Phụ lục 1 QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN DÀNH RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP TẠI SHB (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ TGĐ ngày / / 2013 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội) 1 Sơ đồ quy trìn[.]
Trang 1Phụ lục 1 QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN DÀNH RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP TẠI SHB
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TGĐ ngày / / 2013 của Tổng Giám đốc
Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội)
GIAN Bước 1
Ký kết HĐ
sử dụng DV
CTL
Bước 2
Xử lý thông
tin khách
hàng
1 ngày
Bước 3
Mở TK&
Bước 4
Trả thẻ,
thông báo
STK & hoàn
thiện hồ sơ
Ký kết HĐ dịch vụ
Điền thông tin CBNV theo mẫu SHB
Gửi Đơn đăng ký và Danh sách mở TK, PHT, NHĐT cho
ĐVCTL
Gửi thông tin phản hồi cho SHB
Mở TKTGTT&PHT
Kiểm tra tính chính
thông tin
ĐVCTL nhận đủ thẻ
& PIN, yêu cầu SHB kích hoạt
Trả thẻ, secure (nếu có) & thông báo STK
Bắt đầu
Điền thông tin CBNV theo mẫu SHB
Gửi thông tin phản hồi cho SHB
Điền thông tin CBNV theo mẫu SHB
Gửi thông tin phản hồi cho SHB
Kiểm tra tính chính xác của hồ sơ KH
Mở TKTGTT&PHT
Kiểm tra tính chính xác của hồ sơ KH
ĐVCTL nhận đủ thẻ
& PIN, secure Yêu cầu SHB kích hoạt
Mở TKTGTT&PHT, NHĐT (nếu có)
Kiểm tra tính chính xác của hồ sơ KH
Trang 2Bước 5
Thực hiệnchi
trả lương tại
quầy hoặc
điện tử
2/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN TẠI QUẦY:
Bước 1: Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ trả lương, mở tài khoản và đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử
- SHB và Đơn vị trả lương thực hiện ký kết Hợp đồng việc trả lương cho CBNV của Đơn
vị Đơn vị trả lương chọn lựa: (theo Mẫu số 01/DVCTL/2013/SHB)
- Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi thanh toán của Tổ chức tại CN/PGD SHB
- Hoặc mở tài khoản S-Business (nếu đăng ký Gói S-Business) gồm:
GDV xem xét điều kiện của khách hàng Nếu khách hàng đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo
địa bàn, GDV tư vấn cho khách hàng tham gia mã sản phẩm 172 - TGTT TCKT S
BUSINESS GOLD, không thiết lập thu phí duy trì tài khoản.
Nếu khách hàng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn trên, GDV tư vấn cho khách hàng
tham gia mã sản phẩm 172 - TGTT TCKT S BUSINESS SILVER, số dư bình
quân tối thiểu tháng là 50 triệu đống, phí duy trì là 100.000
GDV hướng dẫn khách hàng điền thông tin trong giấy đăng ký mở tài khoản dành cho doanh nghiệp và thực hiện mở tài khoản, các ưu đãi kèm theo cho khách hàng khi đủ giấy tờ
GDV cấp “Phiếu ưu đãi giao dịch chuyển tiền trong nước” cho khách hàng, lưu ý về thời gian hiệu lực (theo Quyết định số 688/QĐ-TGD ngày 21 tháng 06 năm 2012 của Tổng Giám đốc về việc thực hiện Gói tiện ích dịch vụ tài khoản ưu đãi dành cho doanh nghiệp S-Business)
- Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ Thông báo số dư khi phát sinh giao dịch qua tin nhắn SMS và các dịch vụ Ngân hàng điện tử khác (nếu có)
Kích hoạt thẻ theo danh sách ĐVCTL cung cấp
Định kỳ TT lương, ĐVCTL lập danh sách CTL gửi SHB để trả lương tại quầy
DVKH thực hiện CTL
& thông báo KQ cho KH
ĐVCTL đăng nhập vào
https://ibanking.shb.com.vn/corp của SHB và chọn hạch toán lương
ĐVCTL thực hiện giao dịch => Giao dịch thành công
Trang 3Bước 2: Xử lý thông tin khách hàng (thông tin của CBNV tại Đơn vị trả lương)
- Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký mở tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ dành cho CBNV của Đơn vị (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB - Danh sách đề nghị mở TK & PHT của đơn vị trả lương)
- Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử dành cho CBNV để thực hiện đăng ký các dịch vụ Ngân hàng điện tử (nếu có)
Lưu ý: Trường hợp Đơn vị trả lương có số lượng CBNV trên 50 người, Đơn vị trả lương
có thể đề nghị SHB mở tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ theo danh sách có xác nhận của đại diện ủy quyền (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB danh sách đề nghị mở TK & PHT)
- Sau khi Đơn vị trả lương nhận đầy đủ các Đơn đăng ký dành cho cá nhân, Đơn vị trả lương có trách nhiệm chuyển cho CBNV cập nhật đầy đủ thông tin của trên đơn đăng ký gửi lại SHB
- Đơn vị trả lương hoàn thiện hồ sơ mở Tài khoản tiền gửi thanh toán, phát hành thẻ, dịch
vụ Ngân hàng điện tử (có kèm theo CMND photo của các cá nhân), ký xác nhận vào danh sách theo Mẫu số 03 rồi chuyển sang SHB
Bước 3: Mở Tài khoản thanh toán và Phát hành thẻ ghi nợ nội địa, thẻ Tín dụng (nếu có) Dịch vụ Ngân hàng điện tử dành cho CBNV của Đơn vị
- Bộ phận Dịch vụ khách hàng kiểm tra tính chính xác của hồ sơ khách hàng từ đơn vị trả lương cung cấp
- Sau đó, Bộ phận Dịch vụ khách hàng tiến hành mở Tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ ghi nợ nội địa theo danh sách Đơn vị trả lương xác nhận (Đối với Đơn vị trả lương có số lượng CBNV trên 50 người thì việc mở Tài khoản thanh toán và phát hành thẻ ghi nợ nội địa sẽ thực hiện theo lô)
- SHB tiến hành đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử (bao gồm dịch vụ Thông báo số dư phát sinh giao dịch qua tin nhắn và dịch vụ Ngân hàng điện tử khác)
- SHB thực hiện Scan Chữ ký & lưu hồ sơ KH trên hệ thống
Đối với Thẻ tín dụng:
- Sau khi có nhu cầu từ phia ĐVCTL, Chi nhánh/PGD sẽ đề xuất hồ sơ cần thiết để mở thẻ tín dụng
- Trung tâm Thẻ SHB sẽ thẩm định khách hàng theo quy trình phát hành thẻ tín dụng của Quy định hiện hành về Thẻ tín dụng SHB
Lưu ý: Trường hợp thông tin kê khai trên hồ sơ không hợp lệ, SHB sẽ thông báo lại Đơn
vị trả lương để bổ sung theo quy định
Bước 4: Trả thẻ, PIN, thông báo Số tài khoản, dịch vụ Ngân hàng điện tử và hoàn thiện
Hồ sơ khách hàng
- CN/PGD SHB bàn giao Thẻ, PIN (các ấn phẩm đi kèm) đồng thời thông báo cho đại diện hợp pháp của Đơn vị trả lương hoặc người được ủy quyền hợp lệ
- CN/PGD SHB bàn giao Thẻ eSecure và Hướng dẫn sử dụng khi giao dịch qua Ngân hàng Điện tử (nếu có) cho đại diện hợp pháp của đơn vị trả lương hoặc người được ủy quyền hợp lệ
Trang 4- Đơn vị trả lương bàn giao đầy đủ Thẻ, PIN, Thẻ eSecure và Hướng dẫn sử dụng (nếu có) cho CBNV của đơn vị mình
- CBNV của đơn vị trả lương thực hiện kích hoạt và sử dụng thẻ theo quy định hiện hành
về Thẻ ghi nợ nội địa của SHB
Lưu ý: Đối với trường hợp Đơn vị trả lương đề nghị kích hoạt thẻ, đơn vị trả lương đăng ký
danh sách yêu cầu theo mẫu hiện hành của SHB Chi nhánh/PGD gửi danh sách lên Tổ Call Center – Trung tâm Thẻ đảm nhiệm thực hiện sau khi nhận được yêu cầu kích họat thẻ gửi từ đơn vị (theo mẫu số MB.PHT.21 – Quy định phát hành thẻ ghi nợ nội địa của SHB)
Bước 5: Tính lương, hạch toán và chuyển bảng lương
- Đơn vị trả lương gửi danh sách chi trả lương hợp lệ sang SHB (theo mẫu số 02/DVCTL/2013/SHB) và yêu cầu SHB thực hiện trả lương
- Bộ phận Dịch vụ khách hàng thanh toán lương cho CBNV của đơn vị theo thỏa thuận giữa SHB và Đơn vị trả lương dựa trên Hợp đồng 2 bên đã ký (theo định kỳ 1 lần/1 tháng hoặc 2 lần/1 tháng)
- Trong trường hợp ĐVCTL yêu cầu có tạm ứng: Hai tuần đầu, SHB thanh toán lương tạm ứng của Đơn vị trả lương cho CBNV vào ngày mà trên Hợp đồng đã thỏa thuận giữa hai bên (nếu có)
- Cuối tháng, Đơn vị trả lương tính lương, thưởng, khấu trừ các khoản bảo hiểm, phí, tiền phạt, các khoản tạm ứng đã nhận và các nghĩa vụ tài chính khác mà CBNV phải nộp (nếu có)
- Đơn vị trả lương lập 01 Ủy nhiệm chi với nội dung chi tiền từ tài khoản thanh toán của đơn vị chuyển đến các tài khoản của CBNV với số tiền cụ thể kèm theo Mẫu số 02 Danh sách chi trả lương có xác nhận bằng chữ ký và dấu của Trưởng đơn vị hoặc người được
ủy quyền Số tiền trong Ủy nhiệm chi là tổng số tiền lương phải trả trong tháng ra điểm giao dịch nơi mà Đơn vị ký Hợp đồng trả lương qua Tài khoản SHB
- Nội dung Ủy nhiệm chi ghi rõ “Thanh toán lương tháng … theo Danh sách bảng kê đính kèm”
Bước 6: Thực hiện lệnh chi trả lương vào tài khoản CBNV của đơn vị
Trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được Ủy nhiệm chi và Bảng lương từ Đơn vị chi trả lương, có đầy đủ chữ ký và dấu của chủ tài khoản hoặc người được Ủy quyền và Kế toán trưởng (nếu có) sẽ thực hiện chuyển tiền vào các tài khoản của CBNV nếu tài khoản của Đơn vị yêu cầu trả lương đủ số dư để thực hiện giao dịch
Lưu ý:
- Trong trường hợp thay đổi tài khoản trả lương, CBNV phải đăng ký lại với SHB và có xác nhận của Đơn vị trả lương
- Khi Đơn vị trả lương có sự thay đổi về mẫu chữ ký của người có thẩm quyền ký danh sách lương, thay đổi về mẫu chữ ký của CBNV thuộc Đơn vị trả lương phải có thông báo bằng văn bản cho SHB
3/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG ĐIỆN TỬ
Bước 1: Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ trả lương, mở tài khoản và đăng ký dịch vụ
Trang 5Ngân hàng điện tử
- SHB và Đơn vị trả lương thực hiện ký kết hợp đồng về việc trả lương cho CBNV của
Đơn vị (theo Mẫu số 01/DVCTL/2013/SHB)
- Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi thanh toán thông thường của Tổ chức tại SHB hoặc mở tài khoản S-Business (nếu đăng ký Gói S-Business) để thực hiện trả lương
- Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ E-Corporation và dịch vụ Chữ ký số dành cho doanh nghiệp
- Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi thanh toán của CBNV doanh nghiệp tại SHB và các dịch vụ Ngân hàng điện tử khác (nếu có)
Bước 2: Xử lý thông tin khách hàng (thông tin của CBNV tại Đơn vị trả lương)
- Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký mở tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ dành cho CBNV của Đơn vị (kèm theo Mẫu số 03 danh sách đề nghị mở TK & PHT của đơn vị trả lương)
- Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử dành cho CBNV để thực hiện đăng ký các dịch vụ Ngân hàng điện tử (nếu có)
Lưu ý: Trường hợp Đơn vị trả lương có số lượng CBNV trên 50 người, Đơn vị trả lương
có thể đề nghị SHB mở tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ theo danh sách có xác nhận của đại diện ủy quyền (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB - Danh sách
đề nghị mở TK & PHT)
- Sau khi Đơn vị trả lương nhận đầy đủ các Đơn đăng ký dành cho cá nhân, Đơn vị trả lương có trách nhiệm chuyển cho CBNV cập nhật đầy đủ thông tin của trên đơn đăng ký gửi lại SHB
- Đơn vị trả lương hoàn thiện hồ sơ mở Tài khoản tiền gửi thanh toán, phát hành thẻ, dịch
vụ Ngân hàng điện tử (có kèm theo CMND photo của các cá nhân), ký xác nhận vào danh sách theo Mẫu số 03 rồi chuyển sang SHB
Bước 3: Mở Tài khoản thanh toán và Phát hành thẻ ghi nợ nội địa, thẻ Tín dụng (nếu có) Dịch vụ Ngân hàng điện tử dành cho CBNV của Đơn vị
- Bộ phận Dịch vụ khách hàng kiểm tra tính chính xác của hồ sơ khách hàng từ đơn vị trả lương cung cấp
- Sau đó, Bộ phận Dịch vụ khách hàng tiến hành mở Tài khoản Tiền gửi thanh toán và phát hành thẻ ghi nợ nội địa theo danh sách Đơn vị trả lương xác nhận (Đối với Đơn vị trả lương có số lượng CBNV trên 50 người thì việc mở Tài khoản thanh toán và phát hành thẻ ghi nợ nội địa sẽ thực hiện theo lô)
- SHB tiến hành đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử (bao gồm dịch vụ Thông báo số dư phát sinh giao dịch qua tin nhắn và dịch vụ Ngân hàng điện tử khác)
- SHB thực hiện Scan Chữ ký & lưu hồ sơ KH trên hệ thống
Đối với Thẻ tín dụng:
- Sau khi có nhu cầu từ phia ĐVCTL, Chi nhánh/PGD sẽ đề xuất hồ sơ cần thiết để mở thẻ tín dụng
- Trung tâm Thẻ SHB sẽ thẩm định khách hàng theo quy trình phát hành thẻ tín dụng dựa
Trang 6trên Quy định hiện hành về Thẻ tín dụng.
Lưu ý: Trường hợp thông tin kê khai trên hồ sơ không hợp lệ, SHB sẽ thông báo lại Đơn
vị trả lương để bổ sung theo quy định
Bước 4: Trả thẻ, PIN, thông báo Số tài khoản, dịch vụ Ngân hàng điện tử và hoàn thiện
Hồ sơ khách hàng
- CN/PGD SHB bàn giao Thẻ, PIN (các ấn phẩm đi kèm) đồng thời thông báo cho đại diện hợp pháp của Đơn vị trả lương hoặc người được ủy quyền hợp lệ
- CN/PGD SHB bàn giao Thẻ eSecure và Hướng dẫn sử dụng khi giao dịch qua Ngân hàng Điện tử (nếu có) cho đại diện hợp pháp của đơn vị trả lương hoặc người được ủy quyền hợp lệ
- Đơn vị trả lương bàn giao đầy đủ Thẻ, PIN, Thẻ eSecure và Hướng dẫn sử dụng (nếu có) cho CBNV của đơn vị mình
- CBNV của đơn vị trả lương thực hiện kích hoạt và sử dụng thẻ theo quy định hiện hành
về Thẻ ghi nợ nội địa của SHB
Lưu ý: Đối với trường hợp Đơn vị trả lương đề nghị kích hoạt thẻ, đơn vị trả lương đăng ký
danh sách yêu cầu theo mẫu hiện hành của SHB Chi nhánh/PGD gửi danh sách lên Tổ Call Center – Trung tâm Thẻ đảm nhiệm thực hiện sau khi nhận được yêu cầu kích họat thẻ gửi từ đơn vị (theo mẫu số MB.PHT.21 – Quy định phát hành thẻ ghi nợ nội địa của SHB)
Bước 5: Đăng ký dịch vụ Trả lương điện tử
- Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ E-Corporation dành cho đơn vị mình và đăng ký Chữ
ký số (nếu chưa có)
- Bộ phận Dịch vụ Khách hàng tiếp nhận yêu cầu của Đơn vị trả lương, kiểm tra đối chiếu
và đăng ký dịch vụ cho Đơn vị trả lương Đơn đăng ký/thay đổi sử dụng dịch vụ được lưu cùng hồ sơ mở tài khoản của Đơn vị trả lương (trường hợp khách hàng đã có tài khoản tại cùng điểm giao dịch đăng ký dịch vụ) hoặc lưu hồ sơ riêng cho từng khách hàng (các trường hợp còn lại)
- Giao dịch viên/ Kiểm soát viên (KSV) thực hiện quy trình theo Hướng dẫn sử dụng Ebankmgr của dịch vụ E-Corporation
- Hoàn thành xong việc đăng ký cho khách hàng, GDV in Biên bản bàn giao mật khẩu làm
2 liên, yêu cầu khách hàng ký và bàn giao 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu cùng Đơn đăng ký/thay đổi dịch vụ E-Corporation
Bước 6: Nhập lệnh hạch toán lương điện tử
- Đơn vị trả lương sẽ được SHB cấp user để thực hiện các bước trả lương điện tử theo
đăng ký của Đơn vị trả lương
- Đơn vị trả lương đăng nhập hệ thống https://ibanking.shb.com.vn/corp và chọn chức năng Hạch toán lương
- Đơn vị trả lương chuẩn bị 1 file tệp tin hạch toán lương cho CBNV theo cấu trúc của SHB quy định, ví dụ: nội dung tệp tin hạch toán
Trang 7- Đơn vị trả lương chọn tài khoản của Đơn vị mình để chi trả lương, nhấn Browse để chọn tệp tin cần hạch toán Nội dung file hạch toán gồm nhiều dòng, mỗi dòng là 1 giao dịch gồm các thông tin: tài khoản nhận, số tiền, nội dung giao dịch
- Nhập mật khẩu giao dịch, mã bảo vệ, mật khẩu chữ ký số và nhấn hạch toán
- Hệ thống sẽ ghi nợ trên tài khoản chi trả lương và ghi có vào tài khoản của Cán bộ nhân viên
Bước 7: Chứng từ trong trả lương điện tử
- Sau khi thực hiện hoàn tất các bước chi trả lương điện tử, để đối chiếu việc chi trả lương
Doanh nghiệp yêu cầu Phòng Dịch vụ khách hàng in sổ phụ và chuyển đóng dấu gửi cho Doanh nghiệp