LỜI NÓI ĐẦU Microsoft Access và SQL server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu
Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access
Khái niệm hệ QTCSDL
Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu để bàn, cho phép người dùng nhập, lưu giữ, phân tích và trình bày dữ liệu Đối với những người đã có kinh nghiệm, có khả năng và cả các nhà phát triển phần mềm, Access cung cấp các công cụ dễ sử dụng nhưng mạnh mẽ, thường liên kết với hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở cấp DBMS Access 2007 mang lại khả năng định tỷ lệ vốn chưa từng thấy trong các phần mềm cơ sở dữ liệu để bàn Ở mức độ xuất bản, Access có thể giúp quản lý thông tin cá nhân hoặc thu thập dữ liệu cho nghiên cứu; ở mức độ giao tiếp và quản lý doanh nghiệp, nó có thể truy xuất và tổng hợp dữ liệu được lưu giữ trên các Server ở khắp nơi trên thế giới Access cũng giúp tạo và xuất bản các trang Web động và các báo cáo (Reports) để chia sẻ trên Intranet và Internet Trước khi tìm hiểu cách sử dụng Access trong cơ sở dữ liệu, chúng ta cần nắm bắt một số khái niệm cơ bản.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL), hay Database Management System (DBMS), là hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu, cung cấp các chức năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong CSDL DBMS có nhiều loại khác nhau, từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân đến các hệ quản trị phức tạp vận hành trên một hoặc nhiều siêu máy tính, phù hợp với mọi quy mô từ người dùng cá nhân đến doanh nghiệp Nhờ vai trò là trung tâm quản lý dữ liệu, DBMS giúp tối ưu hóa truy vấn, đảm bảo an toàn dữ liệu và hỗ trợ quản trị dữ liệu một cách hiệu quả.
Phần lớn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) hiện nay đều sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc có tên tiếng Anh là Structured Query Language (SQL) Các hệ quản trị CSDL phổ biến được biết đến nhiều gồm MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2 và Informix Phần lớn các hệ quản trị CSDL này hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Linux, Unix và macOS, tuy nhiên SQL Server của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows.
Chức năng của một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
- Cho phép tạo ra các cấu trúc để lưu trữ dữ liệu
- Cho phép nhập, lưu trữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
- Cho phép thao tác trên các dữ liệu của cơ sở dữ liệu để đƣa ra các thông tin
- Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đƣa thông tin ra theo một mẫu nào đó.
- Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu
+ Quản lý đƣợc dữ liệu dƣ thừa
+ Đảm bảo tính nhất quán cho dữ liệu.
+ Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn.
+ Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu
+ HQTCSDL tốt thì khá phức tạp.
+ HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ.
+ Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng.
+ HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường chậm.
Một số thuật ngữ
Hình 1.1 Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu
Trong Access, dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng có thông tin liên quan với nhau Mỗi bảng ghi lại các bản ghi thực tế và dữ liệu có thể liên hệ với bảng khác thông qua các mối quan hệ Ví dụ, một bảng lưu danh sách tất cả các khóa cửa trong tòa nhà; một bảng khác ghi danh sách các chìa khóa tương ứng cho từng khóa; một bảng thứ ba chứa tên của những người có chìa khóa Ba bảng này liên quan đến nhau và cùng cấu thành một cơ sở dữ liệu có mối quan hệ giữa các bảng Hình 1.1 minh họa cách các bảng liên kết với nhau trong cơ sở dữ liệu.
Quá trình tạo cơ sở dữ liệu bắt đầu bằng xác định thông tin cần thiết để lưu trữ Tiếp theo, sử dụng Microsoft Access để thiết kế các bảng lưu trữ dữ liệu phù hợp với yêu cầu của hệ thống Trong Hình 1.2 minh họa, xem ở chế độ Design View, chúng ta dùng Design View để chỉ định cấu trúc cho từng bảng, bao gồm các trường và kiểu dữ liệu, nhằm đảm bảo dữ liệu được lưu trữ nhất quán và dễ truy vấn.
Hình 1.2 Chế độ Design view cho bảng
Sau khi thiết kế xong các bảng, hãy chuyển sang chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu một cách trực quan Chế độ này cho phép thao tác nhanh chóng với từng trường và bản ghi, đồng thời giúp kiểm tra tính nhất quán của bảng ngay trên giao diện nhập liệu Hình 1.3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view, cho thấy dữ liệu hiển thị dưới dạng bảng có thể chỉnh sửa trực tiếp để kiểm tra và xử lý thông tin hiệu quả.
Hình 1.3 Chế độ Datasheet view cho bảng
Query là tập hợp các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc) phổ biến để tạo, hiệu chỉnh và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ Với SQL, người dùng có thể thao tác trên bảng dữ liệu, điều chỉnh cấu trúc dữ liệu và khởi tạo các truy vấn nhằm trả về thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
In Microsoft Access, the Query tool is a powerful feature for extracting and processing data to meet diverse data retrieval needs, including types such as simple select queries, parameter queries, crosstab queries, and action queries.
Form là công cụ thiết kế giao diện cho ứng dụng, cho phép cập nhật và xem dữ liệu một cách trực quan Nhờ Form, quá trình nhập liệu, thêm, sửa và xóa dữ liệu được thực hiện dễ dàng, đồng thời việc hiển thị dữ liệu được tối ưu hóa để người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
Trong cơ sở dữ liệu, bản ghi là một khối thông tin độc lập, chẳng hạn như dữ liệu về một công nhân hay một khách hàng Một bảng được hình thành từ nhiều bản ghi, mỗi bản ghi đại diện cho một thực thể riêng biệt Ví dụ, với một bảng chứa thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, mỗi bản ghi sẽ lưu trữ thông tin của một thẻ cụ thể Thông thường các bản ghi được đặt theo dòng trong bảng, và Access trình bày chúng theo các dòng ấy.
Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường Như vậy, một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu Ví dụ, nếu ta có một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay doanh nghiệp khác nhau Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại).
Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy in
Macro là tập hợp các lệnh được sắp xếp để tự động thực hiện một chuỗi thao tác đã được xác định trước Tập lệnh của Access được xem là một công cụ lập trình đơn giản, cho phép tự động hóa các tác vụ và đáp ứng nhanh các tình huống cụ thể Việc sử dụng Macro giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính nhất quán cho các thao tác lặp lại và mở rộng khả năng tùy biến quy trình làm việc.
Access là công cụ lập trình tích hợp trong môi trường của nó, sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) làm ngôn ngữ nền tảng VBA cho phép tự động hóa sâu hơn tập lệnh và cho phép tạo ra các hàm người dùng tự định nghĩa Bộ mã này thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và mở rộng khả năng tùy biến của các ứng dụng trong Access.
Công cụ để tạo các đối tƣợng trong Access đƣợc tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon.
Khởi động ACCESS và mở CSDL
1.3.1 Trình tự xây dựng chương trình bằng Access
Access 2007 là phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) do Microsoft sản xuất, tích hợp trong bộ Office 2007 và chạy trên hệ điều hành Windows 2000 trở lên Công cụ này được dùng để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, phục vụ các lĩnh vực như kinh doanh thương mại, đào tạo và nhân sự, giúp lưu trữ, tổ chức và truy vấn thông tin một cách linh hoạt.
Hình 1.4 Giới thiệu Microsoft Access 2007
Việc xây dựng một ứng dụng quản lý bao gồm:
- Tạo các bảng để lưu trữ dữ liệu
- Xây dựng các màn hình nhập, xuất dữ liệu Tạo các mẫu báo cáo kết xuất
- Xây dựng các thao tác để xử lý dữ liệu theo yêu cầu Các chế độ bảo mật
1.3.2 Mở đóng Microsoft Access và Cơ sở dữ liệu a Mở đóng Microsoft Access
* Mở Access theo nhiều cách:
- Cách1:Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Office Access 2007 của Windows
Hình 1.5 Kh ởi độ ng MS_ Access
- Cách 2: Từ Desktop nhấp đúp vào biểu tƣợng Microsoft Office Access
- Cách 3: Vào Start/ run Trong run gõ msaccess
Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thường màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc:
Hình 1.6 H ộ p tho ại làm việ c c ủ a Access
- Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp)
-Tại File Name đặt tên cho cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Create
* Đóng (kết thúc) chương trình
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách:
- Kích chọn Office Button/ chọn Exit Access
Hình 1.7 Kết thúc chuơng trình
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
- Hoặc nhấn nút Close trên cửa sổ Access đang mở b Mở Cơ sở dữ liệu
+ Office Button/New/Blank Database
Hình 1.8 Tạo mới một Database
Hình 1 9 Đặt tên File mới sau đóbấm create
Cách 1: Vào Button / chọn Open Xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của dữ liệu đó.
Hình 1.10 Các cách mở sơ sở dữ liệu
Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O Xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của dữ liệu đó Đặt tên file mới
Quan sát cửa sổ CSDL
Hình 1 11 Giao diện làm việc trong access
(1) Hệ thống thực đơn (menu) nơi thực hiện các lệnh khi cần;
(2) Cửa sổ tệp Access trong menu Create đang làm việc bao gồm các phần chính:
Tables: là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của CSDL Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu
Dữ liệu trong Table đƣợc tổ chức thành nhiều dòng, mỗi dòng có nhiều cột.
Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu của bảng Dùng Query để liên kết dữ liệu rời rạc từ nhiều bảng, lựa chọn thông tin cần quan tâm và chỉnh sửa dữ liệu, đồng thời hỗ trợ nhiều thao tác và công cụ khác nhằm tối ưu hóa quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc.
Forms: Nơi chừa các giao diện phần mềm Là nơi dùng để nhập xuất dữ liệu một cách thân thuộc vớingười sử dụng.
Reports: Là kết quả đầu ra sau cùng của một quá trình khai thác số liệu có nguồn gốc từ table hay query
Macros: là tập hợp các nhóm lệnh tích hợp sẵn trong access nhằm tự động hóa các thao tác thườngnhật hay lặp đi lặp lại nhiều lần.
Thao tác với bản ghi
Các bản ghi có trong bảng của cơ sở dữ liệu có thể được duyệt và chỉnh sửa một cách thuận tiện: người dùng có thể xem chi tiết bằng cách nhấn đúp vào một bản ghi, và dữ liệu được hiển thị trên một giao diện trực quan Mẫu màn hình quản trị được thiết kế giống Excel, cho phép thao tác như trên bảng tính với các chức năng chỉnh sửa trực tiếp, sao chép, dán và sắp xếp dữ liệu Ngoài ra, người dùng còn có thể duyệt qua các bản ghi nhanh chóng bằng các công cụ lọc, tìm kiếm và phân trang, giúp tối ưu hoá quá trình làm việc với cơ sở dữ liệu.
1 form hoặc viết 1 chương trình ứng dụng để duyệt qua các bản ghi
Hình 1 12 Ví dụ về bản ghi trong Bảng
Để nhập các bản ghi một cách hiệu quả, hãy mở cửa sổ dữ liệu nhập theo kiểu giao diện của phần mềm Excel, cho phép bạn điền, chỉnh sửa và kiểm tra dữ liệu ngay tại bảng ô Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào các ô hoặc thiết kế các trường tương ứng để đảm bảo chuẩn hóa và nhất quán Ngoài ra, có thể thiết kế thành một form nhập liệu riêng, giúp thao tác nhập dữ liệu nhanh chóng, có cấu trúc và dễ sử dụng cho người dùng Thao tác thiết kế form nhập liệu này thường được sử dụng để tối ưu hóa quá trình ghi nhận thông tin và giảm thiểu sai lệch dữ liệu.
Hình 1 13 Nhập dữ liệu trực tiếp trong bảng
Sử dụng trợ giúp và kết thúc Access
a Sử dụng trợ giúp với Access 2007
Bất cứ lúc nào người học gặp vấn đề với Access 2007 mà không được giải đáp trong quá trình học, họ sẽ cầu viện tới hệ thống trợ giúp Access Hệ thống này là sự kết hợp của các công cụ và thông tin có sẵn từ các trang web của Office để tham khảo khi đang trực tuyến và các thông tin cơ bản được lưu trữ trên máy tính của họ để tham khảo khi đang ngoại tuyến Tài liệu tham khảo trực tuyến có thể bao gồm các bài viết, video và các công cụ đào tạo khác Để mở cửa sổ trợ giúp của Access và tìm kiếm thông tin, người dùng có thể sử dụng các chức năng trong cửa sổ trợ giúp để tra cứu nhanh chóng.
1 Ở gần góc bên phải của thanh tiêu đề, kích vào nút lệnh Microsoft Access Help để mở cửa sổ trợ giúp Access
Nhấn F1 để mở cửa sổ trợ giúp Access và nhanh chóng tiếp cận các hướng dẫn Để chuyển đổi giữa nội dung tài liệu tham khảo trực tuyến và ngoại tuyến, nhấp vào mũi tên ở bên phải của Access Help và chọn tùy chọn phù hợp.
Bạn có thể truy cập trợ giúp từ Office.com hoặc từ máy tính của bạn Người học có thể in thông tin hiển thị trong cửa sổ trợ giúp bằng cách nhấn nút Print (in) trên thanh công cụ Để nội dung dễ đọc hơn, người dùng có thể thay đổi kích thước chữ bằng cách nhấn nút Use Large Text (sử dụng chữ lớn) ở phía bên trái của hộp tìm kiếm trợ giúp.
2 Trong hộp tìm kiếm, nhập vào từ khóa tìm kiếm, và sau đó kích vào nút lệnh Search (hình kính lúp) để hiển thị danh sách các nội dung liên quan
3 Trong danh sách kết quả tìm kiếm, kích vào nội dung quan tâm để hiển thị thông tin tương ứng
4 Đi đến thông tin liên quan bằng cách kích vào bất cứ liên kết nào đƣợc xác định bởi văn bản màu xanh
Trong bài viết có liên kết chỉ mục ở phần đầu, người học có thể nhấn liên kết để di chuyển trực tiếp tới chỉ mục của bài viết; ở cuối bài, liên kết Top Of Page cho phép quay trở lại từ đầu, giúp người đọc duy trì ngữ cảnh và di chuyển nhanh giữa các phần.
5 Khi người học kết thúc việc khảo sát, đóng cửa sổ trợ giúp Access bằng cách kích vào nút Close ở góc phải trên cùng của cửa sổ b Kết thúc Access
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách:
- Kích chọn Office Button/ chọn Exit Access;
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
- Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở
1 Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu
2 Các đối tƣợng trong MS access là gì?
3 Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess
4 Với Access 2007, khi tập tin access đƣợc tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì?
5 Mở và đóng đƣợc phần mềm Access
6 Quan sát cửa sổ Access và phân biệt đƣợc các thành phần trên cửa sổ Access
7.Trình bày các thuật ngữ trong Access ?
Xây dựng bảng (TABLE)
Phác thảo hoạch định Cơ sở dữ liệu
Trước khi tiến hành thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu, bước phân tích dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất để nắm bắt yêu cầu của bài toán Quá trình này xác định các bảng cần có và mối quan hệ giữa chúng, từ đó hình thành cấu trúc dữ liệu hợp lý, đáp ứng đầy đủ chức năng và tối ưu hóa hiệu suất tra cứu.
Trong quản trị cơ sở dữ liệu, việc phát thảo và thiết kế cơ sở dữ liệu được xem là bước quan trọng nhất, vì nếu không xác định được cấu trúc dữ liệu một cách hệ thống thì việc xây dựng một cơ sở dữ liệu thành công sẽ gặp nhiều khó khăn Quá trình thiết kế này tạo nền tảng cho ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán, khả năng mở rộng và hiệu suất cho hệ thống.
Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt cho phép người dùng truy cập nhanh chóng đến những thông tin tham khảo, từ đó tiết kiệm thời gian truy xuất và giúp rút ra các kết quả nhanh chóng và chính xác hơn Để thiết kế một cơ sở dữ liệu chất lượng, ta cần hiểu cách hoạt động của hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) và cách quản trị dữ liệu trong các bảng dữ liệu MS Access hoặc bất kỳ HQTCSDL nào cũng có thể cung cấp thông tin một cách chính xác và hiệu quả nếu được cung cấp đầy đủ dữ liệu về nhiều đối tượng lưu trữ trong các bảng dữ liệu Ví dụ, ta có thể xây dựng một bảng chứa thông tin lý lịch của cán bộ, một bảng khác chứa các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, và thêm các bảng khác cho các loại dữ liệu liên quan để đảm bảo tính nhất quán và dễ tra cứu.
Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, chúng ta cần xác định và phân tích thông tin để lưu trữ thành các đối tượng dữ liệu riêng biệt, sau đó thông báo cho HQTCSDL về cách các đối tượng này liên quan với nhau Nhờ các quan hệ được xác định, HQTCSDL có thể liên kết các đối tượng và rút ra các số liệu tổng hợp cần thiết cho báo cáo và phân tích.
CÁC BƯỚC THIẾT KẾ CSDL
Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta Điều này quyết định các loại sựkiện chúng ta sẽ đƣa vào MS Access.
Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành mộtbảng trong CSDL của chúng ta
Bước 3: Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, ta xác định thông tin cần quản lý trong mỗi bảng bằng cách xác định các trường Mỗi trường là một loại thông tin trong bảng và mọi mẫu in trong cùng một bảng có chung cấu trúc các trường Ví dụ, trong lý lịch khoa học cán bộ, các trường cần quản lý là họ và tên, chuyên môn, học vị.
Ở bước 4, cần xác định mối quan hệ giữa các bảng bằng cách xem xét kỹ lưỡng từng bảng dữ liệu và cách dữ liệu ở bảng này liên hệ với dữ liệu ở bảng kia Đánh dấu các liên kết giữa các bảng, bổ sung trường mới hoặc tạo bảng phụ để làm rõ các quan hệ dữ liệu, từ đó tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu cho truy vấn Việc xây dựng mối quan hệ dữ liệu chặt chẽ giúp truy vấn và kết xuất dữ liệu nhanh hơn, đồng thời giảm thiểu trùng lặp và sai sót Khi thiết kế, hãy ưu tiên các mối quan hệ một-1, một-nhiều hoặc nhiều-nhiều phù hợp với nhu cầu báo cáo và phân tích Nhờ có mối quan hệ được xác định rõ, quá trình truy xuất dữ liệu trở nên nhất quán và dễ bảo trì.
Bước 5: Tinh chế và hiệu chỉnh thiết kế Tiến hành phân tích lại thiết kế ban đầu để phát hiện lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập thử vài bản ghi, nhằm kiểm tra xem CSDL phản ánh đúng yêu cầu truy xuất của chúng ta và có cho kết quả chính xác từ các bảng dữ liệu hay không Dựa trên kết quả này, thực hiện các chỉnh sửa thiết kế cần thiết để tối ưu hóa khả năng truy vấn và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
TỔNG QUAN THIẾT KẾ TABLE
- Chế độ thiết kế: Menu View→Design View
- Chế độ nhập liệu: Menu View → Datasheet View
- Ở cửa sổ Database: Open (chế độ nhập liệu) ; Design (chế độ thiết kế)
- Cột của Table gọi là Field, tên cột gọi là Field Name Hàng của Table gọi là Record
- Khóa chính của Table: Là một hay nhiều Field mà tại đó giá trị luôn luôn là duy nhất đƣợc dùng đề phân biệt các Record với nhau.
Các khái niệm cơ bản
Bảng dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin về một đối tượng nhất định, ví dụ SINH VIÊN hay HÓA ĐƠN Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghi, chứa các nội dung riêng liên quan đến đối tượng đó Mỗi bản ghi có cùng cấu trúc, được chia thành các trường (field) Ví dụ minh họa cho bảng quản lý lý lịch khoa học cán bộ trong trường đại học với các trường như MACB (Mã cán bộ), TRINHDOVH (Trình độ văn hóa), CHUYENMON (Chuyên môn), và các trường khác Việc thiết kế bảng theo cấu trúc chuẩn giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, thuận tiện cho tra cứu, cập nhật và báo cáo.
Trong một cơ sở dữ liệu (CSDL) có thể có nhiều bảng, mỗi bảng thường lưu trữ một tập hợp thông tin liên quan đến một đối tượng thông tin cụ thể Mỗi thông tin trong bảng có các đặc trưng riêng và được ánh xạ thành các kiểu dữ liệu của các trường khi làm việc với Microsoft Access.
Bảng: Gồm nhiều cột và nhiều dòng dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu.
Cột hoặc trường: trong cùng một cột chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu: số, văn bản, ngày … cột gồm:
- Tên cột (Field Name) Add
- Quy định về mối quan hệ giữa các table trong cửa sổ relationships
Drag Field từ Table chính đến Field của Table quan hệ.
Hình 2 18 Cách kết nối quan hệ giữa các bảng
Hộp thoại Edit Relationships hiển thị, hộp thoại có hai phần:
+ Phần trên: ghi tên cac 1 Field đƣợc khai báo tham gia mối quan hệ
+ Phần dưới: ghi các sự lựa chọn về mối quan hệ
Hình 2 19 Các thuộc tính trong quan hệ
Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ giữa các bảng, bạn có thể chọn 3 mục sau: đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu; đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa hai bảng liên quan; đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa hai bảng liên quan Khi chọn cập nhật dữ liệu, nếu giá trị trường khóa ngoại ở bảng cha bị thay đổi, toàn bộ giá trị trường khóa ngoại ở bảng con cũng bị thay đổi theo để duy trì tính nhất quán của quan hệ một-nhiều; khi xoá dữ liệu giữa hai bảng liên quan, nếu một bản ghi ở bảng cha bị xoá, các bản ghi liên quan ở bảng con sẽ được xử lý theo quy tắc cascade hoặc giới hạn để tránh mất tham chiếu khóa ngoại.
Trong mô hình cơ sở dữ liệu có quan hệ cha–con, khi một bản ghi cha bị xoá, toàn bộ các bản ghi có quan hệ với nó ở bảng con sẽ tự động bị xoá theo chế độ cascade Điều này có nghĩa là nếu xoá một CHA, toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON, giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu giữa bảng cha và bảng con và ngăn ngừa các bản ghi con bị liên kết yếu.
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:
- Indeterminate Không xác định đƣợc kiểu liên kết
Tuỳ thuộc vào kiểu khóa của các trường tham gia liên kết, Access tự động xác định được kiểu liên kết giữa hai bảng Dựa trên khóa chính và khóa ngoại, Access nhận diện các kiểu liên kết phổ biến như một-đối-một, một-nhiều và nhiều-nhiều, và trong nhiều trường hợp sẽ gợi ý hoặc tự động thiết lập mối quan hệ phù hợp để tối ưu hóa truy vấn và đảm bảo tính nhất quán dữ liệu Việc xác định đúng kiểu liên kết giúp thiết kế cơ sở dữ liệu rõ ràng, hiệu quả và dễ quản lý.
Có hai vấn đề xảy ra khi kết nối cơ sở dữ liệu:
Vấn đề 1: Khi bảng chƣa có dữ liệu
Chúng ta sẽ kết nối cơ sỡ dữ liệu bình thường như trên
Khi nhập liệu cho cơ sở dữ liệu, nên ưu tiên nhập dữ liệu cho các bảng có quan hệ một‑một trước, sau đó mới nhập dữ liệu cho các bảng có quan hệ một‑nhiều Thứ tự nhập này giúp đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu, giảm thiểu lỗi liên kết khóa ngoài và làm cho quá trình nhập dữ liệu thuận tiện, dễ quản lý hơn.
Nếu không thi hành các bước như trên ta sẽ bị thông báo lỗi
Hình 2 20 Bảng thông báo lỗi
Lúc này các bạn tắt bảng mình đang nhập liệu mở bảng có quan hệ một (One) ra nhập liệu)
Vấn đề 2:Khi bảng đã có dữ liệu khi kết nối sẽ rất dễ xảy ra lỗi
Hình 2 21 Thông báo lỗi khi không đảm bảo các thuộc tính trong kết nối quan hệ
Lúc này để sửa lỗi là vấn đề rất phức tạp
Chúng ta sẽ xóa tất cả dữ liệu trong bảng thông báo có lỗi
Tiếp tục kết nối relationships
Sau đó nhập liệu lại
Chú ý: Để giảm thời gian nhập liệu, hãy sao chép toàn bộ dữ liệu và sau khi kết nối, dán lại dữ liệu Khi quá trình hoàn tất, Microsoft Access sẽ tự động tạo một bảng mới chứa các bản ghi lỗi của bảng vừa làm, cho thấy các vấn đề về toàn vẹn tham chiếu.
Toàn vẹn tham chiếu là hệ thống các nguyên tắc được sử dụng để đảm bảo mối quan hệ giữa các bản ghi trong các bảng của cơ sở dữ liệu quan hệ Khi toàn vẹn tham chiếu được thiết lập, bạn không thể xóa hoặc thay đổi dữ liệu ở các bảng có liên quan một cách ngẫu nhiên, nhằm duy trì tính nhất quán và liên kết giữa các bảng Các điều kiện để toàn vẹn tham chiếu gồm việc khóa ngoại tham chiếu tới khóa chính tồn tại trong bảng liên quan, và các hành động xử lý khi xóa hoặc cập nhật dữ liệu được quy định, như cascade, set null, restrict hoặc no action, để bảo vệ mối liên kết giữa các bảng.
- Field tương ứng từ table chính phải là khóa chính
- Field quan hệ có cùng kiểu dữ liệu với Field khóa chính
- Cả hai Table quan hệ phải cùng thuộc một hệ quản trị Cơ Sở Dữ Liệu Bước 2: Nhập dữ liệu (mẫu tin ) cho Table
Do thiết lập Relationships ở trên, ta nên nhập dữ liệu sau khi đã tạo Relationships Và phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Khi nhập liệu, hãy chú ý nhập dữ liệu cho các bảng có quan hệ một (One) trước, sau đó mới nhập dữ liệu cho các bảng có quan hệ nhiều (Many) Việc tuân thủ thứ tự này giúp thiết lập cấu trúc dữ liệu một cách đúng đắn, đảm bảo tham chiếu giữa các bảng được nhất quán và giảm thiểu sai sót khi làm việc với dữ liệu sau này Bởi vậy, nhập dữ liệu cho bảng quan hệ một trước rồi mới nhập bảng quan hệ nhiều sẽ tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ hệ thống và dễ dàng quản lý dữ liệu sau này.
- Khi nhập một trị vào Field tương ứng của Table quan hệ thì trị này phải đã có trong Field mục khóa chínhcủa Table chính
- Không thể xóa mẫu tin trong Table chính nếu trong Table quan hệ tồn tại mẫu tin có quan hệ với nhiều mẫu tin muốn xóa
2.4.2 2 Hiệu chỉnh dây quan hệ
- Xóa dây quan hệ: nhấp phải vào dây quan hệ → Chọn Delete
- Hiệu chỉnh thông số cho dây quan hệ: nhấp phải vào dây quan hệ→Chọn Edit Relationship
- Xóa bảng ra khỏi của sổ Relationship: nhấp chọn bảng → Bấm Delete
Chỉnh sửa bảng
Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, khi có sự thay đổi về cấu trúc bảng, bạn có thể nhấn chuột phải lên bảng và chọn Design View để điều chỉnh Design View cho phép chỉnh sửa nhanh các trường, kiểu dữ liệu, ràng buộc và quan hệ giữa các bảng, giúp mô hình dữ liệu phù hợp với yêu cầu ứng dụng Việc cập nhật cấu trúc bảng thông qua Design View cũng hỗ trợ tối ưu hóa hiệu suất, duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và dễ dàng mở rộng khi cần thêm bảng hoặc thay đổi quan hệ.
Hình 2.22 Chỉnh sửa bảng bằng Design View
Xóa bản ghi là thao tác loại bỏ một hoặc nhiều bản ghi khỏi bảng dữ liệu Với bảng dữ liệu đang mở, người dùng có thể thực hiện hai bước để xoá các bản ghi mong muốn: Bước 1 là chọn hoặc lọc các bản ghi cần xoá trong bảng, Bước 2 là thực hiện lệnh xóa và xác nhận thao tác để các bản ghi bị loại khỏi bảng và lưu thay đổi Việc xóa bản ghi giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, đồng thời yêu cầu sao lưu trước khi thực hiện và kiểm tra lại danh sách bản ghi sau khi xóa để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
- Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá Có thể chọn một hoặc nhiều bản ghi bằng cách dùng chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn;
- Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: mở thực đơn Home | D e l e t e | Delete Record Một hộp thoại xuất hiện để chúng ta khẳng định một lần nữa việc xoá dữ liệu:
Hình 2 23 Mô tả h ộ p tho ạ i kh ẳng đị nh vi ệc xóa dữ li ệ u
+ Nhấn No để huỷ lệnh xoá.
Dữ liệu đã đồng ý xóa sẽ không thể phục hồi được, vì vậy quyết định xóa cần được cân nhắc kỹ trước khi xác nhận Khi đối mặt với các câu hỏi kiểu Yes/No liên quan đến xóa dữ liệu, hãy cân nhắc kỹ hậu quả và đảm bảo có sao lưu hoặc biện pháp khôi phục nếu cần thiết Quy trình xóa nên đi kèm với xác nhận cuối cùng để tránh mất mát thông tin quan trọng và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
* Bổ sung bản ghi cho bảng
Sau khi hoàn thành thiết kế cấu trúc bảng, ta tiến hành nhập dữ liệu bằng cách bổ sung các bản ghi cho bảng Hiển thị bảng ở chế độ Datasheet cho phép nhìn thấy từng hàng, mỗi hàng đại diện cho một bản ghi Trong giao diện này có các ký hiệu mà ta cần hiểu rõ công dụng để thao tác và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Bản ghi đang nhập dữ liệu
- Đặt con trỏ tại cột của bản ghi cần sửa
- Xóa bản ghi cũ, nhập dữ liệu mới
* Sao chép các bản ghi
- Chọn các bản ghi cần sao chép
- Home /Copy hoặc Click chuột phải/ Copy
- Chọn bản ghi cần chép đến
- Home/ Paste hoặc Click chuột phải / Paste.
Sắp xếp, lọc và tìm kiếm
2 6.1.1 Sắp xếp trên một trường
Sắp xếp là quá trình thay đổi thứ tự hiển thị của bảng dữ liệu theo một trật tự nhất định, giúp người dùng quan sát và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn Muốn xem dữ liệu theo một trường cụ thể, ta thực hiện sắp xếp bảng theo trường đó để hiển thị đúng dữ liệu mà bạn quan tâm Để sắp xếp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, trước tiên mở cơ sở dữ liệu và thực hiện các thao tác sắp xếp phù hợp với trường mong muốn.
Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;
Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần hoặc - sắp xếp giảm dần
Chúng ta sẽ thu đƣợc kết quả nhƣ mong muốn
2 6.1.2 Sắp xếp trên nhiều trường
Mở bảng trong chế độ Datasheet rồi thực hiện lệnh
Hình 2.24 Sắp xếp trên nhiều trường
Trong hàng Sort: Chọn tiêu chuẩn sắp xếp
Trong hàng Criteria: Chọn điều kiện sắp xếp (nếu có).
2.6.2 Lọc dữ liệu a Lọc không điều kiện
Chúng ta có thể lọc dữ liệu trong bảng hoặc sử dụng truy vấn để hiển thị chỉ một bản ghi chứa dữ liệu theo ý muốn Để thực hiện, mở cơ sở dữ liệu, xác định bảng dữ liệu cần lọc, áp dụng điều kiện lọc bằng WHERE để giới hạn các bản ghi, chọn đúng trường dữ liệu bằng SELECT, và nếu cần, sắp xếp kết quả bằng ORDER BY Sau khi chạy truy vấn, hệ thống sẽ trả về tập kết quả phù hợp và bạn có thể xuất hoặc sao chép dữ liệu theo yêu cầu.
Bước 1: Nhấp dữ kiện mà chúng ta muốn dùng làm chuẩn để lọc
Step 2: Click the Filter/Selection icon on the Toolbar The application will display all the items you have selected, while the remaining items stay hidden.
Bước 3: Khi bạn xem xong các mẩu tin đã lọc, nhấn biểu tượng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc b.Lọc có điều kiện
Bạn có thể lọc dữ liệu trong bảng hoặc trong truy vấn bằng chức năng Filter để tìm và hiển thị các mẩu tin theo ý muốn Khi lọc bằng Form, cần chỉ định rõ các tiêu chí lọc để xác định mẩu tin phù hợp Mở bảng dữ liệu và thực hiện các thao tác lọc theo các bước cơ bản: chọn trường dữ liệu, nhập điều kiện lọc, áp dụng bộ lọc và xem kết quả Việc lọc dữ liệu hiệu quả giúp tối ưu quản lý thông tin, tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng tra cứu mẩu tin trên bảng dữ liệu.
Vào menu Home/ Filter/ Advanced Filter/ Sort….
Hình 2 25 Thao tác chọn Advanced Filter/ Sort…
Hình 2 26 Đặt điều kiện trích lọc dữ liệu và sắp xếp
Bước 1: Tại cửa sổ Datasheet Chọn trường cần lọc
Bước 2: Tại menu Home / Filter/ chọn Selection/chọncách lọc.
Bước 3 Khi bạn xem xong các mẩu tin đã lọc, nhấn biểu tượng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc
Access cho phép ta tìm kiếm và thay thế cho hàng loạt dữ kiện bằng tính năng tự động trong bảng dữ liệu
Bước 1: Đặt con trỏ lên vùng tin chứa dữ kiện cần thực hiện và chọn lệnh Replace từ menu Home, xuất hiện hộp thoại sau:
Hình 2.27 Bảng tìm kiếm và thay thế
Bước 2: Nhập dữ kiện cần tìm tren khung Find What
Bước 3:Nhấp chọn tên Table hay tên vùng tin cần thực hiện việc tìm kiếm trong khung Look in
Bước 4: Chọn một dạng tìm kiếm tren khung Search:
All: Tìm tất cả trên bảng
Up: Tìm từ vị trí con trỏ trở lên
Down: Tìm từ vị trí con trỏ trở xuống
Bước 5: Chọn một trong hai thông số:
- Thông số Match Case khi cần tìm dữ kiện trong bảng chính xác với dữ kiện nhập vào trên khung Find What
Thông số Match Whole Field được dùng khi cần tìm dữ kiện trong bảng với từ khóa khớp đúng mà vẫn không yêu cầu khớp chính xác toàn bộ từng ký tự, đồng thời bỏ qua phân biệt chữ hoa chữ thường khi nhập dữ liệu vào khung Find What; tính năng này giúp người dùng có kết quả nhanh và linh hoạt ngay cả khi dữ liệu đầu vào có khác biệt về chữ hoa/thường.
Trong Bước 6, nhấn Find Next để thực hiện tìm kiếm; khi dữ liệu trong bảng trùng khớp với nội dung bạn đã nhập ở ô Find What, hệ thống sẽ tự động di chuyển con trỏ tới mẩu tin kế tiếp cho đến mẩu tin cuối cùng và Access sẽ hiển thị hộp thông báo, bạn nhấp Ok để hoàn tất Find and Replace Trong Bước 7, nhấn Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace.
Bài 1:Tạo một Database có tên banhang.mdb
Tạo bảng có tên là HOADON có cấu trúc sau
Field Name Data type Field Size Descrition
SoHD Number Integer So hoa don
MaKH Text 2 Ma khach hang
MaSP Text 5 Ma san pham
LoaiVT Text 1 Loai vat tu
Soluong Number Integer So luong
Dongia Number Long Integer Don gia
HTTT Text 2 Hinh thuc thanh toan
1 MaSP chỉ nhập 3 ký tự đầu in hoa, hai ký tự còn lại là ký số bất kỳ
2 Trường ngày chọn Short Date
3 Vùng Số lượng yêu cầu phải nhập số lương lớn hơn 0, nếu vi phạm báo lỗi (ta phải nhập số lớn hơn 0)
4 HTTT chọn Data Type là Lookup Wizard để nó trở thành một Combo Box cho trường này với các giá trị là TM, TP, NO
5 Chọn SoHD là thuộc tính duy nhất (Primary key)
6 Thuộc tính Default Value của trường LoaiVT gõ chữ X
7.Mở chế độ DataSheet View để nhập dữ liệu cho Table theo nội dung nhƣ sau:
Hình 2 24 Thông tin chi tiết bảng HOADON
8 Thay đổi độ rộng của các cột sao cho phù hợp với dữ liệu trong bảng Lưu dữ liệu vừa nhập lại
9 Mở lại bảng HOADON ở chế độ Datasheet View và cho biết có bao nhiêu mẫu tin, mẫu tin đang hiện hành là mẫu tin số bao nhiêu?
10 Hãy chọn mẫu tin số 7 làm mẫu tin hiện hành
11 Hãy chọn mẫu tin cuối cùng làm mẫu tin hiện hành
Tạo Bảng KHACHHANG có cấu trúc sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaKH Text 2 Ma khach hang
TenKH Text 25 Ten khach hang
Vùng MaKH quy định nhập 2 ký tự hoa
Chọn MaKH làm Primary Key
Nhập dữ liệu cho Table có nội dung sau
Hình 2 25 Thông tin chi tiết bảng KHACHHANG
Tạo bảng SANPHAM có nội dung sau:
Chọn vùng MaSP làm khóa
Nhập nội dung cho Table SANPHAM có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaSP Text 5 Ma san pham
TenSP Text 25 Ten san pham
DVT Text 6 Don vi tinh
Dongia Number Integer Don gia
Hình 2 26 Thông tin chi tiết bảng SANPHAM
Tạo bảng HOSONV có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Descrition
MaNV Text 4 Ma nhan vien
DalapGD Yes/No Da lap gia dinh
TDVH Text 2 Trinh do van hoa
Phainam Yes/No Yes là nam, No là nu
LCB Number Luong co ban
Ngayvaolv Date/Time Ngay vao lam viec
Hinh OLE Object Lay hinh tu Clip Art
Chọn MaNV làm Primary Key
Nhập nội dung cho Table sau:
Hình 2 27 Thông tin chi tiết bảng HOSONV
1 Sắp xếp thứ tự cột MaNV theo thứ tự giảm dần, sau đó sắp xếp tăng dần
2 Sắp xếp thứ tự cột tên theo thứ tự tăng dần, nếu trùng thì sắp xếp Holot theo thứ tự giảm dần
3 Dùng chức năng Filter để lọc các thông tin thỏa mãn các yêu cầu sau:
- Hiển thị những mẫu tin có phái là nữ
- Hiển thị những mẫu tin có Holot là Nguyen
- Hiển thị những mẫu tin có tên là Cuc
- Hiển thị những mẫu tin có tên là Anh và Thu
- Hiển thị những mẫu tin có tên bắt đầu là chữ T
- Hiển thị những mẫu tin là phái nữ và có lương căn bản ≤ 310
- Hiển thị những mẫu tin có ngày sinh nằm trong khoảng 01/01/1970 đến 02/03/1978
- Hiển thị những mẫu tin có thang sinh là 3
- Hiển thị những mẫu tin có năm sinh là 1975
- Hiển thị những mẫu tin có 2 ký tự đầu của MaNV là TH
- Hiển thị những mẫu tin không phải ở phòng Tin học
4 Dùng chức năng Find để tìm kiếm những mẫu tin thỏa mãn những yêu cầu sau:
- Tìm những mẫu tin có phái là nam
- Tìm những mẫu tin có họ là Trần
- Tìm những mẫu tin có tháng sinh là 9
- Tìm những mẫu tin có năm sinh là 1983
- Tìm và thay thế những mẫu tin có lương căn bản là 290 và thay bằng 310 Bài 2: Sử dụng tập tin BANHANG.mdb
Dùng chức năng Relationships để tạo liên kết giữa các chức năng sau:
Hình 2.28 Liên kết giữa các bả ng 1
Tạo mối liên kết giữa hai Table sau:
Hình 2 29 Liên kết giữa các bảng 2
Bài 3:Xây dựng CSDL Quản lý lương cán bộ một cơ quan có cấu trúc sau:
Hình 2 30 Qu ản lý lương cán bộ
- Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp : kiểu dữ liệu các trường; trường khoá; thuộc tính Lookup và các thuộc tính khác
- Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan hệ
- Nhập dữ liệu nhƣ sau :
Truy vấn dữ liệu (Query)
Khái niệm truy vấn
Truy vấn là một công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu trong bảng dữ liệu trong CSDL
Truy vấn chọn (SELECT) là loại truy vấn phổ biến nhất trong SQL Với loại truy vấn này, người dùng có thể xem xét dữ liệu trong các bảng, thực hiện phân tích và thao tác trên dữ liệu đó, và có thể xem thông tin từ một bảng hoặc thêm nhiều trường từ nhiều bảng khác nhau để hiển thị kết quả tổng hợp.
Cho 2 bảng dữ liệu KHOHANG (MAHANG, TENHANG, GIA) BANHANG(MAHANG, TENKHACH, SOLUONG, NGAYMUA) Hãy hiển thị những khách hàng mua hàng trong tháng 7 bao gồm các thông tin: MAHANG, TENHANG,GIA, TENKHACH
Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thỏa mãn điều kiện được rút ra và tập hợp thành một bảng kết quả gọi là Dynaset (Dynamic set) Dynaset hoạt động như một tập dữ liệu động, cho phép người dùng duyệt, lọc, sắp xếp và cập nhật các bản ghi phù hợp với truy vấn.
1 bảng (Table) nhƣng nó không phải là bảng vfa kết quả khi hiển thị có thể cho phép sửa đổi.
Một loại bảng thể hiện kết quả truy vấn khác là Snapshot, nó tương tự như dynaset tuy nhiên không thể sửa đổi thông tin ( Nhƣ truy vấn Crosstab )
3.1.2 Sự cần thiết của truy vấn
Khi đứng trước một vấn đề nào đó trong CSDL, nếu sử dụng công cụ truy vấn thì có thể thực hiện đƣợc các yêu cầu sau:
+ Sự lựa chọn các trường cần thiết Lựa chọn những bản ghi
+ Sắp xếp thứ tự các bản ghi
+ Lấy dữ liệu chứa trên nhiều bảng khác nhau trong Cơ Sở Dữ liệu
+ Thực hiện các phép tính
Sử dụng truy vấn làm nguồn dữ liệu cho một Form (Form), báo cáo (report) hoặc một truy vấn khác (Query ).
+ Thay đổi dữ liệu trong bảng.
Phân loại truy vấn
+Select Query : Truy vấn chọn
+ Crosstab Query : Truy vấn tham khỏa chéo (Thể hiện dòng và cột)
+ Truy vấn tạo bảng (make table Query )
+ Truy vấn nối (append Query )
+ Truy vấn cập nhật ( Update Query)
+ Truy vấn xóa dữ liệu ( Delete Query ) SQL Query : Truy vấn đƣợc viết bởi ngôn ngữSQL
Select Query là truy vấn quan trọng nhất vì nó là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong CSDL để cho ra một bảng kết quả tập trung và dễ phân tích Truy vấn này cho phép kết nối dữ liệu từ nhiều bảng hoặc nguồn dữ liệu, lọc theo các điều kiện cụ thể và kết xuất dữ liệu ở định dạng phù hợp cho báo cáo và phân tích Ví dụ: SELECT name, email, created_at FROM users WHERE status = 'active' AND last_login > '2024-01-01';
- Đưa ra thông tin chi tiết bảng lương tháng 8;
- Đƣa ra danh sách cán bộlà Đảng viên;
- Đƣa ra thông tin chi tiết về các hoá đơn bán ra trong ngàyhôm nay;
- Đƣa ra doanh thu bán hàng của một tháng nào đó;
Mọi yêu cầu dạng trình bày danh sách kết quả đều có thể đáp ứng bằng một truy vấn SELECT Với mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu, ta cần tạo một truy vấn SELECT tương ứng và gắn cho nó một tên gọi riêng, giống như cách đặt tên bảng dữ liệu; truy vấn sau khi được tạo có thể chỉnh sửa được về cấu trúc và nội dung Quy trình đáp ứng từng yêu cầu là xây dựng một truy vấn có thể thực thi để thu nhận kết quả và sau đó chạy truy vấn đó để lấy kết quả.
3.2.2 Các chế độ hiển thị truy vấn
- Cửa sổ thiết kế truy vấn (Design view)
Trong chế độ này, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa một truy vấn bất kỳ Màn hình truy vấn được chia thành hai phần: phần đầu liệt kê các bảng (hoặc truy vấn) tham gia vào truy vấn, còn phần thứ hai là vùng lưới QBE (Query By Example) để nhập ví dụ và xác định tiêu chí tìm kiếm.
- Cửa sổ hiển thị truy vấn (DataSheet view).
Sử dụng chế độ này để xem kết quả.
- Cửa sổ lệnh SQL (SQL view).
Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo
3.2.3.1 Tạo một truy vấn mới
Bước 1: Từ cửa sổ Database, click vào menu Create, Bấm chọn Query Design
Bước 2: Trong bảng Show Table, chọn các bảng để hiển thị và chọn các bảng tham gia vào truy vấn, sau đó nhấn nút Add và tiếp tục nhấn Close để hoàn tất Nếu chọn Queries thì hệ thống sẽ hiển thị truy vấn; còn nếu chọn both thì hiển thị cả truy vấn và bảng dữ liệu.
Hình 3 1 Giao diện Show Table
Bước 3: Đưa các trường từ các bảng vào tham gia truy vần bằng cách kéo các trường và thả vào hàng Field trong vùng lưới QBE.
Trong hang Sort: Sắp xếp dữ liệu ( nếu có)
Trong hàng Criteria đặt tiêu chuẩn ( nếu có) Lưu truy vấn
Hình 3 2 Khai báo thông tin cho Query
Chú ý: Mỗi truy vấn có :
+ Tối đa 32 bảng tham gia Tối đa 255 trường
+ Kích thước tối đa cảu bảng dữ liệu ( do truy vấn tạo ra) là 1 gigabyte Số trường dung làm khóa sắp xếp tối đa là 10
+ Số truy vấn lồng nhau tối đa là 50 cấp.
+ Số ký tự tối đô trong ô của vùng lưới là 1024.
+ Số ký tự tối đa trong dòng lệnh SQL là 64000 Số ký tự tối đa trong tham số là 255
3.2.3.2 Các thao tác với truy vấn
Các trường trong truy vấn sẽ hiển thị theo thứ tự xuất hiện trong vùng lưới QBE a) Thay đổi thứ tự của trường: đưa con trỏ vào thanh chọn sao cho con trỏ biến thành hình mũi tên trỏ xuống, nhấp để chọn trường và kéo để thay đổi vị trí b) Xóa trường: đưa con trỏ vào thanh chọn sao cho con trỏ biến thành hình mũi tên trỏ xuống, nhấp để chọn trường.
Nhấn phím delete (Nếu muốn xoá tất cả các trường trong vùng lưới QBE: chọn Home/Delete) c Làm việc với vùng lưới QBE
Để biết trường hiện tại trong vùng lưới QBE thuộc bảng nào, người dùng nên ở chế độ Design View và nhấp vào View để xem nguồn dữ liệu của trường, từ đó xem kết quả truy vấn.
Tại cửa sổ thiết kế truy vấn thực hiện chọn Menu Design/View hoặc chọn Menu Design /Run e Đổi tiêu đề cột trong truyvấn Đổi tên tiêu đề cột trong truy vấn mục đích là làm cho bảng kết xuất dễ đọc hơn (Trừ khi đã quy định thuộc tính Caption)
Muốn đổi tiêu đề cột thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở truy vấn ở chế độ Design View Sau đó chọn vào bên trái ký tự đầu tiên của tên trường trong vùng lưới QBE
Bước 2: Gõ vào tên mới, theo sau là dấu 2 chấm(:)
Hình 3 3 Ví dụ đổi tiêu đề cột trong truy vấn f Định thứ tự sắp xếp
Có thể sử dụng nhanh trong chế độ datasheet View
Có thể tạo sắp xếp trong khi thiết kế truy vấn bằng cách chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giám dần) trong hàng Sort của vùng lưới QBE
* Chú ý: Nếu có nhiều trường định vị sắp xếp thì theo thứ tự ưu tiên từ trái sang phải g Che dấu hay thể hiện các trường trong Dynaset
Tại hàng Show ứng với trường cần che dấu chúng ta không chọn mặt dù nó vẫn tồn tại, vẫn tham gia truy vấn
Theo mặc định, các trường trong truy vấn kế thừa đầy đủ các thuộc tính của trường trong bảng làm nguồn dữ liệu Nếu không được quy định lại trong truy vấn, các trường trong Dynaset hoặc snapshot sẽ kế thừa các thuộc tính từ bảng làm nguồn dữ liệu Khi thiết kế của bảng nguồn dữ liệu thay đổi và thuộc tính của các trường được cập nhật, các thuộc tính tương ứng trong truy vấn cũng sẽ được cập nhật Tuy nhiên, nếu bạn quy định lại thuộc tính cho các trường trong truy vấn, thì các thuộc tính của các trường trong bảng nguồn dữ liệu sẽ không bị ảnh hưởng bởi truy vấn.
Hình 3 4 Che dấu hay thể hiện các trường trong Dynaset h Các phép toán hỗ trợ khi thiết kế Query
- Bảng các phép toán số học
- Phép trừ mod Phép chia dƣ
- Bảng các phép toán chuỗi
- Bảng các phép toán so sánh
= So sánh lớn hơn hoặc bằng
- Bảng các phép toán logic
Phép toán phủ định: Not
like
So sánh giá trị của Field với Nếu giống thì trả về giá trị True, ngƣợc lại trả về False
Để so sánh chuỗi hiệu quả, có thể dùng các ký tự đại diện sau: ký tự * đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ (kể cả chuỗi rỗng); ký tự ? đại diện cho đúng một ký tự bất kỳ.
Ký tự #: đại diện cho một ký số
Ví dụ: Tenkh like “Cong ty TNHH *”→Tìm các khách hàng có tên bắt đầu là “Cong ty TNHH”.
Ví dụ: Holot like “Nguyen *” → Tìm các nhân viên có họ “Nguyen”.
between and
Tìm giá trị Field nằm trong một phạm vi Nếu tìm thấy sẽ cho giá trị True, ngƣợc lại trả về False
Ví dụ: Ngaylaphd between #01/01/02# and #31/12/02# → Tìm các hóa đơn lập trong năm 2002
in(;; …)
Tìm các giá trị của Field phù hợp với một trong các trong ngoặc Nếu tìm thấy thì trả về True, ngƣợc lại trả về False
Ví dụ: Thanhpho in(“Bien Hoa”;”Ha Noi”;”TpHCM”) →Tìm các khách hàng ở các thành phố: Bien Hoa, Ha Noi, TpHCM
Ví dụ: Month(Ngaylaphd) in(9;10) → Tìm các hóa đơn lập trong tháng 9 hoặc 10.
- Phép toán “Is Null” “Is not Null “
is Null Is not Null
Kiểm tra giá trị của Field có rỗng hay không
Ví dụ: Dienthoaikh Is Null → Tìm các khách hàng chƣa có điện thoại.
Ví dụ: Dienthoaikh Is not Null → Tìm các khách hàng đã có điện thoại
Ví dụ: Ngaynhan Is Null→ Tìm các hóa đơn chƣa giao hàng
- Một số hàm thường dung trong Query
1 IIf(;;) Kiểm tra điều kiện
IIf(ngaylaphd between #1/1/04# and #30/6/04#;”6 tháng đầu”;”6 tháng cuối”)
2 Month() Trả về giá trị tháng
3 Year() Trả về giá trị năm
4 Day() Trả về giá trị ngày
5 Datepart(“mã ngày tháng năm”;) Trả về khoảng phần của ngày
Datepart(“m”;ngaylaphd) → Trả về các giá trị tháng trong ngày lập đơn (1 – 12)
Datepart(“q”;ngaylaphd) → Trả về các giá trị quý trong ngày lập đơn (1 –
Datepart(“yyyy”;ngaylaphd) → Trả về các giá trị năm trong ngày lập đơn
6 Val() Trả về giá trị số
7 Round(;