QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO Mã số QT 14 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 NƠI NHẬN Ban Lãnh đạo Phòng Sản xuất Phòng R&D Phòng Hành chính nhân sự Phòng Đảm bảo ch[.]
Trang 2NƠI NHẬN
Phòng Đảm bảo chất lượng Phòng Kinh doanh
THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
Trang 4I MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức nhập – xuất kho, bảo quản tài sản của Công ty Đảm bảo hàng hóa được xếp dỡ, lưu kho, bảo quản một cách tốt nhất theo quy định của Công ty
và theo yêu cầu của Khách hàng nhằm tránh hiện tượng làm hỏng, làm giảm chất lượng và mất mát
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Bộ phận Kho Công ty có trách nhiệm thực hiện theo quy trình này
III TÀI LIỆU LIÊN QUAN
ISO 22000:2018
ISO 13485:2016
IV ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT
V NỘI DUNG
5.1 Quy trình nhập kho
5.1.1 Lưu đồ
Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu/ biểu mẫu
Thủ kho
5.1.2 Diễn giải lưu đồ
5.1.2.1 Yêu cầu nhập kho
Kiểm tra
Quản lý kho
Yêu cầu nhập kho
Nhập kho
Không đạt
Đạt
Trang 5- BP Kế hoạch viết Phiếu yêu cầu nhập kho gửi Thủ kho, phiếu yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng BP Kế hoạch và Thủ kho
- Khi nhận được yêu cầu nhập kho từ BP Kế hoạch, BP Kho chuẩn bị phòng mặt bằng để nhập kho
5.1.2.2 Kiểm tra
- Đối với nhập kho nguyên liệu:
+ Nhân viên kỹ thuật cùng với Thủ kho kiểm tra hàng hóa/vật tư nhập bao gồm:
Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số
lượng theo phương pháp đồng dạng
Kiểm tra chất lượng: Các chứng chỉ chất lượng của NCC.
Kiểm tra về quy cách: Kích thước, màu sắc,…theo đơn đặt hàng.
+ Trong quá trình nhập hàng thì khi phát hiện lỗi phải để các nguyên phụ liệu bị lỗi riêng kiểm tra và báo ngay cho BP Kế hoạch để báo khách hàng xử lý kịp thời
+ Không nhập những nguyên liệu không đạt yêu cầu
- Đối với nhập kho thành phẩm
Nhân viên kỹ thuật kiểm tra lại chất lượng sản phẩm sau sản xuất
Kiểm tra về số lượng nhập, chất lượng sản phẩm và quy cách theo yêu cầu của khách hàng
5.1.2.3 Nhập kho
- Sau khi tiến hành kiểm tra, Thủ kho lập 2 liên phiếu nhập kho với đầy đủ chữ
ký của các bên liên quan (Thủ kho, BP Kế hoạch): 01 liên lưu tại kho làm căn cứ vào thẻ kho, 1 liên gửi về Kế toán
5.1.2.4 Quản lý kho
Bộ phận kho có trách nhiệm quản lý hàng hóa:
- Sắp xếp kho hàng ngăn nắp, hợp lý, giữ gìn vệ sinh kho hàng sạch sẽ
- Hàng ngày phải theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập xuất tồn kho
- Kho không được phép lưu giữ bất cứ một loại hàng hóa nào không phải của Công ty
- Kiểm tra thực tế hàng hóa trong kho tại mọi thời điểm theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty
Trang 6- Tiến hành kiểm kê kho theo định kỳ hàng tháng, hàng quý và lập biên bản kiểm
kê hàng hóa
5.2 Quy trình xuất kho thành phẩm
5.2.1 Lưu đồ xuất kho thành phẩm
Thủ kho
Khách hàng hoặc lái
BP Kho
5.2.2 Diễn giải lưu đồ
5.2.2.1 Yêu cầu xuất hàng
BP Kinh doanh viết phiếu yêu cầu xuất hàng và gửi xuống cho Thủ kho
5.2.2.2 Xuất kho thành phẩm
- Nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra trước khi xuất Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu hoặc có vấn đề thì bộ phận kho tiến hành tìm nguyên nhân hoặc trả lại BP Sản xuất - Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất hàng của Phòng Kinh doanh thủ kho lập 3 liên phiếu giao hàng với đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan: Thủ kho, điều hành, lái
xe giao hàng và người nhận hàng, 1 liên lưu tại kho làm căn cứ vào thẻ kho, 1 liên gửi
về Phòng Kế toán, 1 liên giao cho khách hàng
- Trước khi chuẩn bị giao hàng, lái xe giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng
để xác định giờ hẹn giao hàng, người nhận hàng và thông tin đường đi
- Lái xe giao hàng cùng khách hàng kiểm tra lại hàng hóa Nếu đầy đủ, giao cho khách hóa đơn và phiếu giao hàng, yêu cầu khách ký vào phiếu giao hàng
- Trong trường hợp có phát sinh, tranh chấp với khách hàng, hàng bị thiếu, hàng không đảm bảo chất lượng… lái xe giao hàng phải liên hệ với BP Kinh doanh để xin
ý kiến giải quyết, không được tự ý giải quyết hoặc bỏ về
Lưu hồ sơ Yêu cầu xuất hàng
Xuất kho thành phẩm
Trang 7- Cuối mỗi ngày thủ kho phải cập nhật nhập xuất tồn thành phẩm hàng ngày báo cáo BP Kế hoạch biết để tiến hành cung ứng sản xuất
5.2.2.5 Lưu hồ sơ (Xem mục 6).
VI HỒ SƠ
TT Tên hồ sơ Thời gian lưu Trách nhiệm lưu
1
1 Phiếu nhập kho 03 năm BP Kế hoạchBP Kho
BP Kế toán