MỤC LỤC
Bởi vì XBEL đơn giản hơn và được hỗ trợ bởi các nhà cung cấp trình duyệt, nó vẫn được sử dụng rất nhiều, mặc dù thực tế rằng có chưa được nhiều công việc dựa trên nó gần đây. XBEL sử dụng kiến trúc phân tầng của XML để mô hình các thư mục và các trang được lưu vết lồng nhau, mỗi trang lưu vết đều có những nội dung thông thường như tiêu đề và URL.
• Ghi sổ sách các dữ liệu nghiệp vụ : một xấp phiếu gốc sẽ được chuyển qua cho điều hành viên nhập liệu, việc nhập liệu sẽ được thực hiện trên một thiết bị offline, nghĩa là không nối trực tiếp với máy tính. EDI là việc trao đổi dữ liệu kinh doanh ( nghĩa là các tài liệu kinh doanh ) giữa tỗ chức này( phía người mua )với tổ chức kia ( phía người bán) theo một dạng thức có cấu trúc cho phép xử lý trực tiếp các tài liệu điện tử này bởi hệ thống máy tính nơi tiếp nhận. • Bằng cách cung cấp kịp thời và chính xác dữ liệu, việc dự báo và phõn tớch số liệu kinh tế cũng như cash flow sẽ được cải thiện rừ rệt và veic65 hụt hàng trong kho cũng sẽ được giảm đi rất nhiều.
• Vì máy tính sẽ khởi động và chứng thực các thông điệp, việc kiểm tra sẽ được tiến hành trong chương trình và trên dữ liệu – program change controls và physical security sẽ trở thành quan trọng hơn so với các hệ thống không phải EDInếu sử dụng VAN để thông tin liên lạc giữa các đối tác, các thủ tục security phải ngăn chặn ảnh hưởng lên các thông tin nhạy cảm, và kiễm tra phải bảo đảm chiến.
• Tất cả tập hợp giao dịch sẽ được tiếp nhận bởi đối tác kinh doanh. • Tất cả các dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh chỉ sẽ được ghi nhận duy nhất 1 lần. • Dữ liệu được trao qua một cách chính xác thông qua giao diện ứng dụng.
• Dữ liệu nghi6ẹp vụ kinh doanh được nhận vào từ người gửi đi có thẩm quyền.
Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liờn quan đến cỏc đối tượng kế toỏn cần thiết phải theo dừi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc.
Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. • Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;. Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;. • Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;.
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;.
Về cấu trúc, một HTTT trong thời đại Internet luôn gồm 2 phần: Phần bên trong (phục vụ xử lý các hoạt động bên trong DN như kế toán, kho, quản lý khách hàng, nhân sự,…) và phần bên ngoài (xử lý các giao dịch với bên ngoài như website, showroom điện tử, cổng thương mại điện tử,…). Còn một giải pháp khác là “giải pháp đám mây” (cloud solution) được quảng bá như giải pháp khai thác hạ tầng kỹ thuật tối ưu nhất (toàn bộ hạ tầng do nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp theo ý “tất cả đều ở trên trời”!). Các điểm kiểm soát được chú trọng nhiều nhất nằm ở nơi giao tiếp giữa phần bên trong và bên ngoài hệ thống, giữa hai phân hệ chức năng trong hệ thống và ở các điểm chuyển tiếp giữa các quy trình trong hệ thống.
Khi dùng chung địa chỉ email theo tên miền của DN, DN dễ kiểm soát các giao dịch thương mại từ bên ngoài với các thành viên trong DN và ngăn ngừa khả năng lây nhiễm virus hơn nhiều so với trường hợp cho nhân viên tự chọn địa chỉ email.
Hiện nay, khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua. Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty…. Những phần mềm kế toán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơn nhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn.
Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoá đơn, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng… Thậm chí có phần mềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp. Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu. Để đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hiện nay trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp có nguồn gốc từ Mỹ như: Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting….