MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn quy trình Giám sát thi công nhằm mục đích triển khai các biện pháp và quy trình hiệu quả cho dự án, giúp các Đội dự án hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.
Hướng dẫn quy trình Giám sát thi công được lập và điều chỉnh bởi Quản lý Dự án của ARTELIA, sau khi được Giám đốc Dự án phê duyệt, sẽ được phân phát và giới thiệu tới các đội Hướng dẫn này tuân thủ các yêu cầu của HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA ARTELIA và là bắt buộc áp dụng cho dự án.
Hướng dẫn này không chỉ là tài liệu tham khảo cho CHỦ ĐẦU TƯ mà còn được chia sẻ với CÁC NHÀ THẦU và TƯ VẤN THIẾT KẾ để đảm bảo sự đồng bộ trong quá trình thực hiện dự án.
Hướng dẫn này trình bày đầy đủ các biện pháp và quy trình cần thiết để thực hiện dịch vụ Giám sát thi công, bao gồm các mẫu form và biểu mẫu đi kèm.
CẤU THÀNH
Hướng dẫn quy trình giám sát thi công mô tả các hoạt động của các bên liên quan trong công tác xây dựng Các hoạt động này được phân loại thành các nhóm tương tự như các chương trong Hướng dẫn quy trình Quản lý dự án, cung cấp hướng dẫn về phương pháp triển khai Các nhóm hoạt động được phân loại rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong giám sát thi công.
STT HẠNG MỤC NỘI DUNG
CS1 Các sự kiện điều phối chính Loại và nội dung điển hình của cuộc họp
CS2 Báo cáo công trường Báo cáo của các bên
CS3 liên quan đến việc theo dõi thiết kế thi công và các thay đổi trong thiết kế cũng như các phát sinh trong quá trình thi công CS4 bao gồm việc phê duyệt các bản vẽ shop, biện pháp thi công và vật liệu sử dụng, đồng thời phê duyệt hồ sơ QAQC để đảm bảo chất lượng công trình.
CS5 Kiểm soát chất lượng công việc, kiểm tra công trường, các điểm không phù hợp Cách thức nghiệm thu, NCR
CS6 Phối hợp với nhà thầu
Yêu cầu phê duyệt, yêu cầu thông tin, chỉ thị công trường, bản ghi nhớ công trường
CS7 Kiểm tra tiến độ/thanh toán/yêu cầu phát sinh Phê duyệt số lượng, chất lượng nhà thầu
CS8 Quản lý tiến độ Lập và theo dõi tiến độ
CS10 An toàn lao động và an ninh Cách thức an toàn lao động và an ninh
CS11 Quản lý đầu vào vật liệu Kiểm soát vật liệu
Ref.: CT8.ART.PRO.CSM.001_VN 5/44
ĐÍNH KÈM
- Sơ đồ tổ chức của ARTELIA:
ARTELIA ORGANIZATION CHART Rev - 001 - Updated in October 2017
DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH
ARTELIA Tanguy Hamon Quản lý dự án
Giám đốc dự án Project Director
Quản lý tiến độ Scheduler
ARTELIA Xác nhận sau /TBC
Design manager Quản lý thiết kế
Quản lý xây dựng Construction Manager
Quản lý hợp đồng Contract Manager
PA Trợ lý dự án
Trưởng nhóm Cơ điện MEP Leader
Phụ trách an toàn HSE officer
Kiểm soát vật liệu Material Engineer
PA Trợ lý dự án
Trợ lý Quản lý thiết kếDeputy Design Manager
2 CS1 – CÁC SỰ KIỆN ĐIỀU PHỐI CHÍNH
HỌP TRIỂN KHAI VỚI NHÀ THẦU
Mục đích: Gặp NHÀ THẦU được chọn
Giới thiệu các quy trình của dự án
Xác định kế hoạch khởi động để bắt đầu triển khai công việc
Đại diện NHÀ THẦU, Quản lý công trường, Trợ lý dự án
Quản lý dự án và Giám sát trưởng của ARTELIA
Đại diện CHỦ ĐẦU TƯ
Chu kỳ: Một lần (1), nhà thầu trúng thầu
Nội dung: Giới thiệu hồ sơ của dự án và hiểu biết về dự án
Giới thiệu và nhấn mạnh các quy trình chính của dự án phù hợp với:
Mã hóa tài liệu dự án
Triển khai yêu cầu thông tin (RFI) và yêu cầu phê duyệt (RFA)
Kiểm tra tiến độ thanh toán
Quy trình yêu cầu nghiệm thu Xác định kế hoạch hành đông để bắt đầu công việc và chuẩn bị các hồ sơ cần thiết
Tài liệu: Biên bản họp
Thỏa thuận kế hoạch thực hiện
Hồ sơ kế hoạch… từ NHÀ THẦU
Đệ trình hồ sơ tổ chức dự án (hướng dẫn giám sát thi công CSM, biểu mẫu…)
Ref.: CT8.ART.PRO.CSM.001_VN 7/44
HỌP ĐIỀU PHỐI THI CÔNG HÀNG TUẦN
Mục đích: Xem xét tổng quan các NHÀ THẦU, điều phối CÔNG TRƯỜNG và công việc
Quản lý dự án &Giám sát trưởng của ARTELIA
Quản lý công trường – Quản lý Dự án của Nhà thầu
Quản lý xây dựng của Chủ đầu tư
Chu kỳ: Hàng tuần (1 lần một tuần)
Nội dung: Triển khai công trường
Công việc đang triển khai – báo cáo công trường
Đánh giá tiến độ thực tế thi công so với tiến độ lập ra
Giao nhận và đặt hàng vật tư thiết bị
Báo cáo không tuân thủ
Kế hoạch cho tuần tới sẽ được xem xét kỹ lưỡng, bao gồm đánh giá kế hoạch thi công giai đoạn trước và chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo Điều này sẽ bao gồm việc xác định số lượng công nhân, thiết bị cần thiết và vật tư thi công để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ.
Kế hoạch bắt kịp tiến độ
Hồ sơ QAQC và nghiệm thu (các vấn đề chất lượng điển hình nếu có)
Tiến độ đệ trình bản vẽ shop- tình trạng đệ trình
Tình trạng phê duyệt biện pháp thi công
Các yêu cầu nghiệm thu chính
Đệ trình vật tư vật liệu - catalog – thông số kỹ thuật
Thay đổi thiết kế - xác nhận, thông tin, hành động
Xác nhận mua sắm thiết bị, tiến độ giao hàng
CÁC PHÁT SINH chưa phê duyệt
Tình trạng YÊU CẦU PHÁT SINH
Đệ trình yêu cầu thanh toán – xem xét và làm rõ
An toàn – An toàn và bảo trì chung – an toàn cá nhân
An ninh – hệ thông thẻ - kỷ luật
Trang bị tại công trường:
Phương tiện cho công nhân (nhà vệ sinh, căng tin)
Vận thăng – cáp kéo – vận chuyển
Tài liệu: Biên bản họp
Các hoạt động và thời hạn theo từng phần
Làm rõ thiết kế và điều phối công việc
Kế hoạch hành động – Tiến độ đệ trình
2.3 HỌP THẢO LUẬN TIẾN ĐỘ - GIẢI QUYẾT CÁC VÁN ĐỀ VỀ TIẾN ĐỘ VÀ CHẬM
Mục đích: Đánh giá hoặc đánh giá lại tiến độ thi công
Giảm thiểu các chậm trễ về tiến độ
Quản lý dự án &Giám sát trưởng của ARTELIA
Quản lý công trường của NHÀ THẦU – Quản lý dự án của NHÀ THẦU
Quản lý công trường của CHỦ ĐẦU TƯ
Chu kỳ: Quản lý xây dựng quyết định
Nội dung: Đánh giá tiến độ hiện tại của dự án
Đưa ra quyết định phù hợp với các yêu cầu thay đổi tiến độ
Thống nhất kế hoạch giảm thiểu chậm trễ - thống nhất chiến lược và kế hoạch hành động
Đệ trình tiến độ chỉnh sửa để các bên phê duyệt
Tài liệu: Biên bản họp
Thỏa thuận các yêu cầu sửa đổi
Thống nhất kế hoạch giảm thiểu (nguồn nhân lực, thời gian làm việc, phân đoạn thi công, thỏa thuận giữa các nhà thầu )
2.4 HỌP THẢO LUẬN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG – GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ VỀ CHẤT
Mục đích: Kiểm tra hồ sơ vấn đề và xác định kế hoạch khắc phục
Tập hợp các bản shop khác nhau của nhà thầu và xem xét sự mâu thuẫn giữa các bản vẽ
Giám sát trưởng của ARTELIA
Quản lý chất lượng của NHÀ THẦU
Đại diện thiết kế của CHỦ ĐẦU TƯ – THIẾT KẾ (khi cần thiết)
Chu kỳ: Quản lý xây dựng quyết đinh
Nội dung: Danh sách các hồ sơ có vấn đề
Tài liệu: Thay đổi thiết kế - Tham khảo chương THAY ĐỔI THIẾT KẾ để có biện pháp thực hiện
Điều chỉnh bản vẽ shop
2.5 HỌP VỀ SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN
2.5.1 Tập huấn về an toàn
Mục đích: Có nhận thức về an toàn trên công trường
Giới thiệu về những mối nguy hiểm mới và nhấn mạnh các biện pháp phòng ngừa phù hợp
Nhắc nhở về việc sử dụng dụng cụ an toàn PPE
Thành phần tham Quản lý công trường và Quản lý an toàn của NHÀ THẦU – công nhân của NHÀ
Ref.: CT8.ART.PRO.CSM.001_VN 9/44
Date: 02/11/2017 dự: Quản lý dự án hoặc giám sát trưởng hoặc người đại diện của ARTELIA
Chu kỳ: Hàng tuần (1 lần 1 tuần)
Nội dung: Tập huấn về sức khỏe và an toàn (NHÀ THẦU chuẩn bị
Tài liệu: Hồ sơ tập huấn và tham gia tập huấn về an toàn
Đánh giá các điều kiện công trường và sử dụng dụng cụ an toàn PPE
Theo dõi các sự cố/tai nạn để có biện pháp khắc phục
2.5.2 Ban an toàn / Kiểm tra an toàn
Mục đích: Bộ phận Quản lý chung của dự án (CHỦ ĐẦU TƯ – QLDA/TVGS và NHÀ THẦU)
Xác định các vấn đề điển hình về an toàn và sức khỏe; thống nhất các biện pháp khắc phục
Kiểm tra an toàn để tiến hành đánh giá
QLDA, GIÁM SÁT TRƯỞNG CỦA ARTELIA
QLDA, QLXD và BAN AN TOÀN LAO ĐỘNG của NHÀ THẦU
Đại diện được mời tham gia của CHỦ ĐẦU TƯ
Chu kỳ: Hàng tuần (1 lần 1 tuần)
Nội dung: Xem xét chi tiết KẾ HOẠCH VỀ SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN
Xem xét hồ sơ kiểm tra và kết quả kiểm tra an toàn
Tài liệu: Xác định các biện pháp và thời hạn thực hiện đối với các điều kiện về sức khỏe và an toàn trên công trường
Xem xét kế hoạch sắp xếp công trường
3.1 MA TRẬN BÁO CÁO Để các bên liên quan hiểu rõ hơn về các công tác triển khai trên công trường, rất nhiều báo cáo sẽ được ban hành
PM/CS/ Quản lý dự án/ Giám sát thi công: REPORTING MATRIX - BIỂU ĐỒ BÁO CÁO
Project/ Dự án: DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8
PROJECT OF HIGHRISE BUILDING – SERVICES IN LANDZONE CT8
Responsible to prepare Đơn vị thực hiện
Responsible to receive Đơn vị nhận báo cáo
Cut off time Thời gian phản ánh trong báo cáo
Issuance time Thời gian phát hành
Báo cáo ngày của nhà thầu
Nhà thầu ARTELIA 07:00 - 07:00 softcopy/ bản mềm 08:00AM sáng hardcopy/ 09:00Am following day bản cứng/ 09h00 sáng ngày hôm sau
Báo cáo ngày của ARTELIA ARTELIA Client
Chủ đầu tư 07:00 - 07:00 softcopy /bản mềm 14h00 hardcopy (7 reports together) on following Friday: 17h00 bản cứng (7 bản) vào ngày thứ sáu tiếp theo: 17h00
Báo cáo tuần của nhà thầu
Friday 07:00 - Friday 07:00 07:00 sáng thứ 6 đến 07:00 sáng thứ 6 tuần kế tiếp
Softcopy Friday 09:00AM/ bản mềm gửi thứ 6 lúc 09:00 sáng hardcopy on following Friday: 14h00/ Bản cứng gửi ngày thứ 6 kế tiếp lúc 14h00 4
Báo cáo tuần của ARTELIA ARTELIA Client
Friday 07:00 - Friday 07:00 07:00 sáng thứ 6 đến 07:00 sáng thứ 6 tuần kế tiếp softcopy & hard copy Satruday 12:00/ bản mềm và bản in gửi ngày thứ 7 lúc 12:00
Báo cáo tiến độ định kỳ hằng tháng của ARTELIA
1st of month - 30/31th of month từ ngày 01 đến ngày 30/31 của tháng on 09th of following month/ gửi vào ngày 09 của tháng tiếp theo
Reports on arising issues, risks of delay on time schedule and proposed solutions
Báo cáo nguy cơ chậm tiến độ và đề xuất giải pháp (khi phát sinh)
Investors should address potential risks that could lead to project delays, such as design changes or shifts in project strategy, within one week of major events.
ARTELIA 2 weeks look ahead plan
Kế hoạch tiến độ chi tiết dự kiến trong 02 tuần
1st-15th of month and 16th-30th/31th of month từ ngày 1 đến ngày 15 của tháng và từ ngày 16 đến ngày 30/31 của tháng
On 03rd and 18th of month Ngày mùng 3 và ngày 18 của tháng
Diary of additional request, request of modify/change
Nhật ký các lệnh thanh toán phát sinh, yêu cầu thay đổi
Chủ đầu tư within monthly report / bao gồm trong Báo cáo Tiến độ định kỳ hằng tháng
Biên bản họp giao ban hàng tuần ARTELIA Client
Thứ sáu hằng tuần lúc 10:30 sáng
24 hours after meeting time finish
24 giờ sau khi buổi họp kết thúc
Monthly report for supervision work
Báo cáo Giám sát thi công định kỳ hằng tháng
Chủ đầu tư within monthly report / bao gồm trong Báo cáo Tiến độ định kỳ hằng tháng
Nhật ký giám sát thi công ARTELIA
Daily ; daily report to be attached/ Hàng ngày, có kèm theo báo cáo ngày
DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 PROJECT OF HIGHRISE BUILDING – SERVICES IN LANDZONE CT8
4 CS3 - ĐỐI VỚI THIẾT KẾ THI CÔNG & QUẢN LÝ THAY ĐỔI THIẾT KẾ
4.1 LƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THIẾT KẾ
Hồ sơ thiết kế do ARTELIA quản lý dự án và xây dựng được Chủ đầu tư phê duyệt sẽ được người quản lý hồ sơ lưu trữ và chuyển đến các bên liên quan, bao gồm một bộ cho tất cả nhà thầu và một bộ lưu tại văn phòng công trường của ARTELIA để phục vụ cho việc triển khai thực hiện.
Các tài liệu hồ sơ được thay thế sẽ được ghi chú rõ ràng trong bảng đăng ký, và các bên liên quan sẽ được thông báo về việc thay thế những tài liệu cụ thể này.
Bảng đăng ký sẽ được Giám sát trưởng và Quản lý dự án xem xét định kỳ để đưa ra cảnh báo cần thiết liên quan đến việc phân phối thiết kế, cũng như bổ sung hồ sơ thiết kế mới hoặc cập nhật.
Các thay đổi thiết kế có thể xuất phát từ chủ đầu tư, nhà thầu hoặc nhu cầu điều phối và cân đối tài chính để phù hợp với bản vẽ thi công Những thay đổi này cần được kiểm soát, điều phối và phê duyệt trước khi thực hiện trên công trường.
Khi nhận yêu cầu thay đổi từ Chủ đầu tư, Nhà thầu hoặc Tư vấn thiết kế, ARTELIA sẽ quản lý chặt chẽ trong suốt giai đoạn thi công Những thay đổi này có thể bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau trong quá trình thực hiện dự án.
- Ban hành các chỉ dẫn công trường liên quan tới các thay đổi- và cập nhật vào biểu đồ theo dõi
Quản lý cung cấp đánh giá chi tiết về chi phí, tiến độ, an toàn và các yếu tố môi trường liên quan đến việc thay đổi thiết kế, giúp Chủ đầu tư đưa ra quyết định chính xác.
Chủ đầu tư cần xem xét và quyết định phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi dựa trên đánh giá của ARTELIA về các khía cạnh đã nêu.
Cần phân biệt giữa Chỉ thị thay đổi, yêu cầu thay đổi và phát sinh Chỉ thị thay đổi là những thay đổi đã được quyết định từ Chủ đầu tư và yêu cầu triển khai ngay lập tức, không cần phân tích sơ bộ các khía cạnh liên quan.
Yêu cầu thay đổi là thay đổi CÓ KHẢ THI trong đó các kết quả sẽ được kiểm tra và phê duyệt trước khi tiến hành thi công
Các phát sinh là những thay đổi về chi phí so với tính toán trong hợp đồng của nhà thầu, và bất kể trường hợp nào, các phát sinh không được xem là thay đổi thiết kế.
4.2.2 Chỉ thị thay đổi từ Chủ đầu tư
Các yêu cầu thiết kế cụ thể do Chủ đầu tư chuyển tiếp trong quá trình thi công được xem là chỉ thị thay đổi Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ, mà Chủ đầu tư sẽ ghi nhận và chịu trách nhiệm Các chỉ thị gửi tới Nhà thầu liên quan đến việc triển khai công việc sẽ do ARTELIA đảm nhận Bản theo dõi thiết kế và chỉ thị công trường SI cũng sẽ được cập nhật theo Đối với các chỉ thị thay đổi và việc triển khai ngay mà không có phân tích dự án, Chủ đầu tư cần chỉ định rõ vấn đề được chuyển tiếp là CHỈ THỊ thay đổi.
Sơ đồ về chỉ thị thay đổi:
4.2.3 Yêu cầu thay đổi từ Nhà thầu, hoặc từ ARTELIA hay Chủ đầu tư
Phát sinh nhu cầu hoặc lợi ích của việc thay đổi thiết kế, trong đó (giữa các bên có liên quan)
- Nhà thầu nhận thấy sự cần thiết của việc điều phối, tiết kiệm thời gian hoặc chi phí
- Chủ đầu tư hoặc ARTELIA nhận thấy có thể có lợi ích phát sinh
Các kết quả về chi phí/tiến độ của những yêu cầu thay đổi sẽ được kiểm tra trước khi trình lên Chủ đầu tư quyết định
Sơ đồ về yêu cầu thay đổi:
Thời lượng Thời gian đã qua
Ban hành Chỉ thị thay đổi (bao gồm thiết kế và thông số kỹ thuật)
Ban hành Chỉ thị công trường tới
Thời lượng Thời gian đã qua
Ban hành Yêu cầu thay đổi
NHÀ THẦU/ CHỦ ĐẦU TƯ/ ART Đánh giá về mặt chi phí, tiến độ và các khía cạnh khác
Quyết định phê duyệt hoặc không
Chỉ thị/thông tin tới các bên liên quan
Xác nhận đã nhận và đưa ra chi tiết thực hiện
Ref.: CT8.ART.PRO.CSM.001_VN 13/44
Tất cả thay đổi thiết kế phát sinh sẽ:
- Được nhập vào bảng theo dõi thay đổi thiết kế
- Được tuân thủ (hoặc không) thông qua đệ trình BẢN VẼ SHOP hoặc xác nhận rằng BẢN VẼ
SHOP hiện tại vẫn có hiệu lực
- Các bản vẽ cũ phải được đóng dấu ĐƯỢC THAY THẾ
Thay đổi có thể liên quan đến phát sinh chi phí so với số lượng đã ký hợp đồng với Nhà thầu; để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo CS8 - Đánh giá tiến độ và yêu cầu thanh toán.
- Biểu mẫu RFC (Yêu cầu thay đổi)
DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG –
REQUEST FOR CHANGE / YÊU CẦU THAY ĐỔI
Issued by / Ban hành bởi ARTELIA To / Gửi tới
Author / Người lập Attention / Người nhận xxxxxx
Date Issued / Ngày ban hành C/C xxxxxx
Ref / Số tham chiếu 171101.CT8.ART.RFC.CLI.xxx Response expected by
/ Hy vọng phản hồi vào Dd/mm/yyyy
CHANGE(s) TO BE REQUESTED / (CÁC) THAY ĐỔI ĐƯỢC YÊU CẦU
Kính đề nghị Chủ đầu tư phê duyệt các nội dung sau
Please Client to approve below items: a ………
2 Reason for change(s) / Lý do thay đổi
3 Impact/ Consequence resulted from Change(s) / Ảnh hưởng/ kết quả dẫn tới từ những thay đổi đó
Giá thành / Cost: ……… Thời gian / Time: ……… Thiết kế / Design: ………
An toàn / Safety: ……… Attachment (if any) / Đính kèm (nếu có):
RECEIVED BY / NGƯỜI NHẬN ACTION RECOMMENDED / HÀNH ĐỘNG KIẾN
See response below / Xem trả lời bên dưới
Please give more details / Vui lòng cung cấp thêm thông tin
Forward to / Chuyển tiếp tới:
Response / Trả lời Responded by / Người trả lời:
On / Vào: ddmmyy Endorsed by / Xác nhận bởi :
Proposed change(s) is/are accepted / Chấp nhận các thay đổi được đề xuất
Proposed change(s) is/are rejected / Không chấp nhận các thay đổi được đề xuất
Proposed change(s) is/are accepted under the following conditions or comments:/ Chấp nhận các thay đổi được đề xuất theo những điều kiện hay ý kiến đánh giá sau:
Attachment (if any)/ Đính kèm (nếu có)
CIRCULATION OR DISTRIBUTION/ LƯU HÀNH HAY PHÂN BỔ
Ref.: CT8.ART.PRO.CSM.001_VN 15/44
5 CS4 - PHÊ DUYỆT ĐỂ TIẾN HÀNH THI CÔNG
5.1 MỤC ĐÍCH VÀ MÔ TẢ
Cần phê duyệt hồ sơ do NHÀ THẦU trình để đảm bảo tuân thủ Thiết kế THI CÔNG cùng với các quy định và tiêu chuẩn áp dụng cho dự án.
5.2 CÁC HẠNG MỤC CẦN PHÊ DUYỆT TRƯỚC KHI THI CÔNG
5.2.1 Các hạng mục cần phê duyệt trước khi triển khai gói thầu
HẠNG MỤC HỒ SƠ ĐỆ TRÌNH
Danh sách bản vẽ shop bảng bao gồm các hạng mục và thời gian dự kiến để đệ trình Đồng thời, cần có danh sách vật tư và vật liệu cần được phê duyệt trước khi tiến hành thi công, cùng với thời gian đệ trình dự kiến cho từng hạng mục.