Quản trị văn phòng FPT online

Bài làm này tôi trình bày về bộ phận Hành chính thuộc Khối Hành chính – Nhân sự của công ty FPT Online. Vì thế, bài làm chỉ đề cập riêng phần việc chủ yếu do bộ phận Hành chính xử lý.

BÀI LÀM ASSIGNMENT

MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHÒNG

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT – FPT ONLINE

Bài làm của sinh viên:

Lớp PB8101 | Mã số SV PS00275

TP HCM – 6-2013

Mục lục

Lời nói đầu

Quản trị Hành chính – Văn phòng là một trong những công việc quan trọng nhất tại một công ty.

Trong đó có các công việc dù nhỏ nhưng công ty sẽ không thể vận hành được; đơn giản như việc đóng dấu tài liệu.

Bài làm này tôi trình bày về bộ phận Hành chính thuộc Khối Hành chính – Nhân sự của công ty FPT Online Vì thế, bài làm chỉ đề cập riêng phần việc chủ yếu do bộ phận Hành chính xử lý.

Nhận xét và cho điểm

I Thông tin tổng quan về doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Tên gọi tắt tiếng Anh: FPT Online FPT Online, thành lập ngày 1/7/2007, tập trung vào các mảng hoạt động quảng cáo trực tuyến, game online, thương mại điện tử,

âm nhạc trực tuyến, mạng xã hội và dịch vụ SMS

Một số sản phẩm chủ yếu: VnExpress.net, iOne.net, Ngoisao.net, Gamethu, Sohoa, Banbe.net, nhacso.net… và dịch vụ quảng cáo trên các trang này Bên cạnh đó, FPT Online còn là đơn vị phát hành game lớn tại Việt Nam với các game Thiên Long Bát Bộ, Tây Du Ký… Song song, công ty còn đẩy mạnh thương mại điện tử Sendo.vn, thanh toán tại POS…

Với hơn 75 tỷ đồng vốn điều lệ và nhiều sản phẩm như vậy nên công ty có nhiều trụ sở Trong đó, trụ sở chính đặt tại tòa nhà Tầng 2, tòa nhà FPT Tân Thuận, Lô 29B-31B-33B đường Tân Thuận, Khu chế xuất Tân Thuận, phường Tân Thuận Đông, quận 7, TP HCM Địa chỉ đăng ký tòa nhà FPT,

153 Nguyễn Đình Chiểu, phường 6, quận 3, TP HCM cùng một chi nhánh tại Hà Nội: Tầng 4-5, tòa nhà FPT, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy

FPT Online là một công ty lớn trực thuộc Tập đoàn FPT với hơn 3.000 nhân viên cùng hàng nghìn cộng tác viên trên khắp cả nước và thế giới

Trong năm qua, 2012, FPT Online đạt 979 tỷ đồng doanh thu với 247 tỷ đồng lãi trước thuế

Thông tin liên hệ:

- Điện thoại: 08 73009999

- Website: FPTOnline.net

Các loại dịch vụ của doanh nghiệp

- Tin tức số: VnExpress, Ngoisao, iOne, Gamethu, Sohoa, PC

World Việt Nam, Chúng ta… Trong đó, VnExpress hiện đang giữ vị

trí “Báo điện tử nhiều độc giả nhất Việt Nam” Các trang còn lại cũng dành được nhiều sự quan tâm của người dùng Internet Bên cạnh tin tức, VnExpress và PC World Việt Nam cũng tổ chức nhiều giải thưởng liên quan đến xã hội và công nghệ

- Quảng cáo trực tuyến tại các trang trên Tính đến thời điểm hiện

tại FPT Online đang chiếm thị phần cao nhất trong các công ty có kinh doanh quảng cáo trực tuyến

- Phát hành trò chơi trực tuyến Khối Game, FPT Online, đang phát

hành độc quyền tại Việt Nam các trò chơi nhập vai như Tây Du Ký, Thiên Long Bát Bộ… Chúng cũng được nhiều người yêu thích

- Máy thanh toán trực tuyến POS Người dùng có thể dùng tiền mặt

nạp trực tiếp từ POS để thanh toán các khoản tiền như điện thoại di động, Internet, điện nước…

- Dịch vụ nội dung SMS Công ty triển khai dịch vụ cho thuê đầu số

8x00 và 8x13 để cung cấp các thông tin qua SMS như kết quả sổ xổ, chăm sóc sức khỏe…

- Thanh toán trực tuyến qua thẻ Người dùng có thể sử dụng thẻ

GATE để nạp tiền điện thoại di động, một số trò chơi có thu phí trên Internet

- Sàn thương mại điện tử Cuối năm 2012, FPT Online đưa ra sàn

giao dịch thương mại điện tử Sendo.vn Tại đây, khách hàng có thể thực hiện mua bán mà không cần gặp mặt trực tiếp

- Mạng xã hội FPT Online đang cung cấp mạng xã hội Banbe.net

Đây là một trong đối thủ cạnh tranh đáng gườm của Zing Me và Go.vn

- Nhạc số trực tuyến Nhacso.net là dự án âm nhạc trực tuyến có bản

quyền đầu tiên tại Việt Nam

ĐHĐCĐ Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban TGĐ

GĐ Tài chính Khối Mass Media Khối Điều hành Game Khối Kinh doanh Khối Kỹ thuật Hành chính – Nhân sự Tài chính – Kế toán

Dự án Vitalk

Nguồn: Báo cáo tài chính FPT Online năm 2010

Sơ đồ cấu trúc

- Khối Mass Media gồm Khối Báo, đơn vị tin nhắn và quảng cáo ADS và đơn vị công nghệ - nền tảng

- Khối Điều hành Game: Trung tâm điều hành 1 (GOD1), GOD2, GOD3, phòng dự án, Call center, Nghiên cứu phát triển, Bản địa hóa sản phẩm

- Khối Kinh doanh: Marketing, Thị trường, Phân phối, Kỹ thuật, Phát triển Kinh doanh

- Khối Kỹ thuật: Trung tâm điều hành mạng, Trung tâm hệ thống thông tin, Trung tâm mỹ thuật đa phương tiện và dự án Game Studio

- Khối Hành chính – Nhân sự: Văn phòng, Phòng Nhân sự, Phòng Đảm bảm chất lượng

- Ban Tài chính – Kế toán: Phòng kế toán, Phòng vật tư và Phòng phân tích – kiểm soát

- Dự án Vitalk: Phòng sản phẩm và phòng điều hành

1 Phần việc của bộ phận

Tại FPT Online, hai bộ phận Nhân sự và Hành chính được bố trí vào chung một Khối Trong phần này chỉ xin đề cập về phần Hành chính của Khối này

Hành chính trong Khối Hành chính - Nhân sự của FPT Online làm nhiều công việc khác nhau, không rõ ràng nhưng đa số liên quan đến cơ sở vật chất, giấy tờ hành chính và những việc nhỏ khác Cụ thể, đó có thể là phụ trách và cung cấp các thông tin sắp xếp và tìm hiểu các khóa học đào tạo ở bên ngoài cho nhân viên khi có sự yêu cầu từ các phòng/ban khác Hoặc đặt phòng họp nếu trong tòa nhà lớn Gọi thợ sửa chữa và giám sát khi có hỏng hóc tại các bộ phận khác Tổ chức tiệc hoặc đặt vé máy bay, tàu xe Trình ban lãnh đạo ký ban hành văn bản và đóng dấu công ty Thuê công ty vệ sinh Thương thuyết bảo hiểm đồ dùng công ty

Tóm lại, những công việc không thuộc việc của một phòng ban cụ thể nào thì đều là nhóm công việc của bộ phận Hành chính

2 Mối liên quan các nhân viên trong bộ phận

Tại bộ phận Hành chính của Khối Hành chính – Nhân sự FPT Online, các nhân viên hành chính nhiệt tình giúp đỡ lẫn nhau trong công việc Tuy thế, nhân viên được chia phụ trách theo từ Khối khác nhau để dễ quản lý và hỗ trợ

3 Mối liên hệ với các bộ phận khác

Tất cả các yêu cầu từ những bộ phận khác đều phải được thực hiện bằng cách gửi email thông báo trước Tuy vậy, thường những yêu cầu này cần được gửi trước khoảng từ một tuần, chậm nhất là 2-3 ngày, để nhân viên sắp xếp xử lý

Thông tin được Hành chính tiếp nhận và chuyển đến bộ phận có trách nhiệm xử lý Chẳng hạn, bộ phận Nhân sự báo Khối Báo có thêm một phóng viên mới thì Hành chính sẽ chuyển thư này đến Khối Kỹ thuật nhờ lắp dàn máy mới Hoặc các báo cáo từ Tài chính – Kế toán sẽ được Hành chính trình lên TGĐ để duyệt, phần việc đóng dấu sẽ do Hành chính thực hiện

Còn về các yêu cầu được xem là công việc của Hành chính thì nhân viên

sẽ tự giải quyết như đặt phòng họp trên hệ thống nội bộ

III Kết luận

1 Nhận xét

- Ưu điểm: Quy củ và chuyên nghiệp.Vì là một bộ phận trong công ty lớn nên mô hình hoạt động phù hợp với quy mô Công việc được diễn ra trôi chảy theo luồng định trước Áp dụng mạnh mẽ ứng dụng CNTT Rõ ràng trong việc thực hiện chuyển giao công việc nhờ email giải quyết Hành chính và Nhân sự nằm chung một khối tạo điều kiện dễ dàng quản

lí vì hai bộ phận này có nhiều điểm tương đồng nhau

- Nhược điểm: Do tập trung nên các bộ phận thiếu chủ động trong giải quyết công việc Tạo tính ỷ lại vì đã có người hỗ trợ sẵn

2 So sánh

- Tương đồng: Bộ phận Hành chính thực hiện khá nhiều các công việc trong công ty Qua đó, đòi hòi người làm công tác hành chính cần nhạy bén trong giải quyết tình huống

- Khác biệt: Bộ phận Hành chính của FPT Online chỉ lo về mặt hành chính cho công ty chứ không đảm trách các nhiệm vụ nhân sự, truyền thông, kiểm soát chất lượng sản phẩm, CNTT Tuy nhiên, những khác biệt này không quá lớn vì thực tế, bộ phận Hành chính đôi khi vẫn làm trùng những công việc này

3 Kiến nghị

- Duy trì một cán bộ hành chính tại từng Khối để thuận tiện hơn trong điều phối công việc;

- Chuyển một số công việc vừa phải để tự nhân viên có thể làm Chẳng hạn, CBNV có thể tự đặt vé tàu xe; sau đó nộp cùi vé để công ty thanh toán

- Tập huấn và tăng cường kỹ năng ứng dụng CNTT Điều này giúp từng CBNV xử lý những sự cố nhỏ liên quan để tránh tạo thêm việc cho bộ phận Hành chính