Bài giảng Microsoft excel Khoa Công nghệ thông tin

Làm quen với Excel Làm việc với nhiều bảng tính  Bạn tạo ra nhiều bảng tính với các chủ đề khác nhau để phù hợp với nhu cầu riêng, thỉnh thoảng bạn cần tìm kiếm dữ liệu từ nhiều hơn m

MICROSOFT EXCEL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CONGNGHETHONGTIN@ICTU.EDU.VN

http://fit.ictu.edu.vn

CONGNGHETHONGTIN@ICTU.EDU.VN

http://fit.ictu.edu.vn

Tổng quan về MS

Excel

“Làm quen với Excel 2010” tôi giới thiệu tới các bạn về Excel

2010 với những đặc trưng mới Giới thiệu cách khởi động và vận

hành Excel 2010 trong môi trường Windows 7 Kèm theo đó là chi

tiết về màn hình làm việc chính, hệ thống phím tắt, các Menu

chính.

1

Nội dung phần này:

 Làm quen với Excel

 Thao tác với workbook

 Thao tác với worksheet

 Thao tác với ô và vùng

 Sử dụng các phím tắt

1 Làm quen với Excel

 Thanh công cụ Ribbon

 Home: Chứa các nút lệnh: cắt, dán, sao chép, định

dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn,

 Insert: Chứa các công cụ dùng để chèn bảng biểu,

sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, v.v…, vào bảng tính.

 Page Layout: Chứa các lệnh sử dụng trong việc

hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

 Formulas: Cung cấp công cụ cho công việc chèn

công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức,

điều khiển cách tính toán của Excel.

 Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu

 Review: Chứa các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm

chú thích,

 View: Chứa các lệnh thiết lập chế độ hiển thị của

bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…).

1 Làm quen với Excel

 Làm việc với nhiều bảng tính

 Bạn tạo ra nhiều bảng tính với các chủ đề khác nhau để phù hợp với nhu cầu riêng, thỉnh thoảng bạn cần tìm kiếm

dữ liệu từ nhiều hơn một bảng tính bằng cách chọn Swith Windows trong Menu View Bạn cũng có thể sắp xếp các bảng tính theo cách khác nhau.

 Chuyển đổi giữa các bảng tính

 1 Click Menu View.

 2 Click Switch Windows.

 3 Chọn bảng tính muốn hiển thị.

 Sắp xếp các bảng tính

 1 Click Menu View.

 2 Click Arrange All.

 3 Chọn kiểu sắp xếp tương ứng.

 4 Click OK.

1 Làm quen với Excel

 Phóng to, thu nhỏ bảng tính

 Phóng to, thu nhỏ

 1 Click Zoom In để tăng 10% kích thước cửa sổ

 2 Điều chỉnh Zoom Slider để đạt kích thước phù hợp

 3 Click Zoom Out để thu nhỏ 10% kích thước cửa sổ

 Phóng to, thu nhỏ theo kích thước định sẵn

 4 Click Menu View

 Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu

 Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng Worksheet được lưu trong workbook

2 Thao tác với Workbook

2 Thao tác với Workbook

 Lưu trữ bảng tính Excel

 Lưu bảng tính

 1 Click trên thanh Quick Access.

 2 Click Office Button

 3 Click Save.

 Lưu bảng tính với tên mới

 2 Click Office Button

 4 Click Save As.

 5 Chọn nơi lưu trữ file

 6 Đặt tên cho file mới

 7 Click Save để lưu file

 Đóng bảng tính và thoát khỏi chương trình Excel

Nếu file của bạn chưa được lưu trữ trước khi thoát hoặc

có cập nhật chưa lưu, Excel sẽ hỏi bạn có muốn lưu trữ những thay đổi này không?

A: Đồng ý lưu trữ cập nhật sau cùngB: Không đồng ý (giữ nguyên như lần lưu trữ trước)C: Tiếp tục làm việc với bảng tính hiên thời

3 Thao tác với Worksheet

 Sao chép, thêm mới, xóa Worksheet

 Tạo Worksheet mới

 1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet bất kỳ

 2 Chọn Insert…

 3 Chọn Worksheet

3 Thao tác với Worksheet

 Hiển thị lại Worksheet đã bị ẩn

 1 Double Click vào tiêu đề một

Worksheet bất kỳ

 2 Chọn Unhide

 3 Chọn Worksheet muốn hiển thị lại

 4 Click OK

3 Thao tác với Worksheet

 Trong phần này, chúng tôi giới thiệu tới các bạn cách quản lý các trang bảng tính (sheet) của mình Các thao tác cơ bản như: tạo mới, di chuyển, đổi tên, chọn bảng tính sẽ được giới thiệu bên dưới

 Xem và lựa chọn các Worksheet

 1 Click vào tên của sheet muốn hiển thị

 Đổi tên Worksheet

 1 Double Click vào sheet muốn đổi tên

và gõ tên mới

 Di chuyển vị trí các sheet

 1 Double Click vào sheet muốn di chuyển

và kéo sang phải hoặc sang trái

 2 Dừng lại theo vị trí chỉ dẫn như mong

muốn

 Chọn vùng dữ liệu không liên tục

 1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa

 4 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng này

 Chọn vùng dung bàn phím: Shift + các mũi tên, Ctrl+A

1

2

4 Thao tác với ô và vùng

 Chọn nhiều dòng/cột liên tục

 1 Đưa trỏ chuột đến tiêu đề của dòng/cột đầu tiên

 2 Click và kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng

 Bạn có thể giữ phím Shift, rồi click vào tiêu đề

dòng/cột đầu tiên và tiêu đề dòng/cột cuối cùng để

 2 Click menu Home

 3 Click nút Cut (hoặc Ctrl + X)

 Sao chép dữ liệu

 1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép

 2 Click menu Home

 4 Click nút Copy (hoặc Ctrl + C)

 Dán dữ liệu dữ liệu

 1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép

 2 Click menu Home

 5 Chọn vùng dữ liệu cần dán dữ liệu

 6 Click nút Paste để dán dữ liệu (hoặc Ctrl + V)

4 Thao tác với ô và vùng

 Phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn các thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột: Thêm, sửa, xóa một ô dữ liệu; thêm, bớt hàng/cột

 Thêm một ô dữ liệu vào Worksheet

 1 Click chuột tại vị trí cần thêm

 2 Click Office Button

5 Sử dụng phím tắt

 Các phím tắt thông dụng

 1 Một số phím tắt ngầm định của Excel, để thực thi bạn cần ấn đồng thời tổ hợp 2 phím (để copy ấn Ctrl+C)

 2 Các phím tắt thời gian thực, bắt đầu bằng cách ấn phím Alt trên bàn phím (bấm xong nhả)

 Các phím tắt tương ứng sẽ hiện lên trên Robbin, bạn ấn các phím tương ứng để thực hiện các chức năng tương ứng

 VD: để copy: chọn Home > click ; sử dụng phím tắt: ấn Alt nhả > ấn H nhả > ấn C

 Để quay trở lại ấn phím ESC.

Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel

 Tạo một file đặt tên là Baitap_Excel_1

 Soạn thảo 3 sheet: TT_Chung, TT_Nhansu, TT_Hocsinh Các ô nhập liệu (Tên trường, Mã trường, ) đặt màu nền xanh nhạt Sau khi soạn thảo xong hãy bỏ chế độ hiển thị lưới (Gridlines) Nội dung các sheet được mô tả như sau:

 Sheet "TT_chung

Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel

 Sheet "TT_Nhansu"

Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel

 Sheet "TT_Hocsinh": Đổi màu nền các khu vực để dễ nhìn

Làm việc với dữ liệu

trong Excel

Trong bài học này, bạn sẽ học cách nhập và sửa đổi dữ liệu

Excel, di chuyển dữ liệu trong một bảng tính, tìm và thay thế dữ

liệu hiện có, sắp xếp và lọc dữ liệu.

1 Nhập liệu

 Nhập dữ liệu

 1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu

 2 Gõ nội dung, kết thúc bằng ấn phím Enter

 Nhập dữ liệu với ngắt dòng

 1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu

 2 Gõ nội dung muốn hiển thị trên dòng đầu tiên, ấn Alt + Enter để

thêm dòng mới

 3 Gõ nội dung dòng tiếp theo, kết thúc bằng ấn phím Enter

 Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập

phân.

 Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập

dấu ’ trước dữ liệu đó.

3

 1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên muốn điền vào các dòng

 2 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải ô đầu

tiên, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn

điền

 Điền dữ liệu tự động một chuỗi giá trị

 1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên

 2 Nhập dữ liệu vào ô thứ 2

 3 Chọn vùng dữ liệu gồm ô thứ nhất và ô thứ 2

 4 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải của vùng

dữ liệu, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn

điền

1 2

2 3

1

1 Nhập liệu

 Khi nhập dữ liệu cho các ô trong bảng tính, chúng ta cần chú ý đến kiểu dữ liệu để việc tính toán sau này được chính xác Các kiểu

dữ liệu chính mà Excel hỗ trợ: Dữ liệu văn bản, kiểu số, ngày tháng, thời gian,… v.v

 Dữ liệu dạng số (số, tiền tệ), thời gian thường được căn phía bên phải

 Dữ liệu văn bản, ngày tháng thường được căn về phía trái

Dữ liệu văn bản

Dữ liệu số

Dữ liệu ngày tháng

2 Định dạng

 Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home

của thanh Ribbon

 Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở tiếp theo

Cỡ chữ

Kẻ khung

2 Định dạng

 Chọn Home / nhóm Cells /

Format / Format Cells…

 Tab Number: định cách hiển thị số

 Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí

dữ liệu

 Tab Font: định font chữ

 Tab Border: định đường kẻ viền các ô

 Tab Fill: Đặt màu nền

 Protection: Bảo mật dữ liệu

Kiểu hiển thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm

2 Định dạng

Căn dữ liệu chiều ngang ô

Màu đường kẻ

Khung bao ngoài

Chọn kiểu đường kẻ

Khung bên trong

2 Định dạng

 Định dạng bảng: Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới

 Bước 1 Chọn vùng cần định dạng bảng

 Bước 2 Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table

 Bước 3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số 9

 Bước 4 Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.

3 Tìm kiếm và thay thế

 Tìm kiếm, thay thế dữ liệu: Sau khi nhập dữ liệu vào bảng tính, bạn cần tìm kiếm xem một nội dung nào đó đã có hay chưa, hay đơn gian là thay thế 1 từ bằng một cụm từ mới Chức năng tìm kiếm, thay thế dữ liệu của Excel sẽ giúp bạn làm công việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng

 Tìm kiếm dữ liệu

 1 Click Office Button

 2 Click nút Find & Select

 3 Click Find

 4 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what

 5 Click Find Next (tìm vì trí trùng tiếp theo); Find All (hiện

tất cả các ô tìm thấy); Close (Thoát)

 Tìm kiếm, thay thế dữ liệu

 1 Click Office Button

 2 Click nút Find & Select 6 Click Replace

 7 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what

 8 Nhập nội dung cần thay thế khi tìm thấy

 9 Click Find Next (tìm vị trí trùng tiếp theo); Replace (thay

thế nội dung cho vị trí tìm thấy hiện thời); Replace All

(thay thế tất cả dữ liệu tìm thấy bằng nội dung mới);

Close (thoát);

4 Sắp xếp và lọc dữ liệu

 Sort (sắp xếp) và Filter (lọc): là những tính năng

cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính

được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó.

 Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng

dần hay giảm dần trên một cột:

 Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

 Kích nút Sort & Filter trên tab Home

 Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A

(giảm dần)

 Tùy chọn sắp xếp

 Để sắp xếp nhiều hơn một cột:

 Kích nút Sort & Filter trên tab Home

 Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên

 Kích Add Level

 Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp

 Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc

 Trên tab Home, kích Sort & Filter

Bài tập thực hành 2

 Bài 1: Thực hành định dạng dữ liệu trong Excel với các yêu cầu tương tự bài 1 Nội dung các sheet như sau

Bài tập thực hành 2

 Sheet "Lop_2"

Bài tập thực hành 2

 Bài 2: Sử dụng Format cells (định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính, ) thực hiện chức năng thay đổi độ

rộng của cột, chiều cao của hàng, chức năng freeze panels, sắp xếp bảng tính.

 Bài 3: Sử dụng Format cells (định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính, ) thực hiện chức năng thay đổi độ

rộng của cột, chiều cao của hàng, chức năng freeze panels, sắp xếp bảng tính.

 Thưc hiện các yêu cầu sau:

 a) Sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu

tiên Tên, họ đệm.

 b) Định dạng cột lương theo tiền VNĐ

 c) Sử dụng chức năng freeze panel cố

định 3 3 cột bên trái và dòng đầu tiên

Đơn giá (USD)

Thành tiền (USD)

Thành tiền (VNĐ)

TT Họ đệm Tên Mã ngạch Tên ngạch Tên đơn vị Lương CB

1 Nguyễn Thị Bình 01003 Chuyên viên Phòng hành chính 1200000

2 Đào Anh Công 01002 Chuyên viên chính Phòng hành chính 1850000

3 Hoàng Tuấn Dũng 01001 Chuyên viên cao cấp Phòng QLKH 1600000

4 Đỗ Thị Hoa 01003 Chuyên viên Phòng Kinh doanh 950000

5 Lê Tấn Nam 01001 Chuyên viên cao cấp Phòng Kinh doanh 1000000

Công thức và hàm

Công thức (formula) và hàm (function) là những công cụ mạnh

nhất của Excel dùng để thực hiện tính toán trên các ô dữ liệu Tuy

nhiên, việc sử dụng linh hoạt công thức và hàm của Excel không

phải là một nhiệm vụ đơn giản do công thức và hàm của Excel là

một dạng của lập trình xử lý dữ liệu

Để có thể nắm bắt và sử dụng công thức/hàm cần nắm vững

những khái niệm cơ bản, các hàm do excel cung cấp, cần tư duy

logic tốt để kết hợp linh động các hàm sẵn có của Excel vào công

việc Bài này sẽ giới thiệu những khái niệm cần biết để có thể

nắm bắt được việc sử dụng công thức và hàm trong Excel.

Công thức và hàm

Công thức

Công thức trong Excel là một loại dữ liệu đặc biệt:

• Kết hợp các toán tử, toán hạng, hàm, tham chiếu

• Bắt đầu bằng dấu bằng (=)

• Tự động cập nhật khi các thành phần thay đổi

• Luôn trả về giá trị (do đó có thể xuất hiện trong ô như

các giá trị tĩnh bình thường) Công

thức

Giá trị tĩnh (hằng số)

Để hiển thị bản thân công thức trong ô dữ liệu: thêm ký tự

nháy đơn (‘) trước dấu bằng

Giá trị tính ra bằng công thức

1 Hàm: Hàm PI() trả về giá trị của pi: 3,142

2 Tham chiếu: A2 trả về giá trị trong ô A2

3 Hằng số: Các số hoặc giá trị văn bản được nhập trực tiếp vào

một công thức, như 2

4 Toán tử: Toán tử ^ (mũ) nâng một số lên theo một lũy thừa và

toán tử (dấu sao) * nhân các số

Công thức và hàm

Một số thủ thuật với công thức

 Kéo thả công thức với hàng/cột

 Copy công thức cho một loạt ô

 Chuyển đổi kết quả công thức thành giá trị tĩnh (hằng số)

 Tổ hợp phím Ctrl + `

 Tổ hợp phím Ctrl + D

Công thức và hàm

Toán tử

• là những phép toán cơ bản dùng để xây dựng nên các công thức

• có nhiệm vụ kết nối các toán hạng và các hàm thành những công thức phức tạp hơn

Phân loại:

• toán tử số học

• toán tử ghép xâu

• toán tử logic

• toán tử tham chiếu

2 - Phép trừ, số âm 45-4 45 trừ 4 còn 41

3 * Phép nhân 150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5

5 ^ Lũy thừa 2^4, 16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16, Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2

6 & Ghép xâu “Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh”

7 = So sánh bằng A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

8 > So sánh lớn hơn A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

9 >= So sánh lớn hơn hoặc bằng A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

10 < So sánh kém A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

11 <= So sánh nhỏ hơn hoặc bằng A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

12 <> So sánh khác A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

13 , hoặc ; Dấu tách các tham số Sum(A1, B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

14 : Tham chiếu mảng Sum(A1: B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

15 Khoảng trắng (space)

Trả về các ô giao nhau giữa hai vùng B1: B6 A3: D3 Trả về giá trị của ô

Công thức và hàm

Độ ưu tiên của các phép toán

• Các toán tử trong một công thức được thực hiện theo thứ tự, phụ thuộc vào độ ưu tiên và tính kết hợp của toán tử.

• Độ ưu tiên quyết định phép toán nào thực hiện trước (vd: nhân chia trước, cộng trừ sau)

• Tính kết hợp quyết định xem khi có nhiều phép toán cùng độ ưu tiên thì thực hiện các phép toán theo thứ tự từ trái sang phải (tính kết hợp trái) hay từ phải sang trái (tính kết hợp phải)

: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1

Để thay đổi trật tự tính toán, tương tự như trong các phép toán số học, có thể sử dụng cặp dấu ngoặc đơn Các phép toán trong dấu ngoặc đơn

sẽ được ưu tiên thực hiện trước Nếu có nhiều cặp dấu ngoặc đơn lồng nhau thì các phép toán ở cặp ngoặc bên trong sẽ được thực hiện trước

Công thức và hàm

Hàm

Hàm là công thức được định sẵn thực hiện tính toán bằng cách

sử dụng các giá trị cụ thể, gọi là các đối số theo một thứ tự

hoặc cấu trúc cụ thể Hàm có thể được sử dụng để thực hiện

các tính toán đơn giản hoặc phức tạp

Cấu trúc hàm

=tên_hàm(danh_sách_đối_số)

Trong đó:

• Đối số là các giá trị tĩnh, là tham chiếu tới một ô dữ liệu hoặc

là tham chiếu tới một vùng dữ liệu

• Hàm có thể làm đối số cho các hàm khác (nghĩa là một hàm

cũng có thể chứa các hàm khác)

• Cần kết hợp linh hoạt các hàm để tạo thành biểu thức tính

toán phức tạp hơn theo nhu cầu sử dụng

1 Cấu trúc Cấu trúc của một hàm bắt đầu với dấu bằng (=),

theo sau bởi tên hàm, một dấu ngoặc đơn mở, các đối số cho hàm được phân tách bởi dấu phẩy và dấu ngoặc đơn đóng

2 Tên hàm Đối với danh sách các hàm sẵn có của Excel, chọn

một ô và bấm SHIFT+F3

3 Đối số Đối số có thể là số, văn bản, giá trị lô-gic như TRUE

hoặc FALSE, mảng, giá trị lỗi như #N/A, hoặc tham chiếu ô Đối

số mà bạn chỉ định phải tạo giá trị hợp lệ cho đối số đó Đối số cũng có thể là hằng, công thức hoặc hàm khác

4 Hỗ trợ Excel hiển thị thông tin về cú pháp và đối số khi nhập

hàm Ví dụ, nhập =ROUND( và hộp thông tin hỗ trợ xuất hiện

Hộp thông tin hỗ trợ chỉ xuất hiện khi dùng các hàm dựng sẵn