QUY TRÌNH TRUY TÌM NGUỒN GỐC SẢN PHẨM Mã số QT 15 Ngày ban hành 01/11/2022 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 QUY TRÌNH TRUY TÌM NGUỒN GỐC SẢN PHẨM Ngày ban hành 03/7/2014 2 QUY TRÌNH TRUY TÌM NGUỒN GỐC S[.]
Trang 2QUY TRÌNH TRUY TÌM NGUỒN GỐC SẢN PHẨM
Trang 3NƠI NHẬN
Bộ phận Đảm bảo chất lượng Bộ phận Kho
Bộ phận Hành chính – Kế toán Bộ phận Kinh doanh
THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI
1
Trang 4I MỤC ĐÍCH
Quy định thống nhất phương pháp nhận biết và truy tìm nguồn gốc nguyên phụ liệu, sản phẩm trong các quá trình kiểm nhập, lưu kho và bán ra
Nhanh chóng xác định địa chỉ của sản phẩm để có các biện pháp giải quyết trong các trường hợp cần thiết
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Nhận biết và truy tìm nguồn gốc nguyên phụ liệu, bán thành phẩm, sản phẩm của Công ty
III TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Điều khoản 8.3 ISO 22000:2018
IV THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA
Không
V NỘI DUNG
5.1 Nhận biết sản phẩm nhập, mua vào:
Mọi sản phẩm nhập, mua vào phải có chứng từ với các thông tin sau:
- Tên nhà cung ứng.
- Ngày mua
- Số hoá đơn, số hợp đồng
- Tên sản phẩm, quy cách, chủng loại nồng độ, hàm lượng
- Số lượng
- Số lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng
- Tiêu chuẩn chất lượng
- Số đăng ký hoặc số giấy phép được lưu hành
- Tên nhà sản xuất, nước sản xuất hay chứng nhận xuất xứ
- Sản phẩm được nhận biết bằng tên và ký mã hiệu (nếu có) được gắn chắc chắn
trên sản phẩm hoặc trên nhãn mác hàng hoá Tên hàng, chủng loại hàm lượng, lô, hạn dùng, nhà sản xuất, quy cách phải đúng như trong chứng từ mua hàng
- Sản phẩm mới mua về phải được để đúng nơi quy định dành cho hàng chờ
kiểm
Trang 5- Để dễ dàng nhận biết sản phẩm, trong các kho phải lập sơ đồ kho
- Biển chỉ dẫn hay sơ đồ phải được treo ở vị trí dễ quan sát, thường được treo ở ngay lối ra vào, đầu kệ, đầu tủ
- Tất cả hàng hoá được xếp sao cho nhãn hàng quay ra phía ngoài
5.3 Nhận biết sản phẩm bán ra
- Tất cả hàng bán ra đều có hoá đơn bán hàng (phiếu xuất kho) và phiếu báo lô của Công ty
- Đối với các mặt hàng sản xuất tại Công ty: có nhãn hiệu hàng hoá của Công ty trên sản phẩm
5.4 Truy tìm nguồn gốc sản phẩm
Khi có yêu cầu truy tìm nguồn gốc sản phẩm, Phòng Kinh doanh, Kho có trách nhiệm tiến hành truy tìm theo trình tự sau:
BP Kho, Sản xuất, Kinh
BP Kho, Sản xuất, Kinh
BP Kho, Sản xuất, Kinh
Ban ISO
5.4.1 Yêu cầu truy tìm
3
Lưu hồ sơ
Yêu cầu truy tìm
Thu thập thông tin, hồ
sơ lưu
Xác định phạm vi truy
tìm
Tổng hợp kết quả truy
tìm
Trang 6Truy tìm nguồn gốc sản phẩm chỉ tiến hành khi có yêu cầu theo Phiếu truy tìm nguồn gốc sản phẩm QF-15-01: Trong trường hợp có khiếu nại hoặc khi phát hiện sự không
phù hợp của sản phẩm (phòng sản xuất tiến hành thu hồi)
5.4.2 Xác định phạm vi truy tìm
- Xác định nguồn gốc, trách nhiệm đối với sản phẩm cần truy tìm: nhà cung
ứng, nhà sản xuất, ngày nhập, chứng từ nhập, người nhập, người kiểm
- Xác định được vị trí, số lượng hàng cần truy tìm:
- Hàng tồn trong kho: Lô sản xuất, số lượng.
- Hàng đã xuất: tên khách hàng, địa chỉ của khách hàng, số lượng mua của
từng khách hàng / lô SX
Phòng Sản xuất ghi phiếu truy tìm nguồn gốc sản phẩm
5.4.3 Thu thập thông tin - Kiểm tra hồ sơ lưu
Căn cứ tên hàng và các thông tin, yêu cầu ghi trên phiếu, người được phân công tiến hành truy tìm / tìm kiếm các thông tin bắng cách kiểm tra lại hồ sơ lưu:
- Trong Thẻ kho: Xác định người mua + thời gian xuất hàng + số hoá đơn + số
lượng
- Trong phiếu báo lô: Xác định người mua + thời gian xuất hàng + số hoá đơn +
số lượng + lô sản xuất
- Trong phiếu kiểm soát chất lượng hàng hoá: Xác định được ngày hàng về, số
hoá đơn/chứng từ mua hàng, tên hàng, quy cách, lô sản xuất, nhà sản xuất, nhà cung ứng, tình trạng chất lượng lúc hàng về, người kiểm
5.4.4 Tổng hợp kết quả truy tìm:
- Lập danh sách và địa chỉ của khách hàng đã mua lô hàng cần truy tìm.
- Ghi phiếu truy tìm nguồn gốc sản phẩm.
- Thông báo trả lời khách hàng hoặc nơi yêu cầu truy tìm theo QF-15-02
VI HỒ SƠ
Trang 7TT Tên hồ sơ/Phụ lục Mã số Thời gian
2 Thông báo kết quả truy tìm nguồn gốc sản phẩm QF-15-02 3 năm Ban ISO
VII PHỤ LỤC
- QF-15-01: Phiếu truy tìm nguồn gốc sản phẩm
- QF-15-02: Thông báo kết quả truy tìm nguồn gốc sản phẩm
5