Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do tiến sĩ E.F.Codd thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 07/1970 với bài

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên nền Windows, giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác CSDL một cách nhanh chóng

và dễ dàng

Với Microsoft Access giúp cho chúng ta khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và kết hợp với công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp quá trình tạo, thiết kế và tìm kiếm thông tin nhanh Với chương trình của môn học Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access sẽ cung cấp cho chúng ta những nội dung cơ bản sau:

Bài mở đầu : Khởi đầu với Access

Chương 1: Làm việc với bảng

Chương 2: Truy vấn dữ liệu

Chương 3: Làm việc với Form

Chương 4: Làm việc với báo cáo

Chương 5: Làm việc với macro

Chương 6: Làm việc với modul

Trong quá trình biên soạn dù đã cố gắng, song không tránh khỏi những sai

ngày càng hoàn thiện hơn

An Giang, ngày tháng năm 2020

Tham gia biên soạn

Huỳnh Việt Anh Thƣ

2

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 1

Bài Mở Đầu: Khởi Đầu Với Access 5

1 Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: 5

2 Một Số Thuật Ngữ 7

3 Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access 7

Bài Tập 9

Chương 1 Làm việc với bảng 10

1.Các khái niệm cơ bản: 10

2 Tạo lập bảng: 11

3 Nhập dữ liệu vào bảng: 13

4 Quan hệ giữa các bảng: 14

Bài tập : 16

Tạo cơ sở dữ liệu như sau: 16

Chương 2 Truy vấn dữ liệu 18

1 Gi ới thiệu chung: 18

2 Select query : ( Truy vấn chọn lựa) 18

3 Action query 21

4 CrossTab query 23

Bài Tập 24

Chương 3 Biểu Mẫu Dữ Liệu 35

1.Khái niệm về Form: 35

2 Tạo form bằng chức năng Form Wizard 36

3 Tạo Form bằng Design 36

4 Các thuộc tính trên Form và trên đối tượng: 37

Bài Tập 54

Chương 4: Làm Việc Với Báo Cáo 68

1.Giới thiệu về Report 68

2 Tạo report bằng Wizard 68

3.Tạo report bằng Design 69

4.Thực thi report 70

Bài Tập 71

Chương 5 : Làm việc macro 75

1.Khái niệm về macro 75

* MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG TRONG MACRO: 80

2 Tạo macro đơn và macro có điều kiện 86

2 Tạo macro nhóm (Macro Group) 88

3 Tạo các nút lệnh trên form, thực thu macro trên nút lệnh 91

Bài Tập 96

Chương 6: Tạo Lập Module 101

1 Khái niệm module 101

2 Tạo lập module 101

3 Tạo các nút lệnh trên form, thực thi module trên nút lệnh 110

Bài tập 114

TÀI LIỆU THAM KHẢO 124 THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN……… 133

chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề

2 Tính chất: Là mô học bắt buộc

II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

1.Về kiến thức:

-Trình bày được việc cài đặt hệ quản trị

-Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng

2 Về kỹ năng:

-Thực hiện truy vấn dữ liệu 1 cách nhanh chóng

-Thiết kế được các Form thể hiện được các yêu cầu người sử dụng

- Viết chương trình và thực hiện chương trình trên máy tính

- Thiết kế đuợc các nút lệnh thể hiện được các yêu cầu người sử dụng

3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Nghiêm túc, tỉ mỉ trong công việc

- Yêu nghề, yêu công việc

- Rèn luyện tư duy logic để phân tích, tổng hợp

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

1 Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu:

Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do tiến sĩ E.F.Codd

thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 07/1970 với bài " Mô

hình dữ liệu quan hệ cho các ngân hàng dữ liệu lớn" Theo mô hình này, các dữ

liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối quan hệ được định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật Trong mô hình này có một số các khái niệm cơ bản sau:

Bảng (Table): Gồm nhiều dòng và nhiều cột Trong một bảng phải có ít nhất

là một cột

Cột (Column) hay trường (Field): Nằm trong bảng

- Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau

- Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu

- Thứ tự trước sau của các cột trong bảng là không quan trọng

Các thuộc tính cơ sở của một trường là:

- Kiểu dữ liệu (Data Type): Text, Number, Yes/No, Date/Time

- Độ rộng (Field Size): 50, 4,7

Dòng (Row) hay mẫu tin (Record): Nằm trong bảng

- Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp nhau về thông tin

- Thứ tự trước sau của các dòng trong bảng là không quan trọng

Khóa chính (Primary Key): Là một hay nhiều trường trong một bảng mà dựa vào các trường này ta có thể xác định được mẫu tin (xác định được các trường còn lại)

- Khóa chính bắt buộc phải có dữ liệu (không để trống)

- Khóa chính là duy nhất không được trùng lặp (Tính duy nhất của dữ liệu)

6

Khóa ngoại (Foreign Key): là một hay nhiều trường trong một bảng mà các

trường này là khóa chính của một bảng khác

- Dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại trong một bảng khác (Tính tồn tại dữ liệu)

- Khố ngoại dùng để thiết lập quan hệ với các bảng khác

quản lý, khai thác nào đó Ví dụ: các hóa đơn bán hàng, danh mục khách hàng, các phiếu nhập xuất, các chứng từ kế toán… là dữ liệu của CSDL về Kế toán

- Được tổ chức lưu trữ trên máy tính theo mô hình nhất định

Nhằm thực hiện tối ưu ba thao tác sau:

- Mô tả dữ liệu (tạo dữ liệu)

- Cập nhật, thêm, xóa dữ liệu

- Tìm kiếm và truy vấn dữ liệu

Thí dụ : Để lưu trữ và quản lý thông tin các sinh viên ta tổ chức các bảng sau:

- Bảng môn học : Lưu trữ thông tin về các môn học

Tên Môn Mã Môn

+ Bảng điểm : Lưu trữ điểm thi của từng môn học các sinh viên

2 Một Số Thuật Ngữ

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: là hệ thống các chương trình

hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và

dễ dàng So với một số HQTCSDL khác thì Access có một số ưu điểm vượt trội hơn, như sau:

- Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị

sử dụng thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh truy vấn (SQL)

cho phép lưu trữ các dữ liệu khác như: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim

- Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin (*.accdb)

- Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với nhiều ứng dụng khác

3 Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access

* Khởi động Microsoft Access:

- Cách 1 : Start\Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Access 2010

- Cách 2 : Nhấp đúp chuột vào biểu tượng

Màn hình Microsoft Access vừa khởi động:

Tạo mới tập tin Access

Sau khi khởi động xong chương trình Access, trong cửa sổ Microsoft Access

thực hiện tạo mới tệp Access theo trình tự sau:

hộp thoại  Chọn thư mục lưu chương trình tại hộp Save in Đặt tên tệp chương trình trong hộp File Name  OK

8

Tạo một CSDL mới (trắng)

Click chọn Create xuất hiện cửa sổ Database Đây chính là cửa sổ quan

trọng của Access để thực hiện các thao tác với cơ sở dữ liệu

* Nếu đang ở trong cửa sổ Database muốn tạo tệp Access mới thì Click chọn vào nút Office Button  New  xuất hiện cửa sổ Microsoft Access  thực hiện

hai bước tạo tệp mới như trên

1 Table (Bảng): Là thành phần cơ bản của CSDL trong Access Đây chính là nơi

chứa dữ liệu, mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại đây dưới dạng các bảng, bao gồm

nhiều dòng (mẫu tin – Record) và nhiều cột (trường – Field)

2 Query (Truy v ấn) : Tạo công cụ dùng để truy vấn thông tin và thực hiện các

thao tác cập nhật dữ liệu (sửa, xóa, thêm) trên một hoặc nhiều bảng

3 Form (Bi ểu mẫu) : dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, cập nhật hoặc xem dữ

liệu lưu trong các bảng một cách nhanh chống, chính xác và hiệu quả hơn

4 Report (Báo cáo): cho phép người sử dụng tạo các kết xuất từ dữ liệu lưu trong

hình hoặc ra máy in

5 Macro (T ập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành

động đơn giản mà không cần quan tâm đến các câu lệnh lập trình

6 Module (B ộ mã lệnh): dùng để viết các thủ tục hoặc các hàm tự tạo bằng ngôn

ngữ lập trình Visual Basic

3.Thoát khỏi Access

* Đóng cơ sở dữ liệu đang làm việc:

Click vào nút lệnh Office Button  Close Database

* Thoát khỏi môi trường Access:

Click vào nút lệnh Office Button  Exit Access

Hoặc: Click vào biểu tượng  (Close) ở góc trên bên phải màn hình

Bài Tập

1/ Hãy cho biết nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ

2/ Trình bày đặc điểm của Bảng (Table), Dòng (Row), cột (Column)

3/ Trình bày thao tác tạo mới CSDL, mở một CSDL đã có

Thiết lập được các trường, thuộc tính;

Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

Nội dung chính:

1.Các khái niệm cơ bản:

Sau khi đã phân tích và thiết kế một ứng dụng tin học thì bước đầu tiên khi bắt tay vào công việc cài đặt một ứng dụng là người lập trình phải tạo ra tất cả cấu trúc các bảng được chứa trong tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được định nghĩa trong phần thiết kế để lưu trữ các thông tin dữ liệu mà ứng dụng sẽ quản lý

- Bảng: là một bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin dữ liệu trong Access,

bảng có cấu trúc gồm nhiều cột và dòng

- Cột (Field hoặc là trường): Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép

chứa duy nhất một loại dữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày, logic…

Một số các đặc trưng cơ bản của một cột gồm:

-Tên cột ( Field Name)

-Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ ( Data type)

-Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field Size)

-Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value)

-Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không …

Dòng ( được gọi là Record hay mẫu tin): là tập hợp của 1 hoặc nhiều field

mà dữ liệu trên đó duy nhất không trùng lắp

*Khóa chính( Primary key) của bảng: là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ

liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng

*Khóa ngoại ( Foreign key) của bảng: bản thân của khóa ngoại là khóa

ngoại của bảng này nhưng là nó là khóa chính của bảng khác, trong1 table có thể

có nhiều khóa ngoại

2 Tạo lập bảng:

* Các bước tạo cấu trúc bảng:

Chọn trên thanh menu Create\biểu tượng

Màn Hình Thiết Kế Table Như Sau:

+ Cột Field Name để đặt tên cột (bắt buộc phải nhập)

+ Cột Data Type để chọn kiểu số liệu (bắt buộc chọn)

+ Cột Discription mô tả công dụng hay ý nghĩa của cột (phần này không bắt

buộc)

+ Thuộc tính Field Properties

* Một Số Nguyên Tắc Khi Nhập Cột Field Name :

+ Tên có chiều dài tối đa 64 ký tự

+ Tên không được bắt đầu bằng khoảng trắng

+ Trong một Table không có 2 tên trùng nhau

+ Tên không chứa một số ký tự đặc biệt (trong bảng mã ASCII từ 0 - -> 21) + Tên có thể bao gồm những chữ cái, chữ số, khoảng trắng và số ký tự đặc biệt ngoại trừ : dấu chấm(.), dấu chấm cảm(!), ( [ ])

* Một Số Kiểu Th ng Dụng Trong Data Type :

+ Text : Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa là 256 ký tự

+ Memo : Bất kỳ nội dung gì, có tối đa 64.000 ký tự

+ Number : Chứa trị số

+ Date/Time : Chứa ngày hoặc giờ

+ Currency : Tiền tệ

+ AutoNumber : Số liên tục do Access tự gán và không đổi được

+ Yes/No : Trị logic đúng (True) hoặc sai (False)

trong thành phần quy định Field Properties gồm các thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập liệu (Lookup)

* Thuộc Tính Chung (General) :

- Thuộc tính Field Text gồm :

+ Field Size : Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu

+ Format : Cách hiển thị số liệu (không bắt buộc)

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule

+ Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Allow Zero Length : Nếu chọn Yes, chấp nhận trị chuỗi rỗng

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

- Thuộc Tính Field Number Gồm :

+ Field Size : Chọn Byte, Integer, Long Integer, Single, Double

+ Format : General, Currency, Standard, Fix,Percent

12

+ Decimal Places : Cách hiển thị số lẻ; Auto : tự động

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule

+ Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

- Thuộc Tính Field Date/Time Gồm :

+ Format : General Data, Long Data, nếu là ngày tháng thì chọn dd/mm/yyyy

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule

+ Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

* Thuộc Tính Nhập Liệu (Lookup) :

Dislay Control :

Textbox : Tạo điều khiển Textbox

Listbox : Tạo điều khiển dạng hộp danh sách Listbox

Combo box : tạo điều khiển hộp Combo box

+ Row Source Type : Chọn kiểu dữ liệu nguồn

- Table/Query : cho phép lấy dữ liệu từ Table/Query

- Value List : lấy dữ liệu từ danh sách nhập sẵn

* Tạo khóa chính cho bảng :

- Tại cửa sổ thiết kế bảng, chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính

Primary Key

(Muốn xóa khóa chính bằng cách chọn khóa khác, hoặc làm lại các bước giống như lúc chọn khóa chính)

* Lưu lại cấu trúc bảng :

- Chọn nút Office Button\Save hoặc bấm còn Ctrl + S

- Sau đó nhập vào tên của Table rồi chọn OK

Lưu ý: Nếu trường hợp khi lưu bảng mà chúng ta quên chọn khóa chính, thì

Access sẽ thông báo yêu cầu chọn lựa như sau:

-Yes : Access sẽ tự động tạo khóa chính cho

bảng (thêm cột ID kiểu AutoNumber)

- Bước 3: Chỉnh sửa các thành phần trong bảng

- Bước 4: Lưu lại

* ĐỊNH DẠNG TRANG DỮ LIỆU :

- Chọn một hoặc nhiều dòng : Đưa chuột vào vị trí đầu dòng sau đó nhấp và

kéo chuột để chọn các cột (nếu chọn các dòng không liên tục, giữ phím Ctrl lần

lượt chọn các dòng)

- Chèn th êm một dòng:

+ Di chuyển con nháy đến vị trí muốn chèn

+ Nhấp phải chọn Insert Rows hoặc

- Xoá một hoặc nhiều dòng:

+ Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa

+ Nhấp phải chọn Delete Rows hoặc

- Phục hồi thao tác xóa cột :

+ Chọn biểu tượng (hoặc Ctrl + Z)

+ Hoặc đóng bảng và không lưu

- Cắt, dán, sao chép cột :

+ Nhấp phải chọn Cut ( hoặc Ctrl + X) : cắt cột

+ Nhấp phải chọn Copy ( hoặc Ctrl + C) : sao chép cột

+ Nhấp phải chọn Paste ( hoặc Ctrl + V) : dán cột

- Lưu lại những thay đổi cấu trúc bảng : Chọn nút Office Button \Save

hoặc click

* LƯU Ý : Khi thay đổi , xóa, sửa đổi kích thước của khóa chính của một

bảng mà bảng này đã có thiết lập quan hệ với bảng khác thì Access sẽ thông báo lỗi và không cho sửa đổi (nếu muốn sửa đổi chúng ta phải hủy bỏ mối quan hệ này)

3 Nhập dữ liệu vào bảng:

Có nhiều cách nhập dữ liệu vào bảng: nhập trực tiếp hoặc gián tiếp qua Query, Form

- Mở bảng ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) :

lần tại tên Table)

- Hoặc ở cửa sổ thiết kế bảng (Table Design), bạn click nút

giống như bảng tính Excel Cho phép bạn nhập dữ liệu vào các

- Chọn Font, sau đó thay đổi Font và cở chữ

-Thay đổi độ rộng, chiều cao của các dòng và cột :

trong bảng

Có nhiều cách nhập dữ liệu vào bảng: nhập trực tiếp hoặc gián tiếp qua Query, Form

4 Quan hệ giữa các bảng:

* Mục đích của việc thiết lập quan hệ :

Sau khi đã tạo cấu trúc cho các bảng, bước tiếp theo là thiết lập quan hệ cho các bảng Mục đích là báo cho Access biết mối quan hệ giữa các bảng và Access sẽ quản lý các dữ liệu được chặt chẽ hơn, đồng thời thông qua các quan hệ này chúng

ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có quan hệ

Ví dụ: Giữa bảng SINHVIEN và bảng KETQUATHI có mối quan hệ với

nhau: "một sinh viên có nhiều kết quả thi" Và bảng MONHOC cũng có quan hệ với bảng KETQUATHI: "một môn thì có nhiều kết quả"

* Các loại quan hệ :

- Quan hệ Một - Một (One To One) : Nếu tương ứng với một mẫu tin của

Table1 chỉ có đúng một mẫu tin trong Table2 và ngược lại tương với một mẫu tin của Table2 chỉ có đúng một mẫu tin trong Table1 thì mối quan hệ này được gọi là quan hệ Một - Một Ví dụ : trong quan hệ chủ nhiệm lớp tại một thời điểm thì "một giáo viên chủ nhiệm một lớp và một lớp do một giáo viên chủ nhiệm"

- Quan hệ Một - Nhiều (One To Many) : Nếu tương ứng với một mẫu tin

của Table1 có một hoặc nhiều mẫu tin trong Table2, nhưng ngược lại tương với một mẫu tin của Table2 chỉ có một mẫu tin trong Table1 thì mối quan hệ này được gọi là quan hệ Một - Nhiều Ví dụ: quan hệ giữa 2 Table SINHVIEN và

một kết quả thi thì chỉ thuộc một sinh viên"

* Các bước thiết lập quan hệ :

Trong cửa sổ này chúng ta lần lượt chọn các Table cần thiết lập quan hệ bằng cách chọn Table và click Add

- Ngăn Tables hiển thị các Table có trong CSDL

- Ngăn Queries hiển thị các truy vấn hiện có

- Ngăn Both hiển thị cả hai Table và Query

- Tại cửa sổ Relationships, bằng thao tác kéo - thả để thiết lập quan hệ cho các bảng: dùng chuột "gắp" Field quan hệ của bảng thứ 1 "thả" vào Field quan hệ của bảng thứ 2 Sau đó Access hiển thị cửa sổ Edit Relationships, yêu cầu chúng ta chọn :

Records: tự động xóa các mẫu tin có

quan hệ bên nhánh nhiều khi xóa mẫu

tin bên nhánh một Thông thường để tránh trường hợp sai lầm khi xóa người ta

sẽ không chọn mục này

tính chất quan hệ (sẽ đề cập vấn đề này ở phần sau)

16

Bài tập :

Tạo cơ sở dữ liệu như sau:

Tên tập tin CSDL là Baitap1.accdb

Các Field được gạch dưới, in đậm và nghiêng là khóa chính của bảng

GIAOTRINH (GIÁO TRÌNH)

Field

Name

Field Type Field Size Format Description

GIAOVIEN (GIÁO VIÊN)

Field

Name

Field Type Field Size Format Description

PHIEUGN (PHIẾU GIAO NHẬN)

Field Name Field Type Field

 Quan hệ giữa các bảng :

 Dữ liệu mẫu :

-Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu;

-Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu;

-Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu

-Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

Nội dung chính:

1 Giới thiệu chung:

Mục đích chính của một cơ sở dữ liệu là lưu trữ và trích lọc thông tin Thông tin có thể được lấy từ cơ sở dữ liệu ngay lập tức sau khi dữ liệu được thêm vào Tất nhiên, lấy thông tin từ các bảng cơ sở dữ liệu đòi hỏi kiến thức về cách thức mà cơ

sở dữ liệu được thiết kế

Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là một loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu

từ một cơ sở dữ liệu quan hệ

Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và xử lý dữ liệu, đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại query: Simple Select Queries,

Parameter Queries, Crosstab Queries và Action Queries

2 Select query: ( Truy vấn chọn lựa)

a) Truy vấn chọn lựa

Để tạo Query bạn chọn Tab Create trên thanh Ribbon, Click

Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show Table cho

phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn

kết quả, hoặc các field cần trong các biểu thức tính toán

- Click nút Add để thêm các bảng vào cửa sổ thiết kế query

- Sau khi chọn đủ các bảng hoặc query cần thiết, Click nút

Close để đóng cửa sổ Show Table

- Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc Double Click vào tên field

- Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria

Click nút View để xem trước kết quả, Click nút Run để thực thi

Các thành phần trong cửa sổ thiết kế query

Cửa sổ thiết kế query gồm 2 phần:

- Table/query pane: khung chứa các bảng hoặc query tham gia truy vấn

- Lưới thiết kế (Query by Example: QBE): Chứa tên field tham gia vào truy

vấn và bất kỳ tiêu chuẩn được sử dụng để chọn các records Mỗi cột trong lưới QBE chứa thông tin về một field duy nhất từ một bảng hoặc query trên Table/query pane Lưới thiết kế bao gồm các thành phần:

+ Field: là nơi mà các tên field được tạo vào hoặc thêm vào và hiển thị trong kết quả truy vấn

+ Table: hiển thị tên của các bảng chứa các field tương ứng trên dòng Field

+ Sort: chỉ định kiểu sắp xếp dữ liệu của các field trong query

+ Show: quyết định để hiển thị các field trong Recordset

+ Criteria: Nhập các điều kiện lọc các record

+ Or: thêm các điều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu các biểu thức điều kiện ở các field cùng đặt trên một dòng thì tương ứng với phép AND

Các thao tác trong cửa sổ thiết kế query

- Chọn field trong lưới thiết kế: để chọn một field hoặc nhiều field trong

lưới thiết kế, ta đưa chuột lên trên tên field khi chuột có dạng mũi tên màu đen hướng xuống thì Click chuột để chọn, drag chuột để chọn nhiều field

- Di chuyển field: Drag chuột trên tên field để di chuyển

- Chèn thêm field hoặc xóa field

vào trước field hiện hành

+ Xóa field: chọn field cần xóa, Click nút Delete Columns

Tạo nh n cho field: để làm cho bảng dữ liệu truy vấn dễ dàng hơn để đọc,

bạn có thể cung cấp các nhãn cho các field trong truy vấn điều này không ảnh hưởng đến tên của field hoặc cách dữ liệu được lưu trữ và sử dụng truy cập

+ Click phải trên tên field, chọn Properties

+ Tại thuộc tính Caption, nhập nhãn cho field

- Thêm Table/Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, nếu cần chọn thêm

bảng, Click nút Show Table trong nhóm lệnh Query Setup

- Xóa Table/Query trong khỏi truy vấn: Click phải trên Table/Query cần

Cách nhập biểu thức điều kiện

Ngoài việc sử dụng các truy vấn để chọn các field hiển thị các thông tin cần thiết, bạn còn có thể sử dụng các truy vấn để hiển thị một số các record theo một điều kiện nào đó

20

Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu khi chúng được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn các record trả về của truy vấn

Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Tin học" là giá trị trong field TenKhoa, do đó chuỗi

"Tin học" được nhập trên dòng Critetia tại cột TenKhoa

Truy vấn có nhiều điều kiện ở nhiều fields

Khi bạn muốn giới hạn các records dựa trên nhiều điều kiện ở nhiều field khác nhau, thì Access sẽ kết hợp các điều kiện lại với nhau bằng cách sử dụng toán tử And và Or, cho hai trường hợp:

- Nếu các điều kiện phải được thoả mãn đồng thời thì các điều kiện phải được liên kết nhau bởi phép AND, bằng cách nhập các điều kiện trên cùng một dòng Criteria trong lưới thiết kế query

Ví dụ: Tìm những sinh viên có điểm môn “Cơ sở dữ liệu” từ 5 trở lên

- Nếu chỉ cần thỏa mãn một trong các điều kiện thì các điều kiện được liên kết

nhau bởi phép OR, bằng cách nhập các điều kiện trên các dòng khác nhau trong

lưới thiết kế query

Ví dụ: Tìm những sinh viên có điểm môn "Cơ sở dữ liệu" hoặc "Đồ họa"

>=5

Tạo field tính toán trong query

Access có thể thực hiện các phép toán trong các query, form, report, và macro Tuy nhiên các field tính toán thường được thực hiện trong query, từ đó, bất kỳ form, report, hoặc macro có sử dụng các truy vấn này sẽ tự động truy cập tính giá trị

Để làm được các phép tính trong một truy vấn, bạn tạo một field tính toán mới trong query Tên của field tính toán không trùng với tên của các field trong bảng

Cú pháp:

Field Name: Expression

Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan]

b) Truy vấn gom nhóm và tính toán ( Total queries)

C ng dụng

Total queries là truy vấn tính toán trên nhóm Đầu tiên là thực hiện phân nhóm các bản ghi theo điều kiện, sau đó thực hiện các phép tính trên từng nhóm

Cách tạo Total Query

Để tạo một Total query, bạn thực hiện các bước sau:

B3: Chọn các field chứa dữ liệu cần thống kê vào lưới thiết kế

Click nút Totals

B5: Trên lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Total Tại mỗi field, chọn

các tùy chọn trên dòng Total

- Chọn hàm tính toán

3 Action query

Action query là loại query mà khi thực thi sẽ làm thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu, sự thay đổi có thể làm cho cơ sở dữ liệu bị sai, do đó trước khi thực thi các loại action query bạn nên chép một file dự phòng

Có 4 loại action query:

tương ứng với các field trong bảng muốn nối dữ liệu vào

- Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn

Thực thi Append query

- Xuất hiện hộp thông báo số record được nối vào

- Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật

hiện dòng Update to

- Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện

thức cập nhật dữ liệu

22

Thực thi Update Query

- Click nút để thực thi query

- Khi thực thi query sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số record được Update

- Nếu đồng ý → Click Yes

c)Make-Table query

+ Chức năng

+ Cách tạo

nhóm lệnh Queries, Click nút Query Design

chuyển sang Tab Design

- Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới

- Xuất hiện hộp thoại Make Table với các tùy chọn:

+ Table name: Nhập tên bảng mới

+ Current Database: Bảng mới được lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành

+ Another Database: Bảng mới được lưu trong một cơ sở dữ liệu khác, Click

- Click nút OK để tạo Make-Table

Thực thi Make-Table Query

- Click nút để thực thi query, xuất hiện hộp thông báo số record được đưa vào bảng mới

Nếu đồng ý → Click Yes, khi đó bảng mới sẽ được tạo, xem kết quả trong

phần Table

d)Delete Query

Chức năng

Delete query xóa các record từ các bảng, thông thường dựa trên các điều kiện

mà bạn cung cấp, Delete query xóa tất cả các record trong một bảng trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc của bảng

Delete Query là nguy hiểm vì nó xóa vĩnh viễn dữ liệu từ các bảng trong cơ sở

dữ liệu của bạn, do đó trước khi thực thi loại query này cần phải có một backup

- Click nút Delete trong nhóm Query Type

- Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất hiện dòng Delete → tại field chứa điều kiện xóa ta chọn Where

Nhập điều kiện xóa trên dòng Criteria

Thực thi Delete Query

- Click nút Run để thực thi, xuất hiện hộp thông báo số record bị xóa

Ví dụ: Thống kê điểm của sinh viên theo từng môn học

Cách tạo

Tạo CrossTab query bằng chức năng Wizard

- Trên thanh Ribbon, Click nút Create

B1: Trong cửa sổ New Query\ CrossTab Query Wizard\ Ok

B2: Chọn dữ liệu nguồn cho CrossTab Query, có thể là Table hoặc Query \ Next

Chú ý khi tạo crossTab query bằng wizard

Nếu các field trong CrossTab query được lấy từ nhiều bảng hoặc trong query

có chứa các điều kiện lọc dữ liệu thì phải tạo một select query chứa tất cả các field

và các điều kiện, sau đó lấy select query này làm dữ liệu nguồn tạo crossTab

query

24

Bài Tập

Bài 1 : Tạo cơ sở dữ liệu nhƣ sau:

GIAOTRINH (GIÁO TRÌNH)

Field

Name

Field Type Field Size Format Description

GIAOVIEN (GIÁO VIÊN)

Field

Name

Field Type Field Size Format Description

PHIEUGN (PHIẾU GIAO NHẬN)

Field Name Field Type Field

 Quan hệ giữa các bảng:

 Dữ liệu mẫu:

Bài 4 : Tạo cơ sở dữ liệu nhƣ sau:

- Tên tập tin CSDL là Baitap4.accdb

đơn vị như sau :

26

Field

3 Chỉ định Field Macv làm khoá chính Đóng cửa sổ thiết kế và đặt tên cho Table

là DMCV

sau Cuối cùng lưu cấu trúc và đóng bảng

5 Tạo tiếp các Table, có cấu trúc như sau: (Lưu ý : Field in đậm và gạch dưới là

khoá chính)

Table TRINHDO (Danh mục trình độ)

Field Name Type Size Ý nghĩa Ghi chú

Matrdo Text 2 Mã trình độ Khóa chính

Table CHAMCONG (Bảng chấm c ng)

Field Name Type Size Ý nghĩa Ghi chú

Table LUONG (Bảng Lương)

Field Name Type Size Ý nghĩa Ghi chú

Table DMTO (Danh mục tổ)

Field Name Type Size Ý nghĩa Ghi chú

6 Mở cửa sổ Relationship, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng như sau:

* Nhập dữ liệu cho các bảng sau: (cần chú ý là nhập dữ liệu bên nhánh 1 trước sau đó nhập nhánh nhiều sau)

1 Nhập dữ liệu cho các Table DMCV, TRINHDO và DMTO :

 BẢNG DMCV : (Bảng Danh Mục Công Việc)

2 Mở Table DMNV nhập vào dữ liệu sau :

3 Tiếp tục nhập thêm người mới như sau:(Chú ý mã nhân viên)

Manv Honv Tênnv Phainam Ngaysinh Noisinh Hsluong

4 Di chuyển (Click chuột) qua mẫu tin khác, xem có thông báo lỗi gì không? Xác định xem lỗi gì? Và tại sao?

5 Đổi manv của mẫu tin vừa nhập thành B04 và nhập tiếp các thông tin sau

Mato Matrdo Hinh Lylich Ngayvao Ngaynv Lydonv

8 Trong cửa sổ thiết kế Hãy xoá 2 cột hình và lylich Xem có lỗi gì không?

9 Xóa cột manv và xem có báo lỗi gì không? Lỗi gì ? tại sao?

10 Nhập dữ liệu cho các Table tiếp theo, trong quá trình nhập nếu có xảy ra lỗi thì học viên tự xem là lỗi gì? Tại sao? Và tự khắc phục

 BẢNG LUONG : (Bảng Lương Nhân Viên)

THANGNAM MANV TIENLUONG KHAUTRU

 BẢNG CHAMCONG : (Bảng chấm công Nhân Viên)

A Sử dụng Select Query với các dòng Field, Sort, Show :

1 Hiển thị danh sách nhân viên gồm các thông tin : MANV, HONV, TENNV, NGAYSINH, PHAINAM (Table DMNV)

2 Hiển thị danh sách nhân viên như trên có sắp xếp theo MANV tăng dần (Table DMNV)

3 Hiển thị danh sách nhân viên gồm: MATO, MANV, HONV, TENNV,

và MANV giảm dần (Table DMNV)

4 Hiển thị danh sách gồm các trường : MATO, TENTO, MANV, HONV, TENNV, NGAYSINH, PHAINAM, HSLUONG Sắp xếp MATO,HONV, TENNV tăng dần (Table DMNV, DMTO)

30

5 Hiển thị bảng chấm công nhân viên bao gồm: THANGNAM, MANV, HONV, TENNV, MACV, TENCV, SOCONG, TIENCONG Sắp xếp SOCONG tăng dần (Table DMNV, DMTO, CHAMCONG, DMCV)

6 Hiển thị bảng lương nhân viên gồm : THANGNAM, MANV, HONV, TENNV, NGAYSINH, PHAINAM, TIENLUONG, KHAUTRU Sắp xếp MANV tăng dần (Table DMNV, LUONG)

B Sử dụng Select Query với các dòng Field, Sort, Show và Criteria (điều kiện)

1 Hiển thị danh sách nhân viên gồm các trường giống câu A1, nhưng chỉ lọc các nhân viên có tên "Chinh" (Table DMNV)

2 Hiển thị danh sách nhân viên gồm các trường giống câu A2 nhưng chỉ lọc các nhân viên có mã NV bắt đầu là "C" và ở tổ "03" (Table DMNV)

3 Hiển thị danh sách nhân viên gồm các trường giống câu B2 nhưng chỉ lọc các nhân viên có họ là "Trần" hoặc "Nguyễn" (Table DMNV)

4 Hiển thị danh sách nhân viên gồm các trường giống câu B2 nhưng chỉ lọc các nhân viên có mã NV bắt đầu "A" hoặc "B" và có trình độ là "TS" (Table DMNV)

5 Hiển thị bảng chấm công của nhân viên giống câu A5 nhưng chỉ trong tháng 12/1999 (Table DMNV, CHAMCONG, DMCV, DMTO)

6 Tương tự câu B5 nhưng chỉ đối với các nhân viên có ký tự đầu của tên từ A

N (Table DMNV, CHAMCONG, DMCV, DMTO)

7 Tương tự câu B5 nhưng chỉ đối với các nhân viên có ký tự đầu của tên không từ A N (Table DMNV, CHAMCONG, DMCV, DMTO)

8 Tương tự câu B5 nhưng chỉ đối với các nhân viên có ký tự đầu của tên là C, H hoặc Y (Table DMNV, CHAMCONG, DMCV, DMTO)

C Sử dụng Select Query với các hàm Iif, Month, Year, Day, Date, Trim, Left, Right, Mid và toán tử nối chuỗi & :

1 Hiển thị danh sách nhân viên gồm: MANV, HONV, TENNV, NAMSINH, TUOI sắp xếp tuổi theo thứ tự giảm dần Biết rằng tuổi sẽ bằng năm hiện hành

(Dùng hàm DATE)trừ năm sinh (lấy năm sinh của nhân viên) (Table DMNV)

2 Hiển thị danh sách nhân viên gồm : MANV, HOTENNV, PHAI, MATO, TENTO Biết rằng HOTENNV= HONV + TENNV và PHAI sẽ hiện "Nam" nếu Field Phainam=Yes, ngược lại là "Nữ" (Table DMNV, DMTO)

3 Hiển thị danh sách nhân viên gồm : MANV, HOTENNV, NGAYSINH, NOISINH nhưng chỉ hiển thị những NV có ngày sinh trong khoảng từ ngày 10 đến ngày 20 (Table DMNV)

4 Hiển thị danh sách nhân viên gồm : MANV, HOTENNV, HSLUONG, MATO, TENTO, THAMNIEN, TIENTHUONG Biết rằng : (Table DMNV, DMTO)

THAMNIEN=Năm hiện hành - Năm vào làm

TIENTHUONG=200000 * THAMNIEN (Chỉ tính tiền thưởng đối với nhân viên chưa nghỉ việc, ngược lại thì TIENTHUONG=0)

D Sử dụng Select Query với dòng Total (nhóm dữ liệu) và sử dụng các hàm Count, Sum, Avg, Min, Max :

1 Cho biết tổng số nhân viên của từng tổ, thông tin gồm : Mato, Tento, Tongsonv (Table DMNV, DMTO)

2 Cho biết tổng số nhân viên theo trình độ, gồm : Matrdo, Tentrdo, Tongsonv (Table DMNV, TRINHDO)

3 Cho biết tổng số nhân viên Nam và Nữ theo trình độ, thông tin gồm : MATRDO, TENTRDO, PHAI, TONGSONV (Cột PHAI tương tự như câu C2) (Table DMNV, TRINHDO)

4 Tương tự câu D3 thông tin gồm: MATRDO, TENTRDO, TONGSONV, TONGNAM, TONGNU (Table DMNV, TRINHDO)

5 Cho biết HSLUONG cao nhất, HSLUONG thấp nhất, HSLUONG trung bình (Table DMNV)

6 Tương tự câu D5 nhưng theo từng tổ, thông tin gồm: MATO, TENTO, HSLUONGCN, HSLUONGTN, HSLUONGTB (Table DMNV, DMTO)

7 Tính tổng số công và tổng tiền công của các nhân viên thông tin gồm : MANV,

E Sử dụng Update Query để thực hiện : (Nhớ chuyển sang Update Query)

1 Tính tiền công trong bảng chấm công biết : Tiencong = Dongiacv * Socong

(Table CHAMCONG)

2 Nâng hệ số lương cho nhân viên thoả điều kiện (có thâm niên trên 5 năm và chưa nghỉ việc) thì sẽ nâng theo các trình độ như sau: có trình độ là Cử nhân thêm 0.1, Thạc sĩ thêm 0.15, Tiến sĩ thêm 0.2, chức vụ còn lại 0.05 cho các nhân viên (Table DMNV)

3 Tính tiền lương trong bảng lương bằng cách thực hiện 2 truy vấn : (Table LUONG)

+ Cập nhật tiền lương bằng 0

+ Cập nhật tiền lương bằng cách cộng dồn tiền công trong bảng chấm công rồi

nhân cho hệ số lương của từng nhân viên (Tiền Lương=tiền lương + (TiềnC ng *

32

F Sử dụng Make-Table Query để thực hiện : (Nhớ chuyển sang Make-Table Query)

1 Từ Table DMNV hãy sao chép thành Table NV_01 trong đó chứa nhân viên

của tổ "01" và sắp thứ tự theo MANV tăng dần (Table DMNV, lấy tất cả các trường)

2 Từ Table DMNV, CHAMCONG và DMCV hãy sao chép thành Table

BCCONG1299 gồm các thông tin: MANV, HOTENNV, TENCV, SOCONG, TIENCONG sắp xếp theo thứ tự MANV tăng dần và chỉ đối với chấm công trong tháng 12 năm 1999

3 Từ Table TRINHDO và DMNV hãy sao chép thành Table HSLTD gồm các thông tin: MATRDO, TENTRDO, TONGHSLG Trong đó TONGHSLG là tổng

hệ số lương của các nhân viên theo trình độ, sao chép cả những trình độ chưa có nhân viên nào đạt tới (có thay đổi tính nhất quan hệ trong query) (Table DMNV)

4 Từ Table DMNV và CHAMCONG hãy chép thành Table LUONG1299 gồm

(“199912”)

G Sử dụng Append Query để thực hiện :

1 Thêm một công việc mới gồm thông tin : "KN", "Kiểm nghiệm và phân loại mũ", 20000

2 Thêm tất cả dữ liệu trong bảng LUONG1299 vào Table LUONG nhưng dữ liệu cột tháng năm lúc này là "200001" (01/2000)

3 Thêm tất cả dữ liệu trong tháng 12 năm 1999 từ Table CHAMCONG vào chính

nó, nhưng cột tháng năm là “200001” (01/2000), cột SOCONG và TIENCONG bằng 0

H Sử dụng truy vấn truyền tham số :

1 Dùng tham số để thêm một công việc mới vào Table DMCV (Học viên tự cho

dữ liệu, không được trùng MACV trước đó)

2 Dùng tham số để thêm hai nhân viên mới vào Table DMNV (Kết hợp APPEND)

I Sử dụng CrossTab Query để thực hiện:

1 Thống kê số công theo công việc trong tháng 12/1999 của các nhân viên như sau : (Table CHAMCONG)

2 Tương tự câu I1 nhưng thêm cột Tổng số công như sau: (Table CHAMCONG)

J Sử dụng Delete Query để thực hiện :

* Lưu ý : Học viên sao chép lại tập tin QLNSTL thành QLNSTL1 để thực hiện

1 Hãy xoá tất cả các nhân viên đã nghỉ việc (1 Table DMNV)

2 Trong Table LUONG hãy xoá các dữ liệu phát sinh trong tháng 11/1999 (Table LUONG)

34

3 Bằng một truy vấn hãy xoá tất cả các thông tin của nhân viên có mã số A02

trong quan hệ)

4 Xoá tất cả dữ liệu CHAMCONG của nhân viên ở tổ “01” với công việc là “cạo mũ”

CHƯƠNG 3 FORM (BIỂU MẪU DỮ LIỆU)

-Thiết kế được form;

-Hiểu và thiết lập được các thuộc tính cho form và đối tượng

-Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

Nội dung chính:

1 Khái niệm về Form:

Form là giao diện chính dùng để giao tiếp giữa người dùng và ứng dụng, form được sử dụng để nhập dữ liệu, xem thông tin, chỉnh sửa dữ liệu, hiển thị thông báo, điều khiển ứng dụng, … Để thiết kế form cần phải chọn dữ liệu nguồn cho form, dữ liệu nguồn của form có thể là Table hoặc Query Nếu dữ liệu nguồn

là các field trên một bảng thì lấy bảng đó làm dữ liệu nguồn, nếu dữ liệu nguồn là các field trên nhiều bảng thì phải tạo query làm dữ liệu nguồn cho form

Cách tạo Form

Để tạo Form, chọn tab Create trên thanh Ribbon, chọn cách tạo form bằng các nút lệnh trong nhóm lệnh Forms

- Form Design: Tạo ra một Form mới trống và hiển thị nó trong chế độ

khi click nút Form Design, form mới sẽ tự động bị ràng buộc với nguồn dữ liệu là Table hoặc Query đó

- Blank Form: Tạo ra một form trống, form mới không bị ràng buộc với một nguồn dữ liệu, và nó sẽ mở ra trong chế độ Layout View Bạn phải chỉ định một nguồn dữ liệu (bảng hoặc truy vấn) và thiết kế form bằng cách thêm các điều khiển

từ field list

- Form Wizard: Access hỗ trợ các bước để thiết kế form đơn giản Wizard sẽ yêu cầu các nguồn dữ liệu, chọn các field hiển thị trên form, và cho phép bạn chọn layout cho form mới

- Navigation Form: là một form đặc biệt hoàn toàn mới trong Access 2010, nhằm thiết kế form dạng Navigation user, cho phép người dùng dễ dàng di chuyển giữa các thành phần trong form

36

2.Tạo form bằng chức năng Form Wizard

Chức năng Form Wizard là công cụ tạo form qua các bước trung gian với một loạt các câu hỏi gợi ý để giúp bạn chọn lựa và xây dựng một form phù hợp nhất

Cách tạo

- Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon

- Xuất hiện cửa sổ Form Wizard

- Chọn các field hiển thị trên form trong khung Available Fields, Click nút để

nguồn, có thể chọn nhiều fields trên nhiều bảng Click Next

- Nhập tiêu đề cho form → Finish

3 Tạo Form bằng Design

Công cụ Form và Form Wizard giúp bạn thiết kế form một cách nhanh chóng

và dễ dàng Với Design view, bạn sẽ thiết kế một form bằng tay mà không có sự hỗ

trợ nào của Access Có hai cách để thiết kế một form bằng Design view: Form

Design và Layout View (Blank Form)

Layout View

Với cách thiết kế này bạn có thể can thiệp

như di chuyển chúng, thay đổi kích thước chúng,

thêm hoặc loại bỏ các điều khiển Layout view

làm cho việc sắp xếp các control trở nên dễ dàng

hơn

- Cách tạo

+ Chọn tab Create trên thanh Ribbon, Click

+ Xuất hiện một form trắng ở chế độ Layout View

+ Drag chuột kéo các field từ Field List vào Form

Design View

Khi thiết kế form bằng Design View thì các control khi thả vào Form nó

không tự động canh theo hàng và cột như Blank Form

- Cách tạo

+ Chọn tab Create trên thanh Ribbon, Click nút Design View trong nhĩm

lệnh Forms

+ Xuất hiện một form trắng ở chế độ Design view

+ Drag chuột kéo các field từ Field List vào Form

Các phần trong cửa sổ thiết kế Form

đề của form ta sử dụng các cơng cụ trong nhĩm lệnh Header/Footer

- Form Footer: Chứa nội dung của phần cuối form, thường đặt các ơ tính tốn thống kê dữ liệu cho form trong phần form footer Để bật hoặc tắt thanh form Header/Footer Click phải trên thanh Header/Footer của form, chọn hoặc bỏ chọn lệnh Form Header/Footer

- Detail: chứa nội dung chính của form, phần này hiển thị nội dung trong dữ liệu nguồn của form hoặc các control đưa vào từ toolbox

4 Các thuộc tính trên Form và trên đối tƣợng:

a) Ch ọn lựa đối tƣợng (Select Object):

để thực hiện các cơng việc như di chuyển các đối tượng đến vị trí mới, sao chép các đối tượng, xĩa đối tượng, thay đổi thuộc tính

Để chọn nhiều đối tượng cùng lúc chúng ta sẽ dùng chuột kéo hoặc cĩ thể

dùng phím Shift trong khi chọn đối tượng

b) Nhãn (Label) :

được mở ở chế độ hiển thị

Control Wizard Text Box Toggle Box Check Box List Box Image Bound Object Frame Tab Control

Line More Control

Select Object

Label Option Group Option Button Combo Box Command Button Unbound Object Frame

Page Break SubForm/ SubReport

Rectangle

Đối tượng được chọn

38

c) Nhóm ch ức năng chọn lựa (Option Group):

điểm người sử dụng chỉ phép chọn một trong các chức năng đó mà thôi Các dạng

năng (Option Button), nút bật tắt (Toggle Button) Giá trị trả về là của một nhóm

d) H ộp kéo xuống (Combo Box):

Cho chép chúng ta hiển thị ra một danh sách thông

để giúp người sử dụng chọn lựa dữ liệu từ một danh sách

điều khiển là một hộp kéo xuống

e) Nút l ệnh (Command Button):

bên dưới biến có nhấn chuột (Click)

f) Bi ểu mẫu con hoặc báo cáo con (SubForm/ SubReport):

trong một biểu mẫu thì giữa hai biểu mẫu này phải có các cột liên kết nhau

Khi mối quan hệ của hai bảng là một - nhiều thì chúng ta thường nên thiết kế

biểu mẫu theo cách chọn biểu mẫu thể hiện dữ liệu bên nhánh nhiều vào trong biểu

mẫu thể hiện trên nhánh một

Main Form

Sub Form

g) Điều khiển trình thông minh (Control Wizard):

điều khiển bằng tay thì chúng ta sẽ tắt điều khiển này đi

h) H ộp văn bản (Text Box):

dụng cập nhật dữ liệu vào trong bảng hoặc có thể nhập vào một giá trị nào đó

i) H ộp danh sách (List Box):

danh sách sẽ chiếm diện tích trên màn hình lớn hơn và

chúng ta có thể chọn cùng lúc được nhiều dòng khác nhau

j) Hình ảnh (Image):

này có thể được liên kết hoặc nhúng vào trong tập tin cơ sở dữ liệu Access

k) Điều khiển trang (Tab Control):

Cho phép chúng ta tạo một điều khiển có nhiều trang khác nhau nhằm thể

dụng điều khiển này để tổ chức thông tin theo từng nhóm dữ liệu

l) Đường thẳng (Line):

các vạch phân cách nhằm trang trí co biểu mẫu

+ Hộp kéo xuống (Combo Box) :

* Các B ước Thực Hiện :

Kéo chuột tại vị trí mông muốn trên các thành phần trong biểu mẫu

dòng được lấy dữ liệu từ:

40

- Một bảng hoặc truy vấn đã cĩ

- Một danh sách cac giá trị mà chúng ta sẽ gõ vào

biểu mẫu hiện hành

trong hộp kéo xuống

bằng các nút > hoặc >>

cột

Dữ liệu dòng của hộp kéo xuống lấy từ dữ liệu của bảng hoặc truy vấn