1 ct8 art qap com vn communication

Trong trường hợp này, thông tin này sẽ:  Được truyền tải đến tất cả các bên liên quan đúng lúc  Thành thông tin chính thức  Được cập nhật khi cần thiết và  Được lưu trữ để truy hồi

Trang 1

DỰ Á N KH U NH À Ở C AO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT C T 8

Q U Ả N L Ý D Ự Á N

KẾ HOẠCH BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG - PHƯƠNG THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Trang 2

DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8

LƯU CHUYỂN TỚI

CĐT – CÔNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH 

Các Tư vấn/ nhà thầu 

Trang 3

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU _ 1

2 BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ _ 2

3 EMAIL _ 2

4 GHI NHỚ DỰ ÁN 3

5 CHỈ DẪN DỰ ÁN _ 3

6 HỌP VÀ BIÊN BẢN HỌP 3

7 YÊU CẦU THÔNG TIN (RFI) 4

7.1 GIỚI THIỆU _4 7.2 MẪU RFI - HẠN ĐỊNH NGÀY TRẢ LỜI _4 7.3 mô tả dòng sơ đồ RFI 5

8 MÔ TẢ DÒNG SƠ ĐỒ RFA 5

8.1.1. PHÊ DUYỆT LOẠI I (PHÊ DUYỆT CHUNG) _ 5

8.1.2. PHÊ DUYỆT LOẠI II (PHÊ DUYỆT CỦA BÊN THIẾT KẾ) 7

Trang 4

1 GIỚI THIỆU

Qui trình này đưa ra các yêu cầu về các hình thức trao đổi thông tin liên lạc chính mà các bên khác nhau có liên quan đến dự án sử dụng Hiện nay, phần lớn việc trao đổi thông tin được thực hiện qua email Tuy nhiên, hình thức trao đổi các thông tin quan trọng hay các thông tin chính thức sẽ được thực hiện bằng việc lưu giữ lại một cách phù hợp để mỗi bên có thể cập nhật những thông tin mới nhất

Việc trao đổi thông tin liên lạc được coi là quan trọng hay chính thức chỉ khi thông tin đưa ra hay quyết định được lập có thể có những tác động đáng kể xét về mặt chi phí, thời gian phân bổ, thiết kế, chất lượng hay an toàn Trong trường hợp này, thông tin này sẽ:

 Được truyền tải đến tất cả các bên liên quan đúng lúc

 Thành thông tin chính thức

 Được cập nhật khi cần thiết và

 Được lưu trữ để truy hồi dễ dàng

Điều này có thể đạt được bằng các phương thức khác nhau:

 Ghi nhớ dự án (MEM)

 Chỉ dẫn dự án (SI)

 Biên bản họp (MoM)

 Yêu cầu phê duyệt (RFA)

 Yêu cầu thông tin (RFI)

 Yêu cầu thay đổi (RFC): nội dung này sẽ được mô tả trong một quy trình khác liên quan đến quy trình kiểm soát hồ sơ

Vì các lý do thực tế, những tài liệu này có thể được gửi qua email; trong trường hợp này, chúng dường như đươc nhận và chứng nhận bởi các bên nhận được Tuy nhiên, cũng có thể gửi các hồ

sơ này đi một cách thủ công: việc xác nhận đã nhận được hồ sơ sau đó sẽ được ghi trên giấy tờ với tên và chữ ký của người nhận, cùng với ngày nhận

Tất cả các bên tham gia dự án được thông báo là những hồ sơ tài liệu này đã được lưu file và lưu trữ trong hệ thống file quản lý dự án và họ có thể tham khảo bất cứ lúc nào

Nên nhớ là hình thức trao đổi thông tin này là song ngữ (Anh & Việt)

Tất cả các bên phải tuân theo các quy định về quy tắc mã hóa được nêu trong Kế hoạch bảo đảm chất lượng, mã code: 3 CT8.ART.QAP.COD

Trang 5

2 BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ

Các biên bản giao nhận hồ sơ là tài liệu đi kèm với bản vẽ, biện pháp thi công, hồ sơ đấu thầu, hồ

sơ tài chính (điều khoản thanh toán, hợp đồng, báo giá…) Trợ lý dự án và Quản lý hồ sơ là người thường xuyên nhận các biên bản giao nhận hồ sơ đến và đi, xác nhận việc nhận hồ sơ và phải chuẩn bị lập bản theo dõi các bản chuyển giao hồ sơ để tạo điều kiện dễ dàng cho việc theo dõi và tìm ra hồ sơ Trong phạm vi công việc dự án, biên bản giao nhận hồ sơ là một mẫu thông tin liên

lạc giữa Artelia và CĐT Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ có trong Phụ lục 1

Biên bản giao nhận hồ sơ sẽ được sử dụng một cách có hệ thống khi hồ sơ tài liệu (bản cứng hay đĩa CD) được chuyển giao một cách chính thức cho bên khác Nó được lập thành 2 bản, được ký nhận bởi các bên và được lưu file riêng, trừ khi có những nhận xét cụ thể ghi trên bản chuyển giao

hồ sơ nêu rõ là cần thiết để lưu file với hồ sơ đi kèm

Việc giao nhận hồ sơ tài liệu ngoài những thư từ đến và đi giữa đội dự án với CĐT hoặc với các bên liên quan khác sẽ được thực hiện theo mẫu của biên bản chuyển giao hồ sơ Tất cả các biên bản giao nhận hồ sơ sẽ được gửi tới những người đại diện được ủy quyền của CĐT và Trợ lý dự

án hoặc Quản lý hồ sơ phải ký nhận

Việc giao hồ sơ đến CĐT hay các bên liên quan khác sẽ được thực hiện thủ công hay qua dịch vụ giao nhận hay gửi email file mềm hoặc bằng cách kết hợp các phương án này Người nhận sẽ gửi trả lại một bản sao của biên bản giao nhận hồ sơ có ghi rõ ngày nhận và chữ ký

Mã Code của Biên bản giao nhận hồ sơ: TRN

3 EMAIL

Emails là hình thức trao đổi thông tin thường được sử dụng và là cách trao đổi có hiệu quả Công

cụ này thường được sử dụng để trao đổi thông tin hay làm rõ thông tin giữa các bên khác nhau

Và như vậy, email sẽ phải được kiểm soát để tránh quá tải thông tin hay không đủ để đưa ra quyết định hay gây hiểu lầm

Khi các file được đính kèm với email, người ban hành phải đảm bảo là các file này có thể được

mở trong phần mềm phù hợp, nghĩa là không bị vi rút và dung lượng của nó sẽ tương ứng với đường truyền

Để tránh việc quá tải lượng email, các bên cần phải tuân thủ các quy định sau:

- Email yêu cầu có hành động cụ thể được gửi cho một người, sao gửi cho những người

khác để nắm thông tin

- Email cung cấp thông tin có thể gửi cho một hay nhiều người

- Mã tiêu đề của email phải được đặt theo quy trình mã hóa

- Tên của các tập tin đính kèm cũng phải được đặt theo quy trình mã hóa

- Các email quan trọng phải được gửi từ các cá nhân cụ thể đến các bên

Trang 6

4 GHI NHỚ DỰ ÁN

Một ghi nhớ dự án được sử dụng khi một trong các bên tham gia dự án muốn thu hút sự chú ý một cách chính thức đến Artelia hay CĐT về các vấn đề nào đó có liên quan đến dự án Điều này có thể chỉ là mang tính thông tin hoặc là yêu cầu hành động vì mục đích phục vụ dự án

Người ban hành có thể sử dụng mẫu ở Phụ lục 2 và gửi qua email hay bằng tay tới các bên liên

quan Tư vấn Artelia sẽ lưu giữ một bản in giấy

Mã code của các ghi nhớ: MEM

5 CHỈ DẪN DỰ ÁN

Chỉ dẫn dự án được sử dụng bởi CĐT hay là Tư vấn Artelia để ban hành những chỉ dẫn chính thức liên quan đến dự án Các bên liên quan tiến hành theo đó, trong thời hạn thời gian đã nêu Nếu chỉ dẫn liên quan đến một nhà thầu, nó có thể được gọi là “chỉ dẫn công trường” hay “ghi nhớ công trường”

Người ban hành chỉ dẫn có thể sử dụng mẫu tại Phụ lục 3 và gửi qua email hay bằng tay đến các

bên có liên quan Tư vấn Artelia sẽ lưu giữ một bản in giấy

Mã code của Chỉ dẫn công trường: SI

6 HỌP VÀ BIÊN BẢN HỌP

Trong suốt thời gian thực hiện công việc dự án, có nhiều hình thức họp, vì dụ: họp CĐT, họp nhà thầu, họp kỹ thuật, họp điều phối thiết kế, họp đấu thầu, họp an toàn, họp nội bộ v.v Các hình thức họp này được tổ chức một cách đều đặn (như hàng tuần, hàng tháng, hay cứ 3 tháng một lần tùy vào thỏa thuận chung giữa các bên tham gia) với sự có mặt của các bên tham gia liên quan Các cuộc họp khác liên quan đến một phần của nhóm có thể được tổ chức cách quản không thường xuyên về một nội dung cụ thể: Chương trình họp sẽ được ban hành cùng một lúc có ghi rõ ngày, giờ và địa điểm

Biên bản họp thường được sử dụng để ghi chép lại cuộc họp giữa các bên PA sẽ viết biên bản này Quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm tra và ký phê duyệt Sau đó biên bản sẽ được tới các bên khác nhau đã tham gia cuộc họp để cùng nhau thống nhất, lưu giữ hay chỉnh sửa Biên bản cuộc họp phải được giới hạn trong một cuộc họp Tuy nhiên, nếu một cuộc họp kéo dài vài ngày về cùng một chủ đề, nội dung họp có thể được ghi chép lại trong một bộ biên bản để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và theo dõi sau đó, và dĩ nhiên phải thể hiện các thông tin phù hợp Biên bản là quan trọng khi chúng đóng vai trò là tài liệu hồ sơ làm việc cho tất cả các bên tham gia

và biên bản ghi chép báo cáo chính thức về:

 Tiến độ dự án

 Các vấn đề phải được giải quyết

 Các hành động được thực hiện bởi mỗi bên

 Các quyết định được đưa ra ngay tại chỗ

Trang 7

Không những vậy các biên bản cuộc họp cũng thể hiện rõ các mặt sau:

 Ngày diễn ra cuộc họp

 Các bên tham gia

 Các vấn đề quan trọng khác được thảo luận

 Người hay bên công ty chịu trách nhiệm thực hiện

 Ngày dự kiến hoàn thành các công việc đó

 Số tham chiếu của biên bản họp, phải tuân thủ theo các qui trình đặt tên cho số

Biên bản sẽ được lập và phân bổ tới tất cả các bên tham gia cuộc họp và c/c cho các bên khác trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo Có thể có những ý kiến nhận xét hoặc chỉnh sửa về biên bản này trong biên bản cuộc họp tiếp theo Nếu không có ý kiến nhận xét nào thì cũng phải ghi ra trong biên bản cuộc họp tiếp theo

Tham khảo mẫu ở Phụ lục 4 Biên bản cuộc họp có thể được gửi đi bằng email hay được giao bằng tay đến các bên liên quan Tư vấn Artelia sẽ lưu giữ một bản in giấy

Mã code của Biên bản cuộc họp: MOM

7 YÊU CẦU THÔNG TIN (RFI)

7.1 GIỚI THIỆU

Các bên tham gia có thể đưa ra các câu hỏi hay yêu cầu xác nhận dữ liệu gửi đến Tư vấn Artelia, hoặc Tư vấn Artelia cũng có thể đưa ra các câu hỏi yêu cầu lên CĐT Việc trả lời cho các vấn đề này phải được lập bằng văn bản chính thức

Một mẫu cụ thể gọi là “Yêu cầu thông tin” (RFI) sẽ được sử dụng cho mục đích này Nếu chủ đề được cho là có liên quan đến các bên khác, phải phân bổ FRI theo chủ đề

7.2 MẪU RFI - HẠN ĐỊNH NGÀY TRẢ LỜI

Các bên tham gia sẽ sẽ sử dụng mẫu RFI có trong Phụ lục 5 Theo nguyên tắc chung, RFI được ban hành tới Tư vấn Artelia Số tham chiếu sẽ được Artelia bổ sung vào khi nhận được để đảm bảo tính duy nhất và nhất quán của tài liệu

Người ban hành, khi yêu cầu thông tin phải hoàn thành các lĩnh vực liên quan với đầy đủ thông tin

để xử lý câu hỏi Tài liệu có thể được đính kèm để tham khảo

Trang 8

7.3 MÔ TẢ DÒNG SƠ ĐỒ RFI

Mã code của Yêu cầu thông tin: RFI

8 MÔ TẢ DÒNG SƠ ĐỒ RFA

8.1.1 PHÊ DUYỆT loại I (phê duyệt chung)

Người ban hành RFI

Quản lý dự án (PM) nhận và lưu lại

PM chuyển tiếp mẫu RFI cho bên khác để có câu

trả lời

CDT xác nhận việc trả lời và trả lại RFI cho PM

PM gửi trả lại cho người ban hành bản RFI hoàn

thành

CC tới các bên liên quan

PM có thể trả lời?

Trả lời trực tiếp

trên RFI

Gửi bản copy lên CDT

và các bên liên quan

khác

Trang 9

4 ngày Ngày 4

-

Thời lượng Thời gian đã qua

Ngày 0

Đệ trình RFA NHÀ THẦU

Kiểm tra xem nội dung có đầy đủ, phù hợp

không Bổ sung thêm nhận xét, ký hay từ

chối, trả lại (kèm theo danh sách các nhận

xét) cho Nhà thầu

ARTELIA

Phân phát tài liệu

ARTELIA

B Ả

N C Ứ N

G

4 B Ộ

Ký hoặc từ chối (kèm theo danh sách các

nhận xét), gửi lại ARTELIA

Trang 10

8.1.2 PHÊ DUYỆT loại II (phê duyệt của bên thiết kế)

-

Thời lượng Thời gian đã qua

Ngày 0

Đệ trình RFA NHÀ THẦU

Kiểm tra xem nội dung có đầy đủ, phù hợp không Bổ sung thêm nhận xét, ký hay từ chối, trả lại (kèm theo danh sách các nhận xét) cho Nhà

thầu

ARTELIA

B Ả

N C Ứ N

G

4 B Ộ

Chuyển sang bên thiết kế

ARTELIA

Phát hành tài liệu

ARTELIA

Ký hoặc từ chối (kèm theo danh sách các nhận xét), trả lại ARTELIA

CHỦ ĐẦU TƯ

Ký hoặc từ chối (kèm theo danh sách các nhận xét), trả lại ARTELIA

BÊN THIẾT KẾ

Ký hoặc từ chối (kèm theo danh sách các nhận xét), trả lại Nhà thầu

ARTELIA

Trang 11

ANNEX 1 MẪU TÀI LIỆU

1 Biên bản bàn giao tài liệu

2 Ghi nhớ dự án

3 Chỉ dẫn công trường

4 Biên bản họp

5 Yêu cầu thông tin

6 Yêu cầu phê duyệt

7 Yêu cầu thay đổi

Trang 12

DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG –

DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8

Mỹ Đình – Hà Nội

DOCUMENT TRANSMITTAL

BIÊN BẢN CHUYỂN GIAO HỒ SƠ

Issued by / ban hành

bởi: ARTELIA To / Gửi tới

Date Issued / Ngày ban

Attention /

Người nhận Ref / Số tham chiếu: 171101.CT8.ART.YYY.TRN.XXX C/C

WE HEREBY WOULD LIKE TO TRANSMIT THE FOLLOWING DOCUMENT(S):

CHÚNG TÔI MUỐN CHUYỂN GIAO CÁC HỒ SƠ SAU:

No / Stt Reference No./ Số tham

chiếu Description / Mô tả No of Copy / Số bản Remark / chú Ghi

1

2

3

ĐỂ PHÊ DUYỆT ĐỂ KÝ ĐỂ ĐÓNG DẤU

ADDITIONAL COMMENTS / Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ BỔ SUNG:

Signature / Chữ ký : Signature / Chữ ký :

Trang 13

PROJECT MEMO /

GHI NHỚ DỰ ÁN

Ref / Số tham chiếu: 171101.CT8.ART.CLI.MEM.xxx

Subject /Về việc:

(Package(s) involved: / Các gói thầu liên quan )

Dear XXX,/ Thưa …

Text / Nội dung

Trang 14

SITE INSTRUCTION /

CHỈ DẪN CÔNG TRƯỜNG

Ref / Số tham chiếu: 171101.CT8.ART.xxx.SI.xxx

Subject /Về việc:

(Package(s) involved: / Các gói thầu liên quan )

Dear XXX,/ Thưa …

Text / Nội dung

Project Manager / Quản lý dự án

Artelia Vietnam

Attachment (if any):

Trang 15

BIÊN BẢN CU C HỌP

MINUTES OF MEETING

Mã tham chiếu/ Reference: ………

Chủ đề/ Subject: ………

Đ a điểm/ Location: ………

Ngày/ Date: ………

Người tham dự Attendees: Họ và tên/ Name Công ty/ Company Phát hành Distribution Tất cả những người tham dự All attendees + + Client ART Cuộc họp tiếp theo/Next Meeting

Thời gian/ Time: ………

Đ a điểm/Location: ………

Người tham dự b t buộc/Required Attendees: ………

NG Y

DATE

DỰ ÁN

PROJECT

BÊN PHÁT

DOC

LO I

TYPE

M SỐ

SERIAL NO

PHIÊN BẢN

VERSION

Trang 16

ITEM /

HẠNG

AC T I O N /

THỰC HIỆN BỞI

D AT E /

N G ÀY

1 Comments or supplementation for the previous MOM / Ý kiến nhận

xét hay bổ sung thêm cho Biên bản họp lần trước

2 Construction schedule/ master schedule / Tiến độ thi công tổng thể

3 Documentation – procedure / Tài liệu hồ sơ- Quy trình

4 Procurement – Supply / Đấu thầu – Cung ứng

5 Design / Thiết kế

6 Construction work / Công tác thi công

7 Others / Các công việc khác

Next meeting is expected to be at …… on………

Cuộc họp tới dự kiến vào lúc … ngày

ATTACHMENT (IF ANY) / ĐÍNH KÈM (NẾU CÓ)

Tiêu đề	Dự Án Khu Nhà Ở Cao Tầng – Dịch Vụ Ô Đất CT8 Quản Lý Dự Án Bảo Đảm Chất Lượng - Phương Thức Trao Đổi Thông Tin
Trường học	Trường Đại Học Xây Dựng
Chuyên ngành	Quản lý dự án
Thể loại	Dự án
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	617,24 KB