9 lĩnh vực của quản lý dự án để thành công

9 lĩnh vực của quản lý dự án để thành công

9 LĨNH VỰC CỦA QUẢN LÝ

DỰ ÁN

Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng

“Bời dưỡng kiến thức và kỹ năng Quản lý dự án xây dựng”

Tổ chức tại Đại học Mở Tp.HCM

KHÍA CẠNH CON NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Dự án và QLDA có liên quan đến con người và công việc nhóm

(teamwork)

 Ai làm cái gì

 Ai nhận lãnh rủi ro gì?

 Ai có liên quan đến hoặc ai quan tâm/

bị ảnh hưởng?

CÁC LĨNH VỰC CỦA QLDA

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Bắt đầu dự án

 Nhu cầu khả thi, thị trường, khách hàng, kinh doanh

 Phân tích môi trường, các tình huống kinh doanh

 Dự án được liên kết với chiến lược công ty

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Bắt đầu dự án (t.t)

 Nhận dạng nhà QLDA

 Phát triển dự án sơ bộ

 Nhận thức một cách chính thức sự tồn tại của dự án

 Xem xét đến nhu cầu công việc, miêu tả sản phẩm, các ràng buộc và các giả định

 Phê duyệt để tiếp tục

Bạn có thể tham khảo thêm ở

 http://web.mit.edu/pm/devcharter.html

 http://www.cio-dpi.gc.ca/emf/solutions/ProjectCharterGuid e/CharterGuide e.html

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Lập kế hoạch và định nghĩa quy mô một cách chi tiết

 Thực hiện một phân tích lợi ích/chi phí, xem xét các giải pháp, lấy ý kiến chuyên gia, kiểm tra lại các dữ liệu đã có,

brainstorm

 Cái gì là bên ngoài của quy mô? Cái gì là tiêu chuẩn cho hoàn thành các giai đoạn?

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Lập kế hoạch và định nghĩa quy mô một cách chi tiết (t.t)

 Phát triển một cơ cấu phân chia công việc (WBS)

 Thiết lập một báo cáo về quy mô với các giả định và các ràng buộc

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Kiểm tra quy mô

 Cái gì là tiêu chuẩn cho sự chấp thuận quy mô?

 Các tài liệu

 Sự giám sát

 Quyết định phê duyệt

 Kiểm soát quy mô

 Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý quy mô, hành động hiêu chỉnh.

LỜI KHUYÊN

 Phải bao hàm tất cả các bên có liên quan

 Làm việc trên sự bảo đảm và duy trì cam kết ủng hộ dự án

 Cam kết ủng hộ dự án: ngân quỹ, phê duyệt

 Bạn đã tiêu phí nhiều thời gian cho hoạch định dự án … vì thế hãy tuân theo nó (tất nhiên là phải cập nhật)

QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Mục đích: Thiết lập một tiến độ thực tế với nhóm QLDA

 Nhận dạng các công tác (tasks)

 Sử dụng WBS và báo cáo quy mô

 Thiết lập danh sách các công tác và kiểm tra WBS

 Thứ tự các công tác

Cân nhắc quan hệ trước sau

QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Ước lượg thời gian hoàn thành công tác(duration)

 Ước lượng top down, ước lượng bottom up, mô phỏng Monte Carlo

 Ước lượng PERT

 Ý kiến chuyên gia

 Cân nhắc khả năng của nguồn lực

 Dựa vào các dự án tương tự

 Thiết lập tiến độ (Gantt chart)

 Dùng các phần mềm lập tiến độ như là MS Project, Task Manager, Project kickstart, Primavera,…

ƯỚC LƯỢNG THEO CÔNG THỨC

 [Lạc quan + (4 x Thông thường) + Bi quan]/6

 Thời gian dài nhất để hoàn thành công tác= 30 phút

 Thời gian ngắn nhất để hoàn thành công tác= 10 phút

 Thời gian thông thường để hoàn thành công tác= 15 phút

 Ước lượng PERT = 30 + (4x15) + 10/6

100/6=16.6 = 17 min

Sự hổ trợ của MS Project

Các phần mềm hoạch định và lập tiến độ

QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Kiểm soát tiến độ

 Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý thời gian, hành động hiêu chỉnh, các bài học

 Tức là tiến độ ban đầu và sau đó cập nhật

 Các trách nhiệm

 Các kỹ thuật kiểm soát

QUẢN LÝ CHI PHÍ

 Lập kế hoạch nguồn lực (con người, thiết bị, vậtliệu)

 Cân nhắc WBS, báo các quy mô, chính sách của tổ chức, nhân sự

 Nhận dạng các yêu cầu của nguồn lực

 Thời gian là tiền

QUẢN LÝ CHI PHÍ

 Lập ngân sách dự án

 Cân bằng nguồn lực

 Chi phí ban đầu

 Kiểm soát chi phí

 Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý chi phí , hành động hiêu chỉnh, các bài học

 Tức là sai biệt giữa thực tế và đã dự trù (với các giải thích)

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

 Lập kế hoạch cho chất lượng

 Chất lượng sản phẩm và chất lượng của QLDA

 Các tiêu chuẩn của chất lượng

 Tuân theo các đặc điểm kỹ thuật

 Đảm bảo yêu cầu sử dụng

 Ngăn chặn

 Giám sát

 Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động

 So sánh, danh sách kiểm tra, sơ đồ khối, sơ đồ nguyên nhân / kết quả

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

 Kế hoạch quản lý chất lượng

 Cấu trúc tổ chức, tiến trình, tài nguyên, thủ tục, rách nhiệm để đảm bảo kế hoạch chất lượng sẽ được thực hiện

 Đo lường chất lượng

 Danh sách kiểm tra (checklist)

 Bảo hiểm chất lượng

 Tuân theo kế hoạch quản lý chất lượng,

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

 Kiểm soát chất lượng

 Tiến trình và kết quả sản phẩm

 Sơ đồ kiểm tra, phân tích xu thế

LỜI KHUYÊN

 Hãy bắt đầu với một quan điểm rõ ràng về chất lượng trong đầu

 Cái gì là chất lượng?

 Tất cả các bên đều quan tâm đến chất lượng

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

 Kế hoạch của tổ chức

 Sơ đồ tổ chức, các vai trò và trách nhiệm

 Liên kết giữa dự án và các lĩnh vực chức năng của công ty

 Nhu cầu nhân sự

 Công đoàn, các ràng buộc

 RACI+

 Kế hoạch nhân sự (đào tạo, định hướng, miêu tả công việc, đánh giá sự thực hiện), sơ đồ tổ chức dự án

RACI Chart

Nhiệ

m vụ Bên chịu trách

nhiệm (Responsibl

e party)

Chịu trách nhiệm về (Accountable

to)

Phối hợp với

(Coordinate

with)

Thông báo cho (Inform)

1

2

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

 Tuyển mộ nhân viên

 Đánh giá kinh nghiệm, các mối quan tâm, các đặc trưng cá nhân,

 Đàm phán

 Thiết lập nhóm QLDA

 Đừng “kiểm soát” con người

LỜI KHUYÊN

 Lắng nghe để hiểu

 Phản ứng nhanh

 Cung cấp phản hồi tích cực

 Hành động trên những vấn đề kịp thời.

 Đối phó với những vấn đề

 Chúng sẽ không đi ra mà sẽ trở nên LỚN HƠN

 Cung cấp những lời phê bình có tính cách xây dựng

 Dẫn chứng bằng những tài liệu thích hợp

QUẢN LÝ THÔNG TIN LIÊN LẠC

 Phát triển kế hoạch thông tin dự án

 Phân tích khách hàng (Stakeholder)

 Thông tin được chia sẽ (đến ai, cái gì, như thế nào, khi nào, tại sao)

 Công nghệ

 Phân phối thông tin

 Cơ sở dữ liệu của dự án, phần cứng/phần mềm

 Báo cáo lên, xuống và chéo của công ty

QUẢN LÝ THÔNG TIN LIÊN LẠC

 Báo cáo sự thực hiện

 Kế hoạch dự án, kết quả công việc

 Các báo cáo sự thực hiện dự án

 Báo cáo sự khác biệt, phân tích xu thế, yêu cầu thay đổi.

 Quản lý kết thúc dự án

 Bài học kinh nghiệm Biểu mẫu nghiệm thu

Các dạng thức thông tin liên lạc mẫu

 Báo cáo tình trạng

 Họp nhóm QLDA

 Các tài liệu dự án

 Cuộc họp khởi động

 Cuộc họp tổng kết

 Họp rút kinh nghiệm

LỜI KHUYÊN

 Nếu bạn nghĩ rằng bạn đã truyền đạt đủ hãy quay lại và làm điều đó một lần nữa

 Sử dụng những dạng thức khác nhau

 Đừng xem thường một thông tin nào cả, dù nó có vẽ vô bổ

QUẢN LÝ RỦI RO

 Nhận dạng rủi ro

 Cái gì cóthể gây hại cho dự án?

 Cân nhắc tất cả

 Các rủi ro bên trong và bên ngoài

 Nguồn củarủi ro: công nghệ sản xuất, con người (hiểu lầm, kỹ năng), quản lý dự án, …

QUẢN LÝ RỦI RO

 Định lượng rủi ro

 Xác định mức độ của tác động: cao, vừa, thấp

 Các tương tác của rủi ro, sự chịu đựng rủi ro

 Định lượng giá trị EMV (Expected Monetary Value)

QUẢN LÝ RỦI RO

 Thiết lập kế hoạch phản ứng với rủi ro

 Các cơ hội và nguy cơ để trả lời và các cơ hội và nguy cơ để chấp nhận

 Tránh – loại trừ nguyên nhân

 Giảm nhẹ – giảm sự xuất hiện của rủi ro

 Chấp nhận – kế hoạch dự phòng, chấp nhận mất mát

 Bảohiểm, kế hoạch dự phòng, chiến lược thay thế,

QUẢN LÝ RỦI RO

 Kiểm soát sự phản ứng của rủi ro

 Sự tiến triển của quá trình quản lý rủi ro

 Hành động hiệu chỉnh

 Cập nhật kế hoạch rủi ro

QUẢN LÝ CUNG ỨNG

 Kế hoạch cung ứng

 Quyết định tực hiện hoặc mua

 Chọn kiểu hợp đồng (chia sẽ rủi ro)

 Mời gọi nhà cung cấp

 Kế hoạch quản lý cung ứng

 Tiêu chuẩn và tiến trình lựa chọn nhà cung cấp

QUẢN LÝ CUNG ỨNG

 Lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp

 Đàm phán

 Quản lý hợp đồng

 Kết thúc hợp đồng

 Thanh lý và nghiệm thu

Lời khuyên

 Phát triển một kế hoạch sơ bộ với nhà cung cấp và các bên liên quan

 Hướng dẫn để giải quyết tranh chấp, …

 Hãy dành nhiều thời gian để nghên cứu về đối tác

 Thực hiện quản lý rủi ro cho cung ứng như các lĩnh vực khác

QUẢN LÝ TÍCH HỢP

 Liên kết các lĩnh vực quản lý dự án lại với nhau

 Lập kế hoạch thực hiện

 Thực hiện theo kế hoạch đã lập

 Kiểm soát kế hoạch