Luận văn công ty cổ phần hỗ trợ và phát triển tin học hipt

Các phầnmềm của công ty rất phong phú và đa dạng, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khácnhau nh: Mạng máy tính, các giải pháp phần cứng, các bài toán quản trị trong kinh tế bán hàng, quản l

lờI NóI ĐầU

Trong xã hội thông tin ngày nay, tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội đều cóthể đợc tin học hoá Nắm bắt đợc xu hớng đó, từ thập kỷ 90 của thế kỷ XX đã cóhàng loạt các công ty phần mềm ra đời Các công ty này chuyên viết các chơngtrình ứng dụng cụ thể cho các cơ quan tổ chức có nhu cầu HiPT ra đời trên tinhthần đó Với 10 năm hoạt động, công ty đã thu đợc nhiều thành công trong lĩnh vựckinh doanh của mình

HiPT là một công ty phần mềm tơng đối có tiếng tăm trên thị trờng Các phầnmềm của công ty rất phong phú và đa dạng, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khácnhau nh: Mạng máy tính, các giải pháp phần cứng, các bài toán quản trị trong kinh

tế ( bán hàng, quản lý tài sản, quản lý hoạt động chuyển khoản, cho vay của ngânhàng ) Các đối tác của công ty ngày càng nhiều và hài lòng về sản phẩm họ đãmua Trong các khách hàng đó có cả khách hàng trong nớc và các tổ chức nớcngoài Hiện nay, công ty đã và đang hợp tác với hãng máy tính HP trong lĩnh vực

đào tạo nhân viên và phân phối sản phẩm Công ty cũng đang hợp tác với GRET,một tổ chức đoàn kết quốc tế, trong việc phát triển phần trong quản lý dự án hỗ trợdinh dỡng bà mẹ và trẻ em tại Việt Nam (FASEVIE) Đây là một dự án tơng đốilớn của công ty hiện nay

Trong thời gian thực tập, em đã đợc tìm hiểu và tiếp xúc với các hoạt động tại công

ty Em đã viết bản báo cáo tổng hợp, để có thêm cái nhìn tổng quát về công ty cũng

nh về các hoạt động và vị thế của công ty hiện nay trên thị trờng Bản báo cáo gồmhai phần:

Phần I: Một số vấn đề tổng quan về công ty phần mềm HiPT

- Lịch sử hình thành

- Hoạt động công ty và các đối tác

- Cơ cấu tổ chức của công ty

- Nhiệm vụ của các phòng ban

- Tổng quan về nguồn nhân lực và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Phần II: Khái quát về GRET và dự án hỗ trợ dinh dỡng bà mẹ, trẻ

em (FASEVIE)

Với thời gian khảo sát có hạn và kiến thức còn nhiều hạn chế, nên bản báo cáonày còn nhiều sai sót Em rất mong nhận đợc sự hớng dẫn của thầy hớng dẫn và ýkiến đóng góp của các cô chú, anh chị trong phòng kinh doanh giải pháp để bảnbáo cáo tổng hợp của em đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú đã trực tiếp hớng dẫn em hoànthành bản báo cáo này Em cũng xin gửi lời cảm ơn các anh chị trong phòng kinhdoanh giải pháp và trong nhóm thực hiện dự án FASEVIE đã nhiệt tình giúp đỡ emtrong thời gian qua

Trụ sở công ty : 152 Thuỵ Khuê - Hà Nội

Phòng trng bày sản phẩm : 23 Quang Trung – HiPT Hà Nội

Công ty HiPT đợc hoạt động theo

 Giấy phép thành lập số 008291GP/TLDN ngày 2/6/1994 do Uỷ Ban Nhân DânThành Phố Hà Nội cấp

 Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18/6/1994 do Trọng tài kinh tế HàNội cấp

2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

 Cung cấp các sản phẩm tin học

 Cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin

 Tích hợp hệ thống

 Phát triển Phần mềm

 Cung cấp dịch vụ Tin học – HiPT Viễn thông

 Đào tạo và chuyển giao công nghệ

 Bảo đảm các thiết bị Tin học

3 Hỗ trợ khách hàng và bảo hành - Một trong những thế mạnh của HiPT

Hoạt động trong lĩnh vực tin học, Công ty HiPT nhận thức rất rõ rằng công tácbảo hành thiết bị sau khi bán hàng là một công tác đặc biệt quan trọng Công tácbảo hành tốt cụ thể là khắc phục nhanh chóng các sự cố xảy ra đảm bảo cho cácthiết bị tin học của khách hàng luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt là phơngchâm hoạt động của công ty HiPT

Các kỹ thuật viên của Công ty thờng xuyên đợc đào tạo, cập nhật kiến thức tại cáckhoá học trong và ngoài nớc do hãng Hewlett – HiPT Packard (HP) và các hãng sản

xuất thiết bị có liên quan tổ chức Nhiều nhân viên của HiPT đã đợc hãng cấpchứng chỉ quốc tế về bảo hành các sản phẩm

4 Hoạt động của công ty:

Năm 1994 công ty đợc thành lập, tháng 7/1994 HiPT trở thành đối tác số1 tại Việt

Nam và là nhà phân phối chính thức của hãng máy tính hàng đầu thế giới Packard (HP)

Từ đó đến nay, công ty đã hoạt động và cộng tác với rất nhiều đối tác tại ViệtNam nh:

1995: Cung cấp thiết bị CNTT, máy tính và máy chủ cho Ngân hàng nhà nớc ViệtNam

Cung cấp máy tính và máy chủ cho Công ty xây lắp điện 3 - Đà Nẵng- Công trìnhmạng LAN xa đầu tiên của HiPT

1996: Cung cấp giải pháp Sẵn sàng cao (HA) đầu tiên gồm hai máy chủ chạy songhành HP-UNIX cho Dự án Thanh toán Điện tử cho Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam.1997: Cung cấp giải pháp kỹ thuật Internet cho Hội nghị thợng đỉnh ASEAN tại

Hà Nội, Cung cấp giải pháp Th viện điện tử cho Trung tâm th viện Trờng Đại họcQuốc gia Hà Nội

1998: Triển khai thành công tờ Báo Nhân Dân Điện Tử, tờ báo điện tử đầu tiên ởViệt Nam đợc phát hành hàng ngày trên mạng Internet

1999: Phối hợp với VDC triển khai dự án Hệ thống theo dõi thông tin EMS, cungcấp thiết bị và giải pháp CNTT cho Bu điện thành phố Hà Nội và thành phố Hồ ChíMinh

Triển khai Hệ thông tin CSDL tin và ảnh cho Thông tấn xã Việt Nam

2000: Phối hợp với Oracle Việt Nam triển khai Module AR thông qua các giảipháp Tài chính Oracle cho Tổng Công ty Hàng không Việt Nam

Thiết kế và xây dựng thành công hệ thống CIC cho hệ thống tín dụng Ngân hàngNhà nớc Việt Nam

2001: Triển khai Hệ chơng trình Bảo hiểm Nhân thọ cho Tổng công ty Bảo hiểmViệt Nam

Chuẩn bị phơng án đầu t cho việc xây dựng Trung tâm Giao dịch Điện tử và Phầnmềm Hà Nội (HANESC)

2002: Ký kết hợp đồng và thực hiện thành công Hệ giải pháp ISP cho Công ty

Điện tử Viễn thông Quân đội Vietel bao gồm các máy chủ, lắp đặt các giải pháp,

đào tạo bảo hành hệ thống

Ngoài các hoạt động chính trên Công ty còn hợp tác với các đối tác khác xây dựngcác chơng trình ứng dụng có giá trị cao.

5 Kết quả hoạt động của công ty

Với các hoạt động nh trên, kết quả kinh doanh của công ty không ngừng đợc nângcao, nhân lực ngày càng đợc mở rộng thể hiện trên các biểu đồ sau:

a Biểu đồ tăng trởng doanh thu ( Tỷ đồng )

b Đội ngũ cán bộ, nhân viên HiPT

Tổng số: 150 ngời ( Số liệu tháng 12/2003)

Bao gồm:

* Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành;

* Đội ngũ nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệthống

* Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chơng trình ứng dụng

* Đội ngũ kinh doanh dự án, kinh doanh phân phối và bán lẻ

* Nhân viên hành chính, tài chính

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật của HiPT có chuyên môn và tay nghề cao, đợc đào tạo

từ nhiều nớc: Liên Xô (cũ), Đức, Pháp, Hungary, Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều ờng đại học hàng đầu trong nớc: Bách Khoa, Tổng Hợp Hà Nội, Tổng Hợp TP

Nhiều cán bộ kỹ thuật của công ty đã tham dự các khoá học đào tạo nghiệp vụ củahãng HP tại Việt Nam, Hoa Kỳ, Singapore, Thái Lan trong các lĩnh vực máy

HP, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máy vẽ

Sơ đồ phát triển nhân lực của HiPT

0 20 40 60 80 100 120 140 160

- Quản lý, phân loại công văn đi và đến, hồ sơ, giấy tờ, th từ giao dịch.

- Dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận

- Quản lý dấu, chữ ký và giao dịch pháp lý của công ty

- Sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ hội đồng quản trị, ban Giám đốc thực hiện lịchlàm việc

- Tổ chức nhân sự: Thủ tục nhân sự, lao động, tiền lơng, Bảo hiểm xã hội, đào tạocán bộ, khen thởng kỷ luật

- Thực hiện các công việc liên quan đến quan hệ đối ngoại và đối nội của công ty

Tổng giám đốc

Đại diện lãnh đạo

Khối kinh doanh TM

Phòng thông tin &

Xuất nhập khẩu

Phòng kinh doanh thơng mại

Phòng kinh doanh dự án

Phòng tích hợp hệ thống

T tâm dịch

vụ kỹ thuật

Trung tâm phần mềm

P.phân tích thiết kế

P.phát triển ứng dụng

P kinh doanh phần mềm

Khói các đ/v trực thuộc

hidc

- Kiểm soát, phân phối, cập nhật và lu trữ tài liệu của Hệ thống quản lý chất lợng

- Thiết lập và giữ mối quan hệ với tổ chức t vấn, tổ chức chứng nhận

- Lập kế hoạch và tổ chức đánh giá nội bộ phù hợp với kế hoạch đã đợc Tổng giám

đốc phê duyệt

- Giúp Ban lãnh đạo tổ chức các buổi họp xem xét của lãnh đạo

- Lu trữ hồ sơ đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, hồ sơ khắc phục phòng ngừa

và các tài liệu bản gốc của hệ thống quản lý chất lợng đợc áp dụng trong toàn côngty

- Là đầu mối về quản lý tài liệu và hồ sơ của hội đồng quản lý chất lợng

- Theo dõi và giúp đỡ các tổ chức đoàn thể: Chi hội Thanh niên, Công đoàn

b Phòng tài chính kế toán ( Hi_HAF):

Trởng phòng: Văn Bá Đông

Kế toán trởng: Nghiêm Tiến SỹBáo cáo: Tổng giám đốc, HĐQTPhòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ sau:

- Lập sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nớc và hoạt chuyên môn theo sự chỉ

đạo của Ban giám đốc công ty

- Theo dõi nợ của công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định: Kiểm tra thủ tụcxuất nhập hàng hoá, thanh toán, thu chi

- Hỗ trợ cán bộ kinh doanh cũng nh cán bộ triển khai hợp đồng về các thủ tục tàichính

c Ban Quản lý dự án ( Hi_HPJ ) :

Trởng ban: Phan Nh LongBáo cáo: Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trịBan quản lý dự án công ty có nhiệm vụ sau:

- Tổ chức triển khai dự án đầu t, hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trựctiếp của Hội đồng Quản trị và Tổng giám đốc

d Hội đồng kinh doanh ( Hi_HTC ):

Chủ tịch: Tổng giám đốc

Báo cáo: Hội đồng quản trị

Tổ chức của Hi_HTC gồm tập hợp những cán bộ chủ chốt của Công ty về lãnh đạo,

điều hành và chuyên môn kỹ thuật, nhằm nắm đợc các dự án, công nghệ và thị ờng dự án ( Hệ thống và phần mềm ) Danh sách thành viên Hi_HTC gồm:

tr Ban giám đốc ( Tổng giám đốc, các phó giám đốc )

- Giám đốc và phó giám đốc Trung tâm phần mềm-Trởng phó phòng các phòng kỹ thuật công nghệ

- Một số chuyên gia ( Danh sách do Chủ tịch Hội đồng đề xuất )Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu thị trờng và xu hớng phát triển công nghệ thông tin nói chung, từ đó

định hớng phát triển của Công ty về Công nghệ, sản phẩm, bạn hàng và kháchhàng

- Lập kế hoạch xây dựng dự án với các khách hàng tiềm năng ( Công gnhệ máy chủUNIX, NT, các hệ điều hành, các phần mềm hệ thống, phần mềm CSDL, các phầnmềm ứng dụng)

- Khảo sát, nghiên cứu các giải pháp cung ứng cho thị trờng phù hợp nhu cầu kinhdoanh của Công ty

- Tổ chức triển khai tham gia các thầu về giải pháp cung ứng cho thị tr ờng phù hợpnhu cầu kinh doanh của Công ty

- Tổ chức triển khai tham gia các thầu về giải pháp cho các khách hàng lớn

- Quyết định về giải pháp công nghệ cho các hợp đồng của Công ty

- Bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ và dự án

Phơng pháp làm việc: Hội đồng làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, không chuyêntrách Khi có nhu cầu, Chủ tịch HĐ triệu tập họp toàn thể hoặc thành phần lựa chọn

để bàn bạc và quyết định các công việc liên quan đến các dự án, phân công côngviệc giữa các thành viên trong hội đồng hoặc các nhân viên khác trong công ty

2.2 các đơn vị trực thuộc hoặc góp vốn đầu t :

Công ty TNHH Phát triển hạ tầng Công nghệ thông tin Hà Nội – HiPT HiDC

Chủ tịch: Võ Văn MaiGiám đốc: Phạm Thị ThuýBáo cáo: Hội đồng Quản trịHiDC là công ty trách nhiệm hữu hạn do HiPT làm sở hữu Nhiệm vụ của HiDCbao gồm:

1 0

- Cung cấp dịch vụ hành chính cho HiPT nh tạp vụ, bảo vệ, vận chuyển, thuê vănphòng, cung cấp văn phòng phẩm, dịch vụ khác phục vụ hoạt động sản xuất kinhdoanh của HiPT

- Phát triển thị trờng hành chính cho các đối tợng khác

- Quản lý và kinh doanh toà nhà văn phòng tại 152 Thuỵ Khuê

- Triển khai các Dự án đầu t, Hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếpcủa HĐQT và Tổng giám đốc

2.3 khối kinh doanh thơng mại:

Phân nhóm kinh doanh:

- Nhóm kinh doanh phân phối: Tách thành hai phòng:

+ Phân phối PCs & LE SVs: Gắn liền với Quota về PSG

+ Phân phối IPG: Đảm nhiệm Quota về IPG

- Nhóm bán lẻ: Có thể cùng thuộc một nhóm và thực hiện một chính sáchchung về thị trờng, giá cả, Ngoài ra, đảm bảo bù đắp đủ chi phí cho 2Showroom

- Nhóm dự án: Chuyên sâu theo các dự án (Kể cả nhỏ, vừa, lớn), mô hình sẽthành lập càng nhiều nhóm càng tốt Định hớng theo cả các dự án ở các tỉnh

a Phòng Thông tin và XNK (Hi_CIE):

Báo cáo: Phó Tổng giám đốc Thơng MạiNhiệm vụ của phòng này:

- Thống kê thông tin hoạt động kinh doanh thơng mại của Công ty

- Thu thập các thông tin thị trờng về: Các đối tác, các công ty cạnh tranh, các sảnphẩm cạnh tranh phục vụ cho phân tích thông tin kinh doanh của các bộ phậntrong khối và Công ty

- Đầu mối giao dịch thông tin với các đối tác trong hoạt động kinh doanh

- Đề xuất các chính sách về giá cả, marketing trên cơ sở thông tin thị trờng

- Thực hiện các hoạt động xúc tiến, hỗ trợ kinh doanh nh: Triển lãm, hội chợ

- Thông tin thị trờng về nguồn hàng, giá cả và các thông tin thơng mại khác

- Quan hệ với đối tác nhập hàng

- Đặt hàng, theo dõi đơn hàng xuất nhập khẩu

- Tổ chức nhận hàng, gửi hàng theo yêu cầu của Công ty

- Kho và xuất nhập hàng

b Phòng kinh doanh thơng mại (Hi_CSL):

Báo cáo: Phó tổng giám đốc thơng mại

Tổ chức: Gồm nhiều nhóm Dự án và bán lẻ khác nhau, mỗi nhóm biên chế 3 – HiPT 5ngời trong đó có một trởng nhóm

Nhiệm vụ:

* Các nhóm dự án:

- Nghiên cứu thị trờng về các dự án Công nghệ thông tin

- Tổ chức triển khai hoặc tham gia triển khai các hợp đồng Dự án cho các kháchhàng lớn

- Thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các đơn thầu

- Hỗ trợ công nghệ cho cán bộ kinh doanh cũng nh các cán bộ triển khai hợp đồng

- Bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ và dự án

* Các nhóm bán lẻ:

- Tổ chức phòng trng bày sản phẩm và giải pháp

- Báo giá và bán lẻ cho khách hàng

- Chịu trách nhiệm về nguồn hàng trng bày và kinh doanh bán lẻ

- Xây dựng và quản lý hệ thống khách hàng

- Báo cáo chi tiết hàng tháng về doanh số, công nợ, hoạt động

- Theo dõi công nợ khách hàng

- Đào tạo nhân viên về sản phẩm, Marketing, Kỹ thuật bán hàng, v.v

c Phòng phân phối (PCs & LE Server – HiPT Hi_CD1):

Báo cáo: Phó tổng Giám đốc thơng mạiNhiệm vụ:

- Tổ chức phân phối theo sản phẩm PCs & LE Server ( Đặc biệt là các sản phẩm cócam kết Quota)

- Tổ chức phân phối theo sản phẩm IPG (đặc biệt là các sản phẩm có cam kếtQuota)

- Nghiên cứu thị trờng về các sản phẩm IPG

- Lập kế hoạch kho hàng và kế hoạch kinh doanh các sản phẩm nêu trên

- Phát triển thị trờng, hệ thống đại lý

- Quan hệ công việc với các bạn hàng, đối tác cung cấp và tiêu thụ hàng

- Theo dõi và chịu trách nhiệm về công nợ của bộ phận

- Phân công cán bộ chuyên trách theo sản phẩm, theo khách hàng và theo vùng địa

lý để tiện điều hành hoạt động kinh doanh

1 2

- Xây dựng và quản lý hệ thống khách hàng, bao gồm cả việc lập kế hoạch và triểnkhai các chính sách tiếp thị, hỗ trợ khách hàng

- Tổ chức xây dựng và cập nhật hồ sơ khách hàng và sản phẩm, hồ sơ Marketing

d Phòng Phân phối 2 (IPG) (Hi_CD2)

Báo cáo: Phó tổng Giám đốc thơng mạiNhiệm vụ:

- Tổ chức phân phối theo sản phẩm IPG (đặc biệt là các sản phẩm có cam kếtQuota)

- Nghiên cức thị trờng về các sản phẩm IPG

- Lập kế hoạch kho hàng và kế hoạch kinh doanh các sản phẩm nêu trên

- Phát triển thị trờng, hệ thống đại lý

- Quan hệ công việc với các bạn hàng, đối tác cung cấp và tiêu thụ hàng

- Theo dõi và chịu trách nhiệm về công nợ của bộ phận

- Phân công cán bộ chuyên trách theo sản phẩm, theo khách hàng và theo vùng địa

lý để tiện điều hành hoạt động kinh doanh

- Xây dựng và quản lý hệ thống khách hàng, bao gồm cả việc lập kế hoạch và triểnkhai các chính sách tiếp thị, hỗ trợ khách hàng

- Tổ chức xây dựng và cập nhật hồ sơ khách hàng và sản phẩm, hồ sơ Marketing

e Phòng Triển khai và bảo hành (Hi_CIM):

Báo cáo: Phó tổng Giám đốc Thơng mạiPhòng triển khai có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng công ty hoặc của các bộ phận kinhdoanh trong công ty

- Tổ chức cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng theo yêu cầu của Công ty

- Lên kế hoạch về đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc trong mọi lúc,mọi nơi

- Viết và duy trì quy trình triển khai chuẩn cho các loại thiết bị liên quan

- Đảm bảo công việc bảo hành bớc đầu (Tiếp nhận yêu cầu bảo hành của kháchhàng, làm đầu mối giao dịch thủ tục bảo hành)

- Quản lý phiếu bảo hành và danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành và là đầumối của việc bảo hành các thiết bị nh PC, các thiết bị ngoại vi, thiết bị mạng chocác khách hàng của Công ty

2.4 Khối kinh doanh dự án:

a Phòng kinh doanh dự án (Hi_PSL):