LỜI NÓI ĐẦU Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS được biên soạn dùng cho học sinh ngành Quản trị mạng máy tính bậc Trung cấp trong trường, mục đích của bài giảng này là giúp đỡ
Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, giúp người dùng lưu trữ và quản lý dữ liệu ngoài máy tính dưới dạng các bảng có cấu trúc Ứng dụng này cho phép tạo, liên kết và quản trị các bảng dữ liệu, từ đó tổ chức thông tin một cách hiệu quả và linh hoạt Đồng thời, Access có thể thực hiện các phép tính và xử lý dữ liệu trên các bảng đã lưu trữ, hỗ trợ tạo truy vấn, báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh chóng Với giao diện người dùng thân thiện và khả năng tích hợp với các công cụ khác, Microsoft Access là công cụ phù hợp cho các dự án quản lý dữ liệu vừa và nhỏ.
Là tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách có tổ chức nhằm giúp việc xem, tìm kiếm, lấy thông tin đƣợc nhanh chóng và chính xác
1.1.2 Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:
Dữ liệu bên ngoài được nhập vào máy tính và thể hiện dưới dạng bảng dữ liệu Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng, trong đó mỗi cột có một tên duy nhất để mô tả một thuộc tính của thực thể được quản lý, được gọi là trường (field) Mỗi dòng chứa thông tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tượng cụ thể trong hệ thống, được gọi là bản ghi (record) hoặc một bộ dữ liệu.
1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ:
Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ và thao tác trên CSDL đó
1.1.4 Đặc điểm của Microsoft Access
Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, miền giá trị của dữ liệu bên trong các bảng
Với công cụ trình thông minh (wizard ) cho phép người dùng sử dụng có thể thiết kế các đối tƣợng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng
Công cụ QBE cho phép người dùng thực hiện các truy vấn dữ liệu mà không cần quan tâm đến cú pháp của câu lệnh SQL Nhờ khả năng trừu tượng cú pháp và mô tả yêu cầu dữ liệu một cách tự nhiên, người dùng có thể nhận được kết quả nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả tìm kiếm thông tin Công cụ này là giải pháp tối ưu cho người dùng không chuyên về SQL, giúp tối ưu hóa quy trình truy vấn và nâng cao năng suất làm việc với cơ sở dữ liệu.
Đối tượng kết nhúng OLE cho phép người dùng nhúng trực tiếp các đối tượng từ các ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access, như Word, Excel, các tệp âm thanh và hình ảnh Nhờ OLE, người dùng có thể đưa những nội dung này vào bên trong bảng hoặc trường dữ liệu của Access, giúp quản lý thông tin được liên kết và tiện lợi mà không cần lưu trữ riêng lẻ từng tập tin.
Tất cả các đối tượng của ứng dụng được lưu trong tập tin cơ sở dữ liệu duy nhất và có phần mở rộng là mdb
Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2013 hay khởi động shortcut Microsoff Access 2013 từ Desktop
1.1.6 Các thành phần của Microsoft Access
Trong cửa sổ làm việc của Access gồm có những thành phần cơ bản của một ứng dụng trên Windows (hình 1.1)
Hình 1 1 Cửa sổ Navigation Pane
Thanh Ribbon chứa các Tab lệnh : Home, Create, External Data, và Database Tools, mỗi Tab chứa các nhóm lệnh liên quan
Tab Home chứa các chức năng sau :
Chọn chế độ hiển thị
Sao chép và dán từ clipboard
Thao tác trên các record
Lọc sắp xếp dữ liệu trên record
Tab Create chứa các chức năng sau :
Tạo một Table mới sử dụng Template
Tạo mới một Table trống ở chế độ Design view
Tạo mới một Form từ Table hoặc Query
Tạo mới một Report từ Table hoặc Query
Tạo mới một Macro hoặc Module
Tab External Data chứa các chức năng sau :
Import hoặc liên kết dữ liệu với bên ngoài
Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email
Làm việc với danh sách offline SharePoint
Tab Database Tools chứa các chức năng sau :
Chạy Visual Basic hay Macro
Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng
Ẩn hiển các đối tƣợng
Di chuyển dữ liệu tới MS – SQL sever hoặc tới cơ sở dữ liệu khác
One important feature of Microsoft Access is the Navigation Pane, a window in the workspace that lists the database objects you work with, including Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, and Modules, enabling fast access and streamlined management of data and application components.
Tạo tập tin cơ sở dữ liệu
Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:
− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Desktop Database
− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2013, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là accdb
Không chỉ định đường dẫn lưu trữ, tập tin mới tạo sẽ tự động được lưu tại thư mục Documents Ngược lại, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục để chỉ định vị trí lưu tập tin Nhấn nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.
Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu
1.3.1 Mở một cơ sở dữ liệu
Tại cửa sổ khởi động, trong tab File\ Open…
Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở\Open
1.3.2 Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database)
Khi bạn tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu, dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên do lưu trữ thông tin mới Ngược lại, khi xóa một đối tượng, vùng nhớ tương ứng được đánh dấu là rỗng và có thể được tái sử dụng, nhưng kích thước tập tin có thể không tự động giảm ngay tùy thuộc vào cơ chế quản lý không gian của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Phần không dùng này có thể được dùng cho các thao tác lưu trữ tiếp theo hoặc vẫn còn trong cơ sở dữ liệu nhằm duy trì hiệu suất và tính nhất quán dữ liệu Để giảm dung lượng và giải phóng không gian đĩa, bạn có thể thực hiện các thao tác như VACUUM, OPTIMIZE hoặc các lệnh tối ưu hóa tương ứng với hệ quản trị DB của mình Hiểu cách quản lý không gian lưu trữ giúp tăng hiệu suất truy vấn và tối ưu chi phí lưu trữ dữ liệu.
Trang 9 dụng đƣợc Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại
− Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa
− File \Info Chọn nút Compact & Repair Database
Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách:
− Chọn tab File\ Chọn lệnh Info\ Click nút Encrypt with Password
− Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File\ Open\ Open Exclusive
− Trong tab File, chọn lệnh Info\ Click nút Decrypt Database
Các đối tƣợng trong cơ sở dữ liệu
Đối tượng này được dùng để lưu trữ dữ liệu và chính là cấu trúc của cơ sở dữ liệu Vì vậy, nó cần được tạo trước khi triển khai hệ thống Dữ liệu được lưu trong bảng dữ liệu dưới dạng nhiều cột và nhiều dòng, cho phép tổ chức thông tin một cách có cấu trúc và thuận tiện cho việc tra cứu, truy vấn và quản lý dữ liệu.
Không đƣợc đặt tên bảng trùng nhau
Không nên bỏ dấu và tạo khoảng cách khi đặt tên bảng
Không sử dụng các ký tự đặc biệt khi đặt tên bảng
Đây là công cụ cho phép người dùng thực hiện các truy vấn dữ liệu bằng hai ngôn ngữ phổ biến là SQL và QBE (Query By Example) Người dùng có thể rút trích, chọn lọc và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhờ cú pháp truy vấn trực quan và mạnh mẽ Công cụ tối ưu hóa quy trình truy xuất dữ liệu, tăng tính linh hoạt và khả năng tích hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phù hợp với quản trị viên dữ liệu và nhà phát triển Với sự hỗ trợ của SQL và QBE, người dùng có thể xây dựng báo cáo, phân tích và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Đối tượng này được dùng để xây dựng các màn hình làm việc dạng cửa sổ, giúp người dùng xem và nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng và tiện lợi Thiết kế giao diện cửa sổ cho phép thao tác dữ liệu nhanh chóng, quản lý trạng thái và lưu trữ thông tin an toàn trên hệ thống, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và hiệu suất làm việc với cơ sở dữ liệu Nhờ tính trực quan và tương tác cao, người dùng có thể cập nhật dữ liệu, tra cứu thông tin và đồng bộ hóa dữ liệu một cách thống nhất, giúp nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý trong quy trình làm việc.
Là một đối tƣợng dùng để tổ chức lại cách hiển thị thông tin có trong cơ sở dữ liệu khi in ra cho người sử dụng xem
Đây là công cụ cho phép người dùng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access, chẳng hạn như mở biểu mẫu, xem báo cáo và thực hiện truy vấn, mà không cần phải biết gì về ngôn ngữ lập trình VBA.
Module là nơi quản lý các đoạn lệnh có thể được sử dụng cho tất cả các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu và được viết bằng ngôn ngữ Microsoft Visual Basic Việc tổ chức các đoạn lệnh dưới dạng module giúp tăng tính tái sử dụng, chuẩn hóa thao tác và tối ưu hóa quản lý dữ liệu giữa các đối tượng, đồng thời phù hợp với các ứng dụng phát triển bằng Visual Basic.
1 Thanh Ribbon gồm có bao nhiêu Tab? Cho biết chức năng của các Tab ?
2 Cho biết các đối tƣợng trong cửa sổ Navigation Panel ? Chức năng của mỗi đối tƣợng là gì ?
3 Thực hiện tạo cơ sở dữ liệu rỗng đặt tên QLDiem và lưu vào ỗ đĩa D
4 Tạo password cho cơ sở dữ liệu vừa tạo
5 Gở bỏ password cho cơ sở dữ liệu trên
Khái niệm cơ sở dữ liệu
Một cơ sở dữ liệu Access được cấu thành từ tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau, cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách có tổ chức Nhờ các quan hệ giữa các bảng, hệ thống duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, hỗ trợ truy vấn và báo cáo phức tạp một cách nhanh chóng và hiệu quả Cấu trúc này phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng quản lý, từ quản lý khách hàng, đơn hàng, tồn kho đến quản trị dự án, đồng thời tối ưu hóa quy trình nhập liệu và truy xuất thông tin cho người dùng.
Một cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên được thiết kế với các bảng SINHVIEN, LOP, MONHOC và KETQUA nhằm lưu trữ đầy đủ thông tin liên quan đến sinh viên, lớp học, môn học và kết quả học tập Các bảng này được liên kết với nhau thông qua các khóa ngoại để phản ánh mối quan hệ giữa sinh viên với lớp, môn học và kết quả thi cử Cấu trúc liên kết hợp lý giúp ứng dụng quản lý sinh viên truy xuất dữ liệu nhanh chóng, nhất quán và dễ mở rộng Việc tối ưu hóa quan hệ giữa các bảng và chuẩn hóa dữ liệu giúp cải thiện hiệu suất truy vấn, báo cáo và phân tích dữ liệu học tập của sinh viên.
Đối tƣợng Table
Table là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, được thiết kế dưới dạng bảng nhằm lưu trữ chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý quan tâm Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ trong một bảng riêng, và số bảng sẽ tương ứng với số loại thực thể mà hệ thống cần quản lý Mỗi bảng lưu lại toàn bộ biến động thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc, giúp lưu trữ và truy vấn dữ liệu một cách hiệu quả Cách tạo Table:
Click chọn đối tƣợng Table trong cửa sổ Navigation Panel
Chọn Tab Create trên Ribbon
Chọn biểu tƣợng Table Design trong nhóm Table (Hình 2 1)
Hình 2 1 Tab Create trên thanh Ribbon
Xuất hiện một bảng mới để tạo cấu trúc bảng
Nhập tên field tương ứng vào Field Name và chọn kiểu dữ liệu tương ứng trong khung Data Type Tạo khóa chính cho field trên Tab Design
Hình 2 2 Màn hình hướng dẫn tạo khóa chính cho bảng
Nhấn CTRL +S hoặc click vào biểu tƣợng Save trên thanh Quick Access để lưu lại cấu trúc bảng (Hình 2 3)
Hình 2 3 Màn hình tạo cấu trúc bảng
Bạn có thể tạo bảng mới bằng cách chọn Table hoặc Table Templates và nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet; MS Access sẽ tự động gán kiểu dữ liệu phù hợp khi người dùng nhập dữ liệu Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng, bạn có thể chọn Design View để thực hiện chỉnh sửa.
Cách hiển thị qua lại giữa Datasheet và Design View :
Chọn tab Home / click vào biểu tƣợng View (xem Hình 2 4)
Hình 2 4 Chuyển đổi dạng hiển thị của bảng 2.2.1 Cấu trúc của Table
Field (cột hoặc trường) là thành phần cấu thành bảng (table); cấu trúc của bảng được xây dựng dựa trên các field, và mỗi bảng có tối thiểu một field Mỗi field phải có một kiểu dữ liệu, và kiểu dữ liệu này quy định những giá trị có thể được lưu trữ trong trường.
Record (dòng hoặc mẫu tin ) : Table lưu trữ dữ liệu theo từng record, mỗi record sẽ chứa giá trị của tất cả các field có trong bảng
Khóa chính (Primary Key) là tập hợp một hoặc nhiều cột trong một bảng dữ liệu, nơi giá trị của mỗi bản ghi là duy nhất và không được phép rỗng, bảo đảm không có trùng lặp dữ liệu giữa các hàng Việc định nghĩa khóa chính giúp nhận diện duy nhất từng bản ghi và là nền tảng cho các quan hệ giữa bảng thông qua khóa ngoại, đồng thời tăng tính toàn vẹn và hiệu suất truy vấn trong thiết kế cơ sở dữ liệu.
Foreign key (khóa ngoại ) : Là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác
Field Name (tên cột) : Giá trị của field name phải là duy nhất trong mỗi bảng (tối đa 255 ký tự )
Data Type : Kiểu dữ liệu của Field Name (Xem Hình 2 5, bảng 2.1)
Hình 2 5 Các kiểu dữ liệu của Field Name
Short Text là kiểu dữ liệu chuỗi có giới hạn tối đa 255 ký tự, thích hợp cho các chuỗi ngắn và có thể lưu trữ số ở dạng ký tự nhưng không thể thực hiện các phép tính trên dữ liệu này Long Text là kiểu văn bản có số ký tự lớn hơn Short Text, cho phép lưu trữ nội dung dài và chi tiết hơn Việc lựa chọn giữa Short Text và Long Text phụ thuộc vào yêu cầu lưu trữ, hiệu suất và tính toán của hệ thống, đồng thời ảnh hưởng đến cách tối ưu hóa nội dung cho SEO Để tối ưu SEO, hãy phân bổ đúng loại dữ liệu cho từng trường: dùng Short Text cho tiêu đề, mã, hoặc các giá trị ngắn và Long Text cho mô tả dài hoặc nội dung chi tiết, từ đó cải thiện khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm và tốc độ tải trang.
Number Kiểu số (số nguyên hoặc số thực)
Date / Time Kiểu ngày tháng năm
Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ
AutoNumber Kiểu số (tự động tăng khi thêm một mẫu tin mới)
Yes/No Kiểu logic(chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE )
OLE Object Kết nối đến một đối tƣợng file khác ( word , Excel, picture
…) tối đa 2GB Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường dẫn đến một địa chỉ
Attachment Lưu trữ file đính kèm tối đa 2GB
Lookup Wizard Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác
Bảng 2 1 Các kiểu dữ liệu của Field Name
Description (mô tả cột ): Giải thích ý nghĩa của field và được hiển thị dưới thanh trạng thái khi nhập dữ liệu (không bắt buộc )
1.2.2 Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trường )
Field Size, hay độ rộng của cột, xác định kích thước tối đa có thể lưu trữ trong một cột và chỉ hiển thị khi kiểu dữ liệu là Short Text hoặc Number Việc thiết lập Field Size giúp kiểm soát dung lượng lưu trữ, tối ưu hóa không gian và hiệu suất truy vấn, đồng thời ngăn ngừa tràn dữ liệu Theo Hình 2.6, người dùng có thể hình dung rõ ràng cách giới hạn kích thước dữ liệu cho các cột có kiểu Short Text hoặc Number.
Hình 2 6 Các thuộc tính cơ bản của field
Với kiểu Short Text: Xác định số ký tự tối đa của chuỗi
Với kiểu Number : chọn các kiểu sau
Byte: Kiểu số nguyên, chứa con số có giá trị từ ( 0-> 225 )
Integer: Kiểu số nguyên, trong khoảng -32000->32000
Long integer: Kiểu số nguyên dài
Format (định dạng ): Thay đổi dạng hiển thị giá trị của Field
Tùy theo kiểu dữ liệu của Field mà ta có các dạng định dạng khác nhau
Genaral Number Đúng số đã nhập vào
Currency Có dấu phân cách và dấu $
Fixed Có dấu phân cách hàng ngàn và thập phân
Standard Có phân cách hàng ngàn , số lẻ
Scientific Số khoa học (số mũ )
Bảng 2 2 Các định dạng của kiểu Number
Kiểu Date/Time : Xem bảng 2.3
Genaral Date Ngày giờ đầy đủ
Long Date Thứ , tháng , ngày , năm
Medium Date Ngày tháng năm
Short Date Ngày – tháng – năm
Long Time Giờ phút giây AM/PM
Short Time Giờ phút dd/mm/yyyy Dạng tự tạo
Bảng 2 3 Các định dạng của kiểu Date/Time
Kiểu Text : Xem bảng 2.4 Kiểu Text
> Làm thay đổi chữ IN
< Làm thay đổi chữ thường
@ dữ liệu bắt buộc nhập
& dữ liệu không bắt buộc nhập
Bảng 2 4 Các định dạng của kiểu Text
Decimal Places: Chỉ có khi kiểu dữ liệu của field là Number, xác định số chữ số lẻ sau phần thập phân
Mặt nạ nhập liệu (Input mask) là công cụ định dạng dữ liệu được sử dụng để bắt buộc người dùng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đã được xác định Việc áp dụng mặt nạ nhập liệu giúp đảm bảo dữ liệu nhập vào hệ thống là nhất quán, đạt chuẩn và dễ quản lý Xem bảng 2.5 để tham khảo chi tiết về cách thiết lập và áp dụng mặt nạ nhập liệu.
0 Ký số 0->9, không cho phép nhập dấu
9 Ký số 0->9, và khoảng trắng, không cho phép nhập dấu
# Ký số 0->9 , và khoảng trắng, cho phép nhập dấu
L Ký tự A->Z bắt buộc nhập dữ liệu
? Ký tự A->Z không bắt buộc nhập dữ liệu
A Ký tự và ký số, bắt buộc nhập dữ liệu a Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu
& Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu
C Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập dữ liệu
< Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thường
> Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN
Password Thể hiện các ký tự * khi nhập dữ liệu (mật khẩu )
Bảng 2 5 Bảng định dạng mặt nạ dữ liệu
Caption( tiêu đề cột ): Nội dung của tiêu đề sẽ hiển thị khi đang mở table để nhập liệu.( Ví dụ : Mã khoa )
Default Value: Giá trị mặc định khi chƣa nhập dữ liệu vào ( ví dụ : Mã khoa có kiểu Number, có giá trị mặc định là 0)
Validation Rule(quy tắc hợp lệ ): Kiểm tra miền giá trị của field khi thay đổi
Validation Text(thông báo lỗi ):Xuất ra chuỗi thông báo khi giá trị của field vi phạm nội dung đƣợc xây dựng trong thuộc tính Validation Rule
Required(yêu cầu): Nếu chọn là Yes thì khi thêm một Record mới giá trị của field phải đƣợc nhập, không đƣợc để trống
Allow Zero Length(cho phép chuỗi rỗng ): (Dùng cho field kiểu Text) Nếu là
Yes, giá trị của Field có thể là chuỗi rỗng, ngƣợc lại, không chấp nhận chuỗi rỗng
Thiết kế dữ liệu kiểu dữ liệu Lookup wizard
Chọn kiểu dữ liệu Lookup Wizard trongk hộp thoại Data Type Xuất hiện hộp thoại lookup wizard nhƣ Hình 2 7
Hình 2 7 Hộp thoại Lookup Wizard bước 1
Chọn mục chọn nhƣ Hình 2 7
Chọn bảng hoặc Query cần đƣa vào danh sách nhƣ Hình 2 8
Hình 2 8 Hộp thoại Lookup Wizard bước 2
Chọn các trường của Bảng hoặc query sẽ được hiển thị trên danh sách để đưa vào khung Selected Field nhƣ Hình 2 9
Hình 2 9 Hộp thoại Lookup Wizard bước 3
Chọn Field cần sắp xếp, nếu không sắp xếp thì bỏ trống nhƣ Hình 2 10
Hình 2 10 Hộp thoại Lookup Wizard bước 4
Xác định độ rộng của Field bằng cách kéo rê chuột trực tiếp trên cột hiển thị trong Hình 2 11
Hình 2 11 Hộp thoại Lookup Wizard bước 5
Đặt tên Field vào khung nhƣ Hình 2 12
Hình 2 12 Hộp thoại Lookup Wizard bước 6
Click Finish để hoàn tất
Khi đó xuất hiện hộp thoại yêu cầu lưu lại cấu trúc bảng như Hình 2 13
Hình 2 13 Hộp thoại lưu cấu trúc bảng
Chọn Yes để đồng ý lưu kiểu dữ liệu
Lưu ý: Mặc dù trường được lưu với kiểu dữ liệu Lookup Wizard, khi xem ở bảng thiết kế ta vẫn thấy trường hiển thị ở dạng Text Nguyên nhân là trường này được tham chiếu để lấy giá trị có kiểu dữ liệu là Text (ví dụ trường MaKhoa có kiểu Text), chứ không hiển thị dưới dạng Lookup Wizard.
1.2.3 Các thao tác trên Table
Tạo khóa chính (Primary key) :
Chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính
Chọn Tab Design trên thanh Ribbon
Chọn biểu tƣợng Primary Key
Hoặc Right click vào các cột cần tạo khóa / chọn Primary Key
Lưu lại cấu trúc bảng :
Click vào biểu tƣợng đĩa mềm trên thanh Quick Access
Khi tạo cấu trúc bảng mà ta không tạo khóa chính cho bảng thì Access sẽ thông báo hỏi bảng có hay không có khóa chính nhƣ hình 2.13
Hình 2 14 Hộp thoại thông báo chƣa có khóa chính
Chọn Yes khi muốn Access tự động tạo khóa chính cho bảng (số tự động tăng )
Chọn No khi xác nhận không cần khóa chính tự động hoặc sẽ thêm khóa chính sau
Mở bảng ở chế độ thiết kế và cập nhật dữ liệu :
Xem hình 2.4 cách chuyển đổi qua lại giữa chế độ Design View và Datasheet
Sửa đổi cấu trúc bảng (Design View)
Chèn thêm một cột vào trong bảng: Chọn Tab Design trên thanh Ribbon sau đó chọn Insert Rows trong nhóm Tools
Xóa một hoặc nhiều cột: Chọn Tab Design trên thanh Ribbon sau đó chọn Delete Rows trong nhóm Tools
Sao chép cột : Khi các cột có kiểu dữ liệu và định dạng giống nhau thì ta có thể sao chép cột rồi thực hiện chỉnh sửa tên cột
Thay đổi vị trí các cột : Chọn các cột cần thay đổi vị trí / Kéo rê chuột đến vị trí mới
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn font, size,… trong nhóm Font
Thay đổi chiều cao của các dòng và cột Thực hiện kéo rê trực tiếp trên các biên của dòng và cột
Ẩn hoặc hiện các cột
Right click tại tên cột \ chọn Hide Column
Right click tại tên cột \ chọn Unhide Column
Hình 2 15 Hộp thoại Ẩn/ hiện cột
Chọn cột cần hiển thị nhƣ Hình 2 15 (Cột chƣa đƣợc đánh dấu check)
Thay đổi vị trí các cột
Đánh dấu các cột muốn di chuyển
Kéo rê chuột đến vị trí mới
Khóa cột khi xem dữ liệu
Right click tại cột cần khóa
Right click tại cột cần khóa
Chèn đối tƣợng OLE Object vào bảng
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Right click tại ô có kiểu dữ liệu OLE Object cần chèn
Chọn đường dẫn đến đối tượng
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Quan hệ 1 – 1 (One-to-One)
Mỗi bản ghi của bảng này liên hệ với đúng một bản ghi của bảng kia, tức là mối quan hệ giữa hai bảng ở dạng một-một Nói cách khác, hai bảng sử dụng khóa chính của mỗi bảng để liên kết với khóa chính của bảng kia Đây là cách thiết kế phổ biến để liên kết dữ liệu giữa hai bảng, đảm bảo tính toàn vẹn và tối ưu cho các truy vấn liên bảng.
Thí dụ: Quan hệ giữa Table T_HOSONV (danh sách nhân viên) với
T_CHAMCONG06 (chấm công tháng 06 cho nhân viên) là quan hệ 1-1
Quan hệ 1 – N (One-to-Many):
Trong bảng này, mỗi bản ghi có mối quan hệ với nhiều bản ghi ở bảng kia, tức là mối quan hệ một-nhiều giữa hai bảng Nói cách khác, bảng này dùng khóa chính của nó để liên kết với trường khóa ngoại ở bảng kia, nhằm thiết lập liên kết dữ liệu và đảm bảo tham chiếu dữ liệu giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ.
Thí dụ: Quan hệ giữa Table KHOA (Danh mục khoa) và LOP (Danh sách lớp) là quan hệ một nhiều
Chọn Tab Database Tools trên thanh Ribbon\ Chọn biểu tƣợng Relationships Xuất hiện hộp thoại Show Table nhƣ Hình 2 16
Hình 2 16 Hộp thoại hiển thị các bảng
Chọn các Table muốn tạo quan hệ trong hộp thoại Show Table, nhấn nút Add để chèn các table vào cửa sổ quan hệ nhƣ Hình 2 17
Hình 2 17 Cửa sổ tạo quan hệ các bảng
Để thiết lập quan hệ giữa các bảng, dùng thao tác kéo thả các trường (field) trong bảng Kéo trường khóa chính ở bảng nguồn và thả vào trường khóa ngoại ở bảng đích để tạo liên kết giữa hai bảng thông qua quan hệ khóa chính – khóa ngoại.
Ví dụ field MaKhoa ở bảng KHOA và field MaKhoa ở bảng LOP
Lúc này cửa sổ thiết lập quan hệ sẽ xuất hiện nhƣ Hình 2 18
Hình 2 18 Hộp thoại thiết lập quan hệ 1-N
- Enforce Referential Integrity : Chọn/không chọn tạo mối quan hệ 1 – N
Cascade Update Related Fields cho phép chọn Có hoặc Không khi sửa giá trị của một trường ở bảng một; nếu bật chế độ cascade, các giá trị của trường liên kết ở bảng liên kết nhiều sẽ tự động thay đổi theo giá trị của trường ở bảng một Việc cập nhật tự động này giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bảng, giảm sai lệch và tăng tính nhất quán của hệ thống Lựa chọn cascade phù hợp với mối quan hệ giữa các bảng và yêu cầu đồng bộ dữ liệu: chọn Có để cập nhật liên kết tự động hoặc chọn Không để quản lý từng bảng độc lập.
Cascade Delete Related Records: In a one-to-many relationship, you can choose whether deleting a record from the parent (one) table also deletes all related records in the child (many) table Enabling cascade delete preserves referential integrity by automatically removing dependent rows when the parent is deleted, preventing orphaned data, but it can cause unintended data loss if not used carefully If cascade delete is disabled, deleting a parent will fail when related child records exist or require explicit deletion of those children before removing the parent Plan the delete behavior during database design to match your data requirements and application logic.
Trong trường hợp khóa chính gồm nhiều trường và khóa ngoại gồm nhiều trường, ta chọn đúng các trường đó trong bảng/Table/Query để thiết lập quan hệ giữa các bảng, như minh họa trong Hình 2.20 và ví dụ ở Hình 2.19.
Hình 2 19 Ví dụ tạo mối quan hệ giữa các bảng có khóa chính và khóa ngoại gồm nhiều field
Hình 2 20 Tạo quan hệ 1-N giữa bảng PHIEU và CTPHIEU
Quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu :
Tạo mới cơ sở dữ liệu
Tạo cấu trúc bảng (thiết lập các thuộc tính cho các field , tạo khoá chính cho field )
Thiết lập quan hệ ràng buộc giữa các bảng
Nhập dữ liệu vào bảng (Bảng có quan hệ đầu 1 nhập trước , bảng có quan hệ đầu nhiều nhập sau )
Một số lỗi thông dụng khi nhập liệu :
Hình 2 21 Lỗi sai kiểu dữ liệu
Giá trị nhập không tương thích với kiểu dữ liệu của trường được chỉ định; chọn Enter new value để nhập lại các giá trị đúng với kiểu dữ liệu đã khai báo.
Hình 2 22 Lỗi khóa chính rỗng
Khóa chính không chứa giá trị rỗng Lỗi do Không nhập giá trị cho khoá chính
Hình 2 23 Lỗi trùng khóa chính
Trùng giá trị ở trường khóa chính gây ra lỗi khi giá trị nhập vào trùng với một giá trị đã tồn tại trên bảng Lỗi này xuất phát từ sự lặp lại dữ liệu ở một bản ghi hiện có Bạn có thể nhấp OK và chỉnh sửa giá trị trên dòng vừa nhập để đảm bảo khóa chính duy nhất, không trùng lặp với các giá trị khác Sau khi sửa xong, lưu lại để xác nhận bản ghi mới được ghi thành công.
Hình 2 24 Lỗi bỏ trống giá trị bắt buộc nhập
Mẫu tin vừa nhập liệu bị bỏ trống ở trường bắt buộc do thuộc tính Required = Yes được thiết lập cho trường này Để lưu dữ liệu đúng cách, hãy chỉnh sửa và nhập giá trị tương ứng vào trường bắt buộc này Đảm bảo tất cả các trường bắt buộc đều được điền đầy đủ để hệ thống xác thực và ghi nhận thông tin một cách chính xác, từ đó nâng cao chất lượng dữ liệu và hiệu quả nhập liệu.
Hình 2 25 Lỗi nhập chƣa đúng dữ liệu theo nguyên tắc ràng buộc toàn vẹn
Lỗi này bắt nguồn từ vi phạm ràng buộc toàn vẹn dữ liệu trong hệ thống cơ sở dữ liệu, đặc biệt là khi dữ liệu ở bảng có quan hệ một-nhiều chưa được nhập đầy đủ hoặc nhập không đúng so với dữ liệu từ bảng liên quan Để khắc phục, hãy tìm và nhập đúng dữ liệu từ bảng có quan hệ một-nhiều hoặc kiểm tra lại dữ liệu vừa nhập và nhập lại cho đúng nhằm đảm bảo tính nhất quán giữa các bảng và duy trì ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
Các thao tác trên bảng dữ liệu
Ta không thể sao chép độc lập một bảng từ một cơ sở dữ liệu sang một tập tin cơ sở dữ liệu khác Nếu muốn chia sẻ dữ liệu của bảng giữa các cơ sở dữ liệu, người dùng phải sử dụng chức năng Import của Microsoft Access và thực hiện theo các bước hướng dẫn nhằm đảm bảo sự nhất quán và dễ quản lý dữ liệu.
On the Ribbon, go to the External Database tab and use the Import group icon to pull data from an Access file; if the data comes from Excel, select the Excel icon (or right-click the Table object and choose Import).
Click nút Brown để chọn đường dẫn đến dữ liệu cần lấy trong Hình 2 26
Hình 2 26 Hộp thoại Get External Data
Xuất hiện hộp thoại Import dữ liệu nhƣ Hình 2 27
Hình 2 27 Hộp thoại Import Objects
Trong hộp thoại Import, hãy chọn đối tượng cần sử dụng (Tables, Queries, …) Sau đó chọn các đối tượng (bảng hoặc truy vấn) để sao chép sang cơ sở dữ liệu hiện đang làm việc và nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn cột cần sắp xếp
Chọn biểu tƣợng trong nhóm Sort & Filter để sắp tăng hoặc biểu
Trang 37 tƣợng để sắp giảm hoặc biểu tƣợng để hủy bỏ thao tác sắp xếp
Để sắp xếp theo nhiều cột, hãy đặt các cột cần sắp xếp nằm cạnh nhau từ trái sang phải và sau đó thực hiện lệnh sắp xếp như đã mô tả ở trên.
Hoặc chúng ta có thể click vào biểu tƣợng mũi tên bên phải sắp xếp nhanh
2.4.3 Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm : cột để chọn
Trang 40 Để tra cứu nhanh các thông tin đã lưu trữ, ta sử dụng công cụ tìm kiếm nhanh của Microsoft Access
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Click chọn biểu tƣợng trong nhóm Find của Tab Home
Xuất hiện hộp thoại nhƣ Hình 2 28
Hình 2 28 Hộp thoại tìm kiếm
Nhập giá trị cần tìm vào ô Find What
Chọn tên bảng trong mục Look In
Chọn Find Next để tìm kiếm
Trong trường hợp muốn tìm gần đúng chúng ta có thể sử dụng một số ký tự đại diện khi nhập giá trị cần tìm chẳng hạn nhƣ:
Ký tự „?‟ dùng để đại diện cho một ký tự
Ký tự „*‟ dùng để đại diện cho một chuỗi các ký tự
Ký tự „#‟ dùng để đại diện cho một ký số
Tìm kiếm và thay thế :
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Click chọn biểu tƣợng trong nhóm Find của Tab Home
Xuất hiện hộp thoại nhƣ Hình 2 29
Hình 2 29 Hộp thoại tìm kiếm và thay thế
- Nhập giá trị cần thay thế vào ô Find What, nhập giá trị thay thế vào ô
Learn how to search and replace efficiently: Use Find Next to locate the next match, click Replace to modify only the current line, and choose Replace All to apply changes to all remaining lines.
Có 4 cách lọc dữ liệu :
Lọc trực tiếp giá trị trên cột
Lọc với giá trị được chọn trước
Lọc theo biểu mẫu : Filter by Form
Lọc theo cách khác : Advanced Filter/Sort
Lọc trực tiếp trên cột :
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn biểu tƣợng mũi tên bên phải cột cần lọc dữ liệu
Hình 2 30 Hộp thoại lọc trực tiếp
Chọn hoặc không chọn giá trị cần lọc
Hoặc lọc với các điều kiện trong lệnh Text Filters
Khi muốn hiển thị lại tất cả các mẫu tin ta chọn Clear filter form tên field đã lọc
Lọc với giá trị được chọn trước :
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn dữ liệu trong bảng
Chọn điều kiện lọc tương ứng trong nhóm Sort & Filter của tab Home
Để hiển thị dữ liệu đã lọc ta chọn biểu tƣợng
Lọc theo biểu mẫu : Filter by Form
Mở bảng ở chế độ Datasheet View
Chọn giá trị cần lọc tương ứng như Hình 2 31
Chọn để thực hiện lọc dữ liệu
Hình 2 31 Màn hình lọc theo biểu mẩu
Lọc theo cách khác : Advanced Filter/Sort
Cho phép chúng ta lọc dữ liệu hoặc sắp xếp dữ liệu theo cách riêng tùy ý (do người sử dụng quyết định )
Trong bảng SINHVIEN hãy lọc ra những sinh viên nam học lớp cao đẳng tin học khóa 1
Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu
Nhập các giá trị cần lọc vào mục criteria (ta có thể sắp xếp dữ liệu trong mục sort ) xem Hình 2 32
Chọn để thực hiện lọc dữ liệu
Hình 2 32 Lưới lọc nâng cao
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2
1 Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên(Quanlysinhvien.mdb)
Các Field in đậm, nghiêng và gạch dưới là khoá chính của bảng
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MaKH Short Text 2 Mã khoa
TenKH Short Text 50 Tên khoa
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MaMH Short Text 2 Mã môn
TenMH Short Text 25 Tên môn
SoTiet Number byte Số tiết
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MaSV Short Text 3 Mã sinh viên
HoSV Short Text 15 Họ sinh viên
TenSV Short Text 7 Tên sinh viên
Phai Yes/No Phái Yes:Nữ, No:Nam
NgaySinh Date/Time Ngày sinh Dd/mm/yyyy
NoiSinh Short Text 15 Nơi sinh
MaKH Short Text 2 Mã khoa
HocBong Number Double Học bổng
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MaSV Short Text 3 Mã sinh viên
MaMH Short Text 2 Mã môn học
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
SINHVIEN MaSV HoSV TenSV Phai NgaySinh NoiSinh MaKH HocBong
A01 Nguyễn thị Hải 23/02/1977 Hà Nội TH 130000 A02 Trần văn Chính 24/12/1977 Bình Định TH 150000 A03 Lê thu bạch Yến 21/02/1977 TpHCM TH 170000
A04 Trần anh Tuấn 20/12/1977 Hà Nội AV 80000
B01 Trần thanh Mai 12/08/1977 Hải Phòng TR 0
B02 Trần thị thu thủy 02/01/1977 TpHCM AV 0
2 Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý điểm sinh viên(Quanlydiem.mdb)
Các Field in đậm, nghiêng và gạch dưới là khoá chính của bảng
Field Name Field Type Field Size Format Caption
MaLop Short Text 10 Mã lớp
TenLop Short Text 30 Tên lớp
MaKhoa Lookup Wizard Mã khoa
Field mã khoa lấy từ bảng KHOA
Field Name Field Type Field Size Format Caption
MaMon Short Text 10 Mã môn
TenMon Short Text 30 Tên môn
LyThuyet Number Integer Lý thuyết
ThucHanh Number Integer Thực hành
HocKy Number Byte Học kỳ
MaLop Lookup Wizard Mã Lớp
Field HocKy chỉ cho nhập các giá trị 1 hoặc 2, nếu người sử dụng nhập sai, yêu cầu hệ thống phát thông báo nhắc nhở : “Chỉ nhập giá trị 1 hoặc 2 ”
Field Nam chỉ cho phép nhập giá trị 1, 2, hoặc 3 Nếu người sử dụng nhập sai, yêu cầu hệ thống phát thông báo nhắc nhở : “ Chỉ nhận giá trị 1, 2 hoặc 3
Field MaLop chọn từ Field MaLop của bảng LOP
Field Name Field Type Field Size Format Caption
MaSV Short Text 10 Mã sinh viên
Malop Lookup Wizard Mã Lớp
Phai Yes/No Giới tính
NgaySinh Date/Time dd/mm/yyyy Ngày sinh
Field Name Field Type Field Size Format Caption
MaSV Lookup Wizard Mã sinh viên
MaMon Lookup Wizard Mã môn
LanThi Number Byte Lần thi
DiemThi Number Double Điểm thi
Mã sinh viên và mã môn chọn từ bảng SINHVIEN, MONHOC
Field LanThi chỉ cho nhập các giá trị 1 hoặc 2 Nếu người sử dụng nhập sai, yêu cầu hệ thống phát thông báo nhắc nhở : “chỉ nhập giá trị 1 hoặc 2 ”
Field DiemThi chỉ đƣợc nhập điểm từ 0 đến 10 Nếu nhập sai, hệ thống thông báo : “Điểm từ 0 đến 10 ”
Thiết lập quan hệ giữa các bảng :
KHCB Khoa học cơ bản
KTCN Kỹ thuật công nghệ
KTXHNV Kinh tế xã hội nhân văn
NTTS Nuôi trồng thủy sản
Mã Lớp Tên lớp Mã Khoa
CDKT01 Cao Đẳng Kế Toán KHÓA 1 KTXHNV
CDKT02 Cao Đẳng Kế Toán Khóa 2 KTXHNV
CDKT03 Cao Đẳng Kế Toán Khóa 3 KTXHNV
CDTH01 Cao Đẳng Tin Học Khóa 1 KTCN
CDTH02 Cao Đẳng Tin Học Khóa 2 KTCN
CDTH03 Cao Đẳng Tin Học Khóa 3 KTCN
CNTP01 Công Nghệ Thực Phẩm Khóa 1 KTCN
CNTP02 Công Nghệ Thực Phẩm Khóa 2 KTCN
CNTP03 Công Nghệ Thực Phẩm Khóa 3 KTCN
DHKT01 Đại Học Kinh Tế Khóa 1 TAICHUC
DHKT02 Đại Học Kinh Tế Khóa 2 TAICHUC
NTTS01 Nuôi Trồng Thủy Sản Khóa 1 NTTS
NTTS02 Nuôi Trồng Thủy Sản Khóa 2 NTTS
THTHKT01 Trung Học TH – KH Khóa 1 KTXHNV
THTHKT02 Trung Học TH – KT Khóa 2 KTXHNV
Mã Môn Tên Môn Lý
Kỳ Năm Mã Lớp CDKT0101 Kế Toán Doanh Nghiệp 45 0 1 1 CDKT01 CDKT0102 Tin Học Văn Phòng 45 60 2 1 CDKT01 CDKT0201 Kế Toán Doanh Nghiệp 45 0 1 1 CDKT02 CDTH0101 Giáo dục thể chất 1 15 0 1 1 CDTH01
CDTH0102 Phòng chống AIDS 30 0 1 1 CDTH01
CDTH0103 Vi tích phân A2 45 0 2 1 CDTH01
CDTH0104 KT lập trình Pascal 45 60 2 1 CDTH01
CDTH0106 Cấu trúc dữ liệu 45 30 2 2 CDTH01 DHKT0101 Tin học ứng dụng 45 60 1 1 DHKT01 DHKT0102 Kinh tế chính trị 30 0 2 1 DHKT01
NTTS0101 Sinh đại cương 30 0 1 1 NTTS01
NTTS0102 Giáo dục quốc phòng 15 30 2 1 NTTS01
THTHKT0101 Tin học căn bản
THTHKT0102 Xử lý văn bản Word
THTHKT0103 Quản trị cơ sở dữ liệu
Mã SV Mã Lớp Họ Tên Phái Ngày sinh HKTT Hình
CDKT0101 CDKT01 Lê Anh Xuân 02/06/1985
CDKT0102 CDKT01 Lê Thúy Hằng 02/07/1985
CDTH0101 CDTH01 Nguyễn Huy Cường 20/11/1985
CDTH0102 CDTH01 Nguyễn Thanh Hòa 08/09/1985
CDTH0103 CDTH01 Nguyễn Văn Phú 07/11/1986
CDTH0104 CDTH01 Nguyễn Thị Xuân 25/01/1984
CDTH0201 CDTH02 Trần Văn An 08/09/1987
CDTH0202 CDTH02 Trần Thị Hiền 18/06/1987
DHKT0101 DHKT01 Trần Ngọc Thắm 27/05/1982
DHKT0102 DHKT01 Nguyễn Mạnh Hùng 21/03/1981
NTTS0101 NTTS01 Võ Thị Phương 18/11/1985
NTTS0102 NTTS01 Võ Anh Thi 08/01/1985
THTHKT0101 THTHKT01 Mai Lệ Hằng 01/08/1986
THTHKT0102 THTHKT01 Võ Mỹ Chi 08/08/1986
THTHKT0201 THTHKT02 Thái Văn Tuấn 05/09/1987
THTHKT0202 THTHKT02 Nguyễn Thanh Phong 12/08/1987
Mã SV Mã Môn Lần Thi Điểm Thi
Mở bảng lớp, lọc ra những lớp thuộc khoa KTCN
Mở bảng môn học, lọc ra những môn học không có thực hành
Mở bảng sinh viên, lọc ra sinh viên nam
Mở bảng sinh viên, lọc ra sinh viên học lớp cao đẳng tin học khóa 1
Mở bảng điểm thi, lọc ra các kết quả thi lần 1
Mở bảng điểm thi, sắp xếp các kết quả thi theo lần thi
Mở bảng điểm thi, tìm kiếm sinh viên có mã sinh viên là “THTHKT0101”
3 Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý sổ tiết kiệm(Quanlysotietkiem.mdb)
Các Field in đậm, nghiêng và gạch dưới là khoá chính của bảng
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MKH Short Text 5 Mã khách hàng
Ho_ten_KH Short Text 50 Họ tên khách hàng
CMND Short Text 10 Chứng minh nhân dân
Dia_Chi Short Text 50 Địa chỉ
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MSO Short Text 10 Mã sổ tiết kiệm
MKH Lookup wizard Mã khách hàng
Ngay_mo Date/Time Short Date Ngày mở sổ tiết kiệm
So_tien Number Long Integer Số tiền
Lai_suat Number Single Lãi suất
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MPG Short Text 10 Mã phiếu gửi
MSO Lookup wizard 10 Mã sổ tiết kiệm
Ngay_goi Date/Time Short Date Ngày gởi
So_tien Number Double Số tiền
Field Name Field Type Field Size Caption Description
MPR Short Text 10 Mã phiếu rút
MSO Lookup wizard 10 Mã sổ tiết kiệm
Ngay_rut Date/Time Short Date Ngày rút tiền
So_tien Number Double Số tiền
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Khái niệm truy vấn dữ liệu
Vai trò của cơ sở dữ liệu là tổ chức lưu trữ thông tin và cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý, thao tác dữ liệu đã lưu Các thao tác thường gặp khi làm việc với cơ sở dữ liệu gồm tìm kiếm thông tin và cập nhật dữ liệu đang lưu trên hệ thống Trong số các công cụ quản lý thông tin, truy vấn dữ liệu (Query) đóng vai trò quan trọng giúp truy xuất, lọc và thao tác dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Các loại truy vấn dữ liệu
Tùy theo cấu trúc lệnh đƣợc sử dụng khi tạo query, ta có một số loại truy vấn sau:
Truy vấn dữ liệu đọc trên bảng cơ sở dữ liệu là thao tác chỉ cung cấp dữ liệu đã được lưu trữ mà không làm thay đổi thông tin gốc Kết quả truy vấn có thể được lọc theo điều kiện cụ thể để hiển thị thông tin cần xem, đồng thời cho phép tạo các cột tính toán và thực hiện thống kê dữ liệu trên bảng khi hiển thị Loại truy vấn này vừa phục vụ mục đích tìm kiếm vừa đáp ứng yêu cầu lọc thông tin của người dùng, hỗ trợ tra cứu và phân tích dữ liệu hiệu quả.
Kiểu truy vấn này tương tự với Select Query, nhưng kết quả trả về là một đối tượng Table được lưu trữ vào tab Tables của cửa sổ Windows Database, cho phép người dùng quản lý và truy cập bảng dữ liệu một cách thuận tiện và có thể tái sử dụng cho các tác vụ phân tích, báo cáo và tích hợp dữ liệu.
Câu lệnh INSERT được dùng để thêm mới một hay nhiều dòng dữ liệu vào một bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu Mỗi câu truy vấn INSERT được thiết kế để thêm dữ liệu cho một bảng duy nhất, giúp nhập liệu nhanh chóng và nhất quán Việc chèn dữ liệu có thể thực hiện bằng một câu lệnh INSERT để thêm nhiều dòng hoặc từng dòng một, tùy thuộc vào cấu trúc bảng và nhu cầu nhập liệu, và từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu.
Dùng để cập nhật dữ liệu đang lưu trữ trong các table của cơ sở dữ liệu
Dùng để thực hiện yêu cầu xóa dữ liệu hiện đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
Dùng để thực hiện yêu cầu thống kê, tính toán và hiển thị dữ liệu theo dạng dòng và cột.
Tạo truy vấn Select Query bằng ngôn ngữ SQL
Chọn tab Create trên thanh Ribbon
Chọn biểu tƣợng Query Design trên nhóm Other
Đóng cửa sổ Show Table (nếu có)
Gõ các câu lệnh cần thiết vào trên tab Design của thanh Ribbon
3.3.2 Một số toán tử thường dùng trong truy vấn
Toán tử so sánh gần đúng (chỉ áp dụng cho chuỗi) :LIKE
Toán tử logic :AND, OR, NOT
Được sử dụng để tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng thành một tập kết quả duy nhất, phục vụ cho các thao tác phân tích và báo cáo dữ liệu Dữ liệu trong tập kết quả của truy vấn có thể được lọc theo điều kiện và sắp xếp theo nhu cầu của người dùng, giúp khai thác thông tin một cách nhanh chóng và linh hoạt.
Ngoài ra ta thể thực hiện việc tính toán thống kê trên tập dữ liệu kết quả đó
Cú pháp tạo truy vấn dữ liệu từ một table :
Mệnh đề SELECT là phần bắt buộc có trong truy vấn SQL, quyết định những trường (field) nào của bảng sẽ được hiển thị trong tập kết quả khi truy vấn được thực thi Bạn có thể chỉ định danh sách các trường bằng tên cột để trả về dữ liệu cụ thể, hoặc dùng ký hiệu * với cú pháp SELECT * để lấy toàn bộ các trường có trong bảng.
Field 1, Field 2, …: là tên những field có trong các table cần hiển thị ra tập kết quả Mỗi field sẽ đƣợc phân cách bởi dấu phẩy (,)
Mệnh đề FROM (bắt buộc phải có trong truy vấn) :Cho biết dữ liệu sử dụng đƣợc lấy từ bảng nào
Mệnh đề WHERE (không bắt buộc có trong truy vấn ) : Điều kiện lọc dữ liệu có dạng : field giá trị
Nếu điều kiện là kiểu chuỗi thì giá trị phải đặt trong cặp dấu nháy đôi (" ")
Ngoài các phép toán so sánh =, >,