Anh chị có nhận Định gì về những cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu Điện tử tại việt nam hiện nay trên các mặt pháp lý, công nghệ và con người

Anh chị có nhận định gì về những cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam hiện nay trên các mặt pháp lý, công nghệ và con người.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

-******* -BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ Môn: Quản lý tài liệu điện tử Giảng viên: ThS.Nguyễn Thị Thùy Linh

Chủ đề : Anh/chị có nhận định gì về những cơ hội và thách thức cho quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam hiện nay trên các mặt: pháp lý, công nghệ và con người Ví dụ minh họa/liên hệ thực tế tới lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng.

Họ và tên: Mai Thị Thu Hiền

MSSV: 21031541

Ngành: Quản trị văn phòng

MỤC LỤC

I Các khái niệm liên quan 2

II Thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam hiện nay 2

III Cơ hội và thách thức 3

1 Cơ hội 3

1.1 Về mặt pháp lý 3

1.2 Về mặt công nghệ 4

1.3 Về mặt con người 6

2 Thách thức 7

2.1 Về mặt pháp lý 7

2.2 Về mặt công nghệ 8

2.3 Về mặt con người 9

3 Một số giải pháp đề xuất 10

IV Liên hệ thực tế 11

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

I Các khái niệm liên quan

- Tài liệu điện tử (theo Khoản 3 Điều 2 Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL)

là tài liệu dưới dạng số hoá, bao gồm báo, tạp chí điện tử, sách điện tử, tài liệu tham khảo dưới dạng trực tuyến hoặc đĩa (CD-ROM), cơ sở dữ liệu toàn văn, thư mục

- Quản trị văn phòng (theo “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng” của PGS.TS.Vũ Thị Phụng) là trách nhiệm và biện pháp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người được uỷ quyền, nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát để hoạt động của bộ máy văn phòng được khoa học, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chung

- Quản lý tài liệu điện tử là quá trình tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm, truy cập và duyệt các tài liệu trong một hệ thống điện tử Thay vì sử dụng giấy và hệ thống lưu trữ truyền thống, quản lý tài liệu điện tử giúp tổ chức chuyển tử môi trường văn bản giấy sang môi trường điện tử

II Thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam hiện nay

Ở Việt Nam trong những năm gần đây, trong giai đoạn đầu ứng dụng thành tựu của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, các cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp dần ưa chuộng hơn trong việc sử dụng tài liệu điện tử, hướng tới một mô hình văn phòng không giấy Tài liệu điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho cơ quan, doanh nghiệp nhất là trong hoạt động quản lý, giúp giải quyết công việc một cách nhanh gọn, giảm bớt chi phí

Tài liệu điện tử khác với tài liệu giấy ở chỗ, nó không phải ở dạng hữu hình,

có thể nhìn thấy mà còn phải thông qua các phần mềm, hệ thống quản lý tài liệu điện tử, vì vậy tài liệu điện tử phụ thuộc vào máy tính, điện thoại, chữ ký số (của cá nhân/của cơ quan, tổ chức),… đáp ứng mọi yêu cầu theo quy định của pháp luật

Ở Việt Nam hiện nay, ta có thể thấy rõ rằng tài liệu điện tử đang phát huy

ưu điểm vượt trội so với tài liệu giấy về chi phí in ấn, chi phí nhân sự, bảo quản

và nộp lưu tài liệu, tiếp nhận và xử lý văn bản,… Thay vì tài liệu chất đống như với văn bản giấy thì tài liệu điện tử còn giúp tiết kiệm không gian, dễ dàng tra

cứu hơn khi chỉ cần tìm văn bản với một thanh công cụ tìm kiếm Ưu điểm rõ ràng là vậy, nhưng nó cũng có không ít lỗ hổng nhất định như rủi ro về bảo mật, trình độ nhận thức của cán bộ nhân viên, các vấn đề về pháp lý,…

Tài liệu điện tử ngày càng phát triển một cách vượt bậc, chúng xuất hiện ngày càng nhiều trên nền tảng công nghệ thông tin, môi trường mạng, vì thế Chính phủ đã có các quy định pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử như Luật Giao dịch điện tử, Luật Lưu trữ, Luật Tiếp cận thông tin,… nhưng đến nay, nó vẫn chưa hoàn toàn được giải quyết và vẫn đang trong quá trình thử nghiệm Hiện tại, các ứng dụng về việc quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam cũng ngày một xuất hiện nhiều hơn và được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp Sự phổ biến của chúng giúp cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện tuy nhiên do đòi hỏi kiến thức, kỹ thuật cũng như chi phí đầu tư khá cao nên việc quản lý tài liệu điện tử, nhất là về mảng quản lý bảo mật dữ liệu vẫn là một thách thức lớn đối với thực trạng quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam hiện nay

III Cơ hội và thách thức

Với nền cách mạng công nghệ 4.0, việc quản lý tài liệu điện tử mang lại những cơ hội vượt trội so với quản lý tài liệu giấy nhưng nó cũng có cũng có những thách thức nhất định mà chúng ta cần phải xem xét và giải quyết

1 Cơ hội

1.1 Về mặt pháp lý

Quản lý tài liệu điện tử về mặt pháp lý, nhìn chung vượt trội hơn hẳn so với việc quản lý tài liệu giấy trong quy trình ban hành văn bản, phát hành, tiếp nhận

và giải quyết văn bản, mọi thủ tục, quy trình đều được công khai minh bạch trên

hệ thống vô cùng thuận tiện cho việc quản lý Hơn thế nữa, quy trình xử lý tài liệu điện tử còn trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn bởi vì việc tìm kiếm dễ dàng trên hệ thống tra tìm, các văn bản cũng giảm thiểu được khả năng thất lạc, lưu trữ được đảm bảo và lâu dài hơn Trong trường hợp phát hiện sai sót, bất thường, tài liệu điện tử cũng có thể giải quyết một cách nhanh gọn, dễ dàng thông qua chức năng của hệ thống

Để đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác thông tin của văn bản điện tử, phần mềm quản lý tài liệu điện tử hiện nay đã có thể tích hợp chứng thực chữ ký số, ngăn chặn việc giả mạo cũng như tăng tính pháp lý của các văn bản Chữ ký số giúp xác thực danh tính của chủ nhân chữ ký thông qua chứng thư số của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức với hai lớp mã khóa bảo mật thông tin, ngăn chặn tình trạng thông tin bị đánh cắp bởi hacker Chỉ cá nhân đã thực hiện chữ ký số mới có thể nhận, mở văn bản có chữ ký số, bảo đảm sự an toàn trong việc sử dụng thông tin điện tử Chữ ký số một khi đã thực hiện thì không thể xóa bỏ và không thể thay thế Vì vậy, chữ ký số mang tính pháp lý cao không kém gì so với chữ ký thực

Ở một mặt nào đó, việc xây dựng hệ thống bảo mật vững chắc trong quản lý tài liệu điện tử đảm bảo an toàn cho các thông tin quan trọng, tránh bị mất, hư hỏng tài liệu Tài liệu điện tử được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc số hóa từ văn bản giấy, thông tin của tài liệu điện tử cũng được mã hóa và vật

mang tin của tài liệu điện tử cũng rất phong phú và đa dạng Hơn thế nữa, lưu trữ tài liệu trên hệ thống sẽ giảm thiểu việc hư hại, mốc, ngấm nước, mối mọt trong tài liệu, thời gian bảo quản cũng được lâu hơn Bảo đảm an toàn tài liệu nói chung và thông tin trong tài liệu nói riêng sẽ giúp cho cơ quan, doanh

nghiệp tuân thủ đúng quy định luật pháp về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ

1.2 Về mặt công nghệ

Ở thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay, việc quản

lý tài liệu điện tử mang lại rất nhiều cơ hội cho cơ quan, doanh nghiệp Đầu tiên,

ta có thể kể đến đó là nền công nghệ hiện đại đã tạo ra những phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc hệ thống hóa tài liệu cũng như việc tra cứu, chia sẻ được

dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn Thay vì phân loại thủ công như trong quản lý tài liệu giấy thì ở quản lý tài liệu điện tử, có những phần mềm tự động phân loại

và sắp xếp chúng theo trình tự, đề mục nhất định, tăng cường khả năng tìm kiếm

và sắp xếp tài liệu

Nói về lĩnh vực công nghê, không thể không kể đến sự ra đời và phát triển của chữ ký điện tử, tạo nên sự minh bạch và toàn vẹn cho văn bản điện tử Chữ

ký điện tử giúp chúng ta dễ dàng xác định được danh tính người ký, bảo mật an

toàn thông tin chặt chẽ, đảm bảo về mặt pháp lý, hơn nữa còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn, tiết kiệm thời gian

Hệ thống phần mềm phát triển tích hợp công nghệ lưu trữ Cloud trên các ứng dụng thuận tiện cho cán bộ, nhân viên thậm chí có thể sử dụng cả ở trên máy tính và điện thoại, ở mọi lúc mọi nơi, điều này làm tăng tính thuận tiện và

di động khi không ở cơ quan cũng có thể tra cứu, sử dụng tài liệu bất cứ lúc nào Việc quản lý tài liệu điện tử về mặt công nghệ, còn giảm thiểu được chi phí

in ấn tài liệu, tiết kiệm chi phí quản lý Tài liệu hoàn toàn được lưu trữ, quản lý trên hệ thống, được ký số, chia sẻ giữa cán bộ, nhân viên với nhau Việc chuyển giao văn bản cũng trở nên tiết kiệm thời gian khi chỉ với vài cú click chuột, văn bản đã được gửi đi và nhanh chóng đến nơi nhận; trường hợp văn bản có sai sót, việc thông báo và chuyển giao lại văn bản cũng trở nên dễ dàng, nhanh gọn hơn

so với văn bản giấy

Chỉnh sửa tài liệu trên hệ thống cũng trở nên dễ dàng hơn bởi như trước đây, mỗi khi văn bản có sai sót thường phải chép lại cả trang tài liệu và mất rất nhiều thời gian thì giờ đây, việc sửa văn bản trên máy tính cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn chỉ với vài cái nhấn chuột

Thông qua phần mềm, mọi người trong cơ quan có thể dễ dàng kết nối, trao đổi thông tin với nhau trong quá trình xử lý, giải quyết văn bản Điều này sẽ tạo nên sự thống nhất cho tài liệu của cơ quan, tổ chức

Một ví dụ có thể kể đến đó là phần mềm quản lý văn bản CloudOffice Đây

là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp nhất hiện nay Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa

thông qua Internet Với công nghệ hiện đại, phần mềm bao gồm rất nhiều tính năng nổi bật, có thể kể đến như:

- Tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành và tiến độ xử lý công việc

- Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn

- Cho phép đính file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản.

- Cho phép người dùng khi xem văn bản có thể thực hiện bình luận hoặc đưa

ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản

- Cho phép phân loại văn bản theo các chủ đề khác nhau phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

- Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể

- Cho phép gửi văn bản tới các đơn vị cấp dưới hoặc nhận văn bản từ đơn vị cấp dưới hoặc đơn vị khác

- Khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet dễ dàng

- Phân hệ cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng

Phần mềm CloudOffice có thể sử dụng cả ở trên máy tính và điện thoại, với chức năng đa dạng, nó giúp cho việc quản lý tài liệu điện tử trở nên thuận tiện,

dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn

1.3 Về mặt con người

Tài liệu điện tử với việc sử dụng các ứng dụng, hệ thống phần mềm đòi hỏi kiến thức về công nghệ, điều này sẽ giúp cho đào tạo, nâng cao năng lực, nhận thức, tính kỷ luật của nhân viên trong bối cảnh chuyển đổi số Cán bộ nhân viên

sẽ có kiến thức hơn về lĩnh vực công nghệ thông tin, tăng cường sự thích ứng và học hỏi liên tục của nhân viên Việc học hỏi, thích ứng với nền công nghệ mới còn giúp cho một số nhân viên phát hiện và phát triển tài năng của mình trong công việc

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp cho nhân viên tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn, điều này sẽ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên trong các cơ quan, tổ chức, hiệu quả công việc cũng trở nên cao hơn

Các phần mềm quản lý tài liệu điện tử hiện nay đa số đều đã được tích hợp các tính năng như bình luận, đưa ra các ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản

Điều này giúp các cá nhân trong tổ chức có thể dễ dàng trao đổi ý kiến một cách nhanh chóng, thuận tiện, hơn nữa họ còn có thể truy cập, chỉnh sửa hiệu quả ngay cả khi không cùng một văn phòng Bên cạnh đó, với tính năng cung cấp nền tảng để chia sẻ giữa các nhân viên với nhau sẽ giúp họ tăng tinh thần học hỏi, hợp tác khi có thể đóng góp ý kiến của bản thân

Việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử còn giúp cho nhân viên có thể làm việc từ xa, cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, hài lòng hơn với công việc của mình, góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực, không nặng nề

Các hành động của nhân viên thường sẽ được ghi lại trên hệ thống, vì vậy việc quản lý tài liệu điện tử cũng sẽ trở nên rõ ràng, minh bạch, tuân thủ đúng quy định luật pháp Từ đó, hiệu suất công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp sẽ cao hơn, tránh tình trạng lơ đãng, thiếu trách nhiệm

2 Thách thức

2.1 Về mặt pháp lý

Đầu tiên, ta có thể thấy, việc sử dụng chữ ký số còn tồn tại nhiều bất cập bởi chữ ký số thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cung cấp Vì vậy, không chỉ duy nhất chủ sở hữu biết bộ mật mã này mà ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp biết Do đó, độ an toàn của chữ ký số không hoàn toàn là tuyệt đối mà còn có thể bị đánh cắp Ngoài ra, việc chứng thực chữ ký số, về mặt pháp lý, còn đòi hỏi các tiêu chuẩn và quy định nghiêm ngặt của các tiêu chuẩn quốc tế nếu cơ quan, doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường toàn cầu Mỗi quốc gia có thể có các quy định khác nhau về việc chứng thực chữ ký điện tử, vì vậy, việc đảm bảo chứng thực tuân thủ đầy đủ của hệ thống với các quy định này là một điều tương đối phức tạp Một thách thức về mặt pháp lý trong quản lý tài liệu điện tử có thể kể đến tiếp theo đó là việc bảo quản tài liệu theo thời hạn bảo quản của chúng, nhất là trong bối cảnh luật pháp thay đổi nhanh chóng Do đó, tài liệu điện tử cần phải được lưu ý, xem xét một cách linh hoạt để lưu trữ, xử lý đúng theo quy định của pháp luật

Nếu đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm và hoàn thiện Các mối quan hệ xung quanh tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng nhiều và mức độ phức tạp càng cao, một số quy định pháp lý cần được chỉnh sửa, cập nhật để phù hợp với tình hình mới Hành lang pháp lý

về tài liệu lưu trữ điện tử còn tồn đọng rất nhiều thiếu sót trong các nội dung như: giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; hệ thống quản

lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ số; thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị; quy định về kho lưu trữ số và quy định về tài liệu lưu trữ điện tử khác Nhà nước còn chưa

có các quy định cụ thể và thống nhất giữa các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử với các quy định về văn thư, lưu trữ Điều này sẽ tạo ra các lỗ hổng pháp

lý trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng và quản lý tài liệu điện tử nói chung, dễ xảy ra các rủi ro về mặt pháp lý đối với cơ quan, doanh nghiệp Nếu như đối với văn bản giấy, bản gốc được coi là duy nhất thì với văn bản điện tử, bản sao không hề có gì khác biệt so với bản gốc và thậm chí có thể sao chép với số lượng bất kỳ Có thể thấy, tài liệu điện tử không hề tồn tại vấn đề bản chính hay bản sao, điều này sẽ gây ra thách thức lớn cho hoạt động quản lý tài liệu điện tử

2.2 Về mặt công nghệ

Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử mang lại sự thuận tiện là vậy, tuy nhiên nó vẫn có thách thức lớn trong việc bảo mật dữ liệu Tài liệu điện tử hoàn toàn là được lưu trữ và sử dụng trên hệ thống, vì vậy chúng yêu cầu tính bảo đảm thông tin cao hơn so với tài liệu giấy Tài liệu điện tử dễ dàng bị sửa đổi, bị sao chép, bị ăn cắp thông tin chỉ với vài kỹ năng máy tính đơn giản mà hoàn toàn không để lại dấu vết Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm để quản lý luôn có nguy cơ mất, hư hỏng tài liệu khi có sự trục trặc về kỹ thuật, hệ thống phần mềm hay có sự xâm nhập của virus, hacker

Tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng các thiết bị thông minh, nên hoàn toàn phải phụ thuộc vào máy móc Tài liệu điện tử chỉ có thể sử dụng được nếu có sự trợ giúp của máy tính hoặc thiết bị thông minh Điều này sẽ gây thách thức khá lớn về khoản chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng của công ty Ngoài ra, việc sử dụng

các thiết bị điện tử luôn tiềm ẩn nguy cơ trục trặc máy móc, sự xâm nhập của virus, điều này sẽ gây mất, hư hỏng, thậm chí là tài liệu bị đánh cắp

Việc duy trì, tạo lập hệ thống quản lý tài liệu điện tử cũng phải yêu cầu trình

độ kỹ thuật cao nhất là về khoản bảo toàn dữ liệu và bảo mật thông tin Nó tạo

ra một thách thức không nhỏ đối với đội ngũ kỹ thuật Đội ngũ kỹ thuật luôn phải trong tình trạng sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra, hơn nữa còn phải chăm chỉ trau dồi, học hỏi để ngày càng nâng cấp hệ thống hạn chế tối đa các vấn đề về bảo mật, an toàn thông tin

Trong tình hình khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng, máy móc và chương trình cũng nhanh chóng trở nên lỗi thời, phần mềm cũng vì thế

mà trở nên lỗi thời Các tài liệu được lưu ở thế hệ cũ có nguy cơ sẽ bị mất do sự không tương thích của các thiết bị công nghệ

2.3 Về mặt con người

Sự thay đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử sẽ là một thách thức khá lớn đối với nhân sự trong công ty Điều này đòi hỏi họ phải có khả năng thích ứng nhanh, chăm chỉ trau dồi, học hỏi những kiến thức mới mẻ, xa lạ Với các nhân viên trẻ tuổi, việc thích ứng với hệ thống công nghệ hiện đại có thể sẽ dễ dàng hơn do họ lớn lên trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0 nhưng ngược lại, với những nhân viên lớn tuổi, việc tiếp xúc với phần mềm quản lý tài liệu hiện đại

sẽ đem lại thách thức không nhỏ đối với họ, thậm chí tạo nên sự kháng cự, khó chấp nhận những thay đổi này

Quản lý tài liệu điện tử thay vì tài liệu giấy sẽ giúp cắt giảm chi phí in ấn, chi phí nhân sự, tuy nhiên, chính từ lợi ích này, một vài bộ phận sẽ bị cắt giảm

và thay thế bằng chức năng của hệ thống phần mềm, nó sẽ khiến nhiều người trở nên mất việc, thất nghiệp

Qúa trình chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử có thể gây khó chịu, không hài lòng đối với một số người, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến bầu không khí làm việc, tâm trạng và hiệu suất công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp

Ngoài kiến thức về công nghệ, một số nhân viên có thể sẽ không có nhận