Hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý.

MỤC LỤC

I / Phần 1:

1 Mô tả nội dung đề tài:

2 Phạm vi và ràng buộc của hệ thống:

3 Thành viên tham gia – Vai trò của từng thành viên:

4 Kế hoạch thực hiện:

II/ Phần 2:

A Phân tích dữ liệu:

1 Mô hình dữ liệu ER:

2 Biểu diễn mô hình dữ liệu ER bằng Power Designer:

B Phân tích yêu cầu hệ thống:

1 Xác định các yêu cầu chức năng:

2 Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD:

III / Phần 3: Thiết kế giao diện

III Kết luận

PHẦN I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI

1 Mô tả nội dung đề tài

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thểnào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống Hơn lúc nào hết các tính năng củamáy tính được khai thác một cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý,sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn là mô hình quản lý mới,

và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý

Mục đích của bài báo cáo này là thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tácthủ công trong việc quản lý khách sạn Do phạm vi hoạt động của khách sạn rấtlớn nên bài tập báo cáo này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ phận lễtân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách, quản lý thôngtin phòng v.v

Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng Quá trình xây dựng gồm cácbước như sau :

- Khảo sát hệ thống

- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng mô hình dữ liệu

- Chuẩn hóa mô hình dữ liệu

cụ thể các công việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính

Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiệnbằng máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công

- Công việc thực hiện thủ công:

o Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng

o Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu cầu

o Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”

o Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”

o Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”

- Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của hệthống đều thực hiện tự động

b Mô tả hoạt động của hệ thống

Đưa ra các chức năng chính :

o Quản lý thông tin khách hàng

o Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng

o Quản lý thông tin trạng thái phòng

o Quản lý dịch vụ

o Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ

o Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp

Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống :

o Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ

o Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa

o Tìm kiếm và tra cứu thông tin

o Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp

o Quản lý về thanh toán cho khách

+ Yêu cầu về chương trình:

 Chương trình phải đảm bảo tính đầy đủ về thông tin cho một khách sạn cụ thể

 Chương trình phải đảm bảo liên tục cập nhật

 Chương trình phải đảm bảo tinh ứng dụng thực tế cao

 Chương trình phải mang tính khách quan và độ chính xác cao

 Chương trình phải hạn chế được tối thiểu những lỗi do sai sót của người sử dụng

 Chương trình phải vừa mang tính chung nhất cho tất cả các khách sạn vừa mang tính ứng dụng cụ thể cho một khách sạn nào đó mà khi thay đổi đơn giản có thể áp dụng cho một khách sạn khác

 Chương trình đảm bảo tính thống kê chính xác

 Chương trình đảm bảo tính tiền chính xác và in hoá đơn đầy đủ cho từng khách hàng

+ Yêu cầu về người sử dụng :

 Biết sử dụng thành thạo máy vi tính những chương trình ứng dụngđơn giản

 Biết mở chương trình ứng dụng của visual basic 6.0 và một vài chương trình có liên quan.

• Có khả năng và trình độ nhất định về quản lí

3 Thành viên tham gia-Vai trò của thành viên

Nhóm 11 :

Võ Văn Trọng 3109330309 Tổng hợp và thiết kế mô

phỏng giao diệnTrần Sơn Tùng 3109330328

Lê Quang Thanh 3109330248 Xác định yêu cầu chức

năng và vẽ lưu đồ DFDTrương Văn Trung 3109330318

và vẽ ERD bằng Power designer

Nguyễn Thị Thoa 3109330273

4 Kế hoạch thực hiện

3-7/5/2012 Phân công công việc và tìm tài liệu

7-12/5/2012 Hoàn thành công việc được phân công

12-14/5/2012 Tổng hợp thành bài báo cáo hoàn chỉnh

14-16/5/2012 Làm Power point và nộp báo cáo

PHẦN 2 : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU ER VÀ SƠ ĐỒ

c. Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể.

- Khách hàng: MaKH, HotenKH,Ngaysinh,Dc, Tel, CMND, SoHC,

PloaiKH,Ghichu

Với:

o MaKH: mã khách hàng

o HotenKH: họ tên của khách hàng

o Ngaysinh : ngày tháng năm sinh của khách hàng

o Dc: địa chỉ của khách hàng

o Tel: số điện thoại của khách hàng

o CMND: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu khách hàng là người Việt Nam)

o SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài)

o PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước ngoài.

o Ghichu : ghi chú về khách hàng

- Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai

Với:

o MaP: mã phòng

o TenP : tên của phòng

o LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt, phòng thường)

o Trangthai:trạng thái của phòng (đã có khách, phòng trống, phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa )

- Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN

Với:

o MaDV: mã dịch vụ

o TenDV: tên của dịch vụ

o DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam

o DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài

- Hóa đơn: MaHD,MaKH, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT

Với:

o MaHD: mã hóa đơn

o MaKH: mã khách hàng

o SotienTT: số tiền khách hàng đã thanh toán

o NgayTT: ngày thanh toán

o HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng)

d. Mô hình quan hệ.

Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu như sau :

o Khách hàng (MaKH, HotenKH, Ngaysinh, SoDT,Dc,CMND,PloaiKH, Ghichu)

o Phòng (MaP, TenP, LoaiP)

o Loai(MaLoai,TenLoai,GiaVN,GiaNN)

o Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN)

o Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT)

o Thuê phòng (ID,MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan)

o Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat)

o Sử dụng dịch vụ (ID,MaKH, MaDV, NgaySD)

Các thuộc tính được gạch chân là khóa chính

2 Biểu diễn mô hình dữ liệu ER bằng Power Designer

Thiết kế các bảng vật lý.

Từ phân tích trên ta có các bảng mô tả dữ liệu (Cơ sở dữ liệu thiết kế trên MSACCESS

1 Bảng Khách hàng :

Chứa thông tin về khách hàng

CMND Number Số chứng minh thư nhân dân

PloaiKH Text Phân loại khách Việt Nam hay

nước ngoài

2 Bảng Phòng

Chứa các thông tin về tên phòng, loại phòng, trạng thái

3 Bảng Dịch vụ

Chứa các thông tin về dịch vụ, đơn giá

khách người Việt Nam

khách người nước ngoài

4 Bảng Hóa dơn.

Chứa các thông tin về hóa đơn, ngày thanh toán

5 Bảng Thuê phòng

Chứa các thông tin về thuê phòng

Thanhtoan Number Thông tin về thanh toán

6 Bảng Đặt phòng

Chứa các thông tin về đặt phòng

7 Bảng Sử dụng dịch vụ

Chứa các thông tin về sử dụng dịch vụ

8 Bảng Loại

Chứa các thông tin về sử dụng phòng

B Phân tích yêu cầu hệ thống

1 Xác định các yêu cầu chức năng

1.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”

a Sửa thông tin khách hàng:

Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì chứcnăng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở dữliệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác quản lý Tuy nhiêncũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được quyềnthực hiện

b Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông tin củakhách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ

c Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của công tác quản lý khách sạn, việc tìmkiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên Chức năng tìm kiếm khách hàngnày của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính xác vànhanh chóng Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minhnhân dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh sáchkhách hàng theo mã số phòng cho trước nào đó

1.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”

a Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng tạikhách sạn thì công việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm tratrạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn Trạng thái phòng ở đây là:phòng trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi,phòng đặc biệt hay phòng thường Chức năng này được thực hiện một cáchđơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói trên củatất cả các phòng trong khách sạn

b Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức năng này giúp nhân viên lễ tân sửa đổithông tin trạng thái phòng một cách tiện lợi Ví dụ như phòng có hảng hóc đãsửa chữa xong, phòng thường được nâng cấp thành phòng đặc biệt…

c Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của khách sạnhoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một haynhiều phòng trong khách sạn Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc nàymột cách dễ dàng

1.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”

a Đặt phòng trước: Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn nếu cần.

Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu Ngoài cácthông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhândân… khách hàng còn phải đặt trước tiền cho khách sạn Trong trường hợpkhách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện yêu cầukhách sạn

b Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách hàng sẽ thựchiện trả phòng lại cho khách sạn Chi phí mà khách hàng cần thanh toán baogồm : tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏnghóc Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoáđơn thanh toán cho khách hàng

c Thanh toán định kì: Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại khách sạn,tức là không biết rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảngthời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toántiền trước cho khách sạn một lần Chức năng thực hiện lên danh sách các kháchhàng ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước

Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec

d Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách sạn thì

sẽ cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minhnhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn… Lúc này hệ thống sẽ tựđộng thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu Nếu thông tin khách hàng

đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải thêm vào nữa

e Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách sạn chođổi phòng Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến vì vậychức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toáikhông đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại do nhầm lầntrong thao tác của nhân viên lễ tân

1.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”

a Cung cấp dịch vụ:

Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng thì khách sạn còn cungcấp chokhách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện đi lại, điệnthoại Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổchức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch

vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các kháchhàng đã sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho việc thanh toán sau này

b Thêm dịch vụ:

Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp ứng tốt hơn nhu cầu củakhách hàng thì hệ thống còn cung cấp chức năng “Thêm dịch vụ” Chức năngnày thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ chưa có trong danhsách các dịch vụ đã có

c Xoá dịch vụ:

Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào yêu cầu hoặc số người yêucầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏdịch vụ này Chức năng này sẽ thực hiện công việc đó và khi được chấp nhậnthì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó trong cơ sở dữ liệu

d Sửa thông tin dịch vụ:

Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm cần phải thay đổi thông tin của cácdịch vụ mà khách sạn đang cung cấp Chức năng này sẽ giúp thực hiện đượcđiều này một cách dễ dàng.

1.5 Báo cáo , thống kê

a Thống kê tài chính:

Chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền mặt thu được trong ngày hoặctrong một đơn vị thời gian nào đó Đồng thời cũng cung cấp khả năng xem lạitổng số tiền thu của một ngày nào trước đó

b Báo cáo tổng hợp:

Chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các khoản thu được, các khoản phảichi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng tại kháchsạn, …trong tháng vừa qua

2 Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD

Quản lý TT trạng thái phòng Quản lý giao dịch Quản lý dịch vụ Báo cáo, thống kê

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Quản lý Dịch vụ 3

Báo Thống kê 5

cáo-Quản lý Giao dịch 2

Quản lý Trạng thái phòng 4

1 Quản lý khách hàng

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

3.1 Phân rã chức năng “Quản lý khách hàng”.

1.3

Sửa thông thông tin khách hàng

Sửa thông thông tin khách hàng

1.1

Xóa thông tin khách hàng 1.2

3.2 Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch”.

Đổi phòng

Thanh toán định kỳ

Đặt phòng trước

2.2

Thanh toán trả phòng

2.4

Thuê phòng

2.1

3.3 Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ”.

Sửa TT dịch vụ Thêm dịch vụ

Xóa thông tin dịch vụ Cung cấp

dịch vụ

3.4 Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng”.

3.5 Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê”.

4.1

4.3

Sửa TT trạng tháiphòng

Tổ Buồng

4.2

Xóa TT trạngthái phòng

Xem TT trạng

thái phòng

Báo cáo tổng hợp5.2

Báo cáo tài chínhđịnh kỳ5.1

PHẦN 3 : THIẾT KẾ GIAO DIỆN

e Bảng thuê phòng

f Sử dụng dịch vụ

g Bảng đặt phòng

h Bảng đăng nhập

2 Danh sách các trang ASPX của ứng dụng

1 Homepage.aspx Trang chủ của ứng dụng

2 LoginQT.aspx Đăng nhập quyền quản trị(gọi từ trang

chủ )

3 RegistrationPT.asp

4 Suathongtin.aspx Sửa thông tin phòng thuê

5 TinhtienPT.aspx Tính tiền phòng thuê (Gọi từ trang chủ )

6 TinhtienDV.aspx Tính tiền dịch vụ

7 TimkiemDV.aspx Tìm kiếm dịch vụ

7 TimkiemPT.aspx Trang tìm kiếm (được gọi từ trang chủ)

8 TimkiemKH.aspx Tìm kiếm khách thuê

9 Đangky.aspx Đăng ký đặt phòng

10 Luudangky.aspx Lưu đăng ký đặt phòng

11 Inhoadon.aspx In hóa đơn (gọi từ trang chủ)

12 CapnhatTTPT Cập nhật thông tin phòng thuê

Chương trình quản lí khách sạn mang tinh bảo mật riêng của khách sạn

đó đảm bảo các yếu tố mà người không phận sự không thể vào được chương trình để phục vụ cho các mục đích không những không có lợi cho khách sạn đó

mà còn có nhiều nguy cơ làm tổn hại đến uy tín cũng như tài sản của khách sạn.Để đảm bảo dược điều đó chúng tôi xây dựng chương trình mà khi muốn vao được chương trình thì phải trải qua phần đăng nhập :

Trước hết là nhập tên của người sử dụng đã cài đặt sẵn ,và sau đó bạn nhập mật khẩu mà chỉ có người trực tiếp quản lí mới biết được sau đó nhấp chuột vào OK còn nếu bạn không muốn đăng nhâp nữa thì nhấp vào cancel Khi bạn nhập sai mat khẩu thì bạn sẽ không vào được hệ thống

Việc đăng nhập như hình dưới:

Tên đối tượng Mục đích Kiểu đối tượng Trang aspx xử

lýTên đăng

nhập Điền tên đăngnhập Edit text LoginQT.aspx

ra các mã phòng và tình trạng của nó.Dựa vào đó người sử dụng có thể chọn phòng đang trống cho khách thuê

Sau khi chọn được phòng bạn sang phần nhập thông tin về:

_Mã khách thuê(khi mã bị trùng sẽ phải nhập lại)

_Mã phòng thuê(đã được tìm kiếm mã phòng còn trống ở trên )

_ngày đêm

có các nút lệnh thêm.lưu,ngày đêm,print.

Tất cả những thông tin về mã khách và mã phòng đang sử dụng được view trên lưới Sau khi hoàn thành bạn có thể thoát bằng nút thoát để trở về giao diên chính.