Bài giảng NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Thu thập TLLTa Lựa chọn tài liệu - Tiêu chuẩn lựa chọn - Loại hủy tài liệu b Thu thập và giao nộp tài liệu - Xác định nguồn và thành phần - Quy trình thu thập... Mục đích của XĐGT- Lựa c

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

TS Trần Phương Hoa Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn

Đại học Quốc gia Hà Nội

MỤC TIÊU

CỦA

CHUYÊN ĐỀ

Có kỹ năng thực hiện đúng các nghiệp vụ

LT

Trợ giúp, hướng dẫn thực hiện các nghiệp

vụ LT

Tham mưu cho lãnh đạo về CTLT

Có tư duy quản lý và kiểm soát công tác lưu trữ

Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ

Người đứng đầu cơ quan

Lãnh đạo trung gian

Nhân viên lưu trữ

Nhân viên văn thư

Các cán bộ, nhân viên khác

1 Thu thập TLLT

a) Lựa chọn tài liệu

- Tiêu chuẩn lựa chọn

- Loại hủy tài liệu

b) Thu thập và giao nộp tài liệu

- Xác định nguồn và thành phần

- Quy trình thu thập

a) Lựa chọn tài liệu (XĐGTTL)

- Mục đích XĐGT

- Tiêu chuẩn XĐGT

- Tiêu hủy tài liệu

Mục đích của XĐGT

- Lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ

- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

- Loại hủy tài liệu hết giá trị

Định nghĩa theo Luật Lưu trữ

“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”.

(Luật Lưu trữ năm 2011)

Tài liệu có giá trị lưu trữ

Tài liệu không có giá trị lưu trữ

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

(Điều 18 và 28, Luật Lưu trữ năm 2011)

- Lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

- Trình người có thẩm quyền ra quyết định

- Tổ chức tiêu hủy

- Lập và giữ lại hồ sơ về việc tiêu hủy (>20 năm)

Hội đồng Xác định giá trị tài liệu

 Chủ tịch Hội đồng: lãnh đạo cơ quan

 Thư ký Hội đồng: người làm lưu trữ ở cq

 Ủy viên Hội đồng: đại diện đơn vị có tài liệu và người am hiểu chuyên môn

b) Thu thập và giao nộp tài liệu

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Trong thời hạn

10 năm, kể từ năm công việc kết thúc

Quy trình thu thập vào LTCQ

Lập kế hoạch Xác định nguồn thành phần Quy định

Hoàn chỉnh và sắp xếp lên

giá

Lựa chọn mô hình quản lý lưu trữ

 Quản lý phân tán

 Quản lý tập trung

=> Nguyên tắc quản lý TẬP TRUNG

Giao nộp TLLT vào LTLS

 Các cơ quan là nguồn nộp lưu

 HS có thời hạn vĩnh viễn

 Trách nhiệm của LTLS

Trách nhiệm của LTLS

1 Lập kế hoạch thu thập TL (nguồn, thành phần)

2 Chuẩn bị giấy tờ (Mục lục hồ sơ, biên bản)

3 Thẩm định MLHS và Hồ sơ

4 Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị

5 Tiếp nhận và xếp lên giá

6 Lập biên bản bàn giao

Văn bản tham khảo

 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

 Thông tư 17/BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp

2 Chỉnh lý TLLT

2.1 Phân loại TLLT

2.2 Xác định thời hạn bảo quản cho HS LT

2.3 Tổ chức công cụ tra cứu

 Chỉnh lý TLLT là tổ chức lại tài liệu theo một phương

án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửahoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác địnhgiá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công

cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý

 Nội dung: Phân loại + XĐGT + Xây dựng CCTC

a) Khôi phục/chỉnh sửa/hoàn thiện hồ sơ

Phản ánh đúng quá trình giải quyết

Định nghĩa Hồ sơ

Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liênquan với nhau về một vấn đề, một sự việc, mộtđối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân

Các đặc trưng lập hồ sơ công việc

Cấu trúc tiêu đề HS

- Tên loại VB + Tác giả + Nội dung + Thời gian

- Hồ sơ + Vấn đề + Thời gian

- Hồ sơ + Nội dung + Tác giả + Địa điểm + Thời gian

- Hồ sơ + Tên người

Biên mục hồ sơ

- Biên mục bên ngoài: viết bìa HS (tên cơ quan, đơn vị,

tiêu đề hồ sơ, STT của HS và thời hạn bảo quản)

- Biên mục bên trong:

+ Chứng từ kết thúc: tất cả HS

+ Đánh số tờ: HS bảo quản 5 năm trở lên

+ Mục lục văn bản, tài liệu: HS vĩnh viễn

b) Phân chia tài liệu thành các nhóm và hệ thống hóa

Khối tài liệu hành chính

Khối tài liệu chuyên môn

Khối tài liệu Đảng – Đoàn thể

Các phương án phân loại TLLT

Các nhóm tài liệu cơ bản trong 1 cơ quan

6 Nhóm TL xây dựng cơ bản 13 Nhóm TL chuyên môn

7 Nhóm TL khoa học – công nghệ 14 Nhóm TL Đảng Đoàn thể

KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ LƯU TRỮ

1. Về hình thức của HS (bìa, cặp)

2. Về tiêu đề HS

3. Về mục lục văn bản trong HS

4. Về văn bản, tài liệu trong HS

5. Về sự đầy đủ thành phần tài liệu của HS

Hệ thống hóa tài liệu

- Sắp xếp theo đúng khung phân loại

- Đánh số cho từng hồ sơ

- Sắp xếp hồ sơ theo đúng trật tự

Văn bản tham khảo

Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000

Biên soạn bản hướng dẫn XĐGT TLLT

1. Lựa chọn TLLT

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

3. Nhóm tài liệu loại

2.2 Xác định thời hạn bảo quản HSLT

Thời hạn vĩnh viễn: HS kỷ niệm các ngày lễ lớn; HS tổng kết năm; HS xây dựng điều lệ tổ chức và Quy chế hoạt động; HS về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể cơ quan; Tổng hợp tình hình tai nạn lao động; Chuyển nhượng, thanh

lý tài sản nhà đất; HS xây dựng công trình nhóm A; Hội thảo, hội nghị khoa học; Các vụ án khiếu nại tố cáo nghiêm trọng; HS hướng dẫn về VTLT; HS đoàn

ra ký kết hợp tác

Thời hạn 70 năm: HS bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển, điều động nhân sự; HS

kỷ luật cán bộ; HS Đảng viên; HS xếp loại cơ sở Đảng;

Thời hạn 20 năm: Báo cáo tháng, quý, nửa năm, 9 tháng; HS quy hoạch cán bộ; Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch; HS nâng lượng; HS chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định;

HS đoàn ra đi hội thảo, triển lãm, tham quan, khảo sát; Sổ đăng ký văn bản đến; Hội nghị công chức, viên chức

Thời hạn 10 năm trở xuống: Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp; HS tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ; HS tổ chức thực hiện phong trào thi đua; HS hội nghị phổ biến công tác pháp chế, Hội nghị sơ kết quý, 6 tháng; HS cấp phát

đồ dùng, VPP;

Quy định của ngành (giáo dục, y tế, TNMT, xây dựng, tài chính, tư pháp, nông nghiệp, ngân hàng…)

Hướng dẫn 35-HD/VPTW ngày 18.10.2010 hướng dẫn thực hiện THBQ mẫu những tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh…

2.3 Tổ chức công cụ tra cứu

 Mục lục hồ sơ

 Phần mềm tra cứu

Lập Mục lục hồ sơ

XÂY DỰNG MỤC LỤC HỒ SƠ

VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác vănthư

 Xây dựng MLHS trên Excel để thuận tiệncho tra cứu

Yêu cầu Sản phẩm sau chỉnh lý

Hồ sơ hoàn

thiện Mục lục hồ sơ

Danh mục tài liệu loại

Các nguồn lực cần chuẩn bị cho

chỉnh lý TLLT

Cơ sở vật

chất Văn phòng phẩm

3 BẢO QUẢN TÀI LIỆU

a) Chuẩn bị kho tàng, trang

thiết bị

b) Nguyên tắc sắp xếp tài

liệu trong kho

c) Quy định/ Nội quy về bảo quản

d) Bảo quản dự phòng e) Tu bổ, phục chế

a) Chuẩn bị kho tàng, trang

thiết bị

 Nhiệt độ, độ ẩm: giấy (20 độ); ảnh (16 độ)

 Giá, cặp, hộp: tương thích với nhau

 Thiết bị phòng cháy chữa cháy

 Lối đi giữa các hàng giá

b) Sắp xếp tài liệu trong kho

- Vệ sinh tài liệu trước khi đưa vào kho và sắp xếp

lên giá, tủ

- Xếp tài liệu vào cặp hộp, dán nhãn

- Sắp xếp hồ sơ trên giá theo nguyên tắc từ trái

sang phải, từ trên xuống dưới

- Lập sơ đồ kho

c) Xây dựng quy chế, quy định

về công tác bảo quản

- Trách nhiệm bảo quản TLLT

- Kho tàng và trang thiết bị bảo quản TLLT

- Thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu

- Chế độ sử dụng tài liệu

- Quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Bảo quản tài liệu điện tử

- Chế độ bảo quản dự phòng

- Bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ

e) Tu bổ, phục chế

- Luật số 29/2018/QH14 về Bảo vệ Bí mật Nhà nước

- Thông tư 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định định mức kinh tế

kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản TLLT và vệ sinh TLLT trên nền giấy

- Công văn 998/VTLTNN-NV ngày 06.10.2020 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão

4 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT

a) Các hình thức cung cấp thông tin

b) Marketing lưu trữ

Cho mượn tài

liệu Cung cấp trực tuyến

Cung cấp qua bưu điện, điện

thoại

Giới thiệu về TLLT qua các hình thức khác

Các dịch vụ lưu trữ

Số hóa Bảo quản TLLT

Tư vấn

Tu bổ, phục chế tài liệu Dịch thuật tài liệu

Yêu cầu

Ứng dụng CNTT trong phục vụ sử dụng

Chủ động trong việc giới thiệu và cung

cấp thông tin TLLT

C CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Hệ thống văn bản quy định

Kế hoạch thực hiện

Chính sách thưởng – phạt Công cụ quản lý chất lượng

Phương pháp quản lý 5s

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY ĐỊNH

1. Luật Lưu trữ năm 2011

2. Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của

Luật Lưu trữ

3. Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế

công tác VTLT của cơ quan, tổ chức

4. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

D NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Tham mưu cho lãnh đạo để

thực hiện đầy đủ nghiệp vụ LT

Tổ chức tập huấn, hướng dẫn

cho cơ quan

Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ LT

Chủ động quảng bá, giới thiệu

về TLLT