bài tập lớn môn phân tích thiết kế hệ thống '''''''' quản lý xét tuyển nhân lực ''''''''

Mục đích của hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực là:  Tự động hóa trong việc nhập dữ liệu về hồ sơ của người dự tuyển từ các địađiểm đăng kí xét tuyển.. Công việc quản lý xét tuyển bao

Đề tài: Quản lý xét tuyển nhân lực

Giáo viên hướng dẫn : CHU PHƯƠNG CHI

Sinh viên thực hiện : DOÃN VĂN HẬU

ĐÀM THỊ NHÀN NINH THỊ CÚC

Hà Nội, Ngày 14/12/2010

MỤC LỤC

Phần I Báo cáo khảo sát

1 Hiện trạng của hệ thống 4

2 Mục đích hoạt động 3 Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu 5

4 Các khuyết điểm của hệ thống 7

5 Một số giải pháp được đưa ra 8

Phần II: Phân tích hệ thống 9

1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 10

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 11

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 12

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 14

4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 1) 14

4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 2) 15

4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 3) 17

4.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 4) 18

5 Đặc tả chức năng 19

5.1 Mô tả chức năng quản lý hồ sơ đăng ký của người lao động 19

5.2 Mô tả chức năng quản lý xét tuyển 20

5.3 Mô tả chức năng quản lý kết quả xét tuyển 21

5.4 Mô tả chức năng quản lý kết quả xét tuyển 21

6 Sơ đồ thực thể liên kết dữ liệu 22

PHẦN I:

BÁO CÁO KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN LỰC

Hệ thống được khảo sát tại công ty TNHH Thành Linh, một công ty với quy môkhông lớn Song, đây là một công, có thể nói, có số lượng nhân viên thay đổi khá lớn.Công ty có khoảng trên 60 nhân viên, trong vòng 2 năm trở lại đây, có khoảng hơn 60nhân viên đã nghỉ việc vì rất nhiều lý do khác nhau và tương ứng cũng có khoảng hơn

60 nhân viên mới được nhận vào làm Sự thay đổi thường xuyên như vậy luôn đòi mộtphần mềm luôn đổi mới, đáp ứng được yêu cầu trong công ty cũng như xã hội

nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó vấn đề nổi bật cần được giảiquyết thật tốt đó là Tuyển chọn người lao động

Hệ thống thông tin về xét tuyển nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tàiliệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng conngười Qua đó, có thể có một cách nhìn tổng quát, dự đoán được khả năng, trình độ củamỗi người ở thời điểm hiện tại và dự kiến trong tương lai Hệ thống này gắn liền mộtcách hợp nhất với các hệ thống quản trị nhân lực của doanh nghiệp, do đó, cũng gắnliền một cách hợp nhất với các hệ thống khác của doanh nghiệp đó như: hệ thống thôngtin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing, tạo

thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung.

Mục đích của hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực là:

 Tự động hóa trong việc nhập dữ liệu về hồ sơ của người dự tuyển từ các địađiểm đăng kí xét tuyển Lập các thống kê, báo cáo về số lượng người đăng kíxét tuyển đầu vào theo các tiêu chí khác nhau

 Tổ chức và sắp xếp các nơi, địa điểm phỏng vấn Đồng thời đánh số thứ tựcho từng người dự tuyển tham gia phỏng vấn, lập danh sách các người tạinơi phỏng vấn Sau đó gửi các thông báo đến cho từng người đăng kí và cácgiấy tờ liên quan cho các cán bộ trực tiếp phỏng vấn

 Tổng hợp lại các thông tin sau nhiều bước phỏng vấn

 In kết quả phỏng vấn ra giấy, gửi văn bản đó lên ban lãnh đạo phòng quản lýnhân lực Từ đó thống kê kết quả phỏng vấn theo các tiêu chí khác nhauphục vụ cho công tác tuyển dụng lao động

3 Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu.

Công việc quản lý xét tuyển nhân lực cho một doanh nghiệp gồm các nghiệp vụsau:

Công việc quản lý hồ sơ đăng kí của người dự tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau:

Từ dữ liệu của các bản đăng kí tìm việc (trực tiếp hoặc thông qua webside), bộphận tuyển dụng có nhiệm vụ nhập vào dữ liệu đó Từ dữ liệu đã có đưa ra báo cáo chitiết về thông tin về người dự tuyển cũng như tổng số các hồ sơ được gửi về từ các địađiểm khác nhau Sau đó in thành danh sách để sử dụng cho quá trình tuyển dụng sắptới

Công việc quản lý xét tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau:

Thông tin về kế hoạch xét tuyển sẽ được gửi đến cho từng người dự tuyển trongđợt phỏng vấn diễn ra, trong đó phải thông báo địa điểm phỏng vấn, ngày giờ phỏngvấn, các hình thức tổ chức phỏng vấn (IQ, viết tiểu luận bằng tiếng Anh,…) cho từngngười dự tuyển (thường qua hình thức liên lác bằng điện thoại)… Cũng trong công việclàm thủ tục xét tuyển đó, bộ phận tuyển dụng sẽ in ra danh sách người dự tuyển tại cácđịa điểm, các bàn phỏng vấn khác nhau Nếu trong việc làm thủ tục tuyển dụng có saisót về thông tin thì sẽ có một bản sửa chữa hồ sơ của người dự tuyển trong đó ghi đầy

đủ thông tin lỗi về thí sinh đó (sai sót về họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán,…).Trong quá trình tuyển dụng, người phỏng vấn sẽ phải ghi lại các thông tin như: vắngmặt,… cũng như thông tin về số lượng người phỏng vấn Tất cả các thông tin trên sẽđược lưu trữ tại và cũng được in thành danh sách

Công việc quản lý kết quả phỏng vấn được thực hiện như sau:

Sau khi đã có kết quả phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng sẽ nhập dữ liệu, đồng thời,lắp ghép các thông tin của từng người dự tuyển Từ các kết quả đó, bộ phận tuyển dụng

sẽ tiến hành xử lý bằng cách thống kê kết quả tuyển dụng theo các tiêu chí khác nhau:căn cứ theo khả năng, trình độ, hay theo chỉ số IQ, sắp xếp từ cao xuống thấp để phục

vụ cho công tác xây dựng phương án tuyển dụng của công ty Sau đó in thành mộtdanh sách, đồng thời sẽ gửi danh sách đó lên phòng nhân sự để tiến hành xét tuyển

Công việc quản lý kết quả xét tuyển được thực hiện như sau:

Từ các thông tin đã có phòng quản lý nhân sự sẽ căn cứ vào những vị trí làm việclàm còn trống cộng thêm các thông tin vừa thu được trong quá trình phỏng vấn, căn cứvào chỉ tiêu, số lượng nhân sự cần tuyển dụng để đưa ra danh sách các những người đãtrúng tuyển vào công ty Đồng thời phân bổ những người mới trúng tuyển vào từngđơn vị, từng phòng ban khác nhau một cách hợp lý nhất để có thể tận dụng tối đa khảnăng của mỗi nhân viên trong công ty.Bộ phận tuyển dụng sẽ thống kê, cập nhật và lêndanh sách, hồ sơ nhân sự mới

Quy trình nghiệp vụ quản lý xét tuyển nhân lực được mô tả lại như sau:

Như biểu đồ ở trên, quy trình tuyển dụng nhân sự có các quy trình nghiệp vụ liênquan chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau đòi hỏi hệ thống cần có tính ổn định và

chính xác

4 Các khuyết điểm của hệ thống cũ.

Hiện nay, hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực tại công ty TNHH Thành Linh được

xử lý bởi một phần mềm cũ Do tính quan trọng của công tác quản lý xét tuyển nhân sựnên phần mềm quản lý này đã có nhiều thay đổi, được nâng cấp hàng năm cho phù hợpvới những thay đổi về kết cấu và những yêu cầu mới của công ty cũng như của xã hội.Song, do tính chất đặc thù của công việc xét tuyển nhân lực vào các cơ quan, phầnmềm này vẫn chưa đáp ứng được nhiều yêu cầu của công ty Cụ thể là: chưa có đượcgiao diện tiện ích cho người sử dụng, chưa có đầy đủ các khả năng liên kết các dữ liệ

để thuận tiện cho việc sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác,…

Hồ sơ đăng

kí dự tuyển Phỏng vấn Xử lý kết quả phỏng vấn Kết quả xét tuyển

5 Một số giải pháp được đưa ra.

Bài toán đặt ra là phải tạo ra một phần mềm quản lý xét tuyển nhân lực có thể khắcphục được những thiếu sót trong phần mềm cũ và đáp ứng được những nhu cầu riêngcủa công việc xét tuyển nhân lực của công ty Cụ thể phần mềm đó phải:

- Có giao diện thân thiện với người sử dụng

- Có khả năng liên kết dữ liệu để sao chép và đối chiếu với các phần mềm khác

PHẦN II:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN

1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Quản lý kết quả xét tuyển

Quản lý xét tuyển nhân lực

Quản lý

HS DK Quản lý xét tuyển Quản lý kết quả PV

Xét trúng tuyển

In danh sách trúng tuyển

Phân công công việc

Thôn báongày PV

In danh sách tại nơi PVThống kê trong và sau khi PVChỉnh sửa thôngtin

Lập danh sách vắng

Thống kê

số lượng người PV Quản lý PV

In văn bảnLưu kết quả

Quản lý thông tin

Nhập TT

Ghép các TT

Xử lý TT PV

Thống kê kết quả PV

In kết quả

Ghép các kết quả PV

Nhập dữ liệu địa điểm PV

Quản lý

xét tuyển nhân sự

Giấy triệu tập PVNộp HS

Địa điểm PVNhân viên PV

Người lao động DK TSKết quả PV

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Các tác nhân ngoài:

 Người lao động: trực tiếp nộp hồ sơ xét tuyển cho phòng nhân sự và sẽ tham

gia vào quá trình xét tuyển theo yêu cầu và hướng dẫn của nơi nộp hồ sơ

 Phòng nhân sự: phòng tiếp nhận hồ sơ của người lao động, có trách nhiệm bàn

giao hồ sơ đăng kí xét tuyển cho ban tuyển chọn đồng thời nhận lại các thông tin

về quá trình xét tuyển; mặt khác, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về thờigian, địa điểm phỏng vấn cho người lao động; gửi các giấy báo triệu tập chongười lao động nếu trúng tuyển

kết quả pv người lđ

 Nhà tuyển chọn: là một bộ phận trong phòng nhân sự, họ đưa ra các yêu cầu

trong việc xét tuyển

 Ban tuyển chọn: bộ phận chịu trách nhiệm xét tuyển bao gồm các nhân viên

trong phòng nhân sự-họ trực tiếp phỏng vấn người lao động; nhận các thông tin

về người lao động, lưu lại kết quả phỏng vấn cùng vời danh sách người dự thicũng như vắng mặt và gửi lại cho ban tuyển chọn

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

 Kho “hồ sơ người lao động”: lưu tất cả các thông tin của người lao động: tên, quê quán, ngay sinh, dân tộc, tôn giáo…

người lao động

 Kho “phòng phỏng vấn-địa điểm phỏng vấn”: lưu thông tin về các phòng và địa điểm phỏng vấn người lao động

 Kho “kết quả phỏng vấn”: lưu thông tin về quá trình phỏng vấn người lao động

 Một số ký hiệu dùng trong biểu đồ:

+ pv: Phỏng vấn

+ lđ: lao động

+ ĐK: đăng ký

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 1)

1.3 thống kê số lượng hồ sơ ĐK

1.2 kiểm tra hồ sơ

1.1 nhập hồ sơ ĐK

Yêu cầu kiểm tra kết quả

hồ sơ người lđ

Phòng nhân sự

Yêu cầu lên danh sách

2.4

Quản lý phỏng vấn

2.3 Thống kê trong và sau khi pv

Danh sách người lđ vắng, chỉnh sửa hồ sơ

số lượng người

lđ tham gia pv

Yêu cầu câu hỏi pv

người lđ tại mỗi phong pv

 Kho “người lao động tại mỗi phòng phỏng vấn”: lưu thông tin về danh sách người lao động trong từng phòng phỏng vấn

 Một số ký hiệu dùng trong biểu đồ:

pv: phỏng vấn

4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng 3)

giấy báo qua pv

Yêu cầu thống kê kết quả pv

Câu trả lời

Yêu cầu các câu pv

Yêu cầu câu trả

4.1 Xét trúng tuyển

4.2

In danh sách trúng tuyển

Người lao động

giấy triệu tập nếu qua pv

hồ sơ người lđkết quả pv

4.2

Phân công công

Như trên ta đã giới thiệu, các biểu đồ chức năng của hệ thống đã mô tả khá chi tiếtcác chức năng cần thiết cho phần mềm quản lý xét tuyển nhân sự Qua các biểu đồchức năng trên ta có thể thấy được các luồng dữ liệu được di chuyển như thế nào,chúng được đi qua các chức năng nào và được đi tới đâu Cũng từ đó, ta có thể thấyđược sự tác động của các tác nhân ngoài với hệ thống, họ nhận và gửi thông tin như thếnào.

Phần tiếp sau đây sẽ mô tả chi tiết từng chức năng trong hệ thống Với mỗi chứcnăng như vậy, sẽ có mô tả chi tiết dữ liệu vào ra qua mỗi chức năng cũng như cáchthức hệ thống sẽ xử lý dữ liệu như thế nào

Mô tả chức năng quản lý hồ sơ đăng ký của người lao động

Các đầu vào thường gặp

Thông tin về người lao động:

Họ và tênGiới tínhNơi sinhQuê quánTôn giáoChức vụTrình độ văn hoáTrình độ ngoại ngữTrình độ chính trịChuyên mônKinh nghiệm(năm công tác)

Đầu đề:

Tên chức năng: Tiếp nhận hồ sơ

Thân: kiểm tra sự tồn tại về thông tin của người lao động để lập danh sách

Mô tả chức năng quản lý xét tuyển

số phòng phỏng vấn

từ phòngĐến phòng

số lượng phòngĐầu ra: Dữ liệu về phòng phỏng vấn-địa điểm phỏng vấn để lập danh sách

Thân: kiểm tra dữ liệu đầu vào để tạo ra các danh sách

Thân: Nếu người dự tuyển vắng mặt thì ghi lại

Mô tả chức năng quản lý kết quả phỏng vấn

Đầu đề:

Tên chức năng: Quản lý thông tin

Đầu vào: đưa các thông tin về trả lời phỏng vấn của người dự tuyển

Đầu ra: dữ liệu về trả lời phỏng vấn của người dự tuyển

Thân: kiểm tra sự hợp lý của dữ liệu nhập vào

Mô tả chức năng quản lý kết quả xét tuyển

Phân công công việc

Thân: kiêm tra trả lời phỏng vấn của người dự tuyển

KẾT LUẬN

Qua cuộc khảo sát ta thấy được vai trò quan trọng của nguồn nhân lực Nó là điều kiện tất yếu để có thể hoạt động công ty Nhưng vấn đề quan trọng là hiệu quả công việc của nguồn nhân lực đó đạt được như thế nào thì đó luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi công ty Chính vì thế mà quản lý xét tuyển nhân lực luôn được mỗi công ty coi trọng Trong ban quản lý xét tuyển nhân lực là những thành viên có uy tín và năng lực được công ty giao trọng trách xét tuyển nguồn nhân lực cho công ty Công việc xét tuyển nhân lực cũng được xem như vận mạng của công ty, vì nguồn nhân lực được tuyển vào là những người làm việc và đưa về doanh thu cho công ty Một công ty có ăn nên làm ra hay không còn phụ thuộc vào năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên Nên công tác quản lý xét tuyển nhân lực là vấn đề rất được quan tâm của mỗi công ty hiện nay Và nó luôn được điều chỉnh để phù hợp với công việc hiện nay.

Bài làm của chúng em tuy đã cố gắng nhưng có lẽ không thể tránh khỏi sai sót chút ít Kính mong cô và các bạn xem xét góp ý và bỏ quá.

Chúng em xin chân thành cám ơn !!!