BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Mục tiêu của bài: - Trình bày được những khái niệm cơ bản của Access; - Trình bày được những thao tác cơ bản với các đối tượng trên Access; - Tra cứu
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
G IỚI THIỆU
Microsoft Access là phần mềm trong bộ Microsoft Office của Microsoft, giúp người dùng dễ dàng xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu Với giao diện thân thiện và thao tác đơn giản, MS Access cho phép tạo ra các ứng dụng cơ sở dữ liệu một cách trực quan và hiệu quả Đây là công cụ hữu ích để tối ưu hóa quản trị dữ liệu và nâng cao năng suất công việc.
Access is a relational database management system (RDMS) ideal for small to medium-sized management tasks It offers high performance and is easy to use, thanks to its user-friendly interface that resembles popular Microsoft Office applications like MS Word and MS Excel.
C ÁC THÀNH PHẦN TRONG CỬA SỔ KHỞI ĐỘNG
a.Thanh công cụ Quick Access : Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo,…
Phần bên phải của Quick Access chứa nút Customize, giúp người dùng tùy chỉnh các nút lệnh hiển thị trên thanh công cụ này Khi dữ liệu đang mở, bạn chỉ cần nhấn nút Customize để mở menu chọn các lệnh mong muốn hoặc nhấn vào More Commands để thêm các lệnh chưa có trong danh sách Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột phải trên thanh Quick Access và chọn Customize Quick Access Toolbar để thực hiện các tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng.
Cách 1: Start \All Programs\Microsoft Office\
Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa sổ khởi động Access như hình bên
Chọn Black Database để tạo File CSDL mới
- Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add click OK. b Vùng làm việc:
Dưới thanh tiêu đề, Access hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài gọi là Ribbon Thanh Ribbon có thể chiếm nhiều không gian màn hình, nhưng người dùng có thể thu nhỏ kích thước của Ribbon bằng cách nhấn nút Minimize The Ribbon để tối ưu không gian làm việc.
Thanh Ribbon được tạo thành từ nhiều tab khác nhau, giúp người dùng dễ dàng truy cập các chức năng Bạn có thể mở một tab bất kỳ bằng cách nhấp vào nhãn của tab hoặc sử dụng phím tắt nhanh chóng Để hiển thị tên các phím tắt của các tab, chỉ cần nhấn phím Alt hoặc F10, điều này giúp tăng hiệu quả thao tác và tối ưu hóa quy trình làm việc của người dùng.
Hầu hết các tab trên Ribbon được chia thành các nhóm riêng biệt, mỗi nhóm có tiêu đề con rõ ràng để dễ dàng phân biệt Một số nhóm còn hiển thị các nút chức năng đặc thù, khi người dùng nhấn vào sẽ mở ra các tùy chọn hoặc công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn Việc tổ chức các nhóm và nút này giúp người dùng dễ dàng truy cập và thao tác nhanh chóng trên phần mềm.
Tạo CSDL theo mẫu(Template)Tạo mới CSDL này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng. d.Cửa sổ Properties
Cửa sổ Properties cho phép bạn hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng một cách dễ dàng Khi chọn đối tượng muốn chỉnh sửa, cửa sổ Properties sẽ hiển thị các thuộc tính phù hợp với loại đối tượng đó Để truy cập cửa sổ Properties, bạn chỉ cần chọn đối tượng cần thay đổi rồi chọn tab phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình chỉnh sửa và thiết kế trong phần mềm của bạn.
Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter
- Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm
Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng
Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng.
Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng.
Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,…
All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên. e.Thanh Navigation Pane
- Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ
Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng.
Bạn có thể dễ dàng quản lý đối tượng trong Navigation Pane bằng cách nhấp phải vào tên đối tượng, từ đó thực hiện các thao tác như đổi tên, sao chép, xóa, import hoặc export đối tượng một cách thuận tiện Việc này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc trong hệ thống của bạn.
- Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung
Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane.
C ÁCH TẠO TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU
a.Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:
Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank
File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong
Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là.accdb.
Nếu không chỉ định đường dẫn lưu tập tin, hệ thống sẽ tự động lưu vào thư mục Document mặc định Để chọn vị trí lưu mới, bạn có thể nhấn nút Browse và chọn thư mục mong muốn Sau đó, nhấn nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu mới Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template) để tiết kiệm thời gian và đảm bảo cấu trúc dữ liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Tại cửa sổ khởi động, Chọn mẫu CSDL
Bạn có thể sử dụng mẫu Template có sẵn để tạo cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng Trong khung File name, cần nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu phù hợp Sau đó, nhấn nút Browse để chọn vị trí lưu trữ tập tin trên hệ thống Cuối cùng, click nút Create để hoàn tất quá trình tạo cơ sở dữ liệu, đảm bảo quá trình thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Q UẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Sau khi tạo hoặc mở một cơ sở dữ liệu, Tab File sẽ hiển thị các lệnh quản lý tập tin cơ sở dữ liệu để giúp người dùng dễ dàng thao tác Mục Recent sẽ hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu đã mở gần nhất, giúp truy cập nhanh và tiện lợi Ngoài ra, người dùng có thể mở một cơ sở dữ liệu mới hoặc đã tồn tại để tiếp tục công việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
+ Hoặc click tập tin cần mở c Thoát khỏi access : đóng các cửa sổ Access d.Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database)
Khi bạn tạo thêm đối tượng mới trong cơ sở dữ liệu, dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên, đảm bảo khả năng mở rộng và lưu trữ dữ liệu hiệu quả Ngược lại, khi xóa một đối tượng, vùng nhớ của nó sẽ trở nên trống nhưng không được sử dụng lại ngay lập tức, dẫn đến sự lãng phí không gian lưu trữ Việc quản lý tốt các thao tác tạo và xóa đối tượng là yếu tố quan trọng để tối ưu hiệu năng và dung lượng của cơ sở dữ liệu.
Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại.
- Cách thực hiện: Mở CSDL,
File\Options chọn Current Database
- đánh dấu chọn compact on close
C ÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG A CCESS
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các số liệu liên quan nhằm phục vụ mục đích quản lý và khai thác thông tin hiệu quả Trong Microsoft Access, cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm các thành phần chính như bảng (tables), truy vấn (queries), biểu mẫu (forms), báo cáo (reports), trang (pages), macro, và module Bảng (tables) đóng vai trò là nơi lưu trữ dữ liệu chính trong cơ sở dữ liệu, giúp tổ chức và quản lý thông tin một cách rõ ràng và hệ thống.
Bảng là thành phần quan trọng nhất trong tập tin cơ sở dữ liệu Access, đóng vai trò lưu trữ dữ liệu chính của hệ thống Bảng cần phải được tạo ra trước để có thể nhập và quản lý dữ liệu hiệu quả Trong bảng, dữ liệu được tổ chức thành nhiều cột và dòng, giúp sắp xếp thông tin rõ ràng và dễ truy cập Truy vấn (Queries) là công cụ giúp truy xuất và xử lý dữ liệu từ bảng một cách linh hoạt, cho phép người dùng lấy ra các kết quả phù hợp với các tiêu chí đã định.
Query là công cụ quan trọng giúp người dùng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu một cách hiệu quả, thông qua việc sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác dữ liệu chính xác Trong khi đó, biểu mẫu (Forms) đóng vai trò là giao diện giúp người dùng dễ dàng nhập, chỉnh sửa và truy vấn dữ liệu một cách trực quan và tiện lợi.
Form là công cụ thiết kế giao diện chương trình giúp cập nhật và xem dữ liệu, đồng thời làm quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu trở nên thân thiện hơn Báo cáo (Reports) là các tài liệu tổng hợp và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng, hỗ trợ người dùng phân tích và đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin tổng hợp từ hệ thống.
Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng có sẵn để dễ dàng in ra màn hình hoặc máy in Tập lệnh (Macros) hỗ trợ tự động hóa các tác vụ trong quá trình xử lý dữ liệu, giúp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Macro là một tập hợp các lệnh giúp tự động hóa việc thực hiện nhiều thao tác cùng lúc, đáp ứng các nhu cầu xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả trong Access Tập lệnh của Access được xem là một công cụ lập trình đơn giản nhưng mạnh mẽ, phục vụ các tình huống cụ thể và nâng cao hiệu suất làm việc Bộ mã lệnh (Modules) cho phép người dùng viết và quản lý các đoạn mã tùy chỉnh, mở rộng chức năng của hệ thống một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.
Trong môi trường Access, Visual Basic for Applications (VBA) là công cụ lập trình mạnh mẽ giúp tự động hóa quy trình làm việc, vượt ra ngoài các tập lệnh thông thường Với khả năng tạo ra các hàm người dùng tự định nghĩa, VBA hỗ trợ lập trình viên chuyên nghiệp xây dựng các giải pháp tùy chỉnh và nâng cao hiệu quả sử dụng dữ liệu Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu, phù hợp cho các tác vụ đòi hỏi lập trình phức tạp, giúp tối ưu hóa công việc trong môi trường Access.
T HAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Để làm việc trên đối tượng trong Access, bạn chọn đối tượng trên thanh Access object, các thành viên của đối tượng sẽ hiển thị dưới tên của đối tượng đó Để tạo mới một đối tượng, nhấp vào tab Create trên thanh Ribbon và chọn cách tạo phù hợp trong nhóm công cụ của từng loại đối tượng Ngoài ra, để thiết kế lại một đối tượng đã có, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong chế độ thiết kế để tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
+ Nếu đối tượng đang đóng: Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại Chọn Design view.
+ Nếu đối tượng đang mở: Click nút Design View. c Xem nội dung trình bày của một đối tượng:
+ Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View: Click nút View.
+ Nếu đối tượng đang đóng: Click phải trên tên đối tượng cần xem, Chọn Open. d Xóa một đối tượng:
Click phải chuột trên đối tượng cần xóa, Chọn mục delete trên Menu Popup.
Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete Hoặc nút trên thanh công cụ. e Đổi tên đối tượng:
Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename, hoặc nhấn F2, nhập tên mới f Sao chép một đối tượng
Click phải chuột lên đối tượng cần chép, Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard.
Để sao chép đối tượng trong database, nhấp vào nút Paste trên thanh Menu và nhập tên cho đối tượng mới Đối với kiểu đối tượng Table, người dùng có thể chọn một trong ba phương pháp sao chép phù hợp để đảm bảo tính linh hoạt và chính xác trong quản lý dữ liệu.
+ Structure only: Sao chép cấu trúc
+ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu
+ Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại. g Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)
- Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf …
Để xuất dữ liệu sang ứng dụng khác trong Access, bạn cần chọn đối tượng muốn xuất, sau đó truy cập tab External Data Trong nhóm công cụ Export, chọn loại định dạng mong muốn như Excel, Text file, XML file, Word hoặc Access Nhấn nút Browse để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu xuất ra, rồi nhấn OK để hoàn tất quá trình xuất dữ liệu Ngoài ra, bạn cũng có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành bằng chức năng Import, giúp tích hợp dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, XML file,
Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.
- Chọn tab External Data, chọn New data source, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access.
C HỌN GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG TRONG A CCESS
Có 2 chế độ giao diện: Tabbed Documents và Overlapping Windows
Bạn có thể làm việc cùng lúc với nhiều đối tượng khác nhau bằng cách sử dụng các cửa sổ chồng lên nhau theo dạng tab, giúp tăng khả năng quản lý và thao tác đa nhiệm Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh giao diện bằng cách loại bỏ các nút minimize và maximize để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng Các tính năng này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và linh hoạt trong việc tổ chức các tác vụ trên ứng dụng.
Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương tác với một form tại một thời điểm.
Chuyển đổi giữa các chế độ: Vào File\Option\Current Database
1 Khởi động MS Access, tạo CSDL theo mẫu có sẵn (Template)
2 Xem các thành phần trong CSDL: Table, Query, Form, Report theo 2 chế độ
3 chọn 1 Table bất kỳ, sao chép thêm 1 bản lưu
4 Chuyển dữ liệu từ Table bất kỳ sang Excel
5 Chuyển 1 file Excel vào CSDL vừa tạo
TẠO BẢNG DỮ LIỆU
C ÁC KHÁI NIỆM VỀ CSDL A CCESS
CSDL Access là một đối tượng bao gồm các bảng dữ liệu được thiết kế phù hợp để lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng quản lý dữ liệu Các bảng trong CSDL Access được liên kết với nhau qua các mối kết nối hợp lý, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy xuất thông tin Việc xây dựng cấu trúc dữ liệu trong CSDL Access tối ưu hóa hiệu suất và phản ánh chính xác mối quan hệ giữa các dữ liệu, hỗ trợ quản lý thông tin một cách hiệu quả.
CSDL Quản lý điểm sinh viên là tập hợp các bảng dữ liệu quan trọng như SINHVIEN, LOP, KHOA, MONHOC, DIEM và CHUYENNGANH được kết nối hợp lý để phục vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu cho hệ thống quản lý điểm sinh viên của trường học Cấu trúc cơ sở dữ liệu này được thiết kế tối ưu để đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các bảng, giúp quá trình cập nhật và tra cứu thông tin sinh viên, môn học, điểm số một cách dễ dàng và chính xác Mô hình dữ liệu trên Access mô tả rõ ràng cấu trúc và mối quan hệ giữa các bảng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành hệ thống.
Bảng dữ liệu (Tables) đóng vai trò quan trọng trong Cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng Một cơ sở dữ liệu có thể gồm nhiều bảng, yêu cầu thiết kế sao cho lưu trữ đầy đủ dữ liệu cần thiết và giảm thiểu tình trạng dư thừa dữ liệu, nhằm tránh gây sai lệch dữ liệu và tăng dung lượng lưu trữ không cần thiết Việc tối ưu hóa bảng giúp giảm thiểu kích thước của CSDL, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho các bước phát triển ứng dụng tiếp theo.
Một bảng dữ liệu trong Access bao gồm các thành phần chính như tên bảng, các trường dữ liệu, trường khoá, thuộc tính cần thiết cho từng trường, và tập hợp các bản ghi Các trường dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết cho từng mục, trong khi trường khoá giúp xác định duy nhất các bản ghi Các thuộc tính của trường giúp tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán Tập hợp các bản ghi phản ánh dữ liệu thực tế được lưu trữ trong bảng, tạo nên hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet (nhập, xem, sử dữ liệu):
- Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc):
Tập hợp các thuộc tính của trường dữ liệu
Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)
Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
Bản ghi đặc biệt cuối cùng gọi là EOF
Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu đều có một tên gọi riêng, giúp người dùng phân biệt và quản lý dễ dàng hơn Thông thường, tên bảng được đặt sau khi hoàn thành việc thiết lập cấu trúc của bảng, đảm bảo phù hợp với nội dung và chức năng của dữ liệu Ngoài ra, người dùng còn có thể đổi tên bảng trực tiếp trên cửa sổ Database, tương tự như việc đổi tên tệp dữ liệu trên Windows Explorer, giúp linh hoạt và thuận tiện trong quá trình quản lý dữ liệu.
- Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng.
Trong một bảng, mỗi trường (field hoặc cột) chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, phản ánh một thuộc tính của đối tượng Điều này đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong việc tổ chức dữ liệu Ngoài ra, mỗi bảng bắt buộc phải có ít nhất một trường để chứa thông tin cần thiết Việc thiết kế các trường hợp lý giúp tối ưu hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả truy xuất.
- Bảng SINHVIEN, lưu trữ thông tin của đối tượng sinh viên, gồm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP.
Dòng (Record) là thể hiện dữ liệu của các trường (field) trong bảng, giúp lưu giữ thông tin một cách rõ ràng và có tổ chức Trong một bảng, có thể có nhiều dòng hoặc không có dòng nào, tùy thuộc vào số lượng dữ liệu được lưu trữ Các dữ liệu trong các dòng của cùng một bảng không được trùng lặp để duy trì tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
Khóa chính trong bảng là một hoặc nhiều trường hợp thành một cấu trúc duy nhất, giúp Access xác định chính xác các bản ghi trong bảng Dữ liệu trong trường khóa chính cần phải là duy nhất và không được để trống để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Việc thiết lập khóa chính là cần thiết để tạo mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu, đồng thời giúp MS Access tự động kiểm tra các ràng buộc dữ liệu khi người dùng nhập liệu.
Ví dụ: trong bảng sinh viên Mã sinh viên xác định một sinh viên duy nhất.
Trong Microsoft Access, khi một hoặc nhiều trường được chỉ định là khóa chính, hệ thống sẽ tự động tạo chỉ mục cho các trường này Điều này giúp đảm bảo tính duy nhất và nhất quán của dữ liệu, vì Access sẽ tự kiểm tra và không cho phép lưu trữ các bản ghi trùng lặp hoặc có giá trị rỗng trong các trường khóa chính Việc sử dụng khóa chính là yếu tố then chốt để duy trì sự toàn vẹn của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, đồng thời cải thiện tốc độ truy xuất dữ liệu.
Khóa ngoại là một trường hoặc một nhóm các trường trong một bản ghi của bảng, dùng để liên kết với khóa chính của một bản ghi trong bảng khác Thông thường, khóa ngoại trong một bảng sẽ trỏ đến khóa chính của bảng khác, giúp thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Việc sử dụng khóa ngoại giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và hỗ trợ truy vấn liên bảng một cách hiệu quả.
Trong cơ sở dữ liệu, dữ liệu trong trường khóa ngoại phải tồn tại trong trường khóa chính của bảng mà nó liên kết, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu Khóa ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo mối quan hệ giữa các bảng, giúp duy trì sự nhất quán và liên kết dữ liệu một cách chính xác Việc sử dụng khóa ngoại đúng cách là yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu hiệu quả và có cấu trúc rõ ràng.
2.1.3.Liên kết các bảng dữ liệu
Liên kết các bảng dữ liệu trong thiết kế Cơ sở dữ liệu quan hệ là kỹ thuật quan trọng giúp tạo mối liên kết logic giữa các bảng để đảm bảo hiệu quả lưu trữ và quản lý dữ liệu Trong Microsoft Access, có hai kiểu liên kết phổ biến là liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều), giúp tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu và hỗ trợ truy vấn linh hoạt hơn Việc thiết lập các liên kết này đảm bảo dữ liệu được tổ chức hợp lý, giảm thiểu lỗi trùng lặp và nâng cao khả năng truy cập thông tin trong ứng dụng.
- Liên kết 1-1 : là mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại;
Mối quan hệ liên kết 1-n trong cơ sở dữ liệu cho phép mỗi trường trong bảng 1 liên kết với nhiều bản ghi trong bảng nhiều Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều chỉ liên kết tới duy nhất một trường của bảng 1 Điều này giúp xây dựng mối quan hệ dữ liệu chặt chẽ, tối ưu hóa khả năng mở rộng và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn Hiểu rõ về liên kết 1-n là nền tảng quan trọng để thiết kế cơ sở dữ liệu linh hoạt và phù hợp với các yêu cầu phức tạp.
- Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau:
- Hoặc xem theo một kiểu khác:
X ÂY DỰNG CẤU TRÚC BẢNG
2.2.1.Tạo bảng bằng chức năng Table Design
Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh
Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh
Table Design, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần:
- Field Name: Tên trường (fields) trong bảng.
- Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng.
- Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field.
- Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:
General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name.
Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field
Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:
Khi nhập tên trường trong cột "Field Name", bạn có thể để trống khoảng trắng và không phân biệt chữ hoa chữ thường Tuy nhiên, nên đặt tên field ngắn gọn, dễ nhớ, mang ý nghĩa rõ ràng và tránh sử dụng khoảng trắng để đảm bảo tính nhất quán và thuận tiện trong quản lý dữ liệu.
− Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type
− Chú thích cho field trong cột Description.
− Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties
Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:
- Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính
(hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)
- Click nút Primary key trên thanh công cụ
Table (Table Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.
Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:
- Click vào nút trên thanh Quick Access
- Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình
(trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên)
Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:
+ Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng.
+ Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau.
+ Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.
2.2.2.Tạo bảng trong chế độ Datasheet View
Có thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View như sau:
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab
Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ
−Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng
To add a new field, place the cursor in the cell below "Click to Add" and select a data type from the Add & Delete group on the Ribbon Alternatively, click directly on "Click to Add," then choose the desired data type from the menu You can also click the "More Fields" button to access additional data type options, enabling you to customize your data entry according to your needs.
−Nhập tên cho Field mới.
Trong chế độ DataSheet View, bạn có thể dễ dàng tạo ra một Field mới là kết quả của một biểu thức tính toán dựa trên các Field đã có trước đó Điều này giúp tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc với bảng dữ liệu trong phần mềm Việc này cho phép bạn thực hiện các tính toán phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác, đáp ứng các yêu cầu phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp.
- Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên.
- Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder, Nhập biểu thức tính toán
2.2.3.Các kiểu dữ liệu (Data Type)
- Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:
Kiểu dữ liệu Chức năng Kích thước
Text Văn bản Tối đa 255 ký tự
Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự
Number Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực) dùng để thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu số được thiết lập trong
Date/Time Dữ liệu kiểu Date và Time Các định dạng của dữ liệu
Date/Time được thiết lập trong Control Panel 8 byte
Currency Kiểu tiền tệ, mặc định là $ 8 byte
AutoNumber Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa 4 byte
Yes/no Kiểu luận lý (Boolean) Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị
Yes/No, True/False, On/Off 1bit
OLE Object Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm khác Tối đa 1 GB HyperLink Dữ liệu của field là các link.
Lookup Wizard không phải là kiểu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, mà là một chức năng giúp tạo danh sách tùy chọn dễ dàng Chức năng này cho phép người dùng nhập giá trị thủ công hoặc tham chiếu đến dữ liệu từ một bảng khác để lựa chọn, giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong việc quản lý dữ liệu Sử dụng Lookup Wizard mang lại lợi ích lớn trong việc tối ưu hóa quá trình nhập dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản trị hệ thống.
Attachment đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác, nhưng bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số.
2.2.4 Các thuộc tính của Field a.Field Size:
- Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu Chỉ có hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number.
− Dữ liệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự.
− Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự.
− Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con.
Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa
In formatting numerical data, the number of decimal places applies specifically to single and double data types For currency, fixed, and percent formats, the number of decimal places is always set to two, ensuring consistency and clarity This standardization helps maintain professional presentation and compliance with common financial reporting standards Properly applying these formatting rules enhances readability and ensures accurate data interpretation.
Quy định về định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình hoặc khi in ấn phụ thuộc vào loại dữ liệu Người dùng có thể lựa chọn các định dạng do Microsoft Access cung cấp sẵn hoặc tự tạo chuỗi ký tự định dạng riêng để phù hợp với nhu cầu của mình Việc chọn đúng định dạng giúp hiển thị dữ liệu rõ ràng, chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Định dạng kiểu dữ liệu Text
Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text
Ký tự định dạng Tác dụng
> đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
< đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\ Ký tự nằm sau dấu \
Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)
Ví dụ: Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị
> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG
< Lý Tự Trọng lý tự trọng
- Định dạng dữ liệu kiểu number
General Number Hiển thị đúng như số nhập vào
Currency Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ.
Fixed Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Control
Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.
Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)
Scientific Hiển thị số dạng khoa học
Kiểu Dữ liệu nhập vào Hiển thị
- Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:
.(period) Dấu chấm thập phân ,(comma) Dấu phân cách ngàn
# Số hoặc khoảng trắng (blank)
Trong quản lý dữ liệu, các dạng dữ liệu phổ biến bao gồm số dạng khoa học, khoảng trắng (blank), định dạng dữ liệu kiểu Date/Time, kiểu ký tự, và kiểu dữ liệu Yes/No Sử dụng đúng các định dạng này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong hệ thống Các loại dữ liệu này phục vụ cho các mục đích khác nhau như tính toán, lưu trữ thông tin ngày tháng, biểu thị trạng thái hoặc ý nghĩa của dữ liệu theo dạng yes/no Việc nắm vững các định dạng này là chìa khoá để xử lý dữ liệu hiệu quả trong các hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại.
Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second;Third.
−First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No.
−Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng.
−Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai
Chuỗi định dạng Hiển thị
; “Biên chế”; “ ” Biên chế d Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Quy định khuôn định dạng dữ liệu Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó.
Lưu ý rằng khi thiết lập Input Mask cho bảng, các quy định này sẽ được áp dụng đồng bộ cho cả biểu mẫu, truy vấn và báo cáo Nếu chỉ muốn áp dụng Input Mask cho riêng biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn cần thiết lập quy định riêng cho từng mục đó để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng Việc này giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào và đảm bảo tính nhất quán trong các phần của ứng dụng.
Trong Access, các trường cùng lúc xác định thuộc tính Format và Input Mask sẽ hiển thị dữ liệu theo định dạng quy định trong thuộc tính Format khi xem dữ liệu Tuy nhiên, khi người dùng chỉnh sửa dữ liệu qua biểu mẫu, Access sẽ sử dụng dạng thức được xác định trong Input Mask để đảm bảo dữ liệu nhập vào đúng định dạng Việc này giúp duy trì tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng khi làm việc với cơ sở dữ liệu.
−Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask.
0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu.
9 Không bắt buộc nhập, ký tự số hoặc khoảng trắng, không cho phép nhập dấu.
# Nhập số 0-9, khoảng trắng, dấu + -, không bắt buộc nhập.
L Bắt buộc nhập, ký tự chữ.
? Không bắt buộc nhập, ký tự A-Z.
A Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số. a Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số.
& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ.
C Không bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ.
., Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn Tùy thuộc vào định dạng của Windows / : Dấu phân cách ngày, giờ Tùy thuộc vào định dạng của Windows
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa.
! Dữ liệu ghi từ phải sang trái.
\ Ký tự theo sau dấu \ sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu
Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)
>L