Bài 2 1 + 2 2 hệ thống thông tin kế toán

1. Ngày 35N Công ty X thu tiền mặt vào quỹ. Số tiền thu: 220.000.000đ Lý do thu: Bán hàng “A” Khách hàng: Lê Quang Minh thuộc Công ty “Y” là người nộp tiền Hóa đơn (GTGT) số 022086 ghi: Giá bán chưa thuế : 200.000.000đ, thuế GTGT 10% 2. Ngày 85N Công ty X phát sinh nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt, tạm ứng cho mua hàng hóa “A” theo lệnh chi đã ghi trong đơn xin tạm ứng của anh Hoàng Nhân – phòng kế hoạch Công ty lập ngày 85N với số tiền chi quỹ là: 300.000.000đ. Thời gian tạm ứng là 30 ngày kể từ ngày nhận tiền.

Bài 2.1

1 Ngày 3/5/N Công ty X thu tiền mặt vào quỹ

- Số tiền thu: 220.000.000đ

- Lý do thu: Bán hàng “A”

- Khách hàng: Lê Quang Minh thuộc Công ty “Y” là người nộp tiền

- Hóa đơn (GTGT) số 022086 ghi: Giá bán chưa thuế : 200.000.000đ, thuế GTGT 10%

2 Ngày 8/5/N Công ty X phát sinh nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt, tạm ứng cho mua hàng hóa “A”

theo lệnh chi đã ghi trong đơn xin tạm ứng của anh Hoàng Nhân – phòng kế hoạch Công ty lập

ngày 8/5/N với số tiền chi quỹ là: 300.000.000đ Thời gian tạm ứng là 30 ngày kể từ ngày nhận

tiền

3 Ngày 28/5/N Công ty X thanh toán số tạm ứng ngày 8/5

- Số tiền tạm ứng đã duyệt chi: 300.000.000đ

- Lý do mua hàng hóa “A”

- Người nhận tạm ứng và thanh toán: Hoàng Nhân- phòng kế hoạch Công ty

- Chứng từ chi và số tiền chi thực tế từ tạm ứng theo bảng kê khai gồm:

+ Chi mua hàng hoá "A" - Hoá đơn GTGT số 022661: 275.000.000đ, trong đó có thuế GTGT

10% (Nợ TK 156: 255.000.000; Nợ TK 133: 25.000.000; Có TK 141: 280.000.000)

+ Chi vận chuyển, bốc dỡ "Biên nhận tiền" là: 5.000.000đ

4 Ngày 30/5/N công ty X rút tiền gửi ngân hàng đã nhập quỹ tiền mặt để chi lương kỳ I cho

cán bộ công nhân viên: 650.000.000đ

Giải

NV1:

- Chứng từ liên quan: Phiếu thu; Hóa đơn; Phiếu xuất kho hoặc Phiếu giao hàng (3 liên),

Hợp đồng KT

- Quy trình

- Diễn giải

NV2:

- Chứng từ liên quan:

+ Chứng từ xin chi: Giấy đề nghị tạm ứng (do Hoàng Nhân lập) => trưởng phòng kế

hoạch phê duyệt => KTT phê duyệt

+ Chứng từ duyệt chi: Ký duyệt của KTT và Giám đốc lên chứng từ xin chi

+ Chứng từ phản ánh số tiền chi: Phiếu chi 3 liên

- Quy trình

NV3:

- Chứng từ liên quan

+ Giấy biên nhận tiền

+ Hóa đơn chi mua hàng hóa A, Biên nhận tiền

+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

(Hoàng Nhân đưa giấy biên nhận tiền và hóa đơn cho kế toán, và viết giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, có thể photo phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng tại NV2

Kế toán sẽ xem xét tính hợp lý của hóa đơn và giấy biên nhận tiền)

Bài số 2.2: Tại DN X có các nghiệp vụ về tạm ứng và thanh toán tạm ứng như sau:

1- Ngày 01/10/N theo kế hoạch mua hàng, phòng kinh doanh cử ông Hoàng Hà đi công tác để nhận hàng Số tiền đề nghị tạm ứng được duyệt bằng tiền mặt là 15.000.000đ, thời gian tạm ứng là 25 ngày kể từ ngày nhận tiền Mục đích tạm ứng: Thanh toán tiền vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu

2- Ngày 27/10/N ông Hoàng Hà thanh toán tiền tạm ứng theo các chi phí sau đây: HĐGTGT (dịch vụ vận chuyển) giá thanh toán 10.500.000đ, thuế GTGT 5%

- Chi phí bốc dỡ: 1.500.000đ (Hóa đơn bán hàng)

- Lệ phí cầu, đường: 150.000đ (vé cầu, đường)

- Tiền công tác phí: 2.500.000đ (giấy đi đường: phụ cấp lưu trú, phụ cấp đi đường )

Các chi phí trên đã được Giám đốc duyệt thanh toán, số tiền thừa ông Hoàng Hà đã nộp lại bằng tiền mặt trong ngày

Yêu cầu:

1- Những chứng từ thích hợp nào cần sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ nêu trên?

2- Nêu ra quy trình luân chuyển chứng từ cho mỗi nghiệp vụ nêu trên

Giải:

NV1 Xác định đối tượng có trách nhiệm lập chứng từ

- Đơn xin tạm ứng: ông Quang Thắng

Ông Quang Thắng lập giấy đề nghị tạm ứng

KTTT lập phiếu chi 2 liên

(1) Người nhận tiền đề nghị chi dựa trên Đơn xin tạm ứng

KTTT chuyển Giấy đề nghị tạm ứng cho KTT, KTT và GĐ ký và chuyển lại cho KTTT (2) KTTT lập phiếu chi

(3) KTTT ký PC và chuyển cho thủ quỹ

(4) Thủ quỹ chi tiền và ký PC, người nhận tiền ký PC

Thủ quỹ đưa 1 liên cho KTTT, lưu 1 liên của PC

(5) KTTT tiến hành định khoản và ghi sổ

(6) Định kỳ KTTT đưa PC cho KTT và GĐ ký

NV2:

- Ông Quang Thắng lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

(1) Khi chi tiêu xong, người đề nghị tạm ứng tập hợp hóa đơn, chứng từ và lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ký nộp cùng với các chứng từ gốc liên quan cho KTTT như HĐGTGT, HĐBH, vé cầu đường, giấy đi đường

(2) KTTT ký giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và chuyển cho KTT

KTT và GĐ ký Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và chuyển lại cho KTTT lập PT

(3) KTTT ký PT và chuyển cho Thủ quỹ

Thủ quỹ thu tiền và ký vào PT, người nộp tiền ký PT Sau đó thủ quỹ lưu 1 liên và chuyển lại 1 liên của PT cho KTTT

(4) KTTT tiến hành ghi sổ

(5) và (6) định kỳ KTTT chuyển PT cho KTT và GĐ ký