Mos 2016 (mos excel) bài giảng microsoft office 2016

• Giới thiệu khái niệm bảng tính • Các chức năng của ứng dụng Excel • Các thành phần cửa sổ chương trình • Các kiểu dữ liệu và nhập dữ liệu vào bảng tính • Các thao tác lưu, tạo mới,

Created by: IIG Vietnam

• Sử dụng màn hình ở chế độ Show Presenter View bao gồm phần

lý thuyết và hướng dẫn thao tác thực hành

• Các câu hỏi ôn tập bao gồm cả phần đáp án dưới dạng Animation

• Giới thiệu khái niệm bảng tính

• Các chức năng của ứng dụng Excel

• Các thành phần cửa sổ chương trình

• Các kiểu dữ liệu và nhập dữ liệu vào bảng tính

• Các thao tác lưu, tạo mới, mở, và đóng tài liệu bảng tính

• Là một chương trình xử lý bảng tính (Spreadsheet) trong bộ ứng dụng Microsoft Office,

• Cho phép chức năng thực hiện tính toán trên các loại số liệu, vẽ biểu đồ, sắp xếp, phân tích dữ liệu…

• Khi khởi động Excel, màn hình khởi

động (Start screen) cho phép

• Tạo một sổ tính (Workbook) mới dựa

trên một tài liệu mẫu (Template),

• Sử dụng nhiều tài liệu mẫu khác nhau,

• Ngoài những mẫu đi kèm (Built-in)

người dùng có thể tải về nhiều mẫu từ

Internet

Màn hình khởi động của Excel 2016

• Thanh tiêu đề (Title bar)

Nằm phía trên cùng của cửa sổ chương trình và chứa

• Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

• Tên của ứng dụng (Excel)

• Tiêu đề tài liệu đang mở (Workbook Title)

• Nút tùy chọn hiển thị Ribbon (Ribbon Display Options button)

• Các nút điều khiển cửa sổ chương trình ứng dụng (Minimize, Restore Down/Maximize, và Close)

• Hệ thống Ribbon

• Nằm ngay dưới thanh tiêu đề,

• Bao gồm các thẻ lệnh (Command Tabs) trên Ribon: File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, và View

• Thanh công thức (Formula bar)

• Nằm phía dưới Ribbon, cho phép xây dựng các công thức trong

trang tính

• Thanh chọn trang tính (Sheet Tabs)

• Nằm phía dưới vùng lưới, hiển thị các thẻ trang tính (Sheet) hiện có trong sổ tính

• Thanh trạng thái (Status bar)

• Thanh cuộn (Scroll bar)

• Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Cho phép chuyển màn hình sang:

• Phía trái hoặc phải của trang tính (Scroll left/Right)

• Cạnh trái hoặc cạnh phải của trang tính (Left/Right Edge)

• Trang bên trái hoặc trang bên phải của trang tính (Page Left/Right)

• Điểm con trỏ chuột chỉ trên thanh cuộn (Scroll Here)

• Thanh cuộn (Scroll bar)

• Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Cho phép

• Lên hoặc xuống điểm con trỏ chuột chỉ trên thanh

cuộn (Scroll Here)

Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar)

Thanh cuộn dọc (Horizontal Scroll bar)

Hình 7: Thanh cuộn

• Các thuật ngữ cơ bản

• Sổ tính (Workbook): một tập tin tài liệu Excel chứa một hay nhiều trang tính Sổ tính đang làm việc được gọi là sổ tính hiện hành (Active workbook)

• Trang tính (Worksheet): một bảng hai chiều có 1048576 dòng (Row)

• Các thuật ngữ cơ bản (tt)

• Ô tính (Cell): giao của một dòng và một cột trong trang tính, chứa dữ

liệu nhập vào Ô đang làm việc được gọi là ô tính hiện hành (Active cell)

• Con trỏ ô (Cell cursor): ký hiệu hình chữ nhật bao quanh ô tính hiện

hành, khi nhấp chuột vào một ô thì Excel sẽ đưa con trỏ ô đến ô đó

• Địa chỉ ô (Cell address): xác định một ô trong trang tính dưới dạng

ký hiệu cột kết hợp với số hiệu dòng, ví dụ B5 là ô tại cột B và dòng

5

• Các biểu tượng con trỏ chuột:

Trạng thái thông thường, chọn các đối tượng

Chọn các ô tính

Định vị trên biểu tượng vuông tại góc dưới phải của con trỏ ô, đây là biểu tượng Fill handle cung cấp chức năng chép hay điền dữ liệu của ô hiện hành cho các ô liền kề

Định vị trên Fill handle đồng thời nhấn và giữ phím Ctrl để điền một dải dữ liệu (Series)

• Các biểu tượng con trỏ chuột (tt)

Định vị tại biên của con trỏ ô để di chuyển ô hiện hành

Định vị tại biên của một đầu cột (Column heading) để điều chỉnh độ rộng của cột

Định vị tại đầu cột để chọn một cột

Định vị tại đầu dòng để chọn một dòng

Định vị tại đầu dòng để chọn một dòng

• Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar – QAT)

chứa một số lệnh giúp thực hiện nhanh chóng các tác vụ

• Theo mặc định, trên QAT có các lệnh lưu tài liệu (Save), phục hồi

thao tác (Undo) và lặp lại thao tác (Redo),

• QAT chứa một số lệnh mà người dùng có thể thực hiện nhanh chóng,

Thanh công cụ truy cập nhanh QAT

Trình đơn tùy chỉnh QAT (Customize Quick Access Toolbar)

Nút ẩn các biểu tượng lệnh trên Ribbon (Collapse the Ribbon)

Các nhóm lệnh (Groups)

Kích hoạt hộp thoại (Dialog box Launcher)

Hộp tìm lệnh / trợ giúp nhanh (Tell Me search box)

Đăng nhập tài khoản Microsoft / chia sẻ tài liệu / gửi Feedback

• Sử dụng Ribbon (tt)

• Các lệnh trên Ribbon được thiết

kế dưới dạng biểu tượng (Icon)

hoặc danh sách chọn (Gallery)

• Mỗi nhóm có thể có một hộp

thoại (Dialog Box) cho phép thiết

lập các thông số chi tiết

• Sử dụng Backstage view

• Backstage view là một trang vô

cùng quan trọng trong tất cả các

ứng dụng của Microsoft Office

• Cho phép thiết lập hầu hết các

tham số cấu hình của ứng dụng

• Nhấp chuột vào thẻ File trên

Ribbon để hiển thị Backstage

view

• Nhận diện các biểu tượng màn hình

Biểu tượng Tên biểu tượng Ý nghĩa

Paste Options Sau khi sao chép dữ liệu nguồn và dán, bạn

có thể chọn các tùy chọn dán dữ liệu

AutoFill Options

Sau khi điền dữ liệu, bạn có thể chọn các tùy chọn điền dữ liệu

Quick Analysis

Sau khi chọn một vùng dữ liệu, bạn có thể thực hiện nhanh một số chức năng phân tích

dữ liệu

• Khi nhập dữ liệu cho trang tính:

• Có thể nhập trực tiếp vào ô hiện hành hoặc nhập dữ liệu cho ô hiện hành thông qua thanh công thức

• Các phím thường dùng khi nhập liệu:

• Backspace: xóa ký tự bên trái con trỏ văn bản

• Delete: xóa ký tự bên phải con trỏ văn bản

• Các phím mũi tên Left và Right: di chuyển con trỏ văn bản trong ô

• Tổ hợp phím Alt+Enter: ngắt dòng trong ô

• Các kiểu dữ liệu

• Nội dung trong các trang tính gọi là dữ liệu (Data)

• Excel phân biệt thành các kiểu dữ liệu (Data type) khác nhau

• Một ô chỉ lưu trữ duy nhất một trong ba kiểu dữ liệu: văn bản (Text), số (Number), và công thức (Formula)

• Sau khi dữ liệu được nhập vào một ô, Excel sẽ tự động nhận biết

được kiểu dữ liệu

• Ví dụ:

Nhập toàn ký số (0, 1, 2, …, 9) thì kiểu dữ liệu là kiểu số,

Nhập dữ liệu có dạng 5/7/2013 hay 5-7-2013 thì kiểu dữ liệu là thời gian (Date/Time)

toán và hiển thị giá trị kết quả của

công thức trong ô

Công thức được hiển thị trên Formula bar

Trong ô hiển thị kết quả của công thức

• Nhập số

Số bao gồm các ký số 0, 1, 2, , 9 và có thể có một số ký hiệu

sau:

• Dấu chấm “.” là dấu thập phân (Decimal point)

• Dấu trừ “-“ phía trước số để nhập số âm Hoặc nếu nhập số cùng với cặp dấu ngoặc thì tương tự nhập số âm Ví dụ, bạn

nhập (123) thì kết quả là -123

• Nhập số (tt)

• Số được nhập vào ô sẽ được Excel tự động canh phải trong ô

• Nếu chiều dài của số lớn hơn độ rộng cột và số có ít hơn 12 chữ số, thì Excel sẽ điều chỉnh chiều rộng của ô đủ để hiển thị số

• Nếu số có từ 12 chữ số trở lên, Excel sẽ hiển thị số theo định dạng

• Nhập ngày và giờ

• Thời gian trong Excel có định dạng mặc định là M/D/YYYY H:M:S, Excel sử dụng định dạng thời gian của hệ điều hành máy tính

• Nếu người dùng thay đổi định dạng về số hay thời gian của Hệ điều hành, thì những định dạng đó cũng được thay đổi trong Excel

• Di chuyển trong trang tính

Các phím mũi tên Left, Right, Up, Down Sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới một ô

Tab/Shift+Tab Sang phải/trái một ô

PageUp/PageDown Lên/xuống một trang màn hình cửa sổ Excel

Alt+PageUp/PageDown Sang trái/phải một trang màn hình cửa sổ Excel

Ctrl+ Left/Right/Up/Down Đến ô biên của vùng có chứa dữ liệu liên tục, hoặc ô

đầu/cuối của dòng/cột

• Di chuyển trong trang tính

Nhấn phím End, rồi nhấn

Left/Right/Up/Down Đến ô gần nhất có chứa dữ liệu

Home Về ô đầu của dòng

Ctrl+Home Về đầu trang tính (ô A1)

Ctrl+End Đến ô cuối cùng của vùng chứa dữ liệu lớn nhất trong

trang tính

Ctrl+G hay F5

Mở hộp thoại Go To, từ đây có thể di chuyển nhanh đến một ô, vùng hay một vị trí được đánh dấu (Bookmark) trong trang tính…

• Nên tạo thành thói quen lưu tài liệu mới trước khi nhập dữ liệu

• Thường xuyên lưu nội dung mới trong quá trình làm việc, đề phòng trường hợp máy tính bị treo hay mất nguồn điện đột ngột

• Tên tập tin của Excel tuân theo quy ước của hệ điều hành (chiều dài tên tập tin tối đa là 255 ký tự, và không được dùng những ký hiệu : \ / : * ? " < > |)

• Nên chọn một tên tập tin sao cho ngắn gọn, phản ánh được nội dung của tập tin

• Không nên sử dụng dấu tiếng Việt (có thể sử dụng tiếng Việt không dấu)

• Lưu sổ tính

• Tài liệu Excel (phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016) được lưu dưới

định dạng xlsx (Excel workbook)

• Ngoài ra, có thể lưu tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau:

• Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm): sổ tính có chứa tập lệnh (Macro)

• Excel Binary Workbook (.xlsb): tập tin Excel định dạng nhị phân

• XML (.xml): tập tin văn bản định dạng Extensible Markup Language

• Webpage (.html): tập tin văn bản định dạng HyperText Markup Language

• CSV (.csv): tập tin văn bản định dạng Comma Delimited Values

• PDF/XPS Document (.pdf /.xps): các định dạng tập tin văn bản thông dụng

• OpenDocument Spreadsheet (.ods): tập tin bảng tính định dạng mã nguồn mở…

• Tạo một sổ tính mới

• Khi khởi động Microsoft Excel, người dùng có thể:

• Tạo một sổ tính mới trên trang New trong Backstage view

• Tạo nhiều kiểu sổ tính theo mẫu được tạo sẵn trong Microsoft Excel và trình bày nội dung theo nhu cầu

• Ngoài một số mẫu có sẵn khi cài đặt Microsoft Excel, người dùng có thể tải nhiều loại mẫu khác từ Internet phù hợp với nhu cầu

• Chuyển đổi giữa các sổ tính

• Microsoft Excel có thể mở cùng lúc nhiều sổ tính trong các cửa

• Chuyển đổi giữa các sổ tính

• Microsoft Excel có thể mở cùng lúc nhiều sổ tính trong các cửa

• Khi khởi động Excel mà không mở bất kỳ một tài liệu đang tồn tại nào, màn hình khởi động sẽ xuất hiện

• Từ màn hình này, có thể tạo một sổ tính trống, hoặc có thể mở một trong những sổ tính làm việc gần đây nhất (Recent)

• Mặc định, Excel hiển thị tối đa 25 sổ tính làm việc gần nhất

• Định dạng tập tin mặc định của Excel là xlsx, cũng có thể lưu các tập tin Excel dưới các định dạng sổ tính khác:

• xlsm Sổ tính có chứa macros (Excel Macro-Enabled Workbook)

• xltx Tài liệu mẫu (Excel Template)

• xltm Tài liệu mẫu có chứa macros (Excel Macro-Enabled Template)

• Các thao tác đóng tài liệu và thoát khỏi Excel

Đóng tài liệu nhưng không thoát khỏi Excel:

• Nhấp chuột vào thẻ File và chọn Close

Thoát khỏi Excel:

• Nhấp chuột vào nút Close ở bên phải trên thanh tiêu đề hoặc nhấn Alt+F4

• Chế độ tài liệu tương thích

• Khi mở sổ tính được tạo bằng phiên bản thấp hơn trong Excel

2016, sẽ có ký hiệu [Compatibility Mode] xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ chương trình

• Khi đó, một số tính năng mới của Excel sẽ bị vô hiệu hóa không thể sử dụng được

• Cần chuyển đổi tài liệu sang phiên bản Excel mới nhất

• Có thể lưu một tài liệu sổ tính xlsx thành tập tin xls để có thể sử dụng với các chương trình Excel phiên bản thấp

21/02/2023 MOS Excel 2016 - IIG Vietnam 42

được mở trong Excel 2016

• Trong quá trính làm việc với sổ tính, người dùng sẽ thường xuyên:

• Chọn một hoặc nhiều ô tính hay dải ô (Range) trong trang tính

• Thực hiện các thao tác định dạng, chèn, hay xóa ô/vùng

• Bài học 1 đã cung cấp các kiến thức và kỹ năng về:

• Khái niệm về bảng tính điện tử

• Khái niệm về Excel và các chức năng của Excel

• Nhận diện các thành phần trên màn hình Excel

• Một số thuật ngữ cơ bản

• Sử dụng thanh công cụ Quick Access

• Di chuyển trong Excel

• Sử dụng các phím tắt

• Nhập văn bản, số, ngày và giờ

• Di chuyển trong trang tính

• Sử dụng trang Backstage để lưu, tạo mới, mở và đóng một sổ tính

• Chuyển đổi cửa sổ làm việc giữa các sổ tính

• Lưu sổ tính thành định dạng Excel phiên bản thấp và kiểm tra các vấn đề tương thích

• Quản lý các thư mục và tập tin tài liệu

• Chọn các ô trong trang tính

1 Amanda vừa cập nhật sổ làm việc Ngân sách 2016 với các giá

trị mới cho năm 2017 Cô muốn lưu tập tin sửa đổi của mình

là Ngân sách 2017 Cô nên sử dụng lệnh nào?

2 Bạn cần chia sẻ sổ làm việc Excel 2016 của mình với một đồng nghiệp sử

dụng Excel 2003 Bạn nên làm gì?

a Khuyến khích đồng nghiệp của bạn nâng cấp lên Excel 2016 để anh

ấy có thể làm việc với dữ liệu của bạn

b Bạn không cần làm gì cả - Excel 2003 có thể mở sổ làm việc Excel

2016 mà không gặp khó khăn gì

c Cho phép đồng nghiệp của bạn sử dụng máy tính của bạn khi làm

việc với tập tin

d Sử dụng công cụ Kiểm tra Tương thích để kiểm tra sổ làm việc xem

có bất kỳ vấn đề tương thích nào với Excel 2003 không, sau đó lưu sổ làm việc của bạn ở định dạng Excel 97-2003

3 Bạn nên tạo một sổ làm việc mới bằng cách sử dụng một

Template khi

bạn

b Bạn muốn sử dụng một thiết kế và bố cục được tạo trước đó, để

nhập dữ liệu hoặc sử dụng làm cơ sở cho các báo cáo của riêng bạn

c Bạn muốn tạo một bảng tính tự động được bảo vệ bằng mật

khẩu

d Bạn muốn bắt đầu với một bảng tính trống

4 Bạn nên sử dụng bảng tính điện tử nếu bạn muốn:

biểu đồ và đồ thị

b Tạo một bài thuyết trình để xem tại một cửa hàng

d Tạo và in một tờ rơi đầy màu sắc cho các nhà môi giới đầu tư

5 Làm thế nào để bạn chọn các khu vực khác nhau của một

6 Nếu bạn muốn truy cập Ribbon bằng bàn phím, bạn nên:

7 Tùy chọn Tự động ẩn Ribbon, Hiển thị tab, Hiển thị tab và

Lệnh có sẵn khi bạn nhấp vào nút nào?

b Thanh công cụ truy cập nhanh

c Nút hộp thoại

d Tùy chọn hiển thị Ribbon (Ribbon Display Options)

8 Sự khác biệt giữa sổ tính(workbook) và bảng tính (worksheet)

là gì?

trong khi một workbook là một tập tin Excel có chứa một hoặc

nhiều bảng tính

b Một worksheet là một tài liệu được tạo trong Access, trong khi

một workbook được tạo trong Excel

một workbook chỉ có thể chứa số

d Một worksheet chỉ chứa dữ liệu để xem trên màn hình, trong khi

workbook có thể được in

9 Mục nào sau đây sẽ KHÔNG được công nhận là ngày bởi

Created by: IIG Vietnam

• Sử dụng màn hình ở chế độ Show Presenter View bao gồm phần

lý thuyết và hướng dẫn thao tác thực hành

• Các câu hỏi ôn tập bao gồm cả phần đáp án dưới dạng Animation

• Hiệu chỉnh nội dung dữ liệu của trang tính, thêm, xóa, sao chép

• Hiệu chỉnh các ô

Khi nhập hay sửa dữ liệu trong một ô:

• Excel sẽ hiện chỉ báo chế độ nhập liệu (Enter mode) hoặc chế độ hiệu chỉnh (Edit mode) tại phần bên trái của thanh trạng thái,

• Các lệnh liên quan đến ô trên Ribbon bị vô hiệu hóa,

• Người dùng chỉ có thể sử dụng một số lệnh thao tác văn bản, như

định dạng kiểu chữ (Font), in đậm (Bold), hay gạch chân (Underline)

• Hoàn tác (Undoing) các thay đổi

• Khi làm việc với một hay nhiều sổ tính, Excel lưu lại các thao tác

trong suốt phiên làm việc, mặc định tối đa 100 thao tác gần nhất

trên tất cả các sổ tính đang mở được ghi nhớ

• Nếu đóng một sổ tính, thì những thao tác đã thực hiện trên sổ tính

đó sẽ bị loại khỏi danh sách thao tác Có thể hoàn tác một hay

nhiều thao tác thông qua lệnh Undo trên QAT

• Ngay bên phải nút lệnh Undo là nút lệnh Redo Khi hoàn tác một

hay nhiều thao tác bằng lệnh Undo thì các thao đó sẽ bị loại khỏi

danh sách Undo, đồng thời được đưa vào danh sách Redo