Anh chị hãy trình bày nội dung của khái niệm ‘làm việc nhóm’ theo anh chị, làm việc nhóm có những Ưu Điểm và nhược Điểm gì trong làm việc nhóm, cá nhân cần trang bị những kỹ năng mềm nào theo anh chị, kỹ năng nào là quan trọng nh

Ưu, nhược:  Ưu điểm: - Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề - Ra quyết định có chất lượng cao hơn - Cải tiến qui trình - Gia tăng hiệu quả giao tiếp - Gia tăng tinh thần làm

Câu 1: Anh/ chị hãy trình bày nội dung của khái niệm ‘làm việc nhóm’ Theo anh/ chị, làm việc nhóm có những ưu điểm và nhược điểm gì? Trong làm việc nhóm, cá nhân cần trang bị những kỹ năng mềm nào? Theo anh/ chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất?

a Khái niệm:

Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một tầm nhìn chung Nócũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt được những thành tựu vì mục tiêu chungcủa tổ chức

Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các kết quả phi thường(Andrew Carnegie)

b Ưu, nhược:

 Ưu điểm:

- Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề

- Ra quyết định có chất lượng cao hơn

- Cải tiến qui trình

- Gia tăng hiệu quả giao tiếp

- Gia tăng tinh thần làm việc

 Nhược điểm:

- Vài thành viên của nhóm có ưu thế hơn tác động đến tính khách quan trong các quyết định của nhóm

- Những thành viên tích cực làm việc nhiều hơn những thành viên khác

- Những thành viên giỏi có đủ khả năng để ra quyết định độc lập không cần đến nhóm

-Ra quyết định trong nhóm có thể tốn thời gian nhiều hơn so với cá nhân ra quyết định

- Sự khác biệt về kinh nghiệm, chuyên môn, văn hóa, có thể gây trở ngại cho nhóm làm việchiệu quả

c Cá nhân cần trang bị những kỹ năng:

- Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất Các thành viên trong nhómphải biết lắng nghe ý kiến của nhau Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiếngiữa các thành viên Thực hiện kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâmtới vấn đề nhóm cần giải quyết Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phântích và lựa chọn ý kiến Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế Khingười trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích hơn;Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự

- Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác độnglẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ Nguyên tắc chất vấn

phải trên tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằngthái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ.

- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra Đồng thời họcần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khácđồng tình với ý kiến của mình Khả năng thuyếtphục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm.Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện

- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiệnqua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực Thực chất tôn trọng ngườikhác cũng tứclà tôn trọng chính mình Tôn trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợcho lòng nhiệt tâm đối với công việc

- Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách tiếp nhận sự giúpđỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viêntrong nhóm

- Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những suy nghĩ của mình chonhau Việc tham khảo ý kiến của người khác và sẵn sàng nhận sự sẻ chia của các thành viên kháctrong nhóm là điềutối cần thiết.Sẻ chia khiến mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội tự hoàn thiệnchính mình Sẻ chia là yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau

- Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm Thiếu khả năngphối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ không thể thực hiện Mỗi thành viên phảiđóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ côngviệc của mình và mối quan hệ tương tác giữa mình với các thành viên trong nhóm Phối hợp cầnđồng bộ và nhất quán

d Kỹ năng quan trọng nhất: chính là khả năng giao tiếp, thuyết phục.

Kỹ năng thuyết phục: Điều này bao gồm cả khả năng phát biểu thành thục, khéo léo và thẳngthắn lẫn khả năng tích cực lắng nghe với tư tưởng cởi mở Các thành viên phải trao đổi, suy xétnhững ý tưởng đã đưa ra Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tìnhvới ý kiến của mình Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến khácnhau khi giải quyết vấn đề của nhóm Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi màcòn cả ở sự chân thành, thân thiện

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa ngườinày với người khác để đạt được mục tiêu Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng dụng tri thức khoahọc vào quá trình giao tiếp có hiệu quả nhất.Trước đây, đào tạo kỹ năng chưa được chú trọng.Sinh viên sau khi ra trường biết nhiều kiến thức, nhưng lại thiếu kỹ năng làm việc cụ thể Gầnđây, các phương tiện thông tin đại chúng đã nhắc nhiều đến cụm từ “kỹ năng”, “kỹ năng mềm”.Chẳng hạn, nếu bạn không có kỹ năng đánh máy thì dù có thuộc lòng bao nhiêu cuốn sách về

Microsoft Office cũng vô nghĩa Ông cha ta đã dạy “Tiên học lễ, hậu học văn” nhằm đề cao vaitrò hàng đầu của kỹ năng giao tiếp ứng xử trong cuộc sống xã hội Đây là kỹ năng đặc biệt quantrọng, được ví như cột xương sống trong làm việc nhóm và trên cơ sở kỹ năng này, phát triển các

kỹ năng phù hợp với yêu cầu của các chương còn lại Khi tham gia làm việc nhóm sẽ có nhữnglúc bạn cảm thấy khó khăn để diễn đạt ý kiến hoặc bế tắc khi tìm hướng triển khai ý tưởng chonhóm Trong hoàn cảnh đó, bạn phải cân bằng lại cảm xúc để điều động ngôn từ, trình bày chậmrãi, rõ ý Làm được điều đó, bạn sẽ cải thiện tốt hơn khả năng giao tiếp của mình

Câu 2: Anh/ chị hãy mô tả cụ thể quá trình hình thành ‘kỹ năng làm việc nhóm’ Cho ví dụ minh họa cụ thể Theo anh/ chị, để làm việc nhóm có hiệu quả, nhóm cần hội tụ những điều kiện tối thiểu và những nguồn lực nào? Theo anh/ chị nguồn lực nào quan trọng nhất?

a Quá trình hình thành

 Giai đoạn “Hình thành” ( Forming )

Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội Tâm lýthường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè Điều quan trọng trong giai đoạn này là phảithúc đẩy các hoạt động giao tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên

cũng cần phải thử vai trò lãnh đạo của Trưởng nhóm

 Giai đoạn “Sóng gió” ( Storming )

Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trongnhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công việc không cao Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc,khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành viên,làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc Khi mức độ không hài lòng đồng hành cùng cảm giácbất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dành sức mạnh để phòng thủ vàsẵn sàng chĩa vào nhau Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viêntham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt để họ cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cáchthức làm việc Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải

 Giai đoạn “Chuẩn hóa” ( Norming )

Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết Các quan hệ đi vào ổn định.Các chuẩn mực được hình thành và hoàn thiện Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòanhững khác biệt giữa họ Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng lên Quan hệbạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trởnên rõ nét Các trật tự được thiết lập

 Giai đoạn “Thể hiện” ( Performing)

Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giải đoạn hợp tác để thực hiệncác mục tiêu của nhóm Cảm giác tintưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ Sự háo hức thể hiện rõ

Mức độ cam kết về công việc cao Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn vàtích cực vì lợi ích chung Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.

Thông qua quy trình làm việc nhóm, một bộ phận phụ trách công tác nghiên cứu thị trường,trong lúc đó, bộ phận tạo mẫu sẽ chuẩn bị các nguyên liệu cần thiết dựa trên thông tin nghiên cứuđược cập nhật Ngay khi hoàn tất quá trình khảo sát thị trường, mẫu thử cũng đã hoàn thành.Tiến độ công việc được rút ngắn chỉ còn ½ thời gian so với trước đây

c Nhóm cần hội tụ những điều kiện tối thiểu và những nguồn lực

 Nhóm cần hội tụ các điều kiện:

- Kỹ năng giao tiếp (Giao tiếp ngoài văn bản, Lắng nghe, Giao tiếp phi ngôn ngữ) Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

- Kỹ năng thuyết phục

- Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức làm việc nhóm

- Kỹ năng tổ chức - phân công công việc

- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

- Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng ra quyết định

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

Câu 3: Anh/ chị hãy trình bày những biểu hiện cụ thể của giai đoạn ‘mâu thuẫn – xung đột’ trong quá trình phát triển nhóm làm việc Cho ví dụ minh họa cụ thể về một tình huống cần giải quyết mâu thuẫn - xung đột trong nhóm làm việc.

a Biểu hiện của giai đoạn mâu thuẫn:

- Mâu thuẫn nội bộ: Các thành viên tự cho mình chỗ đứng của người lãnh đạo và mở rộngphạm vi điều hành và ảnh hưởng công việc Trong quá trình này, nỗi bất hòa ngày càng phát triểngiữa các thành viên và các thành viên nhận thấy cần phải bảo vệ vị trí của mình

- Ganh đua và tự vệ: Các thành viên thẳng thừng ganh đua những vị trí lãnh đạo và có ảnhhưởng Vì vậy mối bất hòa càng thể hiện rõ rệt và các thành viên tạo ra những hàng rào chắn (ví

dụ nói chuyện thậm thì, lảng tránh nhau v.v ) như là cách tự vệ chống lại mối bất hòa

- Phân chia bè phái: Các thành viên bắt đầu phân chia bè phái với những người có cùng quanđiểm và vị trí Trong quá trình này, những nhóm bè phái ganh đua lẫn nhau và giành những vị tríđối nghịch và mâu thuẫn với nhau

- Than phiền: Các thành viên thường dành thời gian và sức lực để theo dõi tình hình củanhóm và mối quan hệ trong nhóm ngay cả sau khi đã biểu lộ mối quan tâm đến những người mà

họ xem là lãnh đạo Bản thân các thành viên bắt đầu có thói quen phàn nàn chính bản thân màkhông có hành động cụ thể để giải quyết những than phiền đó Điều này ảnh hưởng đến công việc

và gây bất hòa trong nhóm

-Thờ ơ: Các thành viên cố gắng đương đầu với tình thế bất thuận của nhóm bằng thái độ thờ ơ,thiếu quan tâm đến nhóm và các vấn đề cá nhân Các quyết định và phát triển ảnh hưởng đếnnhóm không còn là vấn đề đối với họ Hơn thế nữa, chất lượng công việc trung bình và năng suấtthấp

- Yêu cầu công việc xen lẫn vào nhu cầu cá nhân: Yêu cầu công việc đối nghịch lại nhu cầu

cá nhân khiến các thành viên thường xuyên né tránh yêu cầu công việc để đáp ứng nhu cầu riêng

- Dao động rõ rệt trong mối quan hệ: Quan hệ giữa các thành viên không bền vững Tình cảmcủa người này đối với người khác dao động từ tích cực sang tiêu cực Sự dao động đó được giảithích là do các vấn đề nảy sinh, khác nhau về ý nghĩ hoặc các điều kiện chung của toàn nhóm

- Thiếu tin tưởng: Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau và thiếu sự ủng hộ khi cần thiết

Vì ý nghĩ này, họ không thiết tha khi thử nghiệm những hành vi mới có thể củng cố quan hệ giữacác cá nhân hoặc giúp nhóm thực hiện công việc hiệu quả hơn

- Năng suất làm việc thấp: Các thành viên dành thời gian và sức lực để tranh giành quyền lựctrong nhóm và những tranh chấp đó dẫn đến việc hiệu quả thực hiện công việc thấp

 Thái độ của các thành viên trong nhóm đối với mâu thuẫn

- Tiêu cực

+ Mâu thuẫn có nghĩa là cãi cọ, tranh luận và đánh nhau.

+ Mâu thuẫn được hiểu như là những khác biệt có tính thù địch và bất mãn giữa hai hoặc nhiều bên

+ Mâu thuẫn được coi là sự bất bình thường, thiếu xây dựng, làm hỏng các mối quan hệ, phá

vỡ sự cân bằng

+ Một nhóm luôn có mâu thuẫn mà không có cách giải quyết mâu thuẫn là một nhóm “bệnh hoạn”, làm cho các thành viên cảm thấy không an toàn và thù địch lẫn nhau

- Tích cực

+ Mâu thuẫn để đạt đến một thế cân bằng trong hệ thống

+ Mâu thuẫn thường được coi là một nhân tố cần thiết cho sự phát triển

+ Tính thường xuyên xuất hiện của mâu thuẫn là con người có những sự khác biệt, và mỗi cá nhân là một cá thể duy nhất

+ Không có mâu thuẫn thì không có sáng tạo, động lực…

+ Một nhóm mà không có sự mâu thuẫn là một nhóm chết

b Ví dụ:

Ví dụ 1: Hùng và Nam được giao cho một dự án mới Hùng đã có một khối lượng công việcquá tải trong khi Nam có nhiều khả năng hơn Giả sử rằng Nam là leader, Hùng không tham giamột vài cuộc họp và bỏ bê một số nhiệm vụ được giao cho anh ta Trong khi đó, Nam không cócái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc hiện có của Hùng và giải thích sự thiếu chủ động củaanh ấy là sự lười biếng Nam bắt đầu lớn tiếng phàn nàn về Hùng trong không gian làm việcchung Hùng tình cờ nghe được những lời phàn nàn này, điều này làm trầm trọng thêm sự căngthẳng trong công việc hiện tại của anh ấy

Ví dụ 2: Lan thường xuyên dọn dẹp tủ lạnh chung trong phòng nghỉ Một ngày nọ, cô vô tìnhvứt thức ăn thừa của Minh Ngày hôm sau, Minh phát hiện ra thức ăn của mình bị mất và nổi giậnvới Lan

Cô ấy đáp lại bằng cách nói rằng lẽ ra anh ấy nên đánh dấu rõ ràng thức ăn của mình Cả haiđều rời cuộc trao đổi này với cảm giác tức giận: Lan cảm thấy bị đánh giá thấp về công việc cô ấylàm để dọn dẹp văn phòng trong khi Minh cảm thấy rằng không ai tôn trọng đồ đạc cá nhân củaanh ấy

c Cần giải quyết mâu thuẫn – xung đột bằng cách:

Có khuynh hướng hành động có nghĩa là quyết đoán tìm kiếm các bước tiếp theo thay vì chờngười khác làm điều gì đó Trong giải quyết xung đột, điều này có thể biểu hiện khi đồng nghiệpnhận thấy rằng họ có thể đã làm phiền người khác và tích cực tìm cách giải quyết vấn đề đó với

họ càng sớm càng tốt Một người quản lý cũng có thể nhận ra rằng có một xung đột đang diễn ra

và bước vào giải quyết xung đột trước khi quá nhiều thời gian trôi qua

- Tiếp nhận quan điểm

Tiếp nhận quan điểm là khả năng hiểu quan điểm của người khác Bạn có thể tự hỏi bản thân:

“ Suy nghĩ, yếu tố kích hoạt và quan sát của họ là gì?” Ví dụ: Một khách hàng có thể gọi đến bộphận dịch vụ khách hàng vì họ đang bối rối về cách sử dụng sản phẩm của công ty Mặc dù nhânviên dịch vụ khách hàng nhận được cuộc gọi có thể hiểu rõ ràng về cách sử dụng sản phẩm, họ cóthể có lợi khi hiểu được sự nhầm lẫn của khách hàng Trên thực tế, những cuộc trò chuyện này cóthể giúp tiết lộ những cải tiến tiềm năng cho thiết kế hoặc đào tạo sản phẩm

- Tạo điều kiện

Khi có xung đột, bạn có thể sắp xếp môi trường xung quanh mình để giải quyết dễ dàng hơn

Ví dụ, một người quản lý giám sát hai nhóm khác nhau có thể tập hợp các nhóm đó lại với nhautrong một phòng họp thoải mái để giải quyết những điểm bất đồng trong một dự án chung Cungcấp thời gian và không gian để thảo luận có thể tạo điều kiện cho cuộc xung đột kết thúc nhanhchóng

- Hòa giải

Hòa giải là khi một bên thứ ba trung lập tham gia vào việc giải quyết xung đột Người hòagiải có thể là một chuyên gia được đào tạo, một người từ một nhóm bên ngoài (chẳng hạn nhưNhân sự), hoặc một người bên ngoài cuộc xung đột có thể cung cấp một quan điểm khách quan.Ngoài tất cả các kỹ năng khác được liệt kê ở đây, một hòa giải viên thành công có khả năng tómtắt những gì họ đang nghe và quan sát để thể hiện sự tiến bộ và đồng ý

- Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn xác định nguồn gốc của vấn đề và tìm ra giải pháp hiệuquả Trong quá trình giải quyết xung đột, người quản lý có thể sử dụng các kỹ năng giải quyếtvấn đề của họ để xác định các lĩnh vực thỏa hiệp giữa hai thành viên trong nhóm không đồng ývới nhau

- Nhiệm vụ

Khả năng để mọi người chịu trách nhiệm về hành động của họ là quan trọng trong việc giảiquyết xung đột Ví dụ: khi đạt được thỏa thuận, đại diện nhân sự có thể cần phải kiểm tra một vàingày sau đó để đảm bảo rằng mọi người vẫn ở trên cùng một trang

Câu 4: Anh/ chị hãy lý giải về nội dung của chu trình PDCA Anh/ chị hãy mô tả việc vận dụng từng nội dung của chu trình PDCA vào tiến trình làm việc của nhóm học tập mà anh/ chị đang tham gia.

a Khái niệm Chu trình PDCA:

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) ) là chu trìnhcải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Lúc đầu,ông gọi là “Chu trình Shewart” để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A Shewart - người tiên phong trongviệc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30 Tuy nhiên,người Nhật lại quen gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vòng tròn Deming”

b Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA:

Plan (lập kế hoạch): xác định mục tiêu - nhiệm vụ; nguồn lực - dự toán chi phí; phương ánthực hiện - phòng ngừa; thiết lập các điểm, vùng kiểm soát

Do (thực hiện): ở giai đoạn này, không chỉ đơn giản là thực hiện Trước tiên, phải cung cấpnguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ biến tất cả mọi người có liên quan cùng thống nhất biện phápthực hiện đã được xác định ở khâu lập kế hoạch (Plan), tránh tình trạng mỗi người làm một kiểudẫn đến sai lệch mục tiêu

Check (kiểm tra): dựa vào các điểm kiểm soát để kiểm tra kết quả thực hiện ở từng nấc thangcủa tổng thể bản kế hoạch Đầu tiên là các cá nhân tự kiểm tra, nếu có sự sai lệch chủ động sửalỗi trước, sau đó mới tiến tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận

Act (hoạt động cải tiến): ở khâu này, có hai trường hợp xảy ra Nếu kết quả đạt yêu cầu (Yes),lập kế hoạch mới với những thông tin đầu vào mới để tiếp tục thực hiện Nếu kết quả không đạtyêu cầu (No), phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục để đạt được mục tiêu đã xác địnhban đầu trong bản kế hoạch

Chu trình PDCA có thể được tóm lược lại như sau: Bản kế hoạch (Plan) chính là những mongđợi để đạt được mục tiêu và (Do) là trình tự thực hiện để tạo ra kết quả Khi tiến hành kiểm tra(Check), hãy so sánh kết quả thực hiện với mong đợi, nếu có sai lệch thì thực hiện ngay hànhđộng cải tiến (Act).

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chutrình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng này là sự cải tiến liên tục vàkhông ngừng để tạo ra cái mới tiến bộ hơn

c Áp dụng vào nhóm học tập mà em đang tham gia ( giảng viên giao cho cả nhóm viết

một bài tiểu luận về vẻ đẹp biển đảo Hoàng Sa Trường Sa để thi cuối học kì):

+ Plan: Tổ chức một cuộc họp nhỏ cho nhóm để lên kế hoạch chính xác là nên tìm hiểu về nơinào, ai làm nhiệm vụ gì ? Và phải tìm hiểu về những gì ở nơi đó? Đưa ra deadline cụ thể chonhóm

+ Do: Triển khai hoạt động theo những gì đã lên kế hoạch Ai làm việc nấy và phải chú ý đếnthời gian hoàn thành nhiệm vụ

+ Check: Đánh giá quá trình tham gia hoạt động nhóm của các bạn bằng việc kiểm tra xemcác bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ được giao chưa và tổng hợp các dữ liệu tìm được thànhmột bài luận cụ thể, rõ ràng

+ Act: Nếu trong quá trình hoạt động các bạn còn thiếu xót thì phải chỉ ra để các bạn sửa chữa,nếu đã đạt chỉ tiêu thì thưởng cho các bạn một món quá tinh thần nho nhỏ

- Tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi các thành viên phải tuân thủ thực hiện những cam kết,những quy tắc Chúng ta có thể tham khảo các quy tắc trong cuốn “Làm việc nhóm” của JonhJ.Muphy:

+ Đặt nhóm lên trên hết;

+ Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn;

+ Hãy trở thành một phần của giải pháp;

+ Tôn trọng sự đa dạng;

+ Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn;

+ Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn;

+ Xây dựng lòng tin qua tính chính trực và sự gương mẫu;

+ Cam kết hướng tới sự xuất sắc;

+ Khuyến khích tư duy tương thuộc;

+ Nhổ cỏ dại

- Thực tế đã cho thấy trong một số lĩnh vực, làm việc theo nhóm đã đem lại hiệu quả cao cho

tổ chức Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng có thể làm việc theo nhóm mà nó phụ thuộcvào lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó Do vậy, trước khi thành lập nhóm, chúng ta cần phải cân

nhắc cẩn thận Qua khảo sát thực tế cho thấy nhóm làm việc có hiệu quả khi hội tụ một số điều kiện tối thiểu sau đây:

+ Mục tiêu công việc rõ ràng;

+ Sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm;

+ Có sự khích lệ, động viên trong nhóm;

+ Sự bảo đảm các nguồn lực;

+ Nhóm có sự tự chủ

Ngược lại, nhóm sẽ làm việc không hiệu quả khi các yếu tố trên không được bảo đảm

Câu 5: Anh/ chị hãy trình bày vắn tắt những biểu hiện cơ bản của các giai đoạn hình thành

và phát triển nhóm làm việc Theo anh/ chị, giai đoạn nào là khó khăn nhất? Vì sao?

a Biểu hiện cơ bản của giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc:

 Giai đoạn “Hình thành”

Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội Tâm lýthường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè Điều quan trọng trong giai đoạn này là phảithúc đẩy các hoạt động giao tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên cũng cần phảithử vai trò lãnh đạo của Trưởng nhóm

 Giai đoạn “Sóng gió”

Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trongnhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công việc không cao Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc,khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành viên,làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc Khi mức độ không hài lòng đồng hành cùng cảm giácbất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dành sức mạnh để phòng thủ vàsẵn sàng chĩa vào nhau Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viêntham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt để họ cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cáchthức làm việc Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải

 Giai đoạn “Chuẩn hóa”

Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết Các quan hệ đi vào ổn định.Các chuẩn mực được hình thành và hoàn thiện Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòanhững khác biệt giữa họ Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng lên Quan hệbạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trởnên rõ nét Các trật tự được thiết lập

 Giai đoạn “Thể hiện”

Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giải đoạn hợp tác để thực hiệncác mục tiêu của nhóm Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ Sự háo hức thể hiện rõ

Mức độ cam kết về công việc cao Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn vàtích cực vì lợi ích chung Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.

 Giai đoạn “Kết thúc”

Từ đánh giá tổng thể đến chi tiết các nhiệm vụ đã thực hiện, đối chiếu với mục tiêu xác địnhban đầu xem đã hoàn thành hay chưa Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vàogiai đoạn này

b Giai đoạn khó khăn nhất: là giai đoạn ‘‘Sóng Gió’’

c.Giai đoạn này được cho là giai đoạn phức tạp và khó khăn nhất vì: những bất đồng,xung đột xảy ra nhiều và khả thường xuyên, Nhiệm vụ của giai đoạn này là mỗi thành viên cầnphải biết lắng nghe nhiều hơn, thấu hiểu và chia sẽ quan điểm của các thành viên voi khác Đây làlúc mà vai trò của trưởng nhóm cần phải được phát huy tối đa, vi sẽ phải là người gương mẫu, thểhiện được sự thân thiện với các ý kiến, các thành viên, nhưng vẫn cần cứng rắn, biết phân tích ưuđiểm của từng ý kiến, trình bày lại được định hướng, mục tiêu chung và tránh làm sự việc trở nêncăng thẳng Phần lớn, sự tan vỡ của nhóm diễn ra ở giai đoạn “bão táp” này Để làm việc nhómhiệu quả, chúng ta nhất định phải vượt qua giai đoạn này, đặc biệt là phải kiểm soát và khắc chếđược các mâu thuẫn

Câu 6: Anh/ chị hãy nêu nội dung của tiến trình làm việc nhóm Theo anh/ chị tiến trình nào là quan trọng nhất? Vì sao? Nêu ví dụ minh họa cụ thể về việc áp dụng tiến trình làm việc nhóm trong nhóm học tập của anh/ chị.

a Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm:

+ Xác định mục tiêu

+ Hình thành nhóm

+ Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1)

+ Lập kế hoạch làm việc nhóm

+ Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)

+ Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm

+ Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn

+ Hãy trở thành một phần của giải pháp

+Tôn trọng sự đa dạng

+ Đặt và khuyến khích những câu hỏi đúng đắn

+ Áp dụng một qui trình giải quyết vấn đề đúng đắn

+ Xây dựng lòng tin qua tính chính trực và gương mẫu

+ Cam kết hướng tới sự xuất sắc

+ Khuyến khích tư duy tương thuộc

+ Nhổ cỏ dại

- Thực tế đã cho thấy trong một số lĩnh vực làm việc theo nhóm đã đem lại những hiệu quảcao cho tổ chức Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng có thể làm việc theo nhóm mà nóphụ thuộc vào kĩnh vực hoạt động của tổ chức đó Do vậy, trước khi thành lập nhóm, chúng tacần phải cân nhắc cẩn thận Quan sát thực tế cho thấy nhóm làm việc có hiệu quả khi hội tụ một

số điều kiện tối thiểu sau:

+ Mục tiêu công việc rõ ràng

+ Sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm

+ Có sự khích lệ, động viên trong nhóm

+ Sự đảm bảo các nguồn lực

+ Nhóm có sự tự chủ

b Tiến trình quan trọng nhất: theo em là xác định mục tiêu

c Vì: Trong cuộc hành trình đi đến thành công, việc xác định mục tiêu được coi là bước đầu

tiên đặt nền móng vững chắc cho những bước tiến trong tương lai Cho dù là cá nhân hay nhóm

nếu không xác định mục tiêu thì chẳng khác nào người đi lạc trong rừng, dò dẫm, vô phươnghướng và có thể rơi vào những tình huống tồi tệ nhất.Lý do để nhóm tồn tại và phát triển chính làcùng tiến tới mục tiêu chung Mục tiêu càng đúng đắn, sự đồng thuận của tất cả các thành viêncàng cao sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhóm hoạt động hiệu quả và liên kết chặt chẽ, phối hợp ăn

ý để chèo lái con thuyền đưa nhóm đi đến đích Ngược lại, mục tiêu mơ hồ, không phù hợp,thiếu thực tế sẽ khiến nhóm hoạt động rời rạc, không hiệu quả, thiếu khả thi

d Ví dụ trong học tập: Giảng viên giao một bài tiểu luận lấy điểm cuối kì cho từng nhóm

với nội dung hãy vẽ lên vẻ đẹp của biển đảo Hoàng Sa, Trường Sa của Việt Nam

Nhóm sẽ tiến hành theo các bước:

- Xác định mục tiêu bằng cách tổ chức 1 cuộc meeting để cả nhóm cùng thảo luận xem vẻ đẹpcủa biển đảo cần phân tích và tập trung ở những điểm nào

- Trao đổi và thảo luận xem ai sẽ làm nhiệm vụ gì, là phải làm như thế nào , đưa ra ý tưởng gì

để tốt nhất cho cả nhóm

- Sau khi thảo luận xong sẽ thống nhất mục tiêu chung

- Lập ra kế hoạch cụ thể cho từng ý kiến trên đã thảo luận

- Có ý kiến bổ sung và sẽ hiệu chỉnh lại kế hoạch cho thật chỉnh chu trước khi bắt đầu thực hiện tiểu luận

- Tổ chức thực hiện tìm kiếm và làm bài tiểu luận

- Nhóm trưởng hoặc người biên soạn sẽ tổng hợp lại từng nội dung của các thành viên trong nhóm và tiến hành đánh giá

- Bài tiểu luận vẻ đẹp về biển đảo sẽ được cải tiến thêm nếu có thêm những ý kiến đóng góp sau khi đã được phê duyệt đánh giá để tạo ra một bài thật hoàn chỉnh và nộp cho giảng viên

Câu 7: Anh/ chị hãy trình bày nội dung khái niệm ‘nhóm làm việc’ Phân tích những đặc điểm cơ bản để nhận diện một nhóm làm việc Nêu ví dụ minh họa cụ thể về một nhóm làm việc điển hình đang hoạt động tại Trường Đại học GTVT phân hiệu tại TP.HCM

a Khái niệm nhóm làm việc: Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành

một mục tiêu chung (Lewis - McClear)

Một số người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu chung đểgiải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993 - Giáo trình Pháttriển kỹ năng cá nhân 1, 2011)

b Những đặc điểm cơ bản để nhận diện một nhóm làm việc:

- Năng lực – Mỗi thành viên phải có kỹ năng nào đó mà nhóm cần

- Mục tiêu rõ ràng và thuyết phục

- Tận tụy với mục tiêu chung

- Mọi thành viên đều đóng góp, và đều hưởng lợi.

- Môi trường khuyến khích

- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức

c Ví dụ minh họa cụ thể về một nhóm làm việc điển hình đang hoạt động tại Trường Đại học GTVT phân hiệu tại TP.HCM:

Nhóm ( câu lạc bộ) ACPP Truyền Thông và sự kiện – IUH

Đây là một nhóm hoạt động với nhau để tạo ra những mảng về truyền thông và sự kiện chotrường Mọi người hoạt động với nhau thông qua kỹ năng làm việc nhóm và những nguyên tắckhi hoạt động nhóm CLB ACPP có rất nhiều mảng như: MC, nhân sự, truyền thông, kỹ thuật,sựkiện Mỗi một mảng sẽ là một nhóm hoạt động và làm việc khác nhau tùy theo năng lực của mỗingười ở vị trí nào mà nhóm cần với mục tiêu rõ ràng cụ thể là nhằm giúp cho trường ĐH CôngNghiệp có thêm nhiều tài năng và giúp các bạn sinh viên có thêm nhiều kinh nghiệm trong quátrình nhóm làm việc

Câu 10: Anh/chị hãy nêu khái niệm Nhóm, Làm việc (theo) nhóm là gì? Trình bày những

ưu và nhược điểm của làm việc nhóm? Theo Anh/chị, những nguyên nhân nào dẫn đến hoạt động làm việc nhóm của các có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa.

- Giúp các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm và cải thiện những kỹ năng cần thiết như

giao tiếp, thuyết trình… tinh thần trách nhiệm cao

- Học hỏi được những kiến thức của nhau

- Tăng sự sáng tạo

- Giải quyết một vấn đề nào đó nhanh hơn

- Giúp chúng ta tự tin nói trước đám đông

- Biết cách giải quyết mâu thuẫn

- Tạo môi trường thân thiện

 Nhược điểm:

- Xảy ra những xung đột, bất đồng ý kiến của những thành viên trong nhóm

- Khác biệt về kĩ năng, chuyên môn sẽ là khó khăn lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc

- Dễ gây mất tập trung

- Ngại nêu ra những ý kiến của bản phân.

- Thiếu trách nhiệm

- Cái “tôi” quá lớn

c Những nguyên nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm của các có hiệu quả thấp:

- Các thành viên không đoàn kết với nhau

- Các thành viên ngại giao tiếp, rụt rè

- Xảy mẫu thuẫn giữa các thành viên, chửi thề, phân biệt vùng miền

- Các thành viên không cùng ý tưởng, không có chung mục đích

- Thành việc làm việc một mình, không hạ thấp cái "tôi"

- Không có trách nhiệm hoàn thành công việc được nhóm trưởng giao

Ví dụ: Trong nhóm em, khi làm việc nhóm có bạn đưa ra ý kiến, có một số bạn thì

rụt rè không dám đưa ra ý kiến, gọi tên cũng không lên tiếng nếu ý kiến dẫn đến

làm công việc mà thầy giao hơi chậm trễ…

Câu : Làm việc nhóm là gì? Hãy trình bày những ưu điểm và nhược điểm của làm việc nhóm? Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì? Theo anh/chị, làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu cầu gì? Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0?

- Giải quyết một vấn đề nào đó nhanh hơn

- Giúp chúng ta tự tin nói trước đám đông

- Biết cách giải quyết mâu thuẫn

- Tạo môi trường thân thiện

 Nhược điểm:

- Xảy ra những xung đột, bất đồng ý kiến của những thành viên trong nhóm

- Khác biệt về kĩ năng, chuyên môn sẽ là khó khăn lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc

- Dễ gây mất tập trung

- Ngại nêu ra những ý kiến của bản phân

- Thiếu trách nhiệm

- Cái “tôi” quá lớn

c Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do:

- Làm việc nhóm sẽ được phân công công việc cho từng thành viên nên thời gian làm bài sẽ nhanh hơn khi các nhân làm một mình

- Tạo môi trường thân thiện, thú vị hơn, không còn cô đơn

- Tạo thêm nhiều mối quan hệ

- Một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được công việc nhưng trong một nhóm thường có lợi thế hơn các nhân vì nó hội tụ nhiều các thành viên có tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc

- Tăng sự sáng tạo

d Làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu cầu:

- Mục tiêu chung

- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình tốt

- Quản lý, phân công hiệu quả

- Có tinh thần đoàn kết, trách nhiệm trong công việc

- Kỹ năng giải quyết xung đột

- Tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau

- Cải tiến liên tục

e Làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0:

- Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn.Vìlinh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và giảmthiểu nguy cơ

- Giảm tải khối lượng hoạt động để tăng đạt kết quả tốt: bởi khi làm việc tập thể thì lượngcông việc thể được chia nhỏ cho nhiều người, từ đó áp lực công việc sẽ được giảm hơn rất nhiều.Các thành viên trong nhóm cũng không bị căng thẳng hay quá áp lực trước một công việc lớn

- Trong thời đại này, khi khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theonhóm là cần thiết hơn bao giờ hết Đơn giản vì không là ai hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tậptrung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau

Câu : Trình bày tóm tắt các hình thức làm việc nhóm mà Anh/chị đã được học Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm? Theo anh/chị, nhóm của mình thuộc hình thức nhóm nào? Vì sao?

a Tóm tắt các hình thức làm việc nhóm

 Theo tính chất tổ chức

- Nhóm chính thức: Là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tậphợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gữi hơn, tồn tại trong thờigian dài

+ Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức Nó bao gồm một nhà quản lý và một sốnhân viên dưới quyền

+ Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đótheo sự phân công của tổ chức Nhóm này không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quanhệ

- Nhóm không chính thức: Thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất,

có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khácnhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thờigian ngắn

+ Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể

mà mỗi người trong số họ quan tâm

+ Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làmviệc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích, quan điểm,…

- Nhóm trực tuyến: Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau, nhóm ảo thườngkhông gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiệnnhư điện thoại, Email, mạng xã hội zalo, facebook,…

b Ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm.

 Theo hình thức tổ chức

 Nhóm chính thức (nhóm kết cấu)

- Ưu điểm: là một hình thức có tổ chức ổn định các thành viên có cùng chuyên ngành có thểthường xuyên tương tác trao đổi gần gũi và hoạt động nhóm một cách thường xuyên và lâu dài.Xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên

- Nhược điểm: tuy nhiên hình thức nhóm chính thức này chịu sợ ràng buộc bởi các quản lýcấp cao của các nhóm dề đạt được mục tiêu của tổ chức Không có có thêm mối quan hệ nhưnhóm không chính thức

 Nhóm không chính thức

- Ưu điểm: hình thức nhóm được tổ chức và giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn, các thànhviên trong nhóm được hình thành không phụ thuộc và điều đó sẽ giúp ta có thêm nhiều mối quan

hệ Có cái nhìn mới hơn, và nhìn nhận vấn đề nhiều khía cạnh khác nhau

- Nhược điểm: tuy nhiên quy mô của hình thức tổ chứ tương đối nhỏ và dựa vào mối quan hệgiữa các cá nhân của mỗi người

Các thành viên có thể chưa quen biết nhau trước có thể dẫn đến xung đột lẫn nhau Làm việcphối hợp chưa ăn ý

c Nhóm em thuộc hình thức: Nhóm trực tuyến.

Vì trong thời đại dịch bệnh chúng em ko đến trường được và sự bất tiện về khoảng cách địa lýcủa từng thành viên nên chúng em đã tổ chức qua phần mềm trực tuyến Ms Teams để thảo luận

và trao đổi ý kiến làm những bài tập thầy giao

Câu : Theo Anh/chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Cho ví dụ.

- Theo em trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức làm việcnhóm chính thức là hiệu quả nhất

- Vì là sinh viên đại học ta phải cần một nhóm học tập chinh thức để nguyên cứu, tìm tòi racái mới tốt hơn cái cũ, và trong quá trình hoạt động tìm hiểu các vấn đề đó trong một thời gian thìmới có được sự tin tưởng và sự đoàn kết, thúc đẩy các thành viên làm việc năng suất, giúp mọingười rèn luyện được các kĩ năng mới để đạt được cái kết hoạch mà nhóm đã đề ra từ đầu mộtcách hiểu quả nhất

- Ví dụ:

Trong quá trình học tập em và một số bạn đã có một nhóm chung với nhau và rất hiểu ý nhau,đoàn kết, khi có bài tập thầy cô giao chúng em đều tụ tập lại qua ứng dụng discord để trao đổi ýkiến cho nhau lẫn kiến thức cho nhau và cùng nhau làm những bài tập đó

Câu : Kỹ năng là gì? Để rèn luyện được một kỹ năng anh/chị thực hành theo các bước nào? Cho ví dụ minh họa.

a Khái niệm

Kỹ năng là khả năng thực hiện một hành động thuần thục, hiệu quả và tọa ra kết quả nhưmong đợi

b Để rèn luyện được một kỹ năng thực hành theo các bước:

- Làm quen: tiếp cận và làm quen với kiến thức chuyên môn

- Áp dụng: áp dụng kiến thức đó vào bài học và không ngừng cải tiến tiến độ của mình trongcông việc và cuộc sống Quá trình này rất quan trọng mình cần phải biến dần kiến thức mìnhđược học thành kỹ năng của bản thân

- Mài sắc: sau một thời gian áp dụng vào công việc và bài học, kỹ năng mới được dần hoànthiện Lúc này, chúng ta cần gọt dũa thêm để đưa kỹ năng lên một tầm cao mới

- Sẻ chia: có thể chia sẻ, và hướng dẫn những kỹ năng và kiến thức mình đã học cho ngườikhác Bởi lúc này mình đã làm chủ được hoàn toàn kiến thức và kỹ năng để tự tin chia sẻ lại chongười khác

c Ví dụ:

Hiện tại em đang học ngôn ngữ lập trình C trong môn Nhập môn lập trình, lúc đầu em như làmột người chia hề biết gì về thứ ngôn ngữ này, bắt đầu tìm hiểu nó và làm ven được kiến thức.Trong khoảng thời gian hơn 4 tuần học tập, em đã có thể áp dụng kiến thức đó vào một số bài tập

Và hiện tại em đang trong thời gian học tập và mài dũa các kĩ năng lẫn kiến thức về ngôn ngữ lậptrình C Em có thể chia sẻ và hướng cho một số bạn bằng kiến thức của mình đã học

Câu : Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Từ khái niệm, quá trình làm việc nhóm cần trang bị những kỹ năng gì? Theo Anh/chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất? Vì sao?

a Khái niệm

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành mục tiêu chung

b Từ khái niệm, quá trình làm việc nhóm cần trang bị những kỹ năng:

- Kỹ năng giao tiếp

- Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

- Kỹ năng thuyết phục

- Kỹ năng giải quyết mâu thuân, xung đột

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức làm việc nhóm

- Kỹ năng tổ chức - phân công công viêc

- Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng quyết định.

- Kỹ năng quản lý thời gian

- Kỹ năng giải quyết vẫn đề

- Kỹ năng lắng nghe

- Kỹ năng quản lý thời gian

c Kỹ năng quan trọng nhất là: kỹ năng giao tiếp

Vì:

- Chúng ta dễ giao tiếp, có thể trao đổi với các thành viên, thuyết phục và thấu hiểu

- Có được sự phản hồi từ người nghe

- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe

- Cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy quan tâm, trận trọng

- Tự tin nói trước đám đông

- Nếu giao tiếp tốt, thì chúng ta sẽ dễ tương tác và học hỏi thêm kiến thức hữu dụng cho bản thân, cũng như hòa nhập với môi trường dễ dàng hơn

Câu : Anh/chị hãy trình bày quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc? Là thành viên của nhóm, bạn nên làm gì để góp phần giúp nhóm vượt qua giai đoạn “Sóng gió”? Cho

ví dụ minh họa.

a Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc có 5 giai đoạn:

- Giai đoạn “hình thành”: là giai đoạn mới hình thành nhóm nên các thành viên có tâm lý rụt

rè, ngượn ngùng, lo âu, sợ hãi liệu mình có nên tin tưởng các thành viên khác hay không Tronggiai đoạn này các thành viên thường phàn nàn về điều kiện và môi trường làm việc, hiệu suấtcông việc thấp, giải quyết những nghi ngờ, lo lắng, sợ hãi

- Giai đoạn “sóng gió”: các thành viên thể hiện cá tính riêng của mình, va chạm và ganh tị lẫnnhau thể hiện mình là đúng nhất, không đồng nhất khi đưa ra ý kiến chung và thiếu tin tưởng lẫnnhau, năng suất làm việc thấp, có nguy cơ tan ra nhóm

- Giai đoạn “chuẩn hóa”: các mâu thuẫn được giải quyết và bắt đầu mọi người gắn kết lại vớinhau và trở nên dần ổn định Quan hệ giữa các thành viên nhóm được tăng lên, nói chuyện cởi

mở hơn và bắt đầu có những suy nghĩ đồng cảm khát vọng vào công việc chung

- Giai đoạn “thực hiện”: các thành viên tìm tòi ra những cách tốt hơn và hiệu quả để đạt đượcmục đích Các thành viên quan tâm lẫn nhau, giúp đỡ trong công việc được đề ra, để công việcđược hiệu quả, trơn tru Năng suất và chất lượng công việc cao, hầu hết các công việc hoàn thànhtrước hay vào khoảng thời gian đã đặt ra

- Giai đoạn “kết thúc”: đánh giá, đối chiếu kết quả có giống với mục tiêu ban đầu đã đề ra haychưa.

b Là thành viên của nhóm, em sẽ:

Lắng nghe một cách nghiêm túc, để thấu hiểu mọi người, việc giữ bình tĩnh kiểm soát xúc bảnthân để không trở nên nóng giận là giải pháp qua trọng khi xảy ra mâu thuẫn trong nhóm Nói rõquan điểm cá nhân của mình, họp nhóm lại cùng nhau đưa ra giải pháp, và kỉ luật những thànhviên khác không chịu khuất phục

Ví dụ:

Làm việc nhóm, khi thảo luận ý kiến có một số bạn không đưa ra ý kiến và có đưa ra mà bịbất đồng và khiến các thành viên khác bực bội, mà nói xấu các bạn không đưa ra ý kiến và 2 bênxảy ra xung đột, như một cuộc cãi vả Bản thân em lúc đó sẽ nó nói các bạn bình tĩnh, ngồi lại vớinhau giải quyết, mọi người cùng đóng góp ý kiến đừng rụt rè, từng người đưa ra từng ý một sau

đó mình sẽ chốt một ý chung và đúng nhất, và những công việc mình làm sẽ đạt hiệu quả cao hơn

Câu : Theo anh/chị, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó khăn nhất? Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, Anh/chị cần sử dụng những kỹ năng nào?

Theo em, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn “Sóng gió” là khókhăn nhất

Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, em cần sử dụng các kỹ năng:

1 Kỹ năng lắng nghe: để hiểu bạn nào đó đúng, bạn nào sai và còn để tìm cách khắc phục, vàgiản hòa hai bạn đó

2 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn: vì trong giai đoạn này rất dễ xảy ra những chuyện cải vả,bất đồng quan điểm mà mâu thuẫn rất dễ xảy ra trong làm việc nhóm với nhau, khó có thể học hỏi,

nó sẽ làm mất đi tinh thần đoàn kết giữa các thành viên dẫn đến năng suất đem lại rất thấp, làmhỏng đi các mối quan hệ

3 Kỹ năng thuyết phục: ví dụ như có hai bạn xảy ra mâu thuẫn lớn thì mình phải thuyết phục

họ có cái sự tin tưởng lẫn nhau, đưa ra những bằng chứng thuyết phục, chỉ ra bạn nào sai, bạn nàođúng, và bạn sai không ganh ghét bạn đúng

Câu : Anh/chị trình bày khái niệm Chu trình PDCA (Lập kế hoạch Thực hiện Kiểm tra Hành động)? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới? Vận dụng Chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm.

-a Khái niệm:

Chu trình PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay cácmục tiêu đề ra và cứ thế lập đi lập lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tụctrong quá trình được đưa vào áp dụng.

- Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, điểm thực hiện, thời gian

- Do: thực hiện kế hoạch lập ra

- Check: kiểm tra lại kết quả đã đúng với kế hoạch lập ra hay không, để tiến thành thực hiện bước tiếp theo

- Act: dựa vào kết quả kiểm tra, ta tiếp tục điều chỉnh, cải tiến nó và lập ra kế hoạch

b Phân biệt cải tiến và đổi mới:

c Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm:

+ Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần 2)

+ Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm

- Quá trình hình thành và phát triển nhóm từ lúc ban đầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ?

- Vận dụng mô hình PDCA như thế nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ trên?

- Những kỹ năng cần có của một người nhóm trưởng trong quá trình làm việc nhóm để thực hiện nhiệm vụ trên?

Câu 1: Các khái niệm về kĩ năng thuyết trình

Có nhiều định nghĩa về thuyết trình:

- Thuyết trình là cách truyền đạt các ý tưởng và các thông tin đến một nhóm khán giả Thuyếttrình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặcthuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe

- Thuyết trình là một diễn thuyết công phu nhằm báo cáo các kết quả hoạt động kinh doanhhay nghiên cứu khoa học đến một nhóm nhỏ thính giả quan tâm tại một hội nghị hay hội thảo

- Thuyết trình là một nghệ thuật, người thuyết trình đƣợc ví như là một nghệ sĩ hay diễn viênđứng trước công chúng

- Thuyết trình là một kỹ năng được phát triển thông qua kinh nghiệm và đào tạo

Câu 2: Phân biệt thuyết trình và giao tiếp

 Giống nhau:

- Cùng mục đích chuyển tải thông điệp tới người nghe;

- Sử dụng kênh/hình thức thông tin bằng lời nói;

- Có sự tương tác theo thời gian thực;

- Điều chỉnh theo phản hồi của người nghe

 Khác nhau:

- Thuyết trình có cấu trúc chặt chẽ hơn;

- Thuyết trình yêu cầu ngôn ngữ chính thống hơn;

- Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn

- Thuyết trình mang tính chuyên môn và khoa học hơn

- Thuyết trình phải mang lại một kiến thức, một lời kêu gọi, một lời hiệu triệu đối với khángiả,trong khi đó giao tiếp thì mục đích là cả hai bên

Câu 3: Các lợi ích của việc học kĩ năng thuyết trình

- Học được cách nói trước đám đông

- Học được các kỹ năng áp dụng trong giao tiếp

- Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh phiệm

- Phát triển được các kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng

- Có thêm sự tự tin trong cuộc sống

- Hiểu được người khác muốn gì, làm như thế nào để đạt được sự thuyết phục với người khác

Câu 4: Các đặc điểm của 1 bài kĩ năng thuyết trình hiệu quả

- Phù hợp với đối tượng

- Có mục tiêu rõ ràng

- Có cấu trúc logic và nhất quán

- Sử dụng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp

- Phân bổ thời gian hợp lý

Câu 5: Phân loại các bài thuyết trình?

- Thuyết trình trong quản lý: Họp báo, phổ biến văn bản, thông tin

- Thuyết trình trong giải trí: Dẫn chương trình, Kể chuyện, Diễn tấu/hài

- Thuyết trình trong kinh doanh: Giới thiệu sản phẩm/dự án; Báo cáo kết quả kinh doanh;Chiến lược phát triển/Kế hoạch kinh doanh

- Thuyết trình trong học tập, giảng dạy, nghiên cứu;

Câu 6: Trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu, có các loại bài thuyết trình điển hình nào?

- Báo cáo bài tập, tiểu luận, đồ án/khóa luận;

- Trả lời phỏng vấn xin việc, thuyết minh CV;

- Giảng dạy/hướng dẫn học tập trên lớp và trên các phương tiện;

- Giới thiệu phát minh, sáng kiến; Báo cáo tiến độ/kết quả nghiên cứu, đề tài NCKH

Câu 7: Tại sao nói một bài thuyết trình hiệu quả thì phải được phân bổ thời gian một cách hợp lý? Tập hợp câu hỏi và đáp án môn kỹ năng thuyết trình

Một bài thuyết trình hiệu quả phải được phân bổ thời gian hợp lý vì:

- Người thuyết trình phải truyền tải nhiều nội dung, nhiều ý Do vậy nếu không phân bổ dẫn đến thiếu và thừa thời gian

- Một bài thuyết trình có những ý chính, ý phụ Nếu không phân bổ thời gian tốt thì sẽ dẫnđến phần chính nói qua loa, phần phụ nói rất nhiều

- Phân bổ thời gian là một việc làm khoa học

- Phân bổ thời gian cho một bài thuyết trình thể hiện sự am hiểu và có tâm huyết với nội dungmình nói

- Phân bổ thời gian giúp người nghe hiểu được đâu là vấn đề trọng tâm

- Phân bổ thời gian hợp lý giúp cho các phương tiện hỗ trợ thuyết trình có sự phối hợp nhịp nhàng

- Tối ưu hóa thời gian của người nghe

Câu 8: Nêu và phân tích các đặc điểm của một bài thuyết trình hiệu quả?

 Phù hợp với đối tượng

– Nội dung phù hợp thì thính giả mới ngồi nghe và có nghề thuyết trình

– Nội dung phù hợp, buổi thuyết trình sẽ được đánh giá cao

– Có nhiều khán giả, mỗi khán giả có một sở thích, một lập trường, một cách thức nhận biếtkhác nhau, vì vậy bài thuyết trình hiệu quả là bài phải dựa trên người nghe chứ không dựa vàongười nói

– Phù hợp với đối tượng là phù hợp về nội dung, phù hợp về cách thức truyền tải nội dung

 Có mục tiêu rõ ràng

– Không có mục tiêu thì không có buổi thuyết trình

– Mục tiêu rõ ràng để khán giả nắm được các nội dung chính

– Mục tiêu là điểm kết của buổi thuyết trình mà người làm thuyết trình muốn truyền tải tớikhán giả và khi kết thúc thuyết trình đạt được các mục tiêu đó

– Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp người làm thuyết trình truyền tải được và thể hiện được cáchthức, phương pháp truyền tải nội dung

– Bạn phải trả lời các câu hỏi chủ yếu sau: Lý do của buổi thuyết trình là gì? Tại sao bạn thựchiện buổi thuyết trình? Thời gian trình bày được xác định bao lâu? Không gian và địa điểm tổchức ở đâu?

 Có cấu trúc logic và nhất quán

– Một bài thuyết trình cần phải có 03 phần: phần mở đầu, phần thực hiện và phần kết thúc –Cấu trúc logic thể hiện nội dung thuyết trình phải có sự phù hợp về nội dung, các nội dung lớnnhỏ phải thống nhất và nhất quán

– Thứ tự các nội dung phải đi theo thứ tự nội dung định sẵn

– Nhất quán: Nhất quán về quan điểm, nhất quán về nội dung trình bày, nhất quán về phươngpháp hình thành mục tiêu…

 Sử dụng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp

– Giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ là cách thức mà người thuyết trình muốn chuyển tới khángiả

– Một bài thuyết trình không chỉ hiệu quả bằng nội dung trình bày mà cách thức trình bày sẽgiúp khán giả hiểu rõ về nội dung và cảm thấy hứng thú khi nghe thuyết trình

– Ngôn từ và phi ngôn từ phải phù hợp với thính giả

– Ngôn từ sử dụng nên chọn theo hướng tích cực, khích lệ người nghe Tránh dùng những từdiễn tả sự bi quan hay ủy mị Chọn từ ngữ thích hợp và kiểm tra cẩn thận mức độ rõ nghĩa của từdùng để diễn giải Nếu dùng thuật ngữ cần có định nghĩa rõ ràng để tránh sự hiểu lầm Nhớ rằngngôn ngữ viết và nói không phải lúc nào cũng tương đồng Không nên viết quá nhiều từ trongmột slide Hãy thực hành chuỗi tự thuật nhiều lần để tìm ngôn từ và bày tỏ cảm xúc thích hợp(thể hiện chức năng của người diễn viên trước ống kính) Ngôn ngữ cơ thể và hình ảnh minh họakhông thể không quan tâm khi thuyết trình

 Phân bổ thời gian hợp lý

– Phân bổ thời gian hợp lý giữa các phần của bài thuyết trình Bạn phải dự trù thời gian bịgián đoạn do những câu hỏi từ phía khán giả trong lúc trình bày Bạn phải làm sao hoàn thành

phần kết luận trước thời gian dự trù Tránh hiện tượng khán giả ra về trước khi chúng ta xongphần kết luận.

– Thời gian thuyết trình: Bạn phải biết thời gian cho phép là bao nhiêu Xác định tổng thờigian cần trình bày Đặc biệt cần lưu ý thời gian để trả lời các câu hỏi Ví dụ nếu bạn được phéptrình bày 30 phút thì cách bố trí thời gian như sau là hợp lý nhât: 5 phút cho phần mở đầu, 20 21phút cho phần thân bài, 2-3 phút cho phần kết luận, 5 phút dành cho phần câu hỏi và trả lời

Lưu ý: thông thường để trình bày một slide sẽ cần từ 1-2 phút

Câu 9 Nêu các bước chuẩn bị một bài thuyết trình?

Để chuẩn bị một bài diễn thuyết hiệu quả, chúng ta cần làm các công việc cụ thể sau: xác định

rõ vấn đề, chuẩn bị nội dung thuyết trình, chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình, luyện tậpthuyết trình

1 Xác định rõ vấn đề

1.1 Chủ đề của bài thuyết trình

1.2 Tìm hiểu khán giả

1.3 Địa điểm, không gian và thời gian của bài thuyết trình

1.4 Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng thuyết trình

- Tâm lý dễ bị tổn thương hay dễ bị bốc đồng

2 Phương tiện cần sử dụng cho bài diễn thuyết

3 Chuẩn bị nội dung thuyết trình

- Nội dung phần giới thiệu

- Nội dung chính

- Phần kết luận

4 Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình

- Địa điểm

- Chuẩn bị phương tiện

- Trang phục

Câu 10: Trình bày PowerPoint như thế nào để đạt được hiệu quả trong thuyết trình?

Việc sử dụng PowerPoint rất thuận tiện của viết thiết kế slide Vài điềm cần lưu ý khi thiết kế:

- Màu sắc: hài hòa, dễ nhìn, đồng nhất Nền lạt, chữ đậm (ví dụ: nền trắng chữ xanh) hay Nềnđậm, chữ nhạt vd: nền xanh, chữ vàng), Kiểu chữ: Font Arial, Tahoma, Times New Roman vànên dùng font chữ 28-30

- Nội dung trong slide: Sử dụng tiêu đề cho từng slide, không nên ghi quá nhiều từ và Dùngbullets cho các ý, không nên sử dụng nhiêu màu sắc làm mất tập trung và rất khó đọc

Ngoài ra, tránh dùng nhiều font chữ khác nhau trên một bài thuyết trình làm khán giả sẽ rấtkhó đọc Các font chữ lạ thường khó nhận ra Đặc biệt là các font chữ như chúng ta thường viếttay

Dùng hình ảnh minh họa đúng lúc để bài thuyết trình thêm sinh động

- Hiệu ứng: Đơn giản - Một kiểu slide (template) từ đầu đến cuối Không sử dụng các hiệuứng gây rối mắt Không dùng nhiều hiệu ứng trên 1 slide hoặc trong toàn bài trình bày

- Số slide: bạn nên cân nhắc thời gian cho phép để có thể thiết kế số lượng slides phù hợp chobài thuyết trình Lưu ý, thông thường một slide sẽ trình bày mất khoàng 1-2 phút

- Biểu đồ và bảng tính: cần lưu ý chữ không quá nhỏ, Màu sắc hài hòa Không quá 5 màu đốivới biểu đồ Dùng biểu đồ để minh họa thêm (nếu có thể) Sau khi xong phần nội dung và sốlượng slide cần thiết, bạn nên chạy thử các slide nhiều lần

- Công tác chuẩn bị khác như: Đến sớm trước 15 -20 phút Tải file cần trình bày lên máy Nhớbackup dữ liệu, Làm quen với phòng, ánh sáng v.v để có thể tự xử lý phòng khi có sự cố về kỹthuật

Câu 11: Người thuyết trình phải chuẩn bị trước các điều kiện gì cho một buổi thuyết trình?

- Địa điểm

Bạn cần biết rõ địa điểm tổ chức để có kế hoạch chuẩn bị và chọn phương tiện đến đó Nếuđịa điểm tổ chức ở quá xa nhà bạn, bạn cần đến đó trước một ngày Nên tham quan địa điểm tổchức ít nhất một lần trước khi thuyết trình chính thức Nếu điều kiện cho phép, bạn nên tập luyệnmột lần tại nơi tổ chức để làm quen với các trang thiết bị và phòng hội nghị hay sân khấu

- Chuẩn bị phương tiện

Bạn cần chuẩn bị: mang tài liệu có liên quan, nhớ backup data sang USB, thử và kiểm tra hệthống máy chiếu đa phương tiện, hệ thống âm thanh và ánh sang Bạn phải làm quen với cáctrang thiết bị và chọn vị trí đứng thích hợp khi thuyết trình.

-Trang phục

Hình dáng bên ngoài rất quan trọng chính vì thế mà trang phục gọn gàng, quần áo vừa vặn.Nên mặc theo phong cách của thương gia Khi thuyết trình nên đứng thẳng và mắt luôn nhìn vềkhán giả

Câu 12: Nêu và phân tích việc tìm, thu thập tư liệu khi chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình?

Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công việc nghiên cứu và sáng tạo trước đó.Hoạt động thu thập tư liệu đòi hỏi phải đầu tư nhiều thời gian và công sức Bài thuyết trình sẽ cósức thuyết phục hơn nếu người thuyết trình có nhiều thông tin về chủ đề trình bày

Bước đầu tiên là tìm kiếm tài liệu: Hãy chọn một tài liệu tiêu biểu về chủ đề thuyết trình và sửdụng những thông tin trong các tài liệu đó Người thuyết trình cũng phải cần xem xét tính chínhxác của các nội dung, tài liệu đó Tính thời sự và tính cập nhật trong các thông tin thu thập là điềucần thiết Bài thuyết trình sẽ trở lên sáng tạo, mới mẻ và có sức cuốn hút nếu như khán giả đượctiếp cận những kiến thức mới Mạng Internet sẽ có những thông tin cập nhật, thời sự như vậy,ngoài ra có thể tham khảo quan niệm của bạn bè, người quen, giảng viên, các chuyên gia cố vấn,người cùng chuyên môn

Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thông tin mà ta có thể áp dụng mọi nơi mọi lúc

là giấy và bút Chúng ta có thể ghi lại các thông tin khi đọc tài liệu, phỏng vấn và giao tiếp.Những thông tin, ý tưởng đó sẽ được chúng ta đánh giá lại, sắp xếp một cách logic, nhất quán và

có trật tự

Chúng ta có thể tham khảo, thu thập tư liệu từ các nguồn sau

– Giáo trình, bài giảng, sách vở

– Báo giấy, báo mạng

– Phỏng vấn, điều tra

– Bạn bè, người thân, gia đình, các chuyên gia, đồng nghiệp…

Câu 13: Nêu và phân tích các bước chuẩn bị một bài thuyết trình? (Chương 2)

Để chuẩn bị một bài diễn thuyết hiệu quả, chúng ta cần làm các công việc cụ thể sau: xác định

rõ vấn đề, chuẩn bị nội dung thuyết trình, chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình, luyện tậpthuyết trình

1 Xác định rõ vấn đề

1.1 Chủ đề của bài thuyết trình

Mục tiêu của buổi thuyết trình cần được xác định rõ Tự hỏi vì sao có buổi thuyết trình? Nộidung chủ yếu là gì? Thái độ tích cực, nhiệt tình và lôi cuốn Ví dụ như truyền đạt thông tin;thuyết phục người nghe; bài giảng trên lớp hay báo cáo chuyên đề.

Việc truyền tải thông điệp của bạn phải dễ nhớ và dễ hiểu Một người bình thường có khảnăng tập trung thời gian ngắn Vì vậy, nhiệm vụ của bạn làm sao người nghe tập trung đủ lâu đểhiểu được nội dung của bài thuyết trình Khi mục tiêu đã được xác định thì cần phải tập trung suynghĩ về nó để làm sao thực hiện bài diễn thuyết hấp dẫn, không lãng phí thời gian của mọi người.Trình bày đúng, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề

Ví dụ để giới thiệu sản phẩm mới cần giới thiệu sản phẩm mới một có tính vượt trội và hấpdẫn

Những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng Giải thích tại sao khách hàngmuốn mua nó

1.2 Tìm hiểu khán giả

Cố gắng tìm hiểu ai sẽ tham dự vào buổi thuyết trình của bạn Có bao nhiêu người sẽ tham dự.Đánh giá mức độ hiểu biết của người nghe về chủ đề thuyết trình Các khía cạnh về nhânchủng học của thính giả ví dụ như độ tuổi, giới tính, trình độ, v.v Ngoài ra, chúng ta cần tìmthông tin để trả lời các câu hỏi: Tại sao người nghe có mặt? Khán giả cần thông tin gì? Ngườinghe mong đợi điều gì từ bài thuyết trình? Làm thế nào bạn có thể truyền đạt được thông tin phùhợp với mong đợi của thính giả?

Cần quan sát thái độ của khán giả biểu hiện như thế nào trước, trong lúc và sau khi nghe bàiđiễn thuyết Nên hiểu thêm giá trị về niềm tin và tôn giáo của khán giả Đồng thời nghiên cứunhững nhân tố có thể làm phấn khích người nghe

1.3 Địa điểm, không gian và thời gian của bài thuyết trình

Bạn phải biết rõ địa điểm nơi thuyết trình để xác định phương tiện đi đến đó Nơi tổ chức làhội trường, phòng họp nhỏ, hay ngoài trời và môi trường xung quanh Xác định thời gian dự kiếncủa buổi thuyết trình: thời gian báo cáo chính, thời gian giải lao (nếu có), thời gian bị ngừng dogiải đáp thắc mắc của khán giả, và thời gian thảo luận

1.4 Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng thuyết trình

Đó là: Sự tự tin, khả năng giao tiếp với khán giả, sử dụng tốt ngôn ngữ phi ngôn từ, giảmthiểu những rào cản về tâm lý, sự chuyên nghiệp, sự năng động thích nghi…

2 Phương tiện cần sử dụng cho bài diễn thuyết

Phương tiện phục vụ cho công việc thuyết trình chủ yếu gồm: PowerPoint; Projector; Hệthống âm thanh; Phòng hội nghị hay sân khấu ngoài trời; Hệ thống ánh sáng và chỗ ngồi

3 Chuẩn bị nội dung thuyết trình

Có 3 nội dung chính mà bạn cần chuẩn bị:

i> Nội dung phần giới thiệu

Kế hoạch cho buổi thuyết trình Dự kiến thời gian hoàn thành Giới thiệu những điểm quantrọng trong bài thuyết trình: Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề sẽ trình bày Mở đầugián tiếp: đưa một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính

ii> Nội dung chính

Đây là phần cung cấp cho khán giả những thông tin quan trọng Đáp ứng yêu cầu của khángiả

Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề mới phát hiện.Người nghe hiểu đượcvấn đề và mục đích của bài thuyết trình

iii> Phần kết luận

Tóm tắt những điểm chính Kết bằng nhận xét ngắn gọn và súc tích Nếu bài thuyết trình làbáo cáo kết quả nghiên cứu khoa học thì nên nêu bật được những khám phát mới Cần chỉ ranhững hạn chế của đề tài nếu có hướng nghiên cứu phát triển trong tương lai Cuối cùng là khôngquên cám ơn khán giả và bày tỏ cử chỉ thân mật

4 Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết

trình i> Địa điểm

Bạn cần biết rõ địa điểm tổ chức để có kế hoạch chuẩn bị và chọn phương tiện đến đó Nếuđịa điểm tổ chức ở quá xa nhà bạn, bạn cần đến đó trước một ngày Nên tham quan địa điểm tổchức ít nhất một lần trước khi thuyết trình chính thức Nếu điều kiện cho phép, bạn nên tập luyệnmột lần tại nơi tổ chức để làm quen với các trang thiết bị và phòng hội nghị hay sân khấu

ii> Chuẩn bị phương tiện

Bạn cần chuẩn bị: mang tài liệu có liên quan, nhớ backup data sang USB, thử và kiểm tra hệthống máy chiếu đa phương tiện, hệ thống âm thanh và ánh sang Bạn phải làm quen với cáctrang thiết bị và chọn vị trí đứng thích hợp khi thuyết trình

iii> Trang phục

Hình dáng bên ngoài rất quan trọng chính vì thế mà trang phục gọn gàng, quần áo vừa vặn.Nên mặc theo phong cách của thương gia Khi thuyết trình nên đứng thẳng và mắt luôn nhìn vềkhán giả

Câu 14: Nêu các bước thực hiện một bài thuyết trình?

Thực hiện bài thuyết trình bao gôm các phần: giới thiệu, triển khai các vấn đề, kết thúc và đánh giá kết quả

1 Phần giới thiệu gồm các bước như sau

- Lời chào

- Giới thiệu bản thân

- Thông điệp

- Lời cám ơn

-Phương pháp gây ấn tượng

2 Triển khai các vấn đề thuyết trình gồm các nội dung như sau:

- Theo dõi phản ứng khán giả

- Chọn lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả

- Kiểm soát thời gian

- Tạo sự logic trong bài thuyết trình

- Tóm lược nội dung từng phần và chuyển ý

3 Kết thúc buổi thuyết trình gồm các nội dung sau:

- Kết thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới

- Cảm ơn sự lắng nghe

- Trả lời câu hỏi

Câu 15: Nên kết thúc bài thuyết trình như thế nào cho hiêu quả?

- Thách thức hay kêu gọi

Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe.Dưới đây là một bước trong quá trình Thuyết phục

“Cha mẹ dành dụm tiền để bạn có được học vấn Còn các bạn là người kiểm soát số tiền đómột cách hiệu quả Nếu các bạn muốn có chỗ đỗ xe tốt hơn ở trường đại học, các bạn phải cùnglên tiếng Các bạn phải cho ban điều hành biết nếu họ không làm gì cho bãi đỗ xe thì các bạn sẽlàm Đó là quyền lợi của tất cảc các bạn Vì vậy, trước khi rời khỏi đây, hãy cùng kí vào đơnthỉnh cầu

- Tóm tắt các ý chính

Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể

“Tóm lại, hãy nhớ rằng có năm cách chính để cải thiện điểm số của bạn Đầu tiên, hãy đến lớp.Thứ nhì, ghi chép có hiệu quả Thứ ba, hãy xem lại mỗi ngày Thứ tư, lên kế hoạch cho thời giancuả bạn Và cuốI cùng, hãy ngủ thật đầy đủ trước một kì thi.” Cũng như phần mở đầu, những kếtluận trích dẫn giúp mọi ngườI tiếp thu nhanh hơn

- Sử dụng các minh hoạ tiêu biểu

Phần minh hoạ kết thúc phảI tổng quát và có tính kết thúc Bạn có thể đưa vào một câuchuyện tiếu lâm

- Bổ sung sự thuyết phục

Hãy đưa thêm vài lí do để mọi người chấp nhận hoặc thực hiện điều bạn đề nghị Đưa ranhững ý định hoặc chủ kiến của bản thân

Trong một bài nói thuyết phục mọi người sử dụng vaccine ngừa viêm gan Bạn có thể đưa ra

đề nghị vớI thính giả rằng bạn sẽ đến trạm y tế học đường ngay sau buổi học, và mời mọi ngườicùng đến Cách này sẽ chưa hiệu quả, một khi bạn chưa thật sự đưa ra một ý định, một sự hisinh,v.v…

Câu 16: Phân biệt việc mở đầu chủ đề thuyết trình trực tiếp và gián tiếp Nêu ví dụ minh họa

1 Khái niệm

Đối với một bài thuyết trình thông thường có 02 cách mở bài như sau:

Mở đầu bài thuyết trình trực tiếp là người thuyết trình nêu thẳng vào vấn đề, chủ đề thuyếttrình

Mở đầu bài thuyết trình gián tiếp là cách mở đầu bài thuyết trình một cách gián tiếp (thôngqua một câu chuyện, câu đề dẫn, số liệu trích dẫn, hỏi ý kiến khán giả một câu hỏi có liên quanđến chủ đề…) từ đó giúp người nghe hình dung về vấn đề mà người thuyết trình muốn nói tới

2 Việc mở bài trực tiếp thường không gây được sự tò mò, sự hứng thú từ khán giả so vớicách mở bài gián tiếp

Câu 17: Trình bày về việc luyện tập trong quá trình chuẩn bị một bài thuyết trình?

Trong các bước chuẩn bị cho một buổi thuyết trình thì bước cuối cùng quan trọng nhất vàthường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình Đó là cơ hội tốt nhất để ta nắm vữngtài liệu, điều chỉnh thời gian, chỉnh sửa nội dung và bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bàithuyết trình

“Thao trường đổ mồ hôi, chiến trường bớt đổ máu”

Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương Tuy nhiên để tự tin và hiệu quảhơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện

y hệt khi ta thuyết trình thật Chúng ta có thể đề nghị đồng nghiệp phê phán, đưa ra những câu hỏichất vấn hoặc yêu cầu họ chỉ ra những chỗ cần sửa chữa Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêmrất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện tanảy sinh thêm.

Khi luyện tập bạn nên cố diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất Giọng nên nói với âmlượng to để tiếng nói có thể truyền đi xa Học tập khống chế âm lượng để khi ta thuyết trình điềukhiển âm lượng cho phù hợp Chú ý nhấn dừng ở những từ chốt, từ khóa hay nộ dung mang tínhthông điệp trong bài nói Ở câu đó, giọng bạn sẽ phải nhấn ra sao? Sắc mặt biểu cảm như thế nào?Mắt sẽ quan sát ai khi nói? Dùng cử chỉ tay hay động tác cơ thể để nhấn mạnh lời nói?

Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình Tối

ưu nhất là đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trìnhtập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất cả các độngtác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyếttrình sinh động

Câu 19: Nêu và phân tích các bước thực hiện một bài thuyết trình?

Thực hiện bài thuyết trình bao gôm các phần: giới thiệu, triển khai các vấn đề, kết thúc và đánh giá kết quả

1 Phần giới thiệu

1.1 Lời chào

Chào đón khán giả là biểu hiện đầu tiên tạo cảm giác cởi mở và thân thiện Việc chào đón cóthể diễn ra trước lúc thuyết trình bằng cách bắt tay, với những câu hỏi xã giao Đây cũng là dịptốt để thăm dò thông tin về khán giả Đặc biệt, Không bao giờ mở đầu bằng một lời xin lỗi Bạnnên gây sự chú ý bằng một thông báo hay thống kê làm cho người nghe ngạc nhiên, hãy tạokhông khí sinh động pha chút hài hước và thuật lại câu chuyện có liên quan Nên bắt đầu bằngnhững minh họa cụ thể

1.2 Giới thiệu bản thân

Nên chuẩn bị soạn thảo một đoạn ngắn giới thiệu về bạn (khoảng 500 từ) nói về năng lực củabạn, trình độ, kinh nghiệm làm việc và chuyên môn Những điều bạn quan tâm và những địnhhướng trong tương lai Cố gắng tạo sự cảm thông và cầu nối giữa bạn và khán giả

1.3 Thông điệp

Tạo thông điệp của buổi thuyết trình được truyền đi đến từng khán giả Thông điệp hướng đếnnội tâm bằng cách làm cho khán giả phản hồi lại, suy tư và so sánh Thông điệp hướng đến ngoạicảnh bằng cách làm cho khán giả tranh luận, tìm tòi hay thực thi những hành động cụ thể Cần

giải mã thông điệp phù hợp với đối tượng khán giả Trong lúc truyền tải thông điệp nên áp dụng nguyên tắc K.I.S.S (Keep It Short & Simple)

1.4 Lời cám ơn

Lời cảm ơn là cách bày tỏ sự trân trọng của bạn đến khán giả tham dự buổi thuyết trình Đừng quên cảm ơn các thành viên trợ giúp, nhà tài trợ (nếu có) và những khách mời quan trọng

Triển khai các vấn đề thuyết trình

- Theo dõi phản ứng khán giả

Bài diễn thuyết được thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ưu Việc thiết kếsinh động giúp khán giả tập trung nhiều hơn Tuy nhiên nếu người thuyết trình không làm ngườinghe hưng phấn và tập trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho người xem nhàm chán và là liềuthuốc ngủ tốt

- Chọn lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả

Sau khi quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày Bạn nên cónhững chiến thuật thay đổi thích hợp Một câu chuyện vui làm cho mọi người tỉnh giấc Nhanhchóng chuyển sang nội dung khác Âm lượng cần nâng lên cao hơn Cử chỉ ngôn ngữ cơ thể phảithay đổi tạo sự phấn khởi

- Kiểm soát thời gian

Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình Nếu bạn khôngkiểm soát được thời gian sẽ dẫn đến hiện tượng khán giả ra về mà bạn chưa hoàn thành bài diễnthuyết Để kiểm soát thời gian chính xác không có cách nào tốt hơn là phải thực tập nhiều lầntrước khi thuyết trình chính thức

Thực hành cá nhân - chọn một nơi riêng để tập nói Ghi âm và nghe lại nhiều lần Nếu thuyếttrình bằng ngôn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội

-Tạo sự logic trong bài thuyết trình

Các sự kiện nên trình bày theo thứ tự thời gian Các nội dung liên quan nên liên kết thànhnhóm theo trình tự logic nhất định Để người nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạnphải lập luận chặt chẽ và bảo vệ được quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan Tránh đưa

ra những nhận xét chủ quan, thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình

- Tóm lược nội dung từng phần và chuyển ý

Sau khi trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại trướckhi chuyển sang nội dung khác Các nội dung sau khi đã được liên kết theo trình tự nhất định, thìviệc chuyển tiếp nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình

3 Kết thúc buổi thuyết trình

i> Kết thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới

2

Chuẩn bị kết thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: tóm lược toàn bộ bài thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu Đánh thức khán giả.ii> Cảm ơn sự lắng nghe.

Sau phần kết luận mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đếndự

iii> Trả lời câu hỏi

Phần hỏi-đáp quan trọng không kém phần thuyết trình Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình

và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi Hầu hết câu hỏi đều có mụcđích chung Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơngiản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút

Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực Lắng nghe cẩn thận Nên trả lời từng câu một Nếu cần,

có thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả Kiểm soátthời gian trả lời

Nên diễn giải lại câu hỏi để người khác có thể nghe rõ và kiểm tra lại bạn có hiểu đúng ý củacâu hỏi Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay, bạn nên khẳng định đây là câu hỏi rất là thú vị

nó đòi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu nghiêm túc mới có thể trả lời chính xác được

4 Đánh giá kết quả

Đối với diễn giả: Khả năng tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả Bạn có tự tin kiểm soát đượcmọi thứ không? Bạn có nhất quán và theo 1 mục tiêu chính không? Bạn có hài lòng với thôngđiệp mở đầu và kết thúc không? Bạn có hài lòng với kết quả không?

Đối với thính giả: Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẩn nào không Kỳ vọng của khán giả

có đáp ứng được không? Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không? Bạn có chắc chắn rằngkhán giả hiểu thông điệp của bạn không?

Đánh giá chung buổi thuyết trình: Việc đánh giá từng hạng mục dựa trên cơ sở: Kém, Đạt yêucầu, Tốt, và Xuất sắc

a Tính hệ thống: Công tác tổ chức chung; phần giới thiệu; phần kết thúc; cách liên kết các phần; mức độ liên quan đến chủ đề; thời gian hợp lý; mức độ trình bày (khó,vừa,dễ)

b Phong cách: Tiếp xúc cử tọa; sự tự tin;và mức độ hấp dẫn

c Ngôn ngữ cơ thể: Tư thế đứng; Sử dụng tay; Dùng mắt; Dùng chuyển động cơ thể; Biểu cảm bằng nét mặt; và Hình dáng bên ngoài (cách ăn mặc,đầu tóc…)

d Phương tiện hỗ trợ: Số lượng slides; Thiết kế slides; Mức độ sử dụng thành thạo; Mức độ

hỗ trợ cho bài thuyết trình

e Nhận xét chung: nên có những câu nói tóm tắt lại phần chính và có nhận xét khái quát

f Thông điệp

Mức độ rõ ràng và nhất quán của thông điệp

Mức độ lập luận có liên kết tốt không

Mức độ cập nhật thông tin

Hiệu quả của thông điệp

Câu 20: Trình bày nội dung bài thuyết trình gồm những vấn đề

gì? i> Theo dõi phản ứng khán giả

Bài diễn thuyết được thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ưu Việc thiết kếsinh động giúp khán giả tập trung nhiều hơn Tuy nhiên nếu người thuyết trình không làm ngườinghe hưng phấn và tập trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho người xem nhàm chán và là liềuthuốc ngủ tốt

Chọn lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả

Sau khi quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày Bạn

nên có những chiến thuật thay đổi thích hợp Một câu chuyện vui làm cho mọi người tỉnh

giấc Nhanh chóng chuyển sang nội dung khác Âm lượng cần nâng lên cao hơn Cử chỉ

ngôn ngữ cơ thể phải thay đổi tạo sự phấn khởi

iii> Kiểm soát thời gian

Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình Nếu bạn khôngkiểm soát được thời gian sẽ dẫn đến hiện tượng khán giả ra về mà bạn chưa hoàn thành bài diễnthuyết Để kiểm soát thời gian chính xác không có cách nào tốt hơn là phải thực tập nhiều lầntrước khi thuyết trình chính thức Thực hành cá nhân - chọn một nơi riêng để tập nói Ghi âm vànghe lại nhiều lần Nếu thuyết trình bằng ngôn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội

iv> Tạo sự logic trong bài thuyết trình

Các sự kiện nên trình bày theo thứ tự thời gian Các nội dung liên quan nên liên kết thànhnhóm theo trình tự logic nhất định Để người nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạnphải lập luận chặt chẽ và bảo vệ được quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan Tránh đưa

ra những nhận xét chủ quan, thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình

v> Tóm lược nội dung từng phần và chuyển ý

Sau khi trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại trướckhi chuyển sang nội dung khác Các nội dung sau khi đã được liên kết theo trình tự nhất định, thìviệc chuyển tiếp nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình

Câu 21: Nêu một số kỹ năng nâng cao hiệu quả bài thuyết trình?

Để có bài diễn thuyết thành công, các bạn còn phải trang bị thêm cho mình những kỹ năng bổ sung khác như: kỹ năng gây ấn tượng, trao đổi với khan giả và sử dụng khả năng thuyết phục

ii>

Ngoài ra, việc diễn tập điệu bộ và cách biểu lộ ngôn ngữ hình thể và đồng thời kết hợp với luyệngiọng nói, hơi thở, âm điệu và âm thanh sẽ góp phần quan trọng cho buổi thuyết trình thành công.1> Kỹ năng gây ấn tượng

Để tạo được ấn tượng, người thuyết trình cần phải kiểm soát sự lo lắng của bản thân, sử dụngngôn từ tốt, tạo dựng được kỹ năng nói, sử dụng ngôn ngữ không lời, trang phục và dáng bộ phảilịch lãm, phù hợp với mục đích của buổi thuyết trình

2 Kỹ năng trao đổi với khán giả

Trao đổi với khán giả nhằm mục đích nắm bắt sự hiểu biết của khán giả, từ đó điều chỉnhcách trình bày, thuyết trình Mặt khác trao đổi với khán giả, sẽ giúp khán giả chú tâm hơn, gầnhơn với nội dung bài thuyết trình

Để có một kỹ năng trao đổi với khán giả tốt, thì người làm thuyết trình phải làm tốt các kỹnăng sau: nắm bắt diễn biến của người nghe, xử lý và trả lời câu hỏi, đặt câu hỏi cho khán giả,lắng nghe vàvận dụng kỹ năng nghe

2> Sử dụng khả năng thuyết phục

Việc thuyết phục không chỉ làm cho người mua tin tưởng và mua hàng, mà còn trao dồi họchỏi và rèn luyện kỹ năng thương thuyết Jay Conger Nếu người nghe vẫn chưa tin những điều bạnchứng minh thì bạn nên đưa ra ví dụ cụ thể hơn để xem người nghe có phản biện lại được không.Nếu bạn tựtin rằng có khả năng thuyết phục một khán giả về quan điểm của bạn, bạn sẽ thànhcông trong tương lai

Câu 22: Phân biệt ngôn ngữ và phi ngôn ngữ trong giao tiếp, thuyết trình?

Giao tiếp thuyết trình đó là việc sử dụng ngôn từ ví dụ nhưu từ chúng ta nói, từ chúng ta viết Giao tiếp phi ngôn ngữ là giao tiếp thông qua cử chỉ, hanh động của cơ thể như:

- Nét mặt, điệu bộ, cử chỉ, khaorng cách giao tiếp…

- Hữu thanh, vô thanh

Giọng nói (chất giọng, âm lượng, độ cao…), tiếng thở dài, kêu la…

Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, di chuyển, mùi…

Ngôn ngữ: Từ nói, từ viết

Sự khác nhau giữu ngôn ngữu và phi ngôn ngữu như sau:

- Đơn kênh

- Không liên tụcKiểm soát được

Rõ ràng

- Đa kênh

- Liên tục

- Khó kiểm soát

Câu 23: Các biểu hiện điển hình của giao tiếp phi ngôn từ là gì? Nêu 1 ví dụ minh họa.

Các biểu hiện điển hình của giao tiếp phi ngôn từ là:

Câu 24: Nêu một số kỹ năng nâng cao hiệu quả bài thuyết trình?

Để có bài diễn thuyết thành công, các bạn còn phải trang bị thêm cho mình những kỹ năng bổsung khác như: kỹ năng gây ấn tượng, trao đổi với khan giả và sử dụng khả năng thuyết phục.Ngoài ra, việc diễn tập điệu bộ và cách biểu lộ ngôn ngữ hình thể và đồng thời kết hợp với luyệngiọng nói, hơi thở, âm điệu và âm thanh sẽ góp phần quan trọng cho buổi thuyết trình thành công.1> Kỹ năng gây ấn tượng

Để tạo được ấn tượng, người thuyết trình cần phải kiểm soát sự lo lắng của bản thân, sử dụngngôn từ tốt, tạo dựng được kỹ năng nói, sử dụng ngôn ngữ không lời, trang phục và dáng bộ phảilịch lãm, phù hợp với mục đích của buổi thuyết trình

2> Kỹ năng trao đổi với khán giả

Trao đổi với khán giả nhằm mục đích nắm bắt sự hiểu biết của khán giả, từ đó điều chỉnh cách trình bày, thuyết trình

Mặt khác trao đổi với khán giả, sẽ giúp khán giả chú tâm hơn, gần hơn với nội dung bài thuyết trình Để có một kỹ năng trao đổi với khán giả tốt, thì người làm thuyết trình phải làm tốt các kỹ năng sau: nắm bắt diễn biến của người nghe, xử lý và trả lời câu hỏi, đặt câu hỏi cho khángiả, lắng nghe và vận dụng kỹ năng nghe

3> Sử dụng khả năng thuyết phục

Việc thuyết phục không chỉ làm cho người mua tin tưởng và mua hàng, mà còn trao dồi học hỏi và rèn luyện kỹ năng thương thuyết Jay Conger Nếu người nghe vẫn chưa tin những điều bạnchứng minh thì bạn nên đưa ra ví dụ cụ thể hơn để xem người nghe có phản biện lại được không Nếu bạn tựtin rằng có khả năng thuyết phục một khán giả về quan điểm của bạn, bạn sẽ thành công trong tương lai

Câu 25: Nêu nguyên nhân, biểu hiện và các biện pháp kiểm soát sự lo lắng trong TT

Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng: Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình; Kiến thức về chủ đềthuyết trình bị hạn chế; Thể chất và tinh thần không tốt; Thính giả nhìn bạn chằm chằm; Người nghe không tập trung chú ý Biểu hiện của sự lo lắng: Khuôn mặt trầm ngâm, không tươi vui; Giọng nói run và tim đập mạnh;

Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yên; Toát mồ côi, run tay, run chân, giọng nói ngắt quãng, thở mạnh; Tay vân vê một thứ gì đó như vạt áo, bút, tư trang…

Như vậy để kiểm soát sự loa lắng bạn nên: Chọn chủ đề bạn biết rõ; Đừng bao giờ học thuộc bài nói; Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ; và Ổn định tâm lý

Ngoài ra, kiểm soát lo lắng thông qua kiểm soát phi ngôn ngữ: cơ thể di chuyển nhẹ nhàng,hít thở đều và sâu, tạo sự thư giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốt,và tập hít thở để điều hòa tốt hơi thở

Câu 18: Nêu 1 chủ đề thuyết trình và trình bày (viết) 3 ví dụ về cách mở đầu một bài thuyết trình (chủ đề do sinh viên tự chọn)?

Ví dụ về chủ đề: KTX cho sinh viên

Cách 1: Mở đầu trực tiếp: “Hôm nay tôi sẽ trình bày với quý vị về việc tìm nhà trọ đối với cácbạn sinh viên mới nhập trường Bài trình bày của tôi gồm 3 phần, trong thời lượng khoảng 20phút và chúng ta sẽ có 5 phút để quý vị đặt câu hỏi”

Cách 2: Mở đầu một cách gián tiếp bằng một câu châm ngôn “an cư lạc nghiệp”

“Thưa quý vị và các bạn, các cụ thường nói an cư mới lạc nghiệp”, quý vị và các bạn chắc cũnghiểu được câu nói trên, một câu nói khá thâm thúy và tích trữ rất nhiều kinh nghiệm trong nhiềunăm của các thế hệ đi trước Điều đó muốn nói lên rằng để có thể làm việc, học tập một cách tốtnhất, yếu tố đầu tiên phải quan tâm và ổn định đó là nhà ở.

Điều đó cũng đúng với một sinh viên mới nhập trường, cần phải có một chỗ ở tốt mới có thể tậptrung vào việc học tập

Sinh viên có thể lựa chọn thuê nhà ở ngoài hay ở ký túc xá trong trường đại học Tuy nhiên hôm nay tôi sẽ trình bày với quý vị về việc tìm nhà trọ đối với các bạn sinh viên mới nhập trường Bàitrình bày của tôi gồm 3 phần, trong thời lượng khoảng 20 phút và chúng ta sẽ có 5 phút để quý vịđặt câu hỏi”

Cách 3: Mở bài một cách gián tiếp bằng một con số thống kê

“Trong báo dân trí điện tử số ……… ngày…… có đăng một câu hỏi khiến sinh viên nào cũng quan tâm là: Vấn đề nào bạn quan tâm nhất sau khi đã đỗ vào một trường đại học Có 05 đáp án được đưa ra là: đi học thêm tiếng anh, đi học thêm tin học, tìm nơi ở ổn định, tìm việc làm thêm

và không chọn đáp án nào được đưa ra Thưa quý vị và các bạn, các bạn biết kết quả như thế nào trong 3.879 ý kiến được đưa ra không?

Đi học thêm tiếng anh chăng, có 10%

Tìm việc làm thêm, có nhưng chỉ có 17%

Nhưng thưa quý vị và các bạn tìm nơi ở ổn định cho sinh viên được nhiều ý kiến quan tâm nhất65% Điều đó nói rằng, việc có một nơi ở ổn định là mối quan tâm hàng đầu của các bạn sinh viên mới nhập trường Do vậy, hôm nay tôi… ”

Câu 21: Trình bày khái niệm về nhóm và vai trò của các cá nhân trong nhóm?

a Khái niệm:

Nhóm làm việc (Teamwork) là một nhóm người cùng làm việc với nhau:

- Cùng theo đuổi một triết lý, các tư tưởng và giá trị

- Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp

- Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau nhằm đạt được nhiệm vụ chung

- Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực

(Lấy ví dụ và phân tích từng đặc điểm)

Chú ý nguyên tắc “ all for one and one for all ”

b Vai trò của các cá nhân trong nhóm

Các cá nhân trong một nhóm có những vai trò khác nhau trong làm việc nhóm

- Đảm nhận vai trò chuyên môn: (tham gia tìm hiểu vấn đề, hoàn thành tốt công việc đượcgiao, giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm hoàn thành công việc của mình,…)