Bài 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ

Bài 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ Giáo trình Hệ Thống Thông Tin – Hệ Cao Học Bài 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ Mục đích yêu cầu  Giới thiệu các khái niệm cơ bản của thông tin  Quan hệ giữa thông[.]

Bài 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ

Mục đích yêu cầu

 Giới thiệu các khái niệm cơ bản của thông tin

 Quan hệ giữa thông tin và quản lý

 Quan hệ giữa thông tin và tổ chức

 Nhà quản trị hệ thông tin (CIO), vai trò của nhà quản trị hệ thông tin trong tổchức kinh tế xã hội hiện đại

I Thông tin, độ đo thông tin, công nghệ thông tin truyền thông, hệ thống

thông tin, nguồn lực thông tin.

1 Định nghĩa thông tin:

Theo A.G.Mamikonov [1] thì khái niệm thông tin có thể được giải thích nhưsau:

Định nghĩa 1:

Tập họp các kiến thức (thông báo) xác định độ đo sự hiểu biết của chúng ta

về những sự kiện này hay sự kiện khác, hiện tượng này hay hiện tượngkhác cùng mối liên hệ giữa chúng với nhau

Định nghĩa như trên về thông tin nhấn mạnh đến sự muôn hình, muôn vẽcủa nội dung thông tin, được thể hiện ở nhiều dạng hiện tượng vât lý, kinh

tế và xã hội

Thông tin tăng sự hiểu biết và làm sâu sắc trí lực Nó được ước lượng phụthuộc vào ảnh hưởng đến tiến trình ra quyết định Để có thể nhận đượcthông tin hữu ích, bổ sung kiến thức, cần phải phân tích các sự kiện và xử

lý những dữ liệu định lượng và các dữ liệu loại khác

Theo Louis Rigaud [2] thì thông tin được định nghĩa như sau:

Định hướng của một số công trình khoa học với các nhu cầu đặc biệt của

nó đã sử dụng khái niệm khá đặc thù cho thông tin như: thông điệp / thôngbáo, tín hiệu, bit, mã, v.v

Tuy nhiên theo một số công trình nghiên cứu, phân tích thì các ý nghĩa sauđây thường được gán cho thuật ngữ thông tin:

Phủ định của sự không chắc chắn / hoài nghi

Sự không chắc chắn trên một hệ thống giảm khi lượng thông tin tíchlũy có liên quan đến nó tăng lên Khi sự không chắc chắn bằng không,thông tin liên quan đến nó không còn Một người biết chắc chắn đốitác của mình sẽ nói gì sẽ không tiếp nhận mãi mạng thông tin từ cáccuộc đối thoại.

Quan hệ đến sự tự do lựa chọn

Được thông tin nghĩa là biết được tập họp các phương án hành động.Các lựa chọn tiềm năng này chỉ rõ độ tự do tồn tại trong tình huốngxác định

Duy trì tổ chức

Ý tưởng này vay mượn từ các nhà sinh học, xem xét mọi cơ cấu tổchức là một tập họp các phần tử liên hệ với nhau qua các thông tin màchúng truyền cho nhau

Liên hệ, trao đổi

Những sự trao đổi thông tin với môi trường cho phép hệ thống tiếnhóa, nghĩa là làm cho các chức năng và tổ chức của nó thích nghi vớimôi trường

2 Độ đo thông tin:

Những định nghĩa mà chúng tôi đã nêu ở trên hoàn toàn không giúp chúng taxây dựng một lý thuyết định lượng thông tin để từ đó có thể đưa ra phươngpháp đo nó

Xác định độ đo định lượng thông tin là một vấn đề khá phức tạp Cùng mộtthông tin có thể gây các xúc cảm, các đánh giá khác nhau ở những người khácnhau Đối với một cá nhân, đôi khi một thông báo từ một hay vài câu ngắn cóthể mang một lượng thông tin lớn không thể tưởng tượng hơn là hàng trămtrang văn bản Từ hai quyển sách có cùng một số lượng trang có thể có lượngthông tin hoàn toàn khác nhau

Bất kỳ một thông báo nào mà chúng tôi đề cập đến trong lý thuyết thông tinđều là một tập họp các hiểu biết về một hệ thống nào đó Nếu như nhữngtrạng thái của một hệ thống đã được biết trước thì rõ ràng thông tin về hệthống đó không có ý nghĩa gì hay nói một cách ngắn gọn là không có thôngtin

Thông tin chỉ có ý nghĩa khi và chỉ khi trạng thái của hệ thống không xác định

và hoàn toàn ngẫu nhiên

Thí nghiệm với nhiều kết quả có thể xảy ra là một ví dụ về các tình huốngkhông xác định của một hệ thống: Tính không xác định của hệ thống nằm ởchỗ trước lúc làm thí nghiệm chúng ta không biết chính xác kết quả nào trongcác kết quả dự kiến sẽ xảy ra Thông tin có liên quan đến thí nghiệm này sẽlàm giảm tính không xác định của hệ thống

Định nghĩa 3: Độ đo định lượng thông tin:

Lượng thông tin trong trường hợp này chính là số đo sự giảm tính khôngxác định của tình huống Nếu các kết quả đều có cùng xác suất xảy ra thìtính không xác định phụ thuộc vào số lượng kết quả, tính không xác địnhcàng lớn nếu số lượng kết quả càng lớn.

Định nghĩa 4:

Năm 1928 R.Harly đề nghị sử dụng đại lượng H = log n (1) làm độ đo tínhkhông xác định của hệ thống với n trạng thái khác nhau có xác suất xảy rabằng nhau

Đại lượng H tăng khi n tăng và có tính chất cộng tính Tính không xác địnhcủa các trường hợp phức tạp gồm một số các thí nghiệm độc lập với nhaubằng tổng tính không xác định của mỗi thí nghiệm

Thật vậy, nếu tiến hành hai thí nghiệm độc lập có n1 kết quả và n2 kết quảxảy ra Xác suất xảy ra kết quả bằng nhau cho mỗi trường hợp Khi đó tínhkhông xác định của mỗi thí nghiệm:

Giả sử một thí nghiệm có thể có n kết quả khác nhau X1, X2, …, Xn với xácsuất xảy ra là p1, p2, …, pn

pi = P(Xi) ,

11

n i i

2 1

Entropi rõ ràng là định nghĩa mở rộng khá tự nhiên của (1)

Thật vậy, trong trường xác suất của kết quả mong đợi bằng nhau

1 ( )i

p x

n

 , công thức Shannon:

2 1

2 1

n

i n

Entropi thỏa mãn nguyên lý cộng tính

Entropi tình huống phức tạp gồm một số các thí nghiệm độc lập với nhaubằng tổng các Entropi của các thí nghiệm

Khi biết trước chính xác một trong các kết quả của thí nghiệm xác suấtxảy ra nó bằng 1, xác suất của các kết quả còn lại bằng 0, Entropi bằng 0

và thí nghiệm hoàn toàn xác định Nói cách khác, nếu kết quả thí nghiệmhoàn toàn biết trước thì thông báo về kết quả thí nghiệm không mangđến bất kỳ một thông tin nào Ngược lại, nếu mọi khả năng của các kếtquả có thể xảy ra có xác suất bằng nhau, một cách trực giác hình dung vềtrạng thái có độ không xác định lớn, Entropi tối đa Mọi sự thay đổi tìnhhuống về phía làm cho xác suất xảy ra của chúng bằng nhau sẽ làm tăngEntropi Nếu chúng ta biết cái gì đó về các kết quả, ví dụ như một kếtquả có xác suất lớn hơn những xác suất xảy ra kết quả khác thì Entropigiảm

Giả sử chúng ta có một tập X gồm n kết quả có thể xảy ra X1, X2, …, Xn

của một thí nghiệm nào đó và tập Y gồm m kết quả có thể xảy ra Y1, Y2,

…, Yn của một thí nghiệm khác Chúng ta ký hiệu p(xi,yj) xác suất cùngxuất hiện kết quả xi và yj

Entropi của tập họp thống nhất của kết quả của 2 thí nghiệm:

Trong trường hợp các thí nghiệm phụ thuộc: H(X,Y) < H(X) + H(Y)

3 Công nghệ thông tin (Information Technology)

Định nghĩa 6 :

Theo WIKIPEDIA công nghệ thông tin là ngành sử dụng máy tính và phầnmềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý truyền và thu thậpthông tin

Định nghĩa này nêu được các đặc trưng cơ bản, tuy nhiên theo chúng tôi có

lẽ định nghĩa nêu trong Nghị quyết 49/CP của Chính phủ về công nghệthông tin là khá đầy đủ và có thể dùng cho thuật ngữ: công nghệ thông tintruyền thông (Information and Communication Technology) khá phổ biếnhiện nay trên thế giới

Định nghĩa 7:

Công nghệ thông tin là tập họp các phương pháp khoa học, các phương tiện

và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thôngnhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thôngtin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người

và xã hội

Độ đo định lượng có tính chất thống kê thông tin có các mặt mạnh lẫn mặtyếu

- Mặt mạnh : Độ đo này khá vạn năng có thể dùng cho bất kỳ dạng thông

tin nào, nội dung gì, khách quan và độc lập vì đấy là các chỉ số thống kêđược thiết lập dựa trên các thí nghiệm

- Mặt yếu : Không có khả năng thể hiện mặt ngữ nghĩa cũng như giá trị

của thông tin

Công nghệ thông tin truyền thông có 3 vấn đề cơ bản sau đây cần giảiquyết Người ta phân cấp và xác định thành các mức:

4 Tài nguyên thông tin:

Trong hệ thống truyền thông, vấn đề cấu trúc và cơ chế truyền chính xác kýhiệu được xét trước tiên Khi xét truyền thông giữa người không phải là vấn

đề kỹ thuật mà là vấn đề hoàn toàn khác được quan tâm

Thông tin về đối tượng có thể được xét như là một ánh xạ của đối tượng đóvào một hệ thống vật chất nào đó Ánh xạ này có thể tồn tại độc lập với chínhđối tượng và không phụ thuộc vào ai, khi nào sử dụng nó Song nếu thông tinnhư một ánh xạ nào đó có thể tồn tại độc lập đối với con người thì khi nói vềgiá trị thông tin và chi phí sử dụng nó chỉ có thể đặt nó gắn với ngữ cảnh aidùng và trong tiến trình nào?

5 Dữ liệu và thông tin (Data and Information):

Liên quan đến khái niệm ngữ nghĩa trong một số trường hợp cần phân biệt dữliệu và thông tin

Định nghĩa 8: Dữ liệu

Dữ liệu là tập họp các dấu hiệu hay các quan sát được ghi lại tại thời điểmkhông gây nên các tác động đến hành vi, đến việc ra quyết định

Dữ liệu sẽ biến thành thông tin khi xuất hiện các tác động

Ví dụ một mảng dữ liệu gồm các dấu hiệu không gây ảnh hưởng đến hành

vi Trong khi những dữ liệu đó chưa được tổ chức theo một cách nào đó vàchưa thể hiện dưới dạng một kết quả (kết xuất) sao cho người lãnh đạo cóthể ra các quyết định, nó chưa phải là thông tin Chúng vẫn là các dữ liệucho đến khi nào nhân viên không quan tâm đến nó để thực hiện hành độngnày hay hành động khác liên quan đến quyết định nào đó mà họ có tráchnhiệm phải thực hiện Dữ liệu sẽ biến thành thông tin khi người ta nhậnthức được ý nghĩa của nó Theo quan điểm của lý thuyết ra quyết định cóthể khẳng định thông tin là dữ liệu được sử dụng Tiếc là một số các hệthống tự động hóa được sử dụng như là một hệ thống xử lý dữ liệu chứkhông phải như một hệ thống thông tin

Tương tự như vật chất và năng lượng, dữ liệu có thể thu thập, xử lý, lưutrữ, biến đổi hình dạng Song chúng cũng có một số đặc thù như: dữ liệu cóthể tạo và biến mất Dữ liệu có thể bị xóa, mất chính xác, …

Dữ liệu cũng có thể đặc trưng bởi chu kỳ sống như hình 1dưới đây:

Hình 1

Trong chu kỳ này chúng ta thấy có 3 giai đoạn có ý nghĩa: sinh ra, xử lý,lưu trữ và tìm kiếm.

Nhận thức và sử dụng dữ liệu có thể thực hiện ở những thời điểm khácnhau trong chu kỳ sống, do vậy nên chúng tôi không chỉ ra trên hình vẽ.Thông tin có các đặc trưng sau:

Tính mục đích: thông tin có mục đích xác định khi truyền để được sử

dụng, ngược lại nó chỉ là dữ liệu hoặc tiếng ồn Cùng một loại thông tin

có thể có nhiều mục đích khác nhau

Tạo các khái niệm mới, đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, ra quyết định, lập

kế hoạch, quản lý tác nghiệp, kiểm soát, tìm kiếm là những mục đích cơbản của thông tin trong các hệ thống thông tin

Tính giá trị: Gía trị thông tin được hiểu là giá trị sử dụng nó, nghĩa là

hiệu quả vật chất mang lại khi dùng thông tin Theo quan điểm này thìgiá trị thông tin được xác định bởi đặc trưng của đối tượng và sự chínhxác của thông điệp có liên quan Ở mức độ lớn, giá trị thông tin phụthuộc vào cách thức và vận tốc truyền nó, độ tin cậy, sự hợp thời và một

số yếu tố khác

Trả lời cho câu hỏi giá trị thông tin trong các điều kiện thực tế khá phứctạp và đắt giá Nếu như hệ thống thông tin thông báo và cung cấp thôngtin lý tưởng theo quan điểm độ tin cậy và các yếu tố khác thì giá trị của

nó chỉ xác định thông qua chức năng đúng lúc / hợp thời Sự phụ thuộcgiá trị thông tin vào khối lượng thông báo ở dạng phi tuyến – giá trị tăngchậm so với khối lượng

Việc cố tình làm sai lệch thông tin thực chất là hành động xuyên tạcthông tin

Tính chính xác và tính tin cậy:

Độ tin cậy của thông tin đặc trưng bởi mức độ phản ánh thực tế của nó

Độ chính xác đặc trưng bởi các khả năng kỹ thuật của các công cụtruyền, xử lý thông tin

Tính dư thừa: Khái niệm dư thừa có ý nghĩa quan trọng khi thiết kế hệ

thống thông tin Trong các hệ thống mà trị giá của sai sót, biến đổi lệnhkhông đúng hoặc loại bỏ một phần tử có giá trị thực tiển, cần xem xétđến việc tạo sự dư thừa đáng kể của thông tin Tăng tính dư thừa dẫn đếntăng khối lượng thông báo (không tăng tính thông tin của nó), tất nhiêndẫn đến tăng thời gian phân phối và tăng giá thông tin

Nâng cao tính tin cậy với việc phát hiện và hiệu chỉnh sai sót có thể đạtđược nếu như tính dư thừa được đưa vào thông tin bằng cách truyền mộtlượng lớn ký hiệu bổ sung có liên quan đến các ký hiệu mà giá trị của nócần phải truyền

Tính tác động nhanh:

Tốc độ truyền và nhận thông tin của con người được xác định bởi thờigian cần để hiểu tình huống của đối tượng Tốc độ của các công việc củathiết bị kỹ thuật của hệ thống được xác định bởi số lượng dữ liệu được

xử lý và truyền trên một đơn vị thời gian

Tốc độ truyền thông tin cao rất quan trọng đối với hệ thống vận hànhtrong thời gian thực, ví dụ như việc điều khiển các thiết bị vũ trụ khôngngười lái

 Tính tiền định hoặc tính ngẫu nhiên:

Thông tin quá khứ có tính tiền định, ngược lại thông tin tương lai lạichứa các yếu tố ngẫu nhiên Thường một số thông tin nào đó được xem

là xác định theo nghĩa là tồn tại một giá trị nào đó của đại lượng này hayđại lượng khác (ví dụ như định mức tiêu hao nguyên liệu, …) Songchính cả trong trường hợp này cũng có mức độ không xác định nào đóliên quan đến xác suất thay đổi đại lượng này trong tương lai

 Tính phí tổn:

Giống như vật chất và năng lượng, thông tin cần có phí tổn khi nhậnđược nó Phí tổn cho thông tin xác định bởi lượng lao động có ích của xãhội đã sử dụng để thu thập, lưu trữ, xử lý và tìm kiếm nó Chi phí nàythường rất lớn, do vậy trước lúc muốn tìm kiếm một thông tin nào đó cầnphải so sánh giá trị của nó với cái giá để nhận được nó

Tính liên tục và tính rời rạc:

Thông tin có thể biểu diễn dưới dạng liên tục hoặc dạng rời rạc

Phần lớn thông tin trong các tổ chức là rời rạc Các hệ thống thông tinvận hành trong thời gian thực cung cấp thông tin liên tục dưới dạng hàm

số của thời gian, song những người quản lý không bao giờ ra quyết địnhtheo nhịp điệu biến thiên của thông tin này

Thông tin liên tục có thể được biểu diễn dưới dạng rời rạc hoặc ngượclại

6 Nguồn lực thông tin:

Mọi hoạt động sản xuất đều cần thông tin

Nông dân dù không sản xuất cho thị trường ít nhất cũng cần đến thông tin về

thời tiết Khi sản xuất hàng hóa nhằm phần nào đáp ứng nhu cầu thị trường,nông dân cần thêm thông tin về giá cả, nhu cầu nông sản sản xuất ra, giá cảnguyên liệu, vật tư họ phải dùng đến trong sản xuất.

Tổng quát để điều hành được sản xuất và tiếp thị hữu hiệu nhằm được lợinhuận cao, những người trong bộ máy quản lý cần thông tin và kiến thức Họsẵn sàng trả giá cho thông tin và những người nắm được thông tin nếu việc đóđem lại lợi nhuận cao hơn Như vậy vai trò quan trọng của thông tin trong bất

cứ một nền kinh tế nào không phải là mới Tùy thuộc vào khả năng và quátrình chế biến, lưu trữ, phân tích những dữ liệu sẽ trở thành thông tin có giá trịnhiều hay ít Những thông tin có giá trị gia tăng (value added information) cóđược qua chế biến là hàng hóa có giá trị cao hơn trên thị trường, ví dụ số liệu

về tổng sản phẩm trong nước là dữ liệu chế biến có giá trị gia tăng bởi vì nódựa vào khái niệm kinh tế trừu tượng được đo lường dựa vào số liệu cụ thểban đầu khác

Một ngành mới phát triển mạnh mẽ vào những thập niên cuối thế kỷ XX làdịch vụ bán thông tin có giá trị gia tăng (value added information services).Theo [3], ở Mỹ ngành này có doanh thu năm 1993 được ước tính là 13,6 tỷ

US $, bằng 23% giá trị sản xuất máy tính và đã tăng từ 14 - 16% mỗi năm,trong khi đó tốc độ tăng trung bình năm của công nghiệp chế biến nói chung

từ 1987 đến nay là 13%

Có thể nói ngay là khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển, thông tinđặc biệt là thông tin được biến thành kiến thức khoa học đã trở thành hànghóa

Thông tin đã có vai trò quan trọng từ lâu như vậy, tại sao các nhà kỹ thuật vàkinh tế lại đang thảo luận sôi nổi về cuộc cách mạng kỹ thuật và kinh tế mớiđang hình thành do công nghệ thông tin truyền thông đưa tới Cuộc cáchmạng mới này đã chuyển loài người từ xã hội công nghiệp sang xã hội thôngtin, chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức Xã hội màtrong đó đã chuyển từ thông tin được sử dụng trong kinh doanh và sản xuất cótính chất tĩnh (static) và liên hệ một chiều với hệ thống máy móc sang sự liên

hệ giữa thông tin và máy móc động (dynamic) và hai chiều

Thông tin được sử dụng để điều hành máy móc trong sản xuất / kinh doanh,ngược lại máy móc lưu trữ thông tin trong quá trình sản xuất / kinh doanh, chếbiến chúng để tạo thành thông tin mới, đưa đến quyết định điều hành mới,thông tin mới là thông tin có giá trị gia tăng Thông tin đã trở thành một yếu

tố quan trọng cần thiết cho sự phát triển của xã hội loài người như nước,không khí và lửa [4] Thông tin là tài nguyên nguồn lực cần biết khai thác,bảo vệ nó, tạo ưu thế trong cuộc cạnh tranh có tính chất toàn cầu trong thếgiới “phẳng”

II Quan hệ giữa thông tin và quản lý:

1 Quản lý và các đặc trưng

Nhiệm vụ cơ bản của quản lý là xử lý thông tin để ra quyết định

Tồn tại có nghĩa là tiến hóa thường xuyên đối với một cá thể hay một tổ

chức Tại bất kỳ thời điểm nào, cá thể hay tổ chức cần phải lựa chọn và raquyết định để bảo đảm sự “cân bằng động” với môi trường mà trong đóchúng tồn tại.

Để cho quản lý khả thi không phải là các mệnh lệnh khó hoặc không thểthực hiện mà cần một loạt các điều kiện

1- Ngoài cơ quan quản lý cần có đối tượng quản lý mà sự thay đổi trạng tháicủa nó hướng theo các tác động quản lý

Đối tượng quản lý khá đa dạng, có thể là cơ cấu riêng lẻ hay máy mócthiết bị hoặc cơ thể sống hay một phần của nó, công nhân hoặc là mộtđơn vị, phân xưởng hay xí nghiệp, tổ chức quân đội hay môt tập thể nhàhát, ngành của nền kinh tế quốc dân v.v…

Chính sự nghiên cứu tổng quát các nguyên lý quản lý những loại đốitượng đa dạng này, cùng sự liên hệ trong các cơ cấu, các cơ thể và xã hội

là khoa học quản lý Khi nghiên cứu các đối tượng này, theo quan điểmquản lý, ý nghĩa hàng đầu là sự liên hệ tương hỗ giữa chúng, liên hệ giữanhững phần tử cấu tạo chúng Tập họp các đối tượng được xét như mộtkết cấu toàn vẹn là hệ thống

Hệ thống là đối tượng quản lý, là hệ thống bị quản lý

Tổ chức quản lý là hệ thống quản lý

2- Hệ thống bị quản lý cần có khả năng chuyển từ trạng thái này sang trạngthái khác Di chuyển trong không gian vật lý, thay đổi tốc độ và hướngchuyển động hay một tính chất nào đó đều có thể xem là chuyển trạngthái

Thực tế luôn luôn có thể tìm thấy một số tham số nào đó, các trị số đặctrưng cho trạng thái của hệ thống tại mỗi thời điểm

Đối với các đối tượng vật lý đấy là khối lượng, kích thước hình học, nhiệt

độ, tốc độ, màu Đối với thiết bị đấy là công suất, tiêu hao năng lượng, sốvòng quay hay tốc độ chuyển động của bộ phận làm việc; đối với xínghiệp, số lượng nhân công, số lượng sản phẩm được sản xuất ra, giáthành, lợi nhuận và một số chỉ tiêu khác

Trong mỗi trường hợp cụ thể, lựa chọn danh sách các tham số nghĩa làchúng ta hoàn toàn xác định không gian trạng thái nhiều chiều mà đốitượng bị quản lý tồn tại Cho các cận của các biến độc lập của hệ thống làxác định miền của không gian trạng thái mà điểm biểu diễn có thể tồn tại– miền có thể có của trạng thái

Trạng thái bất kỳ của hệ thống được đặc trưng bởi một bộ trị số của mỗimột trong các tham số và được ánh xạ trong không gian trạng thái bằng

một điểm nào đó được gọi là điểm biểu diễn Thay đổi trạng thái của hệ

thống ứng với di chuyển điểm biểu diễn trong không gian trạng thái.Không gian này có thể liên tục nếu tham số hệ thống liên tục, ví dụ nhưnhiệt độ, tốc độ; hoặc rời rạc nếu các tham số chỉ nhận một vài giá trị, ví

dụ như số lượng nhân công, số lượng các thiết bị, v.v

Số chiều của không gian trạng thái bằng số tham số độc lập xác địnhtrạng thái của hệ thống.

Quản lý là tác động lện hệ thống bị quản lý sao cho nó chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác.

Điểm biểu diễn chuyển động trong miền xác định trạng thái cho phép.Nếu trạng thái của hệ thống cố định một cách cứng nhắc thì khái niệmquản lý mất ý nghĩa

3 - Hệ thống quản lý cần phải có khả năng cụ thể thay đổi trạng thái của hệthống bị quản lý tương ứng với các quyết định đã ra Trong trường hợptổng quát, quyết định được ra dưới dạng các tác động điều khiển chuyểnđến các tổ chức chấp hành, thực hiện các thay đổi trạng thái của hệ thống

bị quản lý Nếu như quyết định được ra bởi hệ thống quản lý quá yếuhoặc không thể ảnh hưởng đến sự thay đổi trạng thái của hệ thống bịquản lý thì thực tế quản lý trong trường hợp này không tồn tại

4 - Bất kỳ một quản lý khôn ngoan nào cũng cần phải có mục đích, khôngphải là ngẫu nhiên không có một liên hệ nào đến tác động quản lý Điềunày có nghĩa là bảo đảm hệ thống ở một trạng thái hữu hạn nào đó đặctrưng bởi bộ các tham số định lượng Trong không gian trạng thái, mụctiêu được biểu diễn bởi điểm mà hệ thống phải đạt đến từ điểm mà hiệntại hệ thống đang ở Nếu mục tiêu của quản lý không xác định thì quản lý

hệ thống không có nghĩa Chuyển động của hệ thống không có mục tiêuxác định, hệ thống sẽ trở thành chuyển động braoxơ (lang thang)

5 - Hệ thống quản lý cần phải có khả năng lựa chọn các phương án ra quyếtđịnh Số phương án ra quyết định càng ít thể hiện quản lý càng thấp Điềunày giải thích sự kiện: trong điều kiện hạn chế chặt quyết định, hiệu quảthường nằm ngoài miền giải quyết Nếu cơ quan quản lý chỉ có duy nhấtmột khả năng quyết định mà không có bất kỳ sự lựa chọn nào thì hệthống này thực tế không quản lý

6 - Hệ thống quản lý cần phải có các tài nguyên vật chất, tài chính, nhân lực

và các dạng tài nguyên khác để bảo đảm thực thi các tác động quản lý đãđược lựa chọn Thiếu các nguồn tài nguyên này không bảo đảm khả năngthực tế chuyển động theo quỹ đạo đã được chọn, điều này tương đươngvới việc không có sự tự do lựa chọn Hoàn toàn không thể quản lý màkhông có tài nguyên để bảo đảm cho việc thực thi những tác động quảnlý

7 - Để lựa chọn đúng đặc trưng và mức độ tác động quản lý của hệ thốngquản lý cần biết không những mục tiêu, trạng thái cuối cùng mà còn phảibiết trạng thái hiện hữu của hệ thống bị quản lý Không có thông tin vềtrạng thái của hệ thống bị quản lý, quản lý sẽ không thể thực hiện; trongtrường hợp tốt hơn, quản lý không hiệu quả

8 - Hệ thống bị quản lý chịu tác động không chỉ bởi hệ quản lý mà cả môitrường trong đó nó tồn tại Tất nhiên càng biết nhiều hành vi của hệthống dưới ảnh hưởng của môi trường, càng có nhiều khả năng lựa chọn

các tác động quản lý đúng Không có hoặc thiếu thông tin về môi trường

và hành vi của hệ thống bị quản lý chịu tác động bởi ảnh hưởng của nó –quản lý sẽ không hiệu quả

9 - Để có thể quản lý tốt cần biết cách ước lượng chất lượng quản lý, nghĩa

là có các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả Mức độ đạt mục tiêu là một chỉtiêu cơ bản đánh giá chất lượng quản lý

Xác định mục tiêu không phải bao giờ cũng là nhiệm vụ của tổ chức quản

lý, thường mục tiêu do các tổ chức cao hơn đặt ra Điều này liên quanđến vấn đề mục tiêu, thực chất là vấn đề kinh tế hoặc chính trị kinh tế,trong các hệ thống quân sự là vấn đề chiến lược Mức quản lý càng caothì mục tiêu liên quan chặt chẽ đến những vấn đề của quốc gia, của toàndân thậm chí là lợi ích toàn cầu, càng ít hy vọng được cho bằng một cáchnào đó Xác định mục tiêu trở nên một trong các vấn đề của các hệ quảnlý

2 Thông tin và quản lý:

Trong mọi tổ chức, ở các cấp, mọi nhà quản lý đều cần thông tin để lập kếhoạch, tổ chức, bảo đảm nhiệm vụ cá nhân, quản lý và kiểm soát hiệu quảđiều hành quản lý, liên hệ một cách chặt chẽ với số lượng và chất lượngthông tin mà nhà quản lý tiếp nhận

Số lượng thông tin cần xử lý để có được các tác động quản lý hữu hiệu trongcác hệ thống quản lý tổ chức hành chánh hiện tại tăng nhanh đến mức độvượt khả năng xử lý của con người

Bất kỳ hệ thống kinh tế xã hội nào cũng có thể biểu diễn dưới dạng tập họpcác đối tượng cấu thành tương tác với nhau qua các dòng thông tin và vậtchất mà chúng trao đổi hoặc có thể trao đổi

Kết quả của các tiến bộ khoa học kỹ thuật làm xuất hiện không chỉ các đốitượng mới và mối liên hệ giữa chúng, các đối tượng đã tồn tại trước đây.Tình trạng này dẫn đến tăng trưởng số lượng liên hệ vượt quá tăng trưởng sốlượng đối tượng Đến lượt mình, độ phức tạp của việc quản lý các dòng vậtchất và dòng thông tin, nghĩa là sự liên hệ giữa các đối tượng tăng nhanh

Độ phức tạp này thường được đo bằng số lượng các phép tính số học vàlogic và tăng nhanh số lượng các liên hệ

Để đơn giản, chúng ta xét độ phức tạp của việc quản lý như là một hàmtuyến tính của sự liên hệ, khi ước lượng mỗi sự liên hệ một lượng phép tính

số học sơ cấp và phép tính logic Giả thiết như trên chúng ta mới có thể giảm

độ phức tạp của quản lý tương đối so với thực tiển

Các thống kê chọn mẫu chỉ ra rằng 20 - 30 năm cuối của thế kỷ XX, sốlượng các mối liên hệ trong các hệ thống kinh tế tăng hơn bình phương sốcác đối tượng, trong trường hợp đặc biệt bằng bình phương tổng số nhâncông và số đơn vị thiết bị tham gia trong quá trình sản xuất:

S = c (m+n)2

Trong công thức này, n số nhân công tham gia quá trình sản xuất, m số đơn

vị thiết bị máy móc, c là hệ số

Khả năng của một cá nhân khi giải quyết các vấn đề quản lý có thể giả thiết

đơn giản bằng A số phép tính số học và logic được thực hiện trong một đơn

vị thời gian Khả năng của n nhân công thực hiện việc xử lý thông tin, khi đó

sẽ là A.n Ta hãy biểu diễn các hàm trên trục tọa độ mà trục hoành thể hiện

số lượng máy móc và con người, trục tung là độ phức tạp của hệ thống / khả

năng giải quyết các vấn đề quản lý của con người (Hình 2)

Trên hình vẽ này chúng ta thấy năng lực điều hành quản lý tối đa của một cá

thể có thể: khi c (m+n)2 = A (tại điểm 1) Vượt qua điểm 1, một cá thể

không thể điều hành hệ thống mà phải là một tập thể Điểm 1 này theo [1]

gọi là “bức tường thông tin” thứ nhất mà con người gặp phải và đã vượt qua

bằng cách thay gì chỉ điều hành bởi 1 người thì phải điều hành bởi 1 tập thể

Cơ cấu phân cấp quản lý nhiều cấp ra đời, mỗi người chỉ quản lý một số

lượng vừa đủ các cá nhân khác ở mức thấp hơn Số lượng mức phân cấp này

tùy thuộc hệ thống đơn giản hay phức tạp, mức cuối cùng chính là các đối

tượng cần quản lý, nói cách khác toàn bộ nền sản xuất

Trong hệ thống phân cấp, quản lý được phân cho nhiều người, hệ thống

quản lý loại này đã phát huy tác dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của

con người từ xa xưa cho đến tận ngày nay như sản xuất, quân sự, thương

mại, hành chánh, …

Cơ cấu thứ hai mà con người dùng để vượt qua bức tường thông tin thứ nhất

có tính chất gián tiếp đó là quan hệ Tiền – Hàng

Với sự giao động tự do của giá cả, mỗi hành vi “mua – bán” ở thị trường ảnh

hưởng đến chính nó, đến lượt mình thị trường tác động đến sản xuất Quan

hệ hàng hóa – tiền tệ tạo nên khả năng lôi kéo gián tiếp và không hiệu quả

lắm, gần như mọi con người trưởng thành vào giải quyết vấn đề quản lý sản

xuất

Vượt bức tường thông tin thứ nhất bằng cơ cấu quản lý phân cấp và quan hệ

Tiền – Hàng Hai cơ cấu này, một thời gian dài đã giúp quản lý hiệu quả nền

sản xuất ngày càng phức tạp nhờ vào những hoàn thiện đáng kể chúng Tuynhiên, vượt bức tường thông tin thứ 2 (điểm 2): c (m+n)2 = A.n, trên Hình 2không thể dùng lại 2 cơ chế trên cho dù chúng có được hoàn thiện và cải tiếnđến mức nào vì bản chất của chúng là lôi kéo ngày càng nhiều người vàotiến trình quản lý Để vượt bức tường thông tin thứ 2, nếu dùng 2 cơ chế trênkhông đủ người dù huy động mọi người trên hành tinh này.

Chúng ta hãy nêu một số số liệu mà trong [1] đã dẫn Đối với các nước pháttriển như: Mỹ , liên bang Nga, … Các số liệu ước lượng thô và thấp liênquan đến giải quyết vấn đề quản lý khoản 1016 phép tính số học trên năm vàocác thập niên 70 của thế kỷ XX

Ước lượng khả năng thực hiện phép tính của một cá nhân khoảng 106 trênnăm (không dùng các thiết bị tính toán hiện đại mà chỉ dùng bàn tính gảy)

Từ đó ta suy ra số nhân công cần để giải quyết được các vấn đề quản lý tạicác nước này: 1016 : 106 = 1010 người, vượt quá xa số người của toàn thế giới

kể cả các em bé còn bú mẹ !! Sự kiện này chứng tỏ ở các nước phát triển đãdụng phải bức tường thông tin thứ hai vào những thập niên này và họ đã giảiquyết bằng việc sử dụng công cụ tính toán hiện đại – máy tính điện tử

Tiến trình tin học hóa các lĩnh vực hoạt động của con người, trước tiên làlĩnh vực quản lý đi kèm với việc đưa vào vận hành các loại hệ thống thôngtin tự động hóa trong các tổ chức kinh tế, xã hội ở các nước này đã xảy ra

3 Hệ thống thông tin, hệ thống tin học, hệ thông tin tin học hóa:

Mọi người đều biết khi xuất hiện lao động có tổ chức, lúc đó xuất hiện quản

lý, theo nó là hệ thống thông tin Người ta thường lẫn lộn giữa các kháiniệm: hệ thống thông tin, hệ thống thông tin tin học hóa và hệ thống tin học.Các khái niệm này có khá nhiều người định nghĩa, tuy nhiên để phục vụ chocác bài giảng, chúng tôi chọn các định nghĩa phù hợp được nêu trong [4]

 Định nghĩa 9: Hệ thống thông tin (HTTT)

Hệ thống thông tin là một trình bày/ biểu diễn có thể của bất kỳ một hệthống nào, đặc biệt hệ thống có sự tham gia của con người có tổ chức

 Định nghĩa 10 : Hệ thống tin học(système informatique)

Hệ tin học là tập họp các thiết bị xử lý thông tin, các phần mềm cơ bản,tiện ích, mạng truyền thông

 Định nghĩa 11 : Hệ thông tin tin học hóa (système d’information

Vị trí của hệ thông tin:

Bất kỳ một hệ thống nào, đặc biệt các hệ thống xí nghiệp đều có thể đượcphân chia thành các phân hệ: hệ thống điểu khiển/quản lý, hệ thống tácnghiệp/vật lý và hệ thống thông tin

Thông qua hệ thống thông tin mà các thông tin được chuyển từ môitrường vào hệ thống và ngược lại, cũng qua đây thông tin từ hệ tác nghiệpđến được hệ điều khiển và ngược lại

Hệ thông tin là một giao diện giữa hệ tác nghiệp và hệ điều khiển giữa hệthống và môi trường

Hệ thông tin là bộ nhớ đồng thời là bộ xử lý của hệ thống tổ chức, nó

«vận chuyển» mọi thông tin trong hệ tổ chức

Hệ thông tin tin học hóa cần phải phục vụ hệ thống thông tin, nó được càiđặt bởi những người quản lý hệ thống

Hình vẽ 4 trình bày mối quan hệ giữa các phân hệ trong một tổ chức:

thông tin

Hệ thông tin tin học hóa

Hình vẽ 3: Quan hệ giữa 3 loại hệ thống trong một tổ chức

III Tác động của hệ thống thông tin lên tổ chức :

1 Tổ chức và hệ thống thông tin :

Hệ thống thông tin và tổ chức ảnh hưởng qua lại với nhau Tương tác giữacông nghệ thông tin truyền thông và tổ chức rất phức tạp, thông qua nhiềuyếu tố trung gian như: cấu trúc tổ chức, thủ tục tác nghiệp chuẩn, chính trịvăn hóa, môi trường và các quyết định quản lý (xem Hình 5)

Các nhà quản lý cần nhận thức hệ thống thông tin có thể làm thay đổi đáng kể

«cuộc sống» trong tổ chức Họ không thể nào thiết kế thành công hệ thốngmới hay hiểu hệ thống hiện hữu nếu không hiểu được tổ chức Các nhà quản

lý cần quyết định nên xây dựng hệ thống nào, nó có thể làm những gì và làmthế nào cài đặt nó?

Tổ chức là gì ?

 Định nghĩa 10: Theo [5] tổ chức là một cấu trúc xã hội hình thức, sử dụng

các loại tài nguyên từ môi trường và sản xuất ra sản phẩm

Định nghĩa có tính kỹ thuật này chú trọng vào hai yếu tố quan trọng của một

tổ chức Vốn và lao động là hai nhân tố sản xuất hàng đầu được cung cấp bởi

môi trường Tổ chức (xí nghiệp) biến đổi «đầu vào» này thành sản phẩm /hàng hóa và dịch vụ trong chức năng sản xuất

Sản phẩm và dịch vụ được môi trường tiêu thụ trong quá trình quay lại yểmtrợ cho đầu vào (xem Hình 6) Một tổ chức ổn định hơn một nhóm khôngchánh thức (như nhóm bạn hữu gặp nhau mỗi thứ sáu để ăn trưa)

Xét về mặt chu kỳ sống và qui trình, một tổ chức là một thực thể chánh thứchợp pháp với những luật lệ bên trong và các thủ tục tuân thủ luật pháp

Ngoài ra tổ chức còn là một cấu trúc xã hội bởi vì chúng gồm một tập họp cácyếu tố xã hội như máy móc, thiết bị (có cấu trúc) – đặc biệt các sắp xếp, các

Tổ chức

Hệ thông tin

Yếu tố trung gian

Môi trườngVăn hóaCấu trúcThủ tục chuẩnTiến trình kinh doanhChính trị

Các quyết định quản lý

Cơ hội

Hình vẽ 5: Ảnh hưởng qua lại giữa tổ chức và Hệ thống thông tin

qua một số nhân tố trung gian

van, cam, trục và các bộ phận khác.

2 Hệ thống thông tin ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào?

Làm thế nào để các thay đổi trong hệ thống thông tin ảnh hưởng đến tổchức? Để tìm câu trả lời, chúng ta dựa vào các nghiên cứu lý thuyết củahai cách tiếp cận kinh tế và hành vi

 Các lý thuyết kinh tế:

Theo quan điểm kinh tế, công nghệ hệ thống thông tin có thể được xemnhư yếu tố sản xuất Giá thành của công nghệ hệ thống thông tin hạ chonên nó có thể thay thế nhân công mà chi phí này không ngừng tăng lên

Vì vậy công nghệ thông tin sẽ giúp giảm thiểu số lượng các nhà quản lýbậc trung và những nhân viên văn phòng (nhân viên «cổ trắng»)

Công nghệ thông tin sẽ giúp các công ty giảm giá thành giao dịch Đặcbiệt khi sử dụng mạng, công ty có thể có được các giá thành hạ của việctham gia thị trường Công nghệ thông tin sẽ giúp làm giảm giá thànhquản lý nội bộ, giảm giá thành sở hữu và phân tích thông tin Hình vẽ 7cho ta thấy ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến giá thành giao dịch





 Các lý thuyết về hành vi:

Biên soạn: Trần Thành Trai

Hình vẽ 6: Tổ chức với tiến trình sản xuất

Đầu vào

từ môi trường

Sản phẩm cung cấp cho môi trường

T 2 Giá thành giao đã dùng CNTT

Nếu các lý thuyết kinh tế đã cố gắng giải thích một số lớn các công ty

đã hoạt động như thế nào trên thị trường, thì lý thuyết hành vi xuất phát

từ xã hội học, tâm lý học, chính trị học, v.v mô tả hành vi của từngcông ty Nghiên cứu hành vi đã tìm được một ít bằng chứng chứng tỏ hệthống thông tin đã biến đổi tự động tổ chức dù hệ thống này có thể làmột công cụ trong việc thực hiện mục đích khi nhà quản lý cấp caoquyết định theo đuổi đến kết cục

Các nghiên cứu hành vi đã chứng minh công nghệ thông tin làm thayđổi phân cấp trong việc ra quyết định, trong tổ chức bằng cách giảm giáthành sở hữu thông tin và tăng phạm vi phân bố thông tin Công nghệthông tin có thể đưa thông tin trực tiếp từ các đơn vị tác nghiệp đến cácquản lý cấp cao, tất nhiên đã loại các nhà quản lý cấp trung và trợ giúpcủa các nhân viên cổ trắng Công nghệ thông tin có thể tạo điều kiệncho quản lý cấp cao tiếp xúc trực tiếp với các đơn vị tác nghiệp cấp thấpnhờ sử dụng mạng máy tính, không qua trung gian các nhà quản lý cấptrung Công nghệ thông tin cũng phân phát thông tin trực tiếp đếnnhững nhân viên cấp thấp, nhờ đó họ có thể ra quyết định dựa trên kiếnthức thông tin riêng của mình mà không nhờ đến bất kỳ sự can thiệpriêng nào của các nhà quản lý cấp trung

Một số nghiên cứu cho rằng tin học hóa tăng thông tin mà mỗi ngườiquản lý cấp trung cần nắm, tạo điều kiện cho họ ra các quyết định quantrọng hơn so với quá khứ, nhờ thế làm giảm đáng kể số các nhân viên

cổ trắng ở cấp thấp

Trong xã hội hậu công nghệ, quyền lực dựa vào tri thức và kinhnghiệm, không đơn thuần do vị trí hình thức Từ đây cấu trúc của tổchức trở nên «phẳng» do nhân viên chuyên môn có xu hướng tự quản

lý Tổ chức ảo dùng mạng để liên kết mọi người, tài sản và ý tưởng Nó

có thể liên kết với nhà cung cấp, khách hàng, đôi khi thậm chí với đốithủ cạnh tranh để tạo và phân phối sản phẩm mới hay dịch vụ, không bịgiới hạn bởi các ranh giới truyền thống hoặc vị trí địa lý

Cách tiếp cận hành vi khác đã nhìn hệ thông tin như là kết quả của mộtcuộc cạnh tranh chính trị giữa các nhóm ảnh hưởng đến đường lối tổchức, thủ tục và tài nguyên Hệ thống thông tin không tránh khỏi gắnliền với đường lối tổ chức Vì chính đường lối ảnh hưởng đến việc truycập tài nguyên chủ chốt – thông tin

Hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức, đặcbiệt những người lãnh đạo Hệ thông tin có tiềm năng thay đổi cấu trúc

tổ chức, văn hóa, đường lối, công việc Nó thường chịu những chốngđối đáng kể khi đưa vào sử dụng

Hình vẽ 8 dưới đây hiển thị sự chống đối tổ chức Leavit (1965) gọihình vẽ này «mẫu kim cương» trình bày đặc trưng điều chỉnh, liên kếttương hỗ của công nghệ và tổ chức

Những thay đổi công nghệ khi đã được hấp thụ, đồng thời cũng đượcphản ảnh, phản ứng bởi các công việc sắp xếp, cấu trúc và con người.Trong mô hình này, chỉ một cách làm thay đổi là thay đổi đồng thờicông nghệ, công việc, cấu trúc và con người

3 Internet và tổ chức :

Internet, mạng diện rộng (WWW), đặc biệt đã có những ảnh hưởng lớn đếnmối quan hệ giữa các công ty cùng các thực thể ngoại và thậm chí tác độngđến tổ chức các tiến trình nghiệp vụ bên trong công ty Internet tăng khảnăng truy cập, lưu trữ, phân phối thông tin và tri thức trong tổ chức Thựcchất internet đã kéo giảm sâu giá thành giao dịch và đại lý

Các nhà kinh doanh đã nhanh chóng tái xây dựng khá nhiều «nhân» củatiến trình nghiệp vụ dựa vào công nghệ internet và đã dùng công nghệ nàynhư một yếu tố chính trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin truyền thôngcủa họ

IV Đồng bộ giữa hệ thống thông tin và quản lý có tính chiến lược:

1 Thế nào là quản lý có tính chất chiến lược :

 Định nghĩa 12: Quản lý chiến lược

Theo WIKIPEDIA thì: Quản lý chiến lược là nghệ thuật khoa học, tài nghệhình thành, thực thi và đánh giá những quyết định ở các phần giao nhau củacác chức năng làm cho tổ chức có khả năng đạt được mục tiêu của chúng

Nó là một quá trình của việc đặc tả các nhiệm vụ của tổ chức, tầm nhìn,mục tiêu và của sự phát triển các đường lối cùng kế hoạch thường thể hiện

dưới dạng các thuật ngữ của dự án và chương trình Phát triển các đường

lối và kế hoạch được thiết kế nhằm đạt mục tiêu và sau đó phân bố tàinguyên để thực thi các đường lối và kế hoạch, đề án và chương trình.

Quản lý có tính chiến lược đòi hỏi phối hợp và tích hợp các hoạt động củanhiều lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh nghiệp để đạt các mục tiêucủa tổ chức

Quản lý có tính chiến lược đấy là mức cao nhất của hoạt động quản lý Chiếnlược thường là các kế hoạch, các chỉ đạo thực hiện của tổng giám đốc điềuhành (CEO) và được phê duyệt hay cho phép bởi hội đồng các giám đốc(Board of directors) và khi thực thi sẽ chịu sự giám sát của một đội quản lýcấp cao hay chủ tịch tổng giám đốc (Senior executive) Quản lý có tính chấtchiến lược cung cấp định hướng tổng quát cho xí nghiệp và quan hệ chặt chẽvới các lĩnh vực nghiên cứu về tổ chức

Quản lý có tính chất chiến lược là một quá trình đánh giá và kiểm soát cáccông ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại hay công nghiệp, đánh giá cácđối thủ của họ, thiết lập các mục tiêu và các chiến lược cho toàn bộ quá trìnhtồn tại cùng các đối thủ tìm tàng của chúng Sau khi tái đánh giá mỗi chiếnlược hàng năm hoặc hàng quí (điều chỉnh) nhằm làm thế nào thực thi thànhcông hay cần phải thay bởi chiến lược mới làm thay đổi tình thế, công nghệmới, đối tác mới và tất nhiên môi trường kinh tế mới, … hoặc một môi trường

xã hội, tài chính, thậm chí chính trị

2 Nội dung quản lý một cách chiến lược :

Quản lý một cách chiến lược gồm ba quá trình chính: hình thành vấn đề mộtcách chiến lược, thực thi một cách chiến lược và đánh giá một cách chiếnlược

a Hình thành vấn đề một cách chiến lược:

Để làm được điều này cần:

 Thực hiện phân tích tình huống, tự đánh giá và phân tích đối thủ: cảtrong lẫn ngoài, cả môi trường vi mô và vĩ mô

 Mục tiêu cùng với sự đánh giá được đặt Các mục tiêu này cần phảiđồng thời đến đích, một số trong chúng là ngắn hạn, một số là dài hạn.Chúng gồm những bản tầm nhìn (cái nhìn dài hạn về một tương lai cóthể có), bản các nhiệm vụ (vai trò mà tổ chức đảm trách trong xã hội).Các mục tiêu của toàn bộ tổ chức (cả tài chính và chiến lược), các mụctiêu của đơn vị kinh doanh chiến lược (cả tài chính và chiến lược), cùngcác mục tiêu chiến thuật

Những mục tiêu này dưới ánh sáng của phân tích tình huống, cần đề ramột kế hoạch chiến lược Kế hoạch sẽ cung cấp khá chi tiết làm thế nào

để đạt được mục tiêu

Đây là ba bước của quá trình hình thành vấn đề một cách chiến lượcđôi khi nó được nêu ngắn gọn cần xác định hiện chúng ta ở đâu, chúng

ta muốn đi đến nơi nào và làm thế nào để thực hiện được Đây chính là

ba vấn đề là bản chất của lập kế hoạch một cách chiến lược

Phân tích SWOT (mạnh – yếu – cơ hội – thách thức)

b Thực thi một cách chiến lược:

 Cung cấp và quản lý các tài nguyên một cách thích đáng (tài chính,nhân lực, thời gian, yểm trợ kỹ thuật)

 Thiết lập chuỗi các khu vực hoặc một vài cấu trúc thay thế (như là cácđội chức năng giao nhau)

 Phân trách nhiệm của các công việc hay quá trình đặc biệt cho các cánhân hay nhóm

 Ngoài ra còn gồm quản lý quá trình, bao gồm theo dõi kết quả, so sánh

nó với chuẩn và các thực hành tốt nhất, đánh giá hiệu quả và hiệu suấtcủa quá trình, kiểm soát các biến đổi, bổ sung vào quá trình nếu cần

 Khi thực thi một chương trình đặc biệt, bao gồm sở hữu các tài nguyêncấn thiết, phát triển quá trình đào tạo, kiểm thử quá trình, lập bộ sưuliệu và tích hợp với và / hoặc chuyển đổi từ các quá trình thừa kế

Những kiểu vấn đề sau đây có thể xuất hiện trong chiến lược

Để cho một đường lối / chính sách vận hành cần có một mức độ nhấtquán từ mỗi người trong tổ chức, kể cả những người quản lý Điều nàycần có ở mức quản lý chiến thuật và quản lý chiến lược

c Đánh giá một cách chiến lược:

Do tính hiệu quả của chiến lược tổ chức Điều này tối cần thiết để dẫn đếnmột phân tích SWOT thể hiện bởi mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và thách thức(cả bên trong lẫn bên ngoài) của thực thể được nghiên cứu Điều này có thểyêu cầu một phương sách thận trọng nào đó hoặc thậm chí thay đổi toàn bộchiến lược

3 Các loại hệ thống thông tin và sự đồng bộ hóa với quản lý có tính chất chiến lược:

Với các đặc điểm của quản lý có tính chất chiến lược, các hệ thống thông tintrong một tổ chức dùng để yểm trợ hữu hiệu cho quá trình này cần phải cómột sự đồng bộ cao về tính chất cũng như chức năng

Theo [5] có ba loại hệ thống thông tin chánh bảo đảm phục vụ các cấp tổchức khác nhau Đó là hệ thống cấp tác nghiệp, hệ thống cấp quản lý và hệthống cấp chiến lược (xem hình vẽ 9)

a Chức năng mỗi loại hệ thống thông tin:

 Hệ thông tin tác nghiệp (operational level systems) giúp theo dõi nhữnghoạt động và giao dịch nghiệp vụ sơ đẳng của tổ chức

 Hệ thông tin cấp quản lý (management level systems) dùng vào nhữnghoạt động giám sát điều khiển, kiểm soát, làm quyết định và hoạt độnghành chính của các nhà quản lý cấp trung

 Hệ thông tin cấp chiến lược (strategic level systems) giúp các nhà quản

lý cấp cao nắm chắc và giải quyết vấn đề chiến lược và những xu thếdài hạn cả trong nội bộ lẫn môi trường bên ngoài

b Bốn loại hệ thống thông tin chính:

ESS (Executive Support System) hỗ trợ ban lãnh đạo công ty tại cấp chiến

lược

MIS (Management Information System): hệ thống thông tin cấp quản lý

DSS (Decision Support System): hỗ trợ việc làm quyết định ở cấp quản lý.TPS (Transaction Processing System): hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụcấp tác nghiệp

Cấp tác nghiệp

Cấp chiến lược

Cấp quản lý

Nguồn nhân lực

Loại hệ thống thông tin Nhóm người được phục vụ

Hình vẽ 9: Các loại hệ thống thông tin

Lĩnh vực chức năng

Bảng các đặc tính của các hệ thống thông tin

Loại hệ

thống

Thông tin nhập Xử lý Thông tin xuất Người sử

dụng ESS Dữ liệu tổng hợp,

nằm bên ngoài, nội bộ

Đồ họa, môphỏng tương tác

Dự phóng (projection)trả lời các câu truy vấn

Quản lýcấp cao

DSS Cơ sở dữ liệu, có các

mô hình phân tích,

công cụ phân tích

Tương tác, môphỏng, phân tích

Các báo cáo đặc biệt,phân tích quyết định,trả lời truy vấn

Quản lýchuyênnghiệp

MIS Dữ liệu giao dịch tổng

-Báo cáo tổng kết

-Báo cáo biệt lệ

Quản lýcấp trung

Nhân viêntác nghiệp

Như vậy các hệ thống thông tin hiện nay hoàn toàn có khả năng đáp ứngcác yêu cầu của việc vận dụng quản lý một cách chiến lược

Vài thập niên cuối của thế kỷ XX và các năm đầu của thế kỷ XXI, hệhoạch định nguồn lực (ERP) ra đời là một công cụ hữu hiệu cho việc vậndụng quản lý có tính chất chiến lược Ở các nước phát triển, ERP đã trởnên phổ biến, ở nước ta một số tổng công ty lớn cũng đã đầu tư hàng triệu

Mỹ kim để sở hữu và ứng dụng các loại hệ thống này, tuy nhiên hiệu quảmang lại của nó và nhiều vấn đề khác như cài đặt, bảo trì và đặc biệt tiếpnhận nó đối với đội ngũ quản lý cơ sở là các vấn đề đang có nhiều tranhcãi

V Vai trò của giám đốc thông tin:

1 Một vài nét lịch sử về quản lý tài nguyên thông tin và giám đốc thông

tin:

Theo [6] vào khoảng giữa thế kỷ XX trong quá trình cố gắng thực thi trongthực tiển những đề nghị xuất phát từ khái niệm “văn phòng tương lai” dẫncác chuyên gia về quản lý và các lãnh đạo công ty Mỹ đến kết luận cần thiếtphải xét lại toàn bộ các hệ thống thông tin phục vụ cho các cơ quan quản lýcác cấp

Họ rút ra kết luận: để nâng cao hiệu quả của hệ thông tin không thể khôngthống nhất dựa trên cơ sở kỹ thuật và phương pháp luận các chức năngthông tin như các hệ thống máy tính, các thiết bị xử lý văn bản, lưu trữ thưviện và các phương tiện truyền thông khác (điện thoại, telex, fax) Dưới tácđộng của tiến bộ khoa học công nghệ như vũ bảo trong lĩnh vực điện tử, mỗimột chức năng vừa liệt kê trên đã nhanh chóng phát triển Song chỗ yếu nhấtảnh hưởng đến việc sử dụng hiệu quả chúng là không có một quản lý thốngnhất

Tiếp cận đề nghị tất cả các dạng công việc có liên quan đến thông tin đượcxem là hoạt động thu thập, lưu trữ, bảo toàn và sử dụng một dạng tài nguyênđặc biệt – thông tin Về phương diện tổ chức, cách tiếp cận trên đưa đến việc

thành lập tại nhiều công ty một bộ phận chuyên nghiệp quản lý các nguồn

tài nguyên thông tin.

Quản lý các nguồn tài nguyên thông tin đấy là một chức năng mà thời bấygiờ khá mới mẽ trong các công ty Mỹ, các đòi hỏi nhân vật lãnh đạo chứcnăng này cũng bắt đầu hình thành từ lúc đó, chức danh giám đốc thông tin(Chief Information Officer) dần dần xuất hiện tại một số các công ty

Nhân vật mới này cũng được xếp ngang hàng với các giám đốc tài chính(Chief Financal Officer), giám đốc kỹ thuật (Chief Technical Officer), v.v

2 Giám đốc thông tin – chức năng, trách nhiệm, vai trò và phẩm chất:

a Quản lý hệ thống thông tin:

 Định nghĩa 12 [5] – Quản lý hệ thống thông tin:

Quản lý hệ thống thông tin là những người lãnh đạo các đội lập trìnhviên, phân tích viên, quản lý các dự án, quản lý các khả năng vật lý,quản lý truyền thông và đứng đầu các nhóm hệ thống văn phòng

 Định nghĩa 13 [5] – Giám đốc thông tin:

Trong một số công ty, đứng đầu bộ phận quản lý nguồn tài nguyên

thông tin gọi là giám đốc thông tin.

b Chức năng:

Giám đốc thông tin là một vị trí quản lý cấp cao, giám sát việc sử dụngcông nghệ thông tin trong công ty, điều phối các hoạt động công nghệthông tin trong tổ chức và với các đối tác khách hàng

Theo [7], nhiều ý kiến cho rằng tới nay vẫn chưa có một quan niệm rõràng và đầy đủ về vai trò và chức năng của người phụ trách quản lý thôngtin

- Quyết định việc phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin

- Thiết lập mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp và nhà tư vấn côngnghệ thông tin chủ chốt

- Ứng dụng các công nghệ mới nhằm làm cho khách hàng, đối tác dễ dànglàm việc với tổ chức cũng như làm sinh lời và tăng lợi nhuận

Giám đốc thông tin là người có vai trò tích hợp, phải đưa ra các chiến

lược rõ ràng để liên kết giữa nghiệp vụ và quản lý

Huấn luyện: cung cấp việc huấn luyện cho mọi người dùng công nghệthông tin để bảo đảm dùng hiệu quả hệ thống hiện có và hệ thống mới

d Phẩm chất:

Theo [8] Giám đốc thông tin cần có các phẩm chất sau đây:

Lãnh đạo giỏi: khả năng trao đổi và kỹ năng liên kết, làm việc trongmôi trường tập thể và cộng tác, nhạy bén, chánh trực và thông minh,phán đoán tốt

Ngoài ra, Giám đốc thông tin còn phải là một nhà tư tưởng cả về chiếnlược lẫn thực dụng, có khả năng tạo ra sự tin cậy và xây dựng liên minhvới người cùng làm

3 Giám đốc thông tin và điều kiện Việt Nam hiện nay :

Chỉ thị 58 của Đảng yêu cầu mọi cơ sở có triển khai công nghệ thông tin cử

ra cán bộ lãnh đạo chính chịu trách nhiệm phát triển ứng dụng công nghệthông tin trong đơn vị mình

Ban Tổ chức chính phủ và Bộ Nội vụ cũng đã có những dự án thiết lập chứcdanh Giám đốc thông tin trong bộ máy quản lý hành chánh Nhà nước Tuynhiên công việc này vẫn chưa đi đến kết quả cuối cùng, vấn đề chức danhGiám đốc thông tin vẫn còn để mở

Theo [9] thì “bàn chuyện Giám đốc thông tin đối với Việt Nam là bànchuyện về một sự bắt đầu muộn Điều này có lẽ rất dễ thấy, sẽ không ítngười Giám đốc thông tin Việt Nam vừa nhận trách nhiệm, vừa phải lo âu vìcác nền tảng thông tin cần thiết (cùng với cơ cấu tổ chức và nhân sự yểm trợcho hệ thống thông tin ấy) còn hoặc là quá thô sơ, ọp ẹp, hoặc tệ hại hơn làchưa có gì đúng nghĩa là một hệ thống thông tin“

Tác giả [9] đề nghị “Giám đốc thông tin trong hoàn cảnh Việt Nam hiện sẽphải lập ra một ê kip, phải cùng nhau xắn tay áo để làm cái việc ở chỗ bắtđầu: xây dựng tốt hệ thống thông tin cho doanh nghiệp / cơ quan của mình.Tác giả [8] nêu: “Việt Nam hiện nay cần đặt các vấn đề sau đây chungquanh chức danh Giám đốc thông tin:

- Đã đến lúc cần xác lập một chức vụ phụ trách về thông tin và công nghệthông tin trong tổ chức của nhà nước cũng như tư nhân hay chưa?

- Tại sao chúng ta cần chức danh Giám đốc thông tin?

- Nếu cần xác lập một chức vụ như vậy thì những người nắm giữ trọngtrách này cần có khả năng và kinh nghiệm chuyên môn nào để đáp ứngđược trách nhiệm của một Giám đốc thông tin?

Theo chúng tôi, mọi tổ chức trước khi đi đến quyết định xác lập chức danhGiám đốc thông tin trong đơn vị mình cần trả lời đầy đủ và sâu sắc các câuhỏi trên

Tác giả [8] viết rất đúng: “Cần nhìn rõ các vai trò và chức vụ mới phát sinh

là do đòi hỏi của những biến đổi thực tế Nếu tổ chức vẫn giữ nguyên cơ cấunhư cũ và công nghệ thông tin chỉ được coi là một ngành kỹ thuật phụ trợ thìviệc bổ sung thêm chức vụ Giám đốc thông tin sẽ không mang được ý nghĩađúng của nó”

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] A.G Mamikonov

Quản lý và thông tin (tiếng Nga)

Nhà xuất bản Khoa học

[2] Louis Rigaud

La mise en place du systèmes d’information

Ed Dunod, Paris, France

[3] Vũ Quang Việt, chuyên viên thống kê kinh tế Liên Hiệp Quốc

Công nghiệp hóa và kinh tế thông tin – con đường của Việt Nam

Sách công nghệ thông tin và kinh tế thông tin

Ban Chỉ đạo chương trình quốc gia về công nghệ thông tin Hà Nội, 1988

[4] Dominique Dionisi

L’essentiel sur Merise

Ed Eyrolle Paris, France

[5] Kenneth C Laudon, Jane P.Laudon

Management Information Systems Prentice Hall

[6] G.B Kochetkov

Tự động hóa lao động văn phòng ở Mỹ (tiếng Nga)

Nhà xuất bản Khoa học

[7] Ngô Trung Việt và những người khác

Lãnh đạo thông tin

Thế giới vi tính (seri B), tháng 5/2005, số 55 Sở Khoa học Công nghệTP.HCM

[8] Ngô Trung Việt, chuyên viên công nghệ thông tin Bộ Khoa học Công nghệ

Quản lý và đào tạo CIO ở Việt Nam

Thế giới vi tính (seri B), tháng 5/2005, số 55 Sở Khoa học Công nghệTP.HCM

[9] Nguyễn Hoàng, tư vấn công nghệ thông tin, Hoa Kỳ

CIO tại sao?

Thế giới vi tính (seri B), tháng 5/2002 Sở Khoa học Công nghệ TP.HCM

[10] WIKIPEDIA

Bài 2: Tổ chức hệ thống thông tin

Mục đích và yêu cầu:

Hiểu được khái niệm hoạch định và hoạch định hệ thống thông tin

Mối liên hệ giữa hoạch định và hoạch định hệ thống thông tin và hoạch địnhchiến lược kinh doanh

Các phương pháp hoạch định quan trọng

Cấu trúc nhân sự và lãnh đạo hệ thống thông tin

Những vấn đề công nghệ, hiện thực vận hành và khai thác hệ thống thông tin

I Hoạch định hệ thông tin:

1 Một chức năng cần thiết :

Đặc tính của vấn đề đặt ra, hiệu quả quan trọng của những lời giải được chọnlựa, hiện hữu của những khó khăn kỹ thuật, tâm lý, nhu cầu tài chính, nhânlực lớn đã làm cho việc ý niệm hóa và phát triển hệ thống thông tin quản lýtrở nên một công việc “đáng sợ” mà chúng ta cần phải tổ chức cẩn thận

Hoạch định hệ thống thông tin nhằm để đáp ứng nhu cầu nêu trên

 Định nghĩa 1: Hoạch định hệ thống thông tin

Hoạch định hệ thống thông tin là dự kiến các hành động cần phải thực hiện,phối hợp các áp dụng và kiểm soát sự phù hợp giữa chúng Đây là chức năng

cơ bản của quản lý hệ thống thông tin, quá trình xác định đường lối, chỉ đạotổng quát cùng các ràng buộc đối với hành vi của một tổ chức

Hoạch định các hệ thống thông tin về bản chất không khác biệt với nghĩatổng quát của thuật ngữ này

 Mục đích:

Hoạch định hệ thống thông tin nhằm xác định kế hoạch ý niệm hóa và sửdụng hệ thống thông tin Nó xác định mục tiêu cần phải đạt cùng nguồn tàinguyên cần phải sử dụng, phát triển một lộ trình, nghĩa là đặc tả các giaiđoạn trung gian để đạt kết quả đã dự kiến

 Lợi ích:

Một bảng hoạch định hệ thống thông tin đó là một hướng dẫn hành động,xác định các bắt buộc cho một tổ chức Hoạch định hệ thống thông tintránh thực hiện những việc giống nhau, khi cần phải tiến hành phân tích cácđơn thể tổ chức, trừ khi có các lý do kỹ thuật hay chức năng cần phải phânbiệt các đơn thể thi hành những biến đổi tương tự Hoạch định hệ thốngthông tin sẽ giảm thiểu chi phí tích hợp vì không phải tiến hành phân tíchlại những phần tử đồng nhất

Kết quả:

Phác thảo hoạch định một hệ thống thông tin luôn luôn là một việc khó, đặcbiệt khi liên quan đến một lĩnh vực luôn biến động F.W.Mcfarlan đã nêumột trường hợp của một xí nghiệp thực hiện doanh số nhiều chục tỷ Mỹkim đã rất khó khăn ở bước đầu của việc hoạch định để thiết lập một dự án

và một bộ sưu liệu chỉ vỏn vẹn 3 trang giấy Ba năm sau cũng chính bộ sưuliệu này đã tăng đến 150 trang Phát triển này của việc quy hoạch các hệthống thông tin đã được chứng thực đầy đủ bởi các kết quả đạt được tronglĩnh vực này

Như bảng 1 dưới đây chỉ ra những xí nghiệp nào có hệ thống thông tinđược quy hoạch chính thức bao giờ cũng hoạt động hiệu quả hơn những xínghiệp không có những cố gắng tương tự

Một bộ phận và một

kế hoạch tin học

Một ủy ban tin học

Bảng 1: Hoạch định và chất lượng của tình hình tin học

2 Cấu trúc của hoạch định:

Trong thực tế để cài đặt và bảo trì hệ thống thông tin cần một số lớn các tổchức khác nhau Ở tất cả các cấp, người ta tìm thấy nhiều phòng, nhiều hộiđồng, nhiều cố vấn đặc trưng bởi khá nhiều thủ tục không khác nhau lắm, cácphương pháp tổ chức, hệ thống, các đường lối của các hệ thống, chiến lượcthông tin, v.v… Những vai trò đóng góp vào những tổ chức này cũng đadạng như tên gọi của chúng Chúng đi từ hội đồng qui hoạch, qua kiểm soátđôi khi thi hành các công việc tác nghiệp

Sự đa dạng của các tổ chức tham gia là dấu hiệu của sự khác nhau về tìnhhuống và hiện diện nhiều khó khăn, đồng thời cũng chứng tỏ qui hoạch các hệthông tin chưa trưởng thành Điều này đặc biệt đúng với các nước đang pháttriển, trong đó có Việt Nam Bằng chứng là có khá nhiều dự án công nghệthông tin đầy tham vọng đã thất bại thảm hại, nhiều “cái chết hệ thống” tứctưởi, điển hình nhất là Đề án 112 - tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước

Sự tham gia của nhiều ngành:

Ở tất cả các mức để phân tích ý niệm hóa và hoạch định các hệ thống thôngtin cần có nhiều nhóm chuyên gia có ngành nghề khác nhau:

 Những nhà tin học :

Họ có thể là những người lập trình, phân tích, kiến trúc sư hệ thống, kỹ

sư phần cứng, kỹ sư mạng, … Họ cần hiện diện ở các mức đối với mỗinghiên cứu để thiết lập một hệ thống thông tin cho cơ sở Các lập trìnhviên áp dụng sẽ mã hóa giải pháp đề nghị bởi nhiều người phân tíchthành các phần mềm Những kỹ sư áp dụng yêu cầu không chỉ các kiếnthức tin học còn phải có sự hiểu biết tốt về tổ chức, về nghiệp vụ Donhững ràng buộc bởi máy tính điện tử, các kiến trúc sư hệ thống, phântích viên, nhà quản lý cần phải phối hợp chặt chẽ để phát triển, phác thảocác thủ tục sử dụng các hệ thống tin học hóa được cài đặt

 Nhà phân tích và nhà hoạch định :

Bên cạnh những nhà tin học, những chuyên gia về tổ chức có mặt thườngtrực để thực hiện những nhiệm vụ chung Họ là những người phân tích –

ý niệm hệ thống, thường họ thuộc phòng “Tổ chức và phương pháp”

(hoặc có thể mang những tên gọi khác nhưng thực hiện những chức tráchtương đương)

Chức năng phân tích thực chất là nghiên cứu vấn đề đặt ra và đề xuấtgiải pháp tương ứng Những phân tích viên thường thực hiện công việccủa một kỹ sư ý niệm hoặc áp dụng, đôi khi họ đóng vai trò trưởng dự

án Mặc dù thực tế nhà hoạch định (hoạch định tổng quát của tổ chức)thường hãy còn xa lạ với những giải pháp có liên quan đến hệ thốngthông tin, theo chúng tôi họ rất cần và nên tham gia hoạch định các hệthống thông tin Ở các nước phát triển, khuyến cáo này hiện nay khôngcòn giá trị, song ở các nước đang phát triển cần thiết phải thực hiện nếumuốn cho bảng hoạch định hệ thống thông tin khả thi và có giá trị sửdụng

 Chuyên gia công nghệ hiện đại :

Để giải quyết một số loại vấn đề (chúng ngày càng tăng theo hàm lượngkhoa học ngày càng cao trong quản lý) cần có sự trợ giúp của nhữngchuyên gia quy họach Họ thường đảm trách giải quyết các vấn đề khó,

họ áp dụng vào một số vấn đề thực tiển nhiều kỹ thuật sản sinh từ cáctiếp cận khoa học công tác quản lý (quy hoạch tuyến tính, phân tíchthống kê, phân tích số liệu, lý thuyết trò chơi, mô hình hóa và mô phỏng,.v.v…

 Chuyên gia về khoa học nhân văn :

Cuối cùng thiết lập một hệ thống thông tin đặt ra nhiều vấn đề có liênquan đến khoa học nhân văn Những nhóm chuyên gia đa ngành sẽkhông đầy đủ nếu không bổ sung các chuyên gia kinh tế, tâm lý, xã hộihọc, luật v.v… Bên cạnh những chuyên gia này tất nhiên không thểthiếu những nhà quản lý, người sử dụng tương lai của hệ thống thông tin.Chính sự tham gia của họ là điều kiện tiên quyết cho sự thành công củamột hoạch định hệ thống thông tin

3 Hoạch định một cách tổ chức :

a Hoạch định là quyết định làm gì trước khi chúng ta thực hiện việc đó Đa

số mọi người đều đồng ý hoạch định là một yếu tố của thành công khi thựchiện một công việc Nếu chúng ta tiêu tốn thời gian và sức lực suy nghĩ vềcách tốt nhất để đạt mục đích trước khi bắt đầu đi đến đó, đấy chính làchúng ta đã hoạch định, và cơ hội hoàn thành mục đích tăng cao Điều nàygiải thích tại sao các tổ chức và các đội quản lý của nó phải hoạch định.Ngày nay, nhiều công ty thông qua quá trình hoạch định, tổ chức của cácđội thiết lập, mô hình hóa, đồng thuận đánh giá cách thức hoàn thành, tàinguyên cần phải sở hữu, phân tích môi trường kinh doanh, kinh tế, chính trị

và xã hội, dự đoán và ước lượng ảnh hưởng của các phát triển tương lai.Các đội này cùng chia xẻ một tầm nhìn và quyết định những mục tiêu nào

mà họ muốn đạt đến, những hành động nào cần thực hiện để đạt các mụctiêu này (xem Hình vẽ 1)

Kết quả của quá trình hoạch định là kế hoạch trong đó tập trung vào cáchành động cần thiết để đạt đến mục đích Do đó, một kế hoạch là một mệnhlệnh hành động, kế hoạch chỉ đạo hành động, hành động sản sinh ra kếtquả, và một phần của hoạch định là kiến thức học hỏi được từ các kết quả.Trong ngữ cảnh này, theo sau quá trình hoạch định thì cần có những thựcthi và tiếp theo là các phương thức kiểm tra, phục vụ cho sự liên hệ trở lạiđến nội dung hoạch định

b Các kiểu hoạch định:

 Hoạch định có tính chiến lược

Hoạch định có tính chiến lược giải quyết sự phát triển của nhiệm vụ tổchức, mục đích, chiến lược và đường lối

Phản hồi

Hình vẽ 1: Quá trình hoạch định tổ chức Ghi nhận vai trò của các quá trình

đội và các phương pháp thực thi trong quá trình hoạch định, theo [2]

Các tập đoàn lớn có thể bắt đầu quá trình bằng phát triển các tầm nhìn,

sử dụng các dạng kỹ thuật bao gồm các đội thiết lập mô hình hóa kịchbản và thiết lập các bài tập đồng thuận Trong các phiên họp của độihoạch định thường có các câu hỏi và trả lời như trong bảng 2 dưới đây:

 Hoạch định có tính chiến thuật:

Hoạch định có tính chất chiến thuật bao gồm thiết kế chiến thuật, sắpđặt các mục tiêu, phát triển các thủ tục, qui tắc, lịch biểu và ngân sách

Bảng các câu hỏi tầm nhìn chiến lược

Điều gì đang xảy ra trong ngành công nghiệp của chúng ta và các ngành công nghiệp có liên quan?

Đâu là các nguồn lực mới của sáng kiến và lợi thế cạnh tranh? Đâu là các “dịch vụ” mà chúng ta có thể chen vào?

Những người lãnh đạo đang làm gì và tại sao? Những điều trên có nghĩa như thế nào cho nền tảng của sự chỉ đạo và ưu tiên của doanh nghiệp chúng ta

Những gì làm cho chúng ta “đặc biệt” và cái gì làm cho chúng ta còn như vậy?

Cốt lõi của doanh nghiệp chúng ta là gì? Làm thế nào chúng ta giữ vững sự khác biệt?

Vì sao các khách hàng trung thành với chúng ta hay trung thành với những người khác?

Ai là những đối thủ cạnh tranh và ai là những đối tác kinh doanh của chúng ta?

Hiện tại ai là đối thủ cạnh tranh và đối tác của chúng ta? Năm năm nữa, ai sẽ là đối thủ cạnh tranh và đối tác của chúng ta Điều gì là nguyên nhân của sự thay đổi này?Những điều trên đã tạo cho chúng ta những áp lực và những thách thức gì?

Các đối thủ cạnh tranh của chúng ta có thể trở thành đối tác, nhà cung cấp hay khách hàng không?

Bảng 2: Đây là một số câu hỏi mà đội hoạch định có thể nêu lên và trả lời về tổ

chức của mình

xét lại và hiệu chỉnh kế hoạch dài hạn của mình một cách thường xuyên,

ví dụ như từ sáu tháng đến một năm một lần

4 Hoạch định hệ thông tin chiến lược :

Hoạch định hệ thống thông tin đấy là một thành phần quan trọng của hoạchđịnh tổ chức Hình vẽ 2 trình bày làm thế nào hoạch định hệ thống thông tin.Chú ý Hình vẽ 2 đã giải thích các hoạt động và đầu ra của hoạch định chiếnlược kinh doanh, vai trò của tầm nhìn kinh doanh, công cụ kinh doanh vàkiến trúc công nghệ thông tin có tầm quan trọng đến mức độ nào đối với quátrình hoạch định hệ thống thông tin

Công ty hoạch định hệ thông tin chiến lược như trình bày ở Hình vẽ 2 vớibốn mục tiêu chính sau:

- Sắp xếp kinh doanh: Xếp đặt đầu tư vào công nghệ thông tin cùng với

tầm nhìn kinh doanh công ty và mục đích chiến lược kinh doanh

- Lợi thế cạnh tranh: khai thác công nghệ thông tin để tạo ra sáng tạo và

hệ thống thông tin chiến lược kinh doanh cho lợi thế cạnh tranh

- Quản lý tài nguyên: Phát triển kế hoạch quản lý hiệu quả và hiệu suất

nguồn tài nguyên thông tin gồm: nhân lực hệ thống thông tin, phầncứng, phần mềm, dữ liệu và tài nguyên mạng

- Kiến trúc công nghệ: Phát triển đường lối công nghệ và thiết kế một

kiến trúc công nghệ thông tin cho tổ chức

Hình 2 ngoài ra còn chỉ ra rằng kiến trúc công nghệ thông tin được tạobởi quá trình hoạch định chiến lược là một thiết kế ý niệm hoặc bản vẽthiết kế trong đó gồm các thành phần sau:

- Danh sách các áp dụng : Các áp dụng kinh doanh của công nghệ thôngtin được thiết kế như một danh sách đa dạng các hệ thống thông tin yểmtrợ các chức năng kinh doanh chủ yếu cũng như các quá trình kinhdoanh có các chức năng giao nhau Ngoài ra, một danh mục các áp dụng

có thể gồm trợ giúp cho các liên kết cơ sở kinh doanh liên minh, ra cácquyết định quản lý, những người sử dụng cuối và các sáng kiến chiếnlược cho lợi thế cạnh tranh

- Tổ chức công nghệ thông tin : Cấu trúc tổ chức của chức năng của hệthống thông tin bên trong một công ty và sự phân bố chuyên gia hệthống thông tin ở giữa trụ sở của tổ chức và các đơn vị kinh doanh cầnphải thiết kế hoặc tái thiết kế để thấy được các thay đổi chiến lược củamột doanh nghiệp

5 Hoạch định chiến thuật và tác nghiệp :

a Hoạch định hệ thông tin chiến thuật:

Hoạch định hệ thống thông tin chiến thuật dựa vào chiến lược kinhdoanh/ công nghệ thông tin được phát triển trong giai đoạn hoạch định hệthống thông tin chiến lược

Hoạch định chiến thuật là giai đoạn chính của quá trình hoạch định như

đã chỉ trên Hình 2 Hoạch định hệ thống thông tin chiến thuật tạo ra các

dự án đề nghị phát triển các hệ thống thông tin mới hay cải tiến thực thicác kiến trúc công nghệ thông tin đã được tạo trong hoạch định hệ thốngthông tin chiến lược Sau đó những dự án này sẽ được đánh giá, xếp hạng

và gắn vào một kế hoạch phát triển nhiều năm Cuối cùng, một kế hoạchcung cấp tài nguyên được phát triển để đặc tả các tài nguyên hệ thốngthông tin, các cam kết tài chính và các nhu cầu thay đổi tổ chức để thựcthi kế hoạch phát triển hệ thống thông tin chiến lược của công ty

b Hoạch định hệ thông tin tác nghiệp:

Hoạch định HTT tác nghiệp gồm hoạch định chi tiết các dự án phát triểncác hệ thống thông tin mới, và chuẩn bị các ngân sách tác nghiệp Ngânsách tác nghiệp hằng năm thể hiện việc phân bố tài chính và các nguồn

tài nguyên khác cần có để yểm trợ các tác vụ dịch vụ thông tin của tổchức, và các hoạt động bảo trì, phát triển hệ thống.

c Hoạch định dự án:

Hoạch định dự án là chức năng hoạch định tác nghiệp Nó gồm phát triển

kế hoạch, thủ tục, lịch trình cho dự án phát triển hệ thống thông tin Hoạchđịnh như thế là một phần quan trọng của các nổ lực quản lý dự án Nổ lựcnày đặt kế hoạch và kiểm soát các dự án kinh doanh

6 Các phương pháp hoạch định hệ thống thông tin :

Các tổ chức kinh doanh sử dụng các phương pháp luận hoạch định đa dạng đểđảm bảo toàn bộ các hoạt động hoạch định quan trọng, sản xuất hoàn thành vànăng suất Dùng phương pháp hoạch định giúp công ty chuyển đổi mục tiêukinh doanh chiến lược của mình thành các kế hoạch phát triển hệ thống thôngtin để đạt các mục tiêu này Có nhiều phương pháp hoạch định hình thức, ởđây chúng tôi trình bày sơ lược để quí vị có ý tưởng làm thế nào chúng giúpcác nhà quản lý kinh doanh thực hiện hoạch định hệ thống thông tin chiếnlược và chiến thuật

a Tiếp cận kịch bản:

Những nhà quản lý và lập kế hoạch liên tục tìm kiếm các cách tiếp cậnkhác nhau hầu làm cho hoạch định dễ dàng, chính xác hơn và liên hệ nhiềuhơn với thế giới doanh nghiệp thật sôi động Tiếp cận kịch bản để hoạchđịnh đã trở nên phổ biến như là một phương pháp luận hoạch định chiếnlược có tính thực tiển cao nhưng ít hình thức nhất mà những hoạch địnhdùng

Trong cách tiếp cận kịch bản các đội quản lý và lập kế hoạch khác nhautham gia vào cái mà tác giả Peter Senge gọi là các bài tập thế giới vi môhoặc thế giới ảo Một thế giới vi mô là một bài tập mô phỏng là vi bảng củathế giới thực Trong bài tập thế giới vi mô, nhà quản lý có thể tạo một cách

an toàn các thí nghiệm, đánh giá nhiều kịch bản khác nhau của cái gì đãhoặc sẽ xảy ra trong thế giới thực

Do đó trong cách tiếp cận kịch bản, hoạch định hệ thống thông tin chiếnlược, các đội doanh nghiệp và quản lý hệ thống thông tin tạo và đánh giácác kịch bản kinh doanh khác nhau Ví dụ họ có thể giả thiết doanh nghiệp

sẽ như thế nào trong 5 năm hay lâu hơn nữa trong tương lai; và công nghệthông tin cần hoặc có thể có vai trò như thế nào trong các kịch bản này ởtương lai Các kịch bản khác nhau được tạo bởi các đội hoặc các phần mềm

mô phỏng kinh doanh dựa trên nền tảng tổ hợp các phát triển khác nhau,khuynh hướng, yếu tố môi trường, các thay đổi đường lối, xã hội, kinhdoanh, công nghệ có thể xảy ra

b Hoạch định cho lợi thế cạnh tranh:

Hoạch định cho lợi thế cạnh tranh đặc biệt quan trọng trong “chiến trường”cạnh tranh hiện nay và môi trường công nghệ thông tin phức tạp Do đó