Chương 1 MỤC LỤC Chuyên đề 1 Những hiểu biết chung về nghề thư ký và người thư ký văn phòng Trang 1 1 Khái niệm thư ký và thư ký văn phòng 7 1 1 1 Thư ký 7 1 1 2 Thư ký văn phòng 8 1 2 Những năng lực.
Khái niệm thư ký và thư ký văn phòng
Những năng lực và phẩm chất của người thư ký văn phòng
Nhiệm vụ của thư ký văn phòng
Phân loại thư ký văn phòng
Yêu cầu của tổ chức công tác thông tin
Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin
Phương pháp thu thập và chuẩn bị thông tin
Cung cấp thông tin
Tìm hiểu chính xác nhu cẩu cung cấp thông tin của lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp thông tin 26 2.3.2 Xác định thông tin cần cung cấp
cung cấp thông tin của lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp thông tin
2.3.2 Xác định thông tin cần cung cấp
Bảo quản và lưu giữ thông tin
Nghiệp vụ quản lý chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và người lãnh đạo
3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan và cho người lãnh đạo
Vai trò của chương trình, kế hoạch trong hoạt động quản lí
hoạch trong hoạt động quản lí
Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
Những việc cần thiết khi tiến hành xây dựng lịch và chương trình làm việc…… 32 3.5 Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong việc quản lý chương trình, kế 32-34
xây dựng lịch và chương trình làm việc 1.0
3.5 Trách nhiệm của thư ký văn phòng trong việc quản lý chương trình, kế hoạch công tác
Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội
Khái niệm và ý nghĩa của hội họp, hội thảo và lễ hội
Ý nghĩa của hội họp, hội thảo và lễ hội
Qui trình tổ chức hội họp, hội thảo và lễ hội
Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo
Các giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo và lễ hội
các cuộc họp, hội thảo và lễ hội
Công việc của thư ký văn phòng trong thời gian diễn ra cuộc họp, hội thảo và lễ hội 40 4.2.4 Công việc sau cuộc họp
phòng trong thời gian diễn ra cuộc họp, hội thảo và lễ hội
4.2.4 Công việc sau cuộc họp 0.5
Tổ chức các chuyến đi công tác 8 4 4
Mục đích của các chuyến đi công tác
Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác
Xếp lịch cho các chuyến đi 44-45 5.3.2 Nắm vững những thông tin cần thiết về chuyến đi
5.3.2 Nắm vững những thông tin cần thiết về chuyến đi
Giải quyết các thủ tục hành chính cho đoàn đi công tác
chính cho đoàn đi công tác
Những công việc của thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác 46 1 Công việc trước khi đoàn đi công tác
Công việc trong khi đoàn đi công tác
Sau khi lãnh đạo đi công tác về
Nghiệp vụ giao tiếp hành chính của người thư ký văn phòng 10 5 4 1
6.1 Giao tiếp và những yếu tố liên quan đến giao tiếp 0.5
Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính
Đảm bảo sự hài hoà về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp
ích giữa các bên tham gia giao tiếp
Đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể lựa chọn và quyết định 50 6.2.3 Coi trọng và vận dụng tốt các qui phạm khách quan trong giao tiếp…
tượng giao tiếp có thể lựa chọn và quyết định
6.2.3 Coi trọng và vận dụng tốt các qui phạm khách quan trong giao tiếp
Coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ
Các kỹ năng giao tiếp
Các nghiệp vụ giao tiếp trong hoạt động của thư ký văn phòng
Tiếp khách
6.4.1.3 Xử lý các tình huống khi tiếp khách
Giao tiếp qua điện thoại
6.4.2.1 Những ưu điểm và hạn chế khi giao tiếp qua điện thoại
6.4.2.2 Một số nguyên tắc khi giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua việc soạn thảo và xử lý các thư từ, văn bản
xử lý các thư từ, văn bản
Chuyên đề 7 Nghiệp vụ lễ tân 10 5 5
7.1 Khái niệm, ý nghĩa của công tác lễ tân 0.5
Một số nghiệp vụ lễ tân
Các loại tiệc
Cách đặt tiệc và tổ chức tiệc chiêu đãi
Phòng tiếp khách và phòng tổ chức tiệc chiêu đãi
Món ăn tại tiệc ngồi 77 7.4.5 Đồ uống trong tiệc ngồi 79-83
7.4.5 Đồ uống trong tiệc ngồi
Tổng số tiết của học phần 60 30 28 2
5 Điều kiện tiên quyết: Kỹ thuật soạn thảo văn bản
6 Khoa phụ trách giảng dạy: Khoa Quản trị văn phòng
7 Mục tiêu của học phần
Trang bị kiến thức nền tảng giúp sinh viên hiểu rõ về nghề thư ký và vai trò của người thư ký văn phòng Sinh viên sẽ nắm vững các nghiệp vụ chính như thu thập thông tin, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, hội thảo và công tác lễ tân Những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động văn phòng hiệu quả và chuyên nghiệp.
Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có khả năng vận dụng chính xác và khoa học các kiến thức đã học vào thực tiễn công tác Điều này giúp họ ứng dụng kiến thức một cách hiệu quả trong môi trường làm việc, đáp ứng yêu cầu công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành nghề.
Sau khi hoàn thành học phần, sinh viên sẽ hiểu rõ vai trò và vị trí của người thư ký văn phòng trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức Điều này giúp sinh viên có thái độ đúng đắn khi tiếp cận nghề thư ký văn phòng, nhận thức được tầm quan trọng của vai trò này trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Quy nạp kết hợp với diễn giải và lý luận thực tiễn là phương pháp hiệu quả trong giảng dạy và thảo luận Việc sử dụng tư duy logic cùng các phương pháp pháp như thuyết trình, nêu vấn đề, phân tích giúp nâng cao khả năng hiểu và vận dụng kiến thức Kết hợp các phương pháp này tạo ra môi trường học tập tích cực, thúc đẩy tư duy phản biện và phát triển kiến thức một cách toàn diện.
8 Mô tả vắn tắt, nội dung học phần
Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về nghề thư ký văn phòng, nhiệm vụ và đặc điểm lao động của người thư ký Sinh viên sẽ học các nghiệp vụ quan trọng như cung cấp thông tin, giao tiếp hành chính, và tổ chức hội nghị, hội thảo Chương trình gồm 7 chuyên đề chính giúp nâng cao kỹ năng thực tiễn và chuẩn bị cho công việc trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp.
Chuyên đề 1 Những hiểu biết chung về nghề thư ký và người thư ký văn phòng
Chuyên đề 2 Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo
Chuyên đề 3 Nghiệp vụ quản lý chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và người lãnh đạo
Chuyên đề 4 Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội
Chuyên đề 5 Tổ chức các chuyến đi công tác
Chuyên đề 6 Nghiệp vụ giao tiếp hành chính của người thư ký văn phòng
Chuyên đề 7 Nghiệp vụ lễ tân
+ PGS.TS Vũ Thị Phụng (2012), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội
+ GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;
+ TS Trần Hoàng (2011), Kỹ năng thực hành văn hóa công sở, lễ tân và nghi thức nhà nước ở cơ quan, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội;
+ Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội (2002), Giáo trình Kỹ năng giao tiếp và đàm phán kinh doanh;
+ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất bản Giao thông vận tải;
+ Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản,
Nhà xuất bản Hà Nội
Việc đánh giá kết quả học tập của sinh viên được thực hiện dựa trên Quy chế 43 của Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng với quy chế đào tạo của Trường Đại học Hải Dương Các tiêu chuẩn đánh giá nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo và cung cấp phản hồi chính xác về năng lực học tập của sinh viên Việc áp dụng các quy định này giúp đảm bảo minh bạch, công bằng trong quá trình đánh giá và nâng cao chất lượng giáo dục tại trường.
Phương pháp đánh giá học phần bao gồm ba bài kiểm tra định kỳ trong một tiết học với hệ số 1, trong đó trung bình các bài kiểm tra chiếm 20% điểm số Điểm chuyên cần cũng được tính vào kết quả cuối cùng với trọng số 10% Ngoài ra, bài thi kết thúc học phần có trọng số lớn nhất là 70%, giúp xác định điểm tổng kết học phần dựa trên trung bình các kiểm tra định kỳ, điểm chuyên cần và điểm thi cuối kỳ.
Kết quả đánh giá học phần được thông tin công khai cho sinh viên biết sau khi thi kết thúc học phần 7 ngày
NỘI DUNG BÀI GIẢNG Chuyên đề 1
NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ NGHỀ THƯ KÝ VÀ NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
Trang bị kiến thức cơ bản về nghề thư ký là yếu tố quan trọng để đảm bảo năng lực và phẩm chất chuyên môn Người thư ký văn phòng cần hiểu rõ các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả Ngoài ra, việc nắm vững các yêu cầu về năng lực, kỹ năng giao tiếp, tổ chức, và quản lý thời gian giúp nâng cao hiệu suất làm việc Kiến thức về quy trình công việc, kỹ thuật sử dụng phần mềm văn phòng và quản lý hồ sơ cũng là những yếu tố không thể thiếu để phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực thư ký văn phòng.
Sinh viên cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nghề thư ký và thư ký văn phòng, đồng thời nắm vững các yêu cầu về năng lực và phẩm chất cần có của người thư ký văn phòng Kỹ năng này giúp sinh viên chuẩn bị tốt hơn cho công việc, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn và nâng cao hiệu quả công việc trong môi trường văn phòng.
Giúp sinh viên hiểu rõ xu hướng phát triển nghề thư ký hiện nay và những yêu cầu của xã hội đối với ngành nghề này, từ đó hình thành thái độ nghiêm túc và ham học hỏi để đáp ứng tốt những thay đổi và cơ hội trong lĩnh vực hậu cần văn phòng.
Sinh viên cần đọc kỹ tài liệu học tập "Nghiệp vụ thư ký văn phòng" xuất bản bởi Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2012, bắt đầu từ trang 5 đến trang 38, trước khi bắt đầu học chuyên đề 1 để nắm vững kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư ký văn phòng.
Sau khi học xong SV cần trả lời được các câu hỏi:
1 Thư ký văn phòng cần có những phẩm chất nào để đáp ứng được nghề nghiệp?
2 Thư ký văn phòng cần có những năng lực cần thiết nào?
3 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng?
Quy nạp kết hợp với diễn giải là phương pháp hiệu quả để kết hợp lý luận với thực tiễn, giúp người học hiểu sâu hơn về nội dung Việc áp dụng tư duy logic cùng các phương pháp pháp lý như thuyết trình, nêu vấn đề, phân tích và giảng dạy qua thảo luận thúc đẩy khả năng tư duy phản biện và khả năng ứng dụng kiến thức trong thực tế Kết hợp những phương pháp này giúp tối ưu quá trình học tập và nâng cao hiệu quả truyền đạt kiến thức trong môi trường giáo dục.
* TÀI LIỆU HỌC TẬP VÀ THAM KHẢO
+ PGS.TS Vũ Thị Phụng (2012), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, [tr5 - tr38];
+ Trần Hoàng, Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời (2003), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, [tr8 - tr23]
1.1 Khái niệm thư ký và thư ký văn phòng
Lịch sử nghề thư ký có dấu ấn từ hàng trăm năm trước, gắn liền với sự phát triển của chủ nghĩa tư bản Thuật ngữ "thư ký" trong tiếng Anh là "secretary", ám chỉ những người làm việc trong văn phòng và đảm nhiệm vai trò quan trọng trong quản lý công việc như xử lý thư từ, lập trình đánh máy, lưu trữ chứng từ và tổ chức các cuộc hẹn để hỗ trợ lãnh đạo.
Thư ký theo Hiệp hội Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế (IPS) là người hỗ trợ cấp quản trị, thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng và có khả năng chịu trách nhiệm độc lập mà không cần kiểm tra trực tiếp Họ có óc phán đoán, sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Tại Việt Nam, nghề thư ký bắt đầu có cơ hội phát triển rõ ràng từ khoảng năm.
Năm 1986 đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong lịch sử kinh tế Việt Nam với chính sách đổi mới, chuyển đổi cơ cấu kinh tế từ nền kinh tế tập trung, quan liêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Đây là thời điểm đất nước bắt đầu thúc đẩy phát triển kinh tế dựa trên cơ chế thị trường nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và cải thiện đời sống nhân dân Chính sách này đã mở ra cơ hội thu hút đầu tư trong và ngoài nước, thúc đẩy sự phát triển của các ngành kinh tế đa dạng và toàn diện hơn Việc chuyển đổi này góp phần quan trọng vào quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong giai đoạn tiếp theo.