tài liệu chứng chỉ tin học A,B

Ví dụ : Để gõ đợc dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa “ thìta phải gõ trên bàn phím nh sau : “ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax “ Muốn gõ tiếng Việt theo bộ Font nào thì phải khởi động

Lớp này dùng để qui định bề rộng ký tự và khoảng cách giữa

các ký tự với nhau: 62

Ta cũng có thể chọn kiểu căn trái, phải, giữa và đều 2 biên bằng các biểu tợng trên thanh công cụ định dạng 63

Chơng 3 75

Trang trí văn bản 75

Chơng 4 89

Làm việc với bảng 89

Alt – Home 90

Alt – End 90

Chơng 5 94

Các chức năng khác 94

Chơng 6 99

Trang in - in ấn 99

Trình bày văn bản và lu vào đĩa với tên FILE CAU1.DOC 102

Riêng điều ấy không bao giờ anh biết 102

Anh gần lắm phía bên kia đôi guốc 102

Cỡ FONT 102

Trình bày văn bản và lu vào đĩa với tên FILE CAU3.DOC 103

Mục lục 104

Lịch sử 107

Chơng trình du lịch nớc ngoài 110

Sắc Thái Khoa Học Kỹ Thuật 110

Chống Mốc - Tiết Kiệm Điện - Bền - Chuẩn Xác 111

PC 62

So Sánh Tốc Độ Của Các CPU 62

Bài thực hành : Thực hiện trộn in theo mẫu và dữ liệu cho trớc dới đây, Lu ý các thông tin : Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, học sinh trờng, điểm 6 bài thi , xếp loại tốt nghiệp lấy từ bảng dữ liệu 63

Uỷ ban Nhân dân tỉnh Cộng Hoà Xã Hội chủ nghĩa Việt Nam 63 Giấy chứng nhận tốt nghiệp giỏi 64

Giám đốc sở Giáo Dục & Đào Tạo 64

Chơng 1 65

Tổng quan về excel 65

Các thao tác với bảng tính 67

Xử lý dữ liệu và định dạng bảng tính 68

Giới thiệu về biểu đồ 82

Chơng 6 85

Cơ sở dữ liệu ( Database ) 85

DTB 86

DTB 89

Chơng 7 100

In bảng tính 100

Chơng 8 103

làm việc với nhiều bảng tính 103

Chơng 9 104

Hàm tự tạo 104

Bảng mã nớc 113

Mã câu lạc bộ 113

Bảng kê chi phí phòng khách sạn 115

Bảng giá khách sạn 115

BiÓu t îng cña mét

ch ¬ng tr×nh (shortcut)

1.2 Desktop

Màn hình làm việc của WINDOWS đợc gọi là DESKTOP, các thànhphần trong DESKTOP đợc giới thiệu ở màn hình khởi động Windows

1.3 Các thao tác về mouse

Cách sử dụng Mouse trong windows

Công cụ để thao tác trong WINDOWS chủ yếu là chuột ( MOUSE ),

ta có thể sử dụng nút trái hay nút phải của MOUSE

 Sử dụng nút trái chuột :

o Nhắp đơn (click single): Bấm nhanh nút trái và thả ra , trờnghợp này sử dụng khi mũi tên chuột đang ở trên một đối tợng(hình tợng) để chọn đối tợng đó

o Nhắp đúp (double click): Bấm nhanh nút trái 2 lần liên tiếptrên đối tợng để mở của sổ của nhóm hay cho thi hành mộttrình ứng dụng

o Kéo rê (drag mouse): Bấm và giữ nút trái mouse sau đó kéo

rê đến vị trí khác

 Sử dụng nút phải của chuột :

Nhấn nút phải của chuột để hiện ra một MENU (Shortcut Menu),MENU này thay đổi theo tình huống và thờng có những lệnh thôngdụng nhất nh OPEN, COPY, CUT, DELETE

2.1 khởi động và thoát khỏi Word

2.1.1 Khởi động :

- Start  Programs  Microsoft Word

- Cũng có thể khởi động Wordbằng cách nhắp chuột vàobiểu tợng (SHORT CUT) củaMicrosoft word trên Desk topcủa windows

- Nhắp chuột vào biểu tợngWord trên thanh office bar

2.1.2 Thoát khỏi word :

Có thể dùng các cách sau:

- F ile  Exit

- Nhắp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word.

- Nhắp đôi vào biểu tợng word ở góc trên bên trái cửa sổ Word

đây

Word

 Cách chọn một mục trên thanh Menu ngang :

- Nhắp mouse vào tên mục chọn trên thanh menu ngang, hay nhấn F10 rồi dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến mục chọn và nhấn ENTER

- Hoặc nhấn ALT+Ký tự đại diện trên mục chọn.

Khi một mục trên thanh Menu lệnh đợc chọn thì xuất hiện mộtMenu dọc , Muốn

chọn một mục trên thanh Menu dọc chỉ cần nhắp chuột vào tên mục chọn hay di vệt sáng đến vào gõ ENTER

2.3 Nhập văn bản

2.3.1 Sử dụng tiếng Việt

Microsoft word chạy trên môi trờng windows, nên bộ Font chữ nào đợccài đặt trong windows đều dùng đợc trong văn bản của word Hiện nay

đang lu hành nhiều bộ Font chữ tiếng Việt khác nhau, nhng trong giáo

trình này giới thiệu những bộ Font chữ tiếng Việt phổ dụng là ABC và Việtware Bộ Font ABC chỉ gõ đợc theo kiểu Telex, bộ Font Việtware gõ

đợc cả kiểu telex và kiểu VNI:

Các thanh công cụMenu ngang

Menu dọc

Vùng soạn thảo

Thanh

trạng

thái

dÊu ngang ® (9) CÇn bá dÊu t¹i c¸c nguyªn ©m ( O,Y,E,U,A,I)

- KiÓu gâ Telex, nghÜa lµ ta cã thÓ bá dÊu ngay sau ch÷ c¸imang dÊu, hoÆc sau cïng cña 1 tõ C¸ch bá dÊu nh sau :

Ví dụ : Để gõ đợc dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa “ thì

ta phải gõ trên bàn phím nh sau :

“ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax “

Muốn gõ tiếng Việt theo bộ Font nào thì phải khởi độngchơng trình điều kiển tiếng Việt theo bộ Font đó,Thông thờng khi khởi động windows ngời ta đã cài đặt

để chơng trình điều khiển tiếng việt tự động khởi động, nếu chakhởi động ta phải tìm biểu tợng của chơng trình điều khiển tiếngViệt để khởi động (Nhắp chuột vào nút START rồi vào mụcPrograms để tìm, cũng có thể nhắp vào biểu tợng của chơng trìnhnày trên màn hình chính của windows nếu đã đợc tạo shortcut)

2.3.2 Cách nhập văn bản trong word :

Khi nhập một văn bản tiếng Việt cần định dạng:

- Kiểu chữ (Font): các Font chữ tiếng Việt của hệ Font ABC có dạng

.Vn

ví dụ: Vntime, Fon Vietware có dạng VN , ví dụ: VNtimes newroman, Font Unicode : Times New Roman

- Cở chữ: ( size )

- Nhập văn bản bình thờng, khi chạm lề phải của văn bản word sẽ tự

động cuốn chữ xuống dòng dới

- Khi muốn xuống dòng nhấn Shift – Enter

- Để tạo một đoạn nhấn Enter

2.4 Các phím và tổ hợp phím di chuyển trong văn bản

 Di chuyển điểm chèn (con trỏ) trong văn bản :

- Sử dụng chuột: Nhắp chuột vào vị trí muốn đến

Delete : Xóa ký tự tại vị trí con trỏ

Backspace () Xóa ký tự bên trái con trỏ

 Chuyển đổi giữa chế độ chèn và đè ký tự: Insert

ngầm định là Document1 Trờng hợp đang soạn thảo, muốn mở thêm một tài liệu mới có thể chọn một trong các cách sau:

 F ile  New, hộp hội thoại xuất hiện chọn Blank Document.

- Nếu ghi lần đầu tiên thì phải đặt tên vào khung File Name rồi

nhắp vào nút SAVE, nếu muốn ghi vào th mục nào thì phải chọn

th mục trong danh sách các th mục

- Nếu đã có tên WORD sẽ tự động ghi lại những thay đổi mới nhất

- Tên file có thể đặt tùy ý không khống chế độ dài nh DOS 6.x

- Muốn ghi file với tên khác FILE – SAVE AS các bớc xử lý

t-ơng tự nh trên Trờng hợp này ứng dụng khi muốn dùng một tài liệu

đã có để sửa lại tạo thành một tài lệu khác nhng vẫn muốn bảo toàntài liệu gốc

3.3 mở 1 văn bản đã có

Mở 1 tập tin sẵn có trên đĩa có thể chọn một trong các cách sau :

 F ile  Open

 Nhấn Ctrl – O

 Nhắp vào nút  trên thanh công cụ chuẩn

Hộp hội thoại OPEN mở ra ta nhắp chọn file cần mở rồi nhấn nútOPEN hay nhắp đôi vào file đó Ta cũng có thể tìm các file cần mở ở ổ

đĩa khác hay th mục khác

Nút trở lên th mục phía trên ( Cha )

Th mục hiện thời

Các tập tin chứa trong th mục hiện thời

3.4 đóng 1 văn bản

 Khi đóng 1 văn bản, ta không thoát chơng trình Word Bạn vẫn có

thể tiếp tục làm việc với các t liệu khác Thao tác: File  Close.

 Chú ý: Nếu văn bản khi đóng cha đợc lu (save) thì chúng ta sử

dụng thao tác lu file ở mục 3.2

3.5 các thao tác về khối

3.5.1 Chọn khối

Có thể dùng bàn phím hay chuột để chọn

 Dùng bàn phím : Đa con trỏ đến ký tự đầu cần chọn giữ phím

Shift dùng phím mũi tên di chuyển về ký tự cuối cùng rồi thảShift ra ta đợc khối cần chọn

 Dùng chuột : Nhắp chuột tại ký tự đầu khối, nhấn giữ phím trái

và rê cho đến ký tự cuối khối thả chuột ra ta đợc khối cầnchọn

Khối đ ợc chọn

+ Các phơng pháp chọn đặc biệt:

 Chọn một từ : Nhắp đôi chuột vào từ đó

 Chọn một dòng: Nhắp chuột vào khoảng trống bên trái dòng

 Để hủy việc chọn khối chỉ cần nhấn 1 trong 4 phím mũi tên

điều khiển con trỏ hoặc nhấn phím trái chuột vào bất cứ nơinào trong vùng soạn thảo

 Sử dụng menu: Edit – Copy hay

 Nhắp chuột vào biểu tợng copy trên thanh công cụ chuẩn, hay

 Sử dụng phím tắt: nhấn Ctrl – C

+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán:

 Sử dụng Menu: Edit – Paste, hay

 Nhắp chuột vào biểu tợng Paste trên thanh công cụ, hay

 Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl – V

3.5.3 Di chuyển khối

+ Chọn nội dung cần di chuyển

+ Cắt khối:

 Dùng menu: Edit – Cut, hay

 Sử dụng thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tợng CUT trênthanh công cụ chuẩn, hay nhấn Ctrl – X

+ Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán

 Menu: Edit – Paste, hay

 Thanh công cụ: nhắp chuột vào biểu tợng Paste trên thanhcông cụ hay

 Nhấn Ctrl – V

Ch¬ng 2

Vào menu VIEW và chọn một trong 4 lệnh sau:

- Normal: Kiểu xem này giản lợc văn bản để ta có thể nhanh chóng

nhập, hiệu chỉnh và định dạng văn bản Kiểu xem này khônghiển thị các lề đỉnh và chân trang, tiêu đề đầu và cuối trang,

số trang và các đối tợng đồ hoạ khác

- Print layout: Tài liệu đợc hiện lên giống nh lúc in ra, muốn vẽ các

thao tác đồ họa phải ở chế độ này

- Web layout: Kiểu xem này hiển thị t liệu nh thể xuất hiện trên

trang Web

- Outline: Kiểu xem này giúp ta xem lại và làm việc với cấu trúc của

t liệu Ta có thể tập trung vào các đề mục chính bằng cách chedấu phần văn bản còn lại

Ta cũng có thể chọn các chế độ này ở dàn nút góc dới bên trái màn hình:

1.2 hiển thị và che dấu thớc

Có thể dùng thớc để định vị văn bản trên trang Bất kỳ lúc nào ta cũng có thể hiển thị hay che dấu thớc

_ _

Tài Liệu Hớng Dẫn Lý Thuyết & Thực Hành WORD 2000

59

layout LayoutPrint Chọn

Font chữ

Chèn số trang

Có thể nhấn vào nút này để

để chọn hiển thị all hay chi tiết SUBTOT AL(9, F2:F3)

=SUBTOTAL(9,D2:D3)

PHONG TC PHONG TC HSL 4.25 PHONG TC PHONG TC PHONG TC

DTH BAN

>=6 B

>=5 A

DLT

>7 6 DLT DTH

>=5 >=5

Vùng dữ

liệu : A1:E7Vùng

điều kiện : G2:G3Vùng rút trích : A9:E9

=SUM(C2:D2)>=

10DTB

>=5

CVU GĐ

ĐTB 5Vùng

điều kiện

Bảng tham chiếu của HLOOKU P Bảng tham chiếu của VLOOKU P

=VLO OKUP (C2;$

J$2:$

K$4;2 ) hay

=HLO OKUP (C2;$

C$7:$

E$8;2 )

= SUMI F($B$



1.3 hiển thị và che dấu các thanh công cụ

Word cung cấp vài thanh công cụ (toolbar); từng thanh công cụ đều cócác nút giúp ta nhanh chóng thực hiện các công việc thờng dùng

Thao tác:

 Menu: View, toolbars , nhắp chọn (bật/tắt) tên thanh công cụ



Các thanh công cụ thờng dùng:

 Thanh công cụ chuẩn ( Standard Toolbar) chứa các biểu tợng

Để in nội dung (in toàn bộ văn bản)

Để xem hình dáng văn bản trớc khi in ấn

Để cắt bỏ một đoạn nội dung sau khi đã

đánh dấu

Để copy một đoạn văn bản sau khi đã đánhdấu

Để dán mọt đoạn văn bản sau khi đã copy

Để copy nguyên một thuộc tính

Để quay lại thao tác trớc đó

Để tiến lên một thao tác

Để tạo bảng biểu

Thớc ngang và

Thay đổi kích thớc để quan sát trang văn bản

 Thanh công cụ định dạng ( Formatting Toolbar ) Chứa các

biểu tợng dùng vào mục đích nh : Chọn Font chữ, cỡ chữ, canh biên, đóng khung

Căn giữa trangCăn bên phảiCăn đều hai bên

Đánh đầu dòng bằng số thứ tự

Đánh đầu dòng bằng dấu Chỉnh dòng lùi sang tráiChỉnh dòng lùi sang phải

Kẻ đờng viền của bảng biểu

Word cho phép phóng to, thu nhỏ vùng hiển thị văn bản trên màn hình Việc thay đổi xác lập phóng [zoom] không ảnh hởng gì đến dáng

vẻ của t liệu trên trang in

- Format – Font xuất hiện hộp hội thoại, ta chọn các mục thích hợp

trên hộp hội thoại Font

2.1.1 Lớp Font:

 Font : Chọn Font thích hợp trong danh sách font

 Size : Chọn kích cỡ của chữ

 Font style : Chọn kiểu chữ Regular (bình thờng), Bold (đậm),

Italic (nghiêng) cũng có thể chọn kết hợp Bold Italic

 Underline : Chọn kiểu gạch dới cho chữ: Có thể chọn một trong

only (Gạch từng từ), Dotted (nét gạch đứt), chọn None là khônggạch dới.

 Color : Chọn màu cho chữ, nếu chọn Auto, Word sẽ tự động chọn

màu thích hợp cho chữ trên nền văn bản

 Effects : Một số hiệu quả đặc biệt cho font chữ : Strikethrough

(Có đờng kẻ ngang), Superscript: (Chỉ số trên a2), Subscript: (Chỉ

số dới an), Hidden (Không hiện), Small Caps (Chữ in nhỏ), All Caps(Chữ in lớn), Shadow (bóng), Outline (Chữ viền)

 Preview : Khung mẫu để quan sát theo các chọn lựa của bạn.

Nếu nhấn nút Default thì các thông số định dạng sẽ đợc lấy làm trị mặc nhiên cho mỗi lần khởi động word và mở một tài liệu mới

- Expand: Các ký tự cách nhau thêm một khoảng nào đó

- Condense: Các ký tự nằm sít lại với nhau thêm một khoảng nào

đó Khi chọn Expand hay Condense ta có thể qui định khoảng

cách thêm vào hay bớt đi giữa các ký tự vào mục By, Khoảng cách này đợc tính bằng đơn vị Point.

 Position: Dùng để chọn vị trí dời theo chiều dọc của các ký tự, ta

có thể chọn một trong 3 cách :

- Normal : Bình thờng

- Raised : các ký tự đợc nâng lên một khoảng nào đó

- Lowered : các ký tự đợc hạ xuống một khoảng nào đó, mục By :

định số điểm nâng lên hay hạ xuống của các ký tự

-Ngoài ra cũng có thể định dạng ký tự nhanh bằng các núttrên thanh công cụ định dạng, chọn font chữ nhắp chọn vào mũi tênxuống trong hộp Font và chọn Font thích hợp trong danh sách cácfont, chọn cỡ chữ cũng tơng tự nh vậy trong hộp font size

-2.2 định dạng đoạn

Cho phép thay đổi cách trình bày của một đoạn văn bản

 Chọn một hay nhiều đoạn văn bản cần định dạng

 Format – Paragraph xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 lớp:

2.2.1 Lớp Indents and Spacing:

Lớp này đợc dùng để hiệu chỉnh

lề và khoảng cách dòng trong đoạn

+ Trong Indentation :

 LEFT/RIGHT: Chọn lề trái,

phải cho đoạn văn bản

 SPECIAL: Đặt lùi vào cho

dòng đầu của đoạn văn

bản ( Không đặt là NONE )

FIRST LINE: Lề đầu dòng

đầu, HANGING đặt lề cho

các dòng còn lại trong đoạn

+ Trong Spacing:

 AFTER : Khoảng cách của đoạn đợc chọn so với đoạn sau.

+ Trong Line Spacing: Đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

 JUSTIFIED : Căn đều 2 biên

Ta cũng có thể chọn kiểu căn trái, phải, giữa và đều 2 biên bằng cácbiểu tợng trên thanh công cụ định dạng

2.2.2 Lớp Line and Page Break:

Dùng để qui định cách ngắt

dòng và ngắt trang trong đoạn

+ Trong Pagination : Điều

khiển ngắt trang:

 Window/Orphan Control:

Trong quá trình xử lý một

tài liệu ở nhiều trang có thể

xảy ra trờng hợp nh: tại 1

đoạn nào đó với một dòng

cuối đứng lẻ loi ở đầu trang

kế tiếp, hoặc một đoạn có

dòng đầu tiên nằm ở cuối

trang, các dòng còn lại sang

trang kế tiếp, nếu có đặt

phần chọn này word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại các đoạntrong trang để tránh các trờng hợp vừa nêu

 Keep lines to gether : Chọn phần này để tránh qua trang ở gữa

đoạn

 Keep with next : Đặt phần chọn này để tránh ngắt trang ở giữa

đoạn đang chọn và đoạn kế tiếp nó

 Page break before : Chọn mục này để chèn dấu ngắt trang vào

đầu đoạn đang chọn

2.2.3 Cách đặt lề bằng thớc đo:

Trên thớc có các mẫu hình tam giác qui định vị trí lề hiện tại, muốnthay đổi chỉ cần rê chuột lên các mẫu đến vị trí mới rồi thả ra

Để căn chỉnh trang ta tiến hành nh sau :

- Chọn menu FILE - PAGE SETUP hộp hội thoại sẽ hiện ra nh sau :

 Chọn lớp Margins:

Mẫu tam giác trên

đặt lề trái cho dòng

đầu tiên của đoạn

Mẫu tam giác d ới

đặt lề trái cho các dòng còn lại

Mẫu hình vuông :

đặt lề trái cho cho

đoạn

Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con

trỏ đến phần tiếp giáp giữa 2 mẫu tam giác

cho đến khi xuất hiện mũi tên 2 chiều rồi rê

chuột thay đổi, lề phải cũng t ơng tự

Tam giác phải chỉnh

lề phải cho

đoạn văn bản

- Top: Lề trên - Left: Lề trái

- Bottom: Lề dới - Right: Lề phải

- Header: Tiêu đề đầu - Footer: Tiêu đề cuối

- Gutter: Điều khiển khoảng cách để đóng gáy sách.

- Mirror Margins: Đặt lề trang đối xứng nhau tức lề trái trang lẻ

bằng lề phải trang chẵn, sử dụng để in tài liệu trên 2 mặt giấy và đóng thành sách

Các đơn vị ở đây mặc định tính theo Inch, muốn thay đổi theo Centimét thì phải đổi lại nh sau: Vào Menu TOOLS, chọn Options trong hộp thoại xuất hiện, nhắp chọn vào mục GENERAL, trong hộp Measurementunit nhắp chọn trong danh sách Cm thay cho Inch

kích cỡ của giấy trong

khung Width: điều chỉnh

chiều rộng trang giấy,

- First Page: Chọn nguồn giấy cho trang đầu

- Other Page: Chọn nguồn giấy cho các trang còn lại

2.3.4 Trình bày trang in :

 Chọn lớp Layout

- Different odd and even:

Qui định tiêu đề trên và dới

bày dữ liệu theo chiều dọc,

trong khung này có 3 chọn

lựa

- Top: Nội dung in bắt đầu từ đỉnh của trang.

- Center: Nội dung in đợc căn giữa trang

- Justify: Các dòng đợc chỉnh sao cho khoảng cách bằng nhau so với

đỉnh và cuối trang

2.4 định dạng cột văn bản

Trình bày văn bản theo dạng cột báo, cách thực hiện nh sau :

- Đặt điểm chèn tại vị trí của vùng cần phân cột, hay chọn phầnvăn bản cần phân cột, nếu muốn chia cột báo cho toàn bộDocument thì không cần chú ý đến mục này

- Chọn menu Format – Column , sau đó chọn cách phân chia cột

hợp lý trên bảng chọn của hộp hội thoại:

Nhắp vào nút này

để chia cột

 PRESETS: Cho phép thiết lập 5 mẫu định dạng cột, nhắp chuột

chọn một trong 5 kiểu nếu phù hợp, nếu không thì có thể tự thiếtlập số cột và chiều rộng các cột:

 Number Of Column : Xác định số cột cần phân chia

 WIDTH AND SPACING: Trong đó, WIDTH: Quy định độ rộng

các cột, SPACING : Đặt khoảng cách giữa các cột

  Equal Column Width : Chọn mục này nếu muốn word tự động

định bề rông các cột bằng nhau chia đều trên suốt 2 lề trang in

 APPLY TO: Xác định cách chia cột áp dụng cho phần nào trong

văn bản

- Chọn Whole Document: áp dụng các cột cho toàn bộ tài liệu

- Chọn This Point Forward: áp dụng từ vị trí con trỏ trở về sau

- Chọn Select text: áp dụng cho đoạn văn bản đợc chọn

  Line Between : Cho phép chọn có/không đờng kẻ ranh giới giữacác cột

Ngoài cách dùng menu ta cũng có thể chia cột báo bằng cách nhắpchọn vào biểu tợng trên thanh công cụ bằng cách sau :

 Đặt con trỏ ở vị trí hợp lý hoặc

chọn đoạn văn bản cần chia cột

 Bấm vào nút công cụ column.

cột trên khung hiện ra tiếp đó

- Nếu chia cột báo trớc, sau đómới nhập văn bản, khi đó phảinhập hết cột này thì Word tự

động ngắt chuyển sang cộtkhác, để chuyển sang cột kháckhi cha kết thúc cột ta nhấn Ctrl– Shift – Enter

2.5 đặt điểm dừng của tab

2.5.1 Đặt TAB bằng cách dùng Menu :

Mỗi lần gõ Tab (phím Tab) con trỏ dừng tại một vị trí, khoảng cách từ

vị trí dừng của TAB này đến TAB khác gọi là chiều dài của TAB STOP,khoảng cách ngầm định là 0,5 inch, muốn thay đổi ta thực hiện nh sau:

- Chọn menu Format - Tab , hộp hội thoại xuất hiện: Chọn vị trí Tab

 CENTER: Lấy điểm dừng làm tâm, chỉnh đều văn bản 2 bên

điểm TAB

 DECIMAL: Chỉnh thẳng cột theo dấu chấm thập phân

 BAR : Ngay tại vị trí này có một đờng kẻ thẳng đứng

+ Leader: Là các ký hiệu lấp đầy khoảng trống trong cột Tab, chọn

 Nhắp chuột trên thớc tại vị trí cần đặt mốc TAB

 Để điều chỉnh mốc TAB trên thớc, bấm chuột và rê dấu TAB đến

điểm mới và thả ra

 Muốn xoá mốc TAB trên thớc nhắp chuột trên dấu TAB và rê bỏ rakhỏi thớc, nếu muốn xoá hết nhấn CTRL - Q

- Khi đã đặt TAB cho một đoạn văn bản, nếu muốn sửa lạithì chọn đoạn văn bản đó, và các mốc TAB chỉ có tácdụng trong đoạn văn bản đã chọn, nếu không chọn đoạn thì cácmốc TAB có tác dụng trong đoạn hiện hành

- Khi đã đặt TAB muốn di chuyển từ mốc TAB này đến mốc TABkia phải nhấn phím TAB

2.6 đặt gạch đầu dòng - tạo đề mục

Trong tài liệu có nhiều đề mục, để cho các đề mục này đợc phânbiệt rõ ràng về mặt trình bày lẫn về nội dung, ta có thể tạo ra các hoa thị(bullets) hay đánh số đầu dòng (numbering) để đánh dấu ở dòng đầutiên của đoạn Cách thực hiện nh sau :

 Chọn lớp BULLETED : Chọn các kiểu BULLET tùy ý trên hộp hội thoại

 Để qui định lại kiểu hoa thị:

- Chọn ô cần thay đổi trên hộp hội thoại

- Nhắp chuột vào nút Customize:

 Chọn kiểu Bullet phù hợp trong mục Bullet character

 Nút Font : định dạng cho Bullet

 Nút Bullet : Chọn hình dạng hoa thị

 Mục Bullet position: Qui định khoảng cách từ lề trái

 Mục Text position: Qui định khoảng cách của các dòng

văn bản trong đoạn với vị trí của bullet (dấu gạch đầudòng)

 Chọn lớp Numbering: Tạo mục số cũng giống nh tạo hoa thị, chỉ

khác các hoa thị lúc này đợc thay bằng những con số hay nhữngmẫu tự a,b,c

+ Mục List numbering : Qui định cách đánh số cho mục số

 Retart numbering: Bắt đầu đánh số lại từ số đầu tiên

 Continue previous list: Đánh số liên tục từ các số trớc đó, đây

là phần mặc định đợc chọn

2.7 định dạng drop cap

- Chọn ký tự đầu tiên của đoạn cần định dạng, có thể chỉ cần đểcon trỏ trong đoạn văn bản đó

- Chọn menu Format - Drop Cap

+ Mục Position: Chọn vị trí cho drop cap

o Dropped: Phóng to ký tự đầu đã chọn và dàn văn bản bao quanh ký tự này

o In Margin: Ký tự phóng to nằm trong phần lề trái

o None: Đặt lại bình thờng, không có Drop cap

+ Font: Chọn FONT cho ký tự đợc phóng to.

+ Lines to drop: Chọn số dòng cho ký tự phóng to chiếm chỗ (mặc

 Box: Kẻ khung hộp bốn cạnh xung quanh.

 Shadow: Khung hộp nh box nhng có thêm bóng đổ

 3-D: Khung nổi (kiểu 3 chiều) phần chọn này chỉ có tác dụng chomột số đờng kẻ

 Custom : Chọn một kiểu kẻ khung tùy ý

- Style : Chọn kểu đờng kẻ

- Color : Chọn màu cho đờng kẻ

- Width : Chọn độ dày cho đờng kẻ

+ Nút Option : Dùng để qui định khoảng cách từ đờng kẻ khung

đến nội dung trong đoạn

 Chọn kiểu mẫu tô trung mục Style của phần Patterns.

 Chọn màu cho mẫu tô trong mục Color.

Ta cũng có thể kẻ khung và chọn màu cho đoạn văn bản bằng thanhcông cụ Tables and borders , nếu cha có thì bật lên nh sau : VàoView – Toolbard, Chọn Tables and borders

Thanh công cụ table and border:

Có thể nhắp vào biểu tợng Outside Border trên thanhcông cụ hay trên thanh Table and Border để lựa chọn các đờng kẻ :

Viền xung quanhViền cạnh trênViền cạnh dớiViền cạnh bên tráiViền cạnh bên phảiViền cả ngoài và trongViền bên trong

Chỉ viền các đờng ngangChỉ viền các đờng dọcKhông viền gì cả

2.9 tạo và sử dụng khuôn dạng mẫu (style)

Style là một bộ các định dạng tạo sẵn ( Font chữ, kích cỡ chữ ) đợc

đặt tên và dùng để định dạng cho bất kỳ đoạn văn bản nào Khi áp dụng style này vào văn bản, văn bản sẽ có tất cả các định dạng của style này

Chọn

kiểu đ

ờng kẻ

Chọn độ dày đ ờng kẻ

Chọn màu cho

đ ờng kẻ

Chọn kểu vẽ các đ ờng trong khung

Chọn màu cho shading

p chuột vào

đây

để

đặt tên style mới

2.9.1 Tạo một style mới : Có 2 cách tạo

Không phải nhắp vào dấu mũi tên)

 Nhập tên style mới vào và nhấn

Enter ta đợc một style mới

+ Tạo style bằng menu và hộp thoại:

Trên hộp thoại cho phép ta tạo

một style mới hay hiệu chỉnh

các style đã có sẵn Để định

nghĩa một style ta thực hiện

nh sau:

Chọn menu Format – Style và

điền vào các mục thích hợp vào

 List: Style In Use: Chỉ liệt kê các style đợc sử dụng trong văn bản.

- All style: Liệt kê tất cả các style đang có mặt

- Uer Defined Style: Chỉ liệt kê các style do ngời sử dụng địnhnghĩa

 Paragraph Preview: Thể hiện dạng Paragraph định nghĩa

trong style hiện thời

 Character Preview: Thể hiện kiểu chữ định nghĩa trong style

hiện thời

+ Để tạo mới một style:

 Nhấn nút NEW trên hộp thoại

xuất hiện hộp thoại NEW Style

 Đặt tên cho style mới trong

mục Name

 Chọn kiểu style mới trong mục

Style Type có 2 kiểu:

không định nghĩa lại thì coi nh lấy theo kiểu của style cũ này

 Style for following paragraph: Chọn mục này Tạo các khuôn

dạng theo khuôn dạng đã định dạng trớc đó

 Preview : Thể hiện các định dạng của style hiện thời

 Qui định các định dạng trong style bằng cách nhấn vào nútFORMAT để định dạng : Fon, Paragraph, Tabs, Boder,

+ Điều chỉnh một style đã định nghĩa:

 Chọn menu Format – Style

 Chọn Style cần sửa chữa trong danh sách style

 Nhấn nút MODIFY và hiệu chỉnh lại tất cả các định dạng cần thiết

+ Để xóa một style đã định nghĩa sẵn:

 Chọn menu Format – Style

 Chọn Style cần xóa trong danh sách style

 Nhấn nút Delete Khi xóa một style tất cả các ký tự hoặc các đoạn

có sử dụng style này sẽ trở về định dạng theo style đã qui địnhtrong mục Based on của style đó

2.9.2 Sử dụng một style :

 Chọn đoạn ( nếu style kiểu Paragraph ) hoặc kiểu ký tự (nếustyle kiểu Character)

 Thực hiện một trong các cách sau :

 Chọn tên style cần dùng trong hộp style trên thanh công cụ

định dạng

 Chọn Format – Style : Chọn tên style cần dùng trong danh sách

styles rồi nhấn nút APPLY

Trong một tài liệu, đôi khi ta cần có thêm một số dấu hoặc ký hiệu

mà không gõ đợc trên bàn phím, để bổ sung thêm cho nội dung cần trang

trí, các ký tự đặc biệt này gọi là symbol, bản chất symbol cũng là các ký

tự nên cũng có các đặc điểm nh ký tự tức là thay đổi kích cở, kiểu ký tự bold,italic cách thực hiện chèn ký tự đặc biệt nh sau:

 Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

 Chọn menu Insert – Symbol

 Nhắp chuột vào hộp FONT để chọn FONT của các ký hiệu

 Chọn symbol thích hợp

 Nhấn nút Insert để đa ký tự đã chọn vào văn bản

 Nhắp nút Close để đóng hộp hội thoại lại.

1.2 chèn chú thích

Trong văn bản việc trích dẫn các câu, mệnh đề, hay một đoạn văn bản nào đó từ văn bản hay 1 cuốn sách khác đợc hiểu đó là 1 chú thích (note) Word thể hiện chú thích theo 1 trong hai cách sau:

Thao tác: Chọn menu Insert, Reference - Footnote , hộp thoại làm

việc:

 Mục Insert, có hai khả năng lựa chọn vị trí đặt chú thích:

 Footnote: Cho phép chèn chú thích vào cuối trang.

 Endnote: Cho phép chèn chú thích vào cuối văn bản.

 Mục Numbering, định dạng ký hiệu cho chú thích

 AutoNumber: Định dạng ký hiệu chú thích bằng các số tự nhiên

 Vào Menu Insert – Picture – Clip Art

+ Đối với Word 2003 :

 Nhắp chọn mục Organize Clips ở của sổ Clip Art

 Chọn nhóm Office Collection và chọn hình Clip ở khung bênphải

 Nhấn nút mũi tên xuống bên phải hình, xuất hiện menu thảxuống, chọn Copy

 Nhấn nút (X) ở góc phải của cửa sổ Microsoft Clip Organize

để đóng lại

 Trở về Slide cần chèn vào, Nhấn Ctrl – V để dán hay nhấnphải chuột, chọn Paste để dán vào