3 ct8 art qap poc vn project team org

VAI TRÒ Quản lý dự án xử lý tất cả các khía cạnh nhiệm vụ yêu cầu bởi chủ đầu tư như sau:  Chịu trách nhiệm cho các mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ đặt ra  Điều phối các hành động và c

DỰ Á N KH U NH À Ở C AO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT C T 8

Q U Ả N L Ý D Ự Á N

HIỆU ĐÍNH Ý KIẾN NHẬN XÉT NGÀY

LƯU CHUYỂN TỚI

CĐT – CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH 

Các Tư vấn/ nhà thầu 

MỤC LỤC

1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN

Sơ đồ tổ chức dự án thể hiện các chủ thể khác nhau có liên quan đến dự án và mối quan hệ của

họ với nhau

Vui lòng xem sơ đồ tổ chức trong phần Phụ lục Tài liệu này có thể được cập nhật liên tục trong

suốt thời gian thực hiện dự án

Ma trận trách nhiệm là một cách tiếp cận đơn giản để xác định vai trò của tổ chức và trách nhiệm dựa trên việc hiểu biết các hoạt động và quyết định sau khi xem xét

Các phần của “Ma trận” bao gồm trách nhiệm, đánh giá, tư vấn và thông báo Ma trận trách nhiệm là một bảng đơn giản với các công việc và quyết định thể hiện phía dưới bên trái và các đơn vị tổ chức trên đầu trang

Các yếu tố được định nghĩa như sau:

 Trách nhiệm: Các cá nhân hoặc nhóm mà thực sự "làm" công việc, có trách nhiệm về kết quả Phải có ít nhất là một phần trách nhiệm trên mỗi dòng

 Đánh giá: Các cá nhân hoặc một nhóm sẽ được tổ chức trực tiếp đánh giá để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành và sẽ nhận được phần thưởng hoặc khiển trách dựa vào việc công việc được thực hiện như thế nào Người này là "có thể trả lời" kết quả Phải có ít nhất một đánh giá cho mỗi dòng

 Tư vấn: Người hoặc tổ chức đó phải được tham khảo ý kiến trước khi đề nghị hoặc đưa ra quyết định cuối cùng Nếu người này không đồng ý với hành động đề nghị họ nên báo cáo vấn đề cho người đánh giá, để được giải quyết, nếu không thì người đánh giá có thể tiến hành như đề xuất

 Thông báo: Cá nhân hay tổ chức đó phải được thông báo sau khi đề xuất này là cuối cùng Người này được yêu cầu hoặc là để chấp hành quyết định, hoặc họ phải được thông báo bởi vì công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng đáng kể

Trích xuất từ ma trận trách nhiệm

3 MÔ TẢ CÔNG VIỆC

3.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN

3.1.1 VAI TRÒ

Quản lý dự án xử lý tất cả các khía cạnh nhiệm vụ yêu cầu bởi chủ đầu tư như sau:

 Chịu trách nhiệm cho các mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ đặt ra

 Điều phối các hành động và các bên tham gia vào việc thi công dự án

 Ban hành thông tin theo định kỳ đến CĐT

 Quản lý dự án và đội nhóm của mình phải tuân thủ với các điều khoản trong sổ tay hướng dẫn và các lưu ý về biện pháp thực hiện

 Quản lý các tổ/đội thực hiện dự án

phụ trách để trình cho CĐT như là một bằng chứng chứng minh cho phương pháp làm việc chuyên nghiệp của Artelia

 Nhận ra các tình huống nguy hiểm và thiết lập một kế hoạch an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHS) cho dự án Phân tích các sự cố và tai nạn để tránh lặp lại và đóng góp vào việc cải thiện năng suất thi công OHS (phối hợp với ban an toàn và phòng Quản lý chất lượng)

 Lập ra và quản lý các nhà thầu phụ tiềm năng (xác định công việc nhiệm vụ của họ, hồ sơ tham vấn, hồ sơ chất vấn, lựa chọn, phân tích các hồ sơ dự thầu và đề xuất các lựa chọn, lập hồ sơ dự án, xác thực việc hoàn thành các công việc nhiệm vụ, kiểm soát việc tuân thủ theo các nguyên tắc OHS, thanh toán, đánh giá)

 Miêu tả chi tiết và duy trì hệ thống báo cáo, lập và trình báo cáo cho CĐT một cách thường xuyên đều đặn (ít nhất là hàng tháng)

 Tham gia các cuộc họp điều phối với CĐT

 Quản lý các sản phẩm đầu ra thiết kế (theo dõi các bản vẽ và việc phê duyệt các bản vẽ này của bên thứ 3)

 Quản lý các thay đổi, phát sinh, khiếu nại do đội thiết kế nêu ra

 Kiểm tra các khía cạnh thiết kế mà có thể có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng, chức năng, chi phí và thời gian hoàn thành của dự án

 Lâp dự toán, ngân sách và dòng tiền Lập và theo dõi ngân sách riêng của nó Quản lý việc kiểm soát chi phí

 Đảm bảo độ nhất quán giữa thiết thiết kế kiến trúc, thiết kế cấu trúc và cơ điện

 Đảm bảo các công tác khảo sát cần thiết hay kiểm toán cần có sẽ được tổ chức và thực hiện đúng trình tự

 Đảm bảo thực hiện các cộng việc cụ thể để có được các giấy phép cần thiết

 Kiểm tra sự nhất quán và tính hoàn chỉnh của gói thầu mà Tư vấn chuẩn bị

 Điều phối việc đánh giá thầu và quy trình đàm phán với nhà thầu thực hiện các công việc kiến trúc

 Lập hợp đồng với tất cả các hồ sơ liên quan tới nhà thầu

 Chuẩn bị đánh giá các chứng chỉ thanh toán tạm do các Nhà thầu đệ trình

 Đánh giá các hậu quả có thể xảy ra trong trường hợp thay đổi chỉnh sửa nội dung hay điều kiện thi công, và các hành động cần làm

 Tham gia vào việc nhận ra các sự kiện, quá trình tiến triển và các công việc thực hiện không đúng cách, và đề xuất các hành động khắc phục tương ứng

3.1.3 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN LỰC

 Quản lý dự án thường được hỗ trợ bởi một đội thực hiện dự án, như đã được làm rõ trong PEB Người quản lý dự án có những quyền lực và khả năng tự quyết cần thiết để thực hiện thành công công việc nhiệm vụ trong dự án

 Quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ của mình bằng cách áp dụng các điều khoản nêu cụ thể trong tờ ghi chú hay thư ủy quyền trách nhiệm

3.2 TRƯỞNG NHÓM – GIÁM SÁT THI CÔNG

3.2.1 Vai trò

Để thực hiện nhiệm vụ Giám sát thi công, Artelia thành lập các nhóm kỹ sư giám sát hiện trường, các nhóm sẽ do Trưởng nhóm quản lý

Trưởng nhóm cũng hỗ trợ Quản lý dự án trong việc đạt được mục tiêu định ra trong quá trình thi công dự án và trong các báo cáo gửi cho CĐT

3.2.2 Các công việc liên quan

 Thu thập dữ liệu để lập các báo cáo và giúp Quản lý dự án lập báo cáo

 Xem xét các biện pháp thi công của Nhà thầu (tính khả thi, trang thiết bị cần thiết, điều phối với các bên khác)

 Tổ chức phê duyệt tất cả các hạng mục hoàn thiện và trang thiết bị hoàn thiện (Đề trình mẫu đúng lúc và cung cấp các thiết bị do CĐT sở hữu)

 Quản lý các kỹ sư/ giám sát tại hiện trường của Artelia

 Lập kế hoạch kiểm tra chất lượng được tiến hành trong suốt thời gian thi công, cụ thể là trong tất cả các loại công việc thi công

 Tiến hành kiểm tra an toàn và chất lượng tại chỗ cho tất cả các công việc kiến trúc kể cả bản ghi chép đang giữ

 Kiểm soát và xem xét việc kiểm tra chất lượng của riêng nhà thầu

 Tổ chức và tham gia nghiệm thu trước khi bàn giao – viết ra một danh sách các khuyết điểm cần được khắc phục

 Đảm bảo các lỗi thi công và công tác khắc phục được thực hiện bởi nhà thầu cơ điện

 Có sổ tay vận hành và bảo trì của tất cả các trang thiết bị được lắp ráp

 Có các hồ sơ hoàn công cho công tác kiến trúc của Nhà thầu

 Đưa ra sự hỗ trợ cho công tác chuẩn bị lập báo cáo quyết toán của Nhà thầu

3.3 TRƯỞNG BỘ PHẬN CƠ ĐIỆN

Trưởng bộ phận cơ điện chịu trách nhiệm cho tất cả các lĩnh vực của kết cấu trong dự án Trưởng

bộ này thiết lập ra một qui trình kiểm soát chất lượng với Nhà thầu thông qua một sơ đồ công việc

 Đảm bảo phải có đủ các tiện ích công cộng cần thiết (Cấp-thoát nước, điện, viễn thông,…)

 Tham gia vào việc lập tiến độ thời gian chi tiết

 Điều phối đánh giá đấu thầu và quá trình đàm phán với nhà thầu cơ điện

 Soạn thảo hợp đồng và các tài liệu liên quan tới nhà thầu cơ điện

 Tham dự cuộc họp điều phối với các kỹ sư kết cấu để xác định về những chỗ mở trên BVTC (tổng hợp các dịch vụ công trình)

 Cung cấp dữ liệu (tiến độ dự án, quản lý thay đổi và quản lý chất lượng, thống kê, các vấn đề chính gặp phải và được giải quyết) liên quan đến cơ điện để lập báo cáo quản lý dự án

 Xem xét biện pháp thi công của nhà thầu cơ điện (tính khả thi, các trang thiết bị cần thiết, điều phối với các bên khác)

 Đảm bảo rằng các BVTC của Nhà thầu đã được xem xét và phê duyệt bởi các bên có liên quan và cập nhật

 Tổ chức phê duyệt các thiết bị cơ, điện, cấp thoát nước và các thiết bị đầu cuối (thỉnh thoảng

có trường hợp đệ trình mẫu và thiết bị do Chủ đầu tư cung cấp)

 Trong suốt giai đoạn thi công, quản lý các kỹ sư/ giám sát hiện trường của Artelia

 Tham gia các cuộc họp điều phối tại công trường trong suốt thời gian thi công

 Thực hiện kiểm tra an toàn và chất lượng ngay tại chỗ cho các công tác kết cấu và bản ghi chép đang được giữ

 Kiểm soát và xem xét việc kiểm tra chất lượng của từng nhà thầu

 Quản lý các yêu cầu thay đổi của nhà thầu thi công, xác thực rằng các thay đổi này đúng với những yêu cầu của CĐT (chi phí đầu tư/ vận hành) và duy trì các bản lưu ghi chép

 Tổ chức và tham gia vận hành thử

 Tổ chức và tham gia công tác nghiệm thu do cơ quan chính quyền thực hiện (chủ yếu là hệ thống PCCC)

 Đảm bảo là các lỗi thi công và công tác sửa lỗi sẽ được nhà thầu cơ điện tiến hành

 Có sổ tay vận hành và bảo trì của tất cả các trang thiết bị được lắp ráp

 Có được hồ sơ hoàn công từ nhà thầu kết cấu

 Hỗ trợ công tác chuẩn bị lập báo cáo quyết toán của nhà thầu

3.4 KỸ SƯ HIỆN TRƯỜNG

Kỹ sư hiện trường hay giám sát công trường có vai trò đảm bảo các công việc thi công trên hiện trường được thực hiện theo đúng các tiêu chuẩn và yêu cầu trong hợp đồng Kỹ sư hiện trường có quyền hướng dẫn đốc công của Nhà thầu hay giám sát của nhà thầu khi công việc không đạt yêu cầu Kỹ sư hiện trường sẽ phải đảm bảo Nhà thầu không được phép trì hoãn công việc bắng cách đặt ra các mục tiêu hàng ngày rõ ràng, theo đúng tiến độ dự án

Kỹ sư hiện trường làm việc dưới sự giám sát của người quản lý thi công trong lĩnh vực liên quan

 Ghi chép lại các thiết kế, BVTC và đảm bảo là nhà thầu đang thi công với bản vẽ thiết kế mới nhất được duyệt (có đóng dấu “dùng cho thi công”)

 Liên tục giám sát các công việc thi công – Cụ thể là vật tư đưa vào công trình thi công, đảm bảo là việc thi công tuân thủ theo đúng các thiết kế mới nhất và các chỉ dẫn kỹ thuật

 Đảm bảo tốt các mối quan hệ với chính quyền địa phương và các vùng lân cận

 Kiểm tra tiến độ hàng ngày của các công việc thi công, đối chiếu với tiến độ về thời gian và báo cáo cho người quản lý thi công

 Kiểm tra khối lượng trong trường hợp phát hiện ra các sai lệch trong BoQ

 Điều phối công việc hàng ngày tại công trường với các Nhà thầu

 Đảm bảo cách tổ chức công trường, lối ra vào và quản lý giao thông phải tuân thủ với Biện pháp thi công của Nhà thầu

 Đảm bảo là công trường thi công luôn được giữ sạch sẽ và an toàn và các công việc được tuân thủ theo đúng qui định an toàn tại địa phương – báo cáo tất cả các sự cố cho đội quản lý

dự án

 Đảm bảo vật tư được cung cấp đúng lúc, không bị lỗi và được lưu trữ đúng cách

 Thực hiện kiểm tra chất lượng như danh sách kiếm tra và bản lưu đang giữ

 Kiểm soát và xem xét việc kiểm tra chất lượng của từng nhà thầu

 Đảm bảo là các khuyêt điểm được ghi chép lại được khắc phục đúng lúc

 Báo cáo bất cứ sự cố không lường trước được hay các thiếu sót trong thiết kế tới nhóm quản

lý dự án

 Tham gia chuẩn bị lập báo cáo quản lý dự án

 Tham gia các thí nghiệm kiểm tra nghiệm thu và tiến hành nghiệm thu trước khi bàn giao – phác thảo danh sách các khuyết tật - lỗi thi công

 Tham gia công tác nghiệm thu do cơ quan chính quyền thực hiện (chủ yếu là hệ thống PCCC)

 Đảm bảo là nhà thầu thực hiện các công tác khắc phục sửa chữa các khuyết tật

3.5 TRỢ LÝ DỰ ÁN

Trợ lý dự án phải trợ giúp Quản lý dự án trong tất cả các công việc hành chính

Trợ lý dự án làm việc dưới sự giám sát của Quản lý dự án

 Quản lý nguồn cung văn phòng và văn phòng phẩm

 Dịch tài liệu tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại

 Lưu giữ lại các hồ sơ và duy trì các file theo dõi (hóa đơn, thanh toán, kiểm tra chất lượng …)

 Đánh máy thư, biên bản

 Phân phối thông tin và hồ sơ và thông tin cho các bên tham gia dự án khác nhau

 Báo cáo lên PM

 Quản lý nguồn cung văn phòng và văn phòng phẩm

 Dịch tài liệu tiếng Anh sang Việt và ngược lại

 Ghi chép lưu giữ lại các hồ sơ và duy trì file theo dõi (hóa đơn, thanh toán và kiểm tra chất lượng…)

 Phân phối thông tin và hồ sơ và thông tin cho các bên tham gia dự án khác nhau

 Duy trì hệ thống lưu hồ sơ (bản mềm và bản cứng) theo nguyên tắc đặt tên fille phù hợp và qui trình của Artelia