lập kế hoạch thực hiện và ngân sách dự án

Khái niệm Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết

CHƯƠNG 5 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN

1 Khái niệm

Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo

một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án.

2 Vị trí

- Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước khởi đầu chogiai đoạn thực hiện dự án

- Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện thực

3 Ý nghĩa của kế hoạch dự án

- Kế hoạch giúp dự án có thể hoàn thành đúng hạn

- Các công việc không bị gián đoạn, chậm trễ

- Giảm thiểu các công việc làm lại

- Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án

- Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn

- Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển

- Kế hoạch và tiến độ điều khiển dự án

- Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án

- Biết được cáh thức phân phối tài nguyên chi phí của dự án

- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia cũng như các thành viên

dự án

- Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu?

- Đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của Chủ đầu tư

- Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến mục tiêu của dự án

- Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý

- Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro

- Đơn giản, linh hoạt

- Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt vòng đời

dự án

6 Nội dung cơ bản của lập kế hoạch thực hiện dự án

- Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án

- Thu thập thông tin

- Xây dựng cấu trúc phân việc (WBS)

- Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc

- Thiết lập sơ đồ trách nhiệm

- Ước tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cho các công việc

- Đánh giá – sửa đổi

- Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách, thời gian biểu

- Phê chuẩn

7 Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công và lý do kế hoạch bị thất bại

a Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công

+ Nội dung cụ thể (Content): Lập kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết nhưngkhông nên quá chi tiết làm nó trở nên phức tạp Nghĩa là nội dung kế hoạch phải rõràng, không mơ hồ

+ Có thể hiểu được (Understandability): Mọi người có thể dễ dàng hiểu đượcmục tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào

+ Có thể thay đổi được (Changeability): Một hoạch định dự án hiệu quả là nó dễdàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi

+Có thể sử dụng được (Usability): Kế hoạch phải tạo điều kiện dễ dàng cho việckiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin

b Các lý do kế hoạch dự án bị thất bại

- Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ở các cấp

- Kế hoạch dựa trên các thông tin không đầy đủ  dự trù nguồn lực không đủ

(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)

Các quy tắc dự án HOẠCH ĐỊNH Mục tiêu vi và kết quả

DỰ ÁN Định nghĩa dự án

Bước 4:

Xây dựng KH tiến độ

Bước 5:

Cấp phát và cân đối tài nguyên

Bước 5:

Cấp phát và cân đối tài nguyên

Các yêu cầu

về TB, ước lượng kỹ năng và phân công

Bước 6:

Phát triển ngân sách

Bước 6:

Phát triển ngân sách

Hoạch định chi tiết về chi phí, thẩm định chi phí

Hoạch định chi tiết về chi phí, thẩm định chi phí

Bước 3:

Dự đoán các gói công việc

Phương thức phát triển Các công việc quản lý rủi ro

Phương thức phát triển Các công việc quản lý rủi ro

Bước 2:

Xác định trình tự các công việc

Sơ đồ chi tiết hoạch định dự án

Thay đổi trong tiến độ

Thay đổi trong mức độ ưu tiên và trong phân bổ nguồn

lực

 Công việc càng không chắc chắn thì càng xử lý nhiều

lượng thông tin để đảm bảo thực hiện một cách hiệu

quả

- Kế hoạch được hoạch định và thực hiện bởi những nhóm khác nhau

- Kế hoạch thiếu phần giám sát, kiểm soát và hiệu chỉnh

- Kế hoạch thiếu các chỉ số đánh giá cụ thể (measurable) trong quá trình thực hiện

Nội dung kế hoạch tổng hợp quản lý dự án

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch về tổng thể dự án, kế hoạchtiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực…Phần này chỉ giới thiệu nhữngnét cơ bản của kế hoạch tổng thể dự án Hình 8.5 dưới đây là những nội dung chính

Nội dung kế hoạch tổng hợp quản lý dự án

Giới thiệu tổng quan về dự án

Giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện Phần này trình bày nhữngnội dung sau đây : Mục tiêu cần đạt được của dự án, (trình bày mục tiêu của dự ántrong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do ra đời của dự án, phạm

vi, cơ cấu tổ chức quản lý dự án

Mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt Phần này cụ thể hóanhững mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên Một số mục tiêu cụ thể như : Mứclợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án, năng lựccạnh tranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế xã hội khác

Thời gian và tiến độ

Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản lý

dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác địnhngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thờigian quan trọng…Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ sở

để lập các bộ phận kế hoạch khác Một số nội dung chính cần được làm rõ như : Xácđịnh trình tự các công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chiphí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra đánh giá, phê duyệt chính thức tiến độchung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính khảthi của chúng

Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án

- Về kỹ thuật: So sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có

- Về quản lý: Cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý Ví dụ sử dụnghợp đồng thầu phụ

5

-Kế hoạch phân phối nguồn lực

Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm riêngcủa mỗi dự án…để lập kế hoạch phân phối các nguồn lực hợp lý Trong phần kế hoạchphân phối nguồn lực cần làm rõ: Loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từngloại nguồn lực dành cho dự án Xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án

và từng công việc dự án, xây dựng sơ bộ phương án phân phối nguồn lực, đánh giámức độ đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt…

Ngân sách và dự toán kinh phí

Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án bao gồm cả hoạt độngthu và chi Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,ngân sách của các đơn vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư… Kế hoạchngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch như kế hoạch xác định tổng nhu cầu vềvốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bổ ngân sách trong các thời kỳ, theo cácđơn vị thi công, theo hạng mục công việc và công việc, theo các khoản mục chi phí…Phần kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí (thủ tục thôngthường, thủ tục riêng để quản lý các nguồn lực như máy chuyên dùng, thiết bị kiểm tra,

hệ thống vận chuyển…) trong suốt quá trình thực hiện dự án

Nhân sự

Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án, nhu cầu tuyển dụng, đào tạocho dự án, những hạn chế của lực lượng lao động, kế hoạch về quy mô lao động, tiềnlương

Khía cạnh hợp đồng của dự án

Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như: Hợp đồng cung cấp chính vềmáy móc thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm, hợpđồng tư vấn

Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

Trình bày những phương pháp thu nhập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát quátrình thực hiện dự án

II XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA DỰ ÁN (hoạch định bước 1)

1 Phạm vi dự án

a Khái niệm

- Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự án

và chỉ các công việc đó mà thôi

b Hoạch định phạm vi

- Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án

- Cần tránh các xu hướng

+ Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu

+ Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí

c Kết quả

- Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic

2 Các công cụ xác định phạm vi dự án

a Branstorming (tập kích não) – Cho các dự án nhỏ, đơn giản

Brainstoming là một kỹ thuật phổ biến nhất để xác định rủi ro Để sử dụng kỹthuật này cần tổ chức một cuộc họp và những những người tham gia cần được giảithích rõ ràng về mục đích của cuộc họp và cần chuẩn bị trước khi tham dự Các cuộchọp này cần có quy mô từ 10 -15 người tham dự và không kéo dài quá 2 h Trong các

dự án lớn có thể phải thực hiện nhiều cuộc họp Brainstroming Khi đó, nên mỗi cuộchọp sẽ nhằm xử lý một phần riêng rẽ của dự án và rủi ro gắn với phần đó Như vậy, sốngười tham gia giới hạn ở một mức vừa phải và cuộc họp sẽ có hiệu quả hơn Khi cuộchọp bắt đầu, người tham gia có thể kể tên các rủi ro mà họ nghĩ là quan trọng cần đượcxem xét Tuy nhiên các rủi ro này chưa được thảo luận gì Sau khi đã xem xét danhsách các rủi ro được nghĩa rộng, các tính chất của rủi ro sẽ được chi tiết hóa Các rủi rosau đó được xếp loại và chuyển sang giai đoạn phân tích định tính và định lượng Cóthể có nhiều thành phần tham dự cuộc họp gồm các chuyên gia trong lĩnh vực, thànhviên nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan khác

b WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án

vừa và lớn

Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân tích

công việc (WBS)” “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận nhỏ có

thể nhận dạng và quản lý được Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản:

“Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của dự án”

độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của dự án

+ Số lượng các cấp phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án

- Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (Work

package) Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là một

quá trình liên tục, bắt đầu từ khi dự án được giao cho người quản lý dự án và tiếp tụccho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định Người quản lý dự án bắt đầu quá trìnhxây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án.Sau đó các thành viên của êkip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cáchchi tiết hơn và nhờ đó sơ đồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh

- Lợi ích của WBS

Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kếtthúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án Nó là phương tiện hữu hiệu trong việcxác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữuhiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án

“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án Hệ thống mãhoá (Code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “câyphân tích tổ chức” (OSB: Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự Hệ

2.2 1

2.2 2

3.3 1

3.3 2 2

thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tíchchi phí (CBS: Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí Tương tự, hệ thống mãhoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp đườnggăng (CPM) để quản lý thời gian

Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận hệthống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp Do “câyphân tích công việc” được phát triển bởi êkip dự án, là những người sẽ thực hiện dự

án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo khôngcông việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp Quan trọng hơn cả nó cũng cungcấp cho ta cơ sở để đánh giá thành tích khi quản lý dự án

Vậy lợi ích của WBS:

+ Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của nhiều tiến trình hoạchđịnh khác

+ Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông

+ Là một công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực, ước lượng nỗ lực và xâydựng ngân sách cho dự án

+ Là công cụ xác định các ranh giới của dự án Công việc không được xác định trongWBS được xem như là nằm ngoài phạm vi của dự án

+ Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi

+ …

Một số ví dụ:

- Ví dụ 1: WBS - Dạng nhánh cây từ trên xuống

- Ví dụ 2: WBS - Dạng từ trái qua phải

Cấp nước Thoát nước

Nhà

Thoát nước

Cấp nướcThiết bị

Đường dây

Khung Móng

Nuớc Điện Kết cấu

- Ví dụ 3: Quy tắc mã háo cho dự án

- Ví dụ 4: Liên kết “ Cây phân tích công việc và “Cây phân tích tổ chức”

Task 3 Task 2

Task 1

Work Package 1 Work Package 2 Work Package 3

People

Major

Discipline

Engineer A Engineer

A

Bản chất: Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các

phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống

- Phương pháp chu kỳ xác định WBS

Bản chất: Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình

thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là cáccông việc cụ thể

- Phương pháp chức năng xác định WBS

11

-Sản xuất một loại xe mới

Lập biểu đồ động cơ

Lập biểu đồ ống xả

Bản vẽ khung ngoài

Bản vẽ phần trong

Tường và Trần tầng 2

Matis

Sơn lót

Sơn chính thức

Bản chất: Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản

lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứngvới từng bộ phận chức năng

III XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÁC CÔNG VIỆC (hoạch định bước 2)

1 Danh sách các công việc của dự án

Cán bộ quản lý

Nhân viên

Đào tạo

Tổng kinh phí Nguồn vốn

Phân tích HQ

Đánh giá so sánh

+ Biểu diễn quan hệ phụ thuộc the sơ đồ.

3 Các bước sắp xếp trình tự công việc

- Phụ thuộc bên ngoài:

Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án

5 Các loại quan hệ phụ thuộc giữa các công việc

IV XÁC ĐỊNH THỜI GIAN VÀ CÁC NGUỒN LỰC CẦN THIẾT CHO VIỆC THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC (hoạch định bước 3)

1 Ước lượng thời gian công việc

- Khái niệm

Là việc ước lượng thời gian thực hiện từng công việc trong danh mục công việccủa dự án

- Các căn cứ để ước lượng:

+ Danh mục các công việc

+ Các ràng buộc

+ Các giả định

+ Yêu cầu và khả năng về nguồn lực

+ Thông tin lịch sử, kinh nghiệm

+ Các rủi ro đã được xác định

…

2 Các phương pháp ước lượng thời gian công việc

- Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi

+ Các chuyên gia: Bên trong và bên ngoài dự án

+ Đặc biệt phù hợp với các dự án hoàn toàn mới

+ Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi

Delphi là một kỹ thuật ẩn danh, nhằm thu thập ý kiến chuyên gia về các rủi ro cóthể thấy trước của dự án, trong một gia đoạn hay một bộ phận của dự án Kết quả củacuộc điều tra này có thể được phân tích bởi một bên thứ ba, sau đó sắp xếp lại cho các

Bắt đầu – Bắt đầu

(SS)

A B

Kết thúc – Kết thúc

(FF)

A B

Bắt đầu – Kết thúc

(SF)

chuyên gia Các chyên gia này có thể thay đổi ý kiến song phải đưa ra lý do Sau nhiềuvòng thảo luận như vậy, một danh sách các rủi ro được thống nhất.

Ưu điểm của phương pháp này là vô danh nên ý kiến của các chuyên gia là khách quan

mà không chịu sự ảnh hưởng bởi một bên khác, đồng thời, các chuyên gia có thể đưa

ra ý kiến mà không sợ bị đánh giá về trình độ cũng không sợ gây mất lòng hay phật ý.Tuy nhiên, nhược điểm là người chủ trì phải làm nhiều việc hơn, đầu tư nhiều thờigian hơn Ngoài ra còn có một số rủi ro khác là người chủ trì vòng Delphi phải phântích và xếp loại các ý kiến từ những người tham gia, điều này có nghĩa là có khả năng

họ áp đặt ý kiến của mình lên người khác

- Ước lượng tương tự:

+ Dựa vào các thông tin lịch sử để ước lượng thời gian cho công việc hiện tại

Ngân sách dự án là một bộ phận của Ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánhtình hình thu chi của dự án Trong một số loại hình tổ chức, Ngân sách dự án chỉ gồmcác khoản chi phí trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác Ngân sách lại gồm cả thu vàchi Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án làtổng ngân sách của từng dự án

- Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên ngânsách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc Ngânsách là hữu hạn nên cần được quản lý chưa chẽ sao cho việc chi tiêu đạt hiệu quả cao

- Trong quản lý dự án điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thểlàm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thờigian thực hiện một công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chiphí cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện Nguyên tắc này là cơ sở đểxây dựng một số phương pháp quản lý chi phí dự án

Trong tiến trình lập kế hoạch, PM cần phải xác định sử dụng những nguồn lựcnào để hoàn thành dự án Các nguồn lực ở đây bao gồm con người, trang thiết bị vànguyên vật liệu Ngoài ra PM còn phải xác định thời gian và số lượng nguồn lực được

sử dụng cho dự án Việc xác định rõ nguồn lực, số lượng cần thiết và tiến độ sử dụng

sẽ gắn liền với chi phí của dự án như mô hình sau:

15