TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN TIN HỌC

Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty2.1 Chức năng Công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới và

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỖ

TRỢ PHÁT TRIỂN TIN HỌC (HIPT)

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY (HIPT)

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) tiền thân là Công ty TNHH

Hỗ trợ phát triển tin học; tên giao dịch: High PerFormace Technology Joint Stock Company Công ty có trụ sở tại 79 Bà Triệu-Hà Nội Tel 9433880 Fax 9433882, hoạt động theo:

 Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994

do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội cấp

 Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà nội

Sau bảy năm hoạt động, đến ngày29/02/2000, Công ty (TNHH) Hỗ trợ Phát triển Tin học, theo giấy chứng nhận đăng ký số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp được chuyển thành Công ty Cổ phần

Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty (TNHH) thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 đồng lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ một trăm hai mươi triệu đồng) là phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty

2 Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

2.1 Chức năng

Công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ và dịch

vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ

Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ tin học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nước để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện tại cũng như tiềm năng Vì vậy Công ty thực hiện các nhiệm vụ chung của Công ty:

 Mua bán các mặt hàng về tin học

 Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanh nghiệp

 Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên chức, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên

 Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty

 Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu qủa trong các hoạt động kinh doanh

 Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên

2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, tư vấn công nghệ và dịch vụ tin học Các hướng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là:

 Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) như: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết

bị kết nối mạng cục bộ(Switch,Hub,Carb mạng ) và mạng diện rộng (Router,Remote Access Server ), các thiết bị ngoại vi khác.

 Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit ) dựa trên các công nghệ hệ thống mở

 Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới

 Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như Thư tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử

Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như:

Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng

Công ty Bảo Hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC),

Thông tấn xã việt nam, Thư viện Đại học Quốc gia, Cục Công nghệ Tin học Ngân Hàng Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho

Người lao động có việc làm, có thu nhập, đời sống được ổn định

Để đạt được điều đó công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty

 Đội ngũ nhân viên phần mềm: 40 người

 Đội ngũ kinh doanh: 25 người

 Đội ngũ hành chính, tài chính:10 người

 Đội ngũ khác:10 người

Các nhân viên được phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và

mô hình quản lý của Công ty

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH CÔNG TY (HIPT)

Triển khai và bảo hành

Kinh doanh xuất nhập khẩu

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh

Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông

Tổng giám đốc: Là người điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và chịu

trách nhiệm Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Các giám đốc: Được giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và

chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật Công ty có 3 giám đốc:

 Giám đốc kinh doanh

1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy được mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp Từ đó các nhà quản trị Doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho Doanh nghiệp

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2001-2002

Tổng doanh thu 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Doanh thu thuần 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98

Lợi nhuận sau thuế 59.041 31.099 -27.942 -47,73

Để phù hợp với sự phát triển của Công ty, Công ty đã chuyển từ một loại hình Công ty đối nhân (TNHH) sang loại hình Công ty đốc vốn (Công ty cổ phần)

để tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công ty

từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2001 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2002 (tổng doanh thu cao nhất từ trước đến nay) tương ứng tăng 35,98% Nhìn tổng quát có

thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển Nhưng đi sâu vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh thu chỉ tăng 35,98% Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây là một yếu

tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động Tuy nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển tin học cần phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này

Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán hàng trả chậm, hoạt động đầu tư tài chính dài hạn và cho thuê tài sản Trong năm 2002 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 20001 xuống 22,356 triệu đồng tương đương là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm khoản đầu

tư tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng giảm tương đương là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2001 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng

Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ tiêu sau:

*Chỉ tiêu= =0,0027

1.905.823+152.332+1.707.954Năm 2002

4 Tổ chức công tác kế toán

Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học là một Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các sản phẩm dịch vụ tin học Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán theo yêu cầu Công ty

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty HIPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của việt nam Nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính kế toán Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con người, có độ chính xác cao Fast Accounting đáp ứng được yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết

chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty.

Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác tài chính kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính

Sơ đồ bộ máy Tài chính -Kế toán

Giám đốc tài chính

Kiêm kế toán trưởng

Kế toán giao dịch hàng hoá

Kế toán quản lý hàng hoá

Kế toán công nợ tạm ứng phải thu và vay đối tượng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán giao dịch tiền

Thủ quỹ

 Một kế toán hàng hoá kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình Nhập-Xuất-Tồn

các loại hàng hoá, tính giá vốn hàng hoá

 Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng, quyết

toán của Công ty vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính, các bảng cân đối các tài khoản

 Một kế toán công nợ: Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các khách

mua từ đó ghi sổ công nợ và từ đó có các kế hoạch thu tiền

 Một kế toán tiền lơng và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lương, tính và

nộp bảo hiểm

 Một kế toán chi phí: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và chi

phí quản lý Doanh nghiệp

 Một kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng giảm

TSCĐ

 Một kế toán kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản thu

chi trong ngày, tháng theo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc

4.2 Tổ chức hình thức số sách của công ty

Để phù hợp với đặc điểm hoạt dộng kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chính kế toán

Báo cáo kế toán

Bảng cân đối tàI khoản

Ghi chú:

:Hằng ngày ghi:Quan hệ đối chiếu:Ghi cuối ngày

Về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty thực hiện theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Việc định giá theo đơn giá trung bình (hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khấu hao tài sản

cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN TIN HỌC (HIPT)

1 Các phương thức bán hàng

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường hàng hoá có tiêu thụ được không

là vấn đề sống còn của Công ty Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phương thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận Hiện tại Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng và khách hàng mà công

ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp

1.1 Trình tự kế toán trường hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp

Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu mua hàng Phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn

cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511,2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511

1.2 Trình tự kế toán theo trường hợp bán lẻ

Theo trường hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ

1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111 Nừu không kèm phiếu thu tiền(Trường hợp khách hàng thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi

nợ TK131 đồng thời phản ánh trên NKC số 1 các trường hợp sau tương tự như trường hợp bán buôn.

1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng

Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên Hiện nay Công

ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán không dùng tiền mặt:

Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C

1.5 Phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán

Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá

để xác định giá vốn hàng xuất bán Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức:

Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng

bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ

luân chuyển Số lợng hàng hoá + Số lợng hàng hoá

Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá

hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân

Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng 2.378.923.611

Số lượng hàng hoá nhập kho trong tháng 1236 chiếc

Trị giá hàng nhập kho trong tháng 7.647.832.911

Số lượng hàng xuất kho trong tháng 762 chiếc

1.6 Kế toán các khoản giảm giá và chiết khấu, hàng bán bị trả lại

1.6.1 Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu

*Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phương thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể

*Đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ được giảm 100.000 ngìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán Số tiền giảm sẽ được ghi vào

Khi hàng hoá bị trả lại được Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632 Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên

có TK 111,TK 112 hoặc TK 131

VD: Ngày 25-4 anh minh đại diện cho công ty hoa mai mua số lượng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000

Ngày 27-4 anh minh trả hết nợ bằng tiền mặt

Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại và đồng ý trả lại bằng tiền mặt kế toán ghi