Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT.

các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh : th tín điện tử ,world wirewed, voip, catalo điện tử.Đặc điểm về sản phẩm của công ty: HIPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực c

Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT.

I Giới thiệu khái quát chung về công ty.

1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty – HIPT. HIPT.

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học ( High Performance TechnologyJoint Stock Company ), viết tắt là HIPT có trụ sở chính tại 79 Bà Triệu – HIPT HàNội, cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung – HIPT Hà Nội, hoạt động theo:

 Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 6 năm 1994 do

Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp

 Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọngtài kinh tế Hà Nội cấp

Sau 6 năm hoạt động, đến ngày 29 tháng 02 năm 2000 công ty tráchnhiệm hữu hạn cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT HIPT đợc chuyển đổi thànhcông ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT HIPT, theo giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp

Việc chuyển đổi loại hình từ công ty TNHH thành công ty cổ phần cùngvới việc tăng vốn điều lệ từ 500000000 đồng lên 5120000000 ( năm tỉ một trămhai mơi triệu đồng Việt Nam ) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt

động của công ty Điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ doanh thu của công tytrong những năm trở lại đây:

( Sơ đồ số 16 ) Doanh thu của HIPT từ năm 1994 – 2002 2002

1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 20020

NhiÖm vô:

Cung cÊp c¸c chñng lo¹i thiÕt bÞ tin häc chñ yÕu cña h·ng packard ( HP ) nh m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y quÐt, c¸c thiÕt bÞ nèi kÕt m¹ng côc bé

Hewlett-vµ m¹ng diÖn réng, c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi kh¸c

Nghiªn cøu ¸p dông c¸c gi¶i ph¸p m¸y tÝnh ( Lan,Wan ) trªn c¸c m«i êng kh¸c nhau ( Dos, Netware, Windows, NT, Unit…) dùa trªn c«ng nghÖ hÖ) dùa trªn c«ng nghÖ hÖthèng më

tr-T vÊn vµ cïng víi kh¸ch hµng thiÕt kÕ, x©y dùng vµ ph¸t triÓn c¸c hÖthèng th«ng tin, c¸c ch¬ng tr×nh qu¶n lý vµ khai th¸c c¬ së d÷ liÖu theo m« h×nhkh¸ch – HIPT chñ, dùa trªn c¸c s¶n phÈm míi nhÊt cña c¸c nhµ s¶n xuÊt phÇn mÒmhµng ®Çu thÕ giíi

Cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p x©y dùng m¹ng th«ng tin néi bé ( Intranet ), m¹ngth«ng tin toµn cÇu ( Internet ) c¸c gi¶i ph¸p th¬ng m¹i ®iÖn tö E-commerce vµ

các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh : th tín điện tử ,world wirewed, voip, catalo điện tử.

Đặc điểm về sản phẩm của công ty:

HIPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt làcông nghệ thông tin, sản phẩm chủ yếu của công ty là các hoạt động thiết kế, lắp

đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ t vấn xây dựng kếhoạch phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ…) dựa trên công nghệ hệ

Đặc điểm về thị trờng mua và bán của công ty HIPT:

HIPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh trong lĩnh vực tin học, HIPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khácnhau cung ứng ra thị trờng Mỗi sản phẩm, dịch vụ có u thế về mặt thị trờng haychiếm tỉ trọng khác nhau trên thị trờng, khách hàng của công ty chủ yếu là các

tổ chức, công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thông tin hoặcthiết bị và giải pháp thông tin sử lý nhanh với chất lợng cao nh: Văn phòngQuốc hội, Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Tổng công ty Bảo hiểm ViệtNam, công ty điện toán và Truyền số liệu ( VDC ), Bộ ngoại giao…) dựa trên công nghệ hệ

2 Tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT.

(Sơ đồ số 17) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT

Công ty cổ phần HIPT đợc thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ) Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạch toán

độc lập, cơ cấu bộ máy đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng :

+ Đại hội đồng cổ đông: trong công ty cơ quan có quyền quyết định caonhất là Đại hội đồng cổ đông, gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội

đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 ngời để thay mặt các cổ đông điềuhành, quản lý trực tuyến mọi hoạt động kinh doanh của công ty Đại hội đồng cổ

đông họp ít nhất một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của công

ty Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc phân chia cổ tức hàngnăm cho từng cổ đông

+ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danhcông ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công

ty Hội đồng quản trị có 3 thành viên trong đó gồm có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch

và một thành viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp bằng cách đa ra các nghị quyết, phơng hớng hoạt độngcủa công ty, các phơng hớng kiểm soát nội bộ

+ Ban giám đốc: là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điềuhành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo các nghị quyết của

Hội đồng quản trị và phơng án kinh doanh của công ty, đợc uỷ quyền là đại diệnhợp pháp của công ty.

+ Khối văn phòng gồm phòng tổng hợp và phòng tài chính kế toán trong

đó phòng tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến ngời lao động nh : tuyểnlao động, đào tạo lao động, khen thởng, kỷ luật nhân viên và giải quyết các vấn

đề liên quan đến tiền lơng Phòng tài kế toán có nhiệm vụ tổ chức các vấn đềliên quan đến công tác kế toán của công ty theo đúng chế độ kế toán, cung cấpcác thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan, cố vấn cho giám đốc trongquản trị doanh nghiệp

+ Khối kinh doanh bán lẻ gồm: phòng kinh doanh bán lẻ phụ trách việctiêu thụ trực tiếp và gián tiếp, phòng triển khai có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng,giới thiệu sản phẩm, lập kế hoạch cung ứng vật t, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ,xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật.Tổ vật t XNK phụ trách việc quản lýhàng hoá tại các kho của công ty thông qua nhập xuất hàng qua kho

+ Khối kinh doanh dự án và KH tiềm năng gồm có phòng kinh doanh dự

án làm nhiệm vụ lập các dự án kinh doanh của công ty trong từng thời điểm cụthể

+ Khối kỹ thuật gồm có trung tâm dịch vụ kiểm tra và bảo hành làmnhiệm vụ theo dõi kiểm tra bảo đảm về mặt kỹ thuật cho hàng hoá nhập vàocũng nh xuất bán, và bảo đảm việc bảo hành theo đúng hợp đồng khi bán hàng

+ Khối khai thác phần mềm và hệ thống bao gồm : trung tâm phát triểnphần mềm và kỹ thuật hệ thống ở trung tâm này ngời ta chia thành phòng khaithác phần mềm, phòng kỹ thuật hệ thống, phòng quản trị dự án và phát triểnthông tin với mục đích khai thác tối đa sức mạnh của phần mềm cũng nh cậpnhật một cách nhanh nhất các chơng trình phần mềm mới nhất để cung cấp chothị trờng Việt Nam

+ Khối các đơn vị trực thuộc gồm: ban quản lý dự án, công ty HIDC,Showroom 23 Quang Trung chủ yếu quản lý các dự án, bán lẻ máy móc,triểnkhai các hoạt động kinh doanh nhằm mở rộng hơn nữa thị trờng tiêu thụ

Không những vậy công ty có đội ngũ kỹ thuật lành nghề, đợc đào tạo từnhiều nớc : Liên Xô, Đức, Pháp, Hungari, Bungari và các trờng Đại học hàng

đầu trong nớc: Đại học Bách khoa Hà nội, Đại học Quốc gia Hà nội, Đại họcKinh tế Quốc dân Hà nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Nhiều cán

bộ kỹ thuật của công ty đã tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ của hãngHewlett-Packard (HP) Oracle,…) dựa trên công nghệ hệ tại Việt Nam, Singapore, Hỗng Kông và TháiLan, đặc biệt trong lĩnh vực máy HP, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máyvẽ

3 Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty HIPT

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ Kế toán

tiền l ơng

và bảo hiểm

Kế toán chi phí

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền mặt

Phó tổng giám đốc kiêm kế toán tr ởng

Tr ởng phòngtài vụ

- Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kếtoán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra cáccông việc do kế toán viên thực hiện Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc , cơquan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp

- Trởng phòng tài vụ : là ngời tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán đểghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc.Không những vậy do công ty có mô hình nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịutrách nhiệm theo dõi ghi chép , tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liênquan đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng ,phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kếtoán ở các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lậpbáo cáo tài chính, báo cáo kế toán

- Kế toán hàng hoá : theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hànghoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 156, sổchi tiết TK632

- Kế toán công nợ : quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công

nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ ( công nợ với ng ời mua, ngờicung cấp hàng hoá dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhânviên công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạnthanh toán theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn,phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền …) dựa trên công nghệ hệ) Từ các nguồn phát sinh công nợ, đôn đốcnhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợnhanh chóng kịp thời và chính xác

- Kế toán tiền mặt : chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh liên quan đến tiền mặt,

mở các sổ chi tiết

( Sơ đồ số 18 ) Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty HIPT

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền l ơng

và bảo hiểm

Kế toán chi phí

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền mặt

Kế toán giao dịc

h hàn

g hoá

Kế toán công nợ tạm ứng, phải thu

và vay đối tượ ng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phi quản

lý DN

Kế toán giao dịc

h tiền

Thủ quỹ

Kế toán

hàng

hoá

Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi…)

Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy

Khai báo yêu cầu thông tin

đầu ra cho máy tính

3.2 Hình thức kế toán tại công ty HIPT

Công ty HIPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy tính nên toàn bộnhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính và sử dụng phần mềmBalance

Balance là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam,

nó đợc thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính Balance

đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạnthanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báocáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo

kế toán…) dựa trên công nghệ hệCông ty áp dụng hình thức kế toán tập chung tức là chứng từ kế toán đ

-ợc gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán

Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên công ty áp dụng hình thức

kế toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình Đây là hình thức sổthích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoácông tác kế toán.Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo sơ đồ 04sau đây:

( Sơ đồ số 19) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy của công ty HIPT

Nhật ký chung, Bảng kê chứng từ

Phiếu kế toán

Sổ chi tiết TK 131, 156

Sổ cái TK 111, 112, 632…

Đối chiếu ( Post )

Báo cáo tài chính

Do quá trình đợc hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu

từ chứng từ gốc có thể đồng thời vào Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái vì vậy kếtoán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế

Là một doanh nghiệp mang đặc trng của kinh doanh thơng mại, công tyHIPT sử dụng hệ thống TK theo chế độ hiện hành trừ TK 154 chi phí sản xuấtkinh doanh dở dang Hệ thống TK đợc chi tiết theo từng đối tợng, mỗi đối tợnglại chi tiết theo trờng hợp cụ thể Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơngpháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

II Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.

Hạch toán doanh thu bán hàng.

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT ra đời hoạt động và pháttriển trong nền kinh tế thị trờng do vậy mục tiêu của công ty là tối đa hoá lợinhuận Để thực hiện điều này, công ty tiêu thụ hàng hoá theo nhiều phơng thứckhác nhau

1 Hạch toán bán hàng theo phơng thức Bán buôn

Trong các phơng thức bán buôn công ty sử dụng phơng thức bán buôn quakho: bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hợp đồng Công ty tiến hànhbán buôn hàng hoá tại ba nơi chủ yếu là công ty HIDC, kho HHO vàShowroom79, còn đối với trờng hợp bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanhtoán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi nhập mua hàng hoácủa nhà cung cấp Trờng hợp này thờng dùng cho các khách hàng truyền thống,

nó giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọnghàng hoá

Việc mua bán hàng hoá tại các bộ phận đều phải ký hợp đồng với công ty

để quy định rõ trách nhiệm quyền lợi của hai bên Những khách hàng này đều

đ-ợc u đãi về phơng thức thanh toán chủ yếu là thanh toán theo phơng thức trảchậm Khi họ có nhu cầu về hàng hoá thì giao dịch với các trung tâm thông quacác đơn đặt hàng, căn cứ vào các đơn đặt hàng, nhân viên của trung tâm sẽ tiếnhành làm đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng: Viết đề nghị hàng xuất bán đã

đợc duyệt, Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho để giao cho thủ kho và thủ kho

xuất hàng giao cho khách hàng nhận tại kho Sau đó toàn bộ chứng từ đợcchuyển lên phòng kế toán, kế toán hàng hoá nhận liên 3 để ghi sổ Hoá đơnGTGT đợc ghi thành 3 liên

Liên 1: tím lu tại quyển

Liên 2: đỏ giao cho ngời mua

Liên 3: xanh dùng luân chuyển cùng nghiệp vụ lu tại đơn vị để ghi sổ và theodõi thanh toán

Nhân viên bán hàng tại các trung tâm cũng đồng thời vào số liệu trên máy

vi tính, hệ thống máy tính đợc nối mạng cho toàn công ty cũng nh bộ phận kếtoán Vì thế ngay khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì kế toán giao dịch hànghoá cũng theo dõi nghiệp vụ trên máy của mình Cụ thể khi nhân viên bán hàngtại các trung tâm hay cửa hàng mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhập sốliệu tơng tự vào máy ( tức là lập để in hoá đơn GTGT )

Từ khách hàng, kiểu bán, số hoá đơn, ngày hoá đơn, kho bán, mã hàng, sốlợng, đơn giá, loại thuế, hợp đồng, kỳ ghi sổ Kết quả này là in ra hoá đơnGTGT ( Biểu số 01), và mẫu phiếu kế toán có mẫu tơng tự nh sau( Biểu số 02 )

( Biểu số 01 )

Hoá Đơn GTGT

Liên 2 ( Giao cho khách hàng )

Ngày 2 – HIPT. 12 – HIPT. 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT HIPT

Địa chỉ: 79 Bà Triệu – HIPT Hà Nội Số TK:

Cộng tiền hàng 19026410

Thuế suất GTGT 10% 1902641

Tổng cộng tiền thanh toán 20926051

Số tiền viết bàng chữ: Hai mơi triệu chín trăm hai mơi sáu ngàn không trăm nămmơi mốt đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu )

Những chứng từ đính kèm bao gồm: hoá đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu

kế toán đợc in ra sau khi kế toán nhập số liệu vào máy, những chứng từ này sẽ

đ-ợc đính kèm và lu trữ Sau khi nhận đđ-ợc Liên 3 kế toán giao dịch hàng hoá nhập

số liệu vào máy để theo dõi thanh toán

Ví dụ: Ngày 2/12/2002 HIPT bán 13 Mo15 cho công ty dịch vụ điện tử 2 ( Công

ty dịch vụ điện tử 2 ) tại kho HHO đơn giá 1463570 đồng, giá vốn 1445202,85

Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi nhập số liệu vào máy,máy sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 131 của một khách hàng ( biểu số 09), cuốitháng máy sẽ tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết để lập báo cáo số d khách hàng tạicác bộ phận ( biểu số 10 )

Balance theo dõi công nợ theo từng khách hàng trên sổ chi tiết công nợvới khách hàng Khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán, kế toán căn cứ trực tiếp vàohoá đơn GTGT để ghi trực tiếp vào sổ công nợ với khách hàng trên cột phát sinh

nợ Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo cócủa ngân hàng để ghi vào cột phát sinh có TK 131 của sổ

Cuối tháng tổng cộng công nợ cho từng khách hàng trên sổ chi tiết, căn cứvào chỉ tiêu d nợ, d có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với kháchhàng Sổ này đợc mở một lần vào cuối tháng cho tất cả các khách hàng theo sổtổng hợp, mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một dòng

Cuối tháng công ty tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 131 đã đợc chi tiếttheo từng khách hàng để lập báo cáo số d khách hàng tại các bộ phận Báo cáonày đợc lập cho toàn bộ khách hàng của công ty Trên cơ sở báo cáo này sẽ chothấy tình hình thanh toán của khách hàng giúp cho kế toán thanh toán kịp thờithu hồi công nợ, đồng thời đôn đốc những khách hàng quá hạn trả nợ, tránh tìnhtrạng chiếm dụng vốn của công ty

Sau khi lập hoá đơn GTGT, nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơnnày xuống kho làm thủ tục xuất hàng, ở kho khi nhận đợc hoá đơn thủ kho sẽghi vào thẻ kho theo số lợng hàng đợc bán Thẻ kho ( Biểu số 03) do thủ kho mởhàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá Thủ kho có nhiệm vụ theo dõichi tiết hàng hoá nhập xuất tồn và sau khi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơnGTGT cho phòng kế toán Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn cho từng loạihàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán