Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ cđ phương đông

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá

CHƯƠNG I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ

VÀ LƯU TRỮ HỌC

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ”

1 Khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản”

Hiện nay có nhiều định nghĩa và cách giải thích về khái niệm “tài liệu” Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quôc Hội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau:

Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến ở một

số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin và

hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) được định nghĩa như sau :

Tài liệu “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý

như một đơn vị-một thể thống nhất”

Định nghĩa này được sử dụng để quản lý các hồ sơ, tài liệu ở Canada

Ví dụ, trong bản Báo cáo về “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn

và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” được định nghĩa như sau :

“ Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media)

Với cách định nghĩa trên đây, khái niệm tài liệu được hiểu rất rộng Trong bài giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa của Luật lưu trữ Việt Nam Để làm sáng tỏ định nghĩa về “Tài liệu”, cần làm rõ thêm về khái niệm “Văn bản” (Record) Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài

liệu”), được hiểu là: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến

hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”

2 Khái niệm “tài liệu lưu trữ”:

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản

CPD

College

gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

3 Khái niệm “hồ sơ”:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:

+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ

+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

Cả hai ý này chỉ ra rằng :

Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc Có nghĩa là hồ

sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó) Thống nhất được quan điểm này không chỉ có

ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng:

“lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”

Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và

lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao

Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch

hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ

Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, chỉ đúng khi

CPD

College

dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản Chúng ta không được coi việc này

là lập hồ sơ trong lưu trữ Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ

4 Các loại hồ sơ cơ bản:

Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại

hồ sơ sau:

- Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật

về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân

cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh )

- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án

của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân

5 Khái niệm “Lập hồ sơ”:

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định

II TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Từ khi chữ viết ra đời, loài người được trang bị một phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép các hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức về tự nhiên, xã hội Chữ viết là cơ sở để lập ra các loại văn tự (văn bản) Do nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, cũng như giao dịch giữa người với người trong xã hội nên các loại văn bản đã hình thành và phát triển rất đa dạng Văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các mệnh lệnh của giai cấp thống trị đến mọi người Văn bản đã trở thành căn

cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc Con người ngày càng nhận thức được tầm

CPD

College

quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện

Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arche” có nghĩa là nơi làm việc của chính quyền, sau đó thuật ngữ này được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Điều này phù hợp với thực tế về sự hình thành văn tự trong chế độ chiếm hữu nô lệ ở Hy Lạp, ở đó văn tự được dùng khá phổ biến, là phương tiện điều hành tổ chức hoạt động của chính quyền từ trung ương đến địa phương

Từ đất nước Hy Lạp, thuật ngữ lưu trữ được mở rộng phạm vi sử dụng đến các nước châu Âu khác như Anh, Pháp, Nga…

Ở Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ có nghĩa là cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại Đối tượng được cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại là công văn, giấy tờ

Trên cơ sở thuật ngữ lưu trữ và đối tượng được lưu trữ, khái niệm tài liệu

lưu trữ được hình thành

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được đưa vào bảo quản trong các phòng kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… của toàn xã hội

2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh các sự kiện, các hiện tượng tự nhiên, xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ Tài liệu được hình thành do nhu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, khi giải quyết xong công việc mới lựa chọn để lưu trữ, như vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin về những việc đã giải quyết xong

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc Trong trường hợp không có bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính; tài liệu hình thành do nhu cầu lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ đươc giao của từng cơ quan, là bằng chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động của từng cơ quan, tổ chức, do vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ để khẳng định sự tin cậy chính xác của tài liệu Tuy nhiên đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiếm, trong thời kỳ

CPD

College

các cơ quan tổ chức của Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt

Tài liệu khi đưa vào bảo quản trong phòng kho lưu trữ đã được lựa chọn, chỉ lưu trữ những tài liệu phản ánh chính xác các sự kiện lịch sử, các hiện tượng

tự nhiên, hoạt động x hội, hoạt động của cơ quan, đơn vị

Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

3 Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt đời sống, hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, vì vậy bao gồm nhiều loại hình khác nhau Để quản lý một cách khoa học các loại tài liệu lưu trữ, phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích hợp để quản lý tốt từng loại tài liệu

Dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương pháp hình thành, nội dung tài liệu, mục đích sử dụng và loại hình văn bản, tài liệu lưu trữ được chia thành các loại

sau:

a Tài liệu hành chính

Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức có nội dung phản ánh quá trình và kết quả tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, phản ánh hoạt động về

tổ chức quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự…

Tài liệu hành chính bao gồm nhiều loại tùy thuộc vào các giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia Ở nước ta, thời kỳ phong kiến có các loại văn bản như: sắc, dụ, biểu, chiếu, tấu, sớ, đề…

Hiện nay, trong hoạt động quản lý nhà nước có nhiều loại văn bản hình thành như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông

tư, chỉ thị…

b Tài liệu khoa học công nghệ

Hình thnh trong hoạt động của các cơ quan thiết kế, thi công xây dựng, thiết kế, chế tạo máy móc, sản phẩm công nghiệp, trong hoạt động của các cơ quan trắc địa, địa chất, các trạm khí tượng, thủy văn, thiên văn, và trong hoạt động nghiên cứu khoa học của các cơ quan, đơn vị, cá nhân

Tài liệu khoa học công nghệ có nội dung phản ánh các hoạt động trong lĩnh vực khoa hoc, kỹ thuật và công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp về quá trình và kết quả điều tra, thăm dò, khảo sát tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản

CPD

College

Tài liệu khoa học công nghệ bao gồm các loại như: bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ, bản đồ, các bản thuyết minh, tính toán và các tài liệu khác

c Tài liệu nghe nhìn

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn hình thành và phát triển nhanh chóng và trở nên phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan đơn vị và trong đời sống xã hội hiện nay Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi âm, đĩa ghi hình Tài liệu nghe nhìn được hình thành bằng các phương pháp quay phim, chụp hình, ghi âm cơ giới, ghi âm cảm quang, ghi âm kỹ thuật số, ghi hình;

có khả năng ghi và làm tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh, tạo nên sự hấp dẫn, sinh động, cụ thể, tạo sự tin cậy cho người sử dụng và ngày càng chiếm

vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia

d Tài liệu văn học nghệ thuật

Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thnh trong hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, các họa sĩ, nhạc sĩ, nghệ sĩ ; Phản nh qu trình v kết quả hoạt động sáng tạo trong lĩnh vực văn học và nghệ thuật

Ti liệu văn học nghệ thuật bao gồm bản thảo, bản nhp, bản gốc của các tác phẩm văn học, nghệ thuật

e Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ

Là những tài liệu hình thnh trong hoạt động của các cá nhân nổi tiếng, điển hình Bao gồm ti liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, cc cơng trình nghin cứu sng tạo của c nhn Tài liệu về các hoạt động văn hóa xã hội của cá nhân, thư từ, các bài viết, công trình nghin cứu về c nhn…

4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…

a Về chính trị

Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch Giai cấp tư sản sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa Các quốc gia trên thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại

âm mưu xâm lược của ngoại bang

Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bản chất bóc lột tàn bạo của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động Chính Các Mác, V.I

Lê Nin là những người đã sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng như Bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn “Bản án chế độ thực dân Pháp” (in năm 1925 tại Pari) đã sử dụng tài liệu lưu

CPD

College

trữ để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các nước thuộc địa khác Cuốn sách đã góp phần không nhỏ thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, nhân dân các nước thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp

Ngày nay Đảng và Nhà nước ta đã và đang sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nươc, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước Tài liệu lưu trữ được sử dụng, nghiên cứu để đề ra các chủ trương, chính sách, kế hoạch xây dựng và phát triển đất nước; tuyên truyền cho các chủ trương chính sách; để giới thiệu tuyên truyền nhằm tăng cường sự hiểu biết, củng cố tình đoàn kết, hữu nghị giữa nhân dân ta

và nhân dân các nước trên thế giới

b Về kinh tế

Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển) làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc; làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công các công trình xây dựng

cơ bản (nhà ga, đường sá, công trình thủy lợi, nhà ở…), để quản lý và sửa chữa các công trình Tài liệu lưu trữ được nghiên cứu sử dụng để rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế, rút kinh nghiệm trong quá trình lao động sản xuất của các ngành, các cơ quan

c Về nghiên cứu khoa học

Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên, xã hội và tư duy Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, các quốc gia, các địa phương, các ngành, hoặc các sự kiện cần phải nghiên cứu sử dụng nhiều nguồn tư liệu khác nhau trong đó tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, chính xác nhất Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng tin cậy

để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử

d Ý nghĩa về văn hóa

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa đã để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa…, tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự cùng với việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Một dân tộc xuất hiện chữ viết sớm,

có nhiều văn tự được lưu giữ chứng tỏ dân tộc đó có chữ viết sớm, có nền văn hóa lâu đời

CPD

College

Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác là nguồn thông tin phong phú để mọi người hiểu biết về truyền thống văn hóa của dân tộc

từ đó xây dựng một nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc

e Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân

Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân

Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa đáp ứng các yêu cầu phục vụ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, vừa có ý nghĩa lịch sử, phản ánh lịch sử phát triển của đất nước, của dân tộc, của các ngành, các địa phương, phản ánh quá trình xây dựng và phát

triển của các cơ quan đơn vị

III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan đơn vị, của bộ máy nhà nước

Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học Để lựa chọn được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp

2 Vị trí, tính chất của công tác lưu trữ

a Vị trí

Công tác lưu trữ là là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ - một bộ phận tài sản quan trọng của các cơ quan đơn vị, của nhà nước Việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan đơn vị, liên quan trực tiếp đến việc nghiên cứu đề ra các chủ trương chính sách của Đảng

và nhà nước, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, dân tộc

CPD

College

Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ cũng có vị trí quan trọng Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là căn cứ để giải quyết các vấn đề xã hội, đảm bảo ổn định trật tự xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân

b Tính chất

- Tính chính trị

Tài liệu lưu trữ là tài sản của nhân dân, là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn

bộ hoạt động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh mọi sự thật lịch sử Tài liệu lưu trữ

là công cụ đấu tranh giai cấp, là căn cứ để các giai cấp sử dụng làm công cụ đấu tranh bảo vệ quyền lợi của giai cấp Đảng và nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo vệ quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân

Đảng và nhà nước ta coi công tác lưu trữ là công tác “có tính chất đấu tranh với địch” Những người làm công tác lưu trữ phải là người có phẩm chất chính trị tốt, có nhận thức và quan điểm chính trị rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt và cung cấp kịp thời những tài liệu có giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của nhà nước

và của nhân dân

- Tính cơ mật

Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị thực tiễn Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của Đảng, nhà nước, của từng cơ quan đơn vị Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm giữ bí mật nội dung tài liệu

- Tính khoa học

Công tác lưu trữ là một ngành nghiệp vụ chuyên môn bao gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu Mỗi khâu nghiệp vụ đều đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật phù hợp

Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp

vụ công tác lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với từng loại hình tài liệu

Do nhu cầu phát triển của công tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội

Công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm bảo tính khoa học và thống nhất trong công tác lưu trữ

CPD

College

3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ

Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất Nguyên tắc này được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau:

Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc quyền quản lý của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà nước ban hành các văn bản quản lý thống nhất tài liệu Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ

Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải được tổ chức, quản lý và chỉ đạo một cách thống nhất

Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước

Ở nước ta hiện nay, do nhiều nguyên nhân nên nguyên tắc này chưa được thực hiện hoàn chỉnh, do một bộ phận tài liệu lưu trữ đang còn bi phân tán ở các

cơ quan chưa thu thập hết vào kho lưu trữ; hệ thống kho lưu trữ chưa đầy đủ; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, chưa đồng bộ

4 Nội dung của công tác lưu trữ

a Các nội dung quản lý công tác lưu trữ

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

- Thống kê nhà nước về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ;

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ

b Các nội dung nghiệp vụ

Nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm: thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

CPD

College

Các nội dung nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và mỗi khâu nghiệp vụ đòi hỏi có phương pháp khoa học và biện pháp

kỹ thuật riêng

5 Hệ thống cơ quan lưu trữ

a Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ

Hiện nay ở nước ta có hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước

Hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước được tổ chức từ trung ương đến cơ sở Ở trung ương, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Ở các

bộ có phòng Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Ở các tỉnh, trước đây theo Thông tư 21/ 2005/TT-BNV thành lập phòng Văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện chức năng giúp Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh Tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP Ngày 04/02/2008 của Chính phủ chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ của tỉnh được chuyển giao cho

sở Nội vụ các tỉnh Ở các huyện, chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ cũng được chuyển giao cho phòng Nội vụ huyện

- Các lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ các đơn vị thuộc

cơ quan, tổ chức trong thời hạn nhất định theo quy định của Nhà nước

- Các lưu trữ lịch sử: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV; các trung tâm lưu trữ tỉnh; các kho lưu trữ huyện

- Các lưu trữ chuyên ngành: được tổ chức ở các ngành như công an quân đội, ngoại giao

c Các cơ quan đào tạo và bồi dướng cán bộ lưu trữ

Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm việc đào tạo cán bộ lưu trữ bậc trung cấp chuyên nghiệp theo hệ chính quy và không chính quy; bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan

Trường Cao đẳng Nội vụ thuộc Bộ Nội vụ đào tạo cán bộ lưu trữ có trình

độ cao đẳng, trung học

CPD

College

Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn Hà Nội đào tạo cán bộ lưu trữ và quản trị văn phòng có trình độ đại học và trên đại học

Trường Đại học KHXH & Nhân văn TP Hồ Chí Minh đào tạo cán bộ lưu trữ và quản trị văn phòng có trình độ đại học

Ngoài ra việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ còn được thực hiện ở một

số cơ sở đào tạo khác ở trong nước và ở nước ngoài

6 Quan hệ giữa công tác lưu trữ và công tác văn thư

Giữa công tác lưu trữ và công tác văn thư có mối quan hệ mật thiết Nội dung của công tác văn thư bao gồm việc xây dựng, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan Sau khi giải quyết xong công việc, tài liệu sẽ được giao nộp vào lưu trữ theo quy định Như vậy, công tác văn thư là nguồn cơ bản bổ sung tài liệu cho các kho lưu trữ và là tiền đề của công tác lưu trữ Làm tốt công tác văn thư không chỉ giúp cho cơ quan giải quyết công việc nhanh chóng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Ngược lại, làm tốt công tác lưu trữ sẽ có tác dụng phát hiện những sai sót của

công tác văn thư, góp phần hoàn thiện công tác văn thư

IV LƯU TRỮ HỌC VÀ MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC KHOA HỌC KHÁC

1 Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học

Lưu trữ học là môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý, phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học là nghiên cứu lý luận, pháp chế và phương pháp thực hiện các khâu nghiệp vụ

để tổ chức khoa học Phông lưu trữ Quốc gia, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Nội dung chủ yếu của lưu trữ học gồm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ

2 Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học

Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học là vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác- Lê Nin, vận dụng sáng tạo quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ

3 Mối quan hệ giữa lưu trữ học và các khoa học khác

Lưu trữ học cũng như bất cứ khoa học nào khác không thể tồn tại và phát triển đơn độc Khi nghiên cứu các vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu trong mối quan hệ giữa giữa lưu trữ học và các ngành khoa học khác Lưu trữ học liên quan chặt chẽ với sử liệu học - ngành khoa học nghiên cứu xuất xứ của các sử liệu, tính chân thực của sử liệu Sử liệu học giúp các nhà lưu trữ học phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ

CPD

College

Lưu trữ học liên quan chặt chẽ với văn kiện học - ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, biến đổi, truyền đạt và sử dụng thông tin bằng văn bản trong các hoạt động của xã hội loài người

Lưu trữ học và thông tin học có mối liên hệ mật thiết, tác động qua lại lẫn nhau Thông tin học giúp các nhà lưu trữ học nắm được phương pháp phân loại thông tin để phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống tìm tin tư động để khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả

Lưu trữ học liên quan chặt chẽ với sử học, công bố học và nhiều khoa học khác

Ngược lại, lưu trữ học cung cấp nhiều tài liệu quý giá chính xác, tin cậy cho các ngành khoa học khác để làm cơ sở, tư liệu nghiên cứu

Tóm lại: tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của quốc gia, dân tộc Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là trách nhiệm của mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân và của nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu trước mắt cũng như lâu dài

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ?

2 Các loại tài liệu lưu trữ?

3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?

4 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ?

5 Hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ và hệ thống bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta hiện nay?

CPD

College

CHƯƠNG II NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

I VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NÓI CHUNG VÀ LẬP HỒ SƠ NÓI RIÊNG

1 Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan

a) Vị trí quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn

và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng

Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc

và nghiệp vụ phù hợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử

b) Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn Bởi vì nó giúp

cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan;

Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan;

Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý;

Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;

Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát;

CPD

College

Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

c) Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan

+ Vị trí:

- Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau khi giải quyết xong công việc nhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc;

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

+ Vai trò cña viÖc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng:

- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau;

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ;

- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật ;

- Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

II NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm các công việc liên tiếp nhau của ba giai đoạn:

- Quản lý tài liệu (văn bản), lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan;

- Giai đoạn Lưu trữ lịch sử

1 Nghiệp vụ lập hồ sơ trong cơ quan

a) Yêu cầu của lập hồ sơ

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn

vị hoặc của cơ quan, tổ chức

CPD

College

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại

để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ Trước đây, trong Điều

22 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định:

"Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ" Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó" Và

mới đây, theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ

quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn

đề, một sự việc hoặc một con người

Ví dụ:

- Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình

- Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc

là hết giá trị Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét

CPD

College

hủy Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng)

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản) Lưu ý, khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn

vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều

Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như sau:

- Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;

- Tập tài liệu tham luận của đại biểu;

- Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình

- Tài liệu phục vụ hội nghị

Trách nhiệm trong lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Luật lưu trữ qui định như sau :

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan

b) Phương pháp lập hồ sơ

Phương pháp lập danh mục hồ sơ

+ Khái niệm: danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà

cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là một năm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hố sơ); thời hạn bảo quản và đơn vị trên số

người phải lập hồ sơ

+ Tác dụnglập danh mục hồ sơ:

- Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện

- Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác; là căn

cứ giúp cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ

sơ của công chức, viên chức chuyên môn Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng công chức, viên

CPD

College

chức thừa hành nhiệm vụ

- Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn

vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Cách làm:

- Cách thứ nhất: cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dự

kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt

Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp

- Cách thứ hai: từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ,

phòng, ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt

Cách này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ

+ Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ

+ Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm nào là tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị Nhưng điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực tiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng

+ Muốn lập được Danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau:

- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của

CPD

College

từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan;

- Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị ;

- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước ;

- Nắm được nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước ;

- Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị

Mẫu danh mục hồ sơ:

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan (đơn vị)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Người lập

Ghi chú

Bản Danh mục hồ sơ này có hồ sơ bao gồm:

hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài;

hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời;

hồ sơ dự phòng

Duyệt

Địa danh, ngày tháng năm

Thủ trưởng cơ quan (Ký - Đóng dấu)

- Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đề mục lớn (đơn vị, tổ chức hoặc mặt hoạt động) Ký hiệu là chữ viết tắt của đề mục lớn Cuối mỗi đề mục lớn cần dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào;

Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời;

Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan Trong một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất

Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ;

Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung

2 Phương pháp lập hồ sơ công việc

a) Khái niệm hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với

nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả , hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của

một cơ quan, đơn vị

b) Các bước khi lập hồ sơ công việc (có 04 bước)

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ,

nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp

thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ

CPD

College

sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Cần chú ý

để thu thập những loại văn bản, tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của Lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến

Các ví dụ:

+ Cán bộ phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đó để lập hồ sơ

+ Cán bộ phụ trách công tác văn phòng khi tổ chức Hội nghị thì phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một Hội nghị đó để lập hồ sơ

+ Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến vụ xử lý kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ để lập hồ sơ

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ

sơ hay đơn vị bảo quản

* Phân chia đơn vị bảo quản

Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏ những văn bản nháp, tài liệu tham khảo, văn bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ cần giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu quá 200 tờ nên chia thành các tập, mỗi tập

là một đơn vị bảo quản

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý

* Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện

Lưu ý: tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp

cho phù hợp Thông thường có những cách sắp xếp sau:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian: thời gian là ngày tháng năm của văn bản,

tài liệu Sắp xếp theo thứ tự thời gian là những văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn

đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để

sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc

- Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp

xếp văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan (như

các tập lưu Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư )

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: quá trình giải quyết công

CPD

College

việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: sắp xếp một hồ sơ về

thành lập một cơ quan, một đơn vị )

- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:

+ Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị )

+ Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước các huyện )

- Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều

tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C

* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoặc báo cáo nói tới

Ví dụ:

Kế hoạch 2 năm 2010-2011 sắp xếp vào năm 2010

Báo cáo 5 năm 2005-2010 thì sắp xếp vào năm 2010

Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm

CPD

College

Bước 4: Biên mục hồ sơ

Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc kết thúc Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học

Nội dung của việc biên mục gồm các việc sau:

- Đánh số tờ:

+ Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số liên tục từ tập đầu tiên đến tập cuối cùng Ví dụ: từ số tờ 01 đến số tờ 1.200 của một hồ sơ gồm 06 tập), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi

+ Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác

+ Phương pháp đánh số tờ: mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút

+ Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), được xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ

+ Mẫu tờ mục lục văn bản

CPD

College

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tờ

số

Ghi chú

+ Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản;

Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu;

Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản); Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có trích yếu thì đọc và tóm tắt nội dung để ghi);

Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy);

Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật

- Viết chứng từ kết thúc

+ Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời

+ Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) hoặc

in vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất

- Viết bìa hồ sơ:

+ Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất do Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) quy định;

+ Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm

+ Mẫu bìa hồ sơ:

- Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ:

(1) - Ghi tên cơ quan;

(2) - Tên đơn vị có hồ sơ;

(3) - Tiêu đề hồ sơ: thông thường gồm các thành phần: tên loại văn bản tài liệu, tác giả, vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng

Phông số (4) Mục lục số Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số .(5)

CPD

College

Khi viết tiêu đề cần chú ý:

* Nếu hồ sơ là tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch giữa hai hay nhiều

cơ quan về một vấn đề nào đó dùng từ "công văn trao đổi";

* Nếu là tập Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị thì gọi là tập Nghị quyết, tập Quyết định, tập Chỉ thị

- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bản muộn nhất trong hồ sơ

- Số lượng tờ: ghi chính xác số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không kể

tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc)

(4) - Phông số; mục lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi;

(5) - Thời hạn bảo quản: ghi vĩnh viễn, lâu dài, hoặc tạm thời;

(6) - Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

3 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc

a) Khái niệm hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy

phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu,

làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày

b) Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc và sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc

Theo Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công văn, giấy tờ tại các cơ quan ban hành kèm theo Công văn 6728-PC ngày 02/11/1957 của Văn phòng Thủ tướng về chế độ công văn, giấy tờ ở các cơ quan:

"Mỗi cán bộ văn phòng phải lập tập hồ sơ nguyên tắc về việc mình phụ trách Hồ sơ nguyên tắc gồm các bản sao: Luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư, quyết định về vấn đề mình phụ trách "

Như vậy, đối với mỗi cán bộ làm công tác công văn giấy tờ việc lập hồ sơ nguyên tắc là rất cần thiết, thường xuyên Có như vậy, khi giải quyết công việc mới

có đầy đủ cơ sở pháp lý, đúng chế độ, chính sách đã ban hành

Sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc:

- Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của tất cả các loại văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập hồ sơ theo năm (tuy nhiên cũng có công việc kéo dài trong 2 hoặc 3 năm mới kết thúc) và phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp chính xác từ bản chính); các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp

vụ nhất định Hồ sơ nguyên tắc có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan

CPD

College

c) Cách lập hồ sơ nguyên tắc

Mỗi cán bộ nhân viên dựa vào nhiệm vụ được giao, tùy theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hàng ngày Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn bản quy phạm pháp luật ban hành

Ví dụ:

- Một cán bộ phụ trách về công việc thi đua phải lập hồ sơ nguyên tắc về công tác thi đua khen thưởng Hồ sơ phải có đủ các văn bản quy phạm pháp luật

về thi đua khen thưởng

Cán bộ phụ trách về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ nguyên tắc về vấn đề lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Sau khi thu thập được văn bản, người lập hồ sơ phải sắp xếp văn bản theo thời gian và tiến hành biên mục hồ sơ

4 Phương pháp lập hồ sơ nhân sự

a) Khái niệm hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan

về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) b) Cách lập hồ sơ nhân sự: mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý

nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân

sự

Ví dụ hồ sơ cán bộ: các cơ quan đều có yêu cầu về quản lý cán bộ và dựa

vào quy định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về cán bộ, nhân viên của mình

- Một hồ sơ cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động, đề bạt, khen thưởng,

kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, các bổ sung lý lịch hàng năm

- Hồ sơ đảng viên bao gồm: lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp đảng, công nhận Đảng viên chính thức; Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), các bổ sung lý lịch đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có)

5 Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan

a) Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục

Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, để Danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ

sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán

bộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ

sơ do Nhà nước quy định Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như

CPD

College

sau:

Danh mục hồ sơ sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị

- Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ

sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Cán bộ văn thư của cơ quan, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ

Cuối năm, cá nhân, đơn vị căn cứ vào Danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ

đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Những

hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết trong năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế nếu có những công việc không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: "không hình thành hồ sơ"

Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục nếu tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ, nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan

b) Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan

Định kỳ hàng quý, cán bộ văn thư đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ

sơ đã đầy đủ chưa Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn

cụ thể, tỉ mỉ cho cán bộ thừa hành Cuối năm cán bộ văn thư cần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu

6 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

a) Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Hàng năm, mỗi cơ quan cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện thành nề nếp, thường xuyên

+ Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

CPD

College

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau

một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết

toán;

+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình

và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

+ Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu; hồ

sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại các đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Điều 11 Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

b) Tổ chức việc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Lãnh đạo, chỉ đạo công tác nộp

lưu hồ sơ; ban hành quy định về nộp lưu hồ sơ

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng các đơn vị: trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi,

kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ Xây dựng kế hoạch nộp lưu và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch

- Trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ : hướng dẫn

nghiệp vụ, giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính), Thủ trưởng đơn

vị thực hiện kế hoạch nộp lưu

- Trách nhiệm của cán bộ, viên chức:

Cần kiểm tra, hoàn chỉnh các hồ sơ đã lập (sắp xếp văn bản, tài liệu, đánh

số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa ), để nộp lưu đúng quy định

- Thống kê các hồ sơ vào mục lục;

- Hồ sơ nộp lưu (thống kê theo từng đơn vị)

CPD

College

- Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu:

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan (đơn vị)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số lượng

tờ

Ghi chú

I- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

II- Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

Trong mục lục này có ĐVBQ, trong đó có:

ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,

có thời hạn bảo quản lâu dài

- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ, vien chức các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục

hồ sơ nộp lưu Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải

đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh

- Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập 2 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"

và "Biên bản giao nhận tài liệu" Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

- Bên giao và bên nhận cần ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu"

CPD

College

III NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

1 Một số khái niệm cơ bản

- Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu

lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu

lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác

- Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân

- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước

Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

- Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được

hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị -

xã hội

- Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước

2 Các nghiệp vụ cơ bản của quản lý hồ sơ tài liệu ở giai đoạn lưu trữ

cơ quan và lưu trữ lịch sử

a) Thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT)

Thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

* Thu thập TLLT vào lưu trữ cơ quan

+ Nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu :

- Nguồn tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu

Nguồn từ văn thư cơ quan;

Nguồn tài liệu ở các đơn vị trực thuộc;

CPD

College

Nguồn tài liệu từ các các cá nhân, Lãnh đạo

Nguồn tài liệu lưu trữ cũ

- Thành phần nộp lưu :

- Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động cụ thể của từng

cơ quan mà qui định thành phần tài liệu nộp lưu

+ Nhiệm vụ

- Thu thập tài liệu đó giải quyết xong ở văn thư cơ quan

Lưu trữ cơ quan (LTCQ) lập kế hoạch, xác định thời gian, thứ tự, tên loại

hồ sơ, thủ tục thu tài liệu;

Hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân nộp lưu;

Tài liệu nộp lưu được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

Giao nộp tài liệu phải có Biên bản và Danh mục tài liệu

- Thu thập tài liệu cũ để lại ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan

Kiểm tra, nắm tình hình tài liệu cũ còn ở các đơn vị, cá nhân;

Lập kế hoạch thu tài liệu;

Trước khi thu phải hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ hoàn chỉnh

- Sưu tầm tài liệu khác để bổ sung vào tài liệu cơ quan theo yêu cầu của nhà nước và của ngành

+ Hàng năm, lưu trữ cơ quan của trách nhiệm:

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hổ sơ, tài liệu giao nộp và thống

kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”;

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại

Điều 11 của Luật Lưu trữ được quy định như sau:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

- Trong thời hạn 03 thống, kể từ ngày cụng trỡnh được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

CPD

College

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

* Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp Tỉnh để lưu trữ tài liệu

có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch

sử

+ Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử (LTLS)

-Trình cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:

* Lưu trữ lịch sử ở Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan,

tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;

- Lưu trữ lịch sử ở cấp Tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh, cấp Huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức như đã nêu trên

CPD

College

- Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận

* Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

+ Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;

+ Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ

* Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

+ Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:

- Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật 9neeus có);

- Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử

- Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử

+ Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức:

- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có tẩm quyền thu thập;

- Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Giao nộp dầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;

- Vận chuyển tài liệu đến đúng nơi giao nộp

+ Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử:

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu;

- Phối hợp với lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập;

- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

CPD

College

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mãu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

b) Xác định giá trị tài liệu

* Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:

Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp

* Các phương pháp xác định giá trị tài liệu :

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học

* Các tiêu chuẩn xác định giá trị:

Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

- Nội dung của tài liệu;

- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu

* Xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian

- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền

- Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm

- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử

* Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài

CPD

College

liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập Thành phần của Hội đồng bao gồm:

- Chủ tịch Hội đồng;

- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

- Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của luật Lưu trữ

* Huỷ tài liệu hết giá trị

- Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau: + Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan

+ Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp

- Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

+ Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

+ Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

CPD

College

- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu

và phải được lập thành biên bản

- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

- Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu

và phải được lập thành biên bản

- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

+ Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

+ Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị

- Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu

c) Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu:

* Trách nhiệm:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý

* Các yêu cầu cơ bản đối với tài liệu sau khi chỉnh lý:

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ như:

+ Không phân tán Phông (sắp xếp tài liệu của từng cơ quan theo Phông riêng biệt);

+ Tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc;

CPD

College

+ Tài liệu sau khi sắp xếp phải phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan; có sự liên hệ logic, lịch sử

- Được xác định thời hạn bảo quản;

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị

* Nội dung các bước chỉnh lý: (có tài liệu riêng về nội dung này)

d) Bảo quản tài liệu lưu trữ

Nội dung cơ bản của nghiệp vụ bảo quản gồm:

- Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;

- Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

- Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liêu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm

g) Thống kê nhà nước về lưu trữ

Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:

- Cơ quan, tổ chức ở Trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;

- Cơ quan, tổ chức ở cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc

và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương;

- Cơ quan, tổ chức ở cấp Huyện, cấp Xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện

CPD

College

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Huyện tổng hợp số liệu của các

cơ quan, tổ chức cấp Huyện, cấp Xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp Tỉnh

Thống kê lưu trữ là sử dụng công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ

để nắm được chính xác số lượng tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu và cán bộ, công chức lưu trữ

- Nội dung thống kê lưu trữ bao gồm:

+ Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ; + Thống kê hệ thống công cụ tra cứu, phương tiện bảo quản;

+ Mỗi bộ phận, Phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê, cơ sở dữ liệu thống kê hồ sơ để quản lý để tra cứu

- Nguyên tắc thống kê:

Thống kê tài liệu lưu trữ bảo đảm các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ;

+ Toàn diện kịp thời, chính xác, triệt để;

+ Đảm bảo quan điểm tập trung, thông nhất

h) Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

* Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

+ Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản

lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

+ Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của

cơ quan, tổ chức, cá nhân;

+ Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện các quy định của Luật này, Nội quy, Quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan

- Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

+ Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc

sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

CPD

College

+ Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật

* Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

- Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật

- Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:

+ Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức

độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

+ Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được

tu bổ, phục chế;

+ Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ

Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ

Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng

- Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

- Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

+ Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; + Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;

+ Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật

- Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ

- Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

- Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải

có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

CPD

College