Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ y tế

Ứng dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính và sử dụng các phần mềm tiện ích phổ biến như: soạn thảo văn bản, báo cáo, lập trình, xử

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm trở lại đây, công nghệ thông tin phát triển một cách mạnh mẽ và đang ngày càng trở nên quan trọng trong đời sống con người Chính sự phát triển mạnh mẽ này khiến nhiều ngành khoa học, giáo dục, kinh

tế … ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác ngiên cứu, sản xuất và quản

lý để đạt được những hiệu quả cao hơn trong công việc Các cụm từ máy vi tính, công nghệ thông tin, tin học hóa, phần mềm, lập trình… đã trở thành những cụm từ phổ biến không chỉ riêng đối với những chuyên viên trong lĩnh vực này, những người hiểu biết về máy tính, ngôn ngữ lập trình,…mà trong thời đại ngày nay, có thể khẳng định rằng hầu hết mọi người đều biết đến

Sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã trở thành một nghành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới và đang ngày càng khẳng địng vai trò quan trọng của mình trong quá trình hội nhập, phát triển, công nghiệp hóa hiện đại hóa ở nước ta hiện nay

Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều nghành, lĩnh vực, tổ chức, doanh nghiệp và với những mức độ khác nhau Ứng dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính và sử dụng các phần mềm tiện ích phổ biến như: soạn thảo văn bản, báo cáo, lập trình, xử lý hình ảnh, bảng tính,… hữu dụng hơn nữa đó là việc tin học hóa và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý riêng biệt như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý vật tư, quản lý khách sạn, quản lý tài chính kinh doanh…

Trong thời đại ngày nay không thể phủ nhận bên cạnh những những máy móc và thiết bị hữu hình, thì thông tin được đánh giá như một nguồn tài nguyên quan trọng nhất Người nắm giữ thông tin sẽ là người làm chủ sự

thành công Việc thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định có tính đúng đắn, kịp thời có ý nghĩa sống còn đối với các tổ chức doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường nền kinh tế thị trường, thương trường như chiến trường Nhưng với một hệ thống thông tin được xây dựng đồng bộ và hiệu quả thì việc làm chủ nguồn lực thông tin sẽ không còn là vấn đề quá khó Nhất là khi khối lượng thông tin cần thu thập, xử

lý, lưu trữ ngày càng nhiều và vượt qua khả năng thủ công của con người Lúc

đó việc xây dựng một hệ thống thông tin riêng càng trở thành vấn đề cấp bách không thể thiếu của các doanh nghiệp và tổ chức Cú thể khẳng định rằng: hệ thống thông tin tốt là mấu chốt để quản lý hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng đắn và cũng là sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức Như vậy công nghệ thông tin và tin học hóa công tác quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng đối với các tổ chức doanh nghiệp trong thời đại ngày nay, thời đại kinh tế thông tin bùng nổ

Trước tình hình đó, khách sạn Bộ Quốc Phòng cũng không thể đứng ngoài dòng chảy của nền kinh tế thị trường Ngoài việc giữ vững nền quốc phòng toàn dân thì việc kết hợp làm kinh tế là rất quan trọng Sự cạnh tranh trong thị trường khách sạn ngày càng khốc liệt khi mà chất lượng cuộc sống ngày càng tăng thì sự đòi hỏi về dịch vụ, nghỉ ngơi tốt nhất cũng tăng theo Nhất là việc quản lý khách sạn có ảnh hưởng rất lớn tới quy mô cũng như doanh thu của khách sạn Khách sạn cũng thấy rằng việc nắm bắt và quản lý thông tin một cách hợp lý, nhanh chóng, kịp thời cùng với sự thay đổi cơ cấu trong quản lý, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, tăng cơ cấu dịch vụ, đầu tư cở sở vật chất sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho khách sạn Giữ vững chỗ đứng trong thị trường khách sạn trong và ngoài nước Do vậy việc quản lý và sử dụng nguồn thông tin một cách có hiệu quả sẽ đem lại những lợi ích vô cùng to lớn cho khách sạn Bộ Quốc Phòng Kết hợp kinh tế với quốc phòng một cách có hiệu quả cao

Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại khách sạn Bộ Quốc Phòng được tiếp cận với thực tế cơ sở của khách sạn và được tìm hiểu về công tác quản lý, kinh doanh tại khách sạn Bộ Quốc Phòng Em quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp.

Chuyên đề gồm có ba phần chính:

Chương I : Giới thiệu về đơn vị thực tập và bài toán xây dựng

hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng.

- Giới thiệu tổng quan về khách sạn Bộ Quốc Phòng

- Giới thiệu về đề tài quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng

Chương II : Phương pháp luận cơ sở được sử dụng để nghiên

Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý khách sạn

Bộ Quốc Phòng theo các tài liệu khảo sát thực tế thu thập được về vấn đề quản

lý phòng, bộ phận lễ tân và quản lí nhân sự tại khách sạn Bộ Quốc Phòng

Do khả năng tìm hiểu, phân tích, lập trình phần mềm của bản thân còn hạn chế

và thời gian cho phép có hạn nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được sự giúp đỡ quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn và tất cả mọi người để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi trong thực tế Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo - kĩ sư Bùi Thế Ngũ, người đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn chúng em thực hiện đề tài Chúng em rất mong có

được nhiều hơn sự chỉ bảo và góp ý của thầy về đề tài này để có thêm kinh nghiệm và có thể thực hiện nhiều hệ thống hoàn chỉnh trong tương lai Chúng

em cũng xin gửi lời cám ơn đến khách sạn Bộ Quốc Phòng đã cộng tác, giúp

đỡ nhiệt tình trong việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

Em xin chân thành cám ơn!

Hà nội 4/2008

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thái Dũng

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN XÂY

QUỐC PHÒNG

1.1 Tổng quan về khách sạn Bộ Quốc Phòng.

1.1.1 Giới thiệu về lịch sử khách sạn Bộ Quốc Phòng.

Tên chính thức : Khách sạn Bộ Quốc Phòng - Cục đối ngoại.Tên giao dịch nước ngoài : Foreign Relation Service Company

Tên viết tắt : FORESERCO

Giám đốc : Đoàn Nam Khoa

có khuôn viên rộng rãi, thoáng mát, phong cảnh đẹp Tiền thân khách sạn Bộ Quốc Phòng trước đây là tổng hành dinh của thực dân Pháp Đây là nơi đóng

đô của tổng tư lệnh Pháp Sau khi nước ta dành lại thắng lợi thì khách sạn được sửa lại thành nhà khách của Bộ Quốc Phòng, chuyên phục vụ việc nghỉ

ngơi, giải trí cho các chính khách trong nước và nước ngoài Đúng thời gian

đó nhà nước quyết định tách hoạt động du lịch ra khỏi phạm vi quản lý của Bộ Thương mại, thành lập lại Tổng cục Du lịch là cơ quan thuộc Chính phủ Khách sạn được đổi tên chính thức thành khách sạn Bộ Quốc Phòng theo quyết định của Bộ Quốc Phòng năm 1993

Là một khách sạn 3 sao, loại hình doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Cục Đối Ngoại, Bộ Quốc Phòng Với địa lý thuận lợi, khách sạn nằm ở trung tâm thành phố Hà Nội, khách sạn rất thuận lợi cho việc giao dịch kinh doanh, mua sắm và giải trí Khách sạn Bộ Quốc Phòng có khuôn viên rộng rãi, phong cảnh đẹp, bể bơi, sân tennis, phòng matxa, bãi đỗ xe rộng, có 82 phòng ngủ đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao, trang bị máy điều hồ, truyền hình vệ tinh, internet, tủ lạnh, điện thoại trực tiếp quốc tế, bồn tắm, nước nóng lạnh, đồ uống…

Phòng hội nghị từ 20 đến 200 chỗ ngồi với các thiết bị phục vụ hội nghị, hội thảo…

Với không gian rộng rãi thì khách hàng có thể tổ chức các buổi tiệc ngoài trời, hội nghị, đám cưới, các buổi giao lưu,…

Nhà khách có 02 nhà hàng cùng một lúc có thể phục vụ 300 khách trong tất cả các dịp như hội thảo, đám cưới, sinh nhật… với các món ăn Âu, Á và đặc sản Việt Nam

Trong thời gian lưu trú tại khách sạn quý khách có thể sử dụng hồ bơi miễn phí ở khuơn viên hay sử dụng các dịch vụ khác

Trung tâm chăm sóc khách hàng của nhà khách cung cấp các dịch vụ văn phòng như điện thoại, fax, e-mail, photocopy, dịch thuật, đánh máy và sử dụng

vi tính và các dịch vụ khác như dịch vụ đặt phòng, dịch vụ vé máy bay, dịch

vụ đổi tiền, thuê xe ôtô, nối tour du lịch v.v…Hiện nay khách sạn có khoảng gần 90 nhân viên, đều là cán bộ công nhân viên trong nghành, được đào tạo một cách chuyên nghiệp Tổng số vốn của khách sạn là khoảng 26 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là gần 12 400 000 000 đồng, vốn lưu động là khoảng 13

600 000 000 đồng Đội ngũ cán bộ, quản lý nhân viên phục vụ đều được đào

tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng thực hiện các dịch vụ với mức độ ngày càng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của du khách trong nước và quốc tế, văn hóa doanh nghiệp trở thành một tiêu chí ngày càng được đề cao, thể hiện lòng mến khách, trọng khách của người Việt Nam

1.1.2 Mục tiêu và phương châm lãnh đạo.

Đặt con người vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phương tiện để con người phát huy tài năng, sáng tạo Tin tưởng cộng sự, xây dựng đội hình làm việc, kết hợp kinh tế và quốc phòng là chủ thuyết và phương châm hành động của khách sạn Bộ Quốc Phòng trong giai đoạn phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay theo đường lối chủ trương đổi mới của Đảng

Theo đó, khách sạn vừa làm nhiệm vụ giữ vững an ninh quốc phòng toàn dân vừa kết hợp làm kinh tế trước là nâng cao đời sống quân nhân, sau là hội nhập nền kinh tế mới Khách sạn đã tập trung mọi nguồn lực để phát triển thành tập đoàn đa nghành, đa sở hữu nhằm tạo ra môi trường thuận lợi để cán

bộ quản lý phát huy năng lực, cán bộ công nhân viên có đầy đủ việc làm Phát hiện và sử dụng đúng cán bộ trẻ, cán bộ giỏi có năng lực và đạo đức, tạo mọi điều kiện thuận lợi để cán bộ thể hiện tài năng sang tạo Đầu tư mạnh mẽ cho đào tạo để trang bị kiến thức, đào tạo kỹ năng và rèn luyện đạo đức người lính trong thời buổi kinh tế thị trường Trong đó có các phong trào thi đua thiết thực, văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao,… sôi nổi được duy trì và ngày càng phát triển mạnh mẽ Tạo cơ hội bình đẳng để mỗi cán bộ công nhân viên trong khách sạn và toàn diện trong khối đại đoàn kết vì mục tiêu chung trong kỉ nguyên mới Không ngừng rèn luyện cả thân thể và đạo đức, bồi dưỡng kiến thức xã hội kinh tế để có thể là người lính năng động trong thời buổi nền kinh

tế hội nhập và phát triển Như lời Bác Hồ đã dạy:

“ Quân đội ta là đội quân chiến đấu, đội quân công tác, đội quân sản xuất”.Quân đội nhân dân Việt Nam không những đã dũng cảm chiến đấu làm nên chiến thắng Điện Biên Phủ “chấn động địa cầu”, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử, giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước, mà còn lao động quên mình, góp phần to lớn vào sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của đất nước.

1.1.3 Sản phẩm và dịch vụ.

Với mô hình kinh doanh đa nghề mà chủ yếu là khách sạn và lữ hành Ngoài công việc chính là đón tiếp các khách ngoại giao cao cấp của Bộ Quốc Phòng, khách sạn còn cung cấp dịch vụ phòng ở, các dịch vụ bổ sung, tennis, Đội ngũ cán bộ, quản lý nhân viên phục vụ đều được đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng thực hiện các dịch vụ với mức độ ngày càng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của du khách trong nước và quốc tế, văn hóa doanh nghiệp trở thành một tiêu chí ngày càng được đề cao, thể hiện lòng mến khách, trọng khách của người Việt Nam

 Các sản phẩm chính của khách sạn là:

• Cung cấp dịch vụ phòng, tất cả các dịch vụ khách sạn cấp 3 sao

• Cung cấp các dịch vụ lữ hành: cho thuê xe, tua du lịch, vận tải…

• Bán vé bể bơi, tennis, matxa, đám cưới, tổ chức các buổi hội nghị lớn

• Cho thuê văn phòng kinh doanh, văn phòng đại diện

• Dịch vụ nhà hàng ăn uống, giải trí, …

• Dịch vụ bưu chính viễn thông, mạng internet, mạng truyền thông…

1.2 Sơ đồ tổ chức khách sạn Bộ Quốc Phòng.

1.2.1 Sơ đồ tổ chức.

• Thiết lập và xây dựng các chiến lược về kinh doanh và tổ chức nhân sự.

• Thiết lập các quy định về tiền lương, thưởng phạt và chế độ nghỉ phép trong công ty

 Phó giám đốc nhân sự và tài chính:

• Trực tiếp điều hành các mảng về mặt tài chính và nhân sự Thực hiện việc thi hành giám sát các chính sách chung của khách sạn Phó giám đốc nhân

sự và tài chính quản lý 3 phòng là: Phòng hành chính sự nghiệp, phòng kế toán, phòng dự án

Giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc nhân sự và tài chính

Phòng dự án

Phòng kế toán

Phòng hành

chính sự

nghiệp

Phòng kinh doanh

Phòng thông tin thị trường

Ban lễ tân Ban tư

vấn hỗ trợ khách hàng

Ban nhà hàng

Ban lữ hànhBan dịch

vụ

• Trợ lý cho giám đốc trong việc thu chi, phân bổ tài chính Tuyển dụng hay giảm bớt nhân viên.

• Phòng dự án: Triển khai và lập trình các ứng dụng phần mềm dựa trên

cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc tả của khách hàng để phát triển một phần mềm thích hợp, thông minh và hệ thống các phần mềm ứng dụng đa phân hệ Tư vấn

và xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị khách sạn

 Phó giám đốc kinh doanh:

• Thực hiện thi hành các giám sát chung về mảng kinh doanh

• Chịu trách nhiệm mọi mặt về đối ngoại của khách sạn, tiến hành gặp

gỡ trao đổi với khách hàng

• Trợ lý cho giám đốc trong việc xây dựng hoạch định các chiến lược kinh doanh Phó giám đốc kinh doanh quản lý 2 phòng chính là: Phòng kinh doanh và phòng thông tin thị trường

• Phòng thông tin thị trường: Thu thập, phân tích và xử lý các thông

tin thị trường, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định của cấp trên Đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng

• Phòng kinh doanh: Tìm hiểu và nghiên cứu sự phát triển của thị

trường, thực hiện việc tìm kiếm khách hàng Gồm có các ban: Ban dịch vụ, ban lữ hành, ban nhà hàng, ban lễ tân, ban tư vấn hỗ trợ khách hàng

• Ban dịch vụ: Chịu trách nhiệm chính phục vụ cho việc cung cấp cho

khách hàng các dịch vụ tốt nhất như: Bể bơi, matxa, đi lại, thuê văn phòng, internet, mạng tryền thông,…

• Ban tư vấn và hỗ trợ khách hàng: Giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn

chi tiết, cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử,…

và tại trụ sở của khách hàng

• Ban lễ tân: Đún tiếp khách hàng, lập báo cáo về khách hàng, chịu

trách nhiệm giao dịch chính với khách hàng tới khách sạn

1.3 Bài toán tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.

1.3.1 Thực trạng tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.

a Trang thiết bị phần cứng.

 Các thiết bị tin học của khách sạn Bộ Quốc Phòng trong thời gian qua

đó được đầu tư với quy mô lớn, chủng loại thiết bị được đầu tư với nhiều chủng loại phù hợp cho công tác quản lý của công ty

 Máy chủ có 3 chiếc nhãn hiệu HP:

• Một chiếc được dựng phục vụ cho các hoạt động trong khách sạn dựng đề lưu trữ dữ liệu hay để truy xuất để lấy thông tin Được đặt tại phòng

sạn cũng đã được đầu tư khá lớn và đạt hiệu quả cao.

 Tóm lại, việc đầu tư vào thiết bị hiện nay lớn như vẫn chưa đủ, đầu tư còn dàn trải trên diện rộng chưa có chiều sâu Trong tương lai, cần đầu tư vào các thiết bị chuyên nghiệp hơn như máy chủ, thiết bị mạng, máy tính và truyền thông, thiết bị nguồn đáp ứng 24/24 Các trang thiết bị tin học phần cứng cần được nâng cấp và bổ sung thường xuyên nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển và hiện đại hỉa hệ thống công nghệ thông tin trong toàn khách sạn

b Trang bị phần mềm và mạng.

 Các máy đều sử dụng Windows XP, chạy các ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003, Adobe Acrobat Reader 7.0, phần mềm Antivirus, bộ

gõ Vietkey 2000 và Unikey 4.0,…có bản quyền

 Hiện công ty gần như là chưa sử dụng một phần mềm chuyên dụng nào trong quản lý công việc quản lý cũng như kinh doanh

 Đã thiết lập một cơ sở hạ tầng mạng trong toàn bộ khách sạn: Gồm hệ thống máy chủ, các mạng cục bộ hình sao có cấu trúc, hệ thống các router, switch và access point được trang bị khá đầy đủ kết nối mạng diện rộng theo chuẩn công nghệ hiện nay Với 4 đường truyền ADSL tốc độ cao và hệ thống mạng WIFI khá hoàn chỉnh

 Công nghệ mạng dựa trên hệ điều hành mạng Windows 2003 Server của Microsoft và thiết bị kết nối router/switch của Cissco là những phần mềm

và phần cứng phổ dụng hiện nay, dễ sử dụng và lực lượng hỗ trợ sẵn sàng Phần mềm dễ sử dụng phù hợp với năng lực, trình độ hiện tại còn hạn chế về nhiều mặt

 Nhưng trong tổng thể về mạng về truyền thông và bảo mật còn thiếu: Thiết kế kiến trúc, chính sách phân quyền, vấn đề bảo mật, chiến lược đầu tư,

… là vấn đề cần được nâng cấp và thiết kế đầy đủ đối với một hệ thống mạng

của một khách sạn lớn như khách sạn Bộ Quốc Phòng

1.3.2 Sự cần thiết của việc tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.

Tin học hóa công tác quản lý trong thời đại ngày nay là xu thế chung và

là nhu cầu cấp bách của các doanh nghiệp, tổ chức Đối với doanh nghiệp tổ chức thì thụng tin quản lý có vai trò vô cùng quan trọng và là vấn đề sống còn

để có thể tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô thì nhu cầu thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu phát sinh cũng như tập hợp, phân tích chúng thành các thông tin hữu ích

để có những quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc

và hơn nữa sẽ vượt qua khả năng xử lý của con người Nhưng nhờ có sự trợ giúp của máy tính và một hệ thống thông tin đồng bộ, những vấn đề nêu trên

sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng

Việc tin học hóa công tác quản lý cho các tổ chức doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết những bài toán có quy mô cũng như mức độ phức tạp ngày càng tăng Đồng thời khi thực hiện việc tin học hóa các nhà quản lý nhanh chóng có được thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức cũng như có thể giảm thiểu số lượng công nhân cần thiết để thực hiện việc lưu trữ và xử lý dữ liệu

Với sự phát triển không ngừng của hệ thống thông tin, những thành tựu to lớn đã đạt được thì tin học hóa công tác quản lý không chỉ là nhu cầu của riêng

tổ chức tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếu của các tổ

chức dich vụ vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong doanh nghiệp.

Khách sạn Bộ Quốc Phòng hiện nay đã phát triển và tạo lập được một môi trường công nghệ thông tin khá tốt: Thiết kế và đưa vào vận hành các chương trình tin học ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh, đầu

tư và nâng cấp hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin thống nhất Điều đó đã góp phần tích cực hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ, hiện đại hóa trang thiết bị, nâng cao được hiệu quả của công việc

Tuy vậy, sau khi tìm hiểu khảo sát và phỏng vấn thực tế với các cán bộ lãnh đạo, cùng cán bộ công nhân viên tại đây được biết hiện nay chưa có một chương trình hệ hống thông tin quản lý khách sạn hoàn chỉnh phục vụ cho khách sạn trong việc đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, quản lý phòng, sử dụng dịch vụ và thanh toán cho khách hàng khi đến khách sạn Chương trình quản lý trước đõy đã cũ và không còn khả năng đáp ứng đủ cho công tác quản

lý với những khó khăn như:

Chính vì vậy ban lãnh đạo yêu cầu cần thiết kế một chương trình hệ thống thông tin quản lý khách sạn đặt tại bộ phận lễ tân của khách sạn với những yêu cầu quản lý như sau:

• Quản lý thông tin về khách hàng

• Quản lý thông tin đặt phòng, nhận phòng , trả phòng

• Quản lý danh mục phòng

• Yêu cầu chương trình có giao diện tiếng việt hoặc tiếng anh nhưng có khả năng hiển thị nội dung thông tin khác hàng bằng tiếng việt

• Đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất

• Chương trình phải phù hợp với những điều kiện công việc của ban quản

• In giấy xác nhận và hóa đơn đặt phòng

• Lập và xử lý các bỏo cáo hàng tháng, hàng quý

1.3.4 Lợi ích mang lại của hệ thống mới.

 Chất lượng dịch vụ được cải thiện:

• Chất lượng dịch vụ được cải thiện, khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn và thoải mái hơn

• Hóa đơn có thể được tính một cách chính xác, nhanh chóng

 Sự thi hành tốt hơn:

• Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng

• Tìm kiếm thông tin khách hàng một cách nhanh chóng

• Sự thay đổi trạng thái phòng được kiểm soát

• Cung cấp nhiều thông tin hơn về tình trạng phòng, giá của mỗi phòng,

chất lượng phòng,…

• Cung cấp đầy đủ thông tin về các dịch vụ của khách sạn hơn

 Điều khiển mạnh hơn:

• Có thể thêm, bớt, xóa các dữ liệu

• Bảo mật cao, phân quyền người sử dụng

 Giảm giá thành :

• Số lượng nhân viên tiếp tân giảm, giúp giảm chi phí

• Chi phí cho các loại giấy tờ, sổ sách, lưu trữ, in ấn thông tin, hóa đơn giảm

• Giảm thời gian đi lại, tiết kiệm thời gian thì hiệu quả công việc sẽ hiệu quả hơn

1.3.5 Công cụ sử dụng.

 Phần cứng:

• Máy tính (Pentium 4 – 3.0 GHz, Ram 512, HDD 80GH)

• Thiết bị mạng như: Router/switch, model, card mạng, tủ mạng,…

• Máy in laser

 Phần mềm:

• Hệ điều hành : Windows XP Pro SP2

• Microsoft Visual Basic 6.0 SP5 (Visual Studio 6.0)

• Microsoft Access 2003 - Dựng để thiết kế dữ liệu

• Microsoft Word 2003 - Dựng để viết báo cáo

• Microsoft Visio 2003 - Dựng để vẽ các DFD

• Microsoft Excel 2003- Dựng lập bảng

• Công cụ làm báo cáo Crytal Report 8.5.

1.4 Đề tài nghiên cứu.

1.4.1 Tên đề tài.

“ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng.”

 Mục đích chính của đề tài là nghiên cứu, xây dựng và phát triển một

hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng - Cục Đối Ngoại Mà

vấn đề công việc là phục vụ cho công tác lễ tân, giao nhận phòng, quản lý phòng

 Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ:

cư, cũng như nhu cầu dịch vụ đòi hỏi cao Thị trường khách sạn tập trung ở Hà Nội khá dày, do đó sự cạnh tranh giữa các khách sạn là khốc liệt Các khách sạn không ngừng nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất, thông tin, dịch vụ nhằm lôi kéo khách hàng và tạo một thương hiệu cho riêng mình Nhất là vấn đề thông tin rất quan trọng, liên quan đến lợi nhuận của công ty Vì vậy, nâng cao chất lượng dịch vụ, cạnh tranh để tồn tại và phát triển là vấn đề cấp bách, cần thiết đối với các doanh nghiệp nói chung và khách sạn Bộ Quốc Phòng nói riêng trong kỉ nguyên mới Kỉ nguyên công nghệ thông tin.

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ SỞ ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ

NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.

2.1 Những khái niệm cơ bản.

2.1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin.

Dữ liệu và thụng tin là hai khái niệm khác biệt nhau nhưng thường được dựng lẫn lộn

Dữ liệu là tài liệu hay số liệu thu thập được khi quan sát hay đo lường

những thuộc tính của các sự vật hay hiện tượng Đó có thể là thông điệp truyền đạt bằng nhiều hình thức và phương tiện khác nhau

Thụng tin là dữ liệu đã qua xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có nghĩa

và có giá trị đối với người nhận tin trong quá trình ra quyết định

Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu của hệ thống quản lý

Thông tin được hiểu theo nghĩa thụng thường là một thông báo hay tin nhận dược làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó,

là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Các khái niệm liên quan đến thông tin: Chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin) Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng là ngôn

ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi

là nội dung của thông tin đó.

Hình 2.1: Sơ đồ thông tin

Thụng tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể

là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy

Vai trò của thông tin trong tổ chức:

• Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức Vì những nhiệm

vụ trên, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý

• Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động

ra quyết định và lao động thông tin Lao động ra quyết định chiếm

khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình

và có nhiều yếu tố chủ quan Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng

Thông tin tác động đến hệ thống như sau:

Chủ thể phản ánh Thông tin Đối tượng nhận tin

Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp

Quá trình thu thập thông tin -> truyền tin -> nhận tin -> xử lý tin -> lựa chọn ra quyết định -> nhận tin… là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

2.1.2 Hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau, cùng phối hợp hoạt động để thu thập, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức

Các hệ thống thông tin có thể là hoàn toàn thủ công hay dự trên máy móc thiết bị tin học Ngoài máy tính điện tử, hệ thống thông tin còn có nhân tố con người, các phương tiện thông tin liên lạc, máy móc, phần cứng, phần mềm, các quy tắc, thủ tục phương pháp, và mô hình toán học để xử lý dữ liệu, quản

lý, phân phát và sử dụng thông tin Hầu hết các hệ thống thông tin đều được gọi là hệ thống thông tin quản lý vì nó phục vụ cho công tác điều hành, hỗ trợ

Đối tượng quản lý

Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu giữ từ trước… Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Hình 2.3 : mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.

Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đầu vào (đưa dữ liệu vào), bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đầu ra (đưa dữ liệu ra) Với một hệ thống thông tin quản lý khách sạn thì:

Nguồn của hệ thống đó là các thông tin về trả phòng, đặt phòng, thanh toán hóa đơn, dịch vụ…

Nguồn này được thu thập thông qua các giấy tờ, hóa đơn, sổ sách nhận phòng, trả phòng, thanh toán của cán bộ, nhân viên và được xử lý, lưu trữ Quá trình lưu trữ sẽ lưu trữ tất cả những thông tin có liên quan đến giao dịch và thông tin khách hàng

Sau đó thông tin dữ liệu sẽ được phân phối cho người dùng với những mức độ chi tiết khác nhau, tổng hợp khác nhau (phân quyền người sử dụng) tùy thuộc vào quyền hạn và vị trí làm việc của mỗi người dùng trong tổ chức

a ) Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức.

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Mỗi hệ thống thông tin thì lại sử dụng những công nghệ khác nhau nhưng

Nguồn

(Source)

Đích (Destination)

Xử lý (Processing)

Thu thập

Lưu trữ (Storage)

chúng phân biệt với nhau bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp khi sử dụng

Có năm loại chính là:

• Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS

• Hệ thống thông tin quản lý MSI

• Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS

• Hệ thống chuyên gia ES

• Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System )

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, tiêu thụ hay với chính nhân viên của họ Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ sẽ tập hợp tất cả các các dữ liệu cho phép theo dõi hay thu thập được qua các hoạt động kinh doanh trong và ngoài tổ chức Và chúng trợ gúp các hoạt động ở mức tác nghiệp (hệ thống thông tin nghiệp vụ) là chính Các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn, lập đơn đặt hàng, theo dõi khách hàng…

 Hệ thống thông tin quản lý MSI ( Managemem Information System)

Là những hệ thống hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của tổ chức, doanh nghiệp Các hoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, lập kế hoạch chiến lược hoặc lập kế hoạch chiến thuật Nền tảng của chúng là các cơ sở dữ liệu được tạo ra từ các hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu

để trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như: Lập kế hoạch, phân lịch, kiểm tra hoạt động, tổng hợp… Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức và thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một nghành, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử…

Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi doanh thu hay sự nghỉ việc của nhân viên, nghiên cứu thị trường… là các ví dụ cho hệ thống thông tin quản lý.

 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (decision Support System).

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp cho việc ra quyết định của các nhà lãnh đạo Quá trình ra quyết định giống như một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án phù hợp Hệ thống sẽ cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình và có một quyết định đúng đắn, kịp thời Thêm vào đó nó còn có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung, đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hay nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều hình vẽ để đánh giá tình hình

 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).

Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System For Competitive Advantage).

Hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Hệ thống thông tin loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp hay một tổ chức khác,… (trong khi đó ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận

trong tổ chức) Hệ thống là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp canh tranh cũ và mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng nghành

 Phân loại hệ thống thông tin theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức

doanh nghiệp.

Theo cách phân loại này, thông tin trong tổ chức doanh nghiệp được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại dược chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cách phân chia này có ba loại hệ thống thông tin là:

• Hệ thống thông tin chiến lược

• Hệ thống thông tin chiến thuật

• Hệ thống thông tin tác nghiệp

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh

và sản xuất chiến lược

Hệ thống thông tin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuậtTài chính tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

Hình 2.4 : Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định.

b) Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.

Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin là:

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Hình 2.5: Mô hình một hệ thống thông tin.

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu nó thu thập xử lý mà nó

phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thĩng tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và

“Để làm gì?” Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ

thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao thác với hệ thống, những dịch vụ,

bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới các mặt về thời gian

Mô hình vật lý ngoài( Góc nhìn sử dụng)

Mô hình logic (góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý trong( Góc nhìn kĩ thuật)

của hệ thống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau của hệ thống xảy ra Nó trả lời cho câu hỏi “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”.

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống,

tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên

kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được

sử dụng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tính chất vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?”

Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất

và mô hình vật lý trong là biến động nhất

2.1.3 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.

Sự hiệu quả trong công tác quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp phần lớn dựa vào chất lượng thông tin do các hệ thống thụng tin chính thức sản sinh

ra (những hệ thống thông tin có tập hợp quy tắc làm việc cú văn bản, quy trình

rõ ràng).Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém cỏi của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra hậu quả xấu nghiêm trọng Dễ thấy đó là những quyết định sai lầm

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp Gồm năm tiêu chẩn sau:

• Độ tin cậy: Thể hiện ở các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thụng tin ít độ tin cậy dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

• Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin thể hiện bao quát các vấn

đề, đáp ứng yêu cầu của nhà quả lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của thực tế

• Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin cung cấp phải thích ứng với người nhận, không đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý

• Tính được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng

có thể tiếp cận được với vốn và nguyên vật liệu một cách thật đầy đủ Thông tin cũng phải được bảo vệ như vậy, chỉ người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

• Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào đúng lúc cần thiết một công đoàn có thể biểu tình nếu tổ chức trả lương chậm hoặc bảo hiểm kém cho nhân viên Khách sạn có thể mất khách nếu việc thanh toán chậm và lằng nhằng

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.

2.2.1 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.

Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một hệ thống thông tin là trang

bị cho tổ chức những công cụ phát triển tốt nhất và phù hợp nhất Phát triển một một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết

kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt nguồn từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được những chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Có nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một một hệ thống thông tin mới Có thể tóm lược như sau:

• Giải quyết vấn đề quản lý: Những yêu cầu mới của quản lý dẫn tới sự cấp thiết của việc phát triển một dự án hệ thống thông tin mới nhằm nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ,

giảm chi phí sản xuất, cung cấp thụng tin tốt hơn cho những người có nhu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, tin học hoá phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức hay doanh nghiệp

• Tận dụng cơ hội mới

• Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức

• Yêu cầu quản lý của cấp trên

• Áp lực của cấp dưới

 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

Mọi phương pháp phát triển các hệ thống thông tin đề phải đảm bảo được

sự phù hợp về mặt tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ giới hạn về tài chính và đúng tiến độ thời gian định trước.phải lựa chọn phương pháp phát triển một hệ thống thụng tin phù hợp, không nên theo đuổi quá nhiều phương pháp phát triển cùng lúc Tuy nhiên không có phương pháp thì sẽ dẫn tới nguy

cơ không đạt được mục tiêu định trước Hệ thống thông tin là một đối tượng rất phức tạp, vận động trong môi trường cũng cần nhiều sự đòi hỏi, yêu cầu

Để làm chủ sự phức tạp đó, các phân tích viên cần tiến hành một cách đầy đủ các bước, nghiên túc và có một phương pháp cụ thể

Phương pháp là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một hệ thống thông tin chặt chẽ nhưng cũng phải dễ quản lý, sử dụng hơn.Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin ở đây dựa vào ba phương phápcơ sở chung là:

• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Mỗi hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật

lý ngoài, mô hình vật lý trong Chúng cùng mô tả về một đối tượng và được xem xét từ các góc độ khác nhau Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin được thể hiện cũng dựng tới khái niệm của các mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức của mô hình

• Nguyên tắc 2 : Chuyển cái chung sang cái riêng.

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết

Tuy nhiên những công cụ đầu tiên dược sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành hoá một hệ thống thông tin bằng các khía cạnh chi tiết hơn Lúc đó nhiệm vụ và công việc sẽ khó khăn hơn

• Nguyên tắc 3 : Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý thiết kế

Lúc này nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.2.2 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin.

Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin được trình bày ở đây gồm

7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Kết thúc mỗi giai đoạn luôn kèm theo những quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống thông tin Quyết định này sẽ được trợ giúp dựa trên những báo cáo của các phân tích viên Đây là một quá trình lặp, vì rằng tuỳ kết quả của mỗi giai đoạn mà đôi khi phải quay lại các giai đoạn trước để xem xét lại và khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiện

• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích chính của giai đoạn này là cung cấp cho người lãnh đạo tổ chức hay người chịu trách nhiệm các dữ liệu đích để ra quyết định về thời cơ một cách chính xác, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển một hệ thống thông tin Bao gồm các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

+ Làm rõ yêu cầu.

+ Đánh giá khả năng thực thi

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đámh giá thuận lợi về đánh giá yêu cầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của vấn

đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của hệ thống thông tin mới phải đạt được Để làm được những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết

+ Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

+ Nghiên cứu hệ thống đang tồn tại

+ Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

+ Đánh giá lại tính khả thi

+ Thay đổi đề xuất của dự án

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

• Giai đoạn 3: thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế

và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở chế độ đó Mô hình logic của

hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống đã sản sinh ra (output), nội dung của các cơ sở dữ liệu (tệp, quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các input) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết

kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

+ Thiết kế xử lý

+ Thiết kế các luồng dữ liệu.

+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

+ Hợp thức hoá mô hình logic

• Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án và giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí

và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những kiến nghị cụ thể Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:+ Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

+ Xây dựng các phương án của giải pháp

+ Đánh giá các phương án của giải pháp

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp

• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi đã lựa chọn một phương án giải pháp phù hợp thì giai đoạn này được tiến hành Thiết kế vật lý ngoài bao gồm 2 tài liệu cần có là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện

kỹ thuật và một tài liệu cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá.Các công đoạn chính:

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế chi tiết các giao diện (Vào/ra )

+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, rõ ra là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp đầy đủ các tài liệu sử dụng như: Hướng dẫn sử dụng, thao thác, tài liệu mô tả hệ thống…Các hoạt động chính của giai đoạn này là: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

+ Thiết kế vật lý trong

+ Lập trình

+ Thử nghiệm hệ thống

+ Chuẩn bị tài liệu

• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai và kế hoạch cài đặt Để việc chuyển đổi được thực hiện được với ít va chạm nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết,

tỉ mỉ và được thiết lập một cách cẩn thận nhất Bao gồm các công đoạn:

• Khái niệm mã hoá dữ liệu.

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý

• Những lợi ích của mã hoá dữ liệu.

Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng: Chẳng hạn các tệp tin về khách hàng, mỗi khách hàng đặt phòng được nhận diện chỉ bởi cái tên thì có khả năng nhiều tên trùng hoặc nhiều tên viết không chính xác hàng, cột Do đó cần phải gán cho mỗi khách hàng đặt phòng một thuộc tính quy định danh, còn gọi

là mệnh danh mang tính duy nhất

Mô tả nhanh chóng các đối tượng: Chẳng hạn một tân khách hàng rất dài, khó nhớ và khó viết vì vậy sẽ làm chậm việc nhập dữ liệu Nếu được nhập một

số ký hiệu đặc biệt, ngắn gọn, rồi truy tìm trong bảng mã hoá để lấy ra tên đầy

đủ của khách hàng cùng các thông tin liên quan thì sẽ chính xác hơn rất nhiều.Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn: Chẳng hạn trong một tập hợp nhóm phòng hạng trung, hạng sang, hay hạng bình thường Nếu trong mã hoá

có bao hàm những ký hiệu khía cạnh phân nhóm trước như vậy thì việc làm việc với chúng sẽ rất nhanh chóng, đễ dàng và thuận tiện

• Các phương pháp mã hoá cơ bản.

+ Phương pháp mã hố phân cấp: Đây là nguyên tắc tạo một bộ mã rất

đơn giản Phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết về sự phân cấp sâu hơn

Ví dụ: Hai chữ đầu phân loại hạng phòng, số sau phân loại số phòng, và

có thể phân cấp sâu hơn như: phòng hạng trung có số phòng 45: TB45

+ Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất

định, thường là dựng tuần tự các chữ số để gán mã cho đối tượng

Ưu điểm : Phù hợp cho xử lý tự động

Nhược điểm : Vỡ gán tuần tự nên không thể chèn thêm mã vào giữa hai

mã cũ, không gợi nhớ

+ Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hố phân cấpvới mã

hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.

+ Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một

tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định

+ Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào dặc tính

của đối tượng để xây dựng mã Chẳng hạn dựng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VNĐ, USD,…

Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng rõ ràng

Nhược điểm: ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp

và dễ trùng lặp

+ Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành

nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khách nhau với đối tượng được gán mã

Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính

Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

 Yêu cầu đối với bộ mã:

• Bảo đảm tỉ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng một: Chất lượng của một

bộ mã được đo lường bằng hai con số có tỷ lệ sau:

Số lượng đối tượng thỏa mãn được lọc ra

Tỷ lệ kén chọn =

Tổng số đối tượng được lọc ra

Số lượng đối tượng thỏa mãn lọc ra

Tỷ lệ sâu sắc =

Tổng số đối tượng thỏa mãn có trong tệp tin

• Có tính uyển chuyển và lâu bền: một bộ mã phải được tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó Một bộ mã được xem là có tính chất này khi nó cho phép nối rộng

và bổ sung mã mới

• Tiện lợi khi sử dụng: Bộ mã càng ngắn gọn tốt Điều đó giúp tiết kiệm

bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng Kiểm tra dễ dàng hoặc bằng thủ công hoặc tự động là yêu cầu cần lưu ý

Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau là những khía cạnh cần xem xét khi xây dựng bộ mã Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn

Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ hiểu và rõ ràng

 Cách thức tiến hành mã hóa: Gồm 4 bước sau:

• Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa

• Xác định các xử lý cần thực hiện

• Lựa chọn giải pháp mã hóa

+ Xác định trật tự đăng cấp các tiêu chuẩn cần lựa chọn

+ Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng

• Triển khai mó hóa: gồm các công việc như : Lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã tạm thời, lỗi thời

Mã hóa là công việc rất quan trọng để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý Chúng được manh nha ngay từ khi người thiết kế hệ thống thông tin còn chưa định rõ và ý thức về việc sử dụng chúng Mã hóa và sử dụng mã xảy

ra trong suốt quá trình thu thập, phân tích, xử lý, thiết kế, cài đặt và khai thác

hệ thống thông tin mới

 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin.

• Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin IFD là công cụ để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ là chính

BFD

Mũi tên biểu thị mối quan hệ của hai mứcMức 1

Mức 0

Biểu thị một nhóm chức năng nhiệm vụ

• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mô tả hệ thống thông tin giống như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên một góc độ trìu tượng hơn rất nhiều.Trên sơ đồ chỉ bao gồm các xử lý, lưu trữ dữ liệu, các luồng dữ liệu, nguồn và đích Và không hề quan tâm tới đích đến của nó là ở đâu, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý chính Sơ đồ luồng thông tin chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin “làm gì?” Và “để làm gì?”

Ký pháp chính dựng cho sơ dồ là DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử

Tài liệu

dụng 4 ký pháp chính là : Thực thể, kho dữ liệu, tiến trình và dòng dữ liệu.+ Nguồn hoặc đích tới: Biểu thị cho nguồn ban đầu xuất phát và đích tới cuối cùng hay tạm thời của nó.

+ Tiến trình xử lý: Là khâu chính xử lý, biến đổi thông tin thu thập về (thông tin đầu vào), tổ chức, sắp xếp hoặc bổ sung vào thông tin mới, thông tin đầu ra lưu vào kho dữ liệu hoặc chuyển tới tiến trình tiếp theo để xử lý

+ Dòng dữ liệu: Là dòng chu chuyển, chuyển dời thông tin vào hoặc ra

khỏi tiến trình xử lý hay kho dữ liệu Mỗi dòng dữ liệu bắt buộc phải có một tên xác định trừ dòng xử lý giữa và kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu: Dùng để lưu trữ các thông tin dưới dạng vật lý Các kho

dữ liệu này có thể là các tệp tài liệu, cặp hồ sơ, các tệp thông tin trên đĩa, hoặc các ổ lưu trữ,…

Tên người/ Bộ phận

nhận tin

Tên dữ liệu

Tên dòng dữ liệuTân tiến trình

xử lý

• Các mức của DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ ngữ cảnh: (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính

của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống Với sơ đồ ngữ cảnh thì một hệ thống thông tin phức tạp sẽ dễ nhìn hơn rất nhiều, nó bỏ qua các kho

dữ liệu và các xử lý cập nhật

Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quan của hệ

thống thông tin, nó mô tả hệ thống thông tin chi tiết hơn nhiều so với sơ đồ ngữ cảnh Nguồn của nó là bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh mà phân rã ra thành các

sơ đồ mức 0, 1,… tùy theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi của hệ thống

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD:

+ Xử lý luôn phải đánh mã số

+ Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồn giữa xử lý và kho dữ liệu + Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau tránh sự nhầm lẫn

+ Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất

+ Tên cho xử lý phải là một động từ

+ Xử lý buộc phải thực hiện một số biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác nhau với luồn ra xử lý

Đối với việc phân rã DFD:

+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

+ Luồng dữ liệu của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồn ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn

+ Thông thường một xử lý mà logic của nó được trình bày bằng ngôn ngữ

có cấu trúc thỉ chỉ nên chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

+ Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi