Thương mại điện tử

Thương mại điện tử

Mục lục

Mục lục 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

Chương 1 : Thương Mại Điện Tử 4

I.1Định nghĩa Thương mại Điện tử 4

I.2Các loại thị trường điện tử 4

Phân loại thương mại điện tử 5

I.3Những lợi ích của thương mại điện tử (TMĐT) 6

I.3.1Hỗ trợ Khách hàng và Doanh nghiệp có nhiều thông tin hơn 6

I.3.2Giúp giảm các chi phí giao dịch và thời gian giao hàng của doanh nghiệp 6

I.3.3Tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia và quá trình thương mại 7

I.4Các công đoạn giao dịch trên mạng 7

Chương 2: Các yêu cầu đối với Hệ thống thông tin Kế toán 9

2.1 Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán 9

2.1.7 Thực hiện đồng thời 10

2.2 Lưu trữ và truyền tải dữ liệu 10

2.1.1 Lưu trữ 10

2.1.2 Truyền tải dữ liệu 14

2.3 Yêu cầu ghi chép kế toán 19

1.Sổ kế toán 19

2.Các loại sổ kế toán 19

2.4 Yêu cầu kiểm soát hệ thống 26

Chương 3: Phần mềm kế toán – Sự kết hợp giữa hệ thống thông tin kế toán và thương mại điện tử 29

3.1 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán 29

3.1.1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm kế toán 29

3.1.2 Quy trình lựa chọn 30

3.2 Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán 36

3.2.1 Tính động đáp ứng được yêu cầu đặc thù 37

3.2.2 Tính dễ sử dụng 37

3.2.3 Tính quản trị 38

3.2.4 Tính tự động cao 39

3.2.5 Tính liên kết, liên hoàn 39

3.2.6 Tính chi tiết, bảo mật 39

3.2.7 Khảo sát nhà cung cấp và khách hàng của họ 40

3.2.8 Về giá cả 41

3.2.9 Tính công khai của phần mềm 41

3.3 Bảy lời khuyên khi lựa chọn phần mềm kế toán 41

3.3.1 Quy mô kinh doanh 42

3.3.2 Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh 42

3.3.3 Các thành phần bạn cần 43

3.3.4 Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng 43

3.3.5 Các nguồn lực tài chính 43

3.3.6 Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp 43

3.3.7 Dễ dàng sử dụng 44

3.4 Vì sao phần mềm kế toán Việt Nam chiếm ưu thế với sự cạnh tranh của phần mềm kế toán nước ngoài? 44

3.4.1 Điều đầu tiên phải nói đến đó là giá thành của các phần mềm quốc tế quá cao 453.4.2 Đặc tính của các phần mềm nước ngoài là có tính chuyên nghiệp cao 453.4.3 Tiếp đên, hệ thống kế toán của Việt Nam vẫn chưa có những qui đinh rõ ràng 453.4.4 Vì sao phần mềm kế toán Việt nam đứng vững được trước sự cạnh tranh của phần mềm quốc tế? 46Chương 4: Kết luận 48Tài liệu tham khảo 49

LỜI MỞ ĐẦU

Theo “Báo cáo thương mại điện tử VN năm 2005” của Bộ thương mại thì trong năm

2005 “các điều kiện cần thiết cho sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử VN đã được xác lập” Thương mại điện tử phát triển tất yếu dẫn đến những thay đổi nhanh chóng trong cách thức tổ chức, tiến hành kinh doanh của các doanh nghiệp Những thay đổi này cho ra đời các hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh làm tăng lợi ích kinh tế của doanh nghiệp, với những đặc điểm mới cả về hình thức lẫn nội dung nên nếu chỉ căn cứ vào các chuẩn mực và quy định hướng dẫn kế toán hiện hành thì không đủ cơ sở

để xác định thời điểm ghi nhận, cũng như giá trị ghi nhận

Chương 1 : Thương Mại Điện Tử

I.1 Định nghĩa Thương mại Điện tử

Thương mại điện tử (còn gọi là thị trường điện tử, thị trường ảo, Commerce hay E-Business) là quy trình mua bán ảo thông qua việc truyền dữ liệu

E-giữa các máy tính trong chính sách phân phối của tiếp thị Tại đây một mối quan hệ thương mại hay dịch vụ trực tiếp giữa người cung cấp và khách hàng được tiến hành thông qua Internet Hiểu theo nghĩa rộng, thương mại điện tử bao gồm tất cả các loại giao dịch thương mại mà trong đó các đối tác giao dịch sử dụng các kỹ thuật thông tin trong khuôn khổ chào mời, thảo thuận hay cung cấp dịch vụ Thông qua một

chiến dịch quảng cáo của IBM trong thập niên 1990, khái niệm Electronic Business,

thường được dùng trong các tài liệu, bắt đầu thông dụng

Thuật ngữ ICT (viết tắt của từ tiếng Anh information commercial technology) cũng có nghĩa là thương mại điện tử, nhưng ICT được hiểu theo khía

cạnh công việc của các chuyên viên công nghệ

I.2 Các loại thị trường điện tử

Tùy thuộc vào đối tác kinh doanh người ta gọi đó là thị trường B2B, B2C, C2B hay C2C Thị trường mở là những thị trường mà tất cả mọi người có thể đăng

ký và tham gia Tại một thị trường đóng chỉ có một số thành viên nhất định được mời hay cho phép tham gia Một thị trường ngang tập trung vào một quy trình kinh doanh riêng lẻ nhất định, thí dụ như cung cấp: nhiều doanh nghiệp có thể từ các ngành khác nhau tham gia như là người mua và liên hệ với một nhóm nhà cung cấp Ngược lại, thị trường dọc mô phỏng nhiều quy trình kinh doanh khác nhau của một ngành duy nhất hay một nhóm người dùng duy nhất

Sau khi làn sóng lạc quan về thương mại điện tử của những năm 1990 qua đi, thời gian mà đã xuất hiện nhiều thị trường điện tử, người ta cho rằng sau một quá

trình tập trung chỉ có một số ít thị trường lớn là sẽ tiếp tục tồn tại Thế nhưng bên cạnh đó là ngày càng nhiều những thị trường chuyên môn nhỏ.

Ngày nay tình hình đã khác hẳn đi: công nghệ để thực hiện một thị trường điện tử đã rẻ đi rất nhiều Thêm vào đó là xu hướng kết nối nhiều thông tin chào hàng khác nhau thông qua các giao diện lập trình ứng dụng để thành lập một thị trường chung có mật độ chào hàng cao Ngoài ra các thị trường độc lập trước đây còn được tích hợp ngày càng nhiều bằng các giải pháp phần mềm cho một cổng Web toàn diện

Phân loại thương mại điện tử

Thương mại điện tử có thể được phân loại theo tính cách của người tham gia

• Người tiêu dùng

o C2C (Consumer-To-Comsumer) Người tiêu dùng với người tiêu dùng

o C2B (Consumer-To-Business) Người tiêu dùng với doanh nghiệp

o C2G (Consumer-To-Government) Người tiêu dùng với chính phủ

• Doanh nghiệp

o B2C (Business-To-Consumer) Doanh nghiệp với người tiêu dùng

o B2B (Business-To-Business) Doanh nghiệp với doanh nghiệp

o B2G (Business-To-Government) Doanh nghiệp với chính phủ

o B2E (Business-To-Employee) Doanh nghiệp với nhân viên

• Chính phủ

o G2C (Government-To-Consumer) Chính phủ với người tiêu dùng

o G2B (Government-To-Business) Chính phủ với doanh nghiệp

o G2G (Government-To-Government) Chính phủ với chính phủ

I.3 Những lợi ích của thương mại điện tử (TMĐT)

I.3.1 Hỗ trợ Khách hàng và Doanh nghiệp có nhiều thông tin hơn

Khách hàng được hưởng lợi do chi phí tìm kiếm thông tin thấp hơn – cố gắng tìm ra bất cứ nơi nào trên thế giới sản phẩm hoặc dịch vụ thích ứng và việc tìm ra tất

cả các nhà cung cấp, giá cả, điều kiện giao hàng của một sản phẩm cụ thể Các doanh nghiệp cũng hưởng được lợi ích từ việc sử dụng cùng công nghệ để biết rành hơn về những gì liên quan đến khách hàng của mình so với trước đây và cung cấp nhiều thông tin chi tiết chính xác hơn để chuẩn bị cho những chiến dịch tiếp thị nhắm theo đích cũng như cố gắng đẩy mạnh tiêu thụ

Sự phát triển của thương mại điện tử làm mất đi tính chất bất đối xứng thông tin, làm cho người tiêu thụ dễ dàng tìm ra các giá cả khác nhau trên một thị trường

và các chi phí mà doanh nghiệp đã trả cho sản phẩm Một bất đối xứng về thông tin hiện hữu khi chỉ một bên trong một phiên giao dịch có nhiều thông tin quan trọng đối với giao dịch hơn bên còn lại Thông tin này xác định sức mạnh tương đối trong việc ngã giá

Thí dụ, trước khi các web site bán lẻ xe hơi xuất hiện trên web, thì có một sự bất đối xứng khá quan trọng giữa các đại lý bán xa và khách hàng Chỉ có đại lý mới biết giá thực thụ của nhà sản xuất xe hơi và khách hàng khó lòng đi hết tất cả các cửa hàng để tìm được sản phẩm có giá tốt nhất Biên độ lời của đại lý tuỳ thuộc vào bất đối xứng thông tin

I.3.2 Giúp giảm các chi phí giao dịch và thời gian giao hàng của doanh

nghiệp

Thương mại điển tử đã giúp các công ty giảm đi rất nhiều chi phí giao dịch Chi phí giao dịch ở đây bao gồm chi phí tìm kiếm người bán và người mua, thu thập thông tin liên quan đến các sản phẩm, thương thảo về các điều kiện, soạn thảo các hợp đồng và chuyên chở hàng hoá Thông tin liên quan đến các người bán và người mua và giá cả đối với nhiều mặt hàng đã có sẵn trên Web Thí dụ, nếu ở Mỹ xử lý bằng tay một đơn hàng tốn khoảng $45, thì khi sử dụng một hệ thống TMĐT, chí phí giảm xuống chỉ còn 0.8$ mỗi phiên giao dịch

Xử lý các giao dịch theo TMĐT sẽ giảm đi rất nhiều chi phí giao dịch cũng như giảm thời gian giao hàng đối với vài loại hàng hoá, đặc biệt những hàng hoá mang tính chất kỹ thuật số (phần mềm máy tính, sản phẩm văn bản, hình ảnh, hoặc video) vì các sản phẩm này có thể được phân phối trên Internet như là phiên bản điện tử.

I.3.3 Tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành

phần tham gia và quá trình thương mại

TMĐT cung cấp cho các công ty những kênh liên lạc và tương tác mới tạo ra một mối liên hệ với khách hàng ngày càng khăn khít, hiệu quả về phí tổn trong việc tiêu thụ, tiếp thị và hỗ trợ hậu mãi Các doanh nghiệp có thể sử dụng Web để cung cấp các thông tin đang diễn ra, dịch vụ và hỗ trợ, tạo những tương tác tích cực với khách hàng có thể dùng làm nền tảng cho những mối liên hệ lâu dài và mua sắm về sau

I.4 Các công đoạn giao dịch trên mạng

Gồm có 6 công đoạn sau:

1 Khách hàng, từ một máy tính tại một nơi nào đó, điền những thông tin thanh toán và điạ chỉ liên hệ vào đơn đặt hàng (Order Form) của Website bán hàng (còn gọi là Website thương mại điện tử) Doanh nghiệp nhận được yêu cầu mua hàng hoá hay dịch vụ của khách hàng và phản hồi xác nhận tóm tắt lại những thông tin cần thiết nh mặt hàng đã chọn, địa chỉ giao nhận và số phiếu đặt hàng

2 Khách hàng kiểm tra lại các thông tin và kích (click) vào nút (button) "đặt hàng", từ bàn phím hay chuột (mouse) của máy tính, để gởi thông tin trả về cho doanh nghiệp

3 Doanh nghiệp nhận và lưu trữ thông tin đặt hàng đồng thời chuyển tiếp thông tin thanh toán (số thẻ tín dụng, ngày đáo hạn, chủ thẻ ) đã được mã hoá đến máy chủ (Server, thiết bị xử lý dữ liệu) của Trung tâm cung cấp dịch vụ xử lý thẻ trên mạng Internet Với quá trình mã hóa các thông tin thanh toán của khách hàng được bảo mật an toàn nhằm chống gian lận trong các giao dịch

(chẳng hạn doanh nghiệp sẽ không biết được thông tin về thẻ tín dụng của khách hàng).

4 Khi Trung tâm Xử lý thẻ tín dụng nhận được thông tin thanh toán, sẽ giải mã thông tin và xử lý giao dịch đằng sau bức tường lửa (FireWall) và tách rời mạng Internet (off the Internet), nhằm mục đích bảo mật tuyệt đối cho các giao dịch thương mại, định dạng lại giao dịch và chuyển tiếp thông tin thanh toán đến ngân hàng của doanh nghiệp (Acquirer) theo một đường dây thuê bao riêng (một đường truyền số liệu riêng biệt)

5 Ngân hàng của doanh nghiệp gởi thông điệp điện tử yêu cầu thanh toán (authorization request) đến ngân hàng hoặc công ty cung cấp thẻ tín dụng của khách hàng (Issuer) Và tổ chức tài chính này sẽ phản hồi là đồng ý hoặc từ chối thanh toán đến trung tâm xử lý thẻ tín dụng trên mạng Internet

6 Trung tâm xử lý thẻ tín dụng trên Internet sẽ tiếp tục chuyển tiếp những thông tin phản hồi trên đến doanh nghiệp, và tùy theo đó doanh nghiệp thông báo cho khách hàng được rõ là đơn đặt hàng sẽ được thực hiện hay không

7 Toàn bộ thời gian thực hiện một giao dịch qua mạng từ bước 1 -> bước 6 được xử lý trong khoảng 15 - 20 giây

Chương 2: Các yêu cầu đối với Hệ thống thông tin Kế toán

2.1 Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán

2.1.1 Trung thực

Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.1.6 Có thể so sánh

Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

2.1.7 Thực hiện đồng thời

Yêu cầu kế toán quy định tại các Đoạn 1, 2, 3, 4, 5, 6 nói trên phải được thực hiện đồng thời Ví dụ: Yêu cầu trung thực đã bao hàm yêu cầu khách quan; yêu cầu kịp thời nhưng phải đầy đủ, dễ hiểu và có thể so sánh được

2.2 Lưu trữ và truyền tải dữ liệu

2.1.1 Lưu trữ

2.1.1.1 XBRL – Báo cáo tài chính trên

Mặc dù Internet cung cấp nhiều báo cáo tài chính chung, việc trao đổi thông tin tài chính giữa các bên tham gia thường yêu cầu những mô tả chi tiết hơn Extensible Business Reporting Language (XBRL) là ngôn ngữ đặc tả cho mục đích này XBRL là tập con của eXtensible Markup Language (XML) XML thì tương tự như HTML vì nó cũng sử dụng các tag, nhưng có 2 sự khác biệt giữa XML và HTML Sự khác biệt đầu tiên, XML bao gồm các tag có khả năng mở rộng, tức là người dùng có thể tạo những tag mới (ví dụ <Sales Revenue>) Mặt khác, các tag của XML được dùng để mô tả dữ liệu thay vì chỉ định làm thế nào để hiện thị nó Ví

dụ, nếu một doanh nghiệp muốn báo cáo doanh thu bán hàng là

$1.000.000, họ có thể sử dụng XML tag như sau: <Sales Revenue>$1.000.000</Sales Revenue> Lúc này thì dữ liệu đã có nghĩa

Nhưng một vấn đề nảy sinh, đó là làm thế nào để đảm bảo tính chắc chắn giữa những người dùng Giả sử, công ty của bạn đánh dấu báo cáo tài chính bằng tag <Sales Revenue> nhưng một công ty khác lại chọn

<Revenue> Không có một sự quy định trước thì người dùng không thể trích xuất thông tin, được dùng trong việc so sánh hoặc trao đổi thông tin tài chính XBRL giải quyết vấn đề này bằng cách đặt ra các tag chuẩn để

mô tả thông tin tài chính

2.1.1.2 eBXML – Dùng cho quy trình điện tử (e-business XML; kinh doanh điện tử XML; viết tắt: ebXML)

Đây là ngôn ngữ đánh dấu, được thiết kế để cung cấp cơ chế tiêu chuẩn cho mô tả quá trình kinh doanh và các mô hình thông tin liên quan,

cơ chế để đăng kí và lưu giữ quá trình kinh doanh và các siêu mô hình thông tin để có thể chia sẻ và dùng lại, tìm ra các thông tin về từng đối tác trong kinh doanh thương mại, cơ chế đăng kí (vào sổ) thông tin để có thể tìm ra và dễ dàng gọi lại chúng, cơ chế mô tả việc thực hiện các thoả thuận với nhau về kinh doanh gọi là Thoả thuận Giao thức hợp tác, khung Dịch vụ thông điệp cho phép trao đổi thông suốt, an toàn và tin cậy thông điệp giữa các đối tác thương mại, và cơ chế để cấu hình hoá các dịch vụ thông điệp tương ứng nhằm tiến hành quá trình kinh doanh đã thoả thuận phù hợp các điều kiện đã được xác định trong thoả thuận thương mại

Các tiêu chuẩn ebXML, phát sinh từ dự án ebXML, là sự hợp tác giữa các tổ chức OASIS và UN/CEFACT OASIS là Tổ chức Thúc đẩy các Tiêu chuẩn Thông tin theo Cấu trúc, một tập đoàn quốc tế của những người bán và người sử dụng ngôn ngữ đánh dấu, chủ yếu là Hoa Kì và một số người dùng lớn, tập trung vào SGML mở, sau phát triển thêm XML cũng bắt nguồn từ SGML UN/CEFACT là Trung tâm Tạo Thuận lợi cho Thương mại và Kinh doanh Điện tử của Liên hợp quốc, một cơ quan quốc

tế được Liên hợp quốc hỗ trợ, với mục đích đơn giản hoá thương mại quốc

tế, đặc biệt là thông qua các phương tiện điện tử Mục đích chính của ebXML là đưa ra các điều kiện và các tiêu chuẩn để thực hiện chợ điện tử toàn cầu Tất cả các doanh nghiệp đều phải có khả năng tham gia vào mối quan hệ lẫn nhau một cách dễ dàng, theo con đường điện tử, và tiếp đó phải vận hành các giao tác thương mại và trao đổi thông báo ebXML Công việc này được theo đuổi từ thời điểm đó đến nay, một phần ở bên trong OASIS, phần khác bên trong UN/CEFACT

Từ năm 2001, những nhà nghiên cứu EbXML nhận thấy các tổ chức khác nhau luôn có nhu cầu thông tin khác nhau, vậy mục đích của

EbXML là xây dựng khung công việc phục vụ kinh doanh của các Business, nhưng nó không phát triển các sơ đồ chuẩn XML cho các tài liệu kinh doanh quen thuộc (như hóa đơn, đặt hàng, hóa đơn vận chuyển, séc,… để phục vụ các tổ chức khi có yêu cầu trên các hệ thống thông tin điện tử.

e-Về kiến trúc, eBXML liên quan tới việc sử dụng qui trình thương mại với sự hỗ trợ của phần kỹ thuật Nó bao gồm mô hình các quá trình kinh doanh, các thỏa thuận thương mại và các thành phần thông điệp Ngôn ngữ UML được sử dụng cho việc mô hình hoá và lập tài liệu cho hệ thống hướng đối tượng, nó có khả năng thống nhất về ngữ nghĩa, định nghĩa ký hiệu hình ảnh, tức là cú pháp hình ảnh mà con người và công cụ

sử dụng để mô hình hóa hệ thống Ngoài ra, UML còn cho ta phương tiện

để mô hình hóa quá trình kinh doanh Kiến trúc EbXML được chia thành

2 khung nhìn (view) cơ bản

Thứ nhất là khung nhìn vận hành kinh doanh (BOV: Business Operational View) độc lập với bất kỳ sự trao đổi và ngôn ngữ lập trình nào BOV gán ngữ nghĩa dữ liệu kinh doanh trong giao dịch và trao đổi

dữ liệu kết hợp Nó cũng gán kiến trúc cho các giao dịch kinh doanh bao gồm các qui ước hoạt động, các thỏa thuận và thương lượng cũng như các yêu cầu

Thứ hai, khung nhìn dịch vụ chức năng (FSV: Functional Service View) mô tả khung kỹ thuật được sử dụng để khám phá bất kỳ giao dịch thông tin kinh doanh nào Nó tập trung vào khía cạnh công nghệ thông tin của các đối tác và các dịch vụ

Hình vẽ sau mô tả cách thức giữa 2 doanh nghiệp sử dụng khung giao dịch giao dịch EbXML

- Bước 1 - Request Business Detaisl - Gửi yêu cầu chi tiết (từ Doanh nghiệp A) đến HTTT để tiếp nhận yêu cầu;

Các ngữ cảnh mô tả công việc và hồ sơ đơn vị (Business Scenarios/profiles) được lưu trữ trong CSDL và danh bạ đăng nhập (registry) của HTTT;

- Bước 2 - Build Local System Implementation- Xây dựng hệ thống thực hiện nội bộ cho Doanh nghiệp A, B;

- Bước 3 - Đăng ký thực thi chi tiết - Register Implementation details.Đăng ký hồ sơ Doanh nghiệp A vào danh bạ CSDL;

- Bước 4 - Đơn vị B tìm (truy vấn) hồ sơ đơn vị A và lấy (Download).Dùng công cụ HTTT để xử lý;

- Bước 5 - Thoả ước giữa Doanh nghiệp A và B;

- Bước 6 - Do transaction-Thực hiện giao dịch

Thông báo kết quả - Kết thúc

2.1.1.3 XBEL – XML Dùng trong kế toán

XBEL: eXtensible markup language Bookmark Exchange Language

ngôn ngữ trao đổi đánh dấu của ngôn ngữ định dạng có khả năng mở rộng (XML)

XML Bookmark Exchange Language (XBEL) là một định dạng để thể hiện việc lưu vết các trang (bookmark) và các bộ sưu tập khác chứa đường dẫn đến các Web Nó được sử dụng như kho lưu trữ cơ bản cho các trang web cần lưu vết trong các trình duyệt web khác nhau

XML Bookmark Exchange Language (XBEL) [dạng chuẩn cho cộng đồng] là một định dạng đơn giản và phổ biến để lưu trữ các bộ bookmark của trình duyệt Web Nhóm chuyên viên phát triển Python / XML (viết tắt là SIG) đặc biệt quan tâm đến việc phát triển XBEL trong

Bởi vì XBEL đơn giản hơn và được hỗ trợ bởi các nhà cung cấp trình duyệt, nó vẫn được sử dụng rất nhiều, mặc dù thực tế rằng có chưa được nhiều công việc dựa trên nó gần đây XBEL sử dụng kiến trúc phân tầng của XML để mô hình các thư mục và các trang được lưu vết lồng nhau, mỗi trang lưu vết đều có những nội dung thông thường như tiêu đề

và URL Nó lợi dụng khả năng mở rộng của XML bằng cách cung cấp những sự kết nối cho các nhà cung cấp để bổ sung những chi tiết khi cần

2.1.2 Truyền tải dữ liệu

2.1.2.1 Tự động hóa các hệ thống làm tay ( batch processing and periodic mode)

Cách tốt nhất và rẻ tiền nhất để xử lý một lượng khổng lồ dữ liệu trong những ngày đầu của ngành điện toán thì dữ liệu các nghiệp vụ cùng loại

sẽ được gom thành lô (batch) rồi cho xử lý trong một lần theo định kì ( periodic) ( hàng tuần, hàng tháng…)

Batch processing là việc tập hợp nhiều nghiệp vụ kinh doanh trong một khoảng thời gian nào đó đã định sẵn để có thể xử lý dữ liệu bởi HTTT như là một tổng thể

Periodic mode: là phương thức xử lý theo đấy có một sự trì hoãn ( không

xử lý vào lúc phát sinh mà xử lý về sauvào thời gian được ấn định theo định kì)

Chế độ xử lý theo định kì thùy thuộc rất nhiều vào phương thức batch processing( xử lý theo lô)

Người ta đả xem 2 từ periodeic mode và batch processing như là đồng nghĩa nênc ó thể dùng chúng không phân biệt

Các hệ thống xử lý theo lô điển hình đòi 4 subprocess cơ bản phải hoàn thành thành trước khi một nghiệp vụ được chuyển đổi thành các báo thông tin mà ta có tểh dùng để làm quyết định

• Phát sinh các nghiệp vụ kinh doanh : tại ngay điểm phát sinh nghiệp vụ, thông tin của nghiệp vụ sẽ được ghi lên tài liệu gốc

• Ghi sổ sách các dữ liệu nghiệp vụ : một xấp phiếu gốc sẽ được chuyển qua cho điều hành viên nhập liệu, việc nhập liệu sẽ được thực hiện trên một thiết bị offline, nghĩa là không nối trực tiếp với máy tính Dữ liệu nghiệp vụ ở dạng thức điện toán trở thành một tập tin nghiệp vụ chi tiết

• Nhập từ dữ liệu chính (master data): sau khi tất cả dữ liệu đã được nhập vào hệ thống , người ta bắt đầu xử lý dữ liệu vào bất cứ tính toán nào cũng như tổng kết sẽ được hoàn tất

• Kết xuật dữ liệu : sau khi việc tính toán kết thúc , và dữ liệu chính được nhật tu , thì hệ thống sẽ theo định kì cho ra những báo cáo.Một bất lợi của hệ thống xử lý theo định kì là dữ liệu chỉ được cập nhật đúng ngay sau khi việc xử lý các dữ liệu nghiệp vụ hoàn tất Nghĩa là khi nghiệp vụ kinh doanh kế tiếp xảy ra thì master data sẽ ko còn cập nhật nữa

2.1.2.2 Giao dịch nhập liệu trực tuyến ( Online transaction

emtry- OLTE)

Trong những năn gần đây cải tiến trong CNTT đã đem lại những phương tiện để cai 3 tiến hiệu năng của những hệ thống tự động hóa tương đương với hệ thống kế toán bằng tay Thay đổi thịnh hành nhất là

việc sử dụng ngày càng nhiều giao dịch nhập liệu trực tuyến( OLTE) Trong 1 hệ thống OLTE việc sử dụng các thiết bị nhập liệu ngay vào lúc

và tại chỗ phát sinh nghiệp vụ cho phép nhập trực tiếp dữ liệu vào HTTT Các hệ thống này cho gộp lại 2 subprocess cổ điển “ phát sinh các nghiệp

vụ kinh doanh” và “ ghi sổ sách các dữ liệu nghiệp vụ” thành 1 tác vụ duy nhất Ngay tại điển nghiệp vụ kinh doanh phát sinh , một thiết bị nhập liệu nối với máy tính sẽ được dùng để nhập dữ liệu vào data emty system thay vì lên tài liệu gốc thông thường đơn giá mặt hàng sẽ tự động kết sinh bởi hệ thống khi máy tính tìm đọc dữ liệu từ tập tin chính tồn kho được lưu trữ trên hệ thống Một hệ thống như thế được gọi là trực tuyến

vì thiết bị nhập liệu được nối trực tiếp về máy tính hệ thống nhập liệu như thế thường cũng sẽ được dùng như là một máy in cho ra những bản sao tài liệu dùng làm tài liệu gốc để đối chei61u về sau và bản sao đưa cho khác hàng Khi các nghiệp vụ kinh doanh xảy ra các bản sao tài liệu gốc thường được lưu trữ trên băng từ hoặc trên đĩa từ

Tóm lại việc sử dụng OLTE loại bỏ nhu cầu cần đến một nhân vei6n ghi dữ liệu nghiệp vụ lên tài liệu gốc rồi sau đó một nhân viên thứ 2 nhập liệu theo một dạng thức mà máy tính đọc được Trong hệ thống OLTE thì chỉ cần một nhân viên cho 2 công việc vừa kể trên

2.1.2.3 Xử lý theo thời gian thực trực tuyến ( Online Real Time Processing- OLRT)

Do áp lực đòi hỏi phải có những thông tin được cập nhật kịp thời kèm theo những tiến bộ trong CNTT đã dẫn đến nhnah việc sử dụng các

hệ thống trực tuyến thời thực (online real-time system- OLRT) Cac 1hệ thống OLRT sẽ thu thập lại với nhau dữ liệu nghiệp vụ vào lúc phát sinh, cho nhập từ dữ liệu ngắn- ý nghĩa là theo thời thực( real time) Các hệ thống OLRT hoàn tất mọi giai đoạn xử lý dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh theo chế độ ngay lập tức ( immediate mode) Immediate mode la 2phương thức xử lý dữ liệu theo time delay giữa 2 bước xử lý là rất ngắn hoặc có thể bằng zezo

Điển hình là OLRT đòi hỏi 3 subprocess cơ bản phải được hoàn tất trước khi một nghiệp vụ được chuyển thành thông tin mà các vị làm quyết định có thể xử dụng được

• Nghiệp vụ kinh doanh phát sinh và ghi nhận dữ liệu nghiệp vụ: vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ , thì dữ liệu liên đới sẽ được nhập trực tiếp vào hệ thống Các tài iệu gốc hầu như không được dùng đến vì chúng có thể làm chậm trễ tiền trình

• Nhật tu master data : mỗi nghiệp vụ kinh doanh được nhập vào hệ thống sẽ được xử lý riêng rẽ và bất kì tính toán hoặc tổng kết nào cũng sẽ được hoàn tất Thông tin sau đó sẽ được dùng để nhật tu

dữ liệu chính

• Kết sinh báo cáo tài chính và hỗ trợ những cuộc truy vấn( query): việc kết sinh các báo cáo ngay sau liền mỗi phát sinh nghiệp vụ được ghi nhận và master data được nhật tu là điều không thực tế

và không nên làm Điển hình là các báo cáo tài chính chỉ được kết sinh bởi hệ thống theo căn bản định kì

Nói tóm lại , các hệ thống OLRT cho phép người sử dụng laoị bỏ

sự trì hoãn trong việc truy cập thông tin được cập nhật kịp thời tuy nhiên bất lợi chính của hệ thống này là chi phí quá cao Muốn hoạt động hửu hiệu , một hệ thống OLRT phải cho kết nối các điểm phát sinh nghiệp vụ trực tiếp về hệ thống máy tính , nghĩa là trực tuyến Như vậy, muốn hoạt động hệ thống OLRT thì các phương pháp online OLTE cũng phải được

sử dụng đến

2.1.2.4 Electronic data interchange (EDI)

EDI là việc trao đổi dữ liệu kinh doanh ( nghĩa là các tài liệu kinh doanh ) giữa tỗ chức này( phía người mua )với tổ chức kia ( phía người bán) theo một dạng thức có cấu trúc cho phép xử lý trực tiếp các tài liệu điện tử này bởi hệ thống máy tính nơi tiếp nhận

Các lợi ích của EDI bao gồm:

• Survival ( tồn tại): nhiều tổ chức bị ép phải thi công EDI nếu họ muốn tiếp tục làm ăn với vài khác hàng cỡ bự Ví dụ, ở Mỹ wal- Mart Store và Kmart Corporation cho các nhà cung cấp của mình

biết thời hạn phải thiết lập khả năng EDI nếu muốn tiếp tục làm ăn với các đại gia này.

• Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: trong nhiều trường hợp các đối tác làm ăn nhận ra rằng việc hợp tác mà EDI đem lại giúp giảm đi sự đối đầu xung khắc giữa họ, cải thiện sự liên lạc và đem lại sự tin tưởng lẫn nhau

• Vì khỏi phải nhập liệu từ phía tiếp nhập, chi phí xử lý sẽ được giảm đáng kể và chính xác số liệu được cải thiện

• Chi phí cho phòng văn thư và cho việc chuẩn bị các tài liệu khác

đã bị loại bỏ

• Bằng cách cung cấp kịp thời và chính xác dữ liệu, việc dự báo và phân tích số liệu kinh tế cũng như cash flow sẽ được cải thiện rõ rệt và veic65 hụt hàng trong kho cũng sẽ được giảm đi rất nhiều.Các chi phí của EDI bao gồm:

• Thay đổi các khế ước giao dịch thường mại và đàm phán

• Mau sắm hoặc thuê bao phần mềm và phần cứng

• Thiết lập các mối liên hệ với VAN và đàm phán về các khế ước

• Huấn liệu nhân viên

• Reengineering ( tái thiết kế) các ứng dụng bị ảnh hưởng

• Thiết đặt các thủ tục security, audit và control

Các vấn đề control phải quan tâm:

• Vì chữ kí không còn là chứng cứ của việc cho phép, việc control phải bảo đảm việc cho phép thích ứng Và tại thời điểm trong tiến trình, ta phải chứng thực là thông điệp được gởi đi- và được nhận

về cho phía đối tác được nhắm tới và được người có thẩm quyền cho phép

• Không có xét duyệt ở ngoài cũng như nhìn thấy được, vài dữ liệu kinh doanh có thể sai lệch nghiêm trọng

• Vì máy tính sẽ khởi động và chứng thực các thông điệp, việc kiểm tra sẽ được tiến hành trong chương trình và trên dữ liệu – program change controls và physical security sẽ trở thành quan trọng hơn so với các hệ thống không phải EDInếu sử dụng VAN để thông tin liên lạc giữa các đối tác, các thủ tục security phải ngăn chặn ảnh hưởng lên các thông tin nhạy cảm, và kiễm tra phải bảo đảm chiến

• Tất cả tập hợp giao dịch sẽ được tiếp nhận bởi đối tác kinh doanh.

• Tất cả các tập hợp giao dịch sẽ nhận vào từ đối tác kinh doanh

• Tất cả các dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh chỉ sẽ được ghi nhận duy nhất 1 lần

• Dữ liệu được nhận vào một cách chính xác

• Dữ liệu được diễn dịch chính xác

• Dữ liệu được trao qua một cách chính xác thông qua giao diện ứng dụng

• Dữ liệu nghi6ẹp vụ kinh doanh được nhận vào từ người gửi đi có thẩm quyền

• Người gửi đi có thẩm quyền gửi đi loại giao dịch Cac 1thông đei6p5 không bị chận lấy hoặc bị thay đổi trên đường đi

• Bảng theo dõi(log) các dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh được bảo vệ

• Các thông điệp không được phép phải được ngăn không cho gửi đi

2.3 Yêu cầu ghi chép kế toán

1 Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian

có liên quan đến doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2.1 Sổ kế toán tổng hợp

2.1.1 Sổ nhật ký

Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ

kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

Ngày, tháng ghi sổ;

• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

2.1.2 Sổ cái

Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ

và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

• Ngày, tháng ghi sổ;

• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục

vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ

kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp

4 Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận

5 Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

• Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán

và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán”

Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

• Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

o Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán

o Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này

o Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp

6 Mở và ghi sổ kế toán

6.1 Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

• Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế

và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang

sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

• Đối với sổ dạng tờ rơi:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Ngoài

ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

7 Sửa chữa sổ kế toán

7.1 Trường hợp ghi bằng tay

7.1.1 Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên

và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

• Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản

• Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

7.1.2 Phương pháp ghi số âm (Phương pháp ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ

kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

• Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;

• Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con

số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một

“Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận

7.1.3 Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ

7.2 Trường hợp ghi bằng máy

Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”