN NGHÉ TẠI HÀ NỘi

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY VPP BÚT BI BẾN NGHÉ TẠI HÀ NỘI. Tài liệu dành cho các bạn nghiên cứu, tham khảo về thiết kế hệ thống quản lý bản hàng, cũng như trong quá trình làm đồ án của mình.

KS21

Mục lục

Lời nói đầu 1

Chơng 1 5

Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin 5

1.1 Đại cơng về hệ thống thông tin 5

1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin 6

1.2.1 Chiến lợc và khảo sát 6

1.2.2 Phân tích hệ thống 7

1.2.3 Thiết kế hệ thống 8

1.2.4 Xây dựng 9

1.2.5 Cài đặt hệ thống 9

1.2.6 Bảo trì hệ thống 9

1.3 Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc 10

1.4 Sử dụng trong phân tích thiết kế “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng của công ty VPP & Bút bi Bến Nghé tại Hà Nội” 13

Chơng 2 14

Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ Thống quản ly bán hàng 14

2.1 Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ thống quản ly bán hàng14 2.1.1 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé 14

2.1.2 Khảo sát hệ thống 14

2.1.3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý 17

2.1.4 Phê phán hiện trạng 19

2.2 Phân tích chức năng hệ thống 19

2.1.1 Phân tích chức năng 19

2.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng BCD 21

2.3 Mô tả 22

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu BLD 23

2.4.1 Biểu đồ BLD mức khung cảnh 23

2.4.2 Biểu đồ BLD mức đỉnh 24

2.4.3 Biểu đồ BLD đới mức đỉnh 25

Chơng 3 31

Phân tích và thiết kế hệ thống 31

3.1 Phân tích theo mô hình dữ liệu thực thể ERD 32

3.1.1 Xác định thực thể 32

3.1.2 Mô hình thực thể ERD 36

3.2 Thiết kế hệ thống 37

3.2.1 Mục đích 37

3.2.2 Yêu cầu 37

3.2.3 Thiết kế chức năng phần mềm 38

3.2.4 Mô tả 38

3.2.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 39

3.2.6 Thiết kế Menu hệ thống ……… 43

3.2.6.1 Hệ thống ……… 43

3.2.6.2 Cập nhật danh mục ……… 44

3.2.6.3 Quản lý bán hàng 44

3.2.6.4 Tra cứu 45

3.3 Xây dựng chơng trình 46

3.3.1 Lựa chọn cộng cụ thực hiện 46

3.3.2 Thực hiện chơng trình 48

KS21

3.3.2.1 Tổng quan về chơng trình 48

3.3.2.2 Yêu cầu sử dụng chơng trình 48

3.3.3 Một số giao diện chơng trình 49

Chơng 4 60

Nhận xét và đánh giá 60

4.1 Những vấn đề đã thực hiện đợc 60

4.2 Những hạn chế 60

4.3 Kết luận 60

4.4 Hớng phát triển đề tài 61

Phụ lục 62

Tài liệu tham khảo 62

Lời nói đầu

Trong thời đại Công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng toàn thế giới nói chung,

sự phát triển Công nghệ thông tin luôn gắn chặt với sự phát triển kinh tế cũng nh sự phát triển các ứng dụng khoa học kỹ thuật

Kinh doanh là 1 trong những vấn đề sống còn cho sự phát triển của mỗi Quốc gia ở Việt Nam do phải trải qua 2 cuộc chiến tranh khốc liệt chống Pháp và chống

Mỹ Do vậy nền kinh tế nớc ta vẫn còn là 1 nớc đang phát triển, môi trờng kinh doanh vẫn còn mở cửa, cha thực sự bền vững và cha khoa học Do vậy đa phần mềm tin học vào kinh doanh cũng là một công cụ để trợ giúp đắc lực,hữu hiệu nhằm hoàn thiện cho lĩnh vực kinh doanh trong tơng lai giúp các công ty có thể thành công và vơn cao hơn

KS21

nữa trên thị trong trong nớc cũng nhu thị trờng quốc tế Vì vậy việc xây dựng xâydựng hệ thống thông tin quản lý là thực sự cần thiết

Ngày nay xu hớng thị trờng

Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé là một trong những nhà cung cấp vănphòng phẩm hàng đầu của Việt Nam, số lợng khách hàng tăng rất nhanh trong thờigian gần đây Do vậy Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé phải có những giảipháp chiến lợc bán hàng nhằm tăng doanh số doanh thu, những quy trình triển khaibán hàng, các phơng pháp chăm sóc khách hàng tối u và dành cho khách hàng nhữngquyền lợi cao nhất Để có đợc những công việc trên thì không thể thiếu ứng dụngCông nghệ thông tin vào công tác quản lý

Với những u việt của tin học, bản thân em đang công tác tại Công ty TNHHVPP & Bút bi Bến Nghé và là sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin, trờng ĐH

Bách Khoa Hà nội, từ những kiến thức đã đợc học trong trờng, em chọn đề tài “PHÂN

TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Lí BÁN HÀNG CỦA CễNG TY VPP&BÚT BI BẾN NGHẫ TẠI HÀ NỘi”.

Với đề tài này, em hy vọng sẽ làm giảm bớt thời gian chết, ngừng làm việc củacác nhân viên trong Công ty, hỗ trợ cho việc đảm bảo thời gian cung cấp, triển khaidịch vụ bán hàng, và xử lý thông tin của khách hàng đợc nhanh nhất Và cũng đảmbảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin phục vụ công tác quản lý,

đồng thời nâng cao đợc hiệu quả công việc

Báo cáo gồm (4 chơng):

 Chơng 1: Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

 Chơng 2: Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ thống bánhàng

 Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

 Chơng 4: Nhận xét và đánh giá

Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp, bên cạnh sự cố gắng của bản thân,

em đã nhận đợc sự quan tâm chỉ bảo, hớng dẫn sát sao của Thầy Tạ Tuấn Anh Em xinchân thành cảm ơn Cô đã trực tiếp hớng dẫn em làm đồ án tốt nghiệp này Nhân đây

em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin

đã cung cấp cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian học tập tại trờng Và xinchân thành cám ơn sự giúp đỡ quí báu của các bạn bè và các đồng nghiệp

KS21

Báo cáo này sẽ không thể tránh khỏi sai sót, rất mong đợc sự chỉ bảo và góp ýcủa các Thầy Cô cùng bạn bè, đồng nghiệp để em hoàn thiện và phát triển đề tài nàytốt hơn

Chơng 1

Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống

thông tin1.1 Đại c ơng về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện, các phơngtiện gồm: máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị truyền thông và các phơng pháp xử lý(chủ yếu là các phần mềm máy tính) thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tinbao gồm hai thành phần cơ bản : Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp vàcác xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu

Các dữ liệu là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiệu thờihay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này có thể tách ra làm hai loại dữ liệu Dữliệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan gồm dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị.v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện

KS21

xảy ra, chẳng hạn khi có một công nhân thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung

Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời Việc điều chỉnh lại các dữliệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật

Các dữ liệu phản ảnh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của các cơ quan, nh dữliệu về sản xuất, mua bán, giao dịch Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồngvào/ ra của doanh nghiệp có thể coi là một chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là tác mộttác nghiệp (operation chẳng hạn nhận một lô hàng khổng lồ, hoàn thành một mẻ sảnphẩm, một đơn hàng tiếp theo, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ảnh các hoạt

động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp)

Các xử lý là những tiến trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính:Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch

nh đơn mua hàng, hoá đơn, lập các báo cáo, lập các bản thống kê, các modul, cácform nhập dữ liệu v.v Và trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp nhữngthông tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhngcũng có thể lựa chọn quyết định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp và nh vậy cóthể điều chỉnh theo ý muốn nh các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phơng pháp phân phốicác trợ cấp, các quy định về khuyến mãi, cũng đợc có thể ấn định từ bên ngoài doanhnghiệp, đặc biệt là do nhà nớc ví dụ quy tắc tính thuế VAT, các tính lơng và bảo hiểmxã hội, và nh vậy doanh nghiệp không thể tự tiện thay đổi một cách tuỳ tiện

Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ảnh cấu trúc doanh nghiệphoặc các thông tin phản ảnh hoạt động của doanh nghiệp

Đầu ra có thể là các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanhnghiệp chẳng hạn đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, đợcgọi là các kết quả ngoài Và các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào chocác xử lý khác thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ đợcgọi là các kết quả trong

Trong thực tế, thuật ngữ về hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi trờng

điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác

là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho mộtcông tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội

1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin

Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn Tuỳthuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trìnhnày có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau Tuy nhiên có thể tổng hợp

hệ thống (Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin (Thiết kế), lập trình(Xây dựng), cài đặt và bảo trì.

1.2.1 Chiến lợc và khảo sát

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thôngtin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin Kết quả là

hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức

Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn:

 Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án

 Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng

định những kết quả thu đợc

 Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát

ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giớihạn chính xác của công việc (phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc vànhững gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề) Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu vàxác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loạicông việc

1.2.2 Phân tích hệ thống

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống,nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống Dựatrên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu Kết quả

là Hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức

Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả cócấu trúc Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thểliên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh

Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các bớc khácnhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối t ợng khác nhau.Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) vàtuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống Trong thực tế, phần phân tích

dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc Cấu trúc phân rã này không phản

ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng Trong giai đoạn phân tích chỉnên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý

đặt ra

Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:

 Tên chức năng

 Mô tả có tính tờng thuật

 Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

 Đầu ra của chức năng (dữ liệu)

 Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng.Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lầntrong các giai đoạn sau của quá trình phân tích Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽcho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống

 Phân tích dữ liệu

Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệcần giải quyết Mỗi thực thể (Entity) là một nhóm các dữ liệu đợc mô tả bằng cùngmột bộ thuộc tính Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế Các thực thểlấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũngcần đa vào giai đoạn phân tích

 Phân tích ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệthống Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quátnhất với dòng dữ liệu chính trong hệ Phần bên ngoài có thể là các tác nhân nh con ng-

ời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan

đến hệ thống

 Phân tích luồng dữ liệu

KS21

Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính:

 Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu củangời sử dụng

 Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trìnhviên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới Thể hiện quytrình xử lý thông tin trong hệ thống

 Liên lạc: BLD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp choviệc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng

 Tài liệu: Việc dùng BLD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết

kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tàiliệu nh vậy

1.2.3 Thiết kế hệ thống

Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hìnhlogic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vàocấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếmkhoảng 15-25% công sức

Đầu vào chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựngtrong quá trình phân tích Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hìnhquan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic Giai đoạn này là quátrình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu vàthiết kế module Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệthống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng Nếu sử dụng quá ítcác công cụ mô hình hóa sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụngquá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt cóthể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống Ngờiphân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công

cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể

KS21

 Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chơngtrình

 Viết các câu lệnh sản sinh CSDL

 Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn

 Tạo các CSDL kiểm tra

 Kiểm thử chơng trình

1.2.5 Cài đặt hệ thống

 Lập tài liệu hớng dẫn sử dụng

 Chuyển đổi dữ liệu cũ

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới.Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới vànguyên tắc chuyển đổi Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết

kế hệ thống

 Kiểm nghiệm, cài đặt

1.2.6 Bảo trì hệ thống

Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử dụng

Công việc bảo trì bao gồm :

 Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi

 Sửa đổi, nâng cấp phiên bản

 Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng.Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị

Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế Tuy nhiênvới hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này Ba công

cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúclà:

Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông th ờng

đ-ợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chứcnăng, trả lời cho câu hỏi:

đồ đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chứcnăng hoặc nhóm chức năng cụ thể

Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh tổng thể

về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc

 Mô hình dữ liệu

KS21

Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữachúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính cácràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?

Tuy sơ đồ chức năng là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các

hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chứcnăng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống Mô hình dữ liệu làmột trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho sơ đồchức năng để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích

Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:

 Quan hệ một - một

 Quan hệ một - nhiều

 Quan hệ nhiều - nhiều

 Mô hình luồng dữ liệu

Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ

đồ: sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ quá trình xử lý, sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trậnchức năng/ thực thể

Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống dới dạngtĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dới cách nhìn động Môhình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống

Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động

Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tả luồng dữ liệu

là sơ đồ dòng dữ liệu, nó thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng chocả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất củaphân tích hệ thống có cấu trúc Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ một quá trìnhhoặc từ chức năng này sang một quá trình (một chức năng) khác Một điều khá quan

KS21

trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nào cần phải có trớc khi thực hiện một chứcnăng hay một quá trình Nói cách khác, mô hình luồng dữ liệu đa ra một phơng phápthiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin màchúng sử dụng

Mô hình luồng dữ liệu bao gồm những thành phần sau:

Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho các chức năngkhác nhau mà hệ thống phải thực hiện Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo mộtcách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới

Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên Mũi tên chỉ hớng racủa dòng thông tin Dòng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tợng trng cho thôngtin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra

Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song, hoặc bởi hìnhchữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải l u giữ trong mộtkhoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào Một khicông việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này đợc tồn tại dới dạng filehay cơ sở dữ liệu

Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống Nhân tố bênngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống

Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ thống.Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiếntrình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúpcho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho ngời lập trình

có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống Có thể nói đây là công cụ phân tích ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và ngời sử dụng

-Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cáchnhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình Trong quá trình phát triển(thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếp tục phát triển, chi tiết hoá.Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trìnhviên

 Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình

Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ thống vìvậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra đ ợc một phần

KS21

các mô hình còn lại Trong phơng pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hìnhnày đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống Các mô hình thờng

đợc xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút

(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: mô hình chức năng, mô hình dữ liệu, mô hìnhluồng dữ liệu Thứ tự xây dựng này thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lậptrình Trong trờng hợp này mô hình luồng dữ liệu đợc sử dụng nh một công cụ minhhoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của mô hình chức năng và mô hình dữ liệu

(2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, mô hình luồng dữliệu lại đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực Sau khi

đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ mô hình luồng dữ liệu trích lọc các chứcnăng để xây dựng mô hình chức năng và dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu

1.4 Sử dụng trong phân tích thiết kế “ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Lí BÁN HÀNG CỦA CễNG TY VPP&BÚT BI BẾN NGHẫ TẠI HÀ NỘi”

Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thôngthông tin, đồ án sử dụng phơng pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc đểphân tích và thiết kế hệ xây dựng hệ thống thông tin PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Lí BÁN HÀNG CỦA CễNG TY VPP&BÚT BI BẾN NGHẫ TẠI HÀ NỘ i.

Chơng 2

Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ Thống

quản lý bán hàng

2 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của Công ty

TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé

Công ty TNHH VPP và bút bi Bến nghé đợc thành lập năm 1985 do ông Nguyễn

Thanh Liêm sáng lập với thơng hiệu “ Cơ sở bút bi Đông á” có trụ sở tại 250

Trần Hng Đạo –Quận 1 –Tp Hồ Chí Minh

Năm 1978 Công ty hợp tác cùng ban tổ chức trờng Cao Đẳng S Phạm TP Hồ Chí

Minh lấy thơng hiệu là “ Cao Đẳng S Phạm”.

Năm 1988 ,Công ty hợp tác cùng ban tổ chức chính quyền quận 5 lấy thơng hiệu

là “ Văn phòng phẩm Quận 5 ”.Nhng do sự hợptác không đem lại hiệu quả cao

KS21

cải tiến đổi mới thơng hiệu và cải tiến chật lợng ,mẫu mã sản phẩm để đa thơng hiệu Bến Nghé trở lên gần gũi quen thuộc với Khách hàng nh ngày này Cụ thể trong 3 năm lion 1992,1993,1994 sản phẩm bút bi Bến Nghé đã lọt vào “Top ten “

do ngòi tiêu dùng bình chọn

Hiện nay Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dụng cụ viết và VPP tại Việt

Nam.Do vậy để có đựơc chỗ đứng vũng chắc trên thị trờng và ngày càng thúc đẩy

sự phát triển ngày càng lớn mạnh Công ty không ngừng phải chú ý cải tiến ,nâng cao hệ thông phân phối bán hàng tại khắp mọi miền trên tổ quốc Sản phẩm Bến nghé đã có mặt ở 64 tỉnh thành trên toàn quốc qua hệ thối nhà phân phối và văn phòng đại diện

Trong đề tài nghiên cứu đồ án tốt nghiệp em muốn đi sâu nghiên cứu và thiết kế quán lý bán hàng tại công ty Vì đây là phần quan trọng nhất dẫn đến sự thành công

và phát triển của công ty,vì là nhân viên làm việc lâu năm cho công ty tôi mong rằng sẽ đóng góp 1 phần nhỏ bé của mình vào sự phát triển chung của công ty

Nhiệm vụ cơ bản:

Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các dụng cụ phục vụ cho học sinh vàcông tác văn phòng Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ thực hiện công đoạn sản xuất vàkiểm tra chất lợng sản phẩm Bộ phận bán hàng đảm nhận việc kinh doanh của công

ty thông qua các kênh phân phối,bán hàng trực tiếp và gián tiếp

4 Hiện trạng tổ chức

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Thủ kho-

kế toán kho

Kế toán viên

PTTT tỉnh

Tr ởng phòng KD

Tr ởng phòng điều phối

Tr ởng phòng kế toán

Tr ởng phòng nhân sự

Giám đốc (GĐ bán hàng)

Trợ kho

 Bộ phận kế toán: hàng ngày tính toán lợng hàng bán đựơc, báo cáo doanh số,doanh thu, công nợ, chi phí và đồng thời xem xét tình hình biến động doanh số,doanh thu để trình lên phòng kinh doanh Tập hợp đơn đặt hàng của nhân viên đểbáo cáo và lên kế hoạch đặt hàng cho phòng điều phối Căn cứ số lợng hàng trêncác đại lý (do nhân viên bán hàng thống kê cuối ngày- hàng tồn kho) và hàng đãbán để kiểm tra sự sai sót.

 Bộ phận kinh doanh: đợc phân chia thành các bộ phận sau:

 Tổ bán hàng: đợc phân làm hai bộ phận

 Bộ phận nhân viên bán lẻ đứng tại các quầy của công ty: nhiệm vụquản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báocáo số lợng hàng tồn trên quầy để giao ca Khi thấy mặt hàng nào thiếu hoặchết có thể làm đơn đặt hàng để chuyển cho bộ phận kế toán của công ty Đồngthời tính tiền của khách hàng, mọi số lợng hàng bán ra đợc nhập vào máy tính

để máy tính tính tiền và in hoá đơn, các dữ liệu về hàng hoá bán ra sẽ đợc lutrữ lại để bộ phận kế toán làm nhiệm vụ

để kế toán bán háng thống kê số hàng đã bán đợc trong ngày và nộp tiền.

 Tổ Giám sát bán hàng và phát triển thị trờng: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trờngnhăm lên kế hoạch phát triển kinh doanh và mở rộng thị trờng Đa ra các yêucầu đặt hàng (do công ty sản xuất) lên trởng phòng, rồi chuyển qua bộ phận kếtoán Đồng thời chịu trách nhiệm quản bá thơng hiệu sản phẩm thông qua các ph-

ơng tiện thông tin đại chúng

 Bộ phận điều phối: Thu thập đơn đặt hàng của các trạm (thông qua kế toán),của nhân vien bán hàng tại Hà nội và các quầy báo về để lên kế hoạch phânphối hàng hoá và lên kế hoạch đặt hàng vào Sài Gòn để Phòng Kế hoạch củaCông ty ở Sài gòn lên kế hoạch sản xuất Hàng hoá đợc đa về các kho củatrạm (các tỉnh có các trạm) Nhận doanh số, doanh thu công nợ và chi phí của

bộ phận kế toán gửi về để xem xét và báo cáo tình hình kinh doanh của cáctrạm lên giám đốc bán hàng Phân tích kết quả kinh doanh để lên kế hoạchbình ổn và thúc đẩy tình hình kinh doanh của trạm Trong bộ phận điều phối

có bộ phận quản lí kho (nhận hàng và giao hàng)

5 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý

Qua khảo sát tôi nhận thấy quy trình làm việc cùng các chứng từ giao dịch

sử dụng trong quy trình đó nh sau:

 Theo dõi đơn đặt và lợng hàng nhập của nhân viên tại Hà Nội :

 Khi nhân viên bán hàng có nhu cầu về hàng sẽ viết một phiếu yêu cầu để

đề xuất loại hàng, số lợng… hoặc nhân viên nghiên cứu thị trờng có thể

viết phiếu yêu cầu nhằm tăng số lợng mặt hàng nào đó Các phiếu yêu

cầu này sẽ đợc chuyển lên bộ phận kế toán Bộ phận kế toán bán hàng

căn cứ vào lợng hàng tồn trong kho và các phiếu yêu cầu sẽ lập các đơn

đặt hàng để chuyển cho bộ phận điều phối Các đơn đặt hàng sẽ đợc lu

trữ lại trong tệp Đơn Hàng Bộ phận điều phối nghiên cứu, đánh giá và

tổng hợp các đơn đặt hàng sau đó sẽ chuyển cho Phòng Kế hoạch trong

Công ty sản xuất hàng đặt tại Sài Gòn Hàng sản xuất theo đơn đặt hàng

sẽ chuyển về kho chính Tại đây bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho và

nhận hàng Hàng đợc lu giữ lại trong kho của chính Phiếu nhập kho sẽ

đ-ợc chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện việc đối chiếu với đơn đặt

số, doanh thu của quầy thông qua tệp BANHANG này Ngoài việc bán hàng cácnhân viên còn có nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá trên quầy vào cuối buổi hoặc cuối

ca Từ đó có thể lập ra các phiếu yêu cầu các mặt hàng hết hoặc cần thiết để

chuyển cho bộ phận kế toán

 Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng với số lợng lớn, chia làm nhiều lần thì bộ

phận bán hàng (hoặc bộ phận tiếp thị) sẽ tiến hành lập hợp đồng với khách Hợp

đồng một bản đợc chuyển cho khách, một bản đợc chuyển cho bộ phận kế toán

lu giữ Sau đó tiến hành lập đơn hàng Đơn hàng đợc chuyển cho bộ phận quản

lý kho Khách hàng có thể thanh toán tại quầy- nếu thế bộ phận bán hàng sẽ inhoá đơn và khách hàng thanh toán tiền cho bộ phận kế toán Các nhân viên tiếpthị hoặc trợ kho sẽ đảm nhận việc chuyển hàng đến khách hàng Bộ phận quản

lý kho viết phiếu xuất kho,phiếu nhập kho nhập và xuất hàng Khi giao hàng, nhân viên lập phiếu giao nhận Phiếu này chia làm ba liên: liên 1 cho bộ phận

bán hàng lu giữ, liên 2 cho bộ phận kế toán trạm lu giữ, liên 3 giao cho kháchhàng

 Kế toán:

 Thanh toán tiền hàng, tính toán doanh thu, doanh số thông qua các hoá đơn,phiếu giao nhận, phiếu xuất trả hàng tại kho Hoá đơn đựơc lu trữ lại Nhờ cácbáo cáo của quản lý kho hàng tuần hoặc hàng tháng các báo cáo hàng tồn đợc in

ra Thông qua các thông báo Phòng Kế hoạch của Công ty và các ý kiến của

Giám đốc bán hàng mà lập bảng báo giá Hàng ngày thực hiện công việc tính

toán công nợ, chi phí khách hàng

6 Phê phán hiện trạng:

Qua việc tìm hiểu phơng thc hoạt động của công ty ở trên, ta thấy công việchàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lợng công việc là rất

KS21

lớn đặc biệt là khâu kế toán Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xáccao

Để quản lý tốt cấn phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lu các hồ sơ

đợc lặp đi lặp lại và kiểm tra qua quá nhiều khâu, tốn rất nhiều thời gian vànhân lực, nhng cũng không thể tránh khỏi các sai sót dữ liệu và không hoàntoán chính xác Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khác phục là rấtkhó khăn

Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gâymất mát tài sản chung cho công ty, cũng nh không phục vụ tốt công tác chỉ

đạo quản lý của công ty

Việc chuyển các dữ liệu đi các trạm ở xa là rất tốn thời gian, tiền bạc nhân

sự và không đáp ứng đợc kịp thời yêu cầu của khách hàng

Do vậy việc đa máy tính vào quản lý tại công ty là nhu cầu cấp thiết, nhằmkhắc phục các nhợc điểm nêu trên

Tuy nhiên , nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểmdữ liệu không đợc nhất quán, cuối mỗi ca nhân viên quản lý phải sao chép dữliệu rất tồn thời gian, trong khi công việc mua bán cần phải liên tục, do vậykhông thể đáp ứng đủ nhu cầu Nhợc điểm này có thể khắc phục dễ dàngbằng cách liên kết các máy lại với nhau lập thành mạng máy tính (MạngLAN)

 In hoá đơn (nhập vào máy tính SL hàng bán – cất vào tệp BANHANGLE)

 Thanh toán cho khách,

 Báo cáo doanh thu, doanh số.

 Báo cáo công nợ, chi phí hàng ngày

 Báo cáo tình hình thị trờng và hàng hoá

 Báo cáo kết quả kinh doanh

 Báo cáo tồn kho

 Báo giá hàng tháng

 Lu giữ hợp đồng, hoá đơn …

 Đối chiếu phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trạm

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng BCD

KS21

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3 Mô Tả

Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ tổng thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệduy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm nh vậy biểu đồ phân cấp chức năng tạo thành một cấu trúc cây

Hệ thống đợc chia thành các chức năng chính sau:

 Cập nhập danh mục

Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:

 Cập nhập danh mục hàng : Thông tin đầu vào là các mặt hàng ra là danhsách các mặt hàng

 Cập nhập danh mục khách hàng: Thông tin đầu vào là các khách hàng đầu ra

là danh sách các khách hàng

Hệ thống quản lý công

ty VPP & Bút bi Bến NGHé tại hà nội

KS21

 Cập nhập danh mục Quầy hàng: Thông tin đầu vào là các Quầy đầu ra làdanh sách các Quầy

 Cập nhập danh mục kho hàng: Thông tin đầu vào là các kho hàng, thông tin

đầu ra là danh sách các kho chứa hàng

 Cập nhập danh mục nhân viên: Thông tin đầu vào là các thông tin về nhânviên trong Công ty, đầu ra là danh sách nhân viên

 Cập nhập danh mục bảng báo giá: Thông tin đầu vào là giá của các mặthàng, thông tin đầu ra là bảng báo giá

 Chức năng bán hàng

Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:

 Lập kế hoạch bán hàng: Lập kế hoạch doanh thu khoán cho nhân viên vàQuầy trong từng tháng

 Cập nhật doanh thu hàng ngày của nhân viên bán hàng và Quầy để định ớng chiến lợc bán hàng

h- Cập nhật công nựo của nhân viên và Quầy cho Khách hàng nợ

 Tập hợp đơn đặt hàng của nhân viên và Quầy để lên phân phối hàng

 Theo dõi lợng hàng nhập vào kho để lên kế hoạch phan bổ hàng cho Quầy vànhân viên, đông thời lên kế hoạch đặt hàng vào cơ sở sản xuất

 Xử lý thông tin hợp đồng và lợng hàng tồn trong kho

Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:

 Tra cứu thông tin về hợp đồng: Theo dõi tình trạng hợp đồng và số hợp đồnghiện có

 Theo dõi lợng hàng tồn trong kho để lên kế hoạch bán lợng hàng đó ra thị ờng tránh hàng tồn kho quá lâu, tồn đọng vốn

tr- Lập báo cáo

Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:

 Lập báo cáo về tình hình bán hàng ngày của nhân viên bán hàng và Quầy

 Lập báo cáo công nợ khách hàng hiện có để lên kế hoạch thu nợ

 Lập báo cáo công nợ khó đòi để đề xuất hớng giải quyết

KS21

 Lập báo cáo hàng bán trong tháng: Theo dõi lợng hàng bán đợc trong tháng

để lên kế hạoch sản xuất hàng chiến lợc quảng cáo, phát triển từng sản phẩmtheo từng giai đoạn

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu BLD

Cơ sở sản xuất Thanh toán Đơn đặt hàng

Hàng

Hợp đồng Hoá đơn

Hình 2: BLD mức khung cảnh Hoá đơn

Phiếu giao nhận

1 Bán hàng

3 Kế Toán,NV Quầy

2.Quản

lý kho

Khách hàng

Khách hàng

L u trữ

Khách hàng mua

Kho dữ liệu

Thanh toán

Đơn hàng

Cơ sở Sản xuất

KS21

2.4.3 Biểu đồ BLD mức dới đỉnh

 Chức năng cập nhật

kh¸ch hµng

QuÇy hµng

Nh©n viªn

Kho hµng

Công nợ khó đòi

Hàng bán theo tháng

Dơn đặt hàng

Quầy

Kh bán hàng

Khách hàng Tệp bán

1.4 Lập phiếu KH

1.5 Lập

đơn hàng

1.6 Lập hoá

đơn

1.3 Lập hợp

đồng Khách hàng

File Đơn

đặt hàng

2.1 Tập hợp đơn hàng

Kế toán

2.2 Phân tích đơn hàng

2.3 Lập

đơn đặt hàng

2.4 Làm thông báo

Cơ sở Sản xuất

Đơn hàng

Đơn

đặt hàng

Đơn

đặt hàng

đặt hàng

2.6 LËp phiÕu nhËp kho C¬ së S¶n

xuÊt

Hµng

Kho

2.7 Ghi nhËn yªu cÇu

B¸n hµng

2.8 LËp phiÕu xuÊt kho

KÕ to¸n

PhiÕu xu©t kho PhiÕu xuÊt kho

Y/cÇu xuÊt hµng

XuÊt hµng

PhiÕu xuÊt kho

PhiÕu nhËp

2.8 KiÓm tra kho

2.10 LËp phiÕu yªu cÇu

PhiÕu Y/c