Bài giảng microsoft excel đoàn phan thái

- Các loại địa chỉ trong Excel: + Địa chỉ của một ô trong bảng tính được xác định bởi tên cột và tên hàng.. + Địa chỉ của một khối trong bảng tính được xác định bởi ô đầu khối và ô cuối

TIN HỌC

Bài giảng

Đoàn Phan Thái

MICROSOFT EXCEL 2010

Đoàn Phan Thái

dpthai@btu.edu.vn

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN CHƯƠNG 3:

3.1 Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook):

3.1.1 Khái niệm bảng tính:

- Bảng tính là bảng dữ liệu có cấu trúc theo hàng và cột, giao giữa hàng và cột là ô

Ô là đơn vị chứa dữ liệu nhỏ nhất trong bảng tính, mỗi ô có thể chứa dữ liệu số, văn bản hoặc kết quả tính toán Phần mềm Microsoft Excel là một trong số các chương trình dùng để xử lý bảng tính Bảng tính trong Excel gồm có nhiều trang tính (Worksheet hay Sheet), cấu tạo mỗi Sheet bao gồm:

+ Cột (Column): Xác định thứ tự cột theo tên A, B, C Z, AA, AB, AC AZ,

BA, BB, BC BZ, CA ZZ, AAA XFD Mỗi Sheet có 16,384 cột

+ Hàng (Row): Mỗi Sheet có 1,048,576 hàng và được đánh số thứ tự từ 1 đến 1,048,576

+ Ô (Cell): Hình thành bởi vị trí giao nhau giữa cột và hàng Mỗi ô đều có địa chỉ cụ thể, tọa độ được xác định theo chỉ số cột và số thứ tự hàng Ô có thể chứa

dữ liệu (chuỗi, số, luận lý)

- Các loại địa chỉ trong Excel:

+ Địa chỉ của một ô trong bảng tính được xác định bởi tên cột và tên hàng

Hình 3.1: Địa chỉ của ô trong Excel

+ Địa chỉ của một khối trong bảng tính được xác định bởi ô đầu khối và ô cuối khối, phân cách nhau bởi dấu hai chấm (:)

Hình 3.2: Địa chỉ của khối trong Excel

Giao nhau giữa cột B

và hàng 2 là ô B2

Địa chỉ khối B2:C3 gồm các ô B2,C2,B3,C3

+ Địa chỉ tương đối: Địa chỉ bị thay đổi khi sao chép công thức

Ví dụ: A1, C5, B3

Hình 3.3: Địa chỉ tương đối bị thay đổi khi sao chép

+ Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ không bị thay đổi (cố định) khi sao chép công thức

Ví dụ: $A$1, $C$5, $B$3

Hình 3.4: Địa chỉ tuyệt đối không bị thay đổi khi sao chép

+ Địa chỉ hỗn hợp: Kết hợp của địa chỉ tương đối và tuyệt đối, nghĩa là hoặc cố định cột hoặc cố định hàng Một địa chỉ đã cố định cột thì khi sao chép công thức, cột sẽ không thay đổi và ngược lại, một địa chỉ đã cố định hàng thì hàng sẽ không thay đổi khi sao chép

Ví dụ: $A1, C$5, $B3

Hình 3.5: Địa chỉ hỗn hợp khi sao chép

3.1.2 Các bước xây dựng bảng tính thông thường:

- Bước 1: Nhập dữ liệu Dữ liệu trong Excel có thể là số (ngày tháng, thời gian), văn bản hoặc giá trị luận lý

- Bước 2: Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu Các loại dữ liệu kiểu số, ngày tháng hoặc chuỗi cần được định dạng và hiệu chỉnh cho phù hợp với bài toán

- Bước 3: Lập công thức Công thức trong Excel được bắt đầu bởi dấu “=”, kết hợp các phép toán với các hàm sẵn có

- Bước 4: Biều đồ hóa dữ liệu Dữ liệu có thể được biểu diễn trực quan dưới dạng biểu đồ (hình cột, hình tam giác, hình tròn, hình thanh ngang )

- Bước 5: In ấn và phân phối bảng tính Bảng tính đã hoàn thành có thể được lưu trữ theo các định dạng khác nhau (xls, xlsx, pdf, txt…) hoặc được in ra giấy

3.2 Sử dụng Microsoft Excel:

3.2.1 Làm việc với phần mềm Microsoft Excel:

3.2.1.1 Mở, đóng phần mềm:

a) Mở chương trình:

- Thao tác: Nhấp đôi chuột lên biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop

Hình 3.6: Biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop

b) Đóng chương trình:

- Thao tác: Nhấp chọn nút [Close]

Hình 3.7: Thao tác đóng chương trình

Đóng chương trình

3.2.1.2 Giao diện Microsoft Excel:

- Cửa sổ Microsoft Excel 2010 với giao diện hiện đại và thân thiện:

Hình 3.8: Giao diện cửa sổ Microsoft Excel 2010

- Các thành phần trên cửa sổ màn hình Excel:

+ Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tiêu đề bảng tính đang soạn thảo và tên chương trình Nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì có tên mặc định là Book1 + Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Accsess Toolbar): Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng, tạo sự thuận tiện khi làm việc

+ Menu Ribbon gồm có 3 thành phần: Thẻ (Tabs), Nhóm (Groups), Nút lệnh (Commands)

+ Hộp đặt tên (Name Box): Hiển thị địa chỉ của ô hay vùng dữ liệu

+ Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị nội dung của ô hiện hành, cho phép xem và viết các công thức Công thức trong Excel được bắt đầu bởi ký hiệu “=” + Thanh cuộn (Scroll Bar): Gồm có thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc, dùng hiển thị phần trang tính bị che lấp

Thanh công cụ truy cập nhanh Thanh tiêu đề Ribbon

+ Cửa sổ trang tính (Worksheet Window): Đây là vùng làm việc chính của Excel Ở chế độ nhập dữ liệu, con trỏ nhấp nháy cho phép nội dung sẽ xuất hiện khi gõ phím Mỗi Workbook sẽ có nhiều Worksheet làm việc (mặc định là 3 Sheets)

+ Thanh tình trạng (Status Bar): Hiển thị thông tin tình trạng hiện thời của bảng tính như: Caps Lock, Zoom, Count, Sum

+ Nhóm nút hiển thị (Workbook Views): Nhóm gồm 3 nút lệnh, cho phép chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị trang tính

● Normal: Hiển thị trang tính ở trạng thái bình thường

● Page Layout: Hiển thị trang tính tương tự như bản in

● Page Break Preview: Hiển thị trang tính dưới dạng phân trang, cho phép điều chỉnh nội dung vừa với trang in

+ Nhóm điều khiển thu phóng (Zoom Control): Nhóm gồm thanh trượt và các nút lệnh cho phép phóng to, thu nhỏ trang tính

3.2.2 Thao tác trên tập tin bảng tính:

3.2.4 Lưu bảng tính:

- Thao tác: File > Save (Ctrl+S)

Hình 3.10: Thao tác lưu tập tin

- Trong trường hợp văn bản đã được lưu nhưng người dùng muốn lưu văn bản thành tập tin khác thì chọn File > Save As, các thao tác thực hiện tương tự như lưu tập tin

3.2.5 Đóng bảng tính:

- Thao tác: File > Close (Ctrl+F4 / Ctrl+W)

- Trường hợp văn bản chưa được lưu thì Hộp thoại cảnh báo xuất hiện để xác nhận phản hồi từ người dùng:

Hình 3.11: Hộp thoại xác nhận lưu tập tin

3.3 Thao tác với ô:

3.3.1 Các kiểu dữ liệu:

a) Dữ liệu kiểu số (Number):

- Dữ liệu kiểu số được dùng để tính toán Mặc định dữ liệu kiểu số sẽ nằm bên phải

ô Đặc biệt, các giá trị ngày tháng, thời gian (date, time) cũng là dữ liệu kiểu số

b) Dữ liệu kiểu chuỗi (Text):

- Dữ liệu kiểu chuỗi (văn bản) gồm các ký tự chữ cái, chữ số và các ký tự đặc biệt (#, @, !,*,% ) Mặc định dữ liệu kiểu chuỗi sẽ nằm bên trái ô Nếu chuỗi gồm các chữ số thì cần có dấu nháy đơn ở đầu

c) Dữ liệu kiểu luận lý (Logic):

- Kiểu dữ liệu luận lý chỉ gồm 2 giá trị là True và False Mặc định dữ liệu kiểu luận

- Phím Delete: Xóa nội dung của ô

- Phím Backspace: Xóa các ký tự về phía trái

3.3.5 Khôi phục dữ liệu:

- Phím Undo (Ctrl+Z): Khôi phục về trạng thái trước đó

- Phím Redo (Ctrl+Y): Khôi phục về trạng thái đã Undo

Nhấn Alt+Enter

để xuống dòng trong cùng một ô

Di chuyển con trỏ ô

3.4 Làm việc với trang tính (Worksheet):

1

2

3

4

3.4.1.3 Hiệu chỉnh kích thước ô, dòng, cột:

- Thao tác: Di chuyển chuột đến cạnh của dòng hoặc cột, nhấp và rê chuột để co giãn kích thước

Hình 3.16: Thao tác hiệu chỉnh kích thước cột

3.4.1.4 Ẩn/hiện, cố định (Freeze) / Hủy cố định (Unfreeze) tiêu đề dòng, cột:

a) Cố định (Freeze) / Hủy cố định (Unfreeze) tiêu đề dòng, cột:

- Thao tác cố định dòng và cột: Thẻ View > Freeze Panes > Freeze Panes

b) Ẩn (Hide) / Hiện (Unhide) dòng, cột:

- Thao tác ẩn dòng: Thẻ Home > Format > Hide & Unhide > Hide Rows

Hình 3.18: Thao tác ẩn dòng

- Thao tác hiện dòng: Thẻ Home > Format > Hide & Unhide > Unhide Rows

Hình 3.19: Thao tác hiện dòng

3.4.2 Trang tính:

3.4.2.1 Tạo, xóa, di chuyển, sao chép các trang tính:

a) Tạo trang tính mới:

- Cách 1: Thẻ Home > Insert > Insert Sheet

- Cách 2: Chọn nút Insert Worksheet (Shift+F11)

Hình 3.20: Thao tác tạo trang tính mới

b) Xóa trang tính:

- Cách 1: Thẻ Home > Delete > Delete Sheet

- Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Delete

Hình 3.21: Thao tác xóa trang tính

c) Sao chép, di chuyển trang tính:

- Cách 1: Thẻ Home > Format > Move or Copy Sheet

- Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Move or Copy

Hình 3.22: Thao tác di chuyển, sao chép trang tính

3.4.2.2 Thay đổi tên trang tính:

- Cách 1: Thẻ Home > Format > Rename Sheet

- Cách 2: Nhấn phải chuột lên thẻ Sheet > chọn Rename

Hình 3.23: Thao tác đổi tên trang tính

3.4.2.3 Mở nhiều trang tính:

- Thao tác:

+ Bước 1: Chọn thẻ View > New Window

+ Bước 2: Lặp lại Bước 1 tương ứng với số Sheet muốn mở

+ Bước 3: Chọn thẻ View > Arrange All

Hình 3.24: Thao tác sắp xếp các cửa sổ

+ Bước 4: Chọn Sheet để hiển thị ở các cửa sổ song song

Hình 3.25: Chọn Sheet hiện hành cho mỗi cửa sổ hiển thị

2

1

1

- Tiled: Sắp xếp các cửa sổ kiểu lát gạch

- Horizontal: Sắp xếp các cửa sổ song song theo chiều ngang

- Vertical: Sắp xếp các cửa sổ song song theo chiều dọc

- Cascade: Sắp xếp các cửa sổ kiểu bậc thang

3.4.2.4 Tính toán trên nhiều trang tính:

- Trong Excel, công thức tính toán có thể được xây dựng dựa trên sự tham chiếu từ các trang tính khác nhau

Hình 3.26: Công thức tham chiếu từ các trang tính

3.5 Định dạng ô, dãy ô:

3.5.1 Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ:

- Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Number

Hình 3.27: Các công cụ trong nhóm Number

- Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells

+ Định dạng số, tiền tệ: #,##0 “đồng” hoặc “$” #,##0

+ Định dạng ngày tháng: dd/mm/yyyy (người dùng cần nhập theo thứ tự tháng, ngày và năm vào ô rồi mới thực hiện định dạng)

Hộp thoại Format Cells

Tham chiếu từ Sheet 'CN1' Tham chiếu từ Sheet 'CN2'

Hình 3.28: Thao tác định dạng tiền tệ

- Mặc định, Excel phân cách phần thập phân là dấu chấm “.” và phân cách hàng nghìn là dấu phẩy “,” nên ngược với quy định của Việt Nam Người dùng có thể thay đổi: Thẻ File > Options > Advanced

Hình 3.29: Thao tác thay đổi ký hiệu thập phân

3.5.2 Định dạng văn bản:

- Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Font

Hình 3.30: Các công cụ trong nhóm Font

Decimal separator: Phân cách thập phân Thousand separator: Phân cách hàng ngàn

1

2

3

4

- Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells

Hình 3.31: Thao tác định dạng văn bản

3.5.3 Căn chỉnh, hiệu ứng viền:

a) Căn chỉnh nội dung:

- Cách 1: Chọn Home > Chọn công cụ trong nhóm Alignment

Hình 3.32: Các công cụ trong nhóm Alignment

- Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells

Hình 3.33: Thao tác căn chỉnh nội dung

1

2

3

Hộp thoại Format Cells

1

2

3

b) Hiệu ứng viền khung:

- Cách 1:

+ Thao tác kẻ đường viền khung: Thẻ Home > Borders > All Borders

Hình 3.34: Thao tác kẻ đường viền khung

+ Thao tác tô màu nền: Thẻ Home > Fill Color

Hình 3.35: Thao tác tô màu nền

+ Thao tác chọn kiểu đường viền khung: Thẻ Home > Borders > Line Style

Hình 3.36: Thao tác chọn kiểu đường viền khung

- Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells

Hình 3.37: Thao tác kẻ đường viền khung

3.6 Biểu thức và hàm:

3.6.1 Biểu thức số học:

3.6.1.1 Khái niệm biểu thức số học:

- Biểu thức số học là một dãy kết hợp các phép toán (+, -, *, /…) và các toán hạng với nhau

Ví dụ: 8+3*5; 10*2-9/3+7;

- Trong Excel, biểu thức dùng để diễn đạt công thức tính toán, sự kết hợp giữa các phép toán, các toán hạng và các hàm

Ví dụ: Tuổi=Year(Now())-Year(Ngaysinh);

3.6.1.2 Tạo biểu thức số học đơn giản

- Biểu thức trong Excel được bắt đầu bởi ký hiệu “=” Thao tác tạo biểu thức cho ô E2 như sau:

+ Cách 1: Nhấp chọn ô E2, gõ công thức: =(C2+D2)/3 và nhấn Enter

+ Cách 2: Nhấp chọn ô E2, gõ “=(“, nhấp chọn ô C2, gõ dấu “+”, nhấp chọn ô D2, gõ “)/3” và nhấn Enter

Hình 3.38: Thao tác tạo biểu thức

Công thức

3.6.1.3 Các lỗi thường gặp

- Một số mã lỗi thường gặp:

+ #####: Xảy ra khi độ rộng cột không đủ để hiển thị dữ liệu

+ #DIV/0!: Xảy ra khi công thức thực hiện chia cho 0

+ #NAME?: Xảy ra khi công thức sai tên hàm

+ #REF!: Xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ (Ô đã bị xóa, tham chiếu sai cột trong hàm VLookup, tham chiếu sai hàng trong hàm HLookup…)

+ #NULL!: Xảy ra khi công thức không xác định được phạm vi dữ liệu hoặc không xác định được phạm vi giao nhau giữa các vùng dữ liệu

+ #VALUE!: Xảy ra khi công thức sai khác kiểu dữ liệu

+ #NUM!: Xảy ra khi công thức chứa giá trị số không hợp lệ

+ #N/A: Xảy ra khi công thức không tìm thấy giá trị tham chiếu

- Cú pháp tổng quát của hàm như sau:

Tên_hàm(Đối_số_1, Đối_số_2,…, Đối_số_N)

Ví dụ: Hàm LEFT(text, [num_chars])

 Gồm 2 tham số: + text là đối số bắt buộc

+ num_chars là đối số không bắt buộc

+ Dấu >=: So sánh lớn hơn hoặc bằng

+ Dấu <=: So sánh nhỏ hơn hoặc bằng

Hình 3.40: Minh họa hàm SUM

b) Hàm AVERAGE:

- Cú pháp: AVERAGE(number1,[number2], )

- Công dụng: Hàm tính trung bình của các đối số

Hình 3.41: Minh họa hàm AVERAGE

c) Hàm ROUND:

- Cú pháp: ROUND(number, num_digits)

- Công dụng: Hàm làm tròn số tới một số chữ số xác định

Hình 3.42: Minh họa hàm ROUND

d) Hàm RANK:

- Cú pháp: RANK(number, ref, [order])

- Công dụng: Hàm trả về thứ hạng của một số trong các đối số Nếu hai số có giá trị bằng nhau thì có cùng thứ hạng

Hình 3.43: Minh họa hàm RANK

e) Hàm MAX và MIN:

- Cú pháp: MAX(number1,[number2], )

MIN(number1,[number2], )

- Công dụng: Hàm trả về giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các đối số

Hình 3.44: Minh họa hàm MAX và MIN

Hình 3.45: Minh họa hàm COUNT và COUNTA

g) Hàm INT và MOD:

- Cú pháp: INT(number)

MOD(number, divisor)

- Công dụng:

+ Hàm INT làm tròn (xuống) đến số nguyên gần nhất

+ Hàm MOD trả về số dư của phép chia Số dư cùng dấu với số chia Hàm Mod cũng có thể biểu diễn theo hàm Int: MOD(n, d) = n - d*INT(n/d)

Hình 3.46: Minh họa hàm INT và MOD

3.6.2.4 Hàm điều kiện IF:

- Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

- Công dụng: Hàm kiểm tra điều kiện, nếu điều kiện là TRUE thì hàm trả về giá trị đúng, ngược lại nếu điều kiện là FALSE thì hàm trả về giá trị sai

Hình 3.47: Minh họa hàm IF

3.6.2.6 Các hàm ngày:

- Cú pháp: DAY(serial_number)

MONTH(serial_number) YEAR(serial_number) NOW()

- Công dụng:

+ Hàm DAY trả về giá trị ngày của đối số, giá trị từ 1  31

+ Hàm MONTH trả về giá trị tháng của đối số, giá trị từ 1  12

+ Hàm YEAR trả về giá trị năm của đối số, giá trị từ 1900  9999

+ Hàm NOW trả về giá trị ngày và giờ hiện tại

Hình 3.49: Minh họa hàm DAY, MONTH, YEAR và NOW

3.6.2.7 Các hàm chuỗi:

a) Hàm LEFT, RIGHT, MID và VALUE:

- Cú pháp: LEFT(text, [num_chars])

RIGHT(text,[num_chars]) MID(text, start_num, num_chars) VALUE(text)

+ Hàm MID trả về các ký tự ở giữa chuỗi, bắt đầu tại vị trí start_num (giá trị start_num >=1) và có độ dài num_chars

+ Hàm VALUE chuyển đổi chuỗi số thành giá trị số

Hình 3.50: Minh họa hàm LEFT, RIGHT, MID và VALUE

b) Hàm UPPER, LOWER, PROPER và LEN:

- Cú pháp: UPPER(text)

LOWER(text) PROPER(text) LEN(text)

- Công dụng:

+ Hàm UPPER chuyển đổi chuỗi ký tự thành chữ hoa

+ Hàm LOWER chuyển đổi chuỗi ký tự thành chữ thường

+ Hàm PROPER chuyển đổi ký tự đầu tiên của mỗi từ thành chữ hoa

+ Hàm LEN trả về độ dài của chuỗi ký tự

Hình 3.51: Minh họa hàm UPPER, LOWER, PROPER và LEN

+ col_index_num: Cột trả về khi tìm thấy dữ liệu

+ range_lookup: Giá trị 1-TRUE (mặc định) là tìm kiếm không chính xác và giá trị 0-FALSE là tìm kiếm chính xác

- Công dụng: Hàm dò tìm theo chiều dọc cột đầu tiên của bảng dò và trả về cột tương ứng khi tìm thấy

Hình 3.52: Minh họa hàm VLOOKUP