KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆCVÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN doc

Khái niệm về thời gianThời gian là tài sản hữu hạn Thời gian là tài sản hao mòn dần Thời gian là tương đối Thời gian không chờ ai cả Thời gian đi, thời gian không trở lại Thời gian

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

YÊU CẦU TRONG LỚP

ƯỚC GÌ 1 NGÀY CÓ 25 GIỜ ĐỒNG HỒ

NỘI DUNG

1 Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2 Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

4 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

1 Kỹ năng quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian

Khái niệm về quản lý thời gian

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian

Thời gian là tài sản hữu hạn

Thời gian là tài sản hao mòn dần

Thời gian là tương đối

Thời gian không chờ ai cả

Thời gian đi, thời gian không trở lại

Thời gian với mỗi người mỗi khác

Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội

Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!

Thời gian là Vàng

Thời gian là cuộc sống

Khái niệm về thời gian

BÀI TẬP

Ngân hàng đặc biệt:

Có một Ngân hàng cứ vào mỗi sáng sẽ rót vào tài khỏan của bạn số tiền là 86.400 USD Nhưng, ngân hàng này quy ước là sẽ không mang số dư tài khoản qua ngày hôm sau, mọi đồng tiền phải được xài hết ngay trong ngày Đồng tiền nào chưa xài hết trong ngày xem như hết hiệu lực

Chia nhóm và thảo luận các việc bạn sẽ làm với số tiền trên?

Thời gian là miễn phí, nhưng nó là vô giá Bạn không có thể sở hữu nó, nhưng bạn có thể

sử dụng nó Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn

có thể dùng nó Một khi bạn đã đánh mất nó, bạn không bao giờ có thể nhận được nó trở lại.

Ý nghĩa của thời gian

Để hình dung ra giá trị của một năm, hãy hỏi một sinh viên mới thi hỏng.

Để hình dung ra giá trị của một tháng, hãy hỏi một người mẹ mới

vừa sinh con non tháng

• Để hình

dung ra giá trị của một tuần, hãy hỏi người biên tập một tuần

báo

• Để hình dung ra

giá trị của một giờ, hãy hỏi những cặp tình nhân đang hẹn

hò nhau.

• Để hình dung ra giá trị của một giây, hãy hỏi người vừa thóat khỏi

một tai nạn giao thông.

• Để hình dung ra giá trị của một milligiây, hãy hỏi người vừa đọat một Huy chương

bạc môn điền kinh Olympic

Khái niệm về quản lý thời gian

Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với

nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Nguyên ThóiCông Hệ

Khái niệm về quản lý thời gian

Động

Tâm

Kỹ

Nguyên nhân lãng phí thời gian

1 Làm việc không có kế hoạch

Nguyên nhân lãng phí thời gian

6 Có quá nhiều công việc giấy tờ

9 Sửa sai

10.Trì hoãn công việc

25

Treo việc

là

Treo cổ

Không làm cũng được

Không làm

Không làm không được

Làm ngay tức thì

Nguyên nhân lãng phí thời gian

Không ai muốn chịu mất mát một

mình, họ luôn kéo người khác

cùng lãng phí thời gian.

Ta có đồng tình với những

người móc ví của ta?

Hội chứng vội

 Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian

 Dạo này anh bận, phải về muộn

 Ngày mai nhé, mai lại mai

 Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc

 Giá 1 ngày có 25 tiếng

 Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy

31

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian

mai, và … mãi mãi

Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc

Giá một ngày có 25 tiếng

Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

 Bị nhấn chìm trong công

việc

 Dường như lúc nào cũng

bận bịu với cái gì đó

 Vội vã đến và vội vã rời

Người thông minh

không bao giờ lãng phí thời gian

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Tăng hiệu quả học tập

Tăng niềm vui trong cuộc sống

Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

Tăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng

Bài tập 1

 Vào buổi tối, có 4 người đàn ông phải đi qua 1

chiếc cầu Nhưng chỉ có 1 chiếc đèn pin Tối đa chỉ

có 2 người có thể đi 1 lần qua cầu Dù 1 người đi hay 2 người đi đều cần phải có đèn pin đi cùng Và

dù đi hay trở lại cũng cần phải có đèn pin và không thể ném nó trở lại Mỗi người đi với vận tốc khác

nhau Tốc độ qua cầu lần lượt là:

 A 1 phút

 B 2 phút

 C 5 phút

 D 8 phút

Hỏi thời gian nhanh nhất để tất cả qua cầu là

bao nhiêu lâu?

Cấu trúc

1 Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2 Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu

quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

4 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

2 Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Aware – Nhận biết

Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định

nghiêm túc việc đạt được kết quả một

cách có giá trị

Trả lời các câu hỏi sau:

Điều gì là quan trọng cho công việc của bạn?

Điều gì là quan trọng trong cuộc sống của

bạn?

Mục tiêu của bạn trong tương lai gần là gì?

Tìm đường đi đến mục tiêu

Analyze – Phân tích

Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian như thế nào?

Hiểu chính xác những gì bạn đang làm?

Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian?

Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian?

Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất?

Bài tập thảo luận:

Lập thời gian biểu của 1 ngày làm việc chi tiết đến 30 phút

Attack – Kẻ cắp thòi gian

Nguyên nhân vật lý

 Tiếng ồn

 Thiết bị liên lạc

 Tiện nghi làm việc

 Lưu trữ tài liệu

Nguyên nhân tâm lý

Attack – Kẻ cắp thòi gian

1 Thiếu tổ chức kế hoạch

2 Trì hoãn, thiếu quyết đoán

3 Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung

4 Sự vội vàng, hấp tấp

5 Công việc giấy tờ

Assign - Lập trật tự ưu tiên

Trả lời các câu hỏi:

• Bạn ưu tiên thời gian làm gì

• Điều gì là cần thiết để được thực hiện đầu tiên?

• Điều gì là ít quan trọng và có thể làm sau này?

Assign - Lập trật tự ưu tiên

Arrange – Lập kế hoạch

10 bí quyết quản lý thời gian

1 Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất Đôi khi không

cần phải làm phần còn lại.

2 Kiên trì và nhẫn nại  tiến hành công việc từ đầu đến cuối.

3 Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả  chỉ đọc và giải

7 Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.

8 Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích  đừng sợ.

9 Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.

10 Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?

2 Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

- Luôn trong tình trạng khủng hoảng

- Làm việc ngoài phạm vi chức năng

- Tách rời công việc

- Phụ thuộc vào người khác

Chỉ làm nếu

có thời gian

Làm sau, nhưng kiên quyết

- Bài kiểm tra

- Điện thoại cắt ngang

- Mail hỏi thăm sức khỏe

- Bài tiểu luận cho tuần sau

- Bài tập về nhà

- Kế hoạch đi dã ngoại dịp Lễ 25-12

- Chơi game

- Đi uống cà phê với bạn bè

- Đi xem phim với người yêu

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Việc quan trọng nhất

ở vị trí số một

(tổ chức vùng II)

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Lập ưu tiên cho các việc trong lịch

Lập lịch cho các việc ưu tiên

Có thể quản lý thời gian?

68

Quản lý thời gian là

việc khó

Nhưng có thể nếu có quyết

tâm

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý

thời gian

Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Parkinson

Bài tập thực hành

 Mỗi sinh viên lập mục tiêu cho 6 tháng tới theo nguyên tắc SMART.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc quản lý thời gian

1.Đọc có chọn lọc

2.Liệt kê công việc cần thực

hiện trong ngày

3.Ưu tiên hoá các công việc

4.Ngăn nắp

5.Làm nhiều việc không quan

trọng một lúc

77

Nguyên tắc quản lý thời gian

6.Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ

7.Chia nhỏ các công việc lớn

8.Xác định 20% công việc quan trọng

9.Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng

10.Dành một thời gian không bị quấy rầy

78

Nguyên tắc quản lý thời gian

11.Không trì hoãn công việc

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạch

Vai trò của việc lập kế hoạch

Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Khái niệm về lập kế hoạch

Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết

những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện

 Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra

Khái niệm về lập kế hoạch

Nếu không có kế hoạch

Khái niệm về lập kế hoạch

Khái niệm về lập kế hoạch

87

Khái niệm về lập kế hoạch

Mục

tiêu

Hành động

Sống đẹp

Planning is bringing the future into the present

so you can do something about it now.

(Alan Lakein)

Vai trò của lập kế hoạch

 Tư duy có hệ thống trong quản lý

thay đổi môi trường bên ngoài

 Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế

hoạch tiết kiệm 15-20p

Lập kế hoạch

Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được

Lập kế hoạch

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ

tự A, B, C

Lập kế hoạchBước 3: Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù

hợp

Lập kế hoạch

Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm

vụ có mức độ ưu tiên

Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Kế hoạch gồm (5 W 2 H):

 What - Việc gì cần làm?

 Why - Tại sao phải làm?

 Who - Ai sẽ làm việc gì?

 When - Khi nào làm?

 Where - Làm ở nơi đâu?

 How - Cách làm như thế nào?

 How much - Cần bao nhiêu tiền để làm?

Thực hành

Lập kế hoạch, trả lời các câu hỏi 5W 2H để thực hiện mục tiêu đã xác lập ở mục tiêu

SMART?

Làm như thế nào (How)

Cần bao nhiêu tiền

để làm

Viết tạo ra suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận

Cảm nhận dẫn đến hành động

Hành động tạo ra kết quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạch

Vai trò của việc lập kế hoạch

Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Các công cụ lập kế hoạch

Công cụ truyền thống Công cụ hiện đại

101

Các công cụ

Mẩu bút chì

Hơn

Trí nhớ tốt

Trí nhớ đậm

Không bằng

Nét mực mờ

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

 Đầu tư ban đầu:

 Sổ tay cá nhân

 Bút chì, bút highlight

 Miếng dán nhiều màu

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

 Mỗi trang là một ngày

 Liệt kê những công

việc bạn muốn thực

hiện trong ngày

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

 Tiếp theo, sắp

xếp mỗi công

việc theo mức

quan trọng

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Danh sách công việc

Công việc

hàng tháng

Danh sách công việc

Công việc

hàng tuần

Danh sách công việc

Công việc

hàng

ngày

Câu chuyện về chiếc cốc

 Đá lớn: Những công việc có mức độ ưu

tiên và thời gian hòan thành cao nhất và

giá trị lớn nhất, thường quan trọng nhưng

không phải là nhiệm vụ cấp bách để

hướng tới mục tiêu của bạn

 Sỏi nhỏ: những nhiệm vụ cấp bách và

quan trọng

 Cát: Đây là những nhiệm vụ cấp bách

nhưng không quá quan trọng

 Nước: Những công việc thường không

quan trọng và không cấp bách thường

gây lãng phí thời gian

Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

Bài tập thực hành 1

 Bạn có 2 tuần để thực hiện bài tiểu luận môn kinh tế vĩ mô về vấn đề lạm phát trong 5 năm trở lại đây Yêu cầu phải có powerpoint thuyết trình Hãy lập kế hoạch thực hiện công việc trên

Dàn bài và

kế hoạch thực hiện

Viết bản nháp

Chỉnh sửa và viết bản chính thức

Làm silde Phản biện

Research Organize Draft

Feedback Final Slide

Ngày Công việc Hoàn thành

02/03 Tập trung vào đề bài

05/03 Nghiên cứu tài liệu tổng quan

07/03 Dàn bài và kế hoạch thực

hiện 10/03 Viết bản nháp

12/03 Phản biện

14/03 Chính sửa và viết bản chính

thức 15/03 Làm slide và nộp bài

Bài tập thực hành 2

Bạn tham gia cuộc thi sinh viên nghiên cứu khoa học ở trường Đại học Ngoại thương Thời gian thực hiện 1 đề tài là 3 tháng Từ 01/01 – 31/03 Hãy lập kế hoạch thực hiện đề tài trên Dự trù kinh phí thực hiện

Bạn sẽ làm việc nào trước?

 Làm bài tập về nhà  Kiểm tra thư (check

mail)

Bạn sẽ làm việc nào trước?

 Tìm tài liệu cho bài

nghiên cứu

 “Facebook”

Giải quyết việc chần chừ

 Sự chần chừ có nghĩa là trì hoãn

một công việc (hoặc thậm chí một số

nhiệm vụ) mà nên ưu tiên.

 Khả năng vượt qua sự chần chừ và

giải quyết những hành động quan

trọng có tác động tích cực lớn nhất

trong cuộc sống của bạn là một dấu

hiệu của những người thành công

nhất hiện có

I am a great believe in luck, and I find the harder I work, the more I have of it.

Thomas Jefferson

Ca khúc: Đừng ngồi yên trong bóng tối

Nhạc sỹ: Võ Thiện Thanh

Ca sỹ: Văn Mai Hương

Tại sao chúng ta chần chừ?

Không có thời hạn rõ ràng

Thiếu nguồn lực sẵn có

Không biết bắt đầu từ đâu

Quá tải công việc

làm công việc

Sợ thất bại hay thành công

9 cách để vượt qua sự chần chừ

• 5 Chia nhỏ công

việc 6 Tuân theo quy tắc 15 phút

9 cách để vượt qua sự chần chừ

9 Bỏ qua sự

mất tập trung

Chương trình món ngon mỗi ngày

Nếu bạn phải ăn hai con ếch, thì hãy ăn con nào xấu xí nhất trước

Hãy hành động ngay

Phát triển thói quen nghiện “ăn ếch”

Không bao giờ có đường tắt

Bài tập thực hành

 Những “con ếch” của bạn hiện tại là gì? Đâu là công việc mà bạn hay “chán ngán” phải làm mỗi ngày?

 Một khi bạn đã tìm ra được con ếch đó, hãy tạo thói quen ăn nó ngay mỗi ngày ngay khi vừa thức giấc Hãy làm nó ngay mỗi sáng trước bất kì công việc nào khác.

QUYẾT ĐOÁN

Không nói “KHÔNG" có thể đặt bạn trong rất nhiều công việc.

Bạn không thể làm tất cả mọi thứ

Không thực hiện những điều bạn không thể hoàn thành

Học cách nói “KHÔNG"

Nói “KHÔNG” với những lời yêu cầu

Bạn có thể làm việc đó cho tôi?

Làm ơn giúp tôi với? Tôi sẽ mời bạn uống

nước?

Tôi phải có việc ra ngoài gấp, bạn có thể làm việc này giúp tôi không?

Quyết đoán

 Nói không, tiếp theo là một lời giải thích trung thực.

 Nói không và nói ngắn gọn lý do của bạn mà không làm.

 Nói không, và sau đó cung cấp cho một sự thay

thế.

 Một cách cảm thông, lặp lại các yêu cầu theo cách của bạn, và sau đó nói không.

 Nói có, sau đó đưa ra lý do bạn không làm việc đó,

và cung cấp một giải pháp thay thế.

 Cung cấp từ chối quyết đoán

THỰC HÀNH

Nói “KHÔNG” với các lời đề nghị.Bạn A: Đề nghị

Bạn B: Từ chối

Tổ chức không gian làm việc

Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn phải tạo một môi trường thích hợp

Tổ chức không gian làm việc

Tổ chức không gian làm việc

Bỏ ra 1 giờ sắp xếp cho 1 tuần làm việc

5 phút sắp xếp cho 1 ngày làm việc

Quản lý quy trình làm việc

 Hãy nhớ rằng, sử dụng quy tắc S.T.I.N.G để không cảm thấy

choáng ngợp về công việc, hãy làm theo các bước sau:

S ELECT - Chọn một trong những nhiệm vụ tại một thời điểm.

T IME - Thời gian chính mình bằng cách sử dụng một chiếc đồng hồ

không có nhiều hơn một giờ.

I GNORE - Bỏ qua tất cả mọi thứ khác trong thời gian đó.

N O - Không phá vỡ hoặc làm gián đoạn

G IVE - Hãy tạo cho mình một phần thưởng khi thời gian kết thúc

Bạn thường làm gì?

Waiting time!

“Time is free, but it's priceless You can't own it, but you can use it You can't keep

it, but you can spend it Once you've lost

it, you can never get it back” HARVEY MACKAY

“Take time to deliberate, but when the time for action arrives, stop thinking and go.”

NAPOLEON BONAPARTE

“Your time is limited, so don't waste it living

someone else's life.” STEVE JOBS

“You may delay, but time will not.” BENJAMIN

FRANKLIN

Good lucks!