kỹ năng giử mail xin việc

kỹ năng giử mail xin việc

K NĂNG G I EMAIL XIN VI C Ỹ Ử Ệ

Nhân d p các b n sinh viên t ra trị ạ ồ ạ ường, tôi có m t tí chút kinh nghi m v g i emailộ ệ ề ử xin vi c g i là chia s Hy v ng giúp ích đệ ọ ẻ ọ ược cho các b n sinh viên m i ra trạ ớ ường

Nh các b n cũng bi t, vi c g i CV qua email trư ạ ế ệ ử ước khi ph ng v n là chuy n vô cùngỏ ấ ệ

ph bi n hi n nay Thông qua n i dung email, nhà tuy n d ng s đánh giá đổ ế ệ ộ ể ụ ẽ ược m tộ

ph n s phù h p c a ng viên đ i v i công vi c r i m i xem xét t i CV Email cũng làầ ự ợ ủ ứ ố ớ ệ ồ ớ ớ

phương ti n giao ti p đ u tiên gi a ng viên và nhà tuy n d ng Do v y vi c có t oệ ế ầ ữ ứ ể ụ ậ ệ ạ

đượ ấ ược n t ng, thi n c m đ i v i nhà tuy n d ng hay không ph thu c vào r t nhi uệ ả ố ớ ể ụ ụ ộ ấ ề

n i dung cũng nh hình th c c a email đó Tuy nhiên, có m t th c t đáng bu n hi nộ ư ứ ủ ộ ự ế ồ ệ nay, đó là vi c các b n sinh viên m i ra trệ ạ ớ ường thường l i không đ ý t i email này.ạ ể ớ Các b n g i email m t cách s sài, qua loa và hy v ng nhà tuy n d ng s đ ý và g iạ ử ộ ơ ọ ể ụ ẽ ể ọ các b n ph ng v n Xin th a v i các b n r ng, xác su t x y ra đi u đó là r t th p B iạ ỏ ấ ư ớ ạ ằ ấ ả ề ấ ấ ở

vì thường các nhà tuy n d ng là nh ng ngể ụ ữ ườ ấi r t sành, h có th đánh giá b n ngayọ ể ạ qua email đ u tiên đó Và thầ ường thì nh ng ngữ ười không vi t n i m t email ra h n thìế ổ ộ ồ các nhà tuy n d ng cũng s cho r ng cái CV c a ng viên kia cũng ch ng có gì đángể ụ ẽ ằ ủ ứ ẳ

đ xem.ể

Tôi cũng đã tr i qua giai đo n xin vi c khi m i ra trả ạ ệ ớ ường, cũng đã t ng g i hàng ch cừ ử ụ email mà không được h i âm, cũng đã đồ ược các doanh nghi p l n và nh m i ph ngệ ớ ỏ ờ ỏ

v n, đấ ược ch b o t chính nh ng ngỉ ả ừ ữ ười tuy n d ng mình, để ụ ược đăng tin tuy n d ngể ụ

và xét duy t h s Vì v y, tôi cũng có m t chút ít kinh nghi m mu n chia s v i cácệ ồ ơ ậ ộ ệ ố ẻ ớ

b n sinh viên đang trong quá trình tìm vi c V i v n kinh nghi m s ng cũng nh kinhạ ệ ớ ố ệ ố ư nghi m làm vi c ít i, ch c ch n nh ng chia s c a tôi ch a th hoàn h o Vì v y n uệ ệ ỏ ắ ắ ữ ẻ ủ ư ể ả ậ ế

có thi u xót cũng mong các b n thông c m và chia s ý ki n đ tôi có th hoàn thi nế ạ ả ẻ ế ể ể ệ

h n.ơ

1 Tiêu đ u Email ề

Tiêu đ Email ph i rõ ràng, th hi n đề ả ể ệ ược v trí mình mu n ng tuy n ( có nhi u doanhị ố ứ ể ề nghi p tuy n d ng nhi u v trí cùng m t lúc, vì v y vi c ghi rõ v trí mu n ng tuy n ệ ể ụ ề ị ộ ậ ệ ị ố ứ ể ở

tiêu đ email giúp nhà tuy n d ng phân lo i t t h n ), thông tin c b n c a ngề ể ụ ạ ố ơ ơ ả ủ ườ ứ i ng tuy n, ng n g n.ể ắ ọ

Tôi xin l y ví d v tiêu đ email c a tôi khi g i email ng tuy n v trí nhân viênấ ụ ề ề ủ ử ứ ể ị Marketing :

ng tuy n v trí Marketing – Nguy n Văn H i , ng tuy n v trí NV Marketing - ng

viên Nguy n Văn H i, đ t theo tiêu đ c a nhà tuy n d ng n u h có yêu c u riêng.ễ ả ặ ề ủ ể ụ ế ọ ầ

2 N i dung Email ộ

N i dung Email ph i th hi n s tôn tr ng đ i v i ngộ ả ể ệ ự ọ ố ớ ười tuy n d ng, t o thi n c mể ụ ạ ệ ả

v i ngớ ười nh n email, th hi n đậ ể ệ ượ ực s chuyên nghi p, ch cho nhà tuy n d ng th yệ ỉ ể ụ ấ

b n mu n đạ ố ược làm cong vi c đó, r ng b n là ngệ ằ ạ ười phù h p v i v trí tuy n d ng,ợ ớ ị ể ụ

th hi n để ệ ược cái tôi cá nhân thì càng t t.ố

L i chào h i ờ ỏ

Đ t o n tể ạ ấ ượng đ i v i nhà tuy n d ng, thì ngay l i chào đ u tiên các b n nên nh cố ớ ể ụ ờ ầ ạ ắ

t i tên c a nhà tuy n d ng L i chào có th là “ Kính g i anh H i – trớ ủ ể ụ ờ ể ử ả ưởng phòng nhân

s công ty abc” , ho c “ Kính g i anh H i, đ ng kính g i ban tuy n d ng công ty abc “ự ặ ử ả ồ ử ể ụ

n u chúng ta không bi t rõ ch c v c a ngế ế ứ ụ ủ ười nh n email.ậ

N i dung email ộ

T ng và câu văn s d ng ph i l ch s chuyên nghi p Không nên s d ng nh ng từ ữ ử ụ ả ị ự ệ ử ụ ữ ừ

ng h ng ngày, hay văn nói Tôi th y đây là m t l i mà khá nhi u các b n sinh viênữ ằ ấ ộ ỗ ề ạ

m i ra trớ ường m c ph i, các b n quên đi r ng ngắ ả ạ ằ ười nh n email đang đ ng v tríậ ứ ở ị tuy n d ng, và h là ngể ụ ọ ười đã có k năng, kinh nghi m và thỹ ệ ường thì tu i đ i thổ ờ ườ ng

l n h n Do v y r t nhi u các b n sinh viên s d ng nh ng t ng nh th ngớ ơ ậ ấ ề ạ ử ụ ữ ừ ữ ư ể ườ i

nh n email là b n c a h ậ ạ ủ ọ

N i dung chính c a b c th ph i th hi n độ ủ ứ ư ả ể ệ ược k năng, và kinh nghi m c a ng viênỹ ệ ủ ứ sao cho nhà tuy n d ng th y để ụ ấ ượ ằc r ng ng viên là ngứ ười mà h đang tìm N i dungọ ộ chính c a email s là đo n tóm t t trong ph n k năng, kinh nghi m trong b n CV c aủ ẽ ạ ắ ầ ỹ ệ ả ủ

ng viên Tuy nhiên, ch nên tóm t t ng n g n không nên quá dài Vì ph n n i dung

chính đó s đẽ ược trình bày trong CV và nhà tuy n d ng cũng không mu n đ c m t b cể ụ ố ọ ộ ứ

th quá dài Các b n cũng có th ch nh s a m t chút trong đ n xin vi c c a mình đư ạ ể ỉ ử ộ ơ ệ ủ ể

l y làm n i dung email ấ ộ

3 Ch ký email ữ

Ch ký email là ph n không b t bu c, tuy nhiên có nó s làm email c a b n chuyênữ ầ ắ ộ ẽ ủ ạ nghi p h n Cũng nh th hi n đệ ơ ư ể ệ ược các thông tin liên l c c b n c a b n, giúp nhàạ ơ ả ủ ạ tuy n d ng d dàng liên l c v i b n h n Đ c bi t, n u b n có website riêng thì hãyể ụ ễ ạ ớ ạ ơ ặ ệ ế ạ

đ a đ a ch website vào trong ph n ch ký email c a b n Trư ị ỉ ầ ữ ủ ạ ước kia tôi có g i emailử

ng tuy n t i m t công ty, tuy nhiên tôi ch a đ kinh nghi m nh ng cũng c nh m

m t g i b a Nh ng th t ng c nhiên khi tôi đấ ử ừ ư ậ ạ ược m i ph ng v n Khi ph ng v n, thìờ ỏ ấ ỏ ấ nhà tuy n d ng có nói v i tôi r ng : em ch a đ k năng cũng nh kinh nghi m đ làmể ụ ớ ằ ư ủ ỹ ư ệ ể công vi c này, tuy nhiên anh th y em có website và có vào xem Anh th y thích các bàiệ ấ ấ

vi t c a em, và cũng th y đế ủ ấ ược ti m năng c a em, anh nghĩ v i s ch b o c a anh thìề ủ ớ ự ỉ ả ủ

em có th làm để ược vi c.ệ

V i n i dung ch ký email thì nên đ m b o các thông tin c b n v : h tên, công vi cớ ộ ữ ả ả ơ ả ề ọ ệ

và đ n v công tác ( đ i v i sinh viên và sinh viên m i ra trơ ị ố ớ ớ ường thì nên đ chuyênể ngành h c và trọ ường mình theo h c ), thông tin v SĐT, email, skype, yahoo, websiteọ ề

n u có.ế

Ví d :ụ

Nguy n Văn H i ễ ả

QTKD Th ươ ng M i – ĐH Kinh T Qu c Dân ạ ế ố

ĐT : 0909090909

Email : nguyenhaishd@gmail.com

Skype : ……… Yahoo :………

Website : ………

Twitter : ……… Linkedin………

4 File đính kèm

Tôi th y có nhi u b n sinh viên đ t tên file cv đính kèm là “ cv ng tuy n “, “ ngấ ề ạ ặ ứ ể ứ tuy n “, “ k toán “, “ ung tuyen “…… Các b n nên nh r ng nhà tuy n d ng nh nể ế ạ ớ ằ ể ụ ậ

đượ ấc r t nhi u email nh v y, và ai cũng ghi tên file CV m t cách chung chung nhề ư ậ ộ ư

v y thì sau khi download v , nhà tuy n d ng s khó đ phân lo i cũng nh vi c tìm cvậ ề ể ụ ẽ ể ạ ư ệ

đ l y thông tin liên h v i b n cũng s khó khăn h n M t đi u n a v cách đ t tênể ấ ệ ớ ạ ẽ ơ ộ ề ữ ề ặ file trên máy tính, tên t p tin thậ ường không có d u Các b n nên đ t tên file là : CV –ấ ạ ặ

Ke Toan – Phan Thi Dung , ho c đ t tên file theo yêu c u c a nhà tuy n d ng.ặ ạ ầ ủ ể ụ

V đ nh d ng file CV, thông thề ị ạ ường s đẽ ượ ưc l u dướ ại d ng file “ doc “ ho c “ pdf “ ặ Đây là 2 đ nh d ng file tài li u ph bi n nh t, l u ý thêm r ng khi xem tài li u d ngị ạ ệ ổ ế ấ ư ằ ệ ạ file “ pdf “ s đ p và tr c quan h n đ nh d ng “ doc “ M t đi u l u ý đ i v i các b nẽ ẹ ự ơ ị ạ ộ ề ư ố ớ ạ

s d ng office 2007 – 2010 – 2013, nên l u dử ụ ư ướ ại d ng file “ doc “ ho c “ pdf” Đ nhặ ị

d ng file m c đ nh c a các b office trên là “ docx “, tuy nhiên r t nhi u máy tính cácạ ặ ị ủ ộ ấ ề ở doanh nghi p l i s d ng b office 2003 và k t qu là h không đ c đệ ạ ử ụ ộ ế ả ọ ọ ược CV mà b nạ

g i.ử

S lố ượng các file đính kèm : thông thường thì nhà tuy n d ng thể ụ ường ch yêu c u cácỉ ầ

ng viên g i b n CV ho c kèm thêm b ng và b ng đi m Nh ng trong khi tôi nh n

email ng tuy n c a các b n ng viên, cũng có nhi u email g i cho tôi r t nhi u fileứ ể ủ ạ ứ ề ử ấ ề đính kèm Nào là scan ch ng minh th , nào là scan s y u lý l ch, scan gi y khám s cứ ư ơ ế ị ấ ứ

kh e, đ n xin vi c, b ng, b ng đi m, cv… M t đi u n a khi các file, n u s lỏ ơ ệ ằ ả ể ộ ề ữ ế ố ượ ng file không quá nhi u thì Các b n không nên nén file dề ạ ướ ại d ng đ nh d ng rar hay zip.ị ạ

M t ph n nhà tuy n d ng s có tâm lý s b dính virus ( m c dù các webmail đã có ngộ ầ ể ụ ẽ ợ ị ặ ứ

d ng quét virus, nh ng theo tâm lý chung thì h u h t v n s b dính virus ), M t ph nụ ư ầ ế ẫ ợ ị ộ ầ

h không th m xem file đính kèm tr c ti p trên website Các file đính kèm trong emailọ ể ở ự ế xin vi c thệ ường là đ nh d ng office, pdf, nh ; do v y nhà tuy n d ng thị ạ ả ậ ể ụ ường s mẽ ở

tr c ti p trên n n web và s ch down v nh ng cv mà h th y phù h p Do v y khiự ế ề ẽ ỉ ề ữ ọ ấ ợ ậ nén các file s làm b t ti n cho nhà tuy n d ng.ẽ ấ ệ ể ụ

5 Ki m tra email tr ể ướ c khi g i ử

N i dung email các b n nên đánh vào office và paste sang email thì đ nh d ng s đ pộ ạ ị ạ ẽ ẹ

h n M t đi u n a là vi c ki m tra email trơ ộ ề ữ ệ ể ước khi g i Các b n nên ki m tra t t c 4ử ạ ể ấ ả

đi u tôi đã đ c p trên, xem còn có ph n nào thi u hay sai không Tôi có nh 1 l n tôiề ề ậ ở ầ ế ớ ầ

g i email ng tuy n, m i v n đ tôi đ u làm c n th n, tuy nhiên sau khi g i email tôiử ứ ể ọ ấ ề ề ẩ ậ ử phát hi n ra mình đã g i nh m file đính kèm Đãng l ra tôi ph i đính kèm file cv c aệ ử ầ ẽ ả ủ mình thì tôi l i đính kèm file tuy n d ng c a m t công ty khác.ạ ể ụ ủ ộ

Có l đây là m t đi u hy h u, tuy nhiên tôi ch c r ng s có nhi u b n g p ph i nh ngẽ ộ ề ữ ắ ằ ẽ ề ạ ặ ả ữ

l i nh trong email c a mình Vì v y đ email c a b n hoàn h o h n,ch nh chu h n thìỗ ỏ ủ ậ ể ủ ạ ả ơ ỉ ơ

b n nên ki m tra email trạ ể ước khi g i Tránh m c ph i sai sót đáng ti c.ử ắ ả ế

V i m t chút kinh nghi m ít i trên, tôi hy v ng mình có th giúp m t ph n nào đó t iớ ộ ệ ỏ ọ ể ộ ầ ớ các b n sinh viên s p ra trạ ắ ường Chúc các b n may m n !ạ ắ

Nguy n H iễ ả

Email : nguyenhaishd@gmail.com

www.nguyenhaitma.wordpress.com