HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Spreadsheets Using Excel 2007

HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Spreadsheets Using Excel 2007

Giáo trình tin học phổ thông

ICDL Spreadsheets Using Excel 2007

Học phần 4

Mục lục

1.1M VÀ ĐÓNG EXCEL Ở 8

1 1 1 K H I Ở ĐỘ N G EX C E L 8

1 1 2ĐÓ N G EX C E L 9

1.2T O M T B NG TÍNH C B N Ạ Ộ Ả Ơ Ả 11

1.2 1 V Ậ N H À N H T R O N G EX C E L 1 1 D u nh cấ ắ 12

Nút Office và thanh công cụ 12

B ng Ribbonả 12

Thanh công th c – Formula barứ 14

Menu t t ắ 15

Thanh công c Mini ụ 15

1.2.2 N H P Ậ DỮ LI U Ệ V À O Ô B N G Ả TÍ N H 1 5 1.2.3 C H C Ứ N N G Ă D Ò L I Ỗ – TR A C E E R R O R 1 6 1.2.4 ZO O M 1 7 1.3L U VÀ ĐÓNG B NG TÍNH Ư Ả 20

H p tho i Save Asộ ạ 20

1.3 1 LƯ U C Á C T H A Y ĐỔ I 2 1 1.3.2ĐÓ N G M T Ộ B N G Ả TÍ N H 2 1 1.5BIÊN T P N I DUNG Ô B NG TÍNH Ậ Ộ Ả 24

1.5 1 ĐỊ NH H ƯỚ N G T R O N G M T Ộ B N G Ả TÍ N H 24

S d ng thanh cu n Scroll Bar:ử ụ ộ 24

S d ng các phím mũi tên trên bàn phím:ử ụ 24

S d ng tính năng Go To:ử ụ 25

1.5.2 TH A Y T H Ế, T H Ê M V À X O Á N I Ộ D U N G Ô B N G Ả TÍ N H 26

1.5.3 KH Ô I P H C Ụ 27

H Y KHÔI PH C (REDO)Ủ Ụ 28

1.6CÁC CÔNG TH C TÍNH Đ N GI N Ứ Ơ Ả 31

1.6 1 N H P Ậ V À T H A Y ĐỔ I C Á C C Ô N G T H C Ứ 3 1 1.6.2 C Á C H À M 32

1.6.3 KI M Ể T R A C Ô N G T H C Ứ 33

Ki m tra công th c:ể ứ 34

1.7TR GIÚP Ợ 36

1.7 1 S Ử D N G Ụ T R Ợ GI Ú P 36

2.1QU N LÝ CÁC T P B NG TÍNH Ả Ệ Ả 43

2 1 1 M Ở M T Ộ T P Ệ B N G Ả TÍ N H C Ó S N Ẵ 43

H p tho i Open ộ ạ 43

2 1.2 LƯ U FI L E EX C E L V I Ớ M T Ộ T Ê N M I Ớ 45

2 1.3 TẠ O M T Ộ T P Ệ B N G Ả TÍ N H M I Ớ 45

2 1.4 LÀ M VI C Ệ V I Ớ N H I U Ề B N G Ả TÍ N H 48

2.2QU N LÝ CÁC B NG TÍNH Ả Ả 51

2.2 1 Q U N Ả LÝ C Á C B N G Ả TÍ N H 5 1 2.2.2ĐỔ I T Ê N, X O Á V À C H È N T H Ê M M T Ộ B N G Ả TÍ N H 5 1 Đ I TÊN M T B NG TÍNHỔ Ộ Ả 51

2.2.3 DI C H U Y N Ể V À S A O C H É P B N G Ả TÍ N H 55

2.3DI CHUY N VÀ SAO CHÉP Ể 59

2.3 1 C H N Ọ Ô 59

2.3.2 DI C H U Y N Ể V À S A O C H É P SỬ D N G Ụ CLI P B O A R D 6 1 M B NG CLIPBOARDỞ Ả 61

DI CHUY N HO C SAO CHÉP D LI U T CLIPBOARDỂ Ặ Ữ Ệ Ừ 62

CÁC THI T L P TUỲ CH N Đ PASTE D LI UẾ Ậ Ọ Ể Ữ Ệ 62

2.3.3ĐỊ NH H ƯỚ N G T R O N G M T Ộ B N G Ả TÍ N H 64

2.3.4 AU T O-FILL 65

SAO CHÉP D LI U S D NG AUTO-FILLỮ Ệ Ử Ụ 65

CHÈN CHU I D LI U S D NG AUTO-FILLỖ Ữ Ệ Ử Ụ 65

SAO CHÉP M T CÔNG TH C S D NG AUTO-FILLỘ Ứ Ử Ụ 66

2.3.5 XO Á V À C H È N T H Ê M C Á C Ô, H À N G V À C T Ộ 66

3.1Đ NH D NG B NG TÍNH Ị Ạ Ả 75

3 1 1 ĐI U Ề C H N H Ỉ C H I U Ề C A O H À N G V À ĐỘ R N G Ộ C T Ộ 75

3 1.2 C Á C ĐỊ NH D N G Ạ SỐ 77

3 1.3 C Ă N C H N H Ỉ DỮ LI U Ệ T R O N G Ô 79

3 1.4 PH Ô N G C H Ữ (FO N T) 80

3 1.5 C Á C ĐƯỜ N G VI N Ề 8 1 3 1.6 TR A N G T R Í N N Ề 82

3 1.7 C Ô N G CỤ B Ú T ĐỊ N H D N G Ạ 83

3 1.8 C Á C KI U Ể M U Ẫ C H O Ô B N G Ả TÍ N H 84

3.2ĐI U CH NH M R NG Ề Ỉ Ở Ộ 87

3.2 1 T ÌM KI M Ế V À T H A Y T H Ế 87

3.2.2 CH C Ứ N N G Ă KI M Ể T R A C H Í N H TẢ 89

3.2.3 CÁ C C H C Ứ N N G Ă KI M Ể C H N G Ứ K H Á C 90

3.3IN 93

3.3 1 D U Y T Ệ T R ƯỚ C T R A N G IN 93

PRINT PREVIEW 93

PAGE LAYOUT 94

3.3.2 SỰ P H Â N T R A N G 94

PAGE BREAK PREVIEW 94

NG T TRANGẮ 95

3.3.3 THI T Ế L P Ậ T R A N G IN 95

3.3.4IN B N G Ả TÍ N H 1 0 1 4.1M R NG S D NG CÁC CÔNG TH C Ở Ộ Ử Ụ Ứ 107

4 1 1 T H A M C H I U Ế T U Y T Ệ ĐỐ I V À T H A M C H I U Ế T ƯƠ N G ĐỐ I 1 0 7

4 1.2 C H U Y N Ể SỐ V À K T Ế Q U Ả 1 0 8

4 1.3 N H P Ậ DỮ LI U Ệ T R Ê N V À I B N G Ả TÍ N H C Ù N G L Ú C 1 0 8

4 1.4 TẠ O C Ô N G T H C Ứ V I Ớ DỮ LI U Ệ TỪ V À I B N G Ả TÍ N H 1 0 9

THAM CHI U ÔẾ 109

CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả 109

4.2B NG TRONG EXCEL Ả 113

4.2 1 T Ạ O B N G Ả T R O N G EX C E L 1 1 3 4.2.2ĐỊ NH D N G Ạ B N G Ả 1 1 4 4.2.3 LÀ M VI C Ệ V I Ớ B N G Ả 1 1 6 Ch n các ph n trong m t b ngọ ầ ộ ả 116

Thêm hàng và c t ộ 117

Xoá hàng và c t ộ 117

Di chuy n b ngể ả 117

Các tuỳ ch n b ng trong Excelọ ả 118

Làm vi c v i dòng tính k t qu Total Rowệ ớ ế ả 118

B đi các hàng gi ng nhau trên m t b ngỏ ố ộ ả 119

4.2.4 SẮ P X P Ế DỮ LI U Ệ T R Ê N M T Ộ B N G Ả (SO R T I N G) 1 1 9 4.2.5 CH N Ọ L C Ọ DỮ LI U Ệ T R Ê N M T Ộ B N G Ả (LIS T I N G) 1 2 2 4.2.6 CH U Y N Ể B N G Ả T H À N H K H I Ố DỮ LI U Ệ 1 2 3 5.1CÁC HÀM 128

5 1 1 C H È N C Á C H À M 1 2 8 H p tho i Insert Functionộ ạ 129

H p tho i Function Argumentsộ ạ 129

5 1.2 SỬ D N G Ụ C Á C H À M 1 3 2 Tìm ki m m t hàm trong h p tho i Insert Functionế ộ ộ ạ 132

5 1.3 C Á C H À M B T Ấ BI N Ế 1 3 3 Tính trung bình (AVERAGE) 133

Tính giá tr l n nh t (MAX) và nh nh t (MIN)ị ớ ấ ỏ ấ 133

Tính t ng giá tr (COUNT)ổ ị 134

5 1.4 C Á C H À M LO G I C 1 3 5 HÀM LOGIC IF 135

5 1.5ĐI U Ề C H N H Ỉ H À M 1 3 6 5 1.6 C Á C H À M LÀ M T Ộ P H N Ầ C A Ủ C Ô N G T H C Ứ 1 3 7 5 1.7 TH Ô N G B Á O L I Ỗ 1 3 7 THAM CHI U ÔẾ 138

CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả 138

5.2HÌNH NH, WORDART VÀ SHAPES Ả 142

5.2 1 C H È N HÌ N H Ả N H 1 4 2 5.2.2 CLI P AR T 1 4 2 B ng tác v Clip Artả ụ 143

5.2.3 CH È N Ả N H TỪ T P Ệ 1 4 4 5.2.4 CĂ N C H N H Ỉ M T Ộ HÌ N H 1 4 6 5.2.5 W O R DAR T (CHỮ T R A N G T R Í) 1 4 7 5.2.6 SH A P E S (HÌN H H A Ọ ) 1 5 1 5.2.7 BI U Ể T ƯỢ N G V À K Ý TỰ ĐẶ C BI T Ệ 1 5 4 5.2.8 CH È N C Á C ĐỐ I T ƯỢ N G C H Ữ 1 5 5 6.1BI U Đ Ể Ồ 160

6 1 1 T Ạ O BI U Ể ĐỒ 1 6 1

6 1.2ĐI U Ề C H N H Ỉ BI U Ể ĐỒ 1 6 2

Thêm m t dãy d li u m i vào bi u độ ữ ệ ớ ể ồ 163

T o tiêu đ /tên cho m t đ thạ ề ộ ồ ị 164

Thay đ i tr c c a m t dãy d li uổ ụ ủ ộ ữ ệ 165

Thay đ i d ng d li u trên m t bi u đ ho c các dãy d li u có s nổ ạ ữ ệ ộ ể ồ ặ ữ ệ ẵ 165

Hi n th m t b ng d li u trong m t bi u để ị ộ ả ữ ệ ộ ể ồ 166

Hi n th các nhãn/tên d li u (Data Labels) trên bi u để ị ữ ệ ể ồ 167

Đ nh d ng cho m t thành ph n c a bi u đị ạ ộ ầ ủ ể ồ 168

T o và thay đ i các chú thích (Legend) c a bi u đạ ổ ủ ể ồ 168

6 1.3 D I C H U Y N Ể V À T H A Y ĐỔ I KÍ C H CỠ BI U Ể ĐỒ 1 6 9 6 1.4 SA O C H É P M T Ộ BI U Ể ĐỒ 1 7 0 6 1.5 XÓ A M T Ộ BI U Ể ĐỒ 1 7 0 6 1.6 IN M T Ộ BI U Ể ĐỒ 1 7 0 6.2CHUY N Đ I CÁC T P B NG TÍNH Ể Ổ Ệ Ả 175

Các lo i và phiên b n chạ ả ương trình 175

6.2 1 LƯ U B N G Ằ ĐỊ NH D N G Ạ FI L E K H Á C 1 7 6 6.2.2 CÁ C T H I T Ế L P Ậ M C Ặ ĐỊ N H T R O N G EX C E L 1 7 8 Đi u ch nh v trí và tên t p m c đ nhề ỉ ị ệ ặ ị 179

6.2.3 LƯ U D ƯỚ I D N G Ạ T R A N G WE B 1 8 0 Trước khi t p b ng tính/ b ng tính đệ ả ả ượ ưc l u nh m t trang webư ộ 180

6.2.4 G Ử I Q U A T H Ư Đ Ệ I N TỬ 1 8 2

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN EXCEL

Microsoft Excel 2007 là một chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2007 Chương trình này cho thấy khả năng vượt trội của nó trong việc tính toán, lưu trữ và quản lý tệp bảng tính, bảng tính một cách hiệu quả và nhanh chóng

Mục đích của tài liệu này là giúp bạn tìm hiểu và sử dụng hiệu quả các công cụ và chức năng trong Excel nhằm giúp bạn đọc nắm vững được hầu hết các khía cạnh của chương trình này Không dừng lại ở đó, bạn đọc cũng sẽ học được thêm các chức năng chuyên sâu như các công thức và danh sách

Tài liệu này dành cho người mới bắt đầu học Excel và vì vậy bạn đọc sẽ được hướng dẫn từng bước một qua từng phần sau:

• Cách sử dụng chương trình và định hướng trong bảng tính

• Quản lý bảng tính của bạn

• Biên tập nội dung ô bảng tính

• Di chuyển và sao chép dữ liệu

• Tạo các công thức cơ bản và nâng cao

BÀI 1: TẠO BẢNG TÍNH ĐẦU TIÊN

Trong bài học này, bạn sẽ tạo bảng tính đầu tiên, nhập thông tin cơ bản và lưu nó Đồng thời, bạn

sẽ tìm hiểu các bảng tab khác nhau trong bảng Ribbon, thanh trạng thái và thanh công thức Ngoài

ra, bạn sẽ được học cách chỉnh sửa các dữ liệu đã nhập và tạo các công thức đơn giản

Trong bài học này, bạn sẽ học được cách:

• Mở và đóng EXCEL

• Tạo một bảng tính cơ bản

• Lưu và đóng bảng tính

• Biên tập nội dung của bảng tính

• Các công thức tính đơn giản

• Trợ giúp

1.1 Mở và đóng Excel

Microsoft Excel là một chương trình tính toán linh hoạt hơn các chương trình tính toán thông thường Chương trình tính toán này có thể được sử dụng để định dạng số, thực hiện các phép tính

và minh họa sự kết hợp giữa các số bằng cách sử dụng các biểu đồ

Microsoft Excel 2007 có thể được thực hiện và sử dụng một cách độc lập, nhưng nó cũng được cài vào máy tính như một phần của chương trình Microsoft Office 2007

2. Lựa chọn All programs.

3. Lựa chọn Microsoft Office.

4. Nhấn vào Microsoft Office Excel 2007.

Lúc này, Excel sẽ được mở ra

1.1.2 Đóng Excel

Khi hoàn thành công việc trong Excel, bạn sẽ phải đóng chương trình Ưu điểm ở đây là bạn không cần đóng bảng tính mà bạn đã làm việc trước khi bạn đóng Excel vì Excel luôn tự động đóng tất cả các bảng tính trước khi thoát khỏi chương trình

 Cách đóng Excel:

1. Nhấn vào nút Office

Nếu lúc này Excel đang chứa các bảng tính có các thay đổi nhưng chưa được lưu, một bảng thông báo sẽ hiển thị.

3. Nhấn vào Yes khi bảng thông báo hiển thị, sau đó chọn tên và vị trí lưu bảng tính

Lúc này, Excel sẽ được đóng lại.

Gợi ý: Nếu chỉ có bảng tính đang làm việc, bạn có thể đóng Excel bằng cách nhấn vào nút Close ở góc trên cùng bên

phải cửa sổ chương trình hoặc nhấn vào nút Close ở dưới cùng trong danh sách trượt của nút Office để thoát khỏi Excel.

• Nhấp vào nút Exit Excel

1.2 Tạo một bảng tính cơ bản

Khi lần đầu bạn khởi động Excel, một bảng tính mới sẽ xuất hiện:

Một bảng tính là một lưới các ô để bạn gõ nhập dữ liệu và các công thức Lưới này là phần quan trọng nhất vì đây là nơi b ạn thực hiện hầu hết các công việc ví dụ như nh ập dữ liệu, viết các công thức và xem lại kết quả

Lưới chia bảng tính thành các hàng và các cột Phần giao giữa hàng và cột được gọi là ô (bảng tính) Ô cũng chính là đơn vị nhỏ nhất trong bảng tính của bạn Mỗi ô đều có tên của riêng nó, dựa trên số hàng và số cột Ví dụ ô B3 là ô nằm ở cột B (cột thứ hai) và hàng 3 (hàng thứ ba)

Excel có thể chứa đến 32,000 ký tự trong ô

Một bảng tính cũng có thể chứa hơn 16.000 cột và 1 triệu hàng Vì vậy bạn sẽ không cần lo lắng về khoảng trống cho giữ liệu của bạn

Khi bạn khởi động Excel, một tệp bảng tính mới sẽ được mở ra Nếu bạn đã mở Excel và bạn muốn

tạo một tệp bảng tính khác, đơn gi ản chỉ cần chọn nút Office > New Lập tức một hộp thoại có tên

New Workbook sẽ xuất hiện như hình dưới.

ro w

column

Ghi chú: Một tệp bảng tính là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng tính Sự khác biệt này không hoàn toàn quan trọng ở

đây vì hiện giờ bạn chỉ sử dụng một bảng tính cho mỗi tệp bảng tính mà bạn tạo.

Dấu nhắc

Trong bảng tính, dấu nhắc văn bản sẽ hiển thị như một đường kẻ dọc nhấp

nháy khi một ô được kích hoạt Kể cả khi dấu nhắc đang nhấp nháy trong ô

hiện hành hay trên thanh công thức, thì dữ liệu đã chèn sẽ vẫn được đặt trong ô đang đang kích hoạt

Trái với dấu nhắc văn bản, trỏ chuột có thể được đặt bất kỳ vị trí nào trên màn

hình, và khi bạn không sử dụng đến chuột thì vị trí của nó cũng không còn ý nghĩa gì hết

Trỏ chuột được sử dụng để tương tác với các thành phần trên màn hình, vì vậy nó có thể được sử dụng để chọn các chức năng và đánh dấu dữ liệu

Nút Office và thanh công cụ

Nút Office được hiển thị ở góc trái phía trên màn hình Khi bạn nhấn vào

nó, danh sách mục Office sẽ được mở Ngoài ra, nó còn được sử dụng

để tạo, mở, lưu và in các tệp bảng tính Phía bên phải của nút Office là

thanh công cụ Quick Access Thông qua thanh công cụ này, bạn có thể

lưu nhanh một văn bản và khôi phục lại những thay đổi không mong muốn

Gợi ý: Bạn có thể chèn thêm các nút vào thanh công cụ Quick Access bằng nút Customize Quick Access Toolbar được hiển thị phía bên phải của thanh công cụ.

Bảng Ribbon

Bảng Ribbon được hiển thị ngay dưới thanh tiêu đề

Bảng Ribbon bao gồm nhiều tab khác nhau, mỗi bảng lại chia thành nhiều nhóm Mỗi nhóm chứa một số các lệnh và tên nhóm được thống kê dưới mỗi nhóm Nếu một nhóm gồm nhiều tùy chọn

hơn những gì hiển thị trực tiếp trên bảng, nút Dialogue Box Launcher sẽ được hiển thị phía bên phải của tên nhóm Nhấn vào nút đồng thời mở bảng tác vụ hay một hộp thoại, nó sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn

Tất cả các tab trong bảng Ribbon đều có chiều cao như nhau Nội dung của các tab có thể được hiển thị với chiều rộng nhất, phụ thuộc vào chế độ phân giải và kích cỡ của màn hình được chọn Nếu không đủ chỗ trống để hiển thị nội dung của tab trong chiều rộng nhất, một nút sẽ xuất hiện để giải quyết cho trường hợp này Khi nhấn vào một nút kiểu như thế này, nội dung của một nhóm sẽ được hiển thị với chiều rộng nhất

Nút Office

Các Tab

Nhóm chức năng Tên nhóm Nút mở hộp thoại Nút mở rộng nhóm

Dưới đây là cái nhìn tổng thể về từng nội dung của các tab hiển thị trong bảng Ribbon:

Home: Chứa một số nút thường được sử dụng nhiều nhất như các nút để cắt và dán thông tin, định dạng dữ

liệu và tìm các mẫu thông tin quan trọng bằng các công cụ tìm kiếm.

Insert: Cho bạn chèn thêm những thành phần đặc biệt như các bảng (table),

hình đồ họa, biểu đồ và siêu liên kết (hyperlink).

Page Layout: Bạn có thể căn lề, chỉnh hướng trang và những xác lập trang khác tại

đây Và bảng tính của bạn đã được điều chỉnh sẵn sàng để in ra.

Formulas: Là các hướng dẫn toán học giúp cho bạn thực hiện các phép tính Tab

này giúp bạn xây dựng các công thức thông minh và giải quyết các lỗi.

Data: Cho phép bạn lấy thông tin từ những dữ liệu bên ngoài để bạn có thể

phân tích chúng trong Excel Nó cũng chứa công cụ cho việc giải quyết các số lượng lớn thông tin chẳng hạn như phân loại, lọc và phân nhóm.

Review: Bao gồm những công cụ kiểm chứng Office quen thuộc (như chức

năng kiểm tra chính tả) Nó cũng gồm các nút có thể giúp bạn thêm những lời bình vào bảng tính và quản lý các phiên bản.

View: Cho phép bạn bật và tắt các tùy chọn hiển thị khác nhau.Nó cũng cho

bạn áp dụng một vài thủ thuật thú vị nếu bạn muốn xem một số tệp bảng tính Excel riêng biệt cùng một lúc

Thanh công thức – Formula bar

Thanh công thức nằm ngay bên dưới bảng Ribbon và trên lưới bảng tính Nó hiển thị thông tin về ô hiện hành Ví dụ như hình bên dưới nó cho thấy ô hiện hành là B3 và nó chứa số 169:

Bạn có thể sử dụng thanh công thức để nhập và biên tập dữ liệu thay vì biên tập trực tiếp trong bảng tính Điều này thật sự hữu dụng khi một ô chứa một công thức hoặc một lượng lớn thông tin vì thanh công thức cho bạn nhiều chỗ làm việc hơn một ô tính điển hình

Với việc biên tập trong thanh công thức, bạn có thể nhấn Enter để xác nhận các thay đổi hoặc nhấn Esc để hủy bỏ chúng Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng chuột Khi bạn bắt đầu gõ nhập vào thanh

công thức, một dấu kiểm và một biểu tượng “X” xuất hiện ngay phía bên trái ô nơi bạn đang gõ nhập Nhấp vào dấu kiểm để xác nhận việc nhập hoặc “X” để phục hồi nó trở lại.

Thanh công thức thường là một dòng đơn Nếu bạn nhập một nội dung dài, bạn cần cuộn từ bên này sang bên kia Tuy nhiên bạn có thể định lại kích cỡ của thanh công thức bằng cách nhấp mép đáy thanh và kéo xuống Khi bạn có được kích cỡ mong muốn, bạn có thể sử dụng nút mở rộng/thu

gọn (Expand/Collapse) phía bên phải của thanh công thức để nhanh chóng mở rộng nó đến kích cỡ

mà bạn muốn hoặc thu nhỏ nó lại đến chế độ xem dòng đơn

Gợi ý: Bạn có thể làm ẩn/hiện thanh công thức bằng cách chọn View> Show/Hide>Formular Bar.

Menu tắt

Bên cạnh các menu thông thường, Excel (và cả các chương trình khác của Microsoft Office) cũng chứa các menu tắt Một menu tắt chứa các lệnh liên quan đến tình huống hiện thời và sẽ được hiển thị tại vị trí đặt dấu nhắc chuột Nếu bạn muốn sử dụng một menu tắt, bạn cần chỉ đến đối tượng bạn muốn và sau đó nhấn chuột phải

Thanh công cụ Mini

Excel chứa một thanh công cụ Mini giúp bạn xử lý

các định dạng chữ

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện theo kiểu

mờ dần khi bạn chọn chữ bằng chuột Thanh công cụ Mini được tìm thấy gần với phần chữ được chọn Nếu bạn xóa trỏ chuột khỏi phần chọn, thanh công cụ Mini sẽ biến mất và nếu bạn chỉ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện rõ màu

Thanh công cụ Mini sẽ tự động xuất hiện cùng với menu tắt khi nhấn chuột phải vào chữ

Gợi ý: Nếu việc tự động hiển thị của thanh công cụ Mini làm phiền bạn, bạn có thể bỏ kích hoạt nó Nhấn vào nút Office,

sau đó nhấn vào Excel Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái Bỏ chọn ở mục

Show Mini Toolbar on selection Cuối cùng nhấn vào OK.

1.2.2 Nhập dữ liệu vào ô bảng tính

Bạn chỉ được nhâp một thông tin cho mỗi ô, ví dụ một tiêu đề cột hoặc một số Mặt

khác, Excel có thể sử dụng cả số liệu trong bảng tính cũng như khung của các biểu

đồ Khi nhập thông tin, thông tin sẽ được chèn vào ô đang được kích hoạt, nghĩa là ô

Gợi ý: Nếu bạn nhấn và giữ phím Shift trong khi nhấn phím Enter hoặc Tab, vị trí được đánh dấu sẽ di chuyển lên trên và

sang trái, cách này ngược với cách thông thường.

Chú ý: Nếu việc sử dụng các phím mũi tên hoặc các phím tắt để di chuyển màn hình thay cho việc đánh dấu ô là do khóa cuộn (Scroll Lock) đã được kích hoạt Nhấn Scroll Lock để vô hiệu hóa chức năng này (các phím thường được đặt trên đỉnh

của vùng phím số).

 Cách kích hoạt các ô bên trong một vùng chọn trước

1 Kéo điểm đánh dấu đến vị trí bạn cần.

2. Nhấn phím Enter hoặc Tab để di chuyển ô được đánh dấu vào vị trí.

3 Nhấn bên ngoài vùng được đánh dấu để dừng việc đánh dấu và các hiệu ứng của nó.

và trong thanh công thức.

4 Hoàn thành ô bảng tính bằng cách di chuyển chọn sang ô khác hoặc nhấn vào biểu tượng dấu tích

màu xanh trên thanh công thức

Chú ý: Nếu bạn nhập thông tin mới vào một ô bảng tính, thông tin này sẽ thay thế cho thông tin cũ.

Gợi ý: Cách dễ nhất để nhập các số vào ô là sử dụng bàn phím số bên góc phải của bàn phím Nếu phím số không sử dụng

được bạn nhấn phím Num Lock bên góc trái của bàn phím số.

1.2.3 Chức năng dò lỗi – Trace error

Khi bạn nhập dữ liệu vào một ô bảng tính, bạn đôi khi sẽ nhận thấy Excel hiển thị

một tam giác màu xanh lá cây ở phía trên góc trái Tam giác màu xanh cho biết

trong ô bạn nhập dữ liệu có chứa lỗi

Khi một ô bảng tính có tam giác màu xanh được kích hoạt, nút phát hiện lỗi sẽ hiển thị gần kề ô

 Cách sửa hay bỏ qua một lỗi sử dụng nút Trace -

error

1 Kích hoạt ô bảng tính có tam giác màu xanh lá cây.

2. Trỏ chuột vào Trace Error nếu bạn muốn một dẫn giải về lỗi hiện

hành mà Excel tin chắc ô đó chứa.

Khi ô bảng tính được hoàn thành, hai nút trên thanh công thức sẽ biến mất.

3 Nhấn chuột vào mũi tên trên nút phát hiện lỗi và chọn chức năng liên quan (nếu không có lỗi thì đơn

giản chọn Ignore Error).

hoặc

3. Nếu bạn không nghĩ lỗi đó là một loại lỗi, bạn có thể làm Excel dừng việc đánh dấu loại lỗi

này Lựa chọn Error Checking Options trong menu Hộp thoại Excel Options xuất hiện Bạn bỏ chọn các quy tắc lỗi có liên quan, nhấn OK để đóng hộp thoại.

Lúc này, nút Trace Error và tam giác màu xanh sẽ không hiển thị

Gợi ý: Bạn có thể chọn nhiều ô có chứa các loại lỗi giống nhau và sau đó sử dụng nút Trace Error để xử lý các lỗi trong tất

cả các ô được chọn cùng một lúc.

Khi một bảng tính được hiển thị, kích thước hiển thị thông thường là 100 % Điều này có nghĩa là bạn không cần phóng to hoặc thu nhỏ nữa Đây là điểm thuận lợi ban đầu, nhưng khi làm việc với Excel, bạn có thể thấy được ưu iđ ểm từ chức năng phóng to và thu nhỏ

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiển thị trong các ô đơn lẻ, bạn có thể mở rộng bằng chức năng phóng to Nếu bạn cần bao quát thêm nhiều ô trên màn hình bạn có thể thu hẹp bằng chức năng thu nhỏ

Ghi chú: Excel cho phép bạn phóng to đến 400% và thu nhỏ đến 10%.

 Cách phóng to và thu nhỏ trong bảng tính:

1. Di chuột tới tab View.

2. Chọn nút Zoom trong nhóm Zoom

Hộp thoại Zoom xuất hiện.

3 Chọn tỷ lệ phần trăm mặc định có sẵn.

Hoặc

3. Nhập tỷ lệ phần trăm theo mong muốn trong ô Custom.

4. Nhấp nút OK.

Gợi ý: Bạn có thể sử dụng thanh trượt Zoom ở dưới thanh trạng thái để thu phóng bảng tính Cách này sẽ nhanh hơn là bạn

phải thông qua hộp thoại Zoom

Bạn cũng có thể phóng đại một dãy ô Khi dữ liệu của bạn mở rộng ra ngoài các cạnh của màn hình thì tùy chọn này cho phép bạn thu nhỏ một phần để vừa với mà hình Trái lại, nếu bạn muốn thu nhỏ

để xem toàn cảnh tất cả dữ liệu và bạn muốn tập trung vào một phần cụ thể, Excel sẽ cho phép bạn

mở rộng phần đó để vừa với màn hình

 Cách phóng to một nhóm các ô trong bảng tính:

1 Chọn nhóm các ô theo mong muốn.

2. Di chuột tới tab View.

3. Chọn nút Zoom to Selection trong nhóm Zoom.

Hoặc

3. Chọn Zoom trong nhóm Zoom Tiếp theo, chọn Fit selection trong hộp thoại Zoom vừa hiển thị.

Gợi ý: Nếu bạn sử dụng chuột với bánh xe cuộn thì bạn có thể phóng to thu nhỏ bằng cách nhấn giữ phím CTRL và cuộn

bánh xe lên hoặc xuống.

BÀI TẬP: TẠO BẢNG TÍNH CƠ BẢN ĐẦU TIÊN

Trong bài tập này, bạn sẽ học cách

tạo một bảng tính đơn giản qua các

thao tác cơ bản như nhập dữ liệu và

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

hình trên.

• Nhấp chuột vào ô A2, nhập chữ “Wages” rồi

nhấn Enter.

• Nhấp các chữ còn lại: “Interest”; “Miscellaneous”;

“Income totals of month” lần lượt vào các ô A3;

A4; A5.

3 Điều chỉnh lại độ rộng của cột (Các chữ trong ô lớn hơn độ

rộng của ô đó).

• Nhập chuột vào ô cần điều chỉnh.

• Trên tab Home, bấm nút Format

của nhóm Cells

• Chọn AutoFit Column Width.

4 Phóng to bảng tính lên 150%.

• Chuyển sang tab View, bấm nút Zoom .

• Trên hộp thoại Zoom, chọn Custom, gõ 150, rồi bấm OK.

1.3 Lưu và đóng bảng tính

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là bạn cần nhớ lưu lại công việc đã thực hiện của mình Cũng như vậy, trong Excel, bạn cần lưu các bảng tính để khi cần có thể lấy chúng ra Vì công việc bạn đang thực hiện trong Excel sẽ biến mất khi bạn đóng lại mà không lưu chúng Và bảng tính

sẽ tự động đóng khi đóng Excel

Khi một bảng tính đã được lưu lại, bạn có thể đóng nó bằng cách đóng Excel, nhưng bạn cũng có thể chỉ cần đóng bảng tính Điều này sẽ là ưu điểm nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với một bảng tính khác

Chú ý: Bạn cũng không phải lo lắng quá nếu quên lưu quá trình làm việc của bạn, vì Excel luôn nhắc nhở bạn lưu những

thay đổi lại trước khi bảng tính được đóng lại Điều này cũng sẽ được thực hiện khi bạn yêu cầu tắt Windows trong khi Excel vẫn đang hoạt động.

Trước khi lưu một bảng tính mới, bạn cần thông báo với Excel tên của bảng tính và vị trí lưu Tên của bảng tính nên bao hàm nội dung để dễ dàng cho việc tìm kiếm khi cần sử dụng lại

Hộp thoại Save As

Ở đây, bạn có thể biết sẽ lưu văn bản vào

thư mục nào.

Bạn cũng có thể chọn thư mục khác bằng cách chọn trong danh sách trượt.

Danh sách thư mục sẽ được hiện ra.

Nội dung của thư mục sẽ được hiện ra ở

đây Nếu bạn muốn mở bất cứ thư mục nào đang hiển thị bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào thư mục.

Bạn có thể tạo ra một thư mục con trong

thư mục đang mở bằng cách nhấp chuột vào đây Bạn có thể đặt tên ngay trong khi tạo ra thư mục Sẽ rất hợp lý nếu bạn đặt tên phù hợp, như thế sẽ dễ dàng cho bạn tìm thư mục sau này.

Phía bên trái của hộp thoại, bạn có thể thấy một số biểu tượng đặc trưng của Window.

Thư mục My Documents là mặc định, nhưng bạn cũng có thể chọn nhanh những thư mục khác bằng cách nhấp chuột lên

chúng.

Đây là các tùy chọn lưu mở rộng.

Bạn sẽ gõ tên văn bản muốn lưu ở đây

Lưu ý chọn tên phù hợp để dễ dàng tìm lại văn bản.Cuối cùng nhấp chuột nút lưu văn bản Hộp thoại sẽ tự động đóng Nhấp vào nút Save để lưu văn bản của bạn với tên và vị trí bạn đã chọn.

Nếu bạn vẫn chưa muốn lưu ngay bạn nên nhấp chuột vào Cancel

Hộp thoại sẽ được đóng lại và văn bản sẽ không được lưu.

1

2

3

4 5

6 7

8 9

1

2

3

5 4

6 7

8 9

Hộp thoại Save As xuất hiện.

2 Mở thư mục nơi bạn sẽ lưu bảng tính Excel.

3. Nhập tên cho bảng tính vào ô File name.

4. Nhấn vào nút Save.

Và lúc này, bảng tính đã được lưu với tên bạn chọn

Chú ý: Chỉ khi lưu một bảng tính mới thì hộp thoại Save as mới hiển thị lúc bạn nhấn vào nút Save.

Nếu bạn muốn lưu các thay đổi trong một bảng tính mà bạn đã lưu tr ước đó và bạn không muốn giữ lại bản trước này, bạn có thể thực hiện bằng cách lưu b ảng tính với cùng tên trong cùng thư m ục Điều này có nghĩa là bản trước đó đã bị thay thế Ưu iđ ểm ở đây là bạn không phải lưu vài bản của bảng tính có nội dung giống nhau Và theo cách này, bạn sẽ chắc chắn rằng luôn làm việc với bảng tính hiện hành mới nhất

 Cách để lưu các bảng tính có sẵn:

1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Save.

Hoặc

1. Chọn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access.

Và lúc này Excel sẽ lưu bảng tính thay thế cho bản cũ đã được lưu trước đó

Gợi ý: Nhằm an toàn cho dữ liệu của bạn, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo

thời gian quy định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng này, bạn chọn nút Office/ Excel Options/ Save

và sau đó đánh dấu chọn mục

Khi bạn đóng Excel, tất cả các bảng tính đang được mở cũng sẽ tự động đóng lại Tuy nhiên, bạn

có thể đóng một bảng tính mà không cần phải đóng Excel Với tiện ích này bạn sẽ có được thuận lợi khi muốn tiếp tục làm việc trên Excel

 Cách đóng bảng tính mà không cần đóng Excel:

1. Nhấp vào nút Office và sau đó nhấp Close.

Hoặc

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+W hay Ctrl+F4.

Hoặc

1. Nhấp vào nút Close Window ở góc trên bên phải thanh tiêu đề.

Nút này sẽ không có hiệu lực nếu một ô được mở

Bảng tính hiện thời sẽ được đóng lại, trừ khi bảng tính hoặc những thay đổi cuối cùng vừa tạo chưa được lưu Trong trường hợp này, hộp thoại sau sẽ hiển thị:

2. Nhấn Yes để lưu bảng tính trước khi đóng.

hoặc

Nhấn No để đóng bảng tính mà không muốn lưu nó.

Lúc này, bảng tính được đóng tức thời, còn Excel vẫn mở

BÀI TẬP: LƯU VÀ ĐÓNG MỘT BẢNG TÍNH

Trong bài tập này, bạn sẽ học cách tạo

một thư mục mới để lưu một file bảng

tính, sau đó bạn sẽ thêm dữ liệu cho

bảng tính và lưu lại một lần nữa trước

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

2 Lưu file trong thư mục mới với

3 Nhập dữ liệu giống như trên

1.5 Biên tập nội dung ô bảng tính

Khi làm việc với bảng tính, bạn thường cần thêm, viết đè hoặc xóa dữ liệu Để làm điều này, bạn phải biết cách di chuyển dữ liệu xung quanh một trang bảng tính

Trong bài này bạn sẽ học cách định hướng trong một bảng tính, chỉnh sửa nội dung ô bảng tính và hủy các hành động bạn tạo ra

1.5.1 Định hướng trong một bảng tính

Học cách di chuyển và bao quát toàn bộ việc sắp xếp trên màn hình Excel một cách nhanh chóng và

tự tin là một kỹ năng quan trọng Bạn có thể thực hiện bằng cách di chuyển ô đánh dấu, nhưng c ngũ

có th ể thay đổi một phần của bảng tính sẽ được hiển thị trên màn hình mà không cần di chuyển ô đánh dấu Bạn có thể sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để thực hiện việc này

Sử dụng thanh cuộn Scroll Bar:

Nếu bạn muốn thay đổi một phần của bảng tính được hiển thị trên màn hình mà ko dịch chuyển dấu nhắc trong ô tính, bạn nên sử dụng thanh cuộn được mô tả trong minh họa dưới:

Chú ý: Minh họa trên chỉ hiển thị thanh cuộn dọc Chức năng của thanh cuộn ngang cũng tương tự như vậy.

Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím:

Khi di chuyển từ ô này sang ô khác, bạn sẽ thấy một hộp màu đen di chuyển sang ô hiện hành Trong một vài trường hợp, bạn có thể muốn xử lý công việc một cách nhanh chóng hơn Bạn có thể

sử dụng bất kỳ tổ hợp phím tắt nào được đề cập dưới đây:

Tổ hợp phím Thực hiện

(hoặc Tab) Dịch chuyển một ô sang phải

(hoặc Shift+Tab) Dịch chuyển một ô sang trái

Nhấp vào đây để dịch lên một hàng.

Kéo hộp này để dịch chuyển

từ hàng đầu tiên cho đến dòng đáy

N h ấp vào đây để dịch xuốngmột hàng.

(hoặc Enter) Dịch chuyển một ô xuống dưới

Page UpDịch chuyển lên một màn hình Ví dụ nếu lưới của bạn hiển thị 10 ô cùng một lúc, phím này sẽ dịch

chuyển sang một ô trong cùng cột, lên trên 10 hàng (trừ khi bạn

đã ở trên cùng của bảng tính rồi).

Page Down Dịch chuyển xuống một màn hình Ví dụ nếu lưới của bạn hiển thị

10 ô cùng một lúc thì phím này sẽ dịch chuyển một ô trong cùng một cột, nhưng xuống 10 hàng.

Home Dịch chuyển đến ô đầu tiên (cột A) của hàng hiện tại.

Ctrl+Home Dịch chuyến đến ô đầu tiên ở hàng trên cùng, tức là A1.

Ctrl+EndDịch chuyển đến cột cuối cùng của hàng cuối cùng Ô này nằm ở góc phải dưới cùng của dữ liệu.

Excel cũng cho phép bạn di chuyển với khoảng cách lớn bằng cách sử dụng một tổ hợp phím Ctrl+ mũi tên Những tổ hợp phím này di chuyển đến các cạnh của dữ liệu

Các tổ hợp phím Ctrl+mũi tên cũng rất hữu dụng nếu bạn có nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng tính

Ghi chú: Các tổ hợp phím tắt sử dụng dấu “+” phải được nhập cùng nhau Ví dụ “Ctrl+Home” nghĩa là bạn phải nhấn giữ Ctrl

1. Di chuyển đến tab Home.

2. Chọn Find&Select trong nhóm Editing.

3. Chọn Go to trong danh sách trượt.

Hoặc

3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+G.

Hộp thoại Go To xuất hiện.

Nhập địa chỉ ô bạn muốn dịch chuyển đến.

4. Cuối cùng, nhấp OK.

Và bây giờ bạn đã được dịch chuyển đến ô mong muốn

1.5.2 Thay thế, thêm và xoá nội dung ô bảng tính

Trên thực tế, việc thay thế những số/ từ ngữ đơn giản còn dễ dàng hơn việc biên tập lại chúng Trong trường hợp các số/ từ ngữ phức tạp hay các công thức tính toán, thì dĩ nhiên việc biên tập chúng sẽ tốt hơn là làm lại từ đầu

Thay thếKích hoạt ô bảng tính và nhập dữ liệu Dữ liệu sẽ tự động thay

thế dữ liệu cũ khi hoàn thành ô.

Thêm Đặt dấu nhắc đến vị trí dữ liệu cũ nơi dữ liệu mới sẽ được

chèn vào Dữ liệu cũ sẽ tự động tạo khoảng trống cho dữ liệu mới chèn thêm vào.

Xóa Đặt dấu nhắc ngay phía trước dữ liệu bạn muốn xóa, và nhấn <Delete>, hay đặt dấu nhắc ngay sau

dữ liệu bạn muốn xóa, và nhấn <Backspace>.

 Cách thay thế nội dung ô có sẵn

1 Kích hoạt ô bảng tính (nghĩa là đánh dấu ô).

2 Nhập dữ liệu mới.

3 Dịch chuyển đánh dấu ô để hoàn thành ô vừa thao tác.

Hoặc

3 Nhấp vào trên thanh công thức để hoàn thành ô vừa thao tác.

Dữ liệu mới đã thay thế cho dữ liệu ban đầu

Chú ý: Nếu bạn muốn xóa dữ liệu có sẵn mà không thay thế nó, thì bạn nên đánh dấu ô chứa dữ liệu đó và nhấn <Delete>.

Gợi ý: Nếu sau khi hoàn thành ô vừa thao tác, bạn lại muốn giữ lại dữ liệu ban đầu thì bạn nhấp vào trên thanh công thức hay nhấn <Esc>.

 Cách biên tập nội dung ô có sẵn

1 Nhấp đúp vào ô bảng tính để kích họat ô.

Hoặc

1 Đánh dấu ô và nhấn <F2>.

2 Thay đổi thông tin cần thiết.

3 Hoàn thành ô.

Lúc này, ô sẽ chứa dữ liệu đã thay đổi

Gợi ý: Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong thanh công thức bằng cách nhấp vào thanh công thức và thực hiện

những thay đổi cần thiết.

1.5.3 Khôi phục

Trong khi chỉnh sửa một bảng tính, bạn rất có thể mắc phải nhiều lỗi như sao chép các ô bảng tính đến sai vị trí, xóa một số chi tiết quan trọng hoặc nhập sai công thức v.v Với chức năng khôi phục Undo và Redo, bạn có thể không còn lo lắng và thấy nó sẽ rất hữu ích cho công việc của mình Đặc biệt trong Excel 2007, chức này đã có một sự cải tiến lớn Các phiên bản trước của Excel bị giới hạn bởi 16 cấp độ của Undo thì nay vói sự cải tiến nó đã lên tới 100 cấp độ cho phép bạn trở về các hành động cũ xa hơn M ột sự cải tiến nữa là Excel 2007 không xóa lịch sử Undo khi bạn lưu các tra n g b ảng tính của bạn Trong các phiên bản trước của Excel, khi bạn quyết định lưu cô n g vi ệc của bạn, bạn sẽ không còn cơ h ội để lùi lại một hành động Nhưng gi ờ đây lịch sử của Undo vẫn còn cho đến khi bạn đóng công việc lại

 Cách khôi phục lại các hành động sử dụng nút Undo:

1. Nhấp vào nút Undo trên thanh công cụ Quick Access.

2 Lặp lại bước 1 cho đến khi tất cả các hành động đã thực hiện được khôi phục lại.

 Cách khôi phục lại các hành động sử dụng danh sách khôi phục Undo-list:

1. Nhấp vào danh sách trượt ngay bên phải nút Undo

2 Một danh sách các hành động đã thao tác sẽ được hiển thị.

3 Kéo di chuột qua các hành động mà bạn muốn khôi phục.

4 Nhấp vào hành động cuối cùng bạn muốn khôi phục.

Lúc này, những hành động được chọn đã khôi phục lại

Gợi ý: Thay vì phải thực hiện việc khôi phục các hành động bằng các thao tác thủ công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Z.

HỦY KHÔI PHỤC (REDO)

Nếu sau khi khôi phục một hay nhiều hành động, bạn lại thay đổi ý định một lần nữa, bạn có thể lấy lại tình trạng đã được thay đổi Bạn có thể hủy việc khôi phục như sau:

1. Nhấp vào nút Redo trên thanh công cụ Quick Access.

2 Lặp lại bước 1 cho đến khi các hành động đã khôi phục được lấy lại.

Gợi ý: Thay vì phải thực hiện việc hủy khôi phục bằng các thao tác thủ công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Y Ghi chú: Bạn cũng có thể hủy việc khôi phục bằng cách sử dụng danh sách hủy khôi phục (Redo-list) Sử dụng chức năng

này hệt như chức năng Undo-list.

BÀI TẬP: BIÊN TẬP NỘI DUNG Ô BẢNG TÍNH

Với bài tập này, bạn sẽ học cách định hướng và di chuyển trong bảng tính, bạn sẽ thay thế, thêm và xóa nội dung của các ô bảng tính Ngoài ra, bạn sẽ học cách sử dụng chức năng Undo và Redo

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

2 Nhập tên cho các ô A1, F60,

Z60 bằng tên thật của nó.

• Nhấp chuột vào ô A1, gõ “A1”

• Kéo thanh cuộn dọc dến dòng 60, nhập “F60”

nút Undo Đóng danh sách lại.

• Nhấn vào danh sách khôi phục của nút Undo

• Nhấn vào đó một lần nữa để đóng nó lại

7 Khôi phục lại hành động cuối

“Z60”

8 Hủy khôi phục.

• Nhấn nút Redo .

• Nhấn nút Close .

1.6 Các công thức tính đơn giản

Excel cung cấp một số cách khác nhau để xây dựng các công thức Bạn có thể tạo chúng bằng tay hoặc bằng cách trỏ và nhấp Trong phần này, bạn sẽ học về tất cả những kỹ thuật đó Bạn sẽ bắt đầu bằng cách tìm hiểu những thành phần cơ b ản tạo nên bất kỳ một công thức nào và sau đó xem xét kỹ những quy tắc mà Excel sử dụng khi đánh giá một công thức

1.6.1 Nhập và thay đổi các công thức

Các công thức toán học trong Excel đều có cùng đặc trưng c ơ b ản là luôn luôn bắt đầu bằng dấu =

Excel phổ biến với các phép tính sau:

Excel hoạt động theo các quy luật của toán học, nghĩa là bất kỳ phép nhân và phép chia nào cũng

sẽ được thực hiện trước phép cộng và phép trừ Tuy nhiên, kết quả trong dấu ngoặc đơn s ẽ được tính trước tiên Như b ạn thấy quy luật của các phép tính có ý nghĩa quan trong đối với tất cả các phép tính, nên cần phải sử dụng các dấu ngoặc đơn cho ph é p c ộng và trừ được thực hiện trước phép nhân và chia

 Cách để nhập một công thức trực tiếp vào thanh công thức:

1 Đánh dấu ô, nơi sẽ hiển thị kết quả của công thức.

2 Nhập dấu ”=”

3 Gõ nhập công thức mong muốn Lưu ý thay đổi số cho phù hợp với ô tham chiếu.

4. Nhấn Enter khi công thức đã nhập xong.

Hoặc

4. Nhấp vào khi công thức đã nhập xong.

Chú ý: Bạn có thể thấy Excel hiển thị một hàng các dấu #### thay vì hiển thị kết quả của công thức Điều này có nghĩa là cột

không có đủ kích thước để hiển thị kết quả Nhấp vào ô đó và di chuột đến tab Home, trong nhóm Cells, chọn Format/ AutoFit Column Width để mở rộng kích thước cột.

Gợi ý: Bạn không cần phải nhập chữ in hoa vào ô tham chiếu Khi bạn xác nhận công thức, Excel sẽ tự động thay đổi thành

chữ in hoa trong ô tham chiếu.

 Cách để tạo một công thức sử dụng chuột:

Nếu bạn muốn tạo một công thức bằng cách chọn các ô bảng tính đang kích hoạt trong công thức, bạn làm như sau:

1 Kích hoạt ô bảng tính nơi sẽ hiển thị kết quả.

4. Nhấp vào khi nhập xong công thức.

Kết quả của công thức sẽ được hiển thị trong ô kết quả

2. Nhấp khi công thức đã chỉnh sửa xong.

Kết quả của việc chỉnh sửa công thức sẽ hiển thị trên ô kết quả

Chú ý: Các số có liên quan đến tính toán được đặt trong ô cũng có thể được thay đổi như bình thường Khi ô được đóng lại,

kết quả của các phép tính toán trong ô sẽ tự động thay đổi kết quả và đưa ra giá trị mới.

Chú ý: Nếu bạn tình cờ mở ra một ô chứa công thức, bạn có thể đóng ô đó bằng các nhấn phím Enter hoặc bạn có thể khôi

phục lại việc mở bằng cách nhấn phím Esc.

1.6.2 Các hàm

Excel được biết đến rộng rãi là do tập hợp các hàm mà nó cung cấp Các hàm là những thuật toán đặc biệt được xây dựng sẵn mà bạn có thể đưa vào nh ững công thức riêng của bạn để thực hiện

các phép toán phức tạp Các hàm làm việc như các ch ương trìn h m á y tính thu nh ỏ: bạn cung cấp

dữ liệu, hàm sẽ thực hiện một phép tính và sau đó đưa ra k ết quả

Hàm được sử dụng phổ biến nhất là Sum, nó được dùng để tính tổng các giá trị Ngoài ra còn các hàm khác như Average (Tính Trung Bình), Count (Đếm số đơn v ị), Max (Hiển thị giá trị lớn nhất), Min (Hiển thị giá trị nhỏ nhất).

Hàm Sum còn có riêng nút AutoSum hiển thị trong nhóm Function Library trên tab Formulas, trong khi đó các hàm khác được tìm thấy trong danh sách trượt của nút AutoSum.

 Cách sử dụng các hàm:

1 Nhấp vào ô bảng tính nơi sẽ hiển thị kết quả hàm.

Hoặc

2. Nhấp vào danh sách trượt của nút AutoSum và chọn hàm tương ứng

Excel sẽ đánh dấu các số và xác nhận hàm để tính toán

3 Nếu Excel không đánh dấu đúng số, bạn cần tự đánh dấu số thích hợp – các số này không nhất thiết phải theo chuỗi.

4. Nhấn Enter và nhấn

Kết quả tính toán lúc này được hiển thị trong ô

Chú ý: Nếu hàm cộng Sum báo có lỗi, lỗi này có thể vì bạn đã cộng quá nhiều giá trị.

Gợi ý: Bạn có thể chèn hàm giống nhau vào nhiều ô cùng một lúc bằng cách đánh dấu các ô đó trước khi lựa chọn hàm

1.6.3 Kiểm tra công thức

Khi tạo một bảng tính để thực hiện các phép toán quan trọng, bạn luôn cần kiểm tra các công thức Excel không tính sai, tuy nhiên chương trìn h s ẽ tính những gì mà bạn nhập vào, vì vậy bất kỳ một lỗi nào trong công thức, một ký hiệu bị quên hay một ký tự không đúng cũng có thể tạo một kết quả sai

Do đó, công thức đưa ra được kiểm tra như thế nào sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng của kết quả tính và cách bảng tính và công thức được sử dụng như thế nào:

• Trong trường hợp là một bảng tính được dùng như một mẫu mỗi tháng, ví dụ nhưng bản hạch toán của công ty hay nó được sử dụng chỉ một lần.

• Trong trường hợp là một công thức được coi như một mẫu xuất hiện ở nhiều vị trị trong bảng tính.

• Trong trường hợp của một công thức mà kết quả là cơ sở cho các công thức khác vì vậy kết quả trong bảng tính sai.

Kết quả càng có ý nghĩa thì bảng tính, công thức và kết quả của công thức được sử dụng càng phải kiểm tra kỹ hơn

Kiểm tra công thức:

Nếu muốn kiểm tra một công thức, bạn có thể sử dụng một hay nhiều hình thức kiểm tra sau:

Đánh giá: Đưa ra đánh giá khi kết quả có vẻ bất hợp lý, ví dụ các chi phí sẽ không tạo ra lợi

nhuận.

Tính toán lại: Kiểm tra lại việc tính toán bằng máy tính bỏ túi mà không cần nhìn công thức Lưu ý

rằng đây là công thức chứ không phải phép tính nên nó cần được kiểm tra Nếu bảng tính và máy tính bỏ túi có kết quả giống nhau thì có thể bạn chỉ mắc một lỗi rất nhỏ Tuy nhiên, bạn cũng có thể mắc phải lỗi tương tự trong hai lần tính toán.

Thử kiểm tra: Chèn một tài liệu cũ hơn vào bảng tính Nếu bản hạch toán của công ty đang được

chuyển vào máy tính thì đơn giản chỉ cần nhập số từ bản hạch toán cũ và kiểm tra xem liệu kết quả có trùng với kết quả đang thực hiện trong bảng tính không.

Kiểm tra: Sử dụng phương pháp tính cũ và bảng tính mới song song cho đến khi bảng tính đã

được kiểm tra hết mà vẫn không thấy sự khác biệt trong kết quả giữa hai phương pháp.

BÀI TẬP: CÁC CÔNG THỨC TÍNH ĐƠN GIẢN

Trong bài tập này, bạn sẽ học cách

tạo một bảng tính đơn giản để tính

1.7 Trợ giúp

Excel được trang bị với các chức năng trợ giúp, chức năng này giải thích ý nghĩa của từ hay đưa ra

cá c ch ỉ dẫn từng bước cách sử dụng một lệnh nào đó Bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp trên thanh menu

Khi đặt một câu hỏi, bạn có thể gõ nhập vào một số hạng hay tiền tệ có sẵn, hay bạn có thể nhập

câu hỏi theo cách tương tự như bạn nói, ví dụ: cách để gạch dưới kết quả.

1.7.1 Sử dụng trợ giúp

Nếu có một vấn đề gì đó bạn cần sự hỗ trợ trong Excel thì bạn có thể sử dụng chức năng trợ giúp

Nhấn vào đây để làm ẩn/hiện bảng các nội dung.

Nhấn vào đây nếu bạn muốn cửa sổ hỗ trợ hiển thị bên trên các cửa sổ

khác Nó hiển thị bên trên khi hình ghim được bấm như minh họa ở đây.

Nếu bạn muốn tìm kiếm sự trợ giúp, bạn phải nhấp vào ô chữ và nhập

yêu cầu của bạn rồi nhấn Search để bắt đầu việc tìm kiếm.

Nếu bạn muốn tìm kiếm các chỉ dẫn trong các sách hỗ trợ bạn phải sử

dụng bảng nội dung Nhấn vào một cuốn sách để xem nó bao hàm chủ

đề gì rồi nhấn vào chủ đề để xem nội dung của nó.

Đây là kết quả của việc tìm kiếm của bạn hay nội dung chủ đề mà bạn

đã chọn trong bảng nội dung.

Các chữ màu xanh nổi bật đưa bạn vào phần câu hỏi trợ giúp liên quan

Cửa sổ hỗ trợ Help của Excel hiển thị.

2. Nhấn vào nút hiển thị bảng nội dung (Show Table of Content) nếu bảng nội dung bị ẩn.

7

3 Nhấn vào cuốn sách trong bảng nội dung có liên quan đến chủ đề được yêu cầu.

4 Nhấn vào chủ đề trong bảng nội dung mà bạn muốn đọc

5 Đọc chữ và thực hiện các chỉ dẫn được mô tả.

6. Đóng cửa sổ trợ giúp Help khi bạn đã sử dụng xong nó

 Cách tìm kiếm trợ giúp:

1. Nhấn vào nút Help

hoặc

2. Nhấn <F1>.

Cửa sổ hỗ trợ Help của Excel hiển thị.

3 Nhấn vào ô chữ và nhập câu hỏi của bạn/tìm kiếm từ.

4. Nhấn phím <Enter>.

hoặc

4 Nhấn vào nút

3. Search.

Excel sẽ tìm kiếm đáp án cho câu hỏi của bạn và hiển thị kết quả

5 Nhấn vào chữ màu xanh mô tả chủ đề bạn cần hỗ trợ.

Nội dung của chủ đề hiển thị

6 Đọc và thực hiện các bước được mô tả

7 Đóng cửa sổ trợ giúp khi bạn đã sử dụng xong.

Chú ý: Bạn có thể nhận được sự trợ giúp trong nội dung của bất kỳ hộp thoại nào bằng cách nhấn trên đỉnh góc phải

của hộp thoại đó Cửa sổ hỗ trợ của Excel sẽ hiển thị ngay lúc đó Nó chứa các chỉ dẫn cho hộp thoại.

Gợi ý: Bạn có thể quay lại bước tìm kiếm trước đó trong cửa sổ trợ giúp bằng cách nhấn nút Back

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

Ribbon

3

Nhập chữ sau đây vào ô tìm

kiếm: “create a formula”, và

mở chủ đề “Create and delete

a formula” hiện ra sau đó

• Nhấp chuột vào ô tìm kiếm, nhập chữ “create a formula”

• Gõ Enter hoặc nút

6 Kết nối Excel Help đến Internet • Nhấn nút Office Offline

• Chọn Show content from Office Online.

• Nhấn nút Close trên cửa sổ trợ giúp.

BÀI TẬP LỚN: TẠO BẢNG TÍNH ĐẦU TIÊN

Bạn sẽ thực hành tạo một

bảng tính lương giống như bài

tập trước, tuy nhiên có bổ

sung thêm một số giá trị và

• Chọn mục Microsoft Office Excel 2007

hình trên.

• Nhấp chuột vào ô A2, nhập chữ “Wages” rồi gõ

Enter.

• Nhấp các chữ còn lại: “Interest”; “Miscellaneous”;

“Tax”; “Income totals of month” lần lượt vào

các ô A3; A4; A5; A6.

3 Điều chỉnh lại độ rộng của cột (Các chữ trong ô lớn hơn độ

rộng của ô đó).

• Nhập chuột vào ô cần điều chỉnh.

• Trên tab Home, bấm nút Format

của nhóm Cells

• Chọn AutoFit Column Width.

4 Phóng to bảng tính lên 150%.

• Chuyển sang tab View, bấm nút Zoom .

• Trên hộp thoại Zoom, chọn Custom, gõ 150, rồi bấm OK.

6

Tạo thư mục tên với tên

Lesson1_assignment trong

thư mục My Documents, lưu

văn bản với tên là