LỜI MỞ ĐẦU

LỜI MỞ ĐẦU Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Nhập khẩu Nguyên Liệu Sản Xuất Thức Ăn Chăn Nuôi Gia Súc – Thủy Sản Tại Công Ty Uni Presidet Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới di[.]

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới diễn ra sôi động, nền kinh tếViệt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và toàn cầu, thìngoại thương trở thành hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp Ngoạithương là ngành kinh tế đang giữ vai trò rất quan trọng trong sự phát triển kinh tếcủa một quốc gia, ngoài việc mang lại ngoại tệ cho đất nước, ngoại thương còngóp phần cải thiện các mối quan hệ ngoại giao và kinh tế đối ngoại của các quốcgia trên thế giới Hiện nay hoạt động xuất nhập khẩu chiếm một tỉ lệ lớn trongnền kinh tế đối ngoại, riêng đối với Việt Nam kim ngạch nhập khẩu nhiều hơn sovới xuất khẩu, nên chúng ta phải cải thiện và nâng cao việc tổ chức ký kết vàthực hiện hợp đồng nhập khẩu để giúp tiết kiệm chi phí và cũng chính là để nângcao hoạt động ngoại thương Hơn thế nữa ngành nông nghiệp và ngành chăn nuôiViệt Nam đang phát triển từng ngày, nhằm đồng hành cùng công cuộc phát triểnnày chúng ta không thể thiếu các công ty chuyên sản xuất thức ăn gia súc – thủysản và công ty Uni-President Việt Nam là một trong những công ty đã góp phầnkhông nhỏ cho sự phát triển của ngành hàng này Chúng ta phải làm gì để khôngngừng gia tăng sản phẩm có chất lượng cao với giá cả ổn định và một trongnhững vấn đề cần nghiên cứu là làm sao để giảm chi phí đầu vào cho doanh

nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, do đó tôi đã chọn đề tài “Tổ chức

ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc – thủy sản tại công ty TNHH Uni-President Việt Nam” chuyên đề tốt

nghiệp

Mục tiêu nghiên cứu :

Cung cấp một cách có hệ thống khoa học, đầy đủ và chi tiết về kiến thức cơbản về quản trị ngoại thương như : Hoạch định chiến lược và kế hoạch kinhdoanh ngoại thương; Kỷ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương ; Cách tổ chức

và thực hiện các hợp đồng ngoại thương

Nhằm hoàn thiện khả năng xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụngoại thương Tiếp cận thực tế hoạt động ngoại thương của đất nước , vận dụngkiến thức đã học để phân tích đánh giá thực tế, xữ lý tốt các tình huống đặt ra

1

Phương pháp nghiên cứu :

Tự nghiên cứu các tài liệu theo hướng dẫn của Giáo viên hướng dẫn và cáckiến thức đã học trong thời gian qua

Đi tìm hiểu, điều tra, khảo sát thực tế tại cơ quan thực tập để xử lý số liệu,phân tích, đánh giá Đúc rút kinh nghiệm, và xử lý các tình huống thực tế đặt ra.Phạm vi nghiên cứu :

Phạm vi nghiên cứu bao gồm những kiến thức cơ bản về Quản trị ngoạithương ; Kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương ; Tổ chức và thực hiện hợpđồng nhập khẩu thức ăn chăn nuôi và gia súc của công ty Uni- President ViệtNam

Bố cục chuyên đề được chia làm 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng.

Chương 2: Giới thiệu chung về công ty TNHH Uni-President Việt Nam và tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc – thủy sản

Cung cấp cái nhìn tổng quát về công ty TNHH Uni-President Việt Nam vànói lên tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn giasúc – thủy sản

Chương 3: Tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc – thuỷ sản tại công ty TNHH Uni-President Việt Nam.

Trình bày về cách tổ chức, thực hiện hợp đồng hàng nhập khẩu và nhận xét vềcách tổ chức, thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Chương 4: Những giảp pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện việc tổ chức ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Uni-President Việt Nam giai đoạn 2011-2014.

Dự báo về cơ hội và thách thức, định hướng phát triển, đưa ra một số giảipháp đối với hoạt động nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thức ăn gia súc-thủy sảntại công ty TNHH Uni-President Việt Nam

Vì thời gian thực tập có hạn và khả năng tiếp thu kiến thức còn nhiều hạn chế,

2

do vậy không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý chânthành của Quý thầy cô cũng như các bạn đọc để bài viết của tôi hoàn thiện hơn cả

về nội dung lẫn hình thức

Xin trân trọng cảm ơn

3

Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch… giữa các bên

ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiêncứu ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanhvới quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ mỗi bên để xây dựng và thực hiện kếhoạch của mình.( Trích điều 1, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế)

Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa các chủ thể nhằm xác lập,thực hiện và chấm dứt các quan hệ trao đổi hàng hóa

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bênmua bán ở các nước khác nhau Trong đó quy định quyền và nghĩa vụ của cácbên,bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đếnhàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhậnhàng

Theo luật Thương Mại Việt Nam, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế về bảnchất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ( được thực hiện dưới các hình thứcxuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu) ở các nước khác nhauhoặc giữa các bên có trụ sở cùng nằm trên lãnh thổ Việt Nam, nhưng một bên ởtrong nội địa và bên kia ở trong các khu vực hải quan riêng theo quy định củapháp luật Trong đó quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, bên bán phải cungcấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở

hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng.( Trích điều 27,

28,29 và 30 Luật Thương mại Việt Nam).

So với những hợp đồng mau bán trong nước hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

có 3 điểm:

Đặc điểm 1: ( đặc điểm quan trọng nhất) Chủ thể của hợp đồng – người mua,

4

người bán – cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau ( ở Việt Namcòn quy định thêm: giữa các bên có trụ sở cùng nằm trên lãnh thổ ViệtNam,nhưng một bên ở trong nội địa và bên kia trong khu vực hải quan riêng theoquy định của pháp luật).Ở đây cần lưu ý rằng quốc tịch không phải là yếu tố đểphân biệt, dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau nhưng nếu việcmua bán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng muabán cũng không mang tính chất quốc tế.

Đặc điểm 2 : Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ của một trong hai hoặc cảhai bên

Đặc điểm 3 : Hàng hóa – đối tượng mua bán của hợp đồng chuyển ra khỏi đấtnước người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng

Văn bản hợp đồng là văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc các bên phải có tráchnhiệm thực hiện các điều khoản mà các bên đã thỏa thuận và ký kết trong hợpđồng Những văn bản này phải được hình thành trên cơ sở thỏa thuận một cáchbình đẳng và tự nguyện giữa các bên

Phân loại hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

Xét về thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại : Hợp đồng ngắn hạn ( một lần)

và hợp đồng dài hạn ( nhiều lần)

Hợp đồng ngắn hạn thường đuợc ký kết trong một thời gian tương đối ngắn hạn,

và sau khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên

về hợp đồng đó cũng kết thúc

Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện lâu dài và trong thời gian đó việc giaohàng được tiến hành làm nhiều lần

Xét về nội dung quan hệ kinh doanh trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

có các loại hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập, tái xuất, tạm xuất, tái nhập

Công ước Viên 1980 cho phép các nước thành viên sử dụng tất cả các hình thứctrên.

So với các hình thức khác thì hợp đồng dưới dạng văn bản có nhiều ưu điểm hơn

cả : an toàn hơn, toàn diện hơn, rõ ràng hơn, dễ kiểm tra hơn…Ở nước ta hìnhthức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với tất cả các đơn vị nhập khẩu ViệtNam trong quan hệ với nước ngoài

Hợp đồng dưới hình thức văn bản có thể được thành lập bằng nhiều cách như:Hợp đồng gồm một văn bản trong đó ghi rõ nội dung mua – bán, mọi điều kiệngiao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên

Hợp đồng gồm nhiều văn bản như những điện báo, thư từ giao dịch

Nội dung các điều kiện và điều khoản của một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

Thanh toán ( Settlement payment)

Bao bì và mã ký kiệu ( Packing and Marking)

6

cách tổng quát nhất, có thể chia quá trình đám phán làm ba giai đoạn :

Giai đoạn tiền đàm phán

Giai đoạn đàm phán

Giai đoạn hậu đàm phán

Trong hoạt động của ngoại thương, đàm phán là một chuỗi hoạt động tuần hoàn,không ngừng nghĩ, vòng đàm phán trước kết thúc mở đầu cho vòng đàm phánsau, có những khi cùng thời điểm phải tiến hành đàm phán với nhiều đối tác Vìvậy quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương có thể chia ra làm năm giai đoạnnhư sau :

1 Giai đoạn chuẩn bị

2 Giai đoạn tiếp xúc

3 Giai đoạn đàm phán

4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

5 Giai đoạn rút kinh nghiệm

Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặpmặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, Fax hoặc điệnthoại… Mỗi hình thức đều có những ưu , nhược điểm riêng

Đàm phán trực tiếp:

Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và nhữngthông tin cần thiết từ phía đối tác Nếu biết cách đặt câu hỏi sẽ khai thác đuợc tối

đa những thông tin từ đối tác để phục vụ cho chiến lược đàm phán

Để có thể hỏi đúng chổ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn cần, lập kếhoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng chi tiết, phải nghiên cứu tìm hiểu về đốitác, phải chọn đúng thời điểm để hỏi, biết khéo léo khai thác và phát triển nhữngđiều từ đối tác trình bày

Để đàm phán trực tiếp thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phảibiết lắng nghe Biết nghe là cả một nghệ thuật Để nghe cho rõ, cho đúng phải hếtsức khách quan và chủ động, phải cố gắng hiểu được tất cả ý đồ, ẩn ý, hàm ýchứa trong những câu hỏi, câu nói của phía đối tác

Đàm phán qua thư :

7

Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông quathư từ Công việc phải được tiến hành thông qua việc viết thư: chào hàng, hỏihàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận… Các thư từ này được viết dướinhiều dạng phong phú

Đàm phán qua điện thoại:

Hình thức này tiện lợi nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên cũng không thể trìnhbày hết chi tiết liên quan đến hợp đồng mà các bên giao dịch vì chi phí cao vàtính pháp lý về mặt thực thi hợp đồng không có hiệu lực trao đổi bằng miệng.Việc đàm phán thường chỉ áp dụng với các đối tác sau: Đối tác đã quan hệ hoạtđộng mua bán lâu dài, thường xuyên và có uy tín; Đối tác mà trước đó đã có quátrình đám phán và đã thỏa thuận được một số điều khoản cơ bản, nay chỉ cần hiệuchỉnh hoặc bổ sung thêm một số điều khoản khác

Đàm phán qua mạng:

Với sự bùng nổ của mang internet, chắc chắn rằng một ngày không xa nữa đàmphán qua mạng sẽ trở thành một hình thức đám phán chủ yếu trong ngoại thương,bởi nó có khả năng khắc phục đựơc những nhược điểm của các phương thức trên

Vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam cần tích cực chuẩn bị lực lượng và thiết bị đểđón nhận hình thức đàm phán mới Hiện nay ta mới chỉ sử dụng Email trong việcgiao dịch, trao đổi với nước ngoài, phạm vi sử dụng còn hẹp, hiệu quả chưa cao,nên trong tương lai cần phải đầu tư và ứng dụng nhiều hơn nửa

1.2.2 Ký kết hợp đồng:

Hoạt động kinh doanh ngoại thương, thường phức tạp hơn các hoạt động đối nội

vì rất nhiều lẽ, chẳng hạn như: bạn hàng ở cách xa nhau, hoạt động chịu sự điềutiết của nhiều hệ thống luật pháp, hệ thống tiền tệ- tài chính khác nhau v.v…

Do đó trước khi vào giao dịch ký hợp đồng, đơn vị kinh doanh cần phải chuẩn bịchu đáo Kết quả của việc giao dịch phụ thuộc phần lớn ở sự chuẩn bị đó Côngviệc chuẩn bị có thể bao gồm hai bộ phận chủ yếu: Nghiên cứu tiếp cận thịtrường và lập phương án kinh doanh

Nghiên cứu thị trường :

Ngoài việc nắm vững tình hình trong nước và đường lối chính sách, luật lệ quốc

8

gia có liên quan đến hoạt động kinh doanh kinh tế đối ngoại, đơn vị kinh doanhngoại thương cần phải nhận biết hàng hóa kinh doanh, nắm vững thị trường vàlựa chọn khách hàng.

Hàng hóa mua bán phải được tìm hiểu kỹ về khía cạnh thương phẩm để hiểu giátrị, công dụng, nắm được những đặc tính của nó và những yêu cầu của thị trường

về hàng hóa như : quy cách phẩm chất bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựachọn phân loại…

Để chủ động trong việc giao dịch mau bán, còn cần nắm vững tình hình sản xuấtcủa mặt hàng đó như : thời vụ, khả năng về nguyên liệu…

Lập phương án kinh doanh:

Trên cơ sở những kết quả thu lượm được trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thịtrường, đơn vị kinh doanh lập phương án kinh doanh Phương án này là kế hoạchhoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định kinh doanh Việcxây dựng phương án kinh doanh bao gồm các bước sau :

Đánh giá thị trường và thương nhân

Lựa chọn mặt hàng,thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh

Đề ra mục tiêu, những mục tiêu cụ thể đề ra trong một phương án kinh doanh

Đề ra biện pháp thực hiện

Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh

Sau các bước trên các bên sẻ tiến hành ký kết hợp đồng, khi ký kết hợp đồng cầnlưu ý những điểm sau:

Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi

ký hợp đồng,

Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quánthương mại địa phương để giả quyết tranh chấp phát sinh sau này

Hợp đồng không có những điều khoản trái với luật hiện hành

Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng từ mập mờ, cóthể suy luận ra nhiều cách

Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký bên kia cần phải kiểm tra

kỷ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán

9

Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.

Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên đều thông thạo

CHƯƠNG 2:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH

UNI-PRESIDENT VIỆT NAM2.

1 Sơ lược về công ty Uni-President Việt Nam:

Vì nuớc Việt Nam là một nước đang phát triển và có nhiều tiềm năng nên tập

đoàn Uni – President đã chọn Việt Nam là nơi phát huy thế mạnh và lấy tên là Công ty TNHH Uni- President Việt Nam

Công ty TNHH Uni- President Việt Nam là công ty có 100% vốn đầu tư

nuớc ngoài, ra đời vào ngày 06 tháng 02 năm 1999 theo giấy phép đầu tư số2113/GP của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư cấp Với vốn pháp định là 68 triệu USD

và tổng vốn đầu tư là 151,5 triệu USD, lớn nhất trong các dự đầu tư ra nuớcngoài của tập đoàn Uni- President ở Đài Loan

Và công ty TNHH Uni- President Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ và liên

tục, nhanh chóng và bền vững để trở thành công ty đứng thứ nhì trong lĩnh vựcthức ăn chăn nuôi và nuôi trồng thủy sản với các dòng sản phẩm chất luợng cao,được sản xuất bởi công nghệ tiên tiến, kỷ thuật hiện đại đáp ứng nhu cầu thịtrường

Sự phát triển mạnh mẽ và liên tục của công ty được thể hiện qua xây dựng hệthống nhà máy liên tục :

- Công ty có thời gian hoạt động tại Việt Nam là 47 năm Vào tháng 9 năm

1999 công ty mở thêm chi nhánh và nhà máy xay xát bột mỳ, xưởng chiết xuấtdầu thực vật tại khu công nghiệp Phú Mỹ 1, huyện Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa – VũngTàu

- Vào tháng 06 năm 2007 do nhu cầu thức ăn thủy sản tăng cao, nhằm đápứng đủ nhu cầu trong nước cũng như nước ngoài công ty lại mở thêm chi nhánh

và nhà máy chế biến thức ăn thủy sản tại Khu công nghiệp Mỹ Tho, tỉnh Tiền

10

Giang, đồng thời mở thêm chi nhánh và trại sản xuất tôm giống tại huyện NinhHòa, Khánh Hòa.

- Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường và nhằm mở rộng quy

mô lớn hơn vào tháng 09 năm 2008 công ty mở thêm chi nhánh nghiên cứu vàsản xuất tôm giống tại Khu quy hoạch sản xuất tôm giống Vũng Mũ, huyện TuyPhong, tỉnh Bình Thuận

Công ty TNHH Uni-President Việt Nam là Công ty thức ăn thủy sản đầu

tiên tại Việt Nam được cấp Chứng nhận ISO22000

Tháng 11 năm 2009 Công ty TNHH Uni-President Việt Nam đã chính thứctrở thành Công ty chuyên sản xuất thức ăn thủy sản đầu tiên tại Việt Nam đượcthông qua kiểm chứng ISO22000 của SGS Đây là tiêu chuẩn kết hợp ISO9001

và HACCP, bao gồm các yêu cầu cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm "từnông trường đến bàn ăn" , cung cấp phương pháp quản lý tốt về chất lượng , vàthiết lập cách quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm trong quá trình sản xuất giacông, ngăn ngừa mối nguy được biết của sản phẩm hoặc làm giảm các mối nguy

về an toàn thực phẩm xuống tới mức cho phép, đảm bảo an toàn vệ sinh thựcphẩm cho người tiêu dùng

Việt Nam là nước xuất khẩu Tôm Lớn đứng thứ 3 trên thế giới và đang phảiđối mặt với xu hướng quản lý an toàn chất lượng sản phẩm thuỷ sản ngày càng

nghiêm ngặt, Công ty TNHH Uni-President Việt Nam đang từng bước đưa việc

sản xuất Tôm giống và sản xuất thức ăn theo hệ thống truy xuất nguồn gốc(Traceability system) nhằm cung cấp cho các nhà máy chế biến xuất khẩu thuỷ

sản đầy đủ các thông tin về việc truy xuất nguồn gốc Công ty TNHH President Việt Nam hy vọng sẽ phát huy được tác dụng đi đầu trong lĩnh vực

Uni-này và mang lại giá trị liên kết chặt chẽ trong lĩnh vực thuỷ sản đồng thời thúcđẩy ngành nuôi trồng thuỷ sản xuất khẩu Việt Nam ngày càng phát triển tốt.Uni- President Việt Nam đuợc cấp giấy chứng nhận về quốc tế về quản lýchất lượng ISO 9001/2000; HACCP và thiết lập hệ thống truy xuất nguồn gốcnhằm củng cố niềm tin ở khách hàng Nhờ vậy sản phẩm của công ty đáp ứngđược về vệ sinh an toàn thực phẩm của Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản

11

Các hệ thống nhà máy chiến lược đã được đặt hầu hết ở các tỉnh thành có thế

mạnh về nông nghiệp và chăn nuôi giúp công ty TNHH Uni- President Việt Nam mang đến cho khách hàng của mình hai lợi thế cạnh tranh to lớn trong kinh

doanh là tốc độ trong giao nhận và cắt giảm đáng kể chi phí vận chuyển Công tygắn liền với các thông tin sau :

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH UNI – PRESIDEN VIỆT NAM

Tên giao dịch nước ngoài: UNI- PREDIDENT VIET NAM CO., LTD Tổng Giám Đốc: MR Cheng Wen Chin

Nghành nghề kinh doanh: thức ăn gia súc – thủy sản, mì ăn liền, bột mì, dầuăn

Thị trường xuất khẩu chính : Australia, Singapore, Malaysia

Thị trường nhập khẩu chính: India, Chilê, Pêru

2 1 Chức năng của công ty.

- Công ty chuyên sản xuất thức ăn gia súc – thủy sản, bột mì, mì ăn liền, dầuăn

- Xuất khẩu: thức ăn thủy sản, bột mì, mì ăn liền

- Nhập khẩu: nguyên liêu sản xuất thức ăn gia súc – thủy sản, nguyên liệu sảnxuất mì ăn liển, lúa mì, bột mì, máy móc thiết bị

- Hoạch định: công ty đưa ra các hoạt động nhằm định ra mục tiêu và cácchiến lược để thực hiện các mục tiêu đã định

- Tổ chức: vạch ra cấu trúc công của công ty, quy định quyền hạn, tráchnhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ

- Điều khiển: phối hợp những người trong tổ chức, chọn lọc nhửng kênhthông tin hiệu quả nhất, giãi quyết các xung đột bộ phận, tạo môi trường làm việcthích hợp

12

- Kiểm tra: đo lường việc thực hiện các hoạt đông, so sánh các hoạt động đãđược hoạch định Nếu có sai lệch thì Ban Giám Đốc có nhiệm vụ xác định nhữngnguyên nhân và tìm biện pháp khắc phục.

2.

2 2 Nhiệm vụ của công ty :

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công tytheo luật pháp hiện hành

- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong và ngoài nước đểxây dựng và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh hiệu quả

- Ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất kinh doanhnhằm đạt hiệu quả cao

- Quản lý sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách bảo toàn vàphát triển nguồn vốn được giao

- Chấp hành đầy đủ các chính sách, phát luật hiện hành của nhà nước và của

Bộ Thương Mại nay là Bô Công Thương

- Quản lý toàn diện đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiện chăm lo đờisống vật chất, tinh thần và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghềnghiệp cho cán bộ công nhân viên

Số tương đối (%)

Số tương đối (%)

Số tương đối (%) Doanh

doanh, về cơ cấu tổ chức và uy tín của mình trên thương trường.

Từ năm 2008 đến năm 2010 tuy công ty có lợi nhuận, nhưng chi phí so vớilợi nhuận cũng còn khá cao Chi phí khá cao là vì công ty không ngừng tăng chiphí quản lý, không ngừng nâng cao công nghệ, để cho công ty ngày càng hòanthiện hơn và chính điều này cho thấy công ty cũng chưa tối ưu hóa trong công táckinh doanh nên phát sinh nhiều chi phí làm giảm lợi nhuận Vì vậy công ty cần

mở rộng quy mô kinh doanh, huấn luyện đào tạo nguồn nhân lực,đặc biệt quantâm và đầu tư thích đáng cho hoạt động Marketing

2.

3 2 Thuận lợi của công ty.

- là môt công ty khá lớn tại Bình Dương, hoạt động trong nhiều lĩnh vực: sảnxuất thức ăn thủy sản – gia súc, bột mì, mì ăn liền, dầu ăn

- Với công nghệ kĩ thuật tiên tiến, chủ yếu là sử dụng máy móc, ít sử dụng lựclượng lao động chân tay

- Công nhân có tay nghề cao, được đào tạo chuyên nghiệp

- Nhà máy thủy sản được chứng nhận ISO 9001 -2000

- Trong năm 2007 đến 2009 các hiệp định song phương, đa phương được ký kếtgiữa Việt Nam và các nước đã góp phần thúc đẩy tình hình đầu tư của công ty

Do vậy cũng góp phần thúc đẩy xuất khẩu ngành thủy sản và nghành bột mì đểđem lai khá nhiều lợi nhuận cho công ty

14

- Gần cuối năm 2009, nhà nước đã cắt giảm thuế cho một số mặt hàng nhập khẩu

và với số lượng nhập khẩu hùng hậu như công thì điều này đã giảm nhiều chi phícho nguyên liệu đầu vào

2.

3 3 Khó khăn của công ty.

- Thị trường xuất khẩu Mì ăn liền còn nhỏ hẹp, chủ yếu là khách hàng quen thuộccủa Tổng công ty từ Đài Loan

- Hệ thống thông tin quản lý còn yếu, hiệu quả không cao

- Cơ cấu tổ chức, thu mua nguyên liệu nhập khẩu còn chịu nhiều chi phối củaTổng công ty Đài Loan,

- Chưa chủ động cũng như nắm bắt thông tin kịp thời về nguồn hàng nhập khẩu

- Chưa đa dạng hóa các nguồn nguyên liệu nhập khẩu cũng như các nhà cungứng

- Tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt của các công ty cùng nghành cũng là một khó khăn lớn cho công ty

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

15

NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA

SÚC –THỦY SẢN TẠI CÔNG TY TNHH

UNI-PRESIDENT VIỆT NAM3.1 phân tích tình hình nhập khẩu của công ty:

3.1.1 Tình hình nhập khẩu theo thị trường:

Số liệu nhập khẩu thức ăn gia súc thủy sản theo thị trường như sau:

“ Nguồn : số liệu Phòng Thu Mua , bộ phận xuất nhập khẩu”

Qua số liệu trên chúng ta thấy được rằng thị trường PERU và CHILE chiếm tỷtrọng khá cao trong cán cân nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi gia súc vàthủy sản của công ty, tiếp đến là thị trường ARGENTINA, TAIWAN, CHINA và

tỷ trọng của thị trường JAPAN là thấp nhất

3.1.2 Tổng giá trị nhập khẩu thức ăn gia súc thủy sản theo nghành hàng:

71.907.677,58 91.145.719,01 108.200.062

“ Nguồn : số liệu Phòng Thu Mua , bộ phận xuất nhập khẩu”

Chúng ta có thể thấy rằng số liệu nhập khẩu năm sau cao hơn năm trước, điều đóchứng tỏ rằng công ty phải cố gắng hoàn thiện quy trình nhập khẩu để từng bướcđáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong những năm tới

3.1.3 Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng:

Qua bảng số liệu của ba năm vừa qua, sản phẩm bột cá CHILE và PERU,chiếm

tỷ trọng cao nhất trong các nguyên liệu nhập khẩu, tiếp đến là bã đậu nành củaARGENTINA, và nguyên phụ gia tại thị trường TAIWAN, chiếm tỷ trọng khácao trong những nguyên liệu sản xuất của công ty

16

3.2 Phân tích quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu :

BƯỚC 1: KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Tiến trình chuẩn bị giao dịch:

Nghiên cứu tiếp cận thị trường:

Nghiên cứu tiếp cận thị trường là một quá trình phức tạp, tốn kém khá nhiềuthời gian và chi phí vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh xuấtnhập khẩu của công ty Những thông tin về thị trường được thu thập chủ yếu quacác cách sau:

+ Mạng Internet

+ Báo đài, tạp chí

+ Hiệp hội, hội nghị doanh nghiệp

Thông qua bộ thương mại và các cơ quan tham tán thương mại Việt Nam ởnước ngoài

+ Giới thiệu từ các mối làm ăn trước

Nghiên cứu thị trường giúp công ty lựa chọn thời cơ thuận lợi, phương thức muabán và điều kiện giao dịch thích hợp

Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng :

Thông qua các thông tin thu thập được từ nghiên cứu thị trường, cán bộphòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng, từ kết quả nghiêncứu công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng thích hợp cho mình

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng là một khâu quan trọng và mất nhiều thờigian Vì vậy, khi giao dịch làm ăn với những nhà cung ứng phù hợp công tythường cố gắng tìm cách giữ mối quan hệ tốt đẹp để làm ăn lâu dài

Giao dịch đàm phán với nhà cung ứng:

Giao dịch:

Giao dịch thực tế rất khó để chia ra từng bước rạch ròi, vì các bước giao dịch

nó có sự đan xen, nối liền nhau Như thư hỏi hàng, thư xác nhận, thư chào hàng,thư từ chối, các bước diễn ra không theo một trình tự nhất định Giao dịch trảiqua cả một chuỗi quá trình , đôi khi công ty gửi thư hỏi hàng, đối tác xuất gửi lạithư chào hàng, nếu những điều kiện mà người bán đưa ra hợp lý thì công ty gửi

17

cho họ thư xác nhận, xác nhận rằng công ty chấp thuận những điều kiện mua bán

đó Ngược lại, nếu những điều kiện trong đơn đặt hàng này công ty không chấpnhận được thì công ty viết thư hoàn giá gửi cho người bán từ chối một hoặc một

số đề nghị từ phía người bán, đồng thời đưa ra những đề nghị mới

Đàm phán:

Sau các giai đoạn nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung ứng, lựa chọn nhàcung ứng là giai đoạn đàm phán được thực hiện nhằm mục tiêu soạn thảo hợpđồng xuất nhập khẩu hàng hóa dựa trên sự thống nhất giữa các bên tham gia.Quá trình đàm phán thường được thực hiện bởi ban lãnh đạo, cán bộ phòngnghiệp vụ và thông qua 3 hình thức sau:

Đàm phán qua điện thoại:

Hình thức này tiện lợi nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên các bên không thểtrình bày hết chi tiết liên quan đến hợp đồng mà các bên giao dịch vì chi phí cao

và tính pháp lý về mặt thực thi hợp đồng không có hiệu lực do trao đổi bằngmiệng Việc đàm phán này thường công ty chỉ áp dụng đối với những đối tác sau:Đối tác đã có quan hệ hoạt động mua bán lâu dài, thường xuyên và có uy tín.Đối tác mà trước đó đã có quá trình đàm phán và đã thỏa thuận được một số điềukhoản cơ bản, nay chỉ cần hiệu chỉnh hoặc bổ sung thêm một số điều khoản khác

công ty phần lớn là đối tác quen thuộc nên công ty thường sử dụng hình thứcđàm phán này.

Thực tế khi đi đến ký kết một hợp đồng nhập khẩu công ty thường kết hợp sửdụng cả 3 hình thức đàm phán này

Hợp đồng đính kèm số: AP-028-028 ngày 02/12/2010

BƯỚC 2: XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuấtnhập khẩu Vì thế sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấyphép Ngày nay trong khi Việt Nam đã gia nhập WTO, thì việc xin giấp phépnhập khẩu cũng đã giảm bớt một số mặt hàng

Ở nước ta nay theo nghị định số 12/2008/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 2008của Chính phủ và theo thông tư hướng dẫn số 04/2008/TT-BTM ngày 06 tháng

04 năm 2008 của Bộ thương mại (nay là Bộ công thương), một số mặt hàng khivào Việt Nam phải xin giấp phép nhập khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại:hàng hóa kiểm soát xuất khẩu theo quy định của điều ước quốc tế, hiệp định màViệt Nam ký kết hoặc tham gia; xe hai bánh, ba bánh gắn máy có dung tích động

cơ từ 175 cm3 trở lên; súng đạn thể thao; giấp phép nhập khẩu theo chế độ hạnngạch thuế quan như muối, thuốc lá nguyên liệu, trứng gia cầm, đường tinhluyện, đường thô

19

Theo tờ khai Hải quan số 1213/NK/NĐT.KD/KCNST ngày 16 tháng 04 năm

2011 thì mặt hàng Bột cá Pêru dùng làm nguyên liệu thức ăn gia súc-thủy sản là mặt hàng không thuộc diện xin giấp phép nhập khẩu.

BƯỚC 3: CHUẨN BỊ KHÂU THANH TOÁN

Thanh toán là một mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thựchiện hợp đồng xuất nhập khẩu Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biếtchắc sẽ được thanh toán Vì vậy cần thực hiện tốt những công việc bước đầu củakhâu này

Đối với công ty Uni-President hầu hết đều thanh toán theo phương thức L/C(Letter of Credit), tính chất của L/C được quy định chặt chẽ trong UCP 600 2009ICC “ Về bản chất, L/C là những giao dịch riêng biệt với các hợp đồng mua bán,hoặc các hợp đồng khác mà các hợp đồng này có thể làm cơ sở của L/C và cácNgân hàng không bị liên can đến, hoặc bị ràng buộc vào các hợp đồng như thếthậm chí ngay cả trong L/C có bất cứ sự dẫn chiếu nào đến các hợp đồng đó”.Thanh toán theo phương thức L/C là chặt chẽ, ít rủi ro vì thế mà công ty Uni-President chủ yếu là chọn phương thức thanh toán này

Sau khi hợp đồng mua bán nhập khẩu đã được ký kết, công ty Uni-President

sẽ chọn ngân hàng để mở L/C Với bộ chứng từ theo phụ lục đính kèm thì công

ty Uni-President tiến hành mở L/C với Ngân hàng ICBC Công ty Uni-President

sẽ dựa vào hợp đồng để điền vào mẫu đơn xin mở L/C của ngân hàng ICBC Saukhi điền đủ vào mẫu đơn, công ty Uni-President sẽ fax qua cho người thụ hưởng(công ty Mitsubishi Corporation) để người thụ hưởng kiểm tra, nếu người thụhưởng đồng ý với các chi tiết trên thì xác nhận là đồng ý, còn nếu không đồng ývới những chi tiết đó thì xác nhận những gì cần chỉnh sửa Sau khi công ty Uni-President và công ty Mitsubishi Corporation đã thỏa thuận các điều kiện thể hiệntrong mẫu đơn xin mở L/C thì tiến hành hoàn chỉnh mẫu đơn này

Sau đó công ty Uni-President sẽ gởi lại cho Ngân hàng bản mẫu đơn xin mởL/C đã hoàn chỉnh cộng với hợp đồng đã ký kết Ngân hàng dựa vào đó để tiếnhành mở L/C, sau khi nhận L/C công ty Uni-President fax lại cho người thụhưởng để người thụ hưởng dựa vào đó mà thực hiện những yêu cầu của người

20