Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Tại Học Viện Hành Chính Quốc Gia.pdf

Untitled BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Khóa luận tốt nghiệp ngành QUẢN TRỊ VĂN PHÒN[.]

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ HIỀN

Mã số sinh viên : 1607QTVA061

HÀ NỘI - 2018

L ỜI CẢM ƠN

Qua một thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội, dưới sự chỉ dạy và hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo, em đã được trau dồi rất nhiều kiến thức cần thiết, bổ ích

Để có được hành trang tri thức và kinh nghiệm thực tiễn như ngày hôm nay, góp phần cho em hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn các

Thầy, Cô giáo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức, kỹ năng cơ bản để em thực hiện tốt công việc sau này Đặc biệt, trong quá trình làm khóa luận, em xin chân thành cảm ơn tới Ths Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Bộ môn Văn bản, Khoa Quản trị Văn phòng, Cô đã tận tâm hướng dẫn em trong suốt thời gian qua để em hoàn thành tốt khóa luận Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia và các viên chức, người lao động thuộc Văn phòng Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập thông tin, tài liệu để hoàn thành đề tài nghiên

cứu này

Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, góp ý của Quý Thầy, Cô để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn cũng như để em tiếp thu học tập và nghiên cứu tốt hơn trong những công trình tiếp theo

Em xin trân trọng cảm ơn!

L ỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản

hướng dẫn của ThS Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có chú thích rõ ràng và hoàn toàn trung thực

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà N ội, ngày tháng 12 năm 2018

Sinh viên

Vũ Thị Hiền

M ỤC LỤC

PH ẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 6

1.1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 6

1.1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1.1 Khái niệm về văn bản 6

1.1.1.2 Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 7

1.1.2 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước 8

1.1.3 Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước 8

1.1.3.1 Chức năng thông tin 8

1.1.3.2 Chức năng quản lý 8

1.1.3.3 Chức năng pháp lý 9

1.1.3.4 Một số chức năng khác 9

1.1.4 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước 10

1.1.4.1 Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước 10

1.1.4.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý 10

1.1.4.3 Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý 10

1.1.4.4 Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 11

1.2 Các loại văn bản quản lý nhà nước 11

1.2 1 Văn bản quy phạm pháp luật 12

1.2.2 Văn bản hành chính 12

1.2.2.1 Văn bản hành chính cá biệt 13

1.2.2.2 Văn bản hành chính thông thường 13

1.2.3 Văn bản chuyên ngành 14

1.3 Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 15

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền 15

1.3.2 Yêu cầu về nội dung 15

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày 16

1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ 17

1.3.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 18

Tiểu kết 19

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 21

2.1 Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia 21

2.1.1 Lịch sử hình thành 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 24

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy 26

2.2 Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 27

2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 28

2.3.1 Số lượng văn bản ban hành 28

2.3.2 Về thẩm quyền ban hành văn bản 30

2.3.3 Về nội dung văn bản 31

2.3.4 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 32

2.3.5 Về ngôn ngữ văn bản 41

2.3.6 Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 41

2.4 Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia 45

2.4.1 Ưu điểm 45

2.4.2 Hạn chế 48

2.4.3 Nguyên nhân 49

Tiểu kết 51

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SO ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QU ỐC GIA 52

3.1 Một số giải pháp 52

3.1.1 Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 52

3.1.2 Mẫu hóa văn bản 53

3.1.3 Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của công chức, viên chức, người lao động làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 54

3.1.4 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 55

3.1.5 Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các công chức, viên chức, người lao động 56

3.1.6 Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản 57

3.2 Một số đề xuất cụ thể 58

Tiểu kết 59

K ẾT LUẬN 60

DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PH Ụ LỤC 65

PH ẦN MỞ ĐẦU

Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp Văn bản ngày càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động giao tiếp của con người Trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành… đều gắn liền với văn bản Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của mỗi cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ quan mình Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố quan trọng để kiến tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước, là công cụ để tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, là kết quả của công tác quản lý

Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan nói chung và các đơn vị sự nghiệp nói riêng hiện nay đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Đặc biệt, sau khi Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính, thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ngày càng được nề nếp, khắc phục được nhiều hạn chế trước đây Tuy nhiên, hiện nay, vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều hạn chế về cả nội dung và thể thức

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi em có thời gian công tác thực tế tại đây nên em

muốn tìm hiểu, khai thác thêm nhiều khía cạnh hơn về hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản để gắn liền lý thuyết học tập với thực tiễn

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản của cơ quan, đơn vị cũng như để hoàn thành kế hoạch học tập của bản thân, tác giả đã lựa chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu như: giáo trình, sách, bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài khóa luận

tốt nghiệp,… nghiên cứu về vấn đề này Sau đây, là danh mục các công trình

đã nghiên cứu có liên quan:

* Các giáo trình và sách:

- Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản

qu ản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia

Thành phố Hồ Chí Minh

- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh

Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội

- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao

thông Vận tải, Hà Nội

* Các khóa lu ận tốt nghiệp:

- Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính t ại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa

luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành

chính Quốc gia

Các công trình nghiên cứu trên đã làm rõ các vấn đề lý luận về văn bản

quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản… trong các cơ quan nhà nước

Các bài khóa luận đã đề cập tương đối đầy đủ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nêu ra thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đề ra được những quy định, giải pháp khắc phục hạn chế

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác

soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia

- Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện HCQG

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản và công tác soạn thảo và ban hành văn bản

của Học viện Hành chính Quốc gia

- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện Hành chính Quốc gia

- Chỉ ra được những mặt đã đạt được và những mặt hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia

- Phạm vi nghiên cứu gồm:

+ Về thời gian: Từ năm 2016 đến 30/11/2018,

+ Về không gian: Tại Học viện Hành chính Quốc gia, số 77 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội,

+ Về nội dung: Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hiện tại công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia còn có một số hạn chế, nếu có giải pháp hợp lý nâng cao hiệu

quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ khắc phục được những hạn

chế, bất cập đó

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Theo Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997,

văn bản là “Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu

l ại làm bằng chứng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký

hi ệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung

ý nghĩa trọn vẹn” [13,1078]

Trong Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Học viện Hành chính

Quốc gia, năm 2008, nêu “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin b ằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [4,8] Đây là khái niệm được

dùng rất phổ biến trong nghiên cứu văn bản hiện nay

Theo tác giả Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp

công tác văn thư”, dưới góc độ văn bản học, “Văn bản là vật mang tin được ghi b ằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [8,45], ta có thể hiểu văn bản chính là

phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể

bằng chữ viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước Cũng trong tài liệu trên, dưới góc độ hành chính học, “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [8,47]

Ở Khóa luận này, tác giả nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, căn cứ vào đó tác giả sử dụng khái niệm văn bản do tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho Khóa

luận: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong

ho ạt động của cơ quan, tổ chức” [8,47]

1.1.1.2 Khái ni ệm về văn bản quản lý nhà nước

Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác nhau Sau đây là một số quan niệm về văn bản quản lý nhà nước

Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả

Vương Đình Quyền có nêu “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý

và các thông tin c ần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục

b ản quản lý là nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [10,26]

Theo “Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản” năm 2008

của Học viện Hành chính Quốc gia đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự,

th ủ tục và hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng

nh ững biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân” [4,9]

Như vậy, có các cách hiểu khác nhau về văn bản quản lý nhà nước Tuy nhiên, trong Khóa luận này, khi nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tác giả sử dụng khái văn bản quản lý nhà nước trong cuốn “Lý luận

và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền “Văn bản

qu ản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truy ền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [8,48]

1.1.2 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:

- Về chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước: do các cơ quan nhà nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định

- Về nội dung văn bản quản lý nhà nước: chứa quyết định quản lý và thông tin quản lý

- Về trình tự, thủ tục, hình thức ban hành văn bản quản lý nhà nước: theo quy định

- Về mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

1.1.3 Ch ức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước

1.1.3.1 Ch ức năng thông tin

- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đánh giá các thông tin th được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp

nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý hành chính nhà nước

- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:

+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết

+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược

- Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo được khả năng

thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)

- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước

1.1.3.3 Ch ức năng pháp lý

- Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính)

- Thể hiện trên hai phương diện:

+ Chứa các quy phạm pháp luật

+ Là căn cứ pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý

- Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lý hành chính là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực

- Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện

1.1.3.4 M ột số chức năng khác

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn có

một số chức năng khác như chức năng văn hóa-xã hội, chức năng thống kê,

chức năng kinh tế…

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình

nhận thức lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên, luôn sản sinh ra

do một nhu cầu xã hội nhất định Hay văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật có hiệu quả

1.1.4 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

1.1.4.1 Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan qu ản lý nhà nước

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin

rất lớn, đa dạng và biến đổi Thông qua các loại văn bản quản lý, có thể thu

thập rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, đó là các thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động

cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động, quan hệ công tác

giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; về tình hình đối tượng bị quản lý… Nếu văn bản thiếu thông tin, không cụ thể về trách nhiệm sẽ không đảm bảo được việc truyền đạt nội dung tới người đọc, cũng như khó khăn cho việc quản lý

1.1.4.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý

Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một phương tiện thu thông tin và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức duy trì, điều hành hoạt động quản lý Văn bản quản lý nhà nước cũng là phương tiện thiết yếu để các

cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến, tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi

loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học

1.1.4 3 Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi

ho ạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra

cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành Văn bản quản lý nhà nước là một căn cứ quan trong về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng

pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo

hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung

1.1.4 4 Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù

hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước

Các hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các

luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật luật lệ đó Đó là một công cụ

tất yếu của xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính

phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã

hội Theo các Nghị định này có thể nhận thấy, văn bản hành chính gồm 02 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường Trên

cơ sở đó và từ góc độ nghiên cứu về soạn thảo văn bản, văn bản quản lý nhà nước được chia thành: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (cá

biệt, thông thường), văn bản chuyên ngành Từ những lý luận trên và đối tượng nghiên cứu, tác giả sẽ tập trung đi sâu vào nghiên cứu văn bản hành chính

1.2 1 Văn bản quy phạm pháp luật

- Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016 định nghĩa như sau: “Văn bản quy

ph ạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Văn bản có

ch ứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình th ức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy ph ạm pháp luật” [16,1]

- Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:

+ Phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với những hình

thức theo luật định

+ Nội dung của văn bản chứa quy phạm pháp luật

+ Trình tự, thủ tục ban hành văn bản được quy định chặt chẽ trong Luật ban hành văn bản QPPL và các văn bản pháp luật khác có liên quan

+ Nhà nước đảm bảo việc thực hiện các văn bản QPPL bằng các biện pháp thích hợp như: Tuyên truyền, giáo dục thuyết phục, các biện pháp về tổ

chức, hành chính, kinh tế và trong trường hợp cần thiết là biện pháp cưỡng

chế bắt buộc thi hành

1.2.2 Văn bản hành chính

- Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp

công tác văn thư: Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy ph ạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định,

ph ản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác c ủa hoạt động quản lý [8,66-67]

- Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính

có đưa ra: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong ho ạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý

xã h ội” [12,6]

- Đặc điểm của văn bản hành chính:

+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ

chức tham gia quản lý xã hội

+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều

chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

+ Văn bản hành chính được ban hành theo trình tự thủ tự nhất định

và có thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành văn bản

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia thành 2 loại gồm văn bản hành chính cá biệt

và văn bản hành chính thông thường

định cá biệt và Nghị quyết cá biệt

- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt:

+ Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định

+ Văn bản hành chính cá biệt có nội dung chứa những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp

dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt

+ Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo

quy định của pháp luật

1.2.2.2 Văn bản hành chính thông thường

- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính thông thường là văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố

ho ặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong hội ngh ị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc

gi ữa nhà nước với tổ chức và công dân Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản QPPL hoặc văn bản cá biệt” [4,28] Văn bản hành chính thông

thường bao gồm: Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy chứng nhận, Giấy mới, Giấy giới thiệu, Giấy

đi đường, Thư công, Chỉ thị, Phiếu chuyển, Phiếu gửi, Giấy biên nhận hồ sơ,

Giấy nghỉ phép, Bản thỏa thuận, Giấy ủy quyền, công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết

- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:

+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc

+ Mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành

+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính

tự giác

+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính,

có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng

1.2.3 Văn bản chuyên ngành

- Văn bản chuyên ngành là văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn, nghiệp vụ được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, ngoại giao… hoặc các văn bản được hình

thành trong các cơ quan tư pháp

Ví dụ như: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại giao, hóa đơn, chứng

từ, bản án, bằng, chứng chỉ…

- Đặc điểm của văn bản chuyên ngành

+ Thẩm quyền ban hành thuộc các cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ được nhà nước trao quyền ban hành;

+ Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại hình

văn bản này phải theo mẫu quy định không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa giúp cho việc quản lý chuyên môn được thống nhất

1.3 1 Yêu cầu về thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn bản và nội dung văn bản Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước thể hiện trên hai phương diện:

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân

khi ban hành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về hình thức – thể loại văn bản được phép ban hành

Thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân

chỉ được phép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm

vi thẩm quyền cho phép Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và quy định của cấp trên

1.3.2 Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản Nó chứa những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu sau:

Tính mục đích: Trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác

định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành

Tính khoa học: Tính khoa học thể hiện ở các điểm chính như: Thông

tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự

báo cáo; nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic; đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của

hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung; bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề, không lạc đề Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp

lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản

Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là khác nhau,

có trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, dễ hiểu, dễ thực hiện, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ

và khoa học của văn bản

Tính pháp lý: Tính pháp lý cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi được ban hành các cơ sở các căn cứ xác thực, nội dung văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong hệ thống văn bản

Tính khả thi: Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là

sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản không có khả năng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội hiện tại, phù hợp với trình độ năng lực, khả năng của các chủ thể thi hành, nêu được các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các quy định hay yêu cầu đưa ra trong văn bản, xác lập được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành văn bản

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

“Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày bác thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan

có thẩm quyền quy định” [8,112-113]

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ bao gồm 16 yếu tố trong đó có 09 yếu tố thành phần bắt buộc và 07 yếu tố bổ sung, cụ thể:

- 09 yếu tố thành phần thể thức chung:

1 Quốc hiệu;

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

3 Số, ký hiệu của văn bản;

4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

6 Nội dung văn bản;

7 Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;

8 Dấu của cơ quan, tổ chức;

9 Nơi nhận

- 07 yếu tố thành phần thể thức bổ sung:

1 Dấu chỉ mức độ mật;

2 Dấu chỉ mức độ khẩn;

3 Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số telex,

số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;

5 Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành;

6 Chỉ dẫn, phụ lục kèm theo;

7 Số trang

1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ

Ngôn ngữ hành chính là phong cách chủ yếu được sử dụng trong văn bản quản lý nhà nước Văn phong trong văn bản quản lý nhà nước là văn viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo văn bản Những yêu cầu về mặt văn phong hành chính công vụ phải đảm bảo được:

- Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc;

và thống nhất Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu

1.3.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản

lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng

và và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm

vi hoạt động của mình

Tùy theo tính chất, nội dung, hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà

có thể xây dựng một trình tự ban hành phù hợp

Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

Bước 1: Sáng kiến và dự thảo văn bản,

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,

Bước 3: Thẩm định dự thảo,

Bước 4: Xem xét, thông qua,

Bước 5: Công bố,

Bước 6: Gửi và lưu trữ

Quy trình ban hành văn bản hành chính:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần

soạn thảo, người đứng đầu cơ quan sẽ giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì

soạn thảo

- Cá nhân, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc như sau: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản,

+ Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản,

+ Xác định nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản,

+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thu thập để soạn thảo văn bản:

- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản

- Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản,

- Hoàn thiện dự thảo

Bước 3: Trình duyệt văn bản

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật

- Văn phòng hoặc phòng hành chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm

về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản sau đó ký vào văn bản theo quy định

- Thủ trưởng cơ quan duyệt và ký văn bản

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

- Hoàn thiện dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo và trình ký chính thức,

- Văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản,

- Nhân bản theo số lượng văn bản quy định,

- Đóng dấu,

- Làm thủ tục phát hành;

- Lưu văn bản

Tiểu kết

Vản bản là phương tiện truyền đạt thông tin một cách chính xác và có

hiệu quả trong việc thực thi các quyết định quản lý của các cơ quan, tổ chức

Hiện nay, công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại các cơ quan ngày càng được chú trọng, hoàn chỉnh Trong Chương 1 của khóa luận tác giả

đã cung cấp được cơ sở lý luận chung một cách khái quát về công tác soạn và

ban hành văn bản như: Các khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản QPPL, văn bản hành chính…; hệ thống văn bản quản lý nhà nước; những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước… Đây chính

là cơ sở cho tác giả đi sâu để nghiên cứu, khảo sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia trong chương tiếp theo

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 2.1 Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia

2.1.1 Lịch sử hình thành

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ; là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản

lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản

cơ sở này

Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ

Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 231-CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính phủ sang

trực thuộc Phủ Thủ tướng Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng các cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương

Theo Quyết định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân

hiệu phụ trách các khu vực:

+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội

+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP Hồ Chí Minh + Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH VÀ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 5/1980 – 6/1981): Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 142-CP sát nhập Trường Hành chính Trung ương và Trường Kinh tế Trung ương thành Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 6/1981 – 11/1990): Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP tách Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường Hành chính Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương Trường Hành chính Trung ương trực thuộc Chính phủ

Ngày 26-9-1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quyết định số 91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành chính Trung ương

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 11/1990 – 7/1992): Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/1992 ĐẾN THÁNG 5/2007): Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính TW được đổi tên thành HVHCQG gia theo NĐ số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng

+ Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ

+ Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/2007 ĐẾN THÁNG 6/2014): Từ tháng 5 năm 2007 hợp nhất Học viện HCQG và Học viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60-QĐ/TW ngày 07-5-2007 của Bộ Chính trị Học viện HCQG được đổi tên Học viện Hành chính

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/2014 ĐẾN NAY): Từ tháng 7/2014 Học viện Hành chính được chuyển vào Bộ Nội vụ đổi tên là Học viện Hành chính Quốc gia

Ngày 23/01/2018 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Học viện Hành chính Quốc gia, đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Học viện Hành chính Quốc gia thực hiện nhiệm vụ, xây dựng, định hướng chiến lược phát triển trong những năm tiếp theo, tạo thế và lực để xây dựng Học

viện thực sự trở thành trung tâm bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý ngang

mọi mặt của tập thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong toàn

Học viện nên Học viện đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, được nhận nhiều thành tích khen thưởng của các cấp trao tặng, kết quả đó đã đóng góp vào sự nghiệp phát triển của đất nước Trong thời gian tới, Học viện HCQG

sẽ tiếp tục phát huy sức mạnh đoàn kết, nỗ lực phấn đấu, thực hiện thành công sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ tri thức, cán bộ, công chức, viên chức có chất lượng cho đất nước, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng, nhiệm vụ của Học viện Hành chính Quốc gia được quy định tại Quyết định số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ

chức của Học viện Hành chính Quốc gia:

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ

Học viện Hành chính Quốc gia là trung tâm quốc gia thực hiện các

chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước

Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội

Học viện Hành chính Quốc gia (sau đây gọi tắt là Học viện) có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức:

a) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước;

b) Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước trước khi bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức, vị trí việc làm

c) Bồi dưỡng năng lực, kiến thức và kỹ năng lãnh đạo, quản lý theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý;

d) Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật về hành chính, quản lý nhà nước cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;

e) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của ngành Nội vụ; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên

chức về chuyên ngành, lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ Nội vụ;

f) Bồi dưỡng kỹ năng hành chính, quản lý nhà nước cho cán bộ, công

chức, viên chức trong đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, người lãnh đạo, quản lý và đối tượng khác trong doanh nghiệp nhà nước;

k) Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ và ngành Nội vụ; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng phù hợp với đặc thù và yêu cầu của ngành Nội vụ;

2 Đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ các chuyên ngành theo quy định của pháp luật

3 Về nghiên cứu khoa học:

a) Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện;

b) Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính;

4 Tham gia với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, quy chế và các văn bản quy phạm pháp luật khi được cấp có

thẩm quyền giao

5 Quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào

tạo, bồi dưỡng của Học viện theo quy định của pháp luật

6 Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên

cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và các lĩnh vực liên quan

7 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và số người làm việc; thực hiện các chế độ, chính sách; đào tạo, bồi dưỡng; thi đua, khen thưởng và kỷ luật đối với công chức, viên chức và người lao động của Học viện theo quy định

của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

8 Cung cấp dịch vụ công, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo

sự phân công của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật

…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy

Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia cũng được quy định tại Quyết định Số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ chức

của Học viện Hành chính Quốc gia:

- Tổ chức bộ máy Lãnh đạo Học viện là Ban Giám đốc Học viện gồm Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc

Giám đốc Học viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo

đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Các Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng

Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện

- Hoạt động của Học viện Hành chính Quốc gia được tổ chức phân giao cho 17 đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện, ngoài ra còn có 05 đơn vị cấp phòng thuộc Giám đốc Học viện cụ thể:

+ Các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện

1 Ban Tổ chức cán bộ;

2 Văn phòng;

3 Ban Kế hoạch - Tài chính;

4 Ban Hợp tác quốc tế;

5 Ban Quản lý bồi dưỡng;

6 Ban Quản lý đào tạo Sau đại học;

7 Khoa Nhà nước - Pháp luật và Lý luận cơ sở;

8 Khoa Khoa học hành chính và Tổ chức nhân sự;

9 Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;

10 Khoa Quản lý nhà nước về Kinh tế và Tài chính công;

11 Khoa Quản lý nhà nước về Xã hội;

12 Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính;

13 Tạp chí Quản lý nhà nước;

14 Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và Thông tin - Thư viện;

15 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh;

16 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế;

17 Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên

+ Ngoài ra có các đơn vị thuộc Giám đốc Học viện

* Quy định chung của Nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

* Quy định chung của Học viện HCQG

- Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

- Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính Quốc gia

- Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản

- Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản

2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, là trung tâm quốc gia thực hiện chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước

Để tổ chức điều hành tốt mọi hoạt động của Học viện cũng như thực hiện công việc được cấp có thẩm quyền giao một cách hiệu quả, đảm bảo được chức năng và nhiệm vụ, Học viện HCQG ban hành 02 loại văn bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành Nhưng trong giới hạn nghiên cứu, tác giả chỉ tiến hành nghiên cứu văn bản hành chính Đây là nhóm văn bản mà bất cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng ban hành và cũng là nhóm văn bản

mà Học viện Hành chính Quốc gia ban hành nhiều nhất

2.3.1 Số lượng văn bản ban hành

Qua quá trình khảo sát sổ quản lý văn bản tại bộ phận văn thư, tác giả tổng hợp số lượng văn bản ban hành tại Học viện Hành chính Quốc gia từ năm 2016 đến ngày 30/11/2018 cụ thể như sau:

(78%)

5248 (77,5%)

5063 (72,8%)

(14%)

961 (14,2%)

1244 (17,9%)

557 (8,2%)

648 (9,3 %)

(100%)

6766 (100%)

6955 (100%)

Bảng thống kê số lượng một số văn bản hành chính do

K ế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo…

Biểu đồ Số lượng một số loại văn bản hành chính ban hành

từ năm 2016 đền 30/11/2018

Qua bảng thống kê trên, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Học viện HCQG soạn thảo và ban hành trong mỗi năm đều tăng lên nhiều và đa dạng, nhưng chủ yếu vẫn là quyết định và công văn (không tính hợp đồng, giấy đi đường, giấy giới thiệu, các loại phiếu) Tổng số văn bản Học viện

HCQG ban hành trong năm 2016 là 6385 văn bản, năm 2017 là 6766 văn bản, đến 30/11/2018 là 6955 văn bản, số lượng ban hành khoảng hơn 6000 văn bản/năm, đối với năm 2018 mới tính đến 30/11 mà số lượng văn bản đã ban hành nhiều hơn so với cả năm 2016, cả năm 2017 Bởi vì, năm 2018 Học viện triển khai rất nhiều công việc lớn và quan trọng như triển khai Quyết định số

05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG, theo đó hệ thống văn bản được ban hành để quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc, sắp xếp nhân sự đối với các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện; cộng thêm nữa là các lớp bồi dưỡng do Học viện tổ chức cũng ngày càng nhiều liên quan đến việc trao đổi, thông tin tới nhiều cơ quan, tổ chức, học viên; triển khai xây dựng Đề án Vị trí việc làm; Đề án cơ chế đặc thù; triển khai xây dựng Đề án thành lập Trung tẩm Khảo thí và Kiểm định chất lượng công chức, viên chức; mở thêm mã ngành đào tạo sau đại học… Hệ thống số thứ tự văn bản của Học viện HCQG được đánh số theo 2 hệ thống, hệ thống số thứ nhất là đối với quyết định, hệ thống số thứ 2 là đối với công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy mời… Ngoài ra như hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường… đăng

ký số riêng

2.3.2 Về thẩm quyền ban hành văn bản

Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, Học viện có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau:

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Học viện Hành chính Quốc gia không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Tuy nhiên, dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được cấp có thẩm quyền giao, Học viện HCQG có trách nhiệm tham mưu, đề xuất ý kiến về nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình đối với Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định

Đối với văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương

án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận

Ngoài ra, Học viện HCQG còn được phép ban hành một số loại văn bản chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực giáo dục (văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận) và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài

để phục vụ hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động, tăng cường mối quan hệ đối với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước của Học viện

Vì vậy, có thể nói Học viện Hành chính Quốc gia có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo đúng quy định của

pháp luật

2.3.3 Về nội dung văn bản

Qua khảo sát, nhìn chung các văn bản được ban hành do Học viện HCQG ban hành là van bản hành chính, nội dung văn bản chủ yếu mang nội dung về lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học,… Vì vậy, các văn bản được ban hành tương đối chính xác và đảm bảo được các yêu cầu

Nội dung văn bản làm rõ được mục đích ban hành như văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Kết quả là gì? Nội dung văn bản thực tế, phù hợp với quy định, đảm bảo tính chính xác

Các văn bản được ban hành đều có nội dung văn bản hợp pháp, phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước, không trái với pháp luật, quy định của cấp trên

Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học, những văn bản do Học viện HCQG ban hành đều có đầy đủ căn cứ pháp lý còn hiệu lực và căn

cứ thực tiễn, nội dung văn bản logic, bố cục chặt chẽ, không chồng chéo

Nội dung văn bản Học viện HCQG ban hành đều phù hợp với hình thức văn bản

2.3.4 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cụ thể như sau:

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng

chữ in thường, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm

và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

b Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản

Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản

Dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc

Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 13, kiểu chữ đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

Ví dụ: Số: 25/QĐ-HCQG; Số: 28/TB-HCQG; Số: 55/HCQG-TCCB

d Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản

Địa danh Học viện Hành chính Quốc gia năm trên địa bàn thành phố

Hà Nội nên địa danh là Hà Nội

Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng một dòng với

số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ

Ví dụ: Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2018

e Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a [Phu lục 03, Tr72];

Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu

chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng

chữ và đặt cân đối so với dòng chữ