Quản trị kinh doanh sự kiện Lập kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cho doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG BỘ MÔN DU LỊCH BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN Đề tài LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM CHO NHÂN VIÊN CỬA HÀNG GIÀY SNEAKER “CRABBY STORE” Họ và tên sinh viên.

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

BỘ MÔN DU LỊCH

BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ

KINH DOANH SỰ KIỆN

Đề tài:

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM CHO NHÂN VIÊN CỬA HÀNG GIÀY SNEAKER

“CRABBY STORE”

Hà Nội, 2018

Trang 2

N i dung ộ

PHẦN I : XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN 2

1.1 Mục tiêu – yêu cầu của khách hàng về sự kiện 2

1.1.1 Mục tiêu của khách hàng 2

1.1.2 Yêu cầu của khách hàng 2

1.2 Tổng quan về sự kiện 2

1.2.1 Tên sự kiện: Những ngôi sao bí ẩn của Crabby 2

1.2.2 Chủ đề: Ngôi sao bí ẩn 2

1.2.3 Mục đích của sự kiện 2

1.2.4 Đối tượng tham gia 3

1.2.5 Địa điểm: Trung tâm Hội nghị/ Tiệc cưới Trống Đồng Place – 72 Trần Đăng Ninh, Hà Nội 3 1.2.6 Thời gian: Từ 17h – 23h, ngày 10/2/2018 ( tức ngày 25/12 âm lịch) 3

1.2.7 Kinh phí: 20 – 30 triệu VND 3

1.3 Nội dung của sự kiện 3

1.3.1 Trò chơi 3

1.3.2 Văn nghệ 4

PHẦN II: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHO SỰ KIỆN 5

2.1 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho sự kiện 5

2.2 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện 8

2.3 Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể cho sự kiện 8

2.4 Lập kế hoạch triển khai thực hiện sự kiện 9

2.5 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện 9

CHƯƠNG III: LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 10

3.1 Bảng dự toán ngân sách 10

3.1.1 Dự toán chi phí ăn uống 10

3.1.2 Dự toán chi phí thuê nhân công 10

3.1.3 Dự toán chi phí thuê trang thiết bị 10

3.1.4 Dự toán chi phí in ấn và quà tặng 11

3.2 Tổng dự toán ngân sách 12

3.3 Các loại giấy tờ trong sự kiện 12

3.3.1 Hợp đồng trong sự kiện 12

3.3.2 Thư mời tham dự sự kiện 16

Trang 3

PH N I : XÂY D NG CH Ầ Ự ƯƠ NG TRÌNH S KI N Ự Ệ

1.1 Mục tiêu – yêu cầu của khách hàng về sự kiện

1.1.1 Mục tiêu của khách hàng

- Nhân buổi tiệc để tổng kết các hoạt động, thành tích, doanh thu, lợi nhuận đã đạt được trong một năm qua của cửa hàng.

- Mang lại khoảng thời gian vui vẻ cho các nhân viên trong cửa hàng, giúp nhân viên thư giãn sau một năm làm việc vất vả.

- Công nhận, khen thưởng những kết quả mà nhân viên đã đạt được trong một năm qua Đồng thời cũng đưa ra những mục tiêu doanh thu, lợi nhuận cũng như các kế hoạch marketing mà cả cửa hàng cần phải đạt được trong năm tới.

- Giúp cho toàn thể nhân viên trong cửa hàng gắn kết hơn.

- Cảm ơn những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của cửa hàng.

1.1.2 Yêu cầu của khách hàng

- Tổ chức chặt chẽ, chu đáo, chất lượng, tiết kiệm tối đa chi phí.

- Đáp ứng được đầy đủ những mục đích đã đề ra.

- Có nét độc đáo, mới lạ, sáng tạo và trẻ trung; không gây sự cứng nhắc, gò

bó, nhàm chán, lặp đi lặp lại như những buổi tiệc cuối năm thông thường.

1.2 Tổng quan về sự kiện

1.2.1 Tên sự kiện: Những ngôi sao bí ẩn của Crabby

1.2.2 Chủ đề: Ngôi sao bí ẩn

Trang 4

1.2.3 Mục đích của sự kiện

Tạo ra một bữa tiệc cuối năm vui vẻ cho toàn bộ thành viên trong cửa hàng Crabby Một bữa tiệc thú vị, không nhàm chán với concept đặc biệt.

Sự kiện nhằm tôn vinh, khen thưởng những nhân viên đã đóng góp và cống hiến cho cửa hàng Mỗi một nhân viên trong cửa hàng đều là những ngôi sao nhỏ luôn nỗ lực và cố gắng hết sức mình để làm thương hiệu cửa hàng giày Sneaker Crabby Store luôn tỏa sáng, cũng giống như mỗi nhân viên trong cửa hàng đều cố gắng từng ngày để đưa cửa hàng ngày một lớn mạnh, thành công và bước gần tới một thương hiệu lớn.

Qua sự kiện có thể nhìn lại những thành quả của cửa hàng trong một năm đã qua, khen thưởng và động viên nhân viên trong cửa hàng Và đặc biệt là tạo một ấn tượng tốt cho khách mời tham gia sự kiện.

1.2.4 Đối tượng tham gia

- Toàn bộ nhân viên trong cửa hàng.

- Chủ cửa hàng và những nhà đầu tư.

- Khách hàng thân thiết của cửa hàng.

Số lượng người tham dự: ~ 30 người.

1.2.5 Địa điểm: Trung tâm Hội nghị/ Tiệc cưới Trống Đồng Place – 72 Trần

Đăng Ninh, Hà Nội.

1.2.6 Thời gian: Từ 17h – 23h, ngày 10/2/2018 ( tức ngày 25/12 âm lịch) 1.2.7 Kinh phí: 20 – 30 triệu VND

1.3 Nội dung của sự kiện

Trang 5

1.3.1 Trò chơi

- Trò chơi “ Ngôi sao may mắn”: Khi đến mỗi vị khách sẽ được phát

một ngôi sao giấy, trong đó có một con số bất kỳ Sau khi kết thúc chương trình MC sẽ quay số và chọn ra một người có con số may mắn

để nhận giải thưởng.

- Trò chơi chính – Ngôi sao bí ẩn:

Có 5 đội, mỗi đội gồm 4 người tham gia trò chơi Xuyên suốt chương trình sẽ có những trò chơi nhỏ để đưa ra các gợi ý Có 2 gợi ý cấp thấp, 2 gợi ý cấp trung và 1 gợi ý cấp cao, các đội sẽ nhận được gợi ý theo thành tích mà mỗi đội nhận được khi chơi các trò chơi nhỏ,

để các đội đoán xem ngôi sao bí ẩn là ai hay cái gì Các trò chơi nhỏ bao gồm:

 Đoán ý đồng đội: Trong trò chơi này, có 10 từ khóa và sẽ có 1

người giải thích từ khóa đó bằng ngôn ngữ cơ thể mà không được nói ra từ khóa; 3 người còn lại không được nhìn thấy từ khóa và phải lần lượt đoán chúng thông qua sự gợi ý Những gợi ý sẽ lần lượt được đưa cho đội chơi trả lời đúng nhất và nhanh nhất.

 Ghép hình: Các thành viên phải xếp được hình tên và logo công ty

qua 10 mảnh ghép Nhưng mỗi mảnh ghép lại được giấu ở một chỗ trên sân khấu , nhiệm vụ của các đội chơi là phải nhanh chóng tìm được các mảnh ghép và ghép chúng lại một cách đúng nhất Các gợi ý sẽ lần lượt được đưa cho đội chơi ghép đúng nhanh nhất.

1.3.2 Văn nghệ

- Ngôi sao tài năng: Các tiết mục văn nghệ từ hát, múa, kịch, nhảy hiện

đại… đều do nhân viên của cửa hàng thể hiện sau khi đã đăng ký trước với công ty Công ty sẽ trao giải cho tiết mục được bầu chọn là hay nhất.

Trang 6

- Ngôi sao rực rỡ: Mỗi phòng, ban ngành đều phải cử ra 1 nam, 1 nữ để

tham gia phần thi này Mỗi cặp sẽ trình diễn thời trang trên sân khấu Cặp đôi đẹp nhất sẽ được nhận giải thưởng từ công ty

PHẦN II: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHO SỰ KIỆN 2.1 Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho sự kiện

Mã

hoạt

động

Nội

dung

hoạt

động

Thời gian điểm Địa Mô tả hoạt động thiết bị Trang Nhân lực Quản lý tưởng Các ý

cần truyền đạt

Người tham gia

Các sự cố, các lỗi thường gặp

D1.1 Đón

tiếp

khách

tham

dự

17h-18h Trung tâm tổ

chức hội nghị/

tiệc cưới Trống Đồng place

- Có bàn đòn tiếp riêng

Mỗi khách khi vào sẽ được đưa một ngôi sao có số may mắn để chơi trò chơi

„ Ngôi sao may mắn“

( quay số trúng thưởng)

Cung cấp các hoạt động và

ổn định chỗ ngồi cho khách

- Bên cạnh có bàn đăng ký đội chơi để chơi trò chơi

„ Ngôi sao bí ẩn“

- Bảng chỉ dẫn

- Bàn nhận

số may mắn

- Bàn đăng

ký chơi trò chơi

- Lẵng hoa trang trí để bàn

- 1 nhân viên trực bàn đăng ký

Nguyễn Văn An Tạo không

khí, thích thú, tò

mò ngay từ đầu

Tất cả khách mời

-Khi khách đến đông sẽ thiếu nhân lực nên không đón tiếp khách được chu đáo.

O1.1 Bắt

đầu

chương

trình

18h- 18h15 Trung tâm tổ

- MC khai mạc chương trình, nêu lý

do buổi tiệc

- Giới thiệu các khách mời tham gia chương trình

- Giới thiệu phần phát biểu của chủ cửa hàng

- Sân khấu

- Dàn

âm thanh

- Dàn ánh sáng

- Nhân viên kỹ thuật set up

âm thanh, ánh sáng, nhân viên seup sân khấu

- MC

- Nguyễn Minh Châu

- Giúp khách mời hiểu rõ hơn về

sự kiện

Tất cả các khách mời

- Sự cố âm thanh, ánh sáng

O1.2 Ban

lãnh

đạo lên

chia sẻ;

vinh

danh

18h15 – 19h Trung tâm tổ

tiệc

- Chủ cửa hàng lên tổng kết những gì cửa hàng đã đạt được trong năm

- Sân khấu

- Dàn

âm thanh

- Dàn

- Nhân viên kỹ thuật set up

âm thanh,

-Hải Yến - Chiếu

video bằng cát để tạo sự thú vị

- tất cả khách mời

- Có thể gây nhàm chán cho một số khách khi nghe bài phát biểu

Trang 7

những

nhân

viên

xuất

sắc

cưới Trống Đồng place

vừa qua

Đồng thời chiếu video

vẽ tranh bằng cát để khái quát lại.

- Cá nhân được vinh danh lên sân khấu để trao thưởng

án sáng

- Video

vẽ tranh bằng cát

- Phần thưởng : hoa , cúp lưu niệm, tiền mặt

ánh sáng, nhân viên seup sân khấu

- 2 nữ nhân viên lên đưa phần thưởng

hơn, không gây nhàm chán khi nghe đọc phát biểu

- Khích

lệ tinh thần nhân viên

- Sự cố âm thành, ánh sáng, hình ảnh video

P1.1 Dùng

tiệc

buffet

19h-20h Trung tâm tổ

Khách mời dùng bữa -Các nhân

viên phục

vụ đồ

ăn trong nhà hàng

- Mạnh Trường Tất cả các

khách mời

-Chất lượng

đồ ăn, chất lượng phục

vụ trong nhà hàng không tốt -> gây khó chịu cho khách P1.2 Văn

nghê,

trình

diễn

thời

trang,

20h- 21h Trung tâm tổ

- Trình diễn các tiết mục văn nghệ mà nhân viên đã đăng ký

- Đan xen giữa các tiết mục là show diễn thời trang của các cặp đôi tham gia „ Ngôi sao tỏa sáng“

- Khách mời bình chọn cặp đôi đẹp nhất

- Tiếp tục phần biểu diễn văn nghệ

- Khách mời bình chọn tiết mục hay nhất

- Dàn

âm thanh

- Dàn ánh sáng

- Các nhân viên kỹ thuật

âm thanh,

kỹ thuật ánh sáng -MC

- Bình

An - Tạo sự sôi

động,

ấn tượng

Những nhân viên tham gia biểu diễn và các khách mời

- Sự cố kỹ thuật âm thanh, ánh sáng

G1.1 Trò

chơi 21h-21h45 Trung tâm tổ

-MC lên giới thiệu 5 đội chơi và thể lệ mỗi trò chơi „ Ngôi sao bí ẩn“

- Các đội chơi

sẽ chơi game

„Đoán ý đồng đội“ MC công bố kết quá và đưa ra gợi ý 1theo các cấp độ

- Các đội chơi tiếp tục chơi game „ Ghép hình“ MC công bố kết quả và đưa ra gợi ý thứ 2 theo cấp độ

- Dành 5‘ cho các đội đoán

„ Ngôi sao bí ẩn“ là gi qua

- Dàn

âm thanh

- Dàn ánh sáng

- Thẻ

từ khóa, thẻ gợi ý

- Bảng ghép hình

- Phần thưởng chuyến

đi Resort cho 4 người

- Nhân viên kỹ thuật

âm thanh

- Nhân vien kỹ thuật ánh sáng

- Nhân viên set up sân khấu

- Tổ đạo cụ -MC

- Minh Khánh Tạo sự sôi nổi,

hào hứng cho cả người chơi và khách mời

- Đem lại sự

tò mò, bất ngờ.

-5 đội chơi, mỗi đội 4 người

- Các khách mời khác

Sự cố về

âm thanh, ánh sáng

- Sự cố khi tham gia trò chơi, mất kiểm soát

Trang 8

các gợi ý

- Kết quả ngôi sao bí ẩn

là quản lý của cửa hàng, người đã phát hiện được những tài năng kinh doanh.

- Đội thắng cuộc sẽ được trao giải thưởng là 1 chuyến đi ở Resort Hoàng Long 2 ngày

1 đêm P1.3 Ban

lãnh

đạo lên

trao

giải

thưởng

21h45-22h Trung tâm tổ

-MC lên công

bố kết quả và ban lãnh đạo lên trao giải thưởng -Trao giải cho tiết mục văn nghệ hay nhất

- Trao giải cho cặp đôi đẹp nhất

- Chủ cửa hàng lên quay

lô tô trúng thưởng để tìm

ra người may mắn thắng giải voucher mua sắm 500k

- Dàn

- Cúp

kỷ niệm, tiền mặt, vouche r

- Nhân viên

bê giải thưởng

- Bình An

- Hải Yến

Tạo thêm

sự vui

vẻ, hào hứng

- Tất cả khách mời

Sự cố âm thanh, ánh sáng

P1.4 Văn

nghệ

kết

thúc

chương

trình

22h-22h30 Trung tâm tổ

-Các tiết mục sôi động mà nhân viên đã đăng ký

- Khách mời cùng nhảy múa

- Dàn

- Nhân viên

Bình An -Tạo sự

sôi động,

ấn tượng

và đáng nhớ

- Sự cố không kiểm soát được

- Sự cố âm thanh, ánh sáng

E1.1 Kết

thúc

chương

trình

22h30-23h Trung tâm tổ

- Mc lên kết thúc chương trình

- Chủ cửa hàng lên cảm

ơn và chúc tết toàn bộ khách mời

- Chụp hình

kỷ niệm

- Trao quà lưa niệm cho mỗi khách khi khách ra về

- Tiễn khách

- Dàn

- Quà tặng lưu niệm:

Áo phông

có in logo và tên của công

ty, ảnh

kỷ niệm

- Nhân viên ánh sáng,

âm thanh

- 2 nhân viên đưa quà

- 2 nhân viên tiễn khách

Nguyễn Văn An Giúp khách

mời có

ấn tượng tốt đến phút cuối, lưu giữ được

kỷ niệm

- Vì đông khách có thể không tiễn khách được chu đáo

Trang 9

2.2 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

- Mã hoạt động được ký hiệu

 D: Đón tiếp khách

 O: Mở màn ( Opening show)

 P: Tiệc (Party)

 G: Trò chơi ( Gameshow)

 E: Kết thúc sự kiện ( Ending show)

 Số thứ tự 1.1, 1.2 là thứ tự diễn ra các hoạt động

- Ngoài ra xuyên suốt sự kiện cần có khoảng 3 nhân viên hỗ trợ khi cần thiết

2.3 L p k ho ch chu n b t ng th cho s ki n ậ ế ạ ẩ ị ổ ể ự ệ

DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC VẬT DỤNG CHO SỰ KIỆN

 Lẵng hoa trang trí để bàn đón tiếp: 2

 Bàn đăng ký thông tin, tiếp đón: 2

Trang 10

2.4 L p k ho ch tri n khai th c hi n s ki n ậ ế ạ ể ự ệ ự ệ

- Bước 1: Hệ thống lại các hoạt động sẽ biểu diễn trong sự kiện để tránh bị thừa, thiếu hoặc trùng lặp

 Đón khách

 Mở màn

 Văn nghệ

 Gameshow “ Ngôi sao bí ẩn”

 Game: Đoán ý đồng đội

 Game: Ghép hình

 Công bố người chiến thắng và trao giải

 Kết thúc chương trình

- Bước 2: Dựa vào kịch bản lên kế hoạch chuẩn bị chia tiết

 Nhân lực

 Người phụ trách thực hiện

 Người tham gia

 Các ý tưởng cần truyền đạt

 Trang thiết bị

- Bước 3: Tổng duyệt chương trình

2.5 Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

- Chuẩn bị quà tặng cho khách

 1 voucher 500k.

 2 chuyến đi nghỉ đến Hoàng Long resort 2 ngày 1 đêm.

 Tiền mặt để khen thưởng

 Ngoài ra còn có hoa tươi, cúp lưu niệm để phục vụ trong chương trình.

 Áo phông và ảnh kỷ niệm để tặng khách làm kỷ niệm trước khi ra về.

- Trang trí nơi tổ chức sự kiện với những ánh sáng lung linh để phù hợp với chủ đề những ngôi sao của sự kiện.

CHƯƠNG III: LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN

Trang 11

3.1 Bảng dự toán ngân sách

3.1.1 Dự toán chi phí ăn uống

STT Khoản mục

chi phí Đơn vịtính lượngSố Đơn giá( triệu

VND)

Thành tiền ( triệu VND)

Ghi chú

trong suốt thời gian tham dự sự kiện

3.1.2 Dự toán chi phí thuê nhân công

STT Khoản mục

VND)

Ghi chú

trực bàn đăng ký

- 1 nhân viên

bê quà tặng

- Nhân viên

kỹ thuật, nhân viên setup sân khấu

4 Quay phim,

3.1.3 Dự toán chi phí thuê trang thiết bị

Trang 12

STT Khoản mục

VND)

Ghi chú

1 Thiết bị âm

2 Thiết bị ánh

3 Màn hình

5 Bàn ghế khu

MC, người chơi, đại biểu, phục vụ văn nghê

8 Lẵng hoa trang

trí Giỏ 4 0,2 0,8 Trang trí bàn đón tiếp, bục

phát biểu, sân khấu

9 Đạo cụ trò

3.1.4 Dự toán chi phí in ấn và quà tặng

STT Khoản mục

VND)

Ghi chú

1 In thiệp mời +

2 Giải thưởng

cho người

thắng giải may

mắn

sắm 500k

3 Giải thưởng

cho đội chiến

thắng

lịch 2 ngày 1 đêm tại Hoàng Long resort cho 1 đội 4 người

Trang 13

nhân viên được vinh danh, khách mời

những người tham gia trò chơi, văn nghệ, cá nhân tiêu biểu

3.2 Tổng dự toán ngân sách

STT Khoản mục chi phí Thành tiền

( triệu VND)

2 Chi phí thuê nhân công 4,51

3 Chi phí thuê trang thiết bị 9,47

4 Chi phí in ấn & quà tặng 7,5

3.3 Các loại giấy tờ trong sự kiện

3.3.1 Hợp đồng trong sự kiện

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_

HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: …… HĐKT (V/v cung cấp dịch vụ ……….)

- Căn cứ vào Bộ Luật dân sự hiện hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 và Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của các bên

Hôm nay, ngày 30 tháng 12 năm 2017 tại trụ sở Công ty Tổ chức sự kiện và thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng tôi gồm có:

I CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG:

1 Đại diện bên thuê tổ chức sự kiện (Bên A):

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	64,08 KB
File đính kèm	Tiểu luận Sự kiện.zip (59 KB)