đồ án tốt nghiệp - phân tích thiết kế hệ thống - quản lý vật tư trong công ty xây dựng

Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trong

ĐỀ TÀI:

Quản lý vật tư trong công ty

xây dựng

Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trong tháng

Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau:

Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm: bộ phận

kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư

+ Bộ phận kế hoạch:

 Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường

 Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát

+ Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất nhập vật

Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp

Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau:

Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới

b Xuất hàng

Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó

Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng:

sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho

Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận

Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn

Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG

c Hiện trạng tin học

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là công việc nhập và xuất vật tư Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp

đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác Nếu có sai xót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý công ty

Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư trong công ty xây dựng là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó

có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì

sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục các yếu điểm nói trên

II Phân tích yêu cầu

1 Yêu cầu chức năng

a Quản lý kho

Quản lý hàng nhập

- Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng của công ty

- Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn

vị tính, đơn giá…Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho

- In báo cáo nhập hàng trong kỳ

Quản lý hàng xuất

- Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì

- In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

- In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

2 Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình

- Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống

dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…

- Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp

- Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp

- Mã phân loại (MaLoai): Thuộc tính khóa để phân biệt loại vật tư này với loại vật tư khác

- Tên phân loại (TenLoai)

- Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho hàng khác

- Tên kho (TenKho)

- Địa chỉ kho (DiaChi)

5) Thực thể 5: NuocSX

Mô tả thong tin về quốc gia sản xuất vật tư

Các thuộc tính:

- Mã quốc gia (MaQG): Thuộc tính khóa để phân biệt nước này với nước khác

- Tên quốc gia (TenQG)

6) Thực thể 6: ĐoiThiCong

Các thuộc tính:

- Mã đội (MaĐoi): Thuộc tính khóa để phân biệt đội này với đội khác

- Tên đội (TenĐoi)

- Tên đội trưởng (TenĐoiTruong), Địa chỉ (DiaChi), Điện thoại (Dienthoai)

7) Thực thể 7: PhieuNhap

Các thuộc tính:

- Mã số phiếu nhập kho (MaPhieuNhap): Là thuộc tính khóa, có giá trị tự động tăng lên khi

cập nhật các thong tin khác về phiếu nhập kho

- Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu

- Tổng giá trị (TongGiaTri)

8) Thực thể 8: PhieuXuat

Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho các dự án

Các thuộc tính:

- Mã số xuát kho (MaPhieuXuat): thuộc tính khóa

- Ngày xuất (NgayXuat)

b Mô hình ERD

2 Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ

- NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email)

- PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)

- ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)

- VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)

- Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

- NuocSX (MaQG, TenQG)

- LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)

- VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongDinhMuc) (Ở đây ta không dùng thuộc tính DinhMuc làm thuộc tính định danh nữa mà lấy 2 thuộc tính khóa MaVT và

MaBangDinhMuc làm thuọc tính khóa chính cho thực thể quan hệ VatTu-BangDinhMuc)

- BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX, MaHangMuc)

- PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc)

- ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)

- HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)

- DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)

- DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi, DienThoai)

3 Mô tả chi tiết cho các quan hệ

3.1- Quan hệ Nhà Cung Cấp

NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DIenThoai, Fax, Email)

Định dạng dữ liệu:

Email: tên_hộp_thư@tên_miền

Ví dụ: noobpro@vip.com.vn

3.2- Quan hệ phiếu nhập

PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)

Tên quan hệ:PhieuNhap

MaPhieuNhap: cố định, không unicode MaNCC: cố định, không unicode

3.3- Quan hệ chi tiết phiếu nhập

ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)

MaPhieuNhap: cố định, không unicode MaVT: cố định, không unicode

DonGia: không cố định, không unicode SoLuongNhap: không cố định, không unicode

3.4- Quan hệ Vật tư

VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)

Tên quan hệ:VatTu

Ngày: 29-05-2008

Ràng Buộc

Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thiểu: 1000x70(byte) = 70 KB Kích thước tối đa: 2000x70 (byte) = 140 KB Đối với kiểu chuỗi:

MaVT: cố định, không unicode TenVT: không cố định, Unicode DVTinh: cố định, không unicode SoLuong: không cố định, không Unicode MaQG: cố định, không Unicode

MaLoai: cố định, không unicode MaKho: cố định, không unicode

3.5- Quan hệ Kho

Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

MaKho: cố định, không unicode TenKho: không cố định, Unicode DiaChi: không cố định, Unicode

3.6- Quan hệ Nước sản xuất

NuocSX (MaQG, TenQG)

Tên quan hệ: NuocSX

Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thiểu: 1000x20(byte) = 20 KB Kích thước tối đa: 2000x20 (byte) = 40 KB Đối với kiểu chuỗi:

MaQG: cố định, không unicode

TenQG: cố định, Unicode

3.7- Quan hệ Loại vật tư

LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)

Tên quan hệ:NhaCC

Ngày: 29-05-2008

MaLoai: cố định, không unicode TenLoai: cố định, Unicode

3.8-Quan hệ Vật Tư_Bảng Định Mức

VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongDinhMuc)

Tổng số 30

Kích thước tối thiểu: 1000x30(byte) = 30 KB Kích thước tối đa: 2000x30 (byte) = 60 KB Đối với kiểu chuỗi:

MaVT: cố định, không unicode MaBangDinhMuc: cố định, không Unicode SoLuongDinhMuc: cố định, không Unicode

3.9-Quan hệ Bảng định mức

BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX, MaHangMuc)

Tên quan hệ:BangDinhMuc

Ngày: 29-05-2008

MaBangDinhMuc: cố định, không Unicode

MaHangMuc: cố định, không Unicode

HangSX: cố định, unicode

QuyCach: cố định, Unicode

3.10-Quan hệ Phiếu Xuất

PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc)

Tên quan hệ: PhieuXuat

MaPhieuXuat: cố định, không unicode

MaBangDinhMuc: cố định, không unicode

3.11-Quan hệ: Chi tiết phiếu xuất

ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)

Tên quan hệ: ChiTietPhieuXuat

Ngày: 29-05-2008

Ràng Buộc

Số dòng tối thiểu: 1000

Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thiểu: 1000 x 40 (Byte) = 40 KB Kích thước tối đa: 2000 x 40 (Byte) = 80 KB Đối với kiểu chuỗi:

MaPhieuXuat: cố định, không unicode MaVT: cố định, không unicode

MaBangDinhMuc: cố định, không unicode

3.12-Quan hệ Hạng Mục

HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)

Tên quan hệ: HangMuc

MaHangMuc: cố định, không unicode TenHangMuc: không cố định, unicode MaDoi: cố định, không unicode

MaDA: cố định, không Unicode

3.13-Quan hệ Dự Án

DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)

MaDA: cố định, không unicode TenDA: không cố định, Unicode

DiaDiem: không cố định, unicode

3.14-Quan hệ Đội Thi Công

DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi, DienThoai)

Tên quan hệ: DoiThiCong

Ngày: 29-05-2008

Ràng Buộc

Công

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu: 500

Số dòng tối đa: 1000 Kích thước tối thiểu: 500 x 85 (Byte) = 42.5 KB Kích thước tối đa: 1000 x 85 (Byte) = 85 KB Đối với kiểu chuỗi:

MaDoi: cố định, không Unicode TenDoi: không cố định, Unicode DiaChi: không cố định, Unicode

DienThoai: không cố định, không Unicode

b) Tổng kết thuộc tính

Kho

BangDinhMuc, ChiTietPhieuXuat, PhieuXuat

HangMuc

BangDinhMuc

PhieuNhap

ChiTietPhieuXuat

ChiTietPhieuNhap, VatTu-BangDinhMuc, ChiTietPhieuXuat

IV Thiết kế giao diện

1 Các menu chính cùa giao diện

1.1 Menu Hệ Thống

Trong menu Hệ Thống có thành phần Quản TrỊ Người Dùng (dành cho người có quyền

admin), có mục Đăng Xuất và Thoát

1.2 Quản Lý Danh Mục

Quản lý các danh mục nhà cung cấp, nước sản xuất, loại vật tư, kho, hạng mục, đội thi công, dự án

1.3 Quản Lý Nhập Xuất

Trong menu Quản Lý Nhập Xuất ta có thể lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, xem bảng định mức của một hạng mục nào đó và có thể báo cáo nhập xuất tồn vật tư trong kho

1.3 Tra Cứu

Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp, hạng mục, vật tư, nhập và xuất vật tư

1.4 Trợ Giúp

Trình trợ giúp và xem thông tin phần mềm

2 Mô tả forms

2.1) Form quản lý nhà cung cấp

tượng

Ràng

Giá trị mặc định

Mã nhà cung

bàn phím

Thaydoi_click()

cung cấp trong bảng NhaCC

tim_click()

thông tin Luu_click()

Hủy bỏ dữ liệu vừa nhập

Huy_click()

2.2) Form chi tiết phiếu nhập

cung cấp đã tồn tại

Lấy tự động nhờ mã nhà cung cấp

Lấy tự động nhờ mã nhà cung cấp

Lấy tự động nhờ mã nhà cung cấp

kho của 1 phiếu nhập

phiếu nhập kho

thay đổi Hủy_click()

2.3) Form Danh sách kho

Sua_click()

thông tin cùa 1 kho

Luu_click()

đỗi thông tin 1 kho

Huy_click()

2.4) Form Quản lý Dự án

DuAn

Tên dự án Textbox

Lấy tự động theo mã dự

án

Lấy tự động theo mã dự

dự án

Sua_click()

đang tồn tại Xoa_click()

Lưu thông tin của 1 dự

Huy_click()

NuocSX

Thay đổi dữ liệu của 1 quốc gia

Luu_click()

đổi thông tin 1 quốc gia

Huy_click()

vật tư mới Them_click()

Thay đổi dữ liệu của 1 loại vật tư

Sua_click()

Xóa 1 loại vật tư đang tồn tại

Xoa_click()

Lưu thông tin của 1 loại vật tư

Luu_click()

đổi thông tin 1 loại vật tư

Huy_click()

2.7) Form đội thi công

Sua_click()

Xoa_click()

đang tồn tại

Lưu thông tin của 1 đội thi công

Luu_click()

đổi thông tin 1 đội thi công

Huy_click()

2.8) Form vật tư

VatTu

Tên vật tư Textbox

Lấy tự động theo mã vật

tư

theo mã vật

Lấy tự động theo mã vật

tư

form Nước sản xuất để thêm mới 1 quốc gia

-button

Lấy tự động theo mã vật

tư

form Loại vật tư để thêm mới 1 lọai vật tư

Thay đổi dữ liệu của 1 vật tư

Sua_click()

tư đang tồn

Xoa_click()

tại

Lưu thông tin của 1 vật

Huy_click()

2.9) Form chi tiết phiếu xuất

Lấy từ table PhieuXuat

xuất mới Them_click()

Thay đổi dữ liệu của 1 phiếu xuất

Sua_click()

Xóa 1 phiếu xuất đang tồn tại

Xoa_click()

Lưu thông tin của 1 phiếu xuất

Luu_click()

đổi thông tin 1 phiếu xuất

Huy_click()

In phiếu Button

In toan bộ thông tin hiện hành trên form

In_click()

2.10) Form chi tiết bảng định mức

BangDinhMuc

Lấy tự động theo mã bảng định mức

Xoa_click()

Lưu thông tin của 1 bảng định mức

Luu_click()

Hủy thay đổi thông tin 1 bảng định mức

Huy_click()

2.11) Form hạng mục

Lấy từ table HangMuc

Sua_click()

Luu_click()

đổi thông tin 1 bảng hạng mục

Huy_click()

2.12) Form Kết Quả Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp

cung cấp textbox

Nhập từ bàn phím

Lấy tự động theo mã nhà cung cấp

Lấy tự động theo mã nhà cung cấp

Lấy tự động theo mã nhà cung cấp

Tiến hành tìm thông tin liên quan

cung cấp đã

Tim_click()

nhập

2.13) Form Kết Quả Tìm Kiếm Hạng Mục

Nhập từ bàn phím

cung cấp đã nhập

Tim_click()

2.14) Form Đăng Nhập Hệ Thống

hệ thống

Thoat_click()

2.15) Form Quản Trị Người Dùng

chương trình cho người dùng

Them_click()

Khóa 1 tài khoản sử dụng

chương

Khoa_click()

trình

Lưu thông tin 1 tài khoản sử dụng

chương trình

lưu_click()

Xóa 1 tài khoản sử dụng

chương trình

Xoa_click()

Hiện thông tin chi tiết

khoản kế trước

Lui_click()

Hiện thông tin chi tiết

khoản típ sau

Toi_click()

V.Thiết kế ô xử lý

1 Ô xử lý lưu của form Chi tiết phiếu nhập

Tên xử lý: Lưu

Form: Chi tiết phiếu nhập

Input: Mã số Phiếu Nhập, Ngày Lập phiếu, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng nhập, Mã nhà cung cấp

Output: Lưu các giá trị nhập của vật tư vào cơ sở dữ liệu

Table lien quan: ChiTietPhieuNhap, NhaCC, VatTu

GIẢI THUẬT:

2 Ô xử lý lưu của form chi tiết phiếu xuất

Tên xử lý: Lưu

Form: Chi tiết phiếu xuất

Input: Mã số Phiếu Xuất, Ngày Lập phiếu, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng xuất, Mã bảng định mức

Output: Lưu các giá trị xuất của vật tư vào cơ sở dữ liệu

Table lien quan: ChiTietPhieuXuat, BangDinhMuc, VatTu

GIẢI THUẬT:

Input: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Mã quốc gia, Mã loại, Mã kho

Output: Thông báo kết quả chỉnh sửa

Table lien quan: VatTu

GIẢI THUẬT:

Đọc dòng dữ liệu X

X.MaVT = mavt

Sửa dòng X:

X.MaVT = mavt X.TenVT = tenvt X.DVTinh = dvtinh X.SoLuong = soluong X.MaQG = maqg X.MaLoai = maloai X.MaKho = makho Đ

S

Đ

4 Ô xử lý thêm của form hạng mục