quản trị dự án

Vài câu lý thuyết Câu 1) Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là gì? Nếu trình tự lập WBS. -WBS (Work Breakdown Structure) hay Cơ cấu Phân chia Công việc là một công cụ quản lý dự án hữu hiệu, giúp phân tách một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và theo dõi hơn. Nó giống như một bản đồ chi tiết, chỉ ra rõ ràng từng nhiệm vụ cần làm để hoàn thành dự án. Tại sao WBS lại quan trọng? ● Tăng tính minh bạch: Mọi thành viên trong dự án đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. ● Cải thiện lên kế hoạch: Dễ dàng ước tính thời gian, chi phí và nguồn lực cho từng nhiệm vụ. ● Nâng cao hiệu quả: Phân công công việc hợp lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ. ● Thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo: Dễ dàng đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Vài câu lý thuyết

Câu 1) Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là gì? Nếu trình tự lập WBS

-WBS (Work Breakdown Structure) hay Cơ cấu Phân chia Công việc là một công cụ quản lý dự án hữu hiệu, giúp phân tách một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và theo dõi hơn Nó giống như một bản đồ chi tiết, chỉ ra rõ ràng từng nhiệm vụ cần làm để hoàn thành dự án

Tại sao WBS lại quan trọng?

● Tăng tính minh bạch: Mọi thành viên trong dự án đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình

● Cải thiện lên kế hoạch: Dễ dàng ước tính thời gian, chi phí và nguồn lực cho từng nhiệm

vụ

● Nâng cao hiệu quả: Phân công công việc hợp lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ

● Thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo: Dễ dàng đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh

kế hoạch khi cần thiết

-Trình tự lập WBS

1 Xác định mục tiêu của dự án: Rõ ràng hóa mục tiêu chính của dự án để xác định phạm vi công việc

2 Phân chia công việc cấp cao: Chia dự án thành các giai đoạn chính (ví dụ: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, kết thúc)

3 Phân chia chi tiết hơn: Tiếp tục chia nhỏ các giai đoạn thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, cho đến khi mỗi nhiệm vụ trở nên độc lập và có thể quản lý được

4 Xác định các sản phẩm bàn giao: Xác định rõ ràng sản phẩm hoặc kết quả cuối cùng của mỗi nhiệm vụ

5 Xây dựng sơ đồ WBS: Trình bày cấu trúc phân chia công việc dưới dạng một sơ đồ hình cây, giúp trực quan hóa mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

6 Kiểm tra lại: Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều cần thiết và không bị trùng lặp, đồng thời tổng hợp các nhiệm vụ con phải bằng 100% nhiệm vụ cha

Ví dụ về WBS

Giả sử chúng ta có một dự án tổ chức một sự kiện WBS có thể được phân chia như sau:

● Giai đoạn 1: Lên kế hoạch

o Xác định chủ đề

o Chọn địa điểm

o Lập danh sách khách mời

o Thiết kế chương trình

● Giai đoạn 2: Chuẩn bị

o Thuê nhà cung cấp dịch vụ

o Chuẩn bị tài liệu

o In ấn các vật phẩm quảng cáo

o Thiết kế sân khấu

● Giai đoạn 3: Thực hiện

o Trang trí địa điểm

o Đón khách

o Thực hiện chương trình

o Quay phim, chụp ảnh

● Giai đoạn 4: Đánh giá

o Thu thập phản hồi

o Đánh giá hiệu quả của sự kiện

Các công cụ hỗ trợ lập WBS

● Phần mềm quản lý dự án: Microsoft Project, Asana, Trello,

● Các công cụ vẽ sơ đồ: Visio, Lucidchart,

Lưu ý: WBS không phải là một công việc một lần mà cần được cập nhật liên tục trong suốt quá trình thực hiện dự án để phản ánh những thay đổi

Câu 2) Trình bày ngắn gọn ưu và nhược điểm của mô hình tổ chức dạng ma trận

Mô hình tổ chức dạng ma trận là một cấu trúc tổ chức linh hoạt, trong đó nhân viên báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án Mô hình này kết hợp cả hai yếu tố chuyên môn và tập trung vào dự án, tạo ra một môi trường làm việc năng động và linh hoạt

-Ưu điểm

● Tối ưu hóa nguồn lực: Nhân viên có thể được phân bổ linh hoạt cho nhiều dự án khác nhau, giúp tận dụng tối đa kỹ năng và kinh nghiệm của họ

● Tăng cường hợp tác: Mô hình ma trận khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận chức năng, giúp phá vỡ các rào cản và thúc đẩy đổi mới

● Linh hoạt: Mô hình này rất phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp thích ứng với những yêu cầu mới một cách nhanh chóng

● Tập trung vào dự án: Việc có một quản lý dự án chuyên trách giúp đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách

-Nhược điểm

● Trách nhiệm không rõ ràng: Việc báo cáo cho nhiều người quản lý có thể gây ra sự nhầm lẫn về trách nhiệm và quyền hạn

● Xung đột: Sự cạnh tranh giữa các dự án và các bộ phận chức năng có thể dẫn đến xung đột

và giảm hiệu quả làm việc

● Quá trình ra quyết định chậm: Việc cần sự đồng thuận của nhiều bên có thể làm chậm quá trình ra quyết định

● Tăng tải công việc cho nhân viên: Nhân viên có thể bị quá tải công việc khi phải tham gia vào nhiều dự án cùng một lúc

Khi nào nên sử dụng mô hình ma trận?

Mô hình ma trận phù hợp với các tổ chức có các đặc điểm sau:

● Môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng: Cần sự linh hoạt và thích ứng cao

● Nhiều dự án phức tạp: Yêu cầu sự phối hợp của nhiều bộ phận chức năng

● Nguồn lực hạn chế: Cần tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực

Câu 3) Cơ cấu phân chia công việc được thực hiện trong bước nào sau đây của lập kế hoạch dự án:

A Phát triển kế hoạch

B Sơ đồ kế hoạch

C Lập tiến độ thực hiện

D Phân bổ nguồn lực

Câu 4) Một trong các nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án

A Quyền lợi và ràng buộc

B Chỉ đạo và giúp đỡ

C Bỏ qua các mối quan hệ bên ngoài

D Cả A và B

Câu 5) Dự án không có đặc điểm nào sau đây

A Tính đặc thù

B Tính phụ thuộc và xung đột

C Tính chắc chắn

D Tất cả đều đúng

Câu 6) Mô hình tổ chức theo chức năng có nhược điểm

A Không mang tính chuyên nghiệp

B Sử dụng nhân viên chưa linh hoạt

C Tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo

D Tất cả đều đúng

Câu 7) Một trong những phương pháp chính để xác định phạm vi dự án là:

A Lập cơ cấu phân chia công việc

B Hình thành ma trận trách nhiệm

C Dự toán chi phí

D Cả B và C

Câu 8) Trong quá trình kiểm soát dự án, phương pháp nào thường được sử dụng cho những công việc có

thời gian thực hiện ngắn, giá trị thấp và khó đánh giá

A Phương pháp mốc thời gian

B Phương pháp 50 – 50

C Phương pháp 0 – 100

D Cả A, B, C

Câu 9) Rủi ro trách nhiệm pháp lý được phân loại theo:

A Môi trường tác động

B Đối tượng rủi ro

C Lĩnh vực hoạt động

D Bản chất rủi ro

Câu 10)Kết thúc dự án theo các hình thức nào sau đây:

A Kết thúc hoàn toàn

B Kết thúc bằng cách bỏ rơi – bổ sung

C Kết thúc bằng cách sát nhập – bỏ rơi

D Tất cả đều đúng

Câu 11)Quá trình quản trị dự án gồm các giai đoạn

A Lập kế hoạch, điều phối thực hiện, giám sát

B Lập kế hoạch, lập tiến độ, điều phối thực hiện

C Lập kế hoạch, lập tiến độ, phân bổ nguồn lực, điều phối thực hiện

D Lập tiến độ, phân bổ nguồn lực, điều phối thực hiện, kết thúc dự án

Câu 12)Các yếu tố chi phí trong lập ngân sách dự án

A Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp

B Chi phí trực tiếp, chi phí chung

C Chi phí gián tiếp, lợi nhuận định mức

D A và B đúng

Câu 13)Các nội dung kiểm soát chung gồm có

A Các báo cáo tiến trình, kiểm soát chung đối với các thay đổi

B Kiểm soát thay đổi nội dung, kiểm soát chung đối với các thay đổi

C Kiểm soát chất lượng, tiến độ, chi phí

D Kiểm soát rủi ro

Câu 14)Quá trình kết thúc dự án cần được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của nhà quản trị, nhưng

điều này khó thực hiện Tại sao?

-Việc đảm bảo rằng quá trình kết thúc dự án diễn ra trơn tru và hiệu quả dưới sự giám sát trực tiếp của nhà quản trị thường gặp nhiều khó khăn Dưới đây là một số lý do chính:

Thay đổi ưu tiên:

● Dự án mới hấp dẫn hơn: Khi một dự án sắp kết thúc, các nhà quản trị thường bị thu hút bởi những dự án mới, những cơ hội kinh doanh mới, dẫn đến việc họ dành ít thời gian hơn cho việc hoàn tất dự án hiện tại

● Áp lực từ các bên liên quan: Áp lực từ các bên liên quan khác nhau (khách hàng, cấp trên, các bộ phận khác) để bắt đầu các dự án mới cũng có thể khiến nhà quản trị phân tán sự tập trung

Thiếu tài nguyên:

● Nguồn lực bị rút lui: Khi dự án gần đến giai đoạn kết thúc, các nguồn lực như nhân sự, tài chính thường bị rút lui để phân bổ cho các dự án khác, gây khó khăn cho việc hoàn thành các công việc còn lại

● Thiếu sự hỗ trợ: Việc thiếu sự hỗ trợ từ các bộ phận khác trong tổ chức có thể làm chậm quá trình kết thúc dự án

Vấn đề về giao tiếp:

● Thiếu thông tin: Việc không có đủ thông tin về tiến độ và các vấn đề phát sinh trong quá trình kết thúc dự án có thể gây ra sự chậm trễ và không hiệu quả

● Khó khăn trong việc truyền đạt: Việc truyền đạt các thông tin liên quan đến việc kết thúc dự

án đến các bên liên quan có thể gặp nhiều khó khăn, dẫn đến hiểu lầm và xung đột

Các vấn đề về tài liệu:

● Thiếu tài liệu hoặc tài liệu không đầy đủ: Việc thiếu hoặc không đầy đủ các tài liệu liên quan đến dự án (như báo cáo, tài liệu kỹ thuật, ) có thể gây khó khăn trong việc đánh giá

và kết thúc dự án

● Khó khăn trong việc lưu trữ: Việc lưu trữ và bảo quản các tài liệu dự án một cách hiệu quả cũng là một thách thức lớn

Áp lực thời gian:

● Gần hạn chót: Áp lực để hoàn thành dự án đúng hạn có thể khiến các nhà quản trị bỏ qua một số công việc quan trọng trong giai đoạn kết thúc

● Thay đổi kế hoạch: Những thay đổi bất ngờ trong kế hoạch có thể làm gián đoạn quá trình kết thúc dự án

Thiếu sự chuẩn bị:

● Không có kế hoạch kết thúc rõ ràng: Việc thiếu một kế hoạch chi tiết cho giai đoạn kết thúc

dự án có thể dẫn đến sự hỗn loạn và chậm trễ

● Không có sự phân công công việc rõ ràng: Việc không phân công rõ ràng các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ có thể gây ra xung đột và giảm hiệu quả làm việc

Để khắc phục những khó khăn này, các nhà quản trị cần:

Lập kế hoạch kết thúc dự án từ sớm: Bao gồm các hoạt động như đánh giá hiệu quả dự án, thu thập bài học kinh nghiệm, chuyển giao sản phẩm và kết quả

Phân bổ đủ nguồn lực: Đảm bảo rằng có đủ nguồn lực để hoàn thành các công việc còn lại của

dự án

Giao tiếp thường xuyên: Tăng cường giao tiếp với các bên liên quan để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về tiến độ và các vấn đề phát sinh

Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong giai đoạn kết thúc dự án

Đánh giá và rút kinh nghiệm: Đánh giá hiệu quả của dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm

để áp dụng cho các dự án sau

Câu 15)Tại sao cần lựa chọn dự án? Các vấn đề cần xem xét khi lựa chọn dự án là gì? Gần đây một số dự

án thủy điện ở các tỉnh miền Trung và Tây nguyên đã làm mất cân bằng sinh thái và để lại một số hậu quả dẫn tới nhiều dự án bị thu hồi, em hãy phân tích nguyên nhân của những việc trên

-Việc lựa chọn dự án là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào, bởi vì:

● Nguồn lực hạn chế: Mỗi tổ chức đều có nguồn lực tài chính, nhân lực và thời gian hữu hạn Việc lựa chọn dự án giúp tập trung vào những dự án có khả năng mang lại hiệu quả cao nhất, phù hợp với mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức

● Môi trường kinh doanh cạnh tranh: Trong một môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, việc lựa chọn những dự án sáng tạo và mang lại lợi thế cạnh tranh là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp

● Rủi ro: Mỗi dự án đều tiềm ẩn những rủi ro nhất định Việc đánh giá và lựa chọn dự án giúp giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công

-Các vấn đề cần xem xét khi lựa chọn dự án:

● Tính khả thi: Dự án có thể thực hiện được với nguồn lực hiện có hay không?

● Tính phù hợp: Dự án có phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức hay không?

● Lợi ích: Dự án mang lại những lợi ích gì cho tổ chức và các bên liên quan?

● Rủi ro: Dự án tiềm ẩn những rủi ro gì và khả năng quản lý rủi ro như thế nào?

● Thời gian: Thời gian thực hiện dự án là bao lâu và có phù hợp với kế hoạch tổng thể hay không?

● Chi phí: Chi phí dự kiến của dự án là bao nhiêu và có phù hợp với ngân sách hay không?

● Tài nguyên: Dự án cần những nguồn lực nào (nhân lực, tài chính, vật chất, ) và có đảm bảo được nguồn cung cấp không?

● Môi trường: Dự án có ảnh hưởng đến môi trường hay không? Nếu có thì mức độ ảnh hưởng như thế nào và có biện pháp giảm thiểu tác động không?

-Phân tích nguyên nhân các dự án thủy điện gây mất cân bằng sinh thái và bị thu hồi

Việc một số dự án thủy điện ở miền Trung và Tây Nguyên gây mất cân bằng sinh thái và bị thu hồi

là một vấn đề đáng báo động Các nguyên nhân chính có thể kể đến như:

● Đánh giá tác động môi trường chưa đầy đủ: Nhiều dự án thủy điện được phê duyệt mà không có đánh giá đầy đủ về tác động của chúng đối với môi trường sinh thái Điều này dẫn đến việc các dự án gây ra những hậu quả nghiêm trọng như xói mòn đất, ô nhiễm nguồn nước, mất đa dạng sinh học,

● Thiếu quy hoạch tổng thể: Việc thiếu quy hoạch tổng thể về phát triển thủy điện dẫn đến tình trạng các dự án mọc lên một cách tự phát, không có sự phối hợp và gây ra nhiều xung đột về lợi ích

● Ưu tiên phát triển kinh tế mà bỏ qua yếu tố môi trường: Trong quá trình phê duyệt dự án, yếu tố kinh tế thường được đặt lên hàng đầu, trong khi các vấn đề môi trường lại không được quan tâm đúng mức

● Thiếu cơ chế giám sát và xử lý vi phạm: Cơ chế giám sát và xử lý các vi phạm trong quá trình thực hiện dự án còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp vi phạm pháp luật về bảo vệ môi trường

-Để khắc phục tình trạng này, cần:

● Tăng cường đánh giá tác động môi trường: Đảm bảo rằng tất cả các dự án thủy điện đều phải trải qua quá trình đánh giá tác động môi trường một cách chặt chẽ và công khai

● Xây dựng quy hoạch tổng thể: Xây dựng quy hoạch tổng thể về phát triển thủy điện, xác định rõ các địa điểm phù hợp và các tiêu chí đánh giá dự án

● Đặt yếu tố môi trường lên hàng đầu: Khi quyết định phê duyệt một dự án, cần cân nhắc kỹ lưỡng các tác động môi trường và ưu tiên lựa chọn những dự án có ít tác động tiêu cực nhất

● Cải thiện cơ chế giám sát và xử lý vi phạm: Tăng cường giám sát việc thực hiện các dự án thủy điện và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm pháp luật về bảo vệ môi trường

-Bài học rút ra:

Việc lựa chọn và triển khai các dự án, đặc biệt là các dự án có tác động lớn đến môi trường, cần phải được thực hiện một cách thận trọng và có trách nhiệm Việc cân nhắc các yếu tố kinh tế, xã hội và môi trường là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững

Câu 16)Cho biết các bên liên quan dự án

-Các bên liên quan trong dự án (stakeholders) là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có lợi ích, quyền lợi hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án Họ có thể tham gia tích cực vào dự án hoặc đơn giản chỉ bị tác động bởi kết quả của dự án

-Tại sao cần xác định các bên liên quan?

● Hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng: Xác định các bên liên quan giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu, kỳ vọng và mối quan tâm của từng bên

● Quản lý rủi ro: Nhận biết các bên liên quan có thể giúp dự đoán và quản lý các rủi ro tiềm

ẩn

● Cải thiện giao tiếp: Xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan giúp cải thiện giao tiếp

và hợp tác

● Đảm bảo thành công của dự án: Khi tất cả các bên liên quan đều hài lòng, khả năng thành công của dự án sẽ cao hơn

-Các loại bên liên quan thường gặp

● Khách hàng: Người hoặc tổ chức đặt hàng và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của dự án

● Nhà tài trợ: Cá nhân hoặc tổ chức cung cấp tài chính cho dự án

● Đội dự án: Những người trực tiếp tham gia thực hiện dự án

● Người quản lý dự án: Người chịu trách nhiệm điều phối và quản lý dự án

● Các bộ phận khác trong tổ chức: Các bộ phận liên quan đến dự án như nhân sự, tài chính, marketing

● Nhà cung cấp: Các tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho dự án

● Cộng đồng: Những người sống xung quanh khu vực thực hiện dự án

● Các cơ quan quản lý: Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

-Các yếu tố cần xem xét khi phân tích bên liên quan

● Quyền lực: Mức độ ảnh hưởng của bên liên quan đến dự án

● Lợi ích: Lợi ích mà bên liên quan nhận được từ dự án

● Mối quan tâm: Những vấn đề mà bên liên quan quan tâm

● Mức độ tham gia: Mức độ tham gia của bên liên quan vào dự án

● Rủi ro: Mức độ rủi ro mà bên liên quan có thể gây ra cho dự án

-Ví dụ về các bên liên quan trong một dự án xây dựng trường học:

● Khách hàng: Sở giáo dục, chính quyền địa phương

● Nhà tài trợ: Ngân hàng, các tổ chức phi chính phủ

● Đội dự án: Nhà thầu chính, các nhà thầu phụ, kiến trúc sư, kỹ sư

● Cộng đồng: Người dân địa phương, học sinh, giáo viên

● Các cơ quan quản lý: Sở xây dựng, Sở môi trường

-Quản lý các bên liên quan

Quản lý các bên liên quan là một quá trình liên tục, bao gồm các hoạt động sau:

● Xác định các bên liên quan: Lập danh sách các bên liên quan và phân tích vai trò, quyền lợi

và mối quan tâm của từng bên

● Xây dựng kế hoạch giao tiếp: Lập kế hoạch giao tiếp hiệu quả với từng bên liên quan

● Quản lý kỳ vọng: Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan để tránh xung đột

● Giải quyết xung đột: Giải quyết các xung đột phát sinh giữa các bên liên quan một cách công bằng và hợp lý

Câu 17)Cho biết các công việc trong phương pháp cơ cấu dùng để giải quyết xung đột

-Phương pháp cơ cấu là một trong những cách tiếp cận để giải quyết xung đột, tập trung vào việc thay đổi các điều kiện gây ra xung đột Khi áp dụng phương pháp này, chúng ta cần thực hiện một

số công việc sau:

Xác định nguyên nhân gốc rễ của xung đột:

● Phân tích tình huống: Tìm hiểu kỹ về tình huống xung đột, xác định các bên liên quan, quan điểm, lợi ích và nhu cầu của từng bên

● Xác định nguyên nhân: Đào sâu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của xung đột, có thể là do sự khác biệt về mục tiêu, nguồn lực, thông tin, hoặc do cấu trúc tổ chức không phù hợp

Thiết kế lại các cấu trúc và quy trình:

● Thay đổi cấu trúc tổ chức: Điều chỉnh cấu trúc tổ chức để giảm thiểu sự cạnh tranh giữa các

bộ phận, tăng cường hợp tác và tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi hơn

● Sửa đổi quy trình làm việc: Xem xét và điều chỉnh các quy trình làm việc để loại bỏ các nguyên nhân gây ra xung đột và tăng hiệu quả làm việc

● Phân bổ lại nguồn lực: Điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực để đảm bảo sự công bằng và giảm thiểu sự cạnh tranh giữa các bên

Thay đổi hệ thống khen thưởng:

● Điều chỉnh hệ thống đánh giá: Thay đổi hệ thống đánh giá hiệu quả công việc để khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm

● Thiết lập các mục tiêu chung: Đặt ra các mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức để tạo ra sự thống nhất và hướng tới mục tiêu chung

Tăng cường giao tiếp:

● Mở các kênh giao tiếp: Tạo ra các kênh giao tiếp mở để các bên liên quan có thể trao đổi ý kiến và giải quyết vấn đề một cách cởi mở

● Tổ chức các buổi họp: Tổ chức các buổi họp thường xuyên để cập nhật thông tin, giải quyết vấn đề và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp

Tạo ra một môi trường làm việc tích cực:

● Xây dựng văn hóa công ty: Xây dựng một văn hóa công ty tích cực, khuyến khích sự tôn trọng, hợp tác và làm việc nhóm

● Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, giải quyết xung đột và làm việc nhóm

Ví dụ:

Giả sử trong một công ty, có xung đột giữa bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng Nguyên nhân có thể là do bộ phận sản xuất không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ của bộ phận bán hàng Để giải quyết xung đột này, công ty có thể:

● Thay đổi cấu trúc: Tạo ra một nhóm làm việc liên bộ phận để phối hợp chặt chẽ hơn trong việc lên kế hoạch và thực hiện sản phẩm

● Sửa đổi quy trình: Thiết lập một quy trình rõ ràng để quản lý chất lượng sản phẩm và giao hàng đúng hạn

● Thay đổi hệ thống khen thưởng: Đánh giá hiệu quả công việc dựa trên kết quả làm việc của toàn bộ nhóm chứ không chỉ riêng lẻ

● Tăng cường giao tiếp: Tổ chức các cuộc họp thường xuyên giữa hai bộ phận để trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề

Câu 18)Đứng trên góc độ nhà quản lý dự án, anh(chị) hiểu và giải thích chức năng, yêu cầu và nội dung

của hoạt động quản trị dự án?

-Chức năng của quản trị dự án:

Là một nhà quản lý dự án, tôi hiểu rằng chức năng chính của chúng tôi là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực để đạt được mục tiêu của dự án trong phạm vi, ngân sách và thời gian đã định Chúng tôi là những người điều phối, đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án đều được kết hợp hài hòa để đạt được thành công cuối cùng

-Yêu cầu của một nhà quản lý dự án:

Để thực hiện tốt vai trò của mình, một nhà quản lý dự án cần đáp ứng nhiều yêu cầu, bao gồm:

● Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết sâu rộng về các phương pháp quản lý dự án, các công cụ

và phần mềm hỗ trợ

● Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, đàm phán,

● Tính cách: Sáng tạo, linh hoạt, quyết đoán, chịu được áp lực, có tinh thần trách nhiệm cao

● Tầm nhìn: Có khả năng nhìn xa trông rộng, xác định được các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp hiệu quả

-Nội dung của hoạt động quản trị dự án:

Hoạt động quản trị dự án bao gồm nhiều công việc phức tạp, có thể chia thành các nhóm công việc chính sau:

● Khởi động dự án: Xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan, lập kế hoạch sơ bộ

● Lập kế hoạch: Lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ dự án, bao gồm phân chia công việc, xác định nguồn lực, lập lịch trình, đánh giá rủi ro

● Thực hiện: Tiến hành các hoạt động theo kế hoạch đã lập, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro

● Kiểm soát: So sánh kết quả thực tế với kế hoạch, xác định các sai lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh

● Kết thúc dự án: Hoàn thành các công việc còn lại, đánh giá hiệu quả dự án, rút kinh nghiệm -Các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quản trị dự án:

● Phương pháp quản lý dự án: PMI, Agile, Scrum,

● Công cụ phần mềm: Microsoft Project, Asana, Trello,

● Các kỹ thuật quản lý: PERT, CPM, Gantt chart,

-Tầm quan trọng của quản trị dự án:

Quản trị dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng tiến

độ, đúng ngân sách và đạt được các mục tiêu đề ra Một dự án được quản lý tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm:

● Tăng hiệu quả: Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm thiểu lãng phí

● Giảm rủi ro: Xác định và quản lý các rủi ro một cách hiệu quả

● Nâng cao chất lượng: Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ của dự án đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

● Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng

Kết luận:

Quản trị dự án là một lĩnh vực phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ là người có khả năng lãnh đạo, tổ chức, và điều phối các nguồn lực để đạt được mục tiêu của dự án một cách hiệu quả

Câu 19)Với một dự án nếu NPV = 0 có nghĩa là gì? Giải thích tại sao dự án vẫn tiếp tục thực hiện nếu

NPV = 0, áp dụng trong những trường hợp nào?

-NPV (Net Present Value - Giá trị hiện tại ròng) là một chỉ số quan trọng trong đánh giá khả năng sinh lời của một dự án Khi NPV = 0, điều đó có nghĩa là:

● Tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền thu vào bằng chính xác tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền chi ra

● Dự án không tạo ra thêm giá trị nào so với chi phí đầu tư ban đầu khi được chiết khấu về thời điểm hiện tại

● Dự án chỉ đạt được mức sinh lời bằng với lãi suất chiết khấu đã sử dụng

-Tại sao dự án vẫn tiếp tục thực hiện khi NPV = 0?

Mặc dù NPV = 0 cho thấy dự án không tạo ra lợi nhuận vượt trội so với mức lãi suất chiết khấu, nhưng vẫn có những trường hợp dự án vẫn được tiếp tục thực hiện Dưới đây là một số lý do:

● Các yếu tố phi tài chính:

o Tính chiến lược: Dự án có thể đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, như mở rộng thị trường, tăng cường thương hiệu, hoặc tuân thủ các quy định pháp luật

o Tác động xã hội: Dự án có thể mang lại những lợi ích xã hội đáng kể, như tạo việc làm, bảo vệ môi trường, hoặc cải thiện chất lượng cuộc sống của cộng đồng

● Các yếu tố khác:

o Rào cản gia nhập: Dự án có thể tạo ra rào cản gia nhập cho các đối thủ cạnh tranh

o Tăng cường năng lực: Dự án có thể giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong dài hạn

o Đa dạng hóa: Dự án có thể giúp đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Các trường hợp áp dụng: