Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng - TS. Nguyễn Lệ Nhung

Căn cứ vào phạm vi quản lý TL đã được TW quy định, nguồn nộp lưu TL vào các kho LT cấp ủy các cấp như sau:- Kho lưu trữ TW Đảng gồm: + Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc; + Ban Chấp hành Tr

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐẢNG

Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung

ĐT 0912581997

Nguyên tắc quản lý c/tác lưu trữ Đảng

• Tập trung toàn bộ tài liệu Phông

lưu trữ ĐCSVN vào bảo quản

trong mạng lưới các trung tâm

• Văn phòng TW Đảng chịu trách nhiệm trước TW

Đảng thực hiện QLNN về lưu trữ của Đảng và các

XH trong phạm vi thuộc địa phương mình.

• Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức CT - XH phải

có LT hiện hành để quản lý HS, TLLT của CQ, TC

mình.

Các phần mềm ứng dụng CNTT vào c/tác lưu trữ Đảng

- Quản lý các phông và sưu tập lưu trữ

- Quản lý các mục lục hồ sơ lưu trữ

- Quản lý văn kiện Đảng

- Quản lý các văn bản chủ yếu trong lưu

trữ

- Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ

Những khâu nghiệp vụ chủ yếu

1 Công tác thu thập, bổ sung TL

2 Công tác phân loại TL

C/TÁC THU THẬP BỔ SUNG TL VÀO

LT HH VÀ LTLS

1 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc

2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu

trữ hiện hành của cơ quan

Căn cứ vào phạm vi quản lý TL đã được TW quy định, nguồn nộp lưu TL vào các kho LT cấp ủy các cấp như sau:

- Kho lưu trữ TW Đảng gồm:

+ Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc;

+ Ban Chấp hành Trung ương;

+ Các cơ quan tham mưu giúp việc Ban

Chấp hành Trung ương;

+ Các CQ sự nghiệp của Đảng ở TW: Báo

Nhân dân, T/chí Cộng sản, Học viện CT -

HC QG Hồ Chí Minh, Nhà XB Chính trị

Quốc gia-Sự thật;

Nguồn nộp lưu TL vào Kho LT TW Đảng

+ Các tổ chức Đảng trực thuộc BCHTW: các ĐU, ĐĐ, BCS đảng;

+ Các tổ chức CT-XH ở TW;

+ Các đ/chí ủy viên BCT, BBT, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, các đ/chí ủy

viên BCHTW Đảng, BCT đồng thời là

CB lãnh đạo chủ chốt của NN, của các

tổ chức CT-XH.

Kho lưu trữ cấp ủy tỉnh, thành phố gồm:

+ Đại hội ĐB Đảng bộ tỉnh, thành phố;

+ BCH Đảng bộ tỉnh, thành phố ;

+ Các cơ quan tham mưu, giúp việc tỉnh,

thành ủy; báo, nhà xuất bản, trường

chính trị tỉnh.

+ Các ĐU, ĐĐ, BCS đảng tỉnh, thành ủy;

+ Các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh.

- Kho LT cấp ủy huyện, quận, thị xã gồm:

+ Đại hội ĐB Đảng bộ huyện;

• Về loại hình TL: bao gồm TL giấy, tài liệu KHKT, TL nghe nhìn

• Về thể loại, thể thức VB, bao gồm: TL bản chính, bản sao có giá trị như bản chính, bản gốc, bản thảo nghị quyết, chỉ thị, thông báo, đề án, công văn,…

• về giá trị TL, bao gồm: những TL đã được xác định THBQ lâu dài và vĩnh viễn.

2 Thành phần TL nộp lưu vào LTLS

* Kho lưu trữ TW Đảng

• - Tài liệu Đại hội ĐB toàn quốc của Đảng: giao nộp ngay sau khi Đại hội kết thúc;

• - Tài liệu của BCHTW: giao nộp sau một năm văn thư.

• - Tài liệu của các CQ tham mưu giúp việc, các CQ sự

nghiệp của Đảng ở TW, các ĐĐ, BCS, các ĐU trực thuộc BCHTW: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ BCHTW;

• - Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở TW: giao nộp sau 2 nh/kỳ của tổ chức.

• - Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện TW quản lý: giao nộp vào kho LT sau khi cán bộ, đảng viên đó qua đời.

Thời hạn giao nộp TL vào KLT cấp ủy các cấp

• Tài liệu đại hội ĐB tỉnh, thành phố: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc

• Tài liệu của tỉnh, thành ủy, VP tỉnh, thành ủy: giao nộp sau 1 năm văn thư.

• Tài liệu của các CQ tham mưu, giúp việc tỉnh ủy,

thành ủy trừ VP tỉnh thành ủy), các ĐĐ, BCS đảng,

ĐU trực thuộc: giao nộp sau 1 nh/kỳ tỉnh, thành ủy.

• Tài liệu của các tổ chức CT-XH ở cấp tỉnh: giao nộp

sau 1 nh/kỳ của tổ chức.

• Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện tỉnh, thành ủy

quản lý: giao nộp vào kho LT tỉnh, thành uỷ khi cán bộ, đảng viên đó qua đời.

* Kho lưu trữ tỉnh, thành ủy

• - Tài liệu Đại hội ĐB Đảng bộ huyện: giao nộp ngay sau khi ĐH kết thúc

• - Tài liệu của HU, VPHU: giao nộp sau 1 năm văn thư.

• - Tài liệu các CQ tham mưu, giúp việc huyện, quận, thị, thành uỷ (trừ VP huyện, quận, thị, thành ủy): giao nộp sau 1 nh/kỳ HU.

• - Tài liệu của các tổ chức CT-XH cấp huyện, cơ sở xã, phường: giao nộp sau 1 nh/kỳ tổ chức.

• - Tài liệu các TCCS đảng: giao nộp sau 1 nhiệm kỳ

TCCS đảng.

• - Hồ sơ cán bộ, đảng viên thuộc diện HU quản lý: giao

* Kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy

2.4 Phương pháp tiến hành

• Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu

• Tổ chức tiếp nhận tài liệu

3 Tổ chức sưu tầm, bổ sung những TL còn thiếu

3.1 Xác định những TL còn thiếu

3.2 Xác định nguồn sưu tầm

3.3 Biện pháp sưu tầm

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU CỦA ĐẢNG

1 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc

trưng phân loại TL

2 Phân loại TL Phông Lưu trữ ĐCSVN

1 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, đặc trưng phân loại TL

1.1 Khái niệm

1.2 Yêu cầu

1.3 Nguyên tắc

1.4 Đặc trưng

2 Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN

2.1 Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVN

2.2 Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN2.3 Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN

2.1 Khái niệm Phông Lưu trữ ĐCSVN

• Phông Lưu trữ ĐCSVN là toàn bộ TLLT được

hình thành trong quá trình h/động của các

CQ, TC của ĐCSVN, tổ chức tiền thân của

Đảng, tổ chức CT-XH; tài liệu về thân thế, sự

nghiệp và h/động của Chủ tịch Hồ Chí Minh,

của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng,

các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng

thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của NN,

của các tổ chức CT-XH.

2.2 Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN

- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng; các

tổ chức tiền thân của các tổ chức CT-XH;

- Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và Đại hội

Đảng bộ các cấp; tài liệu của các BCS Đảng,

ĐĐ, các ban, báo, tạp chí, trường đảng, trường chính trị, nhà xuất bản của ĐCSVN (trước kia

là Đảng Cộng sản Đông Dương, Đảng Lao động Việt Nam);

- Tài liệu của các tổ chức CT-XH kể từ ngày thành lập;

- Tài liệu của TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy đã giải thể;

- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và h/động của Chủ tịch HCM, các lãnh thụ tiền bối của Đảng, các đ/chí lãnh đạo Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của NN và của tổ chức CT-XH; các cán bộ, đảng viên tiêu biểu của Đảng (do

BBTTW Đảng quy định);

- Hồi ký cách mạng của các đ/chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các cán bộ lão thành cách mạng;

2.2 Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN (tiếp theo)

2.2 Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN (tiếp theo)

- Tài liệu về h/động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế có liên

quan đến Đảng ta; về những quan hệ giữa đảng

ta với các đảng, các tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đã h/động trên đất nước ta và những đảng viên tiêu biểu của Đảng

ta làm nhiệm vụ quốc tế ở các nước khác

- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến h/động của

Đảng ta và của các đoàn thể cách mạng

2.3 Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN

Việc phân loại TL Phông LT ĐCSVN

được thực hiện ở 3 cấp độ:

- Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN

để xác định màng lưới các kho lưu trữ.

- Phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ cấp ủy.

- Phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ.

Hệ thống các kho lưu trữ của Đảng gồm:

- Kho Lưu trữ TW Đảng do Cục Lưu trữ VPTW

Phân loại TL trong từng kho LT cấp ủy theo phông lưu trữ

Khái niệm phông lưu trữ

Các loại phông lưu trữ

Xác định các phông trong từng kho lưu

trữ cấp ủy

Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:

- Các phông ĐHĐB toàn quốc của Đảng, Hội

nghị đại biểu toàn quốc của Đảng giữa nhiệm kỳ

- Phông BCHTW Đảng

- Các phông CQ tham mưu giúp việc, các ĐU

trực thuộc BCHTW còn đang hoạt động

- Các phông TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy, ban và ĐU trực thuộc TW đã giải thể

Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:

(tiếp)

- Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh

- Các phông cá nhân lãnh đạo Đảng, NN,

các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng.

- Các sưu tập: Sưu tập tổ chức tiền thân,

Sưu tập hội nghị thành lập Đảng; Sưu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng

Ở các kho LT tỉnh, thành ủy có các phông LT sau

- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp tỉnh (gồm TL đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh và TL tỉnh ủy).

- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy.

- Các phông ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy.

- Các phông tổ chức CT-XH cấp tỉnh.

- Phông trường chính trị tỉnh.

- Phông báo đảng tỉnh.

- Phông tỉnh ủy, thành ủy đã giải thể.

- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; các ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy; trường Đảng tỉnh đã giải thể.

- Phông liên hợp các BCS đảng cấp tỉnh

Ở các kho LT huyện, quận, thị, thành ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy có các phông LT sau:

- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp huyện (bao gồm tài liệu đại hiệu đại biểu đảng bộ huyện, tài liệu BCH Đảng

bộ huyện).

- Các phông CQ tham mưu, giúp việc HU

- Phông trường chính trị huyện.

- Phông liên hợp các ĐU (khối cơ quan) trực thuộc HU

- Các phông đảng bộ, chi bộ cơ sở (xã, phường, thị

trấn).

- Các phông tổ chức CT-XH cấp huyện.

- Các phông liên hợp các tổ chức CT-XH cấp cơ sở

trực thuộc.

3.3 Phân loại TL trong một phông LT

• Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

1 Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL

2 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

4 Xây dựng các công cụ xác định

giá trị tài liệu

5 Tổ chức xác định giá trị tài liệu

1 Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL

1.1 Khái niệm

1.2 Yêu cầu

2 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

2.1 Nguyên tắc tính đảng

2.2 Nguyên tắc lịch sử

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

3.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

3.2 Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu

3.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành

3.6 Tiêu chuẩn mức độ đầy đủ tài liệu của phông lưu trữ

3.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu 3.8 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu 3.9 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác

và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu.

4.5 Quy chế XĐGTTL

4.6 Danh mục các sự kiện lịch sử

4.7 …

5 Tổ chức XĐGTTL

5.1 Các giai đoạn XĐGTTL

• - XĐGTTL trong các CQ, TC là lựa chọn TL có giá trị khi lập HS để nộp lưu vào LTHH của

CQ.

• XĐGTTL trong LTHH là kiểm tra lại giá trị các

HS đã nhận từ các đơn vị, cá nhân trong CQ,

TC giao nộp và lựa chọn HS nộp lưu vào

LTLS.

• XĐGTTL trong LTLS là kiểm tra lại giá trị của các HS đã nhận từ LTHH của CQ và xem xét lại giá trị của các HS hết THBQ để loại huỷ

5.2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng XĐGTTL thuộc Phông LT

ĐCSVN được thành lập tại VPTW Đảng, các CQ Đảng trực thuộc TW, các tổ

chức CT-XH ở TW, các kho LT tỉnh,

thành uỷ và các kho LT huyện, quận,

thị uỷ

Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng XĐGTTL

- Xét duyệt và quyết định THBQ

- Kiểm tra xem xét theo định kỳ THBQ TLLT

- Xét huỷ tài liệu đã hết giá trị lưu giữ và

giám sát việc loại huỷ tài liệu.

• + Đại diện LTCQ làm uỷ viên;

• + Đại diện đơn vị có TL làm ủy viên.

- Đối với các kho LT tỉnh uỷ, thành uỷ,

huyện, quận, thị uỷ:

+ Đ/c PBT thường trực cấp uỷ làm chủ tịch Hội đồng;

+ Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT

làm uỷ viên;

+ Đ/c trưởng kho LT làm uỷ viên;

+ Đại diện đơn vị có TLLT nộp lưu vào kho

LT cấp ủy làm uỷ viên.

3 Lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL

- Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục

hồ sơ, tài liệu được kiến nghị giữ lại bảo quản

và Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị Đối với Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;

- Hội đồng họp thảo luận tập thể và biểu quyết

theo đa số;

- Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ

quan, tổ chức quyết định

5.3 Qui trình xét loại huỷ tài liệu

- Trình DMTL hết giá trị cho Hội đồng XĐGTTL

- Hội đồng XĐGTTL họp và lập BB họp Hội đồng

- Gửi c/văn đề nghị và toàn bộ HS xét huỷ xin ý

kiến CQ LT cấp trên

-Người đứng đầu CQ, TC có TL xét loại huỷ ra

quyết định cho loại huỷ TL hết giá trị trên cơ sở kết luận của Hội đồng XĐGTTL và ý kiến của

CQ LT cấp trên

- Tiến hành loại huỷ tài liệu

- Lập hồ sơ xét huỷ TL và lưu giữ vĩnh viễn trong

I Khái niệm, mục đích, yêu cầu,

1 Khái niệm

• Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý

2 Mục đích

• Tổ chức sắp xếp TL đưa ra chỉnh lý 1 cách khoa học

• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL

• Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện bảo quản TL

3 Yêu cầu

Sau khi chỉnh lý, TL phải đạt được yêu cầu sau:

• Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu)

• Đối với LTHH: xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu

• Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và

TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ

• Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu

• Lập MLHS tài liệu (đáp ứng nhu cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác)

• Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ

II Các công việc chuẩn bị chỉnh lý

1 Giao nhận tài liệu

2 Khảo sát tài liệu

3 Thu thập, bổ sung tài liệu

4 Biên soạn các văn bản h/dẫn chỉnh lý và

lập KH chỉnh lý

1 Giao nhận tài liệu

Nội dung: Quá trình xuất TL ra khỏi kho

để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận TL Việc giao nhận TL phải được lập thành BB

Mục đích của v iệc lập BB giao nhận TL:

- Quản lý chặt chẽ khối TL được xuất khỏi kho.

- Để truy cứu tr/nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với TL.

2 Khảo sát tài liệu

* Nội dung khảo sát:

• Tên phông, giới hạn thời gian của TL trong phông

• Khối lượng TL đưa ra chỉnh lý (? m giá, cặp, bó, gói, hồ sơ )

* Mục đích khảo sát

• Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP

• Chọn ph/án phân loại được phù hợp

• Viết các bản h/dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý

• XĐGTTL của phông

• Lập kế hoạch chỉnh lý

• Tiến hành sưu tầm TL còn thiếu

• Chủ động chuẩn bị CSVC cho đợt chỉnh lý

3 Thu thập, sưu tầm TL còn thiếu

• Thông qua khảo sát TL, có thể thấy TL của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung

• Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:

- Các đơn vị tổ chức có TL trong phông

- Các CB được giao nh/vụ giải quyết công việc

- CB, CC đã nghỉ hưu hoặc chuyển c/tác

- CQ chủ quản cấp trên hoặc CQ trực thuộc

4 Thu thập, bổ sung TL còn thiếu

• Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:

- Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý

5.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP

• LSĐVHTP: là bản tóm tắt quá trình h/ động,

ch/năng, nh/vụ, qu/hạn, CCTC qua các thời

kỳ lịch sử của CQ tạo ra phông TL

• LSP: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm TL

của phông LT

5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS

• Bản h/dẫn phân loại TL của phông: hướng dẫn

cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ

5.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tiếp theo)

• Bản hướng dẫn LHS: hướng dẫn chi tiết về:

- Ph/pháp tập hợp VB

- Cách sắp xếp VB trong HS

- Cách đánh số tờ

- Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản)

- Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa HS)

)

5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý

• Để việc chỉnh lý TL được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ => phải lập kế hoạch chỉnh lý

• Kế hoạch chỉnh lý là 1 VB dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và CSVC phục vụ cho việc chỉnh lý