Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 3 1.1.Lịch sử ra đời 3 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 4 1.2.1.Vị trí và chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 8 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 9 2.1. Vị trí chức năng. 9 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 10 2.3. Cơ cấu tổ chức. 13 2.4. Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm. 14 2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng. 14 3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 15 3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 15 3.1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 15 3.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 17 3.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống nhất đất nước với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Lập hồ sơ hội thảo. 18 3.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 20 3.1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 21 3.2. Khảo sát về công tác văn thư. 22 3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 23 3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 23 3.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 25 Chương II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 1.1. Mẫu lịch công tác tuần: 27 1.2. Kế hoạch công tác tháng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 29 1.3. Kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 32 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”. 37 4. Xây dựng chương trình tổ chức hội nghi cho cơ quan. 42 4.1. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị. 42 4.2. Mẫu hóa chương trình nghị sự. 42 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình Văn phòng. 43 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. 44 Chương III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 46 1. Ưu điểm. 46 2. Nhược điểm. 47 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48 KẾT LUẬN 50 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3

1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 3

1.1.Lịch sử ra đời 3

1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 4

1.2.1.Vị trí và chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 8

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 9

2.1 Vị trí chức năng 9

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 10

2.3 Cơ cấu tổ chức 13

2.4 Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm 14

2.5 Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng 14

3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 15

3.1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15

3.1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 15

3.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Đánh giá ưu điểm, hạn chế 17

3.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống nhất đất nước với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Lập hồ sơ hội thảo 18

3.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 20

3.1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 21

3.2 Khảo sát về công tác văn thư 22

3.2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 23

3.2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 23

3.3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 25

Chương II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 27

1.1 Mẫu lịch công tác tuần: 27

1.2 Kế hoạch công tác tháng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 29

1.3 Kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 32

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 36

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” 37

4 Xây dựng chương trình tổ chức hội nghi cho cơ quan 42

4.1 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị 42

4.2 Mẫu hóa chương trình nghị sự 42

5 Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình Văn phòng 43

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng 44

Chương III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 46

1 Ưu điểm 46

2 Nhược điểm 47

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 48

KẾT LUẬN 50 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan Làm tốt công tácvăn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lýcủa mỗi cơ quan, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,chất lượng

Trong công cuộc đổi mới, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước Làm tốt công tác văn phòng, cắt bỏ tốt các thủ tục hành chính rườm già,không thật sự cần thiết để góp phần thúc đẩy công việc được giải quyết nhanhchóng, hiệu quả nhất đang là vấn đề đặt ra đối với Đảng và Nhà nước

Vì vậy, nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề.Trong những năm gầnđây hành chính văn phòng luôn được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm Đặcbiệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành chính trẻ thực sự có năng lực để phục vụ chocông cuộc đổi mới đất nước

Là một trong những trường đào tạo có uy tín về chuyên ngành thuộc lĩnhvực khoa học xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất chú trọng việc đào tạo

kỹ năng, trang bị những kiến thúc cần thiết không chỉ trên lý luận mà còn dựatrên cơ sở thực tế để sinh viên sau khi trường có đầy đủ hành trang và các kỹnăng cần thiết cho quá trình làm việc thực tế sau này Hàng năm trường đều giớithiệu các sinh viên đi thực tập tại các đơn vị hành chính hoặc các doanh nghiệptrên cả nước, để các sinh viên có cơ hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm các kiếnthức bổ ích mà trong sách vở không có được

Trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Em hiểu rằng đợt thực tập này là một thời gian rất quý báu để em có thể tiếp thuthêm nhiều kiến thức cũng như kinh nghệm quý báu Để thực hiện tốt kế hoạchthực tập của trường đề ra, bản thân em phải nỗ lực không ngừng để vừa hoànthành nhiệm vụ thực tập tại cơ quan đồng thời phải gắn kết, xâu chuỗi đượcnhững lý thuyết đã học tại trường vào thực tế công việc mốt cách thuần thụcnhất

Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học

vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường và cáccán bộ, công chức trong cơ quan Em đã hoàn thành công việc thực tập của mìnhmột cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy cô giáo của KhoaQuản trị Văn phòng, các cán bộ, công chức văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học

Xã hội Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này Mặc dù bản thân

em có nhiều cố gắng, xong do thời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nênbản báo các thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các cán bộ, công chức vănphòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam để bản báo cáo của em đượchoàn chỉnh tốt hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày30 tháng4 năm 2015

Sinh viên

Lê Việt Dũng

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam

1.1.Lịch sử ra đời

Viện Khoa học xã hội Việt Nam kể từ cơ quan tiền thân được thành lậpnăm 1953 đến nay đã có lịch sử hình thành và phát triển liên tục trên 60 năm.Trong khoảng thời gian hơn nửa thế kỷ, Viện đã có bước trưởng thành và pháttriển về mọi mặt, có những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng như sự nghiệp phát triển khoa học

và công nghệ nước nhà nói chung, sự nghiệp phát triển khoa học xã hội và nhân

văn nói riêng Quá trình hình thành, phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam

có thể chia thành 4 thời kỳ, tương ứng với các giai đoạn phát triển của cáchmạng Việt Nam

* Thời kỳ hình thành, bước đầu xây dựng và phát triển (1953-1959)

Ngày 2/12/1953, Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý – Văn học được thànhlập theo Quyết định số 34/NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Laođộng Việt Nam, từ giữa năm 1954 được đổi tên thành Ban nghiên cứu Văn học -Lịch sử - Địa lý, gọi tắt là Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa

* Thời kỳ kháng chiến chống Mỹ (1959-1975) và thời kỳ thống nhất đất nước, xây dựng CNXH (1976-1986)

Ngày 4 tháng 3 năm 1959, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã

ký Sắc lệnh số 01/SL thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồngChính phủ Ban Khoa học xã hội (KHXH) nằm trong cơ cấu tổ chức của Ủy bankhoa học Nhà nước

Ngày 11/10/1965, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã quyết định tách Ủy bankhoa học Nhà nước thành 2 cơ quan độc lập: Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhànước và Viện Khoa học xã hội (Quyết định số 165/TVQH ngày 11/10/1965 củaQuốc hội )

Ngày 19/6/1967, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã ra Quyết định số47/TVQH về việc chuyển Viện Khoa học xã hội thành Ủy ban Khoa học xã hội

Việt Nam (Ủy ban KHXH Việt Nam)

Thực hiện Nghị quyết Đại hội VI, Nghị quyết 26 của Bộ Chính trị về khoahọc và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, Ủy ban KHXH Việt Nam (từ năm

1993 là Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia) đã có một bướcchuyển dịch quan trọng, đánh dấu việc đổi mới tư duy, khắc phục sự chậm trễcủa khoa học xã hội do Đại hội VI đề ra

Ngày 31 tháng 3 năm 1990 Hội đồng nhà nước ra Nghị quyết số 244 NQ/HĐNN8, đổi tên Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thành Viện Khoa học Xãhội Việt Nam

Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ra Nghị định số 23/CP về việcthành lập Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia trên cơ sở tổ chứclại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Ngày 1 tháng 4 năm 2003, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định số 30/2003/NĐ-CP đổi tên Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia thànhtên Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Ngày 22 tháng 4 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số53/2008/NĐ-CP, theo đó tên Viện được đổi thành Viện Khoa học xã hội ViệtNam

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ViệnHàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22tháng 2 năm 2013

*Thời kỳ Đổi mới tới nay (1986-nay)

1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Phụ lục số 1)

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ViệnHàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng

2 năm 2013 như sau:

1.2.1.Vị trí và chức năng

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,

có chức năng chính là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;

cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đườnglối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vữngcủa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sáchphát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lựckhoa học xã hội của cả nước.

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằngtiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS

- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quyhoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triểnkhoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:

+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạocủa Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bướchoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;

+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở ViệtNam;

+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và cácgiá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhânloại;

+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sựnghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển củaViệt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;

+ Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnhtoàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trìnhphát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;

+ Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng pháttriển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt củaquá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực

và Việt Nam;

+ Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và

dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng nhữnglĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và cácliên kết vùng;

+ Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu,những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụcông tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội

- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm pháthuy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam

- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo

và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp

- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội vớicác tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định củapháp luật

- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp

- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí

- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấuviên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sựnghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,

khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức thuộc thẩm quyền.

- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu tráchnhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định củapháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

Lãnh đạo Viện

- Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch và không quá 03Phó Chủ tịch Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam là người đứngđầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam do Thủ tướng Chínhphủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam

- Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo

đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện

Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công.

- Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn bản cábiệt, quy chế hoạt động của Viện Hàn lâm, quy chế tổ chức và hoạt động của cácđơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển,khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác theo quy định của pháp luậtđối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị trực thuộc ViệnHàn lâm

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

1- Ban Tổ chức - Cán bộ

2 Ban Kế hoạch - Tài chính

3 Ban Quản lý Khoa học

4 Ban Hợp tác quốc tế

5 Văn phòng

6 Viện Triết học

7 Viện Nhà nước và Pháp luật

8 Viện Kinh tế Việt Nam

9 Viện Xã hội học

10 Viện Nghiên cứu Văn hóa

11 Viện Nghiên cứu Con người

19 Viện Nghiên cứu Tôn giáo

20 Viện Địa lý nhân văn

21 Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới

22 Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ

Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.

24 Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên

25 Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng

26 Viện Kinh tế và Chính trị thế giới

27 Viện Nghiên cứu Trung Quốc

28 Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á

29 Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

30 Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á

31 Viện Nghiên cứu Châu Âu

32 Viện Nghiên cứu Châu Mỹ

33 Viện Nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông

34 Viện Từ điển học và Bách khoa thư Việt Nam

35 Viện Thông tin Khoa học xã hội

36 Trung tâm Phân tích và Dự báo

37 Trung tâm ứng dụng Công nghệ thông tin

38 Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam

39 Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam

40 Học viện Khoa học xã hội

41 Nhà xuất bản Khoa học xã hội

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam.

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Phụ lục số 2)

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng ViệnHàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QD – KHXH của ViệnHàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014

2.1 Vị trí chức năng.

- Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hànlâm KHXH Việt Nam ( sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ),có tên giao dịch bằng tiếnganh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences

- Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ

tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt độngchung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm

về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vậtchất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn

cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnhđạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòngĐảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan

hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quankhác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch ViệnHàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theoquy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn vàdịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủđầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định

- Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng đểgiao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hang theo quy định củapháp luật

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xâydựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hang nămtrình Chủ tịch Viện Hàn lâm

- Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm

và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này

- Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chươngtrình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm; Kiến nghị Chủ tịch Viện Hàn lâmnhững nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện Thammưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo lĩnh vực được phân công

- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác

lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và cácđơn vị trực thuộc.

- Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đềán,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủtịch Viện Hàn lâm Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhànước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theochức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biện tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức,thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủtịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm phápluật do cơ quan nhà nước gửi đến

- Chủ trì, phối hớp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổnghợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thự hiện nhiệm vụcủa Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ,thong tin lien lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quyđịnh của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiệncông tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vịtrực thuộc Viện Hàn lâm Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụngcông nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm Phối hợp vớiTrung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của ViệnHàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dưng Chính phủ điên tử

- Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hôi nghị, hội thảo cấp Viện Hànlâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thong báokết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện

- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Vănphòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của

cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ !ản theo phâncông của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hànlâm

- Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử

dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước đượcgiao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước

và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòngViện Hàn lâm quản lý

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trangthiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phâncấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hànlâm

- Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cácđơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Côngđoàn, Đoàn thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

- Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sứckhỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toànViện Hàn lâm

- Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóacông sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thường trựccông tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm

- Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đuakhen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch ViệnHàn lâm

Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ ốm đau,thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao độngthuộc cơ quan Viện Hàn lâm

- Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy địnhcủa pháp luật và của Viện Hàn lâm

- Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quanđầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơquan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác

- Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị

phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quảnlý.

- Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quychế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạngiữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lýcủa Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả

Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trựcthuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiệnnhiệm vụ được giao

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao

- 12.Trung tâm Tư vẫn và Dịch vụ khoa học

- Các tổ chức có số thứ tự từ1 đến12 là các phòng giúp việc Chánh Vănphòng, có Trưởng phòng, không quá một Phó Trưởng phòng và các nhân viên.Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm miễn nhiệmtheo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi dữ chức vụ,miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các thuộc Viện Hàn lâm, sau khi có thảo thuận củaBan Tổ chức – Cán bộ Viện Hàn lâm

- Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học là tổ chức trực thuộc Văn phòng,

có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng để giao dịch Lãnh đạo Trung

tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệmsau khi được sự chấp thuận của Chủ tịch Viện Hàn lâm.

- Ngoài các tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, Văn phòng

có thể thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời Việc thành lập, sáp nhậpgiải thể các phòng, tổ chức do Chánh Văn phòng và Trưởng ban Ban Tổ chức -Cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, quyếtđịnh

2.4 Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm.

- Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 PhóChánh Văn phòng Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịchViện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từchức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hànlâm

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Các Phó Chánh Vănphòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhữngnhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công Chánh Văn phòng có trách nhiệmxây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoahọc trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành

2.5 Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng.

+ Chánh Văn phòng: Nguyễn Bùi Nam

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung về mọi công việc của Vănphòng

- Chỉ đạo, quản lý và điều hành mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

- Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Giúp Chủ tịch Viện chỉ đạo xây dựng, thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Viện

- Xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng

- Phụ trách công tác kế hoạch, tài chính

- Phụ trách công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ

thông tin, cải cách hành chính.

- Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Hành chính – tổchức Phòng Tài vụ và Phòng Lưu trữ

- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức Vănphòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao

3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.

3.1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

3.1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

+ Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổnghợp

Một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn tới hoạt động của cơ quan, đơn vị là ýchí của người lãnh đạo Sự thành bại của công việc phụ thuộc nhiều vào mức độđúng đắn trong quyết định quản lí của lãnh đạo Để góp phần giúp lãnh đạo đưa

ra các quyết định quản lí đúng đắn công tác tham mưu của văn phòng đóng vaitrò hết sức quan trọng

Văn phòngthực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnhvực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện thực hiệnđúng quy chế làm việc và chương trình công tác, giảm bớt công việc cho Lãnhđạo Viện Cụ thể như sau:

- Tham mưu cho lãnh đạo đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, bồidưỡng, để nâng cao trình độnghiệp vụ của cán bộ, công chức

- Tham mưu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan VD: Vănphòng – Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc banhành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chotoàn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam như: Quyết định số 2306/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hộiViệt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoahọc xã hội Việt Nam Quyết định Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Tham mưu trong việc tổ chức quản lý, quy trình thủ tục xây dụng và banhành văn bản.

- Tham mưu cho lãnh đạo Viện ban hành quyết định số: 517/QĐ-KHXHngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaVăn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy chế mới cần thiết cho cơquan, Văn phòng.VD như tham mưu cho lãnh đạo ban hành quyết định số: 2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học

xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòngViện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiềunguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính kháchquan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiếnhành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện nắm bắt được tình hình hoạt độngcủa cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lýđúng đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn

- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc nhận xét, đánh giá thi đua khen thưởngcủa các phòng, ban

- Tham mưu (Xây dựng kế hoạch) trong việc tổ chức các chuyến đi côngtác cho lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Tham mưu trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc hội họpquan trọng

+Trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc theo tuần, tháng, quý ,năm cho các đơn vị phòng ban trực thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Luôn dõi theo, chú ý, đôn đốc trợ giúp các phòng ban đơn vị về côngviệc, chương trình, kế hoạch

- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách đến Viện trong phạm viquyền hạn cho phép, không vượt quá giới hạn mà Viện đã qui định

- Đăm bảo cơ sở vật chất như phòng làm việc, trang thiết bị, máy móc…

VD như hệ thống máy tính của các phòng ban trong Viện đã quá cũ, lỗi thời

không đáp ứng được yêu cầu công việc Văn phòng xẽ tham mưu cho lãnh đạoViện thay mới hệ thống máy tính đó để nâng cao hiệu quả công việc.

Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là

bộ phận trực tiếp thực hiện chức năng tam mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảohậu cần Văn phòng thực hiện tốt chức năng này thì cơ quan mới có thể hoạtđộng nhịp nhang và đạt hiệu quả cao trong công việc

3.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Phụ lục số3) Đánh giá ưu điểm, hạn chế.

Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựngtheo định kì, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau mộtmăm, một quý, một tháng…

+ Chương trình công tác năm

Nhằm thống kê, giải quyết công việc trong một năm Phòng hành chính –

Tổ chức tổng hợp các bản đăng kí khối lượng công việc của các phòng, ban gửi

về sau đó xây dựng bản thảo; xin ý kiến đóng góp; hoàn chỉnh bản kế hoạch;trình Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt; phổ biến cho các phòng ban trongViện và tổ chức thực hiện

+ Chương trình công tác quý

Tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực hiện

kế hoạch công tác tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị điềuchỉnh kế hoạch công tác quý sau, gửi về cho phòng Hành chính - Tổchức để xâydựng

+ Chương trình công tác tháng

Các phòng, ban dựa vào chương trình công tác quý và những việc cần bổsung, điều chỉnh giải quyết trong tháng sau gửi phòng Hành chính - Tổng hợp.Phòng Hành chính – Tổng hợp tổng hợp và xây dựng chương trình công táctháng cho Viện, sau đó trình Chánh Văn phòng kí ban hành

* Căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo và tình hình chung của cơ quan Vănphòng xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các phòng, ban trong Việnđăng kí công tác cho Văn phòng; Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trìnhcông tác chung cho toàn Viện; Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh, trình

Chánh Văn phòng phê duyệt; Phổ biến tới các phòng, ban và tổ chức thực hiện.

* Đánh giá ưu điểm và hạn chế:

+ Ưu điểm:

- Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học

- Tạo sự chủ động trong công việc giúp nâng cao hiệu quả

- Xác định được thứ tự các công việc ưu tiên giải quyết trước

- Xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, tạo thuân lợi cho việc điềuhành, quản lí

- Lãnh đạo dễ dàng năm bắt mọi hoạt động của các phòng, ban

- Theo dõi, kiểm tra mọi hoạt đông của toàn cơ quan thuận lợi hơn

+ Hạn chế:

- Dễ dẫn đến sự dập khuân

- Chương trình kế hoạch thiếu khách quan, mang tính chất áp đặt do đơn

vị soạn thảo không trực tiếp giải quyết công việc và không có chuyên môn trongcông việc

3.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống nhất đất nước với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (Phụ lục số4) Lập hồ sơ hội thảo.

* Mô tả sơ đồ:

Tổ chức hội thảolà một hoạt động quan trọng của cơ quan Các hội thảothường có quy mô lớn đông người tham dự, nội dung nhiều về khối lượng vừakhái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung Đầu tư nhiều về kinh phí Việc

tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc họp thông thường khác nêncán bộ Văn phòng đóng vai trò không nhỏ vào thành công của mỗi hội nghị

a Chuẩn bị hội thảo:

- Xác định mục đích hội thảo, Văn phòng xây dựng chương trình, kếhoạch tổ chức hội thảo, trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt Căn cứ vào kế hoạch,Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo Việntheo dõi, đôn đốc các đơn vịchuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ, đúng thời gian

- Chuẩn bị các công cụ cấn thiết phục vụ hội thảo như: Giấy mời, tài liệu

có liên quan, kinh phí cơ sở vật chất

b Trong quá trình diễn ra hội thảo:

- Tiếp đón đại biểu

- Lãnh đạo văn phòng chủ trì bắt đầu cuộc hội thảo, cung cấp kịp thời tìnhhình đại biểu dự hội thảo để phục vụ việc điều hành;

- Văn phòng theo dõi diễn biến cuộc hội thảo, cử người làm công tácthường trực để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình trao đổi, cử cán bộghi biên bản, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết, làm công tác hậu cần

c Sau khi hội thảo kết thúc

- Phục vu sau hội thảo

- Văn phòng hoàn thành hồ sơ theo quy định, thanh quyết toán kinh phíbuổi hội thảo

Lập hồ sơ hội thảo:

Stt Số, ký hiệu

văn bản

Đơn vị thực hiện

860/KH-KHXH

Văn phòng Kế hoạch về việc tổ

chức hội thảo quốc tế

15

bản do đơn vị nào chuẩn bị thì kết thúc hội nghị đơn vị đó giữ, điều này gây khókhăn rất lớn cho việc tra tìm văn bản cũng như rất dễ gây thất lạc văn bản.

Nhận thấy vấn đề bất cập này, tôi đã đề xuất với Chánh Văn phòng tiếnhành tập hợp văn bản và lập thành hồ sơ công việc của mỗi cuộc hội nghị, hộithảo, đồng thời phân công người có trách nhiệm lập và bảo quản hồ sơ

3.1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (phụlục 5)

Mô tả sơ đồ:

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan gồm 3bước chính

Bước 1: Trước khi lãnh đạo đi công tác

-Văn phòng phải xác định mục đích, nội dung, yêu cầu của chuyến đicông tác

- Xây dựng chương trình, kế hoạch cho chuyến đi trình lãnh đạo xem xét,phê duyệt

- Chuẩn bị tài liệu và các phương tiện phục vụ cho chuyến đi công tác

- Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác

- Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài hoặc chuyến công tác có tínhchất quan trọng có thể thành lập đoàn phục vụ bao gồm 1-2 thư kí và trưởng đơn

vị có liên quan như trưởng ban hợp tác quốc tế…

Bước 2: Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Văn phòng phải giữ liên lạc với lãnh đạo, báo cáo tình hình hoạt động của

cơ quan cho lãnh đạo và giải quyết các vấn đề phát sinh

Bước 3: Sau chuyến đi công tác

- Tổng hợp kết quả chuyến đi công tác, tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạocủa lãnh đạo

- Quyết toán kinh phí, hoàn tất các văn bản giấy tờ

3.1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ

nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Văn hóa công sở có ý nghĩa rất quan trọng đối với cán bộ, công chức,cũng như cơ quan nó thể hiện đó là một người có văn hóa, trình đô nhận thức,đạo đức nghề nghiệp góp phần xây dựng một công sở văn minh, lịch sử và đivào hoạt động trật tự, hiệu quả

Là một cơ quan nghiên cứu hàng đầu về khoa học xã hội Viện Hàn lâmKhoa học xã hội Việt Nam luôn chú trọng việc thực hiện các nghi thức nhànước, văn hóa công sở, đảm bảo thực hiện theo Quyết định: 129/2007/QĐ-TTgngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chếvăn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Điều này được thể hiệnnhư sau:

* Trang phục cuả cán bộ, công chức:

- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cán bộ, công chức luôn ăn mặcgọn gàng, lịch sự

- Trong các buổi lễ, buổi họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoàinam cán bộ, công chức luôn mặc comple, áo sơ mi và cravat chỉnh tề, đối với nữthường là áo dài truyền thống

- Cán bộ, công chức luôn đeo thẻ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

* Trong giao tiếp, ứng xử

- Thái độ của lãnh đạo đối với nhân viên luôn nhã nhặn, lắng nghe ý kiếncủa nhân viên, không hách dịnh, tạo áp lực đối với nhân viên

- Giữa nhân viên với nhau luôn luôn hòa đồng, thân thiện, hợp tác giúp đỡcùng giải quyết công việc

- Trong quá trình giao tiếp, ứng xử với khách luôn giữ thái độ tôn trọnglịch sự, nói năng nhẹ nhàng, rõ ràng mạch lạc

- Trong quá trình nghe và trả lời điện thoại luôn tôn trọng người nghe,trao đổi ngắn gọn tập chung vào nội dung công việc

* Trong việc treo Quốc kỳ:

- Quốc kỳ được treo đáp ứng đứng tiêu chuẩn của Hiến pháp

- Trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài Quốc kỳ luôn được treo và

tuân thủ nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài.

* Bài trí khuân viên:

Biển tên, địa chỉ Viện được đặt tại cổng chính trụ sở số 1 Liễu Giai bằng 2ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt

* Khu vực để phương tiện giao thông:

-Mọi người đều thực hiện nghiêm túc về việc sắp xếp và để xe đúng nơiquy định

- Có khu vực để xe ô tô, xe máy riêng biệt, đảm bảo an toàn cho cho cácphương tiện giao thông của cán bộ, công chức khi đến làm viêc

- Có khu vực để phương tiện riêng cho người đến giao dịch, làm việc, liên

hệ công tác và không thu phí đối với các loại phương tiện này

Nhìn chung việc triển khai thực hiện văn hóa công sở tại Viện đã đượclãnh đạo cũng như nhân viên quan tâm và nghiêm túc thực hiện, xây dựng mộitrường làm việc nghiêm túc, thân thiện, văn minh, lịch sự

3.2 Khảo sát về công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin băng vản bản phục vụcho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lí, điều hành các hoạt đông của cơ quan, tổchức

Công tác văn thư bao gồm các hoạt động chính như: Xây dựng và banhành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơquan, quản lí và sử dụng con dấu

3.2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).

Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Hàn lâm khoa học xã hộiViệt Nam đã áp dụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộphận Văn thư – Hành chính thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc Vănphòng, bộ phận này phụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộphận Văn thư trong các đơn vị trong Viện

Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưuviệt song cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục

- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan

- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời

- Xác định rõ trách nhiệm cho từng bộ phận tạo điều kiện cho công tácquản lí được dễ dàng

- Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệ của nhân viên

lâm là tương đối lớn Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đốivới hoạt động của cơ quan Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Văn phòngnói riêng đặc biệt quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để công tác vănthư hoạt động hiệu quả.

+ Lãnh đạo đã ban hành, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn vềcông tác văn thư:

- Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản

Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 634/QĐ-VP ngày 25 tháng

6 năm 2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc Ban hànhQuy trình Ban hành Văn bản( đến nay vẫn còn hiệu lực) đã giúp cho việc xâydựng và ban hành văn bản được thuận lợi

Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện đúng quy địnhtại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Ngoài ra vănbản trước khi được ban hành phải kiểm tra nghiêm túc về thể thức và kĩ thuậttrình bày

- Trong công tác quản lí văn bản đi – đến

Văn bản đi: Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư quản líchăt chẽ tất cả các văn bản đi Mọi văn bản đi đều phải được đăng ký tại bộ phậnvăn thư để nhân viên kiểm tra thể thức, làm thủ tục phát hành

Văn bản đến: Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 1001/QĐ-VPngày 09 tháng 9 năm 2008 của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam về việc ban hành Quy trình Quản lí văn bản đến Viện Hàn lâm Khoa học

xã hội Việt Nam(đến nay vẫn còn hiệu lực) Việc ban hành quyết định này giúpcho hoạt động quản lí và giải quyết văn bản đến được dễ dàng, nhanh chóng vàhiệu quả

- Trong công tác quản lí và sử dụng con dấu

Chánh văn phòng đã ban hành Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21 tháng

12 năm 2007 của văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc ban hànhQuy chế quản lí Văn bản, quản lí và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện Khoa

học xã hội Việt Nam quản lí (đến nay vẫn còn hiệu lực) giúp cho công tác quản

lí và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật

-Trong công tác lập hồ sở hiện hành:

Lãnh đạo Văn phòng đã rất chú trọng đến việc theo dõi và có các ý kiếnchỉ đạo giúp hồ sơ tài liệu được đầy đủ, ít bị phân tán, thất lạc

+ Lãnh đạo Văn phòng luôn có ý thức cập nhật và bổ biến các văn bảnmới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, cho nên công tác văn thư củaViện luôn được làm theo đúng quy định của pháp luật

+ Lãnh đạo Văn phòng còn rất chú trọng cho các nhân viên làm công tácvăn thư thường xuyên được đi tập huấn năng cao trình độ

Tuy công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo văn phòng về công tác vănthư đã đạt được nhiều thành công song vẫn còn những hạn chế cần phải khắcphục như công tác chỉ đạo nhiều khi chậm, công tác kiểm tra nhiều khi còn lỏnglẻo

3.3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối vớicác hoạt động của Việnvà là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ nhà nước vì vậy lãnhđạo Viện đãquan tâm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và ban hành nhiều văn bản quyđịnh về các nghiệp vụ Lưu trữ giúp cho hoạt động Lưu trữ đi vào nề nếp hơn

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được tiến hành tương đối tốt, phầnlớn các phòng ban đã có ý thức tự giác giao nộp tài liệu theo quy định Tài liệukhông bị phân tán, đảm bảo thu thập tài liệu theo khối phông lưu trữ

- Đa số tài liệu thu về được chỉnh lí và lập thành hồ sơ luôn

- Việc xác định giá trị tài liệu đã được tiến hành chặt chẽ hơn Hội đồngxác định giá trị tài liệu được thành lập để xác định chính xác giá trị tài liệu lưutrữ trước khi quyết định hủy các tài liệu hết giá trị

- Tài liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt

- Việc phụ vụ khai thác, tra cứu tài liệu luôn được phục vụ nhanh chóng,kịp thời và chính xác

Nhờ có được sư quan tâm của Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Văn

phòng nói riêng ma công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam đã có nhiều tiến bộ và đạt được những kết quả nhất định Hiên nay trongkho lưu trữ của Viện có rất nhiều tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiêncứu của cán bộ, công chức trong Viện cũng như các nhà khoa học nghiên cứu vềlĩnh vực khoa học xã hội trong cả nước.

Nhưng bên cạnh đó công tác chỉ đạo vẫn còn một số các hạn chế như doLãnh đạo thường xuyên phải đi công tác cho nên công tác chỉ đạo, điều hànhcông việc nhiều khi còn chưa kịp thời làm chậm tiến độ giải quyết công việc,mặc dù ban hành nhiều văn bản nhưng việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các vănbản đó chưa được thực hiện tốt

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã ban hành một số văn bản chỉđạo về công tác lưu trữ và vẫn còn hiệu lực thi hành đến hiện nay như:

- Quyết định số 2306/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủtịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế Công tác vănthư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Quyết định số 2329/ QĐ-KHXH ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chủtịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam về việc ban hành Bảng thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Các quy chế, nội quy về công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học xãhội Việt Nam được thực hiện theo Luật Lưu trữ

Chương II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 1.1 Mẫu lịch công tác tuần:

VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM

(Tuần thứ 15 từ ngày 20/4 đến ngày 24/4/2015)Ngày thứ Nội dung công tác Người chủ

trì

Địa điểm Thành

phần thamdự

Ghichú

Thứ 2

20/4

S Tọa đàm khoa học:

nhận thức về kinh tếthị trường định hướng

Xã hội Chủ nghĩa

TS.Lê AnhThơ

Hộitrường 3D

số 1 LiễuGiai

Lãnh đạoViện, cácNhà Khoahọc trongViện

C 14h30 Họp Hội đồng

thi đua khen thưởngViện Hàn lâm Khoahọc xã hội

Đ/c Cù ChíLợi

Hộitrường 3A

số 1 LiễuGiai

Lãnh đạoViện vàlãnh đạocác phòngban21/4 S 8h 30 Đại hội Đảng bộ

Học viện khoa học xã

hội

Đ/cPGS.TS

Hồ ViệtHạnh

Tại Hộitrường 3D

số 1 LiễuGiai

Đại diệnLãnhđạoViện,cán bộ,công chứcHọc viênKHXH

Làmviệccảngày

C

22/4 S 10h00 Kiểm tra công GS.TS Tại Hội

tác tổng điều tra quânnhân dự bị năm 2015

NguyễnQuangThuấn

trường 3Etrụ sở số 1Liễu Giai

C 13h30 Đại hội điểm

chi bộ Viện Dân tộc

học

Đ/cNguyễnVăn Minh

Tại Hộitrường số3D số 1Liễu Giai

Lãnh đạoVănPhòng, cán

bộ, côngchức ViệnDân tộchọc23/4 S 8h30 Đại hội điểm

Đảng bộ Học ViệnKHXH

Đ/c HồViệt Hạnh

Hộitrường 3D

số 1 LiễuGiai

Chánh VănPhòng, Cán

bộ, côngchức HọcViệnKHXHC

24/4 S 9h00 Tổ chức tuyển

dụng Công chức ViệnNghiên cứu Châu Âu,Viện Nghiên cứu Con

người

Đ/c PhanVăn Đức

Hộitrường 3C

số 1 LiễuGiai

LàmviệccảngàyC

1.2 Kế hoạch công tác tháng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

I Mục đích, yêu cầu:

1 Mục đích:

- Hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong năm 2015

- Tổ chức triển khai thực hiện những nhiệm vụ chưa hoàn thành trongnhững tháng trước và những nhiệm vụ mới phát sinh

- Tạo sự chủ động trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ

2 Yêu cầu:

- Có sự chỉ đạo rõ ràng của lãnh đạo

- Phải có sự phối hợp tốt giữa các phòng, ban trong cơ quan

- Các phòng, ban, cá nhân được giao nhiệm vụ phải có tránh nhiệm hoànthành tốt nhiệm vụ của mình

II Nội dung:

NguyễnXuânThắng

Giao ban các đơn vịgiúp việc Chủ tịch

Viện

Tại hộitrường 3 A

số 1 LiễuGiai

NguyễnAnh Tuấn

Ban thường vụĐảng ủy Viện làmviệc với cấp ủy cácđơn vị trực thuộc

Hội trường

3 B số 1Liễu Giai

3 10/4 GS TS Nghiên Cưu đề tài Viện thông